Все, что вам нужно знать о сглаживании ресурсов в управлении проектами

Если вы менеджер проекта, вы знаете, насколько эффективно вы можете управлять своими ресурсами, чтобы соблюсти сроки и добиться успеха проекта. Кроме того, бывают моменты, когда вам сложно достичь того, чего вы хотите.

Основной вывод: невозможно постоянно получать много ресурсов. У вас может быть нехватка времени, такие проблемы, как бюджетные трудности, члены команды выпадают из цикла, смещение приоритетов заинтересованных сторон и т. д.

Ваш секрет заключается в том, насколько гладко вы сможете согласовать все имеющиеся у вас ресурсы и поддерживать рабочий процесс. Вот почему сглаживание ресурсов в управлении проектами или оптимизация ресурсов — это способ преодолеть такого рода препятствия.

Что такое сглаживание ресурсов

Сглаживание ресурсов — это метод оптимизации ресурсов, при котором используется свободный и общий резерв, не затрагивая критический путь проекта.

Руководство по своду знаний по управлению проектами ( Руководство PMBOK )

Сглаживание ресурсов является неотъемлемой частью управления ресурсами. Это процесс, в котором вы распределяете доступные и необходимые ресурсы по различным частям жизненного цикла проекта.

Цель сглаживания ресурсов проста – уменьшить хлопоты и трудности и оптимизировать доступные ресурсы, чтобы использовать их в полной мере для завершения проекта в установленные сроки.

Сглаживание ресурсов в управлении проектами заключается в запуске проекта с ограниченными ресурсами, но с сохранением сроков, а также без ограничения рабочей силы. В него могут входить новые люди для изменения масштаба проекта или ускорения процесса, не препятствуя критическому пути, например, срокам.

Поскольку планирование и управление проектами являются динамическими задачами, сглаживание ресурсов имеет жизненно важное значение для решения любой сложной ситуации.

Что такое «плавание» и «недостаток времени»?

«Плавающий» и «резервный» конкретно определяют количество времени, на которое задача или действие могут быть отложены без влияния на общий график вашего проекта.

В управлении проектами вы можете использовать термины Float и Slack как взаимозаменяемые. Однако в некоторых случаях они имеют несколько иное значение.

Существует два типа поплавка –

а. Общий резерв (TF): общее время, на которое действие может быть отложено без задержки даты завершения проекта.

б. Free Float (FF): общее время, на которое действие может быть отложено без задержки начала любого из зависимых от него действий.

Таким образом, «Slack» — это более общий термин, и вы можете использовать его как синоним слова «float». Вы можете рассчитать Slack по той же формуле, что и для расчета float.

Например, руководитель проекта может сказать: «У нас есть некоторое отставание от графика проекта», что указывает на то, что есть место для некоторых задержек, не влияющих на сроки проекта.

Преимущества сглаживания ресурсов в управлении проектами

Было бы полезно, если бы вы использовали сглаживание ресурсов в критические моменты жизненного цикла проекта. Это одна из наиболее эффективных стратегий выхода из конфликтных ситуаций. Кроме того, как менеджеру проекта было бы полезно понять каждый аспект этой техники. Давайте рассмотрим некоторые основные преимущества сглаживания ресурсов:

1. Оптимизируйте использование ресурсов: сглаживание ресурсов гарантирует, что ваше время и доступные ресурсы используются в полной мере.

2. Минимизируйте перегрузку ресурсов. Вы можете выявить и устранить перегрузку ресурсов в процессе оптимизации. Это поможет вам снизить риск выгорания, стресса и снижения продуктивности членов команды.

3. Невероятно высокая эффективность. Когда вы согласовываете свой проект с графиком и распределяете ресурсы, эффективность команды и отдельных сотрудников будет постепенно возрастать.

4. Повышение гибкости и адаптируемости. Сглаживание ресурсов обеспечивает адаптивность процесса управления проектами. Это позволит вам отреагировать на любой вызов и трудный момент правильными мерами.

5. Удовлетворенность клиентов. Когда вы сможете удовлетворять неотложные потребности клиентов и соблюдать сроки при ограниченном бюджете и ресурсах, это повысит доброжелательность вашей команды и общую удовлетворенность клиентов.

Когда следует реализовывать сглаживание ресурсов в проекте

Планирование на основе данных в реальном времени и разумных предположений. Но ты не можешь быть гадалкой, верно? Иногда неизбежно возникают конфликты ресурсов.

Это похоже на проблемы отдельных лиц или команд, требующие противоречивых требований, таких как персонал, финансирование, время и оборудование. Конфликты случаются, когда у вас мало этих ресурсов, но потребности разных команд постоянно растут.

Если вы практикуете сглаживание ресурсов в управлении проектами, такого рода конфликтные ситуации можно легко разрешить.

Например, вы работаете над проектом по разработке игры, срок реализации которого составляет 12 месяцев. После 6 месяцев работы заинтересованные стороны хотят, чтобы вы завершили проект за 9 месяцев. Каким-то образом им удалось убедить и предоставить вескую причину завершить проект раньше назначенного срока.

В данном конкретном случае проблема заключается в сроках, и все, что вам нужно сделать, это сгладить сроки для управления проектом и завершить его в течение следующих 3 месяцев.

Выравнивание ресурсов и сглаживание ресурсов – есть ли различия

Выравнивание ресурсов также является аналогичным методом оптимизации ресурсов в управлении проектами. Однако они работают с двумя разными элементами, если вы хотите подчеркнуть их разницу.

Сглаживание ресурсов помогает вам управлять проектом в условиях ограничений по времени. Это означает, что если вам нужно завершить проект раньше установленного срока, сглаживание ресурсов — это способ управления временем и другими доступными ресурсами для завершения проекта.

С другой стороны, выравнивание ресурсов становится решающим, когда у вас ограниченные ресурсы, и вы должны завершить свой проект, оптимизируя доступные элементы, такие как рабочая сила, бюджет и оборудование.

3 примера сглаживания ресурсов в управлении проектами

Чтобы лучше это понять, мы собрали несколько лучших примеров сглаживания ресурсов в различных типах управления проектами. Взглянем -

Пример 1.

Предположим, у вас есть команда разработчиков. От их работы зависит ряд задач ваших проектов. Если в исходном расписании есть кластер задач программирования, выполняемых одновременно, сглаживание ресурсов может включать перераспределение этих задач, чтобы избежать перегрузки команды разработчиков в определенные периоды. Это обеспечивает более равномерное распределение усилий по программированию во времени.

Пример 2.

Учтите, что ваш проект разработки программного обеспечения требует участия эксперта в предметной области (SME) для конкретного модуля. В таком случае вам может помочь сглаживание ресурсов, если МСП доступен только в определенное время. Задачи, связанные с опытом МСП, можно планировать в соответствии с их доступностью. Это будет полезно для предотвращения узких мест и задержек, вызванных их недоступностью.

Пример 3.

Предположим, ваш проект включает в себя задачи, требующие определенных навыков. Сглаживание ресурсов может включать планирование учебных занятий или мероприятий по развитию навыков в периоды низкой активности проекта. Это гарантирует, что члены вашей команды приобретут необходимые навыки, не вмешиваясь в важные этапы проекта.

Как WP Project Manager может помочь оптимизировать ваши ресурсы

Использование интеллектуального инструмента всегда оптимизирует управление вашими активами или ресурсами. Если вы являетесь пользователем WordPress, WP Project Manager Pro может помочь вам контролировать ваш проект благодаря следующим улучшениям:

• Организуйте свои задачи и следите за прогрессом
• Вы можете использовать канбан, диаграммы Ганта и календари проектов для отслеживания ресурсов и хода выполнения задач.
• Он оснащен расширенными функциями управления временем, позволяющими с легкостью соблюдать сроки.
• Назначайте членов команды с указанием сроков и отслеживайте их деятельность с помощью диаграмм отчетности, обмена сообщениями в приложении, комментариев и тем.
• Расширенные отчеты помогут вам проверить, как у вас дела и что можно улучшить для дальнейших достижений.

Использовать WP Project Manager просто. Вы можете просто подключить и использовать его для управления и оптимизации ресурсов вашего проекта.