เทมเพลตอีเมลนัดหมายที่ดีที่สุดที่คุณควรใช้

เมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการกำหนดเวลา ยืนยัน กำหนดเวลาใหม่ ยกเลิก หรือเพียงแค่เตือนผู้อื่นเกี่ยวกับการนัดหมายที่กำลังจะมาถึง คุณจะต้องส่งอีเมลการประชุมที่เหมาะสม เนื่องจากอีเมลทุกฉบับมีกฎการจัดรูปแบบและคำแนะนำ ดังนั้นคุณควรมีเทมเพลตอีเมลนัดหมายที่เข้าถึงได้ง่ายเพื่อใช้เมื่อสถานการณ์เรียกร้อง

บทความนี้จะให้คำแนะนำที่ดีที่สุดแก่คุณเกี่ยวกับวิธีเขียนอีเมลการนัดหมายที่สมบูรณ์แบบ รวมถึงให้เทมเพลตจำนวนหนึ่งที่อาจมีประโยชน์กับคุณ

รูปแบบอีเมลกำหนดการนัดหมาย

สำหรับการเรียกประชุมหรืออีเมลเตือนการนัดหมาย ความเรียบง่ายและเป็นทางการคือกุญแจสำคัญ

เริ่มต้นด้วยหัวเรื่องที่มีจุดประสงค์เสมอ เพื่อให้ผู้ที่ได้รับอีเมลของคุณทราบทันทีว่าเป็นเรื่องเกี่ยวกับอะไร

จากนั้นถ่ายทอดข้อความของคุณด้วยน้ำเสียงที่ตรงไปตรงมาและสุภาพ เพื่อจบอีเมลของคุณ ให้เพิ่มคำกระตุ้นการตัดสินใจและใส่รายละเอียดการติดต่อของคุณ พร้อมกับคำทักทายที่อบอุ่นและเป็นมืออาชีพ

หัวเรื่อง

บรรทัดหัวเรื่องมักถูกประเมินต่ำเกินไป แต่ก็เป็นหนึ่งในองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดในอีเมล จากที่กล่าวมา พวกเขาควรกระชับและให้ข้อมูลเสมอ

เมื่อเขียน อีเมลเรียกประชุม ให้ใช้หัวเรื่องง่ายๆ เช่น " คำขอประชุม " หรือ " คำขอนัดหมาย "

อีเมลเตือนความจำเป็น สิ่งสำคัญในการลดการไม่มาปรากฏตัว ในกรณีนี้ คุณสามารถเขียน “ การแจ้งเตือนการนัดหมายสำหรับ (วันที่/เวลา)” หรือ “ อีเมลยืนยันการนัดหมาย (วันที่/เวลา)”

อีเมลยืนยัน ที่สมบูรณ์แบบต้องมีหัวเรื่องที่ชัดเจน ตัวเลือกหนึ่งคือ “ ยืนยันการนัดหมาย (บริการ) วันที่ (วัน/เวลา)” คุณยังสามารถใช้ “ (วันที่/เวลา) ข้อความยืนยันการนัดหมาย”

ร่างกาย

เริ่มต้นอีเมลนัดหมายของคุณด้วยการทักทายที่สุภาพเสมอ เหมือนกับที่คุณใช้ในการสนทนาปกติ ความสุภาพเป็นสิ่งสำคัญยิ่งไม่ว่าคุณเขียนถึงลูกค้าที่มีศักยภาพ ลูกค้าใหม่ หรือธุรกิจอื่น

ใช้คำทักทายที่เป็นทางการ เช่น “ Dear ” ตามด้วยชื่อผู้รับ หากคุณต้องการอีเมลเรียกประชุมที่เป็นทางการน้อยกว่า ให้ขึ้นต้นด้วย " สวัสดี " หรือ " สวัสดี "

หากคุณกำลังส่ง อีเมลเรียกประชุม คุณควรแนะนำตัวเองสั้นๆ และอธิบายเหตุผลที่คุณติดต่อพวกเขา รวมรายละเอียดเกี่ยวกับวัน เวลา และสถานที่ประชุม

เนื่องจากตารางเวลาของคุณอาจไม่สอดคล้องกัน ให้เพิ่มตัวเลือกหลายๆ อย่างเพื่อให้บุคคลนั้นเลือกตามความสะดวก คุณสามารถใช้ตารางหรือสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยสำหรับสิ่งนี้

อีกกลยุทธ์หนึ่งคือการเสนอโอกาสให้ผู้รับแนะนำวันที่และสถานที่ที่เหมาะสมกับตารางเวลาของพวกเขา

หากคุณกำลังเขียน อีเมลยืนยัน คุณจะต้องใส่รายละเอียดการนัดหมายที่สำคัญที่สุดด้วย เพื่อให้ลูกค้า/ลูกค้า/คู่ค้าทางธุรกิจของคุณสามารถมีข้อมูลนี้พร้อมสำหรับพวกเขาในเวลาใดก็ตาม

สำหรับ อีเมลเตือนความจำ ให้ ใส่รายละเอียดการประชุมทั้งหมดและเน้นย้ำว่าผู้รับจะกำหนดเวลาใหม่/ยกเลิกการนัดหมายได้อย่างไรและเมื่อใด

สรุปอีเมล

ไม่ว่าคุณจะเขียนอีเมลประเภทใด เป้าหมายของคุณคือการได้รับผลตอบรับเชิงบวก ดังนั้น คุณควรรวมตัวเลือกที่เป็นไปได้สำหรับผู้รับอีเมลเพื่อติดต่อคุณ อย่างน้อยที่สุด ให้ใส่หมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจและอีเมลที่ทำงานของคุณ

นอกจากนี้ขอให้ตอบกลับหรือยืนยันการนัดหมาย การทำเช่นนี้จะเพิ่มโอกาสในการประสบความสำเร็จ

จากนั้นคุณสามารถสรุปข้อความของคุณด้วยการทักทายอย่างจริงใจและออกจากระบบ

เทมเพลตอีเมลนัดหมายที่คุณสามารถใช้ได้

• เทมเพลตอีเมลกำหนดการนัดหมาย
• เทมเพลตอีเมลแจ้งเตือนการนัดหมาย
• ยกเลิกหรือเปลี่ยนเทมเพลตอีเมลการนัดหมาย
• การตลาดและธุรกิจนำเสนอเทมเพลตอีเมล
• เทมเพลตอีเมลยืนยันการนัดหมาย
• เทมเพลตอีเมลติดตามผล

เทมเพลตอีเมลกำหนดการนัดหมาย

ตัวอย่างที่ 1:

เรียน นาย/นาง (ชื่อผู้รับ),

ฉันกำลังติดต่อคุณเพื่อจัดการประชุมเพื่อสำรวจโอกาสทางธุรกิจที่เป็นไปได้

ฉันต้องการพบใน (วัน / เวลา) ที่ (แนะนำสถานที่)

เวลาและสถานที่นี้เหมาะกับคุณไหม

หากต้องการเวลาและสถานที่อื่นโปรดแจ้งให้เราทราบ

ฉันรอคอยที่จะได้พบกับคุณ

ขอบคุณ,

(ชื่อของคุณ)

ตัวอย่างที่ 2:

สวัสดี (ชื่อผู้รับ)

ฉันต้องการนัดหมายกับคุณเพื่อ (กิจกรรมมืออาชีพของบุคคลนั้น)

ฉันเชื่อว่ามันจะเป็นโอกาสที่ดีในการเข้าหา (สิ่งที่คุณจะพูดคุยระหว่างการเยี่ยมชมของคุณ)

คุณสามารถค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมที่แนบมากับอีเมลนี้เพื่อให้คุณอ่านก่อนที่เราจะพบกัน

ขณะนี้ฉันว่างในวันและเวลาดังต่อไปนี้

(รวมวันที่และเวลาด้วย)

สิ่งเหล่านี้สะดวกสำหรับคุณหรือไม่?

ขอแสดงความนับถืออย่างสูง,

(ชื่อของคุณ)

ตัวอย่างที่ 3:

สวัสดี (ชื่อผู้รับ)

ฉันชื่อ(ชื่อคุณ). ฉันเขียนเพื่อนัดพบคุณเพื่อหารือเกี่ยวกับ (หัวเรื่อง)

การอภิปรายจะเปิดโอกาสให้เรา (รายละเอียดสิ่งที่คุณคาดหวังจากการประชุม)

ตอนนี้ฉันสามารถพบกันได้ตามวันและเวลาดังต่อไปนี้:

(รวมวันที่และเวลาด้วย)

เรายินดีที่จะไปยังสถานที่ของคุณ (หรือแนะนำทางเลือกอื่นที่เป็นไปได้)

โปรดยืนยันการรับอีเมลนี้และแจ้งให้เราทราบว่าวันใดดีที่สุดสำหรับคุณ เพื่อให้เราจองได้

หากท่านมีวันหรือเวลาอื่นในใจ โปรดส่งอีเมลมาหาเราที่ (รายละเอียดการติดต่อ)

ฉันหวังว่าจะได้รับการติดต่อจากคุณและพบกับคุณในไม่ช้า

(ชื่อของคุณ)

เทมเพลตอีเมลแจ้งเตือนการนัดหมาย

ตัวอย่างที่ 1:

เรียน นาย/นาง (ชื่อลูกค้า),

คุณได้รับอีเมลนี้จาก (ชื่อผู้ให้บริการ) เพื่อเป็นการเตือนถึงการนัดหมายของคุณที่ (เวลาและวันที่)

สำหรับการเปลี่ยนกำหนดการ โปรดตอบกลับอีเมลนี้หรือใช้หมายเลขโทรศัพท์ต่อไปนี้: (หมายเลขโทรศัพท์ของธุรกิจ)

การพลาดการนัดหมายโดยแจ้งล่วงหน้าน้อยกว่า 24 ชั่วโมงอาจมีค่าใช้จ่ายสูงถึงค่าธรรมเนียม (มูลค่า)

ขอแสดงความนับถืออย่างสูง,

(ชื่อและตำแหน่งของคุณที่บริษัท)

(ชื่อธุรกิจ)

(ที่อยู่ บริษัท)

ตัวอย่างที่ 2:

สวัสดี (ชื่อลูกค้า)

อีเมลนี้เป็นเพียงการแจ้งเตือนสั้นๆ เกี่ยวกับการนัดหมาย (ชื่อพนักงานหรือตำแหน่งงาน) ที่ (ที่อยู่) ถึง (คำอธิบายโดยย่อของเป้าหมายการเยี่ยมชม)

โปรดตรวจสอบ (การดำเนินการที่จำเป็นในการให้บริการ) ก่อนที่ (ชื่อพนักงานหรือตำแหน่งงาน) จะมาถึง

สำหรับการสอบถามและการเปลี่ยนแปลง โปรดติดต่อผู้ติดต่อต่อไปนี้: (หมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจและอีเมล)

ขอบคุณ แล้วพบกันเร็ว ๆ นี้!

(ชื่อและตำแหน่งของคุณที่บริษัท)

(ชื่อธุรกิจ)

(ที่อยู่ บริษัท)

ตัวอย่างที่ 3:

สวัสดี (ชื่อลูกค้า)

อีเมลนี้เป็นการเตือนที่เป็นมิตรเพื่อยืนยันการนัดหมายการประชุมของคุณใน (วันที่/เวลา)

เพื่อประกันการจองของคุณ โปรดตอบกลับอีเมลยืนยันนี้ หรือคุณสามารถโทรหา (ชื่อธุรกิจ) โทรศัพท์สำนักงาน:(หมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจ)

เรารอคอยที่จะพบคุณเร็ว ๆ นี้!

(ชื่อธุรกิจ)

(ที่อยู่ บริษัท)

(ติดต่อ)

หากต้องการแรงบันดาลใจเพิ่มเติม โปรดดูบทความนี้ที่เปิดเผยเทมเพลตการแจ้งเตือนการประชุมและเคล็ดลับการเขียนเพิ่มเติม

ยกเลิกหรือเปลี่ยนเทมเพลตอีเมลการนัดหมาย

ตัวอย่างที่ 1:

เรียน นาย/นาง (ชื่อผู้รับ),

เนื่องจากสถานการณ์ที่ไม่คาดคิด ฉันต้องยกเลิกการประชุมทางธุรกิจของเราสำหรับ (วัน/เวลาประชุม) ขออภัยที่แจ้งให้คุณทราบเมื่อใกล้ถึงกำหนดนัดหมายของเรา และสำหรับสิ่งกีดขวางที่อาจเกิดขึ้น

ฉันยินดีที่จะจัดตารางเวลาใหม่อีกครั้งที่อาจเหมาะกับเราทั้งคู่

ขอแสดงความนับถือ,

(ชื่อของคุณ)

ตัวอย่างที่ 2:

สวัสดี (ชื่อผู้รับ)

ขออภัย ฉันจะต้องจัดกำหนดการการประชุมของเราใหม่ โปรดใช้ลิงค์ต่อไปนี้เพื่อเลือกวัน/เวลาอื่นที่คุณสะดวก

(รวมลิงค์เว็บไซต์พร้อมตัวเลือกกำหนดเวลาใหม่)

ขอขอบคุณสำหรับความเข้าใจของคุณ

ขอแสดงความนับถือ,

(ชื่อของคุณ)

การตลาดและธุรกิจนำเสนอเทมเพลตอีเมล

ตัวอย่างที่ 1:

เรียน นาย/นาง (ชื่อลูกค้า),

ขอขอบคุณสำหรับคำถามของคุณเกี่ยวกับคำแนะนำผลิตภัณฑ์ ฉันพร้อมที่จะนัดหมายเพื่อหารือเกี่ยวกับคำถามทั้งหมดของคุณ

โปรดคลิกลิงก์นี้เพื่อกำหนดวัน/เวลา:

(รวมลิงค์กำหนดการ)

ขอแสดงความนับถือ

(ชื่อของคุณ)

(ชื่อธุรกิจ)

ตัวอย่างที่ 2:

สวัสดี (ชื่อลูกค้า)

ฉันหวังเป็นอย่างยิ่งว่าคุณพอใจกับผลิตภัณฑ์ของคุณ!

ที่ (ชื่อธุรกิจ) เราค้นหาวิธีใหม่ๆ เพื่อช่วยให้ลูกค้าของเราประสบความสำเร็จอย่างต่อเนื่อง

เรากำลังนำเสนอการอัปเกรดเป็นแผนปัจจุบันของคุณ ซึ่งฉันเชื่อว่าอาจตอบสนองความต้องการของคุณได้ดีกว่าแผนปัจจุบันที่คุณใช้อยู่ แจ้งให้เราทราบ เรายินดีที่จะส่งอีเมลข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเรื่องนี้ถึงคุณ

หากคุณต้องการนัดประชุมเพื่อหารือเกี่ยวกับข้อเสนอนี้ด้วยตนเอง โปรดคลิกลิงก์ต่อไปนี้

ฉันหวังว่าจะได้คุยกับคุณเร็วๆ นี้!

(ชื่อของคุณ)

(ติดต่อ)

ตัวอย่างที่ 3:

สวัสดี (ชื่อลูกค้า)

ขอบคุณที่ติดต่อเรา. เราตื่นเต้นที่จะพูดคุยกับคุณ!

คุณสามารถตั้งค่าการนัดหมายการสาธิตของคุณโดยคลิกที่ลิงค์นี้:

(รวมลิงค์เว็บไซต์).

เรารอคอยที่จะพูดคุยกับคุณในไม่ช้า

ขอให้มีวันที่สุดพิเศษ!

(ชื่อของคุณ)

(ชื่อ บริษัท)

เทมเพลตอีเมลยืนยันการนัดหมาย

ตัวอย่างที่ 1:

เรียน นาย/นาง (ชื่อลูกค้า),

ฉันกำลังส่งอีเมลยืนยันการนัดหมายที่กำลังจะมาถึงของคุณใน (วันที่/เวลา) กับ (ชื่อเจ้าหน้าที่)

อย่าลังเลที่จะติดต่อเราเพื่อสอบถามหรือแก้ไข

ขอแสดงความนับถือ,

(ชื่อของคุณ)

(ผู้ติดต่อของคุณ)

(ชื่อธุรกิจ)

ตัวอย่างที่ 2:

สวัสดี (ชื่อลูกค้า)

ข้อความนี้เป็นการเตือนถึงการนัดหมาย (บริการ) ของคุณกับ (ชื่อผู้ให้บริการ) ที่ (สถานที่) ในวันที่ (วันที่/เวลา)

การตอบกลับอีเมลนี้เป็นการยืนยันเวลาที่กำหนดของคุณ

ใช้ข้อมูลติดต่อต่อไปนี้ (หมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจ) หรืออีเมล (ที่อยู่อีเมล) สำหรับคำถามหรือการเปลี่ยนแปลง

ขอแสดงความนับถืออย่างสูง,

(ชื่อของคุณ)

(ชื่อธุรกิจ)

หากคุณต้องการเรียนรู้เพิ่มเติม โปรดดูคำแนะนำทีละขั้นตอนเกี่ยวกับวิธีเขียนอีเมลยืนยันการนัดหมายที่ยอดเยี่ยม

เทมเพลตอีเมลติดตามผล

ตัวอย่างที่ 1:

เรียน นาย/นาง (ชื่อผู้รับ),

ฉัน (ชื่อและตำแหน่งงานของคุณ) ที่ (ชื่อธุรกิจ) เหตุผลที่ฉันติดต่อคุณเพื่อติดตามการนัดหมายของเราและตอบคำถามใด ๆ ที่คุณอาจมี (หัวข้อที่กล่าวถึง)

ฉันพร้อมจัดการประชุมด่วนเพื่อหารือเกี่ยวกับแผนของคุณและสำรวจว่า (ชื่อธุรกิจ) สามารถสนับสนุนคุณได้อย่างไร

ขอแสดงความนับถือ,

(ชื่อของคุณ)

(ชื่อธุรกิจ)

ตัวอย่างที่ 2:

สวัสดี (ชื่อผู้รับ)

ฉันสนุกกับการสนทนาของเราในวันนี้ และอยากจะแนะนำการพูดคุยถึงเป้าหมาย (ชื่อธุรกิจ) ในการนัดหมายครั้งต่อไปของเรา

คุณสามารถเข้าถึงชั่วโมงว่างของฉันได้ที่ลิงค์ด้านล่างและจองวันและเวลาที่สะดวก

(รวมลิงค์เว็บไซต์).

โปรดส่งคำถามที่คุณมีไปยังที่อยู่อีเมลนี้ล่วงหน้า

ขอแสดงความนับถือ

(ชื่อของคุณ)

ดังนั้น เทมเพลตอีเมลนัดหมายที่ดีที่สุดสำหรับคุณคืออะไร?

บทความนี้แบ่งปัน 15 ตัวอย่างเทมเพลตอีเมลที่ไม่ซับซ้อนซึ่งคุณสามารถใช้สำหรับทุกความต้องการที่เกี่ยวข้องกับการนัดหมาย รวมถึงคำขอพิเศษและอีเมลติดตามผล

เรายอมรับว่าอีเมลกำหนดเวลาการนัดหมายอาจเป็นเรื่องที่น่ากลัวในตอนแรก แต่เมื่อคุณเข้าใจแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดแล้ว คุณจะเห็นว่าเหตุใดจึงมีคุณค่าสำหรับธุรกิจ

และสิ่งที่มีค่ายิ่งกว่าคือการทำให้กระบวนการส่งอีเมลนัดหมายเป็นไปโดยอัตโนมัติ

Amelia เป็นปลั๊กอินการจอง WordPress ที่ช่วยให้คุณดำเนินการแจ้งเตือนที่คุณส่งถึงลูกค้าและพนักงานของคุณโดยอัตโนมัติ ดังนั้นไม่ว่าจะเป็นอีเมลประเภทไหน Amelia จะจัดการให้คุณเอง

ดูว่าการตั้งค่าการแจ้งเตือนทางอีเมลนั้นง่ายเพียงใดและลองด้วยตัวคุณเอง: