ระบบอัตโนมัติในการจัดการโครงการสามารถช่วยให้ธุรกิจของคุณเติบโตเร็วขึ้นได้อย่างไร

ระบบอัตโนมัติในการจัดการโครงการกำลังได้รับประสิทธิภาพในระดับใหม่ล่าสุด

ธุรกิจทั่วโลกกำลังนำสิ่งนี้มาใช้ด้วยเหตุผลสองประการ หนึ่ง ระบบอัตโนมัติช่วยประหยัดเวลาของคุณได้มาก สอง ทำให้งานและกระบวนการดำเนินการของคุณคล่องตัว

ด้วยเหตุนี้ กว่า 90% ขององค์กรเชื่อว่าระบบอัตโนมัติมีความสำคัญต่อการเปลี่ยนแปลงทางธุรกิจ แม้ว่าจะมีเพียง 67% เท่านั้นที่สามารถดำเนินการได้สำเร็จ

ความเต็มใจอยู่ที่นั่น แต่อะไรทำให้ผู้จัดการโครงการต้องคิดทบทวนก่อนที่จะนำระบบอัตโนมัติมาใช้ คำตอบที่เป็นไปได้อยู่ที่การทำความเข้าใจสิ่งทั้งหมด

และเราพร้อมให้ความช่วยเหลือ ในบล็อกนี้ เราจะแสดงให้คุณเห็นว่าการจัดการโครงการอัตโนมัติคืออะไร ความสำคัญ และวิธีการนำมาใช้กับโครงการของคุณ รวมถึงคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญ

เริ่มจากคำจำกัดความก่อน -

ระบบอัตโนมัติในการจัดการโครงการคืออะไร

ระบบอัตโนมัติคือกระบวนการทำงานที่มนุษย์ป้อนข้อมูลให้เหลือน้อยที่สุดและมีการใช้เครื่องจักรอย่างกะทันหัน

นั่นหมายถึงระบบอัตโนมัติช่วยให้มนุษย์ลดภาระงานและทำงานให้สำเร็จโดยอัตโนมัติได้มากที่สุด แม้แต่กระบวนการอัตโนมัติที่สมบูรณ์ก็ต้องการคำแนะนำจากมนุษย์

ดังนั้น ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการอัตโนมัติจึงสามารถทำงานพื้นฐานของโครงการของคุณโดยอัตโนมัติ และทำงานตามคำสั่งล่วงหน้าของคุณ

ตัวอย่างเช่น หากคุณมีซอฟต์แวร์การจัดการโครงการอัตโนมัติ คุณสามารถตั้งค่ากระบวนการเพื่อตรวจสอบความคืบหน้าของงานเฉพาะของทีมได้

คุณสามารถดูได้ว่าใครกำลังทำอะไร และทีมของคุณมีความคืบหน้ามากน้อยเพียงใดในช่วงเวลาที่กำหนด เมื่อใดก็ตามที่งานย่อยเสร็จสิ้น ซอฟต์แวร์จะแจ้งให้คุณทราบหรือส่งข้อความอัปเดตถึงคุณด้วย

เป้าหมายของระบบอัตโนมัติในการจัดการโครงการคือการช่วยคุณประหยัดจากงานธุรการที่ซ้ำซาก และมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่มีค่ามากกว่าเพื่อปรับปรุงโครงการของคุณในฐานะผู้จัดการ

เหตุใดระบบอัตโนมัติจึงมีความสำคัญต่อการจัดการโครงการของคุณ

โครงการมีกำหนดเวลา งบประมาณ และชุดของเป้าหมายที่ทำได้ ผู้จัดการต้องทำทุกสิ่งในทางที่ถูกต้อง จัดเก็บสิ่งต่าง ๆ ให้เข้าที่อย่างราบรื่น และแจกจ่ายและแนวทางที่เหมาะสมเพื่อความสำเร็จ

หนึ่งในงานหลักของผู้จัดการโครงการคือการมอบหมายสมาชิกในทีมสำหรับงานย่อยต่างๆ และคอยติดตามความคืบหน้า แล้วแก้ไขปัญหาและปรับปรุงต่อไปจนกว่าจะบรรลุเป้าหมาย

ดังนั้นในกระบวนการที่เกิดขึ้นเองอัตโนมัตินี้ ระบบอัตโนมัติจะอยู่ที่ใด เปรียบเสมือนสะพานเชื่อมระหว่างผู้จัดการกับงานที่ง่ายกว่าแต่มีความสำคัญ เช่น การติดตามเวลา การจัดตารางเวลา การรายงาน การติดตามความคืบหน้า ฯลฯ

ดังนั้นเหตุผลหลักในการเลือกใช้ระบบอัตโนมัติในการจัดการโครงการคือ -

• ประหยัดเวลาสำหรับความท้าทายที่ใหญ่กว่าและประสบการณ์การจัดการโครงการที่คุ้มค่า
• การเปลี่ยนที่ดีขึ้นระหว่างขั้นตอนของเวิร์กโฟลว์
• ลดงานที่ต้องทำด้วยตนเองและความเป็นไปได้ของข้อผิดพลาดในงานง่ายๆ
• สร้างรายงานและสถานะความคืบหน้าได้อย่างแม่นยำ

มาดูสถานการณ์ที่อาจทำให้คุณนำระบบอัตโนมัติมาใช้ในโครงการของคุณ

เมื่อใดควรปรับระบบอัตโนมัติในการจัดการโครงการ

ก่อนที่คุณจะเลือกใช้ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติเพื่อจัดการโครงการของคุณ มีคำถามบางอย่างที่คุณต้องหาคำตอบ ตรวจสอบด้านล่าง -

• อะไรคืองานที่ต้องใช้ความพยายามซ้ำๆ จากสมาชิกในทีมของคุณ
• คุณได้ค้นพบงานที่ต้องใช้เวลาและใช้เวลามากที่สุดในโครงการของคุณแล้วหรือยัง
• กระบวนการทำงานของคุณได้รับการจัดทำเป็นเอกสารและจัดทำแผนที่อย่างดีหรือไม่
• หากกระบวนการจัดการโครงการของคุณไม่คล่องตัว วิธีแก้ไข

หลังจากที่คุณตอบคำถามเหล่านี้แล้ว คุณจะเข้าใจได้ง่ายว่าคุณต้องการระบบอัตโนมัติในการจัดการโครงการหรือไม่

บทบาทของซอฟต์แวร์อัตโนมัติไม่ได้แทนที่ความพยายามของมนุษย์จนถึงตอนนี้ มีจุดมุ่งหมายเพื่อเสริมสร้างความก้าวหน้าและลดภาระงานของคุณ

6 ประโยชน์ของการทำงานอัตโนมัติในซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ

ถ้าคุณใช้ระบบอัตโนมัติในการจัดการโครงการ คุณจะได้รับประโยชน์หลักอะไรบ้าง เราจัดการเรื่องนี้ให้คุณแล้ว ลองดูสิ -

1. เพิ่มผลผลิต

ระบบอัตโนมัติช่วยเพิ่มผลผลิตโดยรวมของคุณหรือไม่? เป็นคำถามทั่วไปที่คุณอาจต้องการถาม

คำตอบก็ง่ายเช่นกัน ใช่. เมื่อคุณใช้การทำงานอัตโนมัติ ชั่วโมงการทำงานของคุณจะมีประสิทธิภาพมากขึ้น คุณจะไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับงานที่กำหนดไว้ล่วงหน้าด้วยการดำเนินการอัตโนมัติ จนกว่าคุณจะตรวจสอบความคืบหน้า

เมื่อคุณมีซอฟต์แวร์การจัดการโครงการอัตโนมัติ คุณจะไม่ต้องการทรัพยากรเพิ่มเติมใดๆ กระบวนการจะคล่องตัวและคล่องตัวมากขึ้น และสมาชิกในทีมของคุณสามารถทำอะไรได้มากขึ้นในเวลาอันสั้น อีกทั้งยังมีเวลาสำหรับการทบทวนและชดเชยข้อผิดพลาด

2. ปิดภาระงานประจำของคุณ

สมมติว่าคุณต้องเคาะสมาชิกในทีมแต่ละคนเกี่ยวกับความคืบหน้าของงานทุกวัน แต่นี่จะเป็นงานประจำ น่าเบื่อ และใช้เวลานาน ระบบอัตโนมัติออกแบบมาเพื่อลดภาระงานที่น่าเบื่อเหล่านี้ให้กับคุณ

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการอัตโนมัติสามารถช่วยงานที่เกิดซ้ำและความยุ่งยากในการดูแลระบบได้อย่างดี บางส่วนของพวกเขาคือ -

• เตือนผู้คนเกี่ยวกับกำหนดเวลา
• ตรวจสอบความคืบหน้าของงาน
• การส่งรายงานโครงการไปยังสมาชิกที่ได้รับมอบหมาย เป็นต้น

การขนถ่ายงานประจำจะช่วยประหยัดเวลาและแรงงานของคุณได้มาก สิ่งนี้ช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น

3. การสื่อสารที่คล่องตัว

มากกว่า 30% ของโครงการล้มเหลวเนื่องจากการสื่อสารที่ไม่ดีในทีม หากคุณไม่สามารถสร้างโปรเจกต์การสื่อสารที่ต่อเนื่องได้ หลายๆ แง่มุมและความเป็นไปได้ของโปรเจกต์ของคุณจะไม่สามารถเกิดขึ้นจริงได้

ในกรณีนี้ ระบบอัตโนมัติในการจัดการโครงการน่าจะเป็นทางออกที่ดี หากคุณมีผู้จัดการโครงการอัตโนมัติ ซอฟต์แวร์ควรอนุญาตการสื่อสารภายในผ่านการแจ้งเตือน การส่งข้อความ การแสดงความคิดเห็น และบริการอีเมลอัตโนมัติ

ตัวอย่างเช่น หากคุณมี WP Project Manager แพลตฟอร์มนี้สามารถให้คุณส่งข้อความและการแจ้งเตือนอัตโนมัติทั่วทั้งทีม แชนเนล และโครงการได้อย่างง่ายดาย

4. สนับสนุนการบูรณาการ

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการอัตโนมัติส่วนใหญ่รองรับการผสานรวมของบุคคลที่สาม และคุณต้องการการผสานรวมเหล่านี้เพื่อช่วยให้โครงการของคุณบรรลุเป้าหมาย

นั่นหมายถึงระบบอัตโนมัติในการจัดการโครงการสามารถเปลี่ยนกระบวนการจัดการโครงการของคุณให้เป็นกลไกที่แข็งแกร่งของชุดเครื่องมือต่างๆ ที่ทำงานร่วมกันเพื่อความสำเร็จของคุณ

ผู้จัดการโครงการ WP รองรับการผสานรวมและโมดูลจำนวนมากเพื่อให้การจัดการโครงการของคุณง่ายขึ้น คุณสามารถใช้ตัวติดตามเวลา แผนภูมิ Gantt หรือตัวจัดการงานย่อยเพื่อทำให้กระบวนการของคุณเร็วขึ้น

5. ติดตามโครงการของคุณและทบทวนเพื่อตัดสินใจได้ดีขึ้น

เมื่องานและงานย่อยทั้งหมดของคุณถูกกระจาย ดำเนินการ และเสร็จสิ้นในที่เดียว การสร้างรายงานโดยละเอียดจะง่ายขึ้น ระบบอัตโนมัติช่วยประหยัดเวลาของคุณได้มากจากการสร้างแผ่นรายงานด้วยตนเอง ไม่ต้องพูดถึงกระบวนการวิเคราะห์

ดังนั้น คุณสามารถค้นหาได้อย่างง่ายดายว่าสมาชิกในทีมของคุณทำงานอย่างไร งานย่อยและโครงการบรรลุตามกำหนดเวลาหรือไม่ และวิเคราะห์รายงานการเติบโตเพื่อทำการตัดสินใจที่เป็นไปได้มากขึ้น

นอกจากนี้ คุณยังสามารถติดตามสมาชิกในทีมแต่ละคนและทุกคนว่าพวกเขากำลังทำอะไรอยู่ หากคุณพบปัญหาใด ๆ ก็จะสามารถแก้ปัญหานั้นได้ง่ายขึ้นและปรึกษากับสมาชิกในทีมของคุณตามกำหนดเวลาหรือในทันที

6. ปรับปรุงคุณภาพงานเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย

สุดท้าย แต่ไม่ท้ายสุด ระบบอัตโนมัติในการจัดการโครงการช่วยปรับปรุงคุณภาพของโครงการของคุณ เนื่องจากเมื่อคุณใช้ซอฟต์แวร์อัตโนมัติ ซอฟต์แวร์จะเข้าควบคุมงานย่อยทั้งหมดของคุณในที่เดียว รักษาความสม่ำเสมอ และให้การอัปเดตและรายงานโครงการพร้อมกัน

โดยรวมแล้ว คุณสามารถดูภาพรวมได้จากแดชบอร์ดของคุณและคิดเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการปรับปรุงเพิ่มเติม เมื่องานย่อยและงานประจำทั้งหมดของคุณได้รับการจัดการอย่างดีจากแพลตฟอร์มเดียวพร้อมการผสานรวมที่จำเป็น คุณสามารถปล่อยให้ตัวเองมีส่วนร่วมในงานที่มีความหมายมากขึ้น

นั่นทำให้คุณทำสิ่งต่างๆ ได้มากขึ้นอย่างมีประสิทธิภาพ และประสบความสำเร็จมากขึ้นในตอนท้ายของวัน การจัดการโครงการที่มีการควบคุมอย่างดีคือสิ่งที่คุณต้องการเพื่อบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจของคุณ

รับซอฟต์แวร์เพื่อใช้งานระบบอัตโนมัติในการจัดการโครงการ

ระบบอัตโนมัติเป็นเรื่องง่ายสำหรับการจัดการโครงการในแต่ละวันของคุณ หากคุณต้องการใช้เครื่องมือการจัดการโครงการเพื่อทำให้กระบวนการของคุณเป็นอัตโนมัติ คุณต้องพิจารณาสิ่งต่อไปนี้ –

• งบประมาณและขอบเขต: คุณต้องเลือกซอฟต์แวร์การจัดการโครงการอัตโนมัติที่มีคุณลักษณะที่เหมาะสมที่คุณต้องการ และยังเหมาะกับงบประมาณและขอบเขตของคุณอีกด้วย
• ส่วนต่อประสานกับผู้ใช้ที่ดี: UI ที่ดีเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อช่วยผู้ใช้ให้ได้มากที่สุด
• ตั้งเวลาและวางแผนงานได้ง่าย : การจัดการโครงการอัตโนมัติต้องการคุณสมบัติการมอบหมายงาน ตั้งเวลา และวางแผนอย่างง่าย
• ตัวจัดการงาน: คุณลักษณะเครื่องมืออัตโนมัติที่คุณต้องมีเพื่อสร้างงาน กำหนดสมาชิก เลือกวันครบกำหนด และติดตามความคืบหน้า
• การสื่อสาร: การสื่อสารในแอปเป็นสิ่งที่ยอดเยี่ยมสำหรับผู้จัดการโครงการอัตโนมัติ เป็นการเสริมสร้างกระบวนการสื่อสารให้ประสบความสำเร็จมากขึ้น
• การจัดการเอกสารและ การแชร์ไฟล์ : ระบบอัตโนมัติในการจัดการโครงการควรอนุญาตให้ผู้ใช้แนบไฟล์ที่ดาวน์โหลดได้ และส่งไฟล์ผ่านข้อความภายในทีม
• การสนับสนุนลูกค้าที่ยอดเยี่ยม: ซอฟต์แวร์มีแนวโน้มที่จะเกิดบั๊กและความผิดพลาดทางเทคนิค เครื่องมือที่เชื่อถือได้ต้องมีบริการสนับสนุนตลอด 24 ชั่วโมงทุกวันเพื่อแก้ปัญหาของคุณ

ดังนั้น คุณสามารถเลือกใช้ WP Project Manager Pro เนื่องจากมาพร้อมกับข้อดีและคลังแสงที่จำเป็นทั้งหมดที่คุณต้องการเพื่อให้บรรลุเป้าหมายโครงการของคุณ

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับระบบการจัดการโครงการอัตโนมัติ

ปิดขึ้น

การจัดการโครงการที่ดีที่สุดผสมผสานเทคโนโลยีและทักษะ กล่าวอีกนัยหนึ่ง เทคโนโลยีจะเพิ่มพูนทักษะของคุณเพื่อให้บรรลุเป้าหมายมากขึ้น

ดังนั้น ไม่ต้องสงสัยเลยว่าระบบอัตโนมัติในการจัดการโครงการคือสายของวันนี้เพื่อเพิ่มความสามารถในการจัดการธุรกิจของคุณ คำถามเดียวยังคงอยู่ คุณจะตัดสินใจได้ชัดเจนแค่ไหน?

เราเชื่อว่าตอนนี้คุณมีความเข้าใจเกี่ยวกับระบบอัตโนมัติในการจัดการโครงการแล้ว และมีความคิดที่ชัดเจนในการทำให้ระบบทำงานภายในโครงการของคุณ