Разбивка шагов в процессе управления проектом

Каждый руководитель проекта должен быть знаком с пятью этапами процесса управления проектами. Это поможет им эффективно управлять проектами. Каждый проект состоит из различных этапов, и эти этапы систематизированы таким образом, чтобы руководителю проекта было легче управлять своими проектами.

Инициация проекта

Приступая к проекту, одним из первых шагов является его определение. Проект — это деятельность, которая должна быть завершена для получения определенного результата с уникальными ограничениями и целями. Цель определения вашего проекта — понять, над чем вы работаете. Это помогает расставлять приоритеты, создавать временные рамки и помогает определить, стоит ли что-то делать или нет.

При определении того, стоит ли делать что-то в качестве проекта, задайте себе следующие вопросы:

• Каковы преимущества?
• Каковы риски?
• Все ли предположения задокументированы?

Планирование проекта

Первым шагом в управлении проектами является определение проблемы. Это включает в себя выяснение того, каких целей вы хотите достичь и как вы собираетесь это сделать. Самое важное в этом процессе то, что вы не беспокоитесь о том, каковы цели других людей и реалистичны ли они для вашей ситуации.

Вместо этого сосредоточьтесь на том, чтобы быть амбициозным, но в то же время реалистичным. Например: если вы хотели привести себя в форму через три месяца, но никогда в жизни не занимались спортом, возможно, начните с чего-то более достижимого, например, «ходить в поход раз в месяц» вместо «марафонского бега».

Также важно не только ставить цели, но и понимать, почему эти цели так важны!

Например: почему я хочу похудеть? Что будет означать похудение? Повысит ли это мою уверенность и самооценку? Смогу ли я лучше носить одежду? Быть здоровее в целом?

Выполнение проекта

На этом этапе менеджер проекта выполняет задачи и действия, необходимые для завершения проекта. В дополнение к мониторингу и контролю за выполнением работы он или она должны организовывать, укомплектовывать кадрами и направлять ресурсы, а также общаться с заинтересованными сторонами.

Следующий список содержит некоторые ключевые обязанности, которые могут быть задействованы на этом этапе:

• Организуйте — спланируйте начало и завершение проекта, определив роли и обязанности членов команды; создание таймлайнов; выявление рисков; планирование коммуникационных стратегий; разработка базового бюджета; координация с другими проектами (если применимо)
• Персонал — определите персонал, обладающий знаниями в вашей конкретной отрасли или области знаний (при необходимости), а затем наймите их, если они имеются в штате, или наймите их в качестве консультантов.
• Общайтесь — создавайте отчеты, которые показывают прогресс в отношении этапов / результатов, чтобы заинтересованные стороны могли быть в курсе того, что происходит в проектах их организаций.
• Мониторинг — отслеживайте прогресс в достижении целей с помощью инструментов аналитики, таких как Jira или Trello, которые позволяют вам просматривать все открытые проблемы в нескольких командах в одном месте.

Мониторинг и контроль проекта

Мониторинг и управление проектом являются важной частью группы процессов.

Мониторинг гарантирует, что проект идет по плану и выполняется эффективно, а контроль гарантирует, что он не сбивается с пути. Инструменты, используемые для мониторинга, представляют собой официальную систему отчетности, такую ​​как стандартные отчеты Microsoft Project, или инструмент, такой как Redmine, для просмотра всех ваших проектов в одном месте. Их можно использовать для создания отчетов о состоянии для заинтересованных сторон или отслеживания основных задач по датам их завершения (или если они отстают от графика).

Закрытие проекта

Действия по закрытию проекта являются заключительной фазой жизненного цикла проекта. Они включают:

• Окончательный обзор проекта
• Заключительный отчет по проекту
• Документирование действий по закрытию
• Финальная презентация проекта
• Подписание и архивирование проектных документов и файлов. Вы можете хранить эти файлы и отчеты в одном репозитории или распределять их по нескольким системам, включая электронные файловые серверы или общие диски в вашей сети. После архивирования эти ресурсы доступны для будущего использования другими лицами, которым может потребоваться доступ к ним для исследовательских целей или других проектов (проектировщики).

Первым шагом в жизненном цикле проекта является определение проекта. Это делается путем создания устава проекта, который представляет собой документ, в котором описывается, что представляет собой проект, почему он осуществляется и кто будет в нем участвовать. На следующем этапе вы можете спланировать, как вы можете реализовать свой проект. Это включает в себя определение ресурсов, необходимых для проекта, а также постановку целей и задач для него.

Третий шаг в лучшем тренировочном процессе PRINCE2 — выполнение плана. Это означает принятие мер по всем аспектам проекта и выполнение любых обязательств, взятых во время планирования.

После выполнения следует мониторинг и контроль деятельности на ежедневной основе. Это включает в себя измерение производительности в сравнении с целевыми показателями, выявление рисков и проблем, которые могут повлиять на производительность, и их устранение до того, как они станут проблемами. Заключительный этап лучшего обучения PRINCE2 — это закрытие проектов после их успешного завершения или отказ от них, если они не достигли поставленных целей.

С сертификацией PMP Online вы можете узнать о процессах и инструментах управления проектами.

В этом разделе вы узнаете о процессе и инструментах управления проектами:

• Процесс управления проектом

Онлайн-курс сертификации PMP включает следующие темы:

• Важность процесса управления проектами в проектах
• Этапы процесса управления проектом
• Как использовать инструменты управления проектом на каждом этапе проекта

Вывод

Управление проектами — сложный процесс. Это включает в себя координацию ряда действий и людей, и очень важно, чтобы у вас были правильные инструменты для успешного управления вашими проектами.

Сертификация управления проектами является одним из таких инструментов. Это поможет вам улучшить свои навыки, улучшить карьерные перспективы и сделать вас более востребованным на сегодняшнем конкурентном рынке труда.

Сертификация Project Management Professional (PMP) является самой признанной в мире сертификацией по управлению проектами. Сертификация PMP подтверждает ваши знания в пяти ключевых процессах управления проектами: инициирование, планирование, выполнение, мониторинг и контроль и закрытие. Кроме того, это доказывает, что у вас есть необходимые навыки и опыт, необходимые для достижения успеха в качестве руководителя проекта или руководителя группы.

Для сертифицированных специалистов PRINCE2 эта программа предлагает возможность ознакомиться с процессом сертификации PMP и получить материалы для подготовки к сертификационному экзамену PMP без каких-либо дополнительных затрат!

Интересная статья по теме: 19 лучших блогов по управлению проектами, на которые стоит подписаться.