Роль безопасности для виртуальной комнаты данных

Конфиденциальные данные являются потенциальной добычей для хакеров и представляют опасность для организаций. Сокрытие утечки данных обходится дорого и приводит к огромным потерям. Идея взлома данных и кибератак привела к внедрению инноваций виртуальных комнат данных (VDR), которые помогают повысить безопасность данных.

VDR — это универсальный виртуальный репозиторий, созданный для помощи в различных бизнес-операциях, таких как управление документами, их распространение и хранение. Хотя программное обеспечение онлайн-комнаты данных считается безопасным, компаниям необходимо проверять и обеспечивать отсутствие утечки данных и кибератак.

Поэтому, прежде чем выбрать любого провайдера виртуальной комнаты данных, безопасность комнаты данных должна быть продемонстрирована в различных факторах. Давайте изучим их дальше.

Факторы, которые делают виртуальную комнату данных безопасной

Большинство компаний оценивают безопасность VDR по типу сертификации. Многие считают сертификацию «ISO» наиболее важной, поэтому инвестируют в поставщиков виртуальных комнат данных со стандартами ISO. Однако есть несколько других критериев безопасности, которые следует учитывать.

Сведения о физической безопасности

• Физическая защита данных. Программное обеспечение онлайн-комнаты данных содержит облачное хранилище, поэтому физическая защита не требуется. Однако виртуальные комнаты данных также должны соответствовать физическим правилам для повышения безопасности. Организациям необходимо обеспечить безопасность своего центра обработки данных, чтобы обеспечить безопасность и работоспособность всего оборудования.
• Хорошая инфраструктура. Организации должны использовать качественные рабочие системы и оборудование для лучшей обработки данных.
• Резервное копирование данных. Пользователи виртуальной комнаты данных должны вкладывать средства в качественные системы резервного копирования данных. Система резервного копирования должна иметь возможность создавать дополнительную копию любого документа в системе для справки в случае потери данных.
• Шифрование данных. Пользователям необходимо полагаться на высококачественное шифрование во время передачи и хранения файлов, чтобы обеспечить безопасность данных.
• Несколько серверных локаций. Организации не должны зависеть от одного сервера для обработки и сохранения данных. Должно быть несколько серверов, чтобы помочь в восстановлении данных и управлении аварийными ситуациями.

Доступ к мерам безопасности

Основная функция служб виртуальных данных заключается в передаче конфиденциальных данных и обеспечении первоклассной безопасности во избежание утечки или взлома данных.

Это означает, что программное обеспечение комнаты данных должно иметь ограниченный доступ для предотвращения взлома и взлома. Ограниченный доступ также содержит внутренние угрозы кибербезопасности, обеспечивающие безопасность уязвимых данных.

• Заданные настройки разрешений. Администратор комнаты данных может установить определенные разрешения или параметры входа, чтобы разрешить каждому пользователю доступ и просмотр только определенных документов. Процесс дает доступ только к нескольким областям, которые требуются пользователю. Это помогает уменьшить прерывание и утечку данных.
• Пользовательский доступ к документам. Чтобы обеспечить безопасность системы, администраторы комнаты данных могут указать авторизованных пользователей и функции, которыми они могут управлять. Если кто-то попытается выйти за пределы разрешенных сайтов, система предупредит администратора.
• Процесс единого входа. Менеджер комнаты данных или администратор должны предоставить единые данные для входа всем авторизованным пользователям, чтобы избежать использования нескольких учетных данных для входа. Это покажет подробную информацию о том, кто в настоящее время работает над сайтом и действиями.
• Ограничение по времени доступа и ограничения по IP-адресу. Пользователи VDR не должны просто входить в систему, используя любой IP-адрес. Компании могут ограничить доступ к определенным системам в целях безопасности. Также рекомендуется установить ограничения доступа по времени для повышения безопасности.

Безопасность документов в комнатах данных

• Права доступа к документу. Каждый пользователь должен иметь определенные роли в определенных документах, чтобы гарантировать, что только авторизованные лица имеют доступ к важным документам.
• Отслеживание документов. Хорошая система виртуальной комнаты данных должна шифровать любую проверку данных по IP-адресу пользователя, времени доступа и сведениям об обмене данными. Система должна запрещать любые несанкционированные действия и оповещать администрацию посредством уведомлений.
• Функция удаленной очистки. Администрации нужны резервные планы, такие как удаленная очистка на случай кражи. Это автоматически удалит или приведет к сбою всех программ, оставив системы машины пустыми, чтобы защитить компанию.
• Удаленный клочок. Предположим, что пользователь загружает определенный документ, администратор или организация должны по-прежнему контролировать этот документ. Это предотвращает неправильное использование документа или утечку данных, поскольку пользователь может использовать документ только под наблюдением.

Как выбрать поставщиков безопасных виртуальных комнат данных

Прежде чем выбрать любого поставщика виртуальной комнаты данных, убедитесь, что он соответствует различным факторам и функциям.

• Безопасность данных и требования правительства. VDR обладают различной функциональностью в зависимости от потребностей пользователей. Программное обеспечение должно соответствовать мерам безопасности данных и государственным нормам. Например, ваш предпочтительный VDR должен соответствовать требованиям HIPAA и правилам FDA в зависимости от области или организации.
• Глобальные стандарты безопасности и сертификаты. В зависимости от вашей компании VDR должен пройти различные сертификации. Выберите поставщика VDR с хорошей сертификацией. Обратите внимание, что сертификаты имеют срок действия; уточняйте даты, чтобы избежать неудобств.
• История отзывов и утечек данных. Искать утечки данных несложно, поскольку большинство правительств объявляют о любой утечке данных в конкретной организации или области. Это позволяет пользователям просматривать историю виртуального провайдера. Это также помогает узнать других пользователей, инвестирующих в конкретного поставщика VDR.

Использование виртуальной комнаты данных

VDR используются в разных случаях, чтобы повысить безопасность данных и передать важную информацию по защищенным каналам.

• Первичное публичное размещение акций (IPO). VDR для первичных публичных предложений очень важен, поскольку данные компании могут быть раскрыты. Заинтересованные стороны должны обеспечить безопасность всех данных и скрыть их с помощью правильной системы, чтобы избежать утечки данных.
• M&A (слияния и поглощения). Покупатели и продавцы в основном используют VDR в процессе должной осмотрительности. Обе стороны должны раскрыть финансы, активы и другие важные детали. Однако данные должны оставаться в замкнутом круге в целях безопасности.
• Аудит и процесс расследования. Современные компании используют электронную комнату данных для проведения аудитов и расследований. Процесс быстрее и безопаснее, поскольку информация распространяется авторизованным пользователям на безопасных платформах. Услуги комнаты данных упрощают аудит, поскольку для запуска процесса не требуется никакой физической документации.

Заключение

Виртуальные комнаты данных имеют большое значение для роста бизнеса, поскольку пользователи могут работать через безопасные системы. Программное обеспечение предотвращает утечку данных, позволяя компаниям легко работать и совершать транзакции, не опасаясь кибератак.