Ключевые моменты виртуальных комнат данных

Виртуальная комната данных: все, что вам нужно знать

Виртуальная комната данных (VDR) — это онлайн-хранилище данных, которое является безопасным и, следовательно, необходимым в случаях цифровизации бизнеса. Кроме того, он позволяет обмениваться конфиденциальной или частной деловой информацией, обладая полным контролем над доступом к документации. Эти услуги комнаты данных жизненно важны для финансовых транзакций, синдицирования кредитов, сбора денег и других целей.

Не путайте виртуальные комнаты данных с инструментами облачного хранения

Получая общее представление о VDR, большинство людей ошибочно считают VDR и облачное хранилище одними и теми же онлайн-сервисами. Они похожи по своему функционалу, но их назначение разное. Различные инструменты облачного хранения кажутся неотъемлемой частью ведения бизнеса, но они также широко используются среди простых пользователей современных устройств.

Оба сервиса позволяют хранить и обмениваться информацией. Однако VDR предлагает больше услуг и функций, таких как надежная безопасность, отслеживание активности пользователей, управление, уведомления, контрольные списки и т. д.

Виртуальные комнаты данных – способы реализации

VDR довольно удобны каждый раз, когда предприятиям необходимо обмениваться информацией с другими сторонами или иметь централизованную точку доступа для сотрудников.

Наиболее распространенными способами применения ВДР являются:

• Слияния и поглощения. Куча документов, необходимых для процедуры M&A, обычно содержит конфиденциальные или защищенные данные. В таких случаях программное обеспечение для комнат данных оказывается надежным инструментом для совместного использования или обмена документами.
• При деловом партнерстве виртуальные комнаты данных обеспечивают безопасное и в то же время прозрачное ведение бизнеса, распространение данных или другие взаимные операции.
• Проведение аудиторских проверок. Аудит политик компании, комплаенс, отчетность являются неотъемлемой частью ведения бизнеса. Удаленное расположение или разные часовые пояса с аудиторами могут негативно сказаться на поддержании постоянного взаимодействия. Используя программное обеспечение для онлайн-комнат данных, компании могут избежать трудоемких операций и снизить риск утечки защищенной информации.
• IPO требуют огромных усилий, помимо огромных объемов бумажной работы. Стопки документов должны быть созданы и распространены. В этом случае часть VDR бесценна, так как можно ограничить доступ определенным пользователям, установив разрешение «только просмотр» без внесения каких-либо изменений или печати.
• Привлекая средства для нового или существующего бизнеса, компании могут поделиться необходимой информацией с возможными инвесторами. Некоторые сервисы комнат данных позволяют заниматься прединвестиционным due diligence и не переживать за сохранность личной информации.
• Делимся разнообразием. Существуют провайдеры VDR, которые позволяют хранить большие объемы данных в различных форматах. Обмен необходимой информацией не занимает много времени; удаленный поиск определенных файлов или документации — похоже, это не проблема при использовании служб комнаты данных

Каковы ключевые особенности комнат данных

Гиганты бизнеса и малые корпорации переходят на VDR для улучшения услуг или повышения эффективности рабочих процессов. Какие особенности VDR делают их полезными?

1. Безопасность конфиденциальных данных. Для тех, кто ведет бизнес в Интернете, безопасность ценной документации является главным приоритетом. Из-за большого количества ограничений доступа можно выбирать пользователей и предоставлять им доступ только к определенным функциям просмотра, печати, редактирования или другим необходимым функциям. Такие настраиваемые ограничения, шифрование, автоматические водяные знаки, проверки личности, настройки продолжительности доступа делают хранение конфиденциальных данных безопасным.
2. Отслеживание и мониторинг. Точный контроль за действиями пользователей весьма удобен в отдельных аспектах ведения бизнеса. Электронные комнаты данных позволяют отслеживать время, проведенное пользователями в сети, и отслеживать все действия пользователей и документы, отредактированные, распечатанные или загруженные. Владельцы могут следить за статусом и уровнем выполнения проектов. Они также могут отслеживать данные, вызывающие повышенный интерес клиентов или сотрудников.
3. Удобный для пользователя. Запуск новой комнаты данных, как правило, не требует больших усилий. Вы можете загружать файлы, перетаскивая их в обычное окно загрузки. Поиск необходимой информации занимает секунды; введите ключевое слово или фразу. Объединение содержимого различных файлов в один файл также возможно с помощью VDR. Просмотр документов не требует установки дополнительного программного обеспечения. Интуитивно понятные интерфейсы значительно упрощают работу с большинством комнат данных.
4. Поддержание живого контакта. Эффективное сотрудничество возможно везде, где находятся члены команды. Защищенные форумы позволяют участвовать в обсуждениях, задавать вопросы и отвечать на них, а также вести чаты с определенной группой пользователей в режиме реального времени.

Советы по выбору поставщиков виртуальных комнат данных

Если вы решили применить VDR для деловых целей или других нужд, вот краткий обзор, который будет полезен при выборе поставщиков VDR:

• Определите главную цель VDR. В каких областях вы собираетесь внедрять виртуальную комнату данных?
• Определите необходимые функции. Различные поставщики комнат данных могут предлагать различное количество и качество функций. Одни больше подходят для безопасного хранения, а другие идеально подходят для совместной работы.
• Рассчитайте свой бюджет. Количество функций VDR зависит от цены. Чтобы выбрать подходящий, вы можете сопоставить данные, ориентируясь на соответствие цены и характеристик.
• Учитывайте отзывы. Приобретая новый продукт, приятно читать отзывы и комментарии. Более того, некоторые провайдеры виртуальных комнат данных могут предлагать бесплатные пробные периоды или демо-версии. Посетите https://virtual-dataroom.org/ — здесь вы можете увидеть список лучших провайдеров и их рейтинги, получить доступ к их профилям.

Виртуальные комнаты данных играют роль экономящего время, безопасного и удобного инструмента для хранения и распространения личной информации. VDR предлагает функции, которые, безусловно, являются неотъемлемой частью глобализации бизнеса, модернизации и цифровизации.