AI ในการจัดการโครงการจะเปลี่ยนสถานการณ์การทำงานของผู้จัดการโครงการได้อย่างไร

เทคโนโลยีในการจัดการโครงการได้รับการพูดถึงอย่างร้อนแรงในช่วงสองสามทศวรรษที่ผ่านมา เมื่อเวลาผ่านไป แนวคิดในการใช้เทคโนโลยีในการจัดการงานโครงการในแต่ละวันได้รับการไตร่ตรอง นำไปใช้ และมักจะปฏิวัติกระบวนการทำงานของผู้จัดการโครงการ ดังนั้นจึงไม่หยุดที่จะพัฒนา

และทุกวันนี้ เรากำลังอยู่ในยุคของปัญญาประดิษฐ์ นิยายวิทยาศาสตร์จาก HG Wells ถึง Arthur C. Clarkes ที่เราอ่านมาหลายชั่วอายุคนกลายเป็นความจริงแม้ว่าจะเป็นไปในทางบวกก็ตาม และในแทบทุกด้านของสิ่งมีชีวิตดิจิทัลของเรา AI ก็พร้อมที่จะมีบทบาทที่มีประสิทธิภาพ และมันก็เคลื่อนไหวเร็วมาก

ใช่แล้ว AI ตั้งเป้าที่จะสร้างผลกระทบต่อการจัดการโครงการอยู่แล้วด้วย คำถามคือผู้จัดการโครงการสามารถใช้มันได้อย่างมีประสิทธิภาพเพียงใด ในบทความนี้ เราจะแสดงให้คุณเห็นถึงการใช้งานหลักๆ ของ AI ในการจัดการโครงการ เมื่ออ่านจบแล้ว คุณจะสามารถตัดสินใจได้ว่าจะใช้ AI ในการจัดการโครงการของคุณอย่างไรและได้ประโยชน์สูงสุดจากมัน

ปัญญาประดิษฐ์ในการจัดการโครงการ – ภาพรวม

AI กำลังเฟื่องฟู ตลาด AI ทั่วโลกมีจำนวนมหาศาลในขณะนี้ และในปัจจุบัน ตลาด AI มูลค่า 1 แสนล้านดอลลาร์คาดว่าจะเพิ่มขึ้น 20 เท่าภายในสิ้นปี 2573 หรือกล่าวอีกนัยหนึ่งคือเกือบ 2 ล้านล้านดอลลาร์ (สเตตัสต้า)

ดังนั้นจึงค่อนข้างชัดเจนว่าธุรกิจส่วนใหญ่ทั่วโลกวางแผนที่จะนำพลังของปัญญาประดิษฐ์มาใช้ในทศวรรษนี้และต่อๆ ไป เราเข้าใจแล้วว่าทำไมสิ่งนี้จึงต้องเป็นจริง หากคุณใช้ AI จะช่วยประหยัดเวลาและแรงกายของคุณได้มาก นอกจากนี้ยังช่วยปรับปรุงการตัดสินใจและขั้นตอนการทำงานโดยรวมของคุณ

ด้วยประสิทธิภาพที่คล้ายกัน การจัดการโครงการยังเข้ากันได้ดีกับปัญญาประดิษฐ์

เนื่องจากระบบอัตโนมัติกลายเป็นส่วนสำคัญของการจัดการโครงการ และกว่า 77% ของทีมโครงการที่มีประสิทธิภาพสูงกำลังใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการทั่วโลกอยู่แล้ว AI เป็นเพียงการเพิ่มพลังของมันไปอีกระดับเท่านั้น

ดังนั้น สถานการณ์ที่เราต้องคิดเพิ่มเติมก็คือ บทบาทของผู้จัดการโครงการกำลังจะเปลี่ยนไปในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจที่ขับเคลื่อนด้วย AI มีโอกาสแค่ไหน?

บทบาทของผู้จัดการโครงการในอุตสาหกรรมที่ขับเคลื่อนด้วย AI

ลองนึกภาพสิ่งนี้: คุณได้ติดตั้งซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่เปิดใช้งาน AI ในธุรกิจของคุณ ซิงค์กระบวนการทำงานและผู้คนทั้งหมดของคุณด้วยเครื่องมือ แล้วเกิดอะไรขึ้น?

คุณสามารถตรวจสอบประสิทธิภาพของสมาชิกในทีมแต่ละคน การอัปเดตของพวกเขา และความคืบหน้าของโครงการ ซอฟต์แวร์จะวิเคราะห์ข้อมูลที่รวบรวมและบอกคุณว่าเกิดอะไรขึ้น นอกจากนี้ยังแจ้งให้คุณทราบว่าควรปรับปรุงจุดใดบ้าง ดังนั้นทั้งหมดนี้เป็นหลักสูตรที่จะก้าวหน้ามากขึ้นในธรรมชาติ AI ยังสามารถช่วยคุณตัดสินใจในสถานการณ์ต่างๆ ติดตามกิจกรรมของสมาชิกในทีม แจ้งเตือนพวกเขาก่อนที่จะทำผิดพลาด และอื่น ๆ อีกมากมาย

ดังนั้น หากสิ่งเหล่านี้สามารถทำได้ด้วยซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่เปิดใช้งาน AI บทบาทของผู้จัดการโครงการในบริษัทของคุณควรเป็นอย่างไร

คำตอบนั้นง่าย AI จะทำให้งานของผู้จัดการโครงการมีสมาธิมากขึ้น เร็วขึ้น และช่วยให้เขา/เธอขยายกระบวนการทำงานและกิจกรรมของเขา/เธอในขอบเขตที่กว้างขึ้นของธุรกิจ

ตามการคาดการณ์ของ Harvard Business Review “ผู้จัดการโครงการจะใช้เวลาส่วนใหญ่ในการฝึกสอนและสนับสนุนทีม รักษาการสนทนาอย่างสม่ำเสมอกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญ และปลูกฝังวัฒนธรรมที่มีประสิทธิภาพสูง”

เป็นผลให้ผู้จัดการโครงการกำลังพยายามมากขึ้นเพื่อช่วยให้สมาชิกในทีมบรรลุเป้าหมาย และซอฟต์แวร์ที่ขับเคลื่อนด้วย AI จะดูแลเรื่องทางเทคนิคเล็กน้อยและเรื่องใหญ่ทั้งหมดในเวลาเดียวกันเหมือนเป็นผู้ช่วยชั้นยอด

อะไรคือการเปลี่ยนแปลงที่ AI จะนำมาสู่การจัดการโครงการ

การเปลี่ยนแปลงคือธรรมชาติ วิธีรับมือกับการเปลี่ยนแปลงคือสิ่งที่สำคัญที่สุด

ผู้จัดการโครงการชั้นนำทั่วโลกก็ให้ความสนใจและมีกลยุทธ์เช่นกันเมื่อคิดถึงการนำ AI ไปใช้ เป็นเวลาหลายปีแล้วที่พวกเขากำลังเตรียมตัวสำหรับช่วงเวลานี้ ใช้เทคโนโลยีใหม่ล่าสุดเพื่อเพิ่มศักยภาพและความเป็นไปได้

เราได้ค้นพบบางส่วนที่ได้รับการพูดถึงมากที่สุดเกี่ยวกับแง่มุมที่เปลี่ยนแปลงไปของการจัดการโครงการในยุคของปัญญาประดิษฐ์ ลองดูสิ -

1. ตัดสินใจได้ดีขึ้นด้วยการจัดลำดับความสำคัญและข้อมูลขนาดใหญ่

หนึ่งในปัญหาหลักเกี่ยวกับระบบอัตโนมัติที่ผู้จัดการโครงการเผชิญอยู่จนถึงตอนนี้คือการขาดการอ่านชุดข้อมูลที่เหมาะสมและวิเคราะห์ด้วยมาตรการที่เหมาะสม แม้ในสถานการณ์ปัจจุบัน เครื่องมือ AI ที่มีอยู่จะไม่สามารถเข้าใจได้อย่างสมบูรณ์

ในขณะที่การเลือกและจัดลำดับความสำคัญของข้อมูลเป็นกุญแจสำคัญในการวิเคราะห์ความเป็นไปได้ของโครงการเดียวหรือหลายโครงการ เนื่องจาก AI ได้รับการพัฒนาอย่างมากและมีแนวโน้มจะแข็งแกร่งขึ้นทุกวันนับจากนี้ไป มันจะมาชดเชยจุดอ่อนนั้น

ดังนั้น ผู้จัดการโครงการจะใช้ปัญญาประดิษฐ์เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ดังต่อไปนี้ –

ระบุลักษณะของชุดข้อมูล: หากมีความผิดปกติใดๆ ในข้อมูลโครงการ (งบประมาณ กำหนดการ สมาชิกในทีมที่ทำงานอยู่ เงินทุนของโครงการ ฯลฯ) AI สามารถตรวจจับสิ่งนั้นได้อย่างง่ายดาย และแนะนำมาตรการที่จำเป็นในการแก้ไขความผิดปกติ

การจัดเรียงโครงการที่พร้อมเปิดตัว: ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ขับเคลื่อนด้วย AI สามารถอ่านและวิเคราะห์ข้อมูลได้เร็วขึ้นและวัดผลด้วยวิธีที่ถูกต้อง จึงสามารถช่วยระบุโครงการที่พร้อมเปิดตัวได้ ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถเลือกโครงการที่เหมาะสมจากชุดที่เป็นไปได้โดยพิจารณาจากความเป็นไปได้ของความสำเร็จที่สูงขึ้น

การจัดการความเสี่ยงที่ดีขึ้น: เมื่อคุณรู้ว่าโครงการใดมีโอกาสประสบความสำเร็จมากกว่า คุณสามารถลดความเสี่ยงได้

การตัดสินใจที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลที่เข้มงวดมากขึ้น: คุณสามารถกำจัดอคติทั่วไปของมนุษย์ได้ในขณะที่ทำการตัดสินใจด้วย AI เนื่องจากคุณจะมีตรรกะที่จะขึ้นอยู่กับข้อมูลตามเวลาจริง

2. การสนับสนุนขั้นสูงสำหรับการจัดการงานโครงการวันต่อวันของคุณ

การใช้ AI ในการจัดการโครงการจะทำให้ผู้จัดการโครงการโล่งใจจากงานประจำวันหรืออุปสรรคด้านการบริหารเล็กน้อย ในขอบเขตสูงสุดที่เป็นไปได้ มีระบบอัตโนมัติอยู่แล้วเพื่อขับเคลื่อนงานเหล่านี้ด้วยกระบวนการที่ง่ายดาย แต่ด้วยการใช้ปัญญาประดิษฐ์ คุณสามารถทำให้สิ่งต่าง ๆ คล่องตัวและจัดการได้มากขึ้น

AI จะแสดงรายการงานที่ซ้ำซาก ซ้ำซาก หรืองานที่มีมูลค่าต่ำ และเปลี่ยนงานเหล่านั้นให้อยู่ในวงล้อของระบบอัตโนมัติเพื่อให้งานเหล่านั้นสำเร็จลุล่วงด้วยความแม่นยำ ตั้งแต่การติดตามกิจกรรมประจำวันทุกประเภท การเข้าร่วม และความคืบหน้าของทีมไปจนถึงการแก้ไขตั๋วสนับสนุน – AI จะอยู่ที่นั่นทุกที่

ตัวอย่างเช่น แนวคิดเกี่ยวกับ ผู้ช่วยดิจิทัล กำลังเฟื่องฟูหลังจากเครื่องมือ AI เช่น ChatGPT ปฏิวัติแนวคิดในการประมวลผลชุดข้อมูลขนาดใหญ่และสร้างการประเมินอย่างรวดเร็วในเวลาอันสั้น ผู้จัดการโครงการสามารถรับความช่วยเหลือมากมายจากเครื่องมือต่างๆ เช่น ChatGPT/GPT-4 และใช้งานผู้ช่วยเสมือนที่มีประสิทธิภาพ

Oracle เพิ่งประกาศเปิดตัวผู้ช่วยดิจิทัลที่สามารถให้ข้อมูลและสถิติล่าสุด และช่วยผู้ใช้อัปเดตเวลาและความคืบหน้าของงานโดยใช้คำสั่งเสียง ข้อความ หรือแชท

โดยรวมแล้ว เป้าหมายของ Super Digital Assistant คือการวิเคราะห์ประวัติการทำงานและข้อมูลการทำงานก่อนหน้านี้เพื่อแยกแยะข้อผิดพลาดและจุดแข็งและปรับปรุงเพิ่มเติม ตัดความเสี่ยงออกไปเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้น

สิ่งที่ยอดเยี่ยมอีกอย่างคือ แชทบอทที่ขับเคลื่อนด้วย AI แชทบอทที่พัฒนาอย่างต่อเนื่องช่วยให้ผู้จัดการโครงการลดความพยายามในการจัดการข้อสงสัยของลูกค้า การสนับสนุน และอื่นๆ อีกมากมายได้อย่างแน่นอน

3. คำจำกัดความ การวางแผน และการรายงานโครงการที่ดีขึ้นด้วยปัญญาประดิษฐ์

การบริหารความเสี่ยงของโครงการประกอบด้วยกระบวนการดังต่อไปนี้ –

• การระบุ
• การวิเคราะห์
• ตอบกลับ

ในวัฏจักรของโครงการ คุณต้องค้นหาสถานการณ์ (ระบุ) เข้าใจธรรมชาติ (ปัญหา การขาดความก้าวหน้า) และตอบสนอง (แก้ไข) ด้วยมาตรการและเวลาที่เหมาะสม นั่นคือวิธีที่คุณจะลดความเสี่ยงและจัดการโครงการของคุณให้ประสบความสำเร็จ

การจัดการความเสี่ยงเป็นหนึ่งในพื้นที่ที่มีการพัฒนามากที่สุดในระบบอัตโนมัติโครงการ ผู้จัดการโครงการและผู้นำธุรกิจได้รับสิทธิพิเศษเสมอในการใช้เครื่องมือใหม่ล่าสุดเพื่อจัดการความเสี่ยงและเอาชนะอุปสรรค

ในทำนองเดียวกัน ด้วยการปรับปรุงที่มาถึง AI ในการจัดการโครงการ มันจะช่วยให้ผู้จัดการสามารถกำหนดโครงการ วางแผนด้วยข้อมูลที่ถูกต้องมากขึ้น และรายงานโดยใช้เวลาน้อยลง ด้วยการวิเคราะห์ข้อมูลขนาดใหญ่ แมชชีนเลิร์นนิงขั้นสูง และความช่วยเหลือด้านดิจิทัลที่ทรงพลัง คุณจะได้รับสิ่งต่อไปนี้ -

• AI สามารถรวบรวมและประมวลผลเรื่องราวของผู้ใช้ และค้นหาปัญหา จุดบกพร่อง ความสม่ำเสมอ และความซับซ้อน AI ยังวิเคราะห์สิ่งเหล่านี้และอำนวยความสะดวกในการตัดสินใจในขณะที่กำหนดโครงการ วางแผน และรายงาน
• เครื่องมือ AI ทำให้ง่ายต่อการประเมินชุดข้อมูลขนาดใหญ่ จัดกำหนดการกระบวนการ ร่างแผน และแจ้งให้คุณทราบทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับความสำเร็จของโครงการ
• เมื่อฐานข้อมูลการจัดการโครงการที่ขับเคลื่อนด้วย AI ของคุณแข็งแกร่ง ก็จะสามารถสร้างรายงานอัตโนมัติพร้อมข้อมูลเรียลไทม์ และติดตามทุกสิ่งได้โดยออกแรงกายหรือแรงใจน้อยลง

ข้อได้เปรียบที่ดีที่สุดของรายงานที่สร้างโดย AI คือมีรายละเอียดดี แสดงสถานะโครงการที่ชัดเจน และช่วยคุณค้นหาจุดแข็งและจุดอ่อนของโครงการและทีมของคุณในเวลาเดียวกัน

4. มุ่งเน้นไปที่การทดสอบขั้นสูงและซอฟต์แวร์

ก่อนเปิดตัว การทดสอบโครงการมีความสำคัญด้วยเหตุผลหลายประการ ผู้จัดการโครงการจำเป็นต้องเข้าใจว่าโครงการในท่อพร้อมเพียงพอที่จะได้รับสัญญาณสีเขียวหรือไม่

แม้ว่าตอนนี้ มันค่อนข้างหายากสำหรับบริษัทที่จะดำเนินโครงการทดสอบและค้นหาศักยภาพ เมกะโปรเจกต์เพียงไม่กี่โครงการเท่านั้นที่ใช้โอกาสนี้ นอกจากนี้ยังต้องใช้งบประมาณและขอบเขตมาก ซึ่งบริษัทส่วนใหญ่อาจไม่สะดวก

อย่างไรก็ตาม ด้วยความก้าวหน้าของเทคโนโลยี AI เครื่องมือทดสอบโครงการจะมีให้ใช้งานมากขึ้นสำหรับบริษัทต่างๆ ในที่สุด นี่จะเป็นเทรนด์สำหรับผู้จัดการโครงการในการทดสอบโครงการก่อนที่จะเริ่มโครงการด้วยซอฟต์แวร์และเครื่องมือที่ขับเคลื่อนด้วย AI

การทดสอบจะช่วยให้ผู้จัดการโครงการเข้าใจต้นทุน จุดอ่อน จุดแข็ง และความเป็นไปได้ที่เป็นไปได้ กระบวนการทั้งหมดจะมีอิทธิพลต่อการตัดสินใจ การจัดทำงบประมาณ และการบริหารจัดการ

AI ในการบริหารโครงการจับมือกันเพื่ออนาคตที่ดีกว่า

AI มาที่นี่เพื่อขอความช่วยเหลือ อย่างน้อยที่สุดก็กำลังแสดงสัญญาณสีเขียว ปัญญาประดิษฐ์ช่วยให้การจัดการโครงการของคุณง่ายขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น แต่สิ่งสำคัญคือกระบวนการรับเลี้ยงบุตรบุญธรรม ถ้าคุณไม่พร้อม คุณต้องทนกับความบกพร่อง

ดังนั้น สิ่งใดที่คุณควรให้ความสำคัญเป็นอันดับแรกในตอนนี้ในโลกที่กำลังจะถูกปฏิวัติด้วยปัญญาประดิษฐ์ในไม่ช้า คำตอบนั้นง่าย – การเตรียมตัวและการฝึกฝนที่เหมาะสม

ประการแรก คุณต้องช่วยทีมของคุณในการเรียนรู้ AI วิธีการทำงานของข้อมูลขนาดใหญ่ และวิธีทำงานกับแมชชีนเลิร์นนิงและการวิเคราะห์ในวิธีที่ดีกว่า

สิ่งที่สองคือการแปลงข้อมูล หากคุณมีธุรกิจที่มีคลังข้อมูลแอนะล็อกหรือฐานข้อมูลดิจิทัลแต่เป็นฐานข้อมูลเก่า ก็ถึงเวลาแล้วที่จะต้องอัปเดต ลดภาระของข้อมูลที่ไม่จำเป็น และสร้างศูนย์ข้อมูลใหม่ทั้งหมด สิ่งนี้จะช่วยให้คุณและทีมของคุณเตรียมพร้อมอย่างแข็งแกร่งสำหรับการเริ่มต้นใหม่ของการจัดการโครงการในยุคของปัญญาประดิษฐ์

การเตรียมพร้อมและเปิดรับการเปลี่ยนแปลงเป็นขั้นตอนที่ฉลาดที่สุดที่คุณจะจินตนาการได้ในตอนนี้