Контрольный список виртуальных мероприятий, о котором вы не знали, что вам нужен

Виртуальные мероприятия стали прорывом во многих отраслях, но правда в том, что они могут вызывать стресс. Есть много движущих факторов, таких как маркетинг, брендинг и продажа билетов, которые часто могут полностью оттолкнуть людей от виртуальных мероприятий. Есть ли решение стресса, связанного с планированием виртуального мероприятия? Да: составление контрольного списка виртуальных событий.

Наличие контрольного списка виртуальных мероприятий — лучший способ оставаться сосредоточенным и сбалансированным, когда вы разрабатываете, проектируете и проводите свое виртуальное мероприятие.

Но как вы можете следовать контрольному списку, не зная, что он должен включать? Здесь мы рассмотрим необходимые шаги при создании контрольного списка виртуальных мероприятий, чтобы вы могли продолжить планирование успешного виртуального мероприятия .

Контрольный список виртуальных мероприятий: перед мероприятием

Знайте цель вашего мероприятия

Цель вашего мероприятия зависит от того, для кого оно предназначено и чего вы хотите достичь с этой аудиторией.

Это не обязательно должно быть уникальным; часто компании стремятся привлечь потенциальных клиентов, удержать интерес своей аудитории, работать над производительностью членов команды, запускать продукты или продвигать бренд своей компании.

Создавая виртуальное мероприятие, сначала подумайте о цели, к которой нужно стремиться, и у вас будет гораздо больше шансов достичь этой цели.

Разработать концепцию виртуального мероприятия

Все мероприятия начинаются с первоначальной концепции, и планирование виртуального мероприятия ничем не отличается.

Начальная концепция поможет вам принимать более взвешенные решения, особенно если вы новичок в организации мероприятий. Начните с идеи, а затем покопайтесь в поисках других идей из этой отправной точки. Здесь ваше творчество может проявить себя и сделать ваше мероприятие выдающимся.

Поймите и определите свою целевую аудиторию

Чтобы провести эффективное виртуальное мероприятие, вам нужно будет понять свою аудиторию и то, чего они хотят.

Для этого вам нужно будет разработать персоны (или профили) посетителей вашей идеальной аудитории. При создании этих персонажей обязательно укажите всю полезную информацию, такую ​​как возраст, местоположение, отрасль и роль в управлении.

Определите свои критерии успеха

Что вы хотите, чтобы произошло на вашем виртуальном мероприятии? Вы хотите, чтобы пришло много людей? Вы хотите, чтобы люди посещали ваши стенды спонсоров? Независимо от того, как вы определяете успешное виртуальное мероприятие, вам нужно помнить о своем успехе, чтобы иметь возможность работать над достижением этой цели.

Определите роли команды и подрядчика

Чтобы провести любое эффективное мероприятие, вам нужно найти подходящие таланты для каждой работы. Это то, что менеджеры проектов называют «идентификацией ваших ресурсов».

Всякий раз, когда вы начинаете планировать мероприятие, у вас должен быть список членов команды (или потенциальных подрядчиков), которые будут контролировать отдельные аспекты мероприятия. Найдите команду своей мечты, которая сможет выполнить работу правильно.

Создайте бюджет виртуального мероприятия

Это может показаться очевидным — конечно, вам нужен бюджет — но все не так просто. Виртуальные мероприятия предоставляют множество возможностей, которые могут перевернуть обычный бюджет мероприятия с ног на голову. Нужно потратить деньги на месте? Не на онлайн-мероприятии. Нужно потратить деньги на украшения?

Только цена компьютерного приложения. Нужно тратить деньги на оплату проезда? Вы можете путешествовать в Бангкок из Канады за секунду онлайн. Как видите, составление бюджета виртуального мероприятия сильно отличается от бюджета личного мероприятия.

Определите формат события

Приступая к созданию своего мероприятия, вам необходимо решить, какой формат мероприятия (например, выставка, семинар, вебинар, класс) наиболее подходит для вас. Использование этой информации поможет вам определить диапазон цен, а также поможет вам решить, каких подрядчиков вы хотите использовать.

При выборе стиля мероприятия убедитесь, что у вас есть способы поддерживать вовлеченность посетителей. Будут ли на вашем мероприятии секционные сессии? Залы ожидания? Функции чата? Что бы вы ни делали, позаботьтесь о том, чтобы участники вашего мероприятия оставались вовлеченными во время вашего мероприятия.

Определите свои потребности в аудио/видео/производстве и технологиях

Будьте готовы принять во внимание все технические соображения до начала мероприятия.

Это может варьироваться от сеансов записи до того, как будет распространяться повтор события и как посетители события смогут войти в сеанс.

Все эти решения должны быть хорошо продуманы заранее, чтобы снизить стресс в день виртуального мероприятия.

Выберите дату и определите продолжительность

В зависимости от вашей аудитории и целей мероприятия дата и время вашего мероприятия могут меняться от бизнеса к бизнесу. Например, некоммерческий сбор средств обычно не проводится в рабочее время, и виртуальное мероприятие, вероятно, будет таким же форматом для их бизнеса.

С другой стороны, корпоративные мероприятия чаще всего проводятся в середине недели. Часто они проводятся по средам, а иногда и по вторникам.

Выберите платформу для виртуальных мероприятий

Всякий раз, когда вы хотите выбрать новую платформу для виртуальных мероприятий, подумайте, насколько хорошо она интегрируется с другими программами, которые использует ваша компания. Также подумайте , привлечет ли виртуальная платформа внимание участников мероприятия .

Рассмотрите возможность записи сеансов

Если ваша компания имеет аудиторию по всему миру, рассмотрите возможность размещения в разных часовых поясах. Если вы сделаете свои записанные сеансы открытыми для публики, то вся эта часть вашей аудитории сможет присутствовать позже, что всегда приятно.

Это один из самых важных элементов контрольного списка планирования виртуального мероприятия. Многие участники мероприятий часто просят записи после мероприятия, что еще больше повышает узнаваемость вашего бренда.

Планируйте мероприятия по социальному взаимодействию

Наличие конкретного плана социального взаимодействия и геймификации на вашем мероприятии еще более важно, когда вы хотите стать виртуальным.

Часто с личными мероприятиями может быть легко соединить участников, но это не относится к виртуальным мероприятиям. В случае виртуальных мероприятий вам нужно создавать идеи , чтобы ваши виртуальные посетители могли взаимодействовать друг с другом.

Найти спикеров

Являясь одной из самых важных частей любого мероприятия, спикеры — это основной способ взаимодействия со своей аудиторией.

Это означает, что вам нужно будет найти спикеров, которые могут разделять как ваши ценности, так и ценности ваших спонсоров и участников. Попробуйте найти экспертов-спикеров с уникальными идеями и идеями по связанным темам.

Обратитесь к спонсорам

На этом этапе вы должны начать поиск потенциальных спонсоров и приступить к созданию спонсорских пакетов. Будьте готовы к их предложениям и просьбам.

Помните, что спонсоры могут быть отличным способом получения дохода от вашего мероприятия, поэтому постарайтесь найти компании, которые соответствуют вашему нынешнему бренду.

Продавайте больше билетов на мероприятия с помощью подходящего инструмента для работы

Быть организованным еще никогда не было так просто.

Теперь вы можете управлять своим бизнесом и развивать свой бренд с помощью единого мощного плагина бронирования WordPress, который держит все ваши встречи или заказы на мероприятия в порядке, ваши клиенты организованы, а ваш бизнес процветает.

Амелия идеально подходит для владельцев бизнеса, которым необходимо оптимизировать процесс бронирования как для своих сотрудников, так и для клиентов.

Амелия сделает все за вас, даже отправит автоматические напоминания по электронной почте или SMS вашим клиентам. Неявки? Уже нет!

Плагин бронирования Amelia WordPress адаптируется к различным отраслям для удобного онлайн-бронирования и управления сотрудниками.

Хотите узнать больше? Ознакомьтесь с удивительными функциями Амелии, чтобы увидеть, чего вам не хватает.

Рекламируйте свое виртуальное мероприятие

Начните рассказывать миру о своем мероприятии. Существует множество маркетинговых стратегий, таких как объявление об этом на платформах социальных сетей вашей команды и на вашем веб-сайте.

Вы также можете поговорить со своими спикерами и спонсорами и попросить их объявить об этом в своих социальных сетях. Подумайте о том, чтобы сделать это в виде хэштега, который может помочь придать вашему мероприятию своего рода сплоченность.

Вы также можете создать простой веб-сайт для вашего мероприятия. В нем вы можете предоставить потенциальным посетителям информацию о ценах и о том, где они могут найти билеты.

Создайте свой сценарий мероприятия

Запишите все. Напишите, что будет происходить на вашем мероприятии, когда будет происходить каждая его часть и кто будет за нее отвечать. Это можно легко сделать в Google Sheets или Microsoft Excel или в любом другом приложении, которое вы можете использовать для координации с вашей командой.

Создать руководство для участников

Участникам часто требуется помощь, чтобы получить максимальную отдачу от незнакомых площадок для проведения мероприятий. Часто у ивент-платформ уже есть онлайн-гиды, но если их нет, сделайте свои собственные.

Вы можете создать множество различных стилей руководств в зависимости от вашего мероприятия. Если у вас есть игры или тема, руководство может следовать этой теме. Вы также можете включить способы взаимодействия в Интернете с другими или перечислить несколько сеансов, которые будут проводиться в будущем.

Настройте каналы связи для вашей команды

В идеальной ситуации вам следует ограничиться одним каналом, чтобы не пропустить важные детали или сообщения, особенно во время мероприятия. Несколько хороших вариантов: Slack, WhatsApp, команды Microsoft, Discord или личное пространство на платформе для проведения мероприятий. Все, что работает для вас.

Планируйте сетевые возможности

Нетворкинг — это сердце мероприятия, особенно виртуального мероприятия. Огромная часть вашего виртуального мероприятия должна заключаться в создании возможностей для общения. Это могут быть секционные заседания, чаты и ледокольные мероприятия. Все, что улучшает вашу сеть, улучшает ваше виртуальное мероприятие.

Контрольный список виртуальных мероприятий: во время мероприятия

Напоминания о событиях

Публикация напоминаний о мероприятиях все чаще и чаще по мере приближения к мероприятию может значительно повысить посещаемость. Когда вы доберетесь до недели, ежедневные напоминания могут быть уместны.

Начните разговор

В зависимости от выбранной вами платформы для мероприятий у вас будет множество инструментов, которые помогут создать веселую и открытую среду.

Вы можете стимулировать участие аудитории, используя инструменты вопросов и ответов или отвечая на вопросы в чате. Если у вас есть возможность, вы даже можете выбрать встречи один на один.

Объединяйте участников в пары или небольшие группы для более интерактивного взаимодействия .

Наличие участников в небольших группах может способствовать вовлечению аудитории. Если посетители могут отвечать или предпринимать действия каждые пять-семь минут, это идеальное место.

Исследования Harvard Business Review показывают, что правило пяти минут является наиболее эффективным для вовлечения участников, а не наблюдателей.

Готовьтесь и реагируйте на любые нарушения

На случай технических проблем или вмешательства людей подготовьте несколько планов резервного копирования. Это может варьироваться от модерации контента до наличия онлайн-персонала технической поддержки, готового помочь.

Если вы не можете предотвратить сбой, будьте готовы остановить его.

Сбор данных об участниках

Использование данных об аудитории может помочь вам улучшить будущие виртуальные мероприятия и лучше понять своих клиентов.

Как правило, полезная информация будет поступать из нажатых ссылок, посещаемости, времени посещения и воспроизведенных видео, например.

Транслируйте свое мероприятие, как оно происходит

Многие платформы для проведения мероприятий имеют готовые варианты потоковой передачи. Вы можете транслировать свое виртуальное мероприятие на дополнительных платформах социальных сетей, чтобы собрать больше полезной информации для будущих событий.

Вы даже можете поделиться информацией со спикерами в середине мероприятия, что может пригодиться.

Контрольный список виртуальных мероприятий: после мероприятия

Отправить опросы участников

Отправьте опрос, чтобы узнать, что понравилось посетителям, а что нет. Затем вы можете использовать эту информацию, чтобы лучше взаимодействовать со своей аудиторией на следующем виртуальном мероприятии.

Кроме того, убедитесь, что ваши опросы короткие и приятные. Если опрос слишком длинный, часто люди не остаются до конца.

Общайтесь с нашей аудиторией _

Поблагодарите своих зрителей за их присутствие. Вы можете сделать это, отправив электронное письмо или используя платформы социальных сетей.

Попробуйте отправить сообщение вскоре после события, пока оно еще свежо в их памяти. Вы также можете включить опрос обратной связи и информацию о том, где они могут получить доступ к записи мероприятия.

Анализ ваших данных

Просмотрите данные, которые вы собрали во время и после мероприятия. Эти данные могут помочь вам лучше понять, в каких областях вы преуспели, а в каких областях вы можете улучшить. Затем, с этой информацией, вы можете приступить к работе над еще более успешным мероприятием.

Сбалансируйте бюджет

Теперь, когда вы заплатили всем, сравните запланированный бюджет с результатом мероприятия.

На этом этапе вы можете рассчитать ROI (окупаемость инвестиций) и рассмотреть прямой доход, связанный доход, подключенный канал продаж, все преимущества брендинга, обмен знаниями и всю другую важную информацию о вашем мероприятии.

Поделитесь информацией о вашем мероприятии

Последний шаг этого контрольного списка виртуальных событий: используйте все фотографии, видео и статьи с мероприятия.

Вы можете опубликовать их в своих социальных сетях, чтобы привлечь аудиторию и предоставить больше информации для будущих участников . Вы даже можете использовать эти части прошлых событий для будущей виртуальной конференции или мероприятия.

Если вам понравилась эта статья о контрольном списке виртуальных мероприятий, прочтите и эти:

• Как быстро и эффективно запланировать встречу в Skype
• Примеры шаблонов напоминаний о встречах для отправки по электронной почте
• Как добавить виртуальный календарь событий на ваш сайт WordPress