Что такое корпоративная вики и как ее настроить

Опубликовано: 2022-09-10

Независимо от размера вашего бизнеса, для поддержания работы требуется так много информации. По мере роста вашей организации эта информация часто накапливается и разбрасывается по отделам, офисам или даже хранилищам. Это затрудняет быстрый доступ и обмен информацией между отделами, тратит впустую человеко-часы и снижает производительность.

Фактически сотрудники тратят в среднем 9,3 часа в неделю на поиск информации, что составляет 20% от общего времени члена команды. Отслеживаемая производительность также покажет тенденцию к снижению по мере увеличения сложности информации.

Что, если бы у вас была вся эта информация в централизованном месте, куда каждый авторизованный член команды мог бы получить доступ одним нажатием кнопки на своем компьютере или телефоне? Вот что такое корпоративная вики.

Вкратце, корпоративная вики, также известная как деловая вики, корпоративная вики или корпоративная вики, представляет собой централизованное хранилище важной информации о компании, относящейся к членам команды. Это инструмент управления знаниями, который предоставляет информацию о бизнес-процессах, организационной культуре и другую важную информацию для сотрудников, менеджеров, сотрудников и корпоративных лидеров. Вики компании — это место для сбора информации, систематизации, обучения, совместной работы или обновления по мере необходимости.

Читайте дальше, чтобы подробно понять, почему вики важна для вашего бизнеса и, самое главное, как ее настроить.

Почему корпоративная вики важна?

Вики компании позволяет сотрудникам быстро получить доступ к важной информации о компании. Это отличный способ проинформировать новых членов команды о политике, процедурах и культуре компании. Для постоянных сотрудников это центральный репозиторий, часто задаваемые вопросы и даже база данных по устранению неполадок для всего, что способствует успеху в работе.

Вики удобна, потому что вы можете быстро отслеживать изменения и обновления, поскольку вы следите за тем, чтобы все было в актуальном состоянии. Если у вас есть информация, относящаяся ко всей вашей команде, но не обязательно к клиентам, вики — отличное место для ее размещения, чтобы каждый мог получить к ней доступ.

Для крупной компании, скорее всего, ни одна команда не знает, как работает другая или почему они выполняют определенные задачи. Вики позволяет всем участникам и отделам объяснять свои роли и процессы своими словами, чтобы все в компании могли видеть и понимать. Кроме того, когда приходит время для совместной работы, корпоративная вики упрощает совместную работу команд, повышая продуктивность участников.

Когда информация о компании централизована в корпоративной вики и доступна для соответствующих групп, это облегчает работу сотрудников, менеджеров, юридических групп и корпоративных лидеров.

Что включить в корпоративную вики

Вики компании — это внутренняя энциклопедия компании. Это означает, что вы можете включить почти все, что вы считаете важным для своих команд, особенно полезную информацию, которая дает им представление о бизнес-бренде, процессах и культуре. В вики компании можно включить следующее:

История компании
Конфликт интересов
Контакты
Корпоративная культура
Справочник/руководство члена команды
Корпоративные мероприятия
Финансовые отчеты
Легальная информация
отчеты по маркетинговой стратегии
Разработка продукта, история, тестирование, использование, дизайн и функции
Управление рисками
Стандартные операционные процедуры
Стратегия
Миссия и видение

Помните, что вы должны включать только актуальную и полезную информацию для вашей команды. Вот почему так важно привлекать сотрудников к созданию вики. Вы также можете включить фотографии, видео и гиперссылки с других веб-сайтов, которые имеют отношение к вашему контенту.

Кто может создать корпоративную вики?

Если вы решили создать вики для своей компании, лучше всего нанять ИТ-специалистов из уважаемой компании-разработчика программного обеспечения. ИТ-специалисты обладают навыками создания системы с достаточным объемом памяти, удобным доступом и навигацией.

Однако, когда дело доходит до контента для вики, каждый в компании играет неотъемлемую роль в заполнении вики-страниц, чтобы он был всеобъемлющим и полезным ресурсом.

Как создать компанию вики

Создать корпоративную вики очень просто, если вы точно знаете, чего хотите. Выполните следующие шаги при создании вики вашей компании.

Определите цели Wiki

Центральная роль вики заключается в разрешении частых проблем в рамках организационных процессов. Члены команды могут получить доступ к информации, которая упрощает их задачи или улучшает их производительность.

По этой причине вы должны установить свои цели для создания вики вашей компании, чтобы каждый, у кого есть доступ, мог достичь намеченных целей. Вашими целями могут быть:

Подбор и адаптация новой команды
Наличие центрального источника информации
Подготовка сообщений клиентов, таких как видео и аудио
Ведение учета завершенных проектов для дальнейшего использования
Обмен обновлениями процесса с командой

Прежде чем выбрать лучшее программное обеспечение, включите любые другие личные цели, которые вы хотите достичь с помощью вики.

Выберите правильное программное обеспечение

При выборе идеального программного обеспечения вы должны согласовать со своей внутренней командой функции, которые вам понадобятся во внутренней вики. Примите во внимание следующее:

Разрешение на доступ, чтобы решить, кто может видеть контент
Связывание вики-страниц на основе релевантности для улучшения навигации.
Слияние с другими ценными инструментами в системах компании
Редактируется даже нетехническими пользователями в режиме реального времени
Простая, надежная и мгновенная функция поиска

Используйте вики-шаблон

Большинство вики-программ поставляются с шаблонами страниц. Однако вы можете настроить свой шаблон в соответствии с брендом вашей компании. Как только ваша вики будет готова к форматированию, настройте шаблоны, удалив уже заполненный контент, чтобы добавить свой собственный контент. Вы можете изменить цвет, фон и шрифт в соответствии со своими требованиями и целями.

Определите основных участников

Используйте онлайн-редактор, чтобы добавить всю необходимую информацию. Вы также можете импортировать существующие данные из ваших внутренних файлов. Хорошая внутренняя вики поддерживает все формы мультимедиа, от видео, аудио, изображений и скриптов. Вы также можете нанять профессиональных писателей и редакторов, чтобы добавить больше информации в вашу вики. Помните, что формат должен адаптироваться к меняющимся бизнес-процессам, так как на разных этапах потребуется редактирование, чтобы зафиксировать эти изменения.

Пригласите свою команду и настройте права доступа

Сотрудничество — одно из главных достоинств вики, поэтому не стоит делать все самостоятельно. Вместо этого запланируйте встречу с вашей командой, чтобы внести свой вклад и оставить отзыв. Всегда есть что-то, что вы можете настроить, чтобы сделать его лучше.

Информация должна быть защищена; поэтому установка разрешений на доступ к определенным страницам вики для некоторых членов — это правильный путь. Прежде чем принимать решение о том, каким участникам предоставить доступ к каким страницам, учтите следующее:

Кому нужно редактировать контент на вики?
Кто занимается настройкой счетов и выставлением счетов?
Вы хотите, чтобы информация была доступна для всех?

Более того, встреча с вашей командой — отличный способ запустить вики как новое программное обеспечение в компании. Конференция важна, потому что вы можете:

Объясните структуру и логику вашей вики
Покажите членам команды, как работает вики
Предоставьте любые разъяснения относительно содержания вики.
Убедитесь, что все психологически согласны с новым программным обеспечением

Вывод

Вики компании необходима для любой компании или бизнеса. Вы можете упростить процессы собеседования и адаптации, а также повысить продуктивность, знания и совместную работу членов команды. В целом, это экономит время и ресурсы.