6 เคล็ดลับสำหรับการอยู่ก่อนกำหนดในที่ทำงาน

เราคงเคยได้ยินคำกล่าวที่ว่า “ไม่นานเท่าไหร่ แต่ดีแค่ไหน” แม้จะฟังดูน่ารัก แต่ก็ไม่เป็นความจริงเสียทีเดียวในบริบทของการทำงาน ทุกๆ เป้าหมาย โครงการ และงานต่างๆ วัดกันตามเวลา ในความเป็นจริง T ในเป้าหมาย SMART คือขอบเขตเวลาดังนั้น ไม่สำคัญว่าคุณจะทำงานได้ดีเพียงใด หากคุณพลาดกำหนดเวลาแสดงว่าคุณไม่บรรลุเป้าหมาย

นี่คือสิ่งที่จะเกิดขึ้นเมื่อคุณทำงานไม่เสร็จตามกำหนดเวลา คุณจะหงุดหงิด – คุณมีคำตอบทั้งหมดแต่คุณส่งคำตอบช้าเกินไป ดังนั้นคุณจึงไม่ได้รับเครดิตที่เหมาะสม คุณสูญเสียลูกค้า คุณใช้เงินบริษัทของคุณ คุณพัฒนาชื่อเสียงที่ไม่ดี และในที่สุดคุณก็ตกงาน ไม่มีใครอยากรับผิด

ตอนนี้ฟังดูไม่ยุติธรรมเลยใช่ไหม แต่มันคือสิ่งที่มันเป็น คุณจะไม่ฉลาดอย่างที่คิดหากคุณไม่รักษาเวลา การทำงานหนักทั้งหมดของคุณจะสูญเปล่าและไม่มีใครเห็นความสามารถของคุณ

อย่างไรก็ตาม คุณสามารถเปลี่ยนได้ทันที นกอยู่ในมือคุณ - ไม่ว่ามันจะอยู่หรือตายก็ขึ้นอยู่กับคุณ คุณสามารถเลือกที่จะมีความตั้งใจมากขึ้นในการประชุมกำหนดเวลาและแม้กระทั่งอยู่ก่อนกำหนด เคล็ดลับที่นี่จะนำคุณไปสู่เส้นทางที่ถูกต้อง

3 สาเหตุหลักที่พนักงานทำงานไม่ทันตามกำหนดเวลา

ชายคนหนึ่งเคยเห็นวัชพืชในสวนของเขา ด้วยความโกรธ เขาหยิบกรรไกรทำสวนออกมาและฟันพวกมัน เขายิ้มอย่างพอใจกับการทำงานหนักของเขาและกลับเข้าไปในบ้าน วันรุ่งขึ้น วัชพืชก็กลับมา เขาตัดมันไปเรื่อย ๆ จนกระทั่งเขารู้ว่าเขาต้องถอนวัชพืชเพื่อผลลัพธ์ที่ถาวร

ในทำนองเดียวกัน หากคุณไม่เข้าใจต้นตอของสิ่งที่ทำให้คุณพลาดกำหนดเวลา คุณจะทำได้เพียงเล็มหญ้าเท่านั้น ต่อไปนี้คือสาเหตุทั่วไปสามประการที่ทำให้ผู้คนพลาดกำหนดเวลาในที่ทำงาน ดูว่าของคุณอยู่ที่นั่นหรือไม่

• การสื่อสารไม่ดี

หากไม่มีการสื่อสารที่ชัดเจนเกี่ยวกับการส่งมอบงาน การทำตามกำหนดเวลาอาจเป็นปัญหาได้ ตัวอย่างเช่น หากหัวหน้ามอบหมายงานให้ลูกน้องแล้วพูดว่า “เตรียมพร้อมภายในสัปดาห์หน้า” ก็ไม่ชัดเจน 'สัปดาห์หน้า' อาจหมายถึงได้ทุกเมื่อตั้งแต่วันจันทร์ถึงวันศุกร์ และวันศุกร์อาจสายเกินไป

นี่คือที่มาของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ พวกเขาช่วยสร้างทีมที่เหนียวแน่นโดยอนุญาตให้ทีมสื่อสาร ข้อกำหนดของโครงการ สิ่งที่ส่งมอบ บทบาทและความรับผิดชอบสิ่งนี้จะขจัดความคลุมเครือใดๆ เกี่ยวกับความคาดหวังของงาน

• กำหนดเวลาที่ไม่สมจริง

ใช่. ไม่ใช่ว่าเส้นตายทั้งหมดจะเป็นจริงได้ และการคาดหวังว่าจะได้พบก็เป็นเพียงภาพลวงตา นี่ไม่ใช่ความผิดของคุณ แต่จะส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานของคุณอย่างแน่นอน แม้ว่าระยะเวลาที่จำกัดอาจทำให้คุณทำงานให้เสร็จเร็วขึ้นได้ แต่สิ่งเหล่านี้จะทำให้คุณตกอยู่ภายใต้ความกดดันที่เกินควรและนำไปสู่ความผิดพลาดที่มีค่าใช้จ่ายสูง การพูดคุยอย่างตรงไปตรงมากับเจ้านายของคุณเกี่ยวกับกำหนดเวลาที่ไม่สมจริงคือหนทางข้างหน้า

• ขาดทักษะในการบริหารเวลา

ตอนนี้เราอยู่ที่จุดสำคัญของเรื่อง นี่เป็นปัญหาหลักที่ผู้คนมักมีกับกำหนดเวลาตามกำหนดเวลา พวกเขาไม่รู้ว่าจะจัดการเวลาอย่างไร การวิจัยแสดงให้เห็นว่า 82% ของคนไม่มี ระบบการจัดการเวลาอย่างใดพวกเขาเพียงแค่คาดหวังว่าจะได้ทันกำหนดเวลาอย่างน่าอัศจรรย์

ไม่น่าแปลกใจเลยที่คนงานจำนวนมากทำงานไม่ทันกำหนด ไม่มีอะไรเกิดขึ้นจนกว่าคุณจะทำให้มันเกิดขึ้น ทักษะการบริหารเวลาจะไม่ตกอยู่กับรอบของคุณ คุณต้องมีความกระตือรือร้นเกี่ยวกับเรื่องนี้ คุณต้องเรียนรู้และฝึกฝนทักษะเหล่านี้

6 เคล็ดลับสำหรับการอยู่ก่อนกำหนดเวลาของคุณ

เห็นได้ชัดจากเหตุผลข้างต้นว่าปัจจัยบางอย่างที่ส่งผลต่อการพลาดกำหนดเวลานั้นอยู่นอกเหนือการควบคุมของคุณ หากบริษัทของคุณไม่มี วัฒนธรรมการสื่อสารที่ดี หรือหากหัวหน้าของคุณกำหนดลำดับเวลาที่ไม่สมจริง คุณก็แทบจะทำอะไรไม่ได้เลย

อย่างไรก็ตาม มีปัจจัยหลายอย่างที่อยู่ในการควบคุมของคุณซึ่งคุณสามารถแก้ไขได้ เคล็ดลับด้านล่างจะช่วยให้คุณจัดการเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

• มีระบบจัดการเวลา

ดังที่ได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ คุณต้องตั้งใจที่จะอยู่ก่อนกำหนด ความตั้งใจนี้เกี่ยวข้องกับการพัฒนาระบบการจัดการเวลาที่จะช่วยให้คุณควบคุมเวลาได้กิจวัตรการจัดการเวลา ของคุณจะเป็นไปโดยอัตโนมัติ เพื่อให้ทุกอย่างเข้าที่และคุณบรรลุเป้าหมาย

• ใช้ซอฟต์แวร์จัดการเอกสาร เช่น SmallPDF

แหล่งที่มา

การจัดการเอกสาร ด้วยตนเองทำให้เสียเวลาและพลังงานโดยเปล่าประโยชน์ ทำให้คุณพลาดกำหนดเวลาอย่างไรก็ตาม ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารเช่น SmallPDF ช่วยแก้ปัญหาได้ ด้วยเครื่องมือนี้ คุณสามารถแปลง PDF เป็นเอกสาร Word ที่แก้ไขได้ ผสาน แก้ไข บีบอัด และเอกสาร eSign PDF

SmallPDF มีเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับการเริ่มต้น จัดการ และทำงานให้เสร็จด้วยเอกสารดิจิทัล คุณสามารถไฮไลท์และเพิ่มข้อความ คำอธิบายประกอบด้วยมือเปล่า รูปร่าง และรูปภาพด้วยซอฟต์แวร์ สิ่งนี้ช่วยให้คุณประหยัดเวลาได้มากและช่วยให้คุณโฟกัสกับงานที่สำคัญกว่าได้

• ใช้ประโยชน์จากซอฟต์แวร์ติดตามเวลา

เมื่อคุณจัดการงานหลาย ๆ อย่าง คุณจะเสียเวลาได้ง่าย ซอฟต์แวร์ติดตามเวลาหยุด สิ่งนี้ไม่ให้เกิดขึ้นช่วยให้คุณทำงานให้สำเร็จภายในกรอบเวลาที่กำหนดโดยไม่กระทบต่อมาตรฐานการทำงานของคุณ คุณสามารถใช้เป็นรายบุคคลหรือเป็นทีม นำไปสู่การปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน

• ฝึกเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์

เมื่อคุณมีโปรเจกต์และงานหลายชิ้น คุณจะรู้สึกหนักใจและเสียสมาธิได้ คุณเพียงแค่ยุ่งทุกอย่างเข้าด้วยกันและเริ่มทำงาน ในท้ายที่สุด คุณอาจพบว่าคุณได้ละทิ้งงานที่สำคัญที่สุดและพลาดกำหนดเวลา เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ช่วยให้คุณพ้นจากความทุกข์ยากนี้ ช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญของงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

นี่คือวิธีการทำงาน คุณแบ่งงานของคุณตามความสำคัญและมุ่งเน้น เพิกเฉย และกำจัดตามนั้น งานแบ่งออกเป็นส่วนต่อไปนี้:

• เร่งด่วนและสำคัญ
• สำคัญและไม่เร่งด่วน
• เร่งด่วนและไม่สำคัญ
• ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน

ด้วยการแบ่งส่วนนี้ คุณสามารถทำงานที่สำคัญที่สุดให้ลุล่วงและตรงตามกำหนดเวลา

• ใช้เทคนิค Pomodoro

การทำงานหนักหมายถึงการทำงานเป็นเวลานานและเหนื่อยหน่าย การทำงานอย่างชาญฉลาดหมายถึงการทำงานในช่วงเวลาสั้น ๆ และหยุดพักเป็นระยะ ในท้ายที่สุด คุณจะบรรลุเป้าหมายและบรรลุตามกำหนดเวลาโดยไม่มีความเหนื่อยหน่าย นี่คือสิ่งที่เทคนิค Pomodoro เสนอ

หลังจากจัดลำดับความสำคัญของงานแล้ว ให้เริ่มงานแรกและทำงานนั้นติดต่อกันเป็นเวลา 25 นาที เมื่อเวลาผ่านไป ให้พัก 5 นาทีเพื่อยืดเส้นยืดสายและผ่อนคลาย ทำเช่นนี้ประมาณสี่ครั้งก่อนที่จะพักนานขึ้นเป็นเวลา 30 นาที ซอฟต์แวร์ติดตามเวลาที่กล่าวถึงก่อนหน้านี้มีประโยชน์ที่นี่ คุณจะพบว่าคุณจะประสบความสำเร็จมากขึ้นและสดชื่นมากขึ้น

• ใช้ประโยชน์จากวิธีภูเขาน้ำแข็ง

แนวคิดภูเขาน้ำแข็งเกี่ยวข้องกับการรวบรวมทรัพยากรที่สำคัญและหมายเหตุสำหรับใช้ในอนาคต เมื่อคุณทำเช่นนี้ คุณมีที่เก็บทรัพยากร ที่พร้อมใช้งานเมื่อคุณต้องการวิธีนี้จะช่วยคุณประหยัดเวลาในการค้นคว้า

นี่คือวิธีที่คุณสามารถใช้วิธีนี้ได้

• เรียงบทความเกี่ยวกับงาน อีเมล วิดีโอ บันทึก ฯลฯ
• ติดแท็กและจัดเรียงอย่างเหมาะสม
• เก็บไว้
• ปรึกษาพวกเขาทุกครั้งที่มีงาน

5 ข้อดีของการอยู่ก่อนกำหนด

นอกเหนือจากการไม่ทำลายชื่อเสียงและตกงานแล้ว ต่อไปนี้คือประโยชน์อื่นๆ ของการทำตามกำหนดเวลาและอยู่ก่อนกำหนด

• ปรับปรุงโฟกัส

เคล็ดลับการบริหารเวลา ที่คุณฝึกฝนมาจะช่วยเพิ่มพลังแห่งสมาธิของคุณคุณจะสามารถโฟกัสกับงานและทำมันให้สำเร็จก่อนที่จะเริ่มงานอื่น สิ่งนี้จะ ช่วยเพิ่มผลผลิตและคุณภาพงานของคุณ

• ความเชี่ยวชาญในการจัดลำดับความสำคัญ

การจัดลำดับความสำคัญเป็นสิ่งสำคัญของการบริหารเวลา เมื่อคุณทำให้เป็นนิสัย คุณจะทำสิ่งที่ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสมและได้ผลลัพธ์ที่ถูกต้อง คุณจะกำจัดงานที่ไม่จำเป็นและธรรมดาออกจากตารางเวลาของคุณ และใช้เวลาของคุณอย่างมีประสิทธิผลมากขึ้น

• เพิ่มผลผลิต

เมื่อคุณใช้เคล็ดลับที่ระบุไว้ข้างต้นในงานของคุณ คุณจะเห็นประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้น คุณทำสำเร็จได้มากขึ้นโดยใช้เวลาน้อยลง และคุณภาพงานของคุณดีขึ้น

• เพิ่มความน่าเชื่อถือ

การทำตามกำหนดเวลาจะเพิ่มความไว้วางใจที่ผู้บังคับบัญชามีต่อคุณ พวกเขาสามารถพึ่งพาคุณในการส่งมอบงานของคุณในเวลาที่เหมาะสมโดยไม่ลดทอนคุณภาพ สิ่งนี้จะเพิ่มความรับผิดชอบของคุณและในที่สุดค่าตอบแทน

• ลดความเครียด

แรงกดดันจากกำหนดเวลาที่ไม่ตรงกันนำไปสู่ความเครียด เมื่อคุณมีงานค้างอยู่ในจานมากมาย ระดับความเครียดของคุณจะพุ่งสูงขึ้น ส่งผลต่อสุขภาพและประสิทธิภาพการทำงานของคุณ การทำตามกำหนดเวลาของคุณช่วยขจัดความเครียดนี้ คุณรู้สึกสดชื่นและไม่ต้องกดดันในการจัดส่งเพราะคุณมีระบบการจัดการเวลาทำงาน

อยู่เหนือเกมของคุณด้วยเคล็ดลับการบริหารเวลาที่ได้รับการพิสูจน์แล้ว

ผู้ที่อยู่ก่อนกำหนดคือทรัพย์สิน พวกเขาไม่เพียงแต่ทำงานให้เสร็จ แต่ยังแสดงให้นายจ้างเห็นว่าพวกเขาจริงจังกับงานและจะทำทุกอย่างเพื่อให้บรรลุเป้าหมายขององค์กร คนเหล่านี้มีความตั้งใจเกี่ยวกับกำหนดเวลาและมุ่งมั่นที่จะมีระบบการจัดการเวลาทำงาน

แม้ว่าปัจจัยบางอย่างที่ก่อให้เกิดกำหนดเวลาที่ไม่เป็นไปตามกำหนดจะอยู่นอกเหนือการควบคุม แต่ปัจจัยเหล่านั้นจะควบคุมปัจจัยที่ควบคุมได้ ในท้ายที่สุด สิ่งเหล่านี้จะเพิ่มผลผลิต เพิ่มความน่าเชื่อถือ สร้างชื่อเสียงในเชิงบวก และกลายเป็นสมบัติล้ำค่าของบริษัท

This content has been Digiproved © 2023 Tribulant Software