องค์ประกอบสำคัญของฟังก์ชันระบบสารสนเทศทางการบัญชี (พร้อมตัวอย่าง)

การจัดการด้านการเงินเป็นหนึ่งในงานที่ท้าทายที่สุดที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจ ทุกธุรกิจโดยไม่คำนึงถึงขนาดต้องการการไหลของข้อมูลทางการเงินและการบัญชีที่ถูกต้องในหลายช่องทาง นั่นคือเหตุผลที่คุณต้องมีกระบวนการรวบรวม จัดเก็บ และประมวลผลข้อมูลเหล่านี้อย่างเป็นระบบและเป็นอัตโนมัติเพื่อสร้างรายงานสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย นี่คือเวลาที่ระบบสารสนเทศทางบัญชีมีความสำคัญต่อธุรกิจในปัจจุบัน

นั่นเป็นเพียงเพราะมันช่วยให้ธุรกิจต่างๆ ได้รับความมั่นใจในความถูกต้องสูงสุดในการรายงานทางการเงินและการเก็บบันทึกธุรกรรม ข้อมูลนี้พร้อมให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้องทุกเมื่อที่ต้องการ ดังนั้นระบบข้อมูลทางบัญชีจึงอำนวยความสะดวกในกระบวนการตัดสินใจของบริษัท

ในบทความนี้ เราจะเจาะลึกถึงหน้าที่ของระบบข้อมูลการบัญชี ก่อนหน้านั้น เรามาดูคำจำกัดความของระบบสารสนเทศทางการบัญชีกันอย่างรวดเร็วและองค์ประกอบที่สำคัญของระบบกันก่อน

ระบบข้อมูลบัญชีคืออะไร?

ระบบข้อมูลบัญชีที่รู้จักกันในชื่อ AIS หมายถึงเครื่องมือที่ธุรกิจใช้ในการติดตามการเงิน ธุรกรรม รายงาน และข้อมูลทางบัญชีอื่นๆ ช่วยให้ผู้มีอำนาจตัดสินใจเข้าใจสุขภาพโดยรวมของบริษัทและดำเนินการตามนั้น

AIS ที่มีโครงสร้างที่ดีจะรวบรวม จัดเก็บ และประมวลผลข้อมูลเพื่อสร้างรายงานทางการเงินที่เข้าใจได้ นักบัญชี ผู้จัดการ เจ้าหน้าที่การเงิน นักวิเคราะห์ธุรกิจ หน่วยงานด้านภาษี และหน่วยงานที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ สามารถติดตามกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการบัญชีทั้งหมดจาก AIS ซอฟต์แวร์ AIS ที่มีความสามารถให้ข้อมูลที่ถูกต้องและทันเวลา และจำกัดการหมุนเวียนของข้อมูลที่ละเอียดอ่อนโดยใช้แนวทางปฏิบัติด้านความปลอดภัยที่เหมาะสมที่สุด

องค์ประกอบสำคัญของระบบสารสนเทศทางการบัญชี

ระบบสารสนเทศทางการบัญชีประกอบด้วยองค์ประกอบหลักเจ็ดประการ ส่วนประกอบเหล่านี้จะกล่าวถึงด้านล่างในส่วนต่อไปนี้

1. ชาวเอไอเอส

คนใช้ AIS ตกอยู่ภายใต้จุดนี้ ตั้งแต่ผู้บริหาร C-suite อย่าง CFO ไปจนถึงนักบัญชีและผู้จัดการ ใครก็ตามที่ใช้ระบบนี้ถือว่าเป็นคนของ AIS ตัวอย่างเช่น ผู้บริหารระดับสูงสามารถกำหนดเป้าหมายการขายให้กับพนักงานได้ แผนกที่เกี่ยวข้องจะได้รับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับเรื่องนี้ และพนักงานขายสามารถป้อนคำสั่งขายของตนไปยัง AIS ข้อมูลนี้ถูกส่งไปยังแผนกบัญชีและสร้างใบแจ้งหนี้

จากนั้นพนักงานคลังสินค้าจะประมวลผลคำสั่งซื้อเหล่านี้และจัดเตรียมการจัดส่ง ทีมสนับสนุนลูกค้าติดตามการจัดส่งและยังคงได้รับแจ้งเกี่ยวกับสถานะคำสั่งซื้อ ในระหว่างกระบวนการทั้งหมดนี้ เอไอเอสจะจัดการขั้นตอนทั้งหมดและสร้างรายงานการขายซึ่งประกอบด้วยสินค้าคงคลัง การส่งมอบ และต้นทุนการผลิต

ที่ปรึกษา นักวิเคราะห์ธุรกิจ และแผนกตรวจสอบสามารถเข้าถึงข้อมูลเหล่านี้เพื่อวิเคราะห์ต้นทุน รายได้ และผลกำไรทั้งหมด ในลักษณะนี้ AIS รวมผู้คนจำนวนมากในการดำเนินงาน

2. ขั้นตอนและคำแนะนำ

ระบบ AIS จำเป็นต้องปฏิบัติตามกฎกติกาในการรวบรวมและประมวลผลข้อมูล มิฉะนั้นจะมีความคลาดเคลื่อนและไม่สอดคล้องกัน วิธีการที่แม่นยำเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่ามีการไหลของข้อมูลที่เหมาะสม ทั้งวิธีการแบบแมนนวลและแบบอัตโนมัติเป็นส่วนสำคัญของขั้นตอนและคำแนะนำเหล่านี้

คุณต้องสร้างเอกสารที่เหมาะสมซึ่งอธิบายกระบวนการที่ระบบข้อมูลบัญชีของคุณปฏิบัติตาม ฝึกอบรมพนักงานของคุณให้ปฏิบัติตามขั้นตอน ดำเนินการฝึกอบรมซ้ำ ๆ เพื่อให้คุ้นเคยกับการปฏิบัติตามคำแนะนำอย่างละเอียด จากนั้นระบบข้อมูลบัญชีของคุณจะให้ผลลัพธ์ที่ถูกต้องสม่ำเสมอ

3. แหล่งข้อมูล

โดยปกติ ระบบข้อมูลทางบัญชีจะใช้ภาษาคิวรีที่มีโครงสร้างเป็น SQL เพื่อจัดการฐานข้อมูล ข้อมูลใด ๆ ที่มีผลกระทบต่อเรื่องเงินของ บริษัท ควรรวมอยู่ในฐานข้อมูล AIS โดยทั่วไปฐานข้อมูล AIS ประกอบด้วยข้อมูลประเภทต่อไปนี้

• ใบสั่งขาย
• ข้อมูลสินค้าคงคลัง
• บัญชีแยกประเภททั่วไป
• ใบสั่งซื้อ
• ใบแจ้งหนี้ธุรกรรม
• การวิเคราะห์และรายงาน
• ข้อมูลภาษี
• ข้อมูลเงินเดือน
• จับเวลาและอื่น ๆ

รักษาฐานข้อมูล AIS ของคุณให้ปราศจากความยุ่งเหยิงให้มากที่สุด หลีกเลี่ยงการจัดเก็บข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องกับการบัญชีการเงินของบริษัท ข้อมูลมากเกินไปอาจครอบงำคุณเมื่อเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็น

4. ฮาร์ดแวร์และอุปกรณ์

คุณจะต้องใช้อุปกรณ์อินพุตและเอาต์พุตจำนวนมากเพื่อให้ระบบข้อมูลบัญชีทำงานได้อย่างราบรื่น อุปกรณ์เหล่านี้และโครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีทั้งหมดจะต้องเข้ากันได้กับซอฟต์แวร์ AIS ที่คุณจะใช้ มิฉะนั้น คุณจะไม่ได้รับประสบการณ์ที่ราบรื่นในขณะที่ใช้ AIS สำหรับธุรกิจของคุณ

โครงสร้างพื้นฐานควรรวมถึงการสำรองข้อมูลสำหรับไฟฟ้าขัดข้องและไฟฟ้าดับ ความล้มเหลวของฮาร์ดแวร์ การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต และอุปกรณ์อื่นๆ ที่มีผลกระทบต่อ AIS นี่คือรายการอุปกรณ์อินพุตและเอาต์พุตบางส่วนที่อำนวยความสะดวกในกระบวนการของ AIS

1. คอมพิวเตอร์
2. คีย์บอร์ด
3. โมเด็ม/เราเตอร์
4. เครื่องสแกนบาร์โค้ด
5. จอภาพ
6. เครื่องพิมพ์
7. โปรเจ็คเตอร์
8. อุปกรณ์มือถือ
9. แหล่งจ่ายไฟสำรอง

5. ผู้ประมวลผลข้อมูล (ซอฟต์แวร์)

เมื่อคุณมีฮาร์ดแวร์และอุปกรณ์ทั้งหมดพร้อมแล้ว ก็ถึงเวลาที่จะรวมซอฟต์แวร์เข้ากับระบบของคุณ ซอฟต์แวร์นี้ประมวลผลข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดและโพสต์ลงในบัญชีแยกประเภท รายงาน และวารสาร และทำให้พร้อมใช้งาน ผู้มีอำนาจตัดสินใจสามารถวิเคราะห์ผลลัพธ์และตัดสินใจตามข้อมูลนั้นได้

6. การจัดเก็บข้อมูล

ผู้ประมวลผลข้อมูลหรือซอฟต์แวร์ไม่มีที่จัดเก็บข้อมูลทางกายภาพที่สามารถจัดเก็บข้อมูลได้ โดยปกติจะขึ้นอยู่กับเซิร์ฟเวอร์หรืออุปกรณ์จัดเก็บข้อมูล เช่น ฮาร์ดไดรฟ์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลที่ปลอดภัยซึ่งเข้าถึงได้ง่ายเฉพาะผู้ที่มีอำนาจเท่านั้น

7. ความปลอดภัย

ข้อมูลที่สร้างโดย AIS เกือบทั้งหมดเป็นข้อมูลที่เป็นความลับ คุณต้องมีการควบคุมภายในสำหรับการหมุนเวียนของข้อมูลที่ละเอียดอ่อนเหล่านี้ การวัดความปลอดภัยอาจมีตั้งแต่รหัสผ่านที่เป็นตัวเลขอย่างง่ายไปจนถึงการระบุไบโอเมตริกซ์ที่ซับซ้อน เช่น ลายนิ้วมือ เสียง การจดจำใบหน้า และการสแกนเรตินา

ระบบข้อมูลการบัญชีชั้นยอดสามารถป้องกันการละเมิดข้อมูลและปกป้องข้อมูลของคุณจากคอมพิวเตอร์ที่ไม่ได้รับอนุญาต AIS ของคุณควรอนุญาตให้บุคคลที่ได้รับอนุญาตอย่างเหมาะสมในการเข้าถึงฐานข้อมูล เพราะมักจะมีข้อมูลที่เป็นความลับของทั้งบริษัทและลูกค้า ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนบางส่วนมีดังนี้

• ข้อมูลเงินเดือน
• ข้อมูลส่วนตัว
• หมายเลขประกันสังคม
• ข้อมูลทางการเงินของบริษัท
• ข้อมูลลูกค้า
• หมายเลขบัตรเครดิต
• ข้อมูลทางการเงินของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆ

คุณต้องมีแผนฉุกเฉินเพื่อบันทึกข้อมูลของคุณจากภัยธรรมชาติ ไฟกระชากโดยไม่คาดคิด ไวรัสคอมพิวเตอร์ และภัยคุกคามอื่นๆ ที่อาจทำให้คุณสูญเสียข้อมูล

ฟังก์ชั่นระบบสารสนเทศทางการบัญชี

AIS ที่เชี่ยวชาญช่วยให้แน่ใจว่าข้อมูลทางการเงินทั้งหมดของบริษัทของคุณถูกบันทึกในระบบด้วยความถูกต้องและเป็นความลับสูงสุด นอกจากนี้ยังช่วยให้พนักงานที่เกี่ยวข้องสามารถเข้าถึงและดึงข้อมูลที่สำคัญเหล่านี้เมื่อจำเป็น ฟังก์ชันทั้งหมดของระบบข้อมูลทางบัญชีได้แบ่งออกเป็นส่วนๆ ด้านล่าง

1. รวบรวมและประมวลผลข้อมูล

ในขั้นตอนนี้ ระบบข้อมูลทางบัญชีจะรวบรวมข้อมูลจากการขายเงินสดและการซื้อเงินสด ลูกหนี้ เจ้าหนี้ เงินเดือน ใบแจ้งหนี้ และอื่นๆ ระบบคอมพิวเตอร์จะประมวลผลข้อมูลทั้งหมดของเดบิตและเครดิต แล้วแปลงเป็นข้อมูลที่มีความหมาย

2. สร้างรายงานสำหรับผู้บริหาร

บุคลากรจากฝ่ายบริหาร เช่น ผู้จัดการฝ่ายขาย ผู้จัดการฝ่ายผลิต นักวิเคราะห์ทางการเงิน และหัวหน้าแผนกอื่นๆ สามารถตัดสินใจได้โดยอิงจากรายงานที่สร้างโดย AIS พวกเขาสามารถวิเคราะห์ประสิทธิภาพทางการเงินของ บริษัท และตำแหน่งปัจจุบันได้ ดังนั้น พวกเขาสามารถกำหนดเป้าหมายทางธุรกิจที่บรรลุได้ซึ่งสอดคล้องกับทรัพยากรที่มีอยู่

3. เชื่อมต่อหลายแผนก

AIS สามารถสร้างแดชบอร์ดร่วมกันสำหรับหลายแผนกที่สัมพันธ์กัน ตัวอย่างเช่น ฝ่ายขายสามารถอัปโหลดงบประมาณการขายให้กับทีมสินค้าคงคลังได้ จากนั้นพวกเขาสามารถทำตามขั้นตอนเพื่อสต็อกสินค้าหรือซื้อวัสดุ จากนั้นแผนกที่เกี่ยวข้องจะสร้างใบแจ้งหนี้ ข้อมูลนี้จะใช้ได้กับทุกแผนกที่ต้องการ

4. ควบคุมการไหลเวียนของข้อมูล

ระบบข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวข้องกับข้อมูลที่ละเอียดอ่อนของลูกค้า ผู้ขาย ซัพพลายเออร์ และตัวบริษัทเอง คุณสามารถควบคุมระดับการหมุนเวียนข้อมูลด้วย AIS ช่วยให้เจ้าของธุรกิจกำหนดได้ว่าใครสามารถเข้าถึงข้อมูลทางการเงินของบริษัทได้บ้าง คุณจะได้รับการควบคุมภายในอย่างสมบูรณ์สำหรับข้อมูลที่มีอยู่ใน AIS

5. ตรวจจับกิจกรรมฉ้อโกง

เนื่องจาก AIS ติดตามธุรกรรมทางการเงินทั้งหมดของบริษัท คุณจึงสามารถตรวจจับกระแสเงินที่ไม่ได้รับอนุญาตและผิดธรรมชาติได้อย่างง่ายดาย ซึ่งช่วยให้ธุรกิจสามารถตรวจสอบความคลาดเคลื่อนที่ได้ก่อนที่จะสายเกินไป คุณสามารถประหยัดเงินได้หลายล้านเหรียญโดยการลงทุนในระบบข้อมูลการบัญชีที่มีคุณภาพ

ข้อดีของระบบสารสนเทศทางการบัญชี

เราได้สรุปข้อดีของการใช้ระบบข้อมูลทางบัญชีไว้ในส่วนนี้เพื่อช่วยเหลือคุณ

1. กระบวนการทำงานอัตโนมัติและคล่องตัว
2. การรวบรวมและจัดเก็บข้อมูลทางการเงินอย่างมีประสิทธิภาพ
3. ข้อมูลที่ชาญฉลาดเพื่อใช้ในการตัดสินใจ
4. การควบคุมภายในของข้อมูลการบัญชีทั้งหมด
5. การสื่อสารที่ดีขึ้นระหว่างทีมที่เชื่อมต่อถึงกัน
6. ปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า
7. ป้องกันการสูญหายของข้อมูลที่ละเอียดอ่อน

3 ตัวอย่างระบบสารสนเทศทางการบัญชีที่ใช้งานได้จริง

เมื่อคุณทราบองค์ประกอบและหน้าที่ของระบบข้อมูลการบัญชีแล้ว มาพัฒนาความเข้าใจที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้นโดยเชื่อมโยงการเรียนรู้ของคุณกับสถานการณ์ในชีวิตจริง เราได้รวบรวมตัวอย่างที่ใช้งานได้จริงสามตัวอย่างไว้ที่นี่เพื่อช่วยให้คุณเข้าใจถึงประโยชน์ของ AIS

• สำหรับผู้จัดจำหน่าย: ผู้ จัดจำหน่ายมักจะต้องพึ่งพาเงื่อนไขเครดิตเป็นอย่างมากเมื่อต้องติดต่อกับลูกค้าของตน นั่นเป็นเหตุผลที่พวกเขาต้องการข้อมูลที่แม่นยำเกี่ยวกับลูกหนี้ พนักงานหลายคนจากแผนกต่างๆ สามารถเข้าถึงรายงานที่ต้องชำระ เพื่อให้สามารถติดตามการชำระเงินที่ครบกำหนดและค้างชำระได้

• สำหรับบริษัทก่อสร้าง: บริษัท รับเหมาก่อสร้างดำเนินการหลายโครงการพร้อมกัน ระบบข้อมูลทางบัญชีช่วยติดตามต้นทุนและความคืบหน้าของโครงการ จัดทำรายงานเกี่ยวกับต้นทุนวัสดุที่ใช้ในแต่ละอาคาร ชั่วโมงการทำงานที่เหลืออยู่สำหรับคนงาน และอัตราความสำเร็จ นอกจากนี้ยังติดตามวงเงินสินเชื่อและวันที่ชำระเงินกู้

• สำหรับองค์กรไม่แสวงหาผลกำไร: องค์กรไม่แสวงหาผลกำไรจะจัดการด้านการเงินในรูปแบบที่ต่างไปจากเดิม พวกเขาติดตามผู้บริจาคที่ให้เงิน องค์กรเหล่านี้จำเป็นต้องส่งต่องบประจำปีของกองทุนไปยังผู้บริจาคด้วยการยื่นภาษี ข้อมูลเหล่านี้ยังนำเสนอต่อคณะกรรมการ ผู้บริจาคประจำ และรัฐบาลอีกด้วย

เลือกซอฟต์แวร์ ERP ที่เชื่อถือได้เพื่อใช้ประโยชน์สูงสุดจากฟังก์ชันระบบสารสนเทศทางการบัญชี

ขณะนี้ธุรกิจต่างๆ กำลังใช้ซอฟต์แวร์ที่ครอบคลุมทุกอย่างเพื่อจัดการการดำเนินงานทั้งหมดของตน เครื่องมือดังกล่าวเรียกว่า ERP- Enterprise Resource Planning Solutions ซอฟต์แวร์ ERP ทำงานอัตโนมัติและปรับปรุงแผนกทั้งหมดของบริษัท ทุกแง่มุมของธุรกิจได้รับการจัดการผ่านซอฟต์แวร์ ERP

ตั้งแต่การจัดการทรัพยากรบุคคลไปจนถึงการสร้างข้อมูลการขาย หรือจากความสัมพันธ์กับลูกค้าไปจนถึงการจัดการบัญชี เครื่องมือ ERP มีทุกอย่างที่จะทำให้บริษัทดำเนินการได้อย่างราบรื่นในเวลาเดียวกัน ระบบข้อมูลทางบัญชีเป็นเพียงส่วนเล็กๆ ของระบบ ERP ที่เต็มเปี่ยม ดังนั้น หากคุณได้รับโซลูชัน ERP ที่เชื่อถือได้สำหรับธุรกิจของคุณซึ่งมีโมดูลการบัญชีขั้นสูงที่สอดคล้องกับความต้องการของธุรกิจของคุณในการบรรลุเป้าหมายหลักทั้งหมด

ในเรื่องนี้ WP ERP เป็นตัวเลือกที่เหมาะสำหรับผู้ใช้ WordPress เป็นปลั๊กอินที่ยอดเยี่ยมที่ช่วยให้คุณสามารถรวมระบบข้อมูลการบัญชีที่สมบูรณ์ภายในซอฟต์แวร์ ERP ของคุณ มันมาพร้อมกับโมดูลการจัดการ HR, CR & การบัญชีแบบบูรณาการ แต่แยกกัน เพื่อตอบสนองความต้องการของธุรกิจที่กำลังเติบโตของคุณ

ยิ่งไปกว่านั้น มันมาพร้อมกับส่วนขยายที่จำเป็นมากกว่า 20+ รายการที่ทำให้กระบวนการจัดการธุรกิจของคุณราบรื่นกว่าที่คุณจะจินตนาการได้ และนั่นคือทั้งหมด ยิ่งไปกว่านั้น ยังช่วยให้คุณสามารถผสานรวมกับเครื่องมือการจัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งช่วยติดตามความคืบหน้าของโครงการทั้งหมด เพื่อให้คุณทำงานให้ลุล่วงได้อย่างเป็นระเบียบและเป็นระเบียบ

โพสต์นี้เขียนโดย Md. Tanvir Faisal ซึ่งเป็นนักเขียนเนื้อหาที่มีประสบการณ์มากกว่า 4 ปีในการเขียนเนื้อหา การเขียนข้อความโฆษณา การพิสูจน์อักษร และการแก้ไข เขาเน้นที่การเขียนเนื้อหาข้อมูลที่ดึงดูดความสนใจของโซเชียลมีเดียและเพิ่มการมองเห็นของเครื่องมือค้นหา จนถึงปัจจุบัน เขาได้ประสบความสำเร็จในการพัฒนาเนื้อหาที่เป็นประโยชน์สำหรับเว็บไซต์จำนวนมากในทุกรูปแบบ