Когда, как и зачем использовать счета-проформы в WooCommerce

Документы полезны в онлайн-бизнесе, потому что они могут предоставлять информацию, запрашивать платежи, устанавливать отношения и обеспечивать юридическую защиту. Счета-проформы в WooCommerce несколько отличаются от других счетов-фактур WooCommerce.

Давайте перейдем к тому, чтобы узнать больше о предварительных счетах-фактурах в WooCommerce.

Счета-проформы часто используются для получения оплаты от постоянных клиентов перед поставкой продуктов или услуг. Этот документ содержит информацию о предметах, сумме платежа и других деталях транзакции.

По сути, это соглашение, заключенное «добросовестно» между вами (продавцом) и покупателем, чтобы они оба знали, чего ожидать.

Например, используя предварительные счета-фактуры, вы можете предложить детали предстоящей транзакции, чтобы обеспечить финансирование до того, как вы начнете производить товары или предоставлять услуги.

Кроме того, это служит соглашением между покупателем и продавцом о том, что ни одна из сторон в настоящее время не занимается продажей/покупкой необходимых товаров или услуг. Продавцы могут спокойно отдыхать, зная, что покупатель завершит заказ и заплатит, как только будет выставлен окончательный счет-фактура. Покупатели также защищены от любых неожиданных доплат/завышений со стороны продавца.

Это также важно для международной торговли, поскольку предоставляет всю информацию, необходимую для таможенного оформления.

Важно понимать, что предварительный счет-фактура в WooCommerce обычно предоставляется покупателю или клиенту после того, как они взяли на себя обязательство совершить покупку у вас, но не может быть отправлен официальный счет-фактура, поскольку окончательные детали все еще должны быть подтверждены. Вы доставляете товар и выставляете официальный счет-фактуру после того, как клиент согласен со всем.

Международные продавцы также широко используют их. Таможенные требования в портах по всему миру требуют, чтобы информация об отгружаемых товарах была легко доступна и видна. Чтобы обеспечить быстрое таможенное оформление, счета-проформы полезны для обмена такими фактами, как вес, стоимость, налоги, транспортные расходы, стоимость доставки и т. д.

Счета-проформы облегчают процесс продажи. Ваш клиент принимает цены в предварительном счете-фактуре, а затем вы доставляете продукты. Контракт — это улица с односторонним движением, поэтому после того, как вы завершили свою половину, не будет двусторонних переговоров.

К преимуществам счета-проформы относятся:

• Термин «прозрачность» относится к указанию всех согласованных условий, таких как дата поставки, цена, количество и т. д.
• Он может служить как заказом на покупку, так и ценовым предложением. Покупатели могут потребовать это для внутреннего утверждения покупки.
• Они не представляют платежное требование или запрос. Счета-проформы — это «добросовестное» соглашение, которое информирует вашего клиента о том, чего ожидать.
• Некоторым компаниям требуются предварительные счета-фактуры в рамках их внутренней процедуры утверждения закупок.

Счет-проформа очень похож на окончательный счет-фактуру и содержит ту же информацию. С помощью WebToffee можно создавать с помощью WooCommerce счета-фактуры в формате PDF, упаковочные листы, накладные и этикетки для доставки.

Основная цель счета-проформы — показать вашему клиенту особенности предлагаемой транзакции. Таким образом, он должен содержать ту же информацию, что и окончательный счет.

Включите следующие детали:

• Уникальный номер счета
• Название вашей компании, адрес и контактные данные
• Имя и адрес вашего клиента
• Дата выдачи и срок исполнения
• Описание товара
• Условия перевозки
• Условия продажи
• Применимые налоги, если таковые имеются
• Стоимость доставки, если есть
• Номер счета-проформы, если применимо

В отличие от окончательного счета-фактуры, проформа должна включать следующую информацию:

Слово « счет-проформа » указывает вашему клиенту, что это не счет-фактура или счет-фактура.

Прежде всего, вам необходимо приобрести, установить и активировать премиум-версию плагина в вашем магазине WooCommerce.

На панели инструментов WordPress перейдите в « Счета-фактуры/Упаковка » > «Счет-проформа».

Здесь в общих настройках можно настроить базовую настройку счета-проформы.

Дата счета-проформы — вы можете выбрать либо дату заказа, либо дату создания счета-проформы.

Генерация счета-проформы для статусов заказа — генерирует счета-проформы только для определенных статусов заказа. В зависимости от потребностей вашего бизнеса, вы можете выбрать несколько статусов заказа соответственно.

Прикрепить счет-проформу в формате PDF к электронному письму. Разрешите электронной почте с заказом включать PDF-версию текущего активного шаблона счета-проформы.

Включить опцию печати счета-проформы для клиентов: позволяет показывать кнопку печати счета-проформы вашим клиентам в электронном письме с заказом.

Пользовательский нижний колонтитул для счета-проформы. В текстовом разделе введите пользовательский нижний колонтитул для счета-проформы. Если это поле оставить пустым, будет загружен нижний колонтитул по умолчанию из общих настроек.

Особые примечания: В предоставленном текстовом поле укажите любые соответствующие примечания, которые должны быть включены в счет-проформу.

Показать столбец отдельных налогов в таблице продуктов e: Разрешить классифицировать различные налоги в отдельных столбцах.

После внесения необходимых изменений нажмите на кнопку « Обновить настройки ».

Вы можете создать собственный номер счета-проформы, используя серию префикса/суффикса/номера, или вы можете отразить номер заказа как номер счета-проформы.

Формат номера счета-проформы: укажите формат, в котором должен быть создан счет-проформа. Например: [префикс][число][суффикс]

Использовать номер заказа в качестве номера счета-проформы. Чтобы использовать номер заказа в качестве номера счета-проформы, выберите Да. Если вы хотите сгенерировать уникальный номер счета-проформы, выберите Нет и заполните необходимую информацию в заполненных полях. Поля заполняются автоматически в соответствии с ранее заданным числовым форматом.

Начальный номер счета-фактуры: В отведенной области введите необходимый начальный номер счета-проформы.

Длина счета-проформы: это значение представляет собой общую длину номера счета-проформы. Если полученный номер счета-проформы короче указанной длины, он будет дополнен «0».

После необходимых обновлений нажмите кнопку « Обновить », чтобы отразить обновления в окончательном счете-проформе.

Вы можете редактировать предварительный счет-фактуру, используя встроенные шаблоны, и адаптировать их в соответствии с конкретными бизнес-требованиями.

Вы можете внести изменения, переключив кнопку в левой части вкладки настройки.

Также можно создать новый шаблон счета-проформы, щелкнув параметр «Создать новый шаблон» под вкладкой «Настройка».

Вы можете выбрать любой из 3 различных вариантов шаблона в появившемся всплывающем окне.

Внесите необходимые изменения в макет и сохраните его.

После сохранения активируйте шаблон, чтобы использовать его для счета-проформы в будущем.

Счет-проформа в WooCommerce — важный документ, поскольку он позволяет эффективно совершать бизнес-транзакции при приобретении товаров/услуг. Это способствует большей прозрачности между покупателями и продавцами. Кроме того, это не только хороший инструмент для ведения переговоров, необходимый для глобальных перевозок; это также помогает в развитии более прочных отношений между покупателями и продавцами.

Надеюсь, эта статья помогла вам сориентироваться в правильном направлении.

Вам также может быть интересно прочитать нашу статью о компонентах, необходимых для счета, а также о том, как сделать счет в формате PDF.