Лучшие практики управления сменами для развития вашего бизнеса

Предприятия сферы услуг уже в значительной степени полагаются на предоставление качественных услуг клиентам, а качество обслуживания во многом зависит от удовлетворенности и производительности работников. Это означает, что эффективное управление сменами может стать решающим фактором прибыльности и успеха вашего сервисного бизнеса.

Управляя бизнесом в сфере услуг, необходимо учитывать потребности как своих сотрудников, так и клиентов , особенно при составлении графиков работы .

Это может легко означать, что придется потратить часы на назначение графиков смен нужным сотрудникам и обслуживание сотрудников, которые меняют смены.

Чтобы помочь вам повысить эффективность управления графиком смен, в этой статье будут обсуждаться проблемы, преимущества и лучшие практики управления сменами . Он также даст вам несколько полезных советов, приемов и идей, которые помогут улучшить ваше планирование и общение.

Давайте погрузимся!

Что такое управление сменами?

Изображение от pch.vector на Freepik

Хотя управление сменами может показаться сложным и запутанным, на самом деле это всего лишь планирование смен . То есть определение и организация задач, которые необходимо выполнить за определенный период. Это может означать организацию команд и сроков для определенных проектов или планирование проектов в целом.

Управление сменами абсолютно необходимо для любого бизнеса, который использует несколько рабочих смен. Это особенно актуально для предприятий сферы услуг, которые предлагают круглосуточное обслуживание клиентов, поскольку плохое управление может привести к тому, что некоторые сотрудники будут перегружены работой, в то время как другие будут работать недостаточно.

Основной целью управления сменами является повышение эффективности работы сотрудников.

Это достигается путем выбора типа рабочей смены, который подходит для вашего бизнеса, а также путем согласования графиков работы сотрудников с потребностями вашего бизнеса.

Для этого вам необходимо учитывать такие факторы, как квалификация, навыки, доступность и трудовое законодательство сотрудников в вашем регионе.

Вы можете думать об этом как об одной большой движущейся головоломке. Решение есть, но оно будет меняться изо дня в день.

Преимущества управления сменами

Управление сменами имеет дело с вероятностями. Чем лучше ваша система управления сменами, тем меньше вероятность того, что что-то пойдет не так. Правильное составление графиков и управление ими — важнейшая задача , хотя и отнимающая много времени. Но правда в том, что это помогает.

Чем еще может помочь сменное управление? Есть много других преимуществ эффективного управления сменами . Ниже приводится краткий список преимуществ.

Повышение производительности труда

Хорошее управление сменами предполагает назначение смен наиболее подходящим сотрудникам. Это помогает максимизировать производительность ваших сотрудников и снизить вероятность избыточного или нехватки персонала. В конечном итоге это приводит к более эффективной работе и общему повышению производительности вашего бизнеса.

Соблюдение трудового законодательства

Чтобы полностью оптимизировать управление сменами, вам необходимо изучить трудовое законодательство и трудовое законодательство вашего региона.

Это включает в себя изучение максимального рабочего времени, перерывов и периодов отдыха в вашем регионе, а также внедрение правильных методов управления сменами для их соблюдения.

Соблюдение трудового законодательства предотвращает любые юридические риски и возможные штрафы, связанные с нарушениями трудового законодательства.

Лучшее обслуживание клиентов

Если вы правильно управляете своими сменами, вы можете лучше гарантировать, что у вас достаточно персонала в часы пик , обеспечивая тем самым быстрое и качественное обслуживание ваших клиентов.

Нанимая нужных сотрудников в нужное время, вы можете сократить время ожидания, улучшить качество обслуживания клиентов и лучше обрабатывать запросы и запросы клиентов.

Повышение удовлетворенности и вовлеченности сотрудников

Принятие во внимание таких факторов, как доступность сотрудников, их предпочтения и баланс между работой и личной жизнью, обязательно повысит удовлетворенность работой ваших сотрудников.

Когда сотрудники довольны, это приводит к более высокой вовлеченности сотрудников и улучшению обслуживания ваших клиентов .

Когда ваши сотрудники имеют больше контроля над своим графиком и могут лучше сбалансировать свои профессиональные и личные обязательства, они часто становятся более продуктивными, мотивированными и лояльными к вашему бизнесу.

Оптимизация затрат

Эффективное управление сменами помогает снизить затраты на рабочую силу за счет устранения ненужных расходов на сверхурочную работу и уменьшения количества ошибок, связанных с раздутием штата сотрудников .

Если вы сможете оптимизировать распределение ресурсов, изменяя численность персонала в зависимости от уровня спроса, вы сможете значительно сократить затраты на рабочую силу без потери качества обслуживания.

Более эффективное реагирование на неожиданные события

Поскольку проекты редко проходят гладко , непредвиденные неудачи гарантированы, особенно когда речь идет о долгосрочных проектах.

Оптимизируя управление расписанием, вы можете планировать эти неудачи, возвращая даты, ресурсы или объем проекта.

Если вы хорошо подготовлены, вы сможете спокойно и эффективно справиться с этими всплывающими проблемами , не отбрасывая проект назад.

Проблемы управления расписанием

Изображение от Vectorjuice на Freepik

К сожалению, эффективное управление расписанием не обходится без трудностей. Это непросто. Это требует времени и требует много усилий. Стоит ли затраченная работа?

Единственный способ выяснить это — сравнить проблемы с преимуществами. Ниже приведены некоторые из ключевых проблем, связанных с управлением расписанием.

Неоптимальное распределение ресурсов

Ничто не является бесплатным ; это одно из первых правил бизнеса. При ведении бизнеса для выполнения каждой задачи необходимы ресурсы.

Это может означать трату разного количества времени, денег, материалов или персонала на задачи разной сложности и срочности.

Управление расписанием требует времени и, в зависимости от размера вашей компании, иногда требует внимания штатного сотрудника.

Различные виды рабочих смен

Часто предприятиям сферы услуг приходится использовать широкий диапазон рабочих смен, чтобы полностью удовлетворить потребности своих клиентов. Эти типы смен могут варьироваться от дневных смен, ночных смен, вахтовых смен, разделенных смен или смен по вызову.

Все эти смены работают совершенно по-разному и нуждаются в собственной группе вахтовиков. Некоторым приходится иметь дело с усталостью сотрудников. Другим необходимо обеспечить правильную передачу работы между сменами.

Всем работодателям необходимо поддерживать постоянный уровень качества обслуживания. Попытка сбалансировать доступность и предпочтения вашего сотрудника во всех этих типах смен может оказаться сложной и запутанной задачей.

Сложность планирования смены

Хорошее управление сменами предполагает размещение ваших сотрудников в определенные смены, которые обеспечивают оптимальную производительность, охват и обслуживание клиентов.

Это отличный инструмент для бизнеса, но он не дается легко . Фактически, запланированный график может легко потребовать изменений в зависимости от меняющихся навыков сотрудников, трудового законодательства, спроса и запросов на отпуск.

Также всегда существует вероятность непредвиденных отсутствий или случайных событий, которые могут потребовать корректировки вашего расписания в режиме реального времени, что еще больше усложняет процесс планирования.

Нет механизма обратной связи.

И наконец, при установленном графике часто возникают трудности с созданием надлежащих механизмов для регулярной обратной связи. Это серьезный удар, поскольку отсутствие обратной связи может привести к таким проблемам, как недопонимание, неудовлетворенность и ошибки.

Как эффективно планировать управление сменами?

Теперь, когда вы увидели как преимущества, так и проблемы управления расписанием, готовы ли вы сказать, стоит оно того или нет? Вероятно, еще слишком рано говорить об этом, поскольку многие проблемы, связанные с управлением сменами, можно преодолеть с помощью различных инструментов и стратегий .

Понимание спроса бизнеса

Анализируйте исторические данные, чтобы понять часы и дни пиковой нагрузки вашего бизнеса. Назначайте больше сотрудников в часы пик и меньше в периоды застоя, чтобы соответствовать спросу.

Учитывайте предпочтения сотрудников

По возможности учитывайте предпочтения сотрудников относительно времени смен и выходных. Счастливые и довольные сотрудники с большей вероятностью будут продуктивными и останутся в вашей компании.

Также поощряйте сотрудников оставлять отзывы о графиках смен и их рабочей нагрузке. Используйте их вклад, чтобы внести коррективы и создать более сбалансированную и продуктивную рабочую среду.

Кросс-обучение сотрудников

Перекрёстное обучение сотрудников на различных должностях может помочь вам более гибко реагировать на непредвиденные кадровые проблемы. Составьте план действий на случай непредвиденной нехватки персонала из-за болезни или других чрезвычайных ситуаций. Обучите сотрудников, чтобы они могли вмешиваться в случае необходимости, или составьте список дежурных сотрудников, которые могут заменить их в кратчайшие сроки.

Cross0training также гарантирует, что сотрудники приобретут более широкий набор навыков.

Оптимизируйте общение и сотрудничество

Существует множество инструментов управления сменами и программного обеспечения для планирования сотрудников , которые могут помочь улучшить общение между вами и вашими сотрудниками.

С помощью инструмента управления сменами вы можете делиться расписаниями, обновлениями и изменениями смен в режиме реального времени, чтобы избежать путаницы или недопонимания.

Просто убедитесь, что вы позволяете сотрудникам самостоятельно запрашивать отпуск или вносить изменения с помощью инструментов планирования, чтобы упростить процесс.

Используйте инструменты планирования и плагины для эффективного управления.

Владельцу сервисного бизнеса недостаточно полагаться только на инструмент управления сменами. Это просто не поможет, поскольку вам нужно решение, предназначенное как для планирования смен , так и для планирования встреч.

Благодаря правильному инструменту вы не только сможете организовывать работу, смены и информацию сотрудников, но также будете контролировать планирование встреч и управление клиентами.

К счастью для вас, такой инструмент существует и зовут его Амелия .

Определить политику и рекомендации по сменам

Если вас все еще беспокоят ошибки в расписании встреч или двойное бронирование, попробуйте установить четкую политику смены.

Это будет включать в себя установление конкретных правил для таких вещей, как перерывы, ротация смен, запросы на отпуск и сменность. Сообщив эти рекомендации своим сотрудникам, вы можете быть спокойны, зная, что все будут на одной волне.

Регулярно оценивайте и корректируйте

Постоянно отслеживая эффективность ваших стратегий и внося необходимые коррективы, вы можете устранить одну из самых больших проблем установленных графиков – отсутствие обратной связи.

Ведите учет отработанного времени сотрудников, затрат на рабочую силу и структуры трафика клиентов. Анализируйте эти данные, чтобы выявить тенденции и принять обоснованные решения об уровне укомплектования персоналом и графике работы.

Прилагая усилия по улучшению, известные как вашим сотрудникам, так и клиентам, вы можете стимулировать обратную связь и прокладывать пути для улучшения.

Часто задаваемые вопросы по управлению сменами в сфере услуг

Что такое управление сменами?

Управление сменами похоже на игру в шахматы в сфере услуг. Речь идет о планировании того, кто и когда будет работать, чтобы быть уверенным, что в нужное время на вашей стороне будут нужные люди.

Он охватывает планирование, отслеживание времени, управление заменами или заменами, а также обеспечение честности и законности. Это важная часть бесперебойной работы.

Почему управление сменами важно в сфере услуг?

Думайте об управлении сменами как о масле, которое поддерживает работу двигателя вашего сервисного бизнеса. Это обеспечивает адекватную занятость персонала в рабочее время, снижает риск переукомплектования или недоукомплектования штатов, помогает поддерживать удовлетворенность сотрудников и, в конечном итоге, улучшает обслуживание клиентов.

Без эффективного управления сменами ваш бизнес может столкнуться с серьезными препятствиями.

Как технологии могут помочь в управлении сменами?

Техник приходит на помощь в управлении сменами, как супергерой! Современное программное обеспечение для управления сменами автоматизирует планирование, учет рабочего времени и даже общение между сотрудниками и менеджерами.

Речь идет об экономии времени, уменьшении количества ошибок и облегчении жизни для всех. Они ваши виртуальные помощники, управляющие графиком работы, поэтому вам не придется этого делать.

Что следует учитывать при составлении графиков смен?

При составлении графика смен учитывайте потребности вашего бизнеса (время занятости, занятость), юридические требования (сверхурочные, перерывы) и потребности ваших сотрудников (доступность, справедливость). Баланс является ключевым моментом.

Вам нужен график, который будет служить вашему бизнесу, уважать вашу команду и обеспечивать бесперебойную работу.

Как я могу эффективно обрабатывать смены или обмены?

В обмене сменами ключевое значение имеют четкое общение и справедливость. Программное обеспечение может помочь, предоставляя платформу для запросов и утверждений.

Всегда отслеживайте изменения, чтобы избежать путаницы и споров, и имейте четкую политику, чтобы все знали, какие шаги следует предпринять.

Как управление сменами может улучшить обслуживание клиентов?

Благодаря эффективному управлению сменами ваша команда всегда готова к работе. Вы избегаете нехватки персонала, которая может привести к длительному ожиданию или плохому обслуживанию.

Счастливые, хорошо отдохнувшие сотрудники, вероятно, также обеспечат лучшее обслуживание клиентов. Это беспроигрышный вариант.

Может ли управление сменами повлиять на удовлетворенность сотрудников?

Абсолютно! Справедливый и предсказуемый график смен может улучшить баланс между работой и личной жизнью и повысить удовлетворенность работой. Никто не хочет чувствовать, что он всегда закрывается или у него никогда не будет выходных.

Хорошо организованные смены и перестановки также помогают. Речь идет о том, чтобы показать своей команде, что вы цените их время и благополучие.

С какими проблемами я могу столкнуться при управлении сменами?

Вы можете столкнуться с конфликтами в расписании, изменениями в последнюю минуту или спорами по поводу смен. Соблюдение законодательства также может быть проблемой.

Это похоже на перемещение по лабиринту, но при наличии правильных инструментов и подхода вы сможете это сделать. И помните, трудности – это всего лишь замаскированные возможности!

Как я могу обеспечить соблюдение законодательства при управлении сменами?

Знания и бдительность — ваши инструменты здесь. Помните о законодательных требованиях относительно рабочего времени, сверхурочной работы и перерывов в вашем регионе.

Используйте технологии для точного учета рабочего времени и предотвращения нарушений. Если сомневаетесь, спросите. Лучше перестраховаться, чем потом сожалеть.

Как выбрать правильное программное обеспечение для управления сменами?

Выбор правильного программного обеспечения похож на поиск идеальной пары обуви. Учитывайте свои потребности (размер, функции, интеграцию), бюджет и репутацию поставщика.

Предлагают ли они поддержку? Можете ли вы попробовать, прежде чем купить? Помните, что подходящее программное обеспечение должно идеально подходить для вашего бизнеса.

Действительно ли важно управление сменами?

Теперь вы, несомненно, понимаете, насколько важна оптимизация управления расписанием для вашего бизнеса. Это повышает эффективность вашего бизнеса и позволяет вашим сотрудникам работать над проектами, которые их интересуют и мотивируют. Это повышает удовлетворенность клиентов и сокращает время ожидания.

Хорошо спланированная и эффективная система управления сменами необходима для бесперебойной работы любого предприятия сферы услуг (или любого бизнеса в целом, если на то пошло). Если сотрудники не знают, что им следует делать, они не смогут выполнять свою работу. Если сотрудники не могут выполнять свою работу, клиенты не могут пользоваться их услугами. Все проигрывают.

Это все еще может показаться сложной задачей, но, используя стратегии, перечисленные в этой статье, и внедряя Amelia в свой бизнес, вы, несомненно, сможете максимально оптимизировать управление сменами. Осталось только начать.

Приятного планирования!

Если вам понравилось читать эту статью об управлении сменами, вам следует прочитать и эти:

• Почему важен тайм-менеджмент и как успевать больше
• Как эффективно планировать встречи: советы и подсказки
• Программное обеспечение для управления малым бизнесом, которое вам стоит попробовать