Что такое снижение рисков в управлении проектами? Как выявить и решить проблемы

Риск является неотъемлемой частью любого проекта. Успешный руководитель проекта или организация должны преодолевать неопределенности и непредвиденные проблемы, чтобы минимизировать связанные с этим потенциальные риски. Если не удастся заранее снизить связанные с этим риски, невозможно гарантировать успешный проект.

Снижение рисков включает в себя выявление потенциальных рисков и реализацию необходимых стратегий, чтобы исключить вероятность срыва проекта. Это не только поможет сэкономить ваш бюджет и ресурсы, но и поможет завершить проект в установленные сроки, обеспечивая доверие между заинтересованными сторонами.

В этой статье мы познакомим вас с основами снижения рисков, в том числе с факторами, которые могут на него повлиять, и выявим их на протяжении жизненного цикла проекта. Вы также получите рекомендации по решению проблем с помощью правильного набора стратегий. Начинайте!

Что такое снижение рисков в управлении проектами?

Снижение рисков в управлении проектами включает в себя процесс выявления, анализа и снижения рисков, которые могут оказать неблагоприятное воздействие на цели, сроки, затраты и качество вашего проекта. Он включает в себя три шага:

• Во-первых, вам необходимо определить риски, которые могут существовать в жизненном цикле проекта.

• Во-вторых, оцените последствия этих рисков в проекте.

• Наконец, вам необходимо разработать стратегии, которые смогут разумно контролировать и снижать эти риски.

Таким образом, подготовившись к потенциальным рискам, вы сможете повысить устойчивость своей организации и продвинуться вперед к успешным результатам.

Как выявить и снизить риски в управлении проектами

Теперь в этом разделе мы шаг за шагом обсудим, как выявлять и снижать риски в управлении проектами. Мы представим его в двух половинах. Давайте исследуем это.

Вы также можете изучить этот пост о том, как управлять рисками в управлении проектами.

Этап 01: Как определить риски в управлении проектами

Существует множество рисков, которые легко выявить, в то время как другие требуют тщательного изучения. Вот почему так важно применять несколько подходов для эффективного выявления всех потенциальных рисков. Ниже мы перечислили все шаги, которые необходимо учитывать при выявлении рисков при управлении проектами.

а) Проводить мозговые штурмы

Мозговой штурм является одним из ключевых методов выявления рисков проекта. Речь идет о сборе членов команды и заинтересованных сторон в одном месте для свободного обсуждения проблем, которые могут возникнуть в проекте. Секрет эффективного мозгового штурма заключается в открытой планировке помещения, где каждый может принять участие.

Но прежде чем приступить к сеансу, лучше заранее определить видение сеанса, чтобы каждый знал, через что ему пройти. Эта ясность поддерживает разговор в нужном направлении и поощряет участие. Во время сеанса вы должны обеспечить возможность издевательств, чтобы каждый мог поделиться даже своими безумными идеями, не беспокоясь о том, что его осудят.

В конце встречи группа должна рассмотреть все возникшие идеи и расставить приоритеты в зависимости от того, насколько они могут быть применимы к проекту. Такой подход может не только способствовать появлению новых идей, но и укреплять командные связи.

б) Используйте реестр рисков

Реестр рисков — это инструмент управления проектами, который можно использовать для определения, отслеживания и контроля рисков на протяжении всего жизненного цикла ваших проектов. Он работает как централизованный документ, в котором все потенциальные риски идентифицируются и записываются вместе с соответствующей информацией, такой как их вероятность, влияние и планы смягчения.

Существует множество инструментов регистрации рисков. Наиболее популярными являются WP Project Manager, nTask, GOAT Risk, Resolver, TimeCamp, Risk Management Studio и ZenGRC от Reciprocity. Просто запишите все идеи, которые вы генерировали во время мозгового штурма, включая все данные из прошлого, в выбранном вами инструменте регистрации рисков. Классифицируйте их (например, технические, финансовые, эксплуатационные и т. д.).

Однажды записанное, оно не заканчивается. Вы должны часто обновлять запись всякий раз, когда происходят серьезные или критические изменения.

Вот руководство по эффективному контрольному списку, который вы можете учитывать при покупке программного обеспечения для управления проектами.

в) Рассмотрение проектной документации.

Анализ проектной документации может помочь менеджерам проектов и членам команд лучше понять контекст, цели и потенциальные уязвимости проекта. Благодаря этому обзору вы сможете узнать, возникали ли в прошлом подобные проблемы и как вы их решали.

При просмотре документации вы должны учитывать сроки проекта, ресурсы и ожидания заинтересованных сторон. Это может помочь вам понять любой потенциальный риск, который может быть связан с задержками планирования, превышением бюджета или несоответствием определенным ожиданиям.

Как только ваша команда получит четкое представление о проекте с помощью документации, они смогут разработать эффективный план управления рисками, который позволит преодолеть все проблемы на протяжении всего жизненного цикла.

г) Провести SWOT-анализ.

SWOT — это популярная структура для анализа потенциальных рисков и возможностей в рамках проекта. SWOT означает сильные и слабые стороны, возможности и угрозы . Этот анализ помогает дать четкое представление о внутренних и внешних факторах, влияющих на успех проекта.

Сильные стороны . Признайте имеющиеся у вас уникальные ресурсы, квалифицированный персонал и инновационные технологии. Это важно для эффективного снижения рисков.

Слабые стороны . Оцените, чего вам не хватает с точки зрения важных ресурсов, опыта и знаний, что может поставить ваши проекты на второй план.

Возможности . Он изучает внешние факторы, такие как рыночные тенденции и технологические достижения, которые могут превратить потенциальные риски в выгоды.

Угрозы . Следует учитывать внешние факторы, такие как конкурентное давление, нормативные изменения или экономический спад, которые могут поставить под угрозу проект.

Узнайте, как повысить эффективность управления проектами.

д) Анализ исторических данных

Это относится к сбору прошлой информации, записей и данных. Используя эти данные, вы можете определить закономерности рисков, с которыми аналогичные проекты сталкивались ранее. Вы также можете узнать факторы, которые способствовали успеху или провалу подобных проектов в прошлом.

Основное преимущество этого анализа заключается в том, что вы можете улучшить свои навыки оценки проектов и управления ими. Например, если проект аналогичного типа в прошлом потерпел неудачу из-за определенной нехватки ресурсов, вы можете подготовить его с самого начала, чтобы ваш проект не потерпел неудачу.

е) Проведение экспертных интервью

Это включает в себя сбор мнений и идей от людей, обладающих специальными знаниями и опытом, связанными с вашими проектами. Это может продвинуть вашу идентификацию рисков на шаг дальше. Это может помочь вам обнаружить наличие каких-либо внешних рисков, связанных с конкретными областями проекта, организационными проблемами и тенденциями отрасли.

Убедитесь, что вы задаете вдумчивые вопросы, способствующие открытому диалогу с интервьюируемыми. Сюда может входить их прошлый опыт работы с аналогичными проектами, риски, с которыми они столкнулись, и стратегии, которые они использовали для преодоления проблем.

Этап 02: Как снизить риски в управлении проектами

Основываясь на приведенном выше обсуждении, мы теперь объясним все необходимые шаги, с помощью которых вы можете снизить риски при управлении проектами. Изучите их ниже.

а) Разработать план снижения рисков

Как только риски идентифицированы, пришло время разработать планы смягчения последствий для каждого из них. Это означает определение того, что можно сделать, чтобы смягчить риск, если он произойдет, или уменьшить его последствия. В этом случае можно придумать три типа стратегий.

• Избежание рисков (путем изменения плана проекта)
• Передача риска (перенос риска на третье лицо)
• Принятие риска (подготовка команды к принятию риска).

Вы можете использовать упомянутые выше инструменты регистрации рисков (WP Project Manager, nTask, GOAT Risk, Resolver, TimeCamp, Risk Management Studio и ZenGRC от Reciprocity) для разработки планов и стратегий снижения рисков. Интересные идеи управления проектами, которым вы можете последовать в этом году.

Выяснив все потенциальные риски, вы можете классифицировать и упорядочить их по приоритетам. Задокументируйте потенциальные альтернативы, которые вы можете реализовать для противодействия каждому риску рядом с каждой категорией. Эта основная работа может продвинуть ваше управление рисками на шаг дальше.

б) Диверсификация задач проекта (во время нехватки ресурсов)

Если у вас мало времени, попробуйте распределить задачи проекта между различными командами, чтобы весь проект можно было завершить в установленные сроки. Кроме того, диверсификация может свести к минимуму вероятность того, что одна-единственная ошибка может сорвать весь проект, поскольку весь процесс будет находиться на виду у многих.

В результате, даже если кому-то не удастся обнаружить ошибку, есть надежда, что это сделает кто-то другой. Кроме того, диверсификация задач проекта между различными участниками может успешно привести к увеличению инноваций и ясности. Потому что это позволяет людям из разных отделов продемонстрировать свои уникальные точки зрения и решения.

в) Привлечение заинтересованных сторон к управлению рисками

Вы должны начать с выяснения, кто является заинтересованными сторонами, за что они несут ответственность, что их волнует и чего они хотят от проекта и рисков. Как только заинтересованные стороны будут четко определены, с ними будет легко установить четкие линии связи. Вы, как руководитель проекта, можете приглашать наиболее интеллектуальных заинтересованных сторон на семинары и мозговые штурмы.

Мы уже обсуждали важность привлечения заинтересованных сторон к мозговому штурму для выявления потенциальных рисков. Важно поддерживать их согласованность на протяжении всего процесса, включая этап снижения рисков.

Краткое руководство о том, как решать проблемы в управлении проектами.

г) Разработать планы действий в чрезвычайных ситуациях

План на случай непредвиденных обстоятельств предвидит и готовит организацию к ситуациям, которые могут нарушить рабочий процесс. Это «план Б», который определяет, что команде следует делать в определенных случаях, например, в случае стихийного бедствия, сбоя в работе ИТ или любого другого непредвиденного события. Основная цель плана действий на случай непредвиденных обстоятельств — уменьшить сбои и позволить организации продолжать работу, даже когда дела идут плохо.

Планирование действий на случай непредвиденных обстоятельств включает в себя несколько этапов: оценку рисков, планирование сценариев и способы реагирования на различные сценарии. Заранее разработав необходимые планы на случай возможных сбоев, вы сможете легко вернуться в нужное русло.

д) Регулярно оценивать и отслеживать риски.

Регулярная оценка и мониторинг рисков имеет решающее значение, поскольку позволяет вам быть в курсе возникающих угроз и гарантирует, что усилия по снижению рисков будут эффективными с течением времени. Такая проактивность помогает вам противостоять любой неопределенности, соответствующим образом корректируя планы смягчения последствий.

Итак, как мне это сделать? Вы можете сделать это следующими способами:

• Во-первых , необходимо выработать системный подход для отслеживания прогресса. Этого можно добиться посредством регулярных встреч, отчетов о ходе работы и оценки показателей эффективности.

• Во-вторых , упомянутые выше инструменты регистрации рисков следует использовать для документирования случаев выявления любого нового риска, включая его серьезность и способы его смягчения.

• Наконец , подключите к проекту своих заинтересованных лиц, чтобы собрать информацию и отзывы по любым вопросам, которые могут у них возникнуть. Потому что даже их самые безумные идеи часто могут решить ваши серьезные проблемы.

е) Реализация превентивных мер

После того, как риски определены и необходимые стратегии составлены, пришло время реализовать превентивные действия. Это могут быть протоколы, лучшая подготовка команд и инвестиции во внедрение новых технологий.

Например, если существует вероятность того, что завершение вашего проекта может быть отложено из-за нехватки какого-либо конкретного ресурса, лучше подготовить их заранее.

Кроме того, вам необходимо проверять работу членов вашей проектной команды, чтобы быть уверенным, что заранее определенные этапы достигаются вовремя. Вы можете изучить лучшие стратегии управления проектами, чтобы оставаться на шаг впереди.

ж) Четко общаться с командой

Вы должны быть прозрачными с командой, чтобы сотрудничать и гарантировать, что все понимают масштаб и ожидания проекта. Четкое общение помогает устранить двусмысленность и недопонимание, а также дает членам команды ясность, позволяющую им выполнять свои обязанности.

Чтобы обеспечить четкое общение, вы должны быть краткими и ясными в сообщениях. В этом случае вам нужно определить цели и обязанности, чтобы члены команды могли понять, каковы их роли и что им нужно делать. Это общение принимает форму личных встреч, электронной почты, телефонных звонков и онлайн-чатов (через такие приложения, как Slack).

h) Документирование извлеченных уроков для будущих проектов.

Документирование полученных знаний для следующего проекта является характеристикой разработки. Документируя как успехи, так и неудачи, вы сможете зафиксировать, что сработало хорошо, а что нет. Эти знания наверняка будут использованы в подобных проектах.

Чтобы эффективно задокументировать все полученные знания, вы можете взять короткое интервью с членами команды и заинтересованными сторонами, участвующими в процессе. Таким образом, систематически исследуя и записывая эти повреждения, вы можете создать культуру обучения и гибкость, чтобы легко ориентироваться в будущих проектах.

Используйте WP Project Manager для снижения рисков

WP Project Manager — это мощный, многоцелевой и многофункциональный инструмент для управления проектами, разработанный для WordPress. Это означает, что вы можете эффективно создавать, управлять и отслеживать различные типы проектов с панели управления WordPress. Если вы ищете комплексный реестр рисков или решение для управления проектами, вы можете рассмотреть возможность использования этого инструмента.

Ниже приведен список того, что вы можете сделать с помощью этого плагина:

• Создавайте неограниченное количество задач и проектов, добавляя неограниченное количество коллег.
• Встроенный трекер времени позволяет отслеживать и рассчитывать часы для проекта.
• Визуализация зависимостей задач с помощью диаграммы Ганта
• Отображение рабочего процесса с помощью перетаскивания канбан-доски
• Управляйте файлами и документами из одного места
• Автоматизируйте повторяющиеся задачи, устанавливая шаблоны и параметры.
• Формируйте отчеты для отслеживания хода проекта
• Интеграция с WooCommerce, BuddyPress и многими другими приложениями.

Заключение

Действительно, без успешного управления проектами невозможно не сбиться с пути и обеспечить устойчивые результаты. Заблаговременно выявляя, оценивая и устраняя потенциальные риски, вы можете значительно снизить вероятность того, что любой риск станет угрозой.

Однако надеюсь, что вы уже поняли, насколько сложно управлять проектом, четко ориентируясь и снижая риски. Вот почему управление проектами сегодня является выдающейся должностью во многих организациях.

Мы постарались изо всех сил охватить все шаги, которые необходимо предпринять, чтобы выявить любые потенциальные риски, скрытые в проекте, и способы их успешного смягчения. Если у вас есть какие-либо комментарии или предложения относительно нашей сегодняшней темы, сообщите нам об этом в разделе комментариев ниже.