7 เครื่องมือซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่ดีที่สุดที่ควรลองใช้

เอกสารมีบทบาทสำคัญในอายุขัยของทุกธุรกิจและการดำเนินงานในแต่ละวัน การจัดเก็บและปกป้องอย่างเหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง นี่คือจุดที่ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่ดีที่สุดบางตัวสามารถเข้ามามีบทบาทเพื่อช่วยให้คุณเข้าใจเวิร์กโฟลว์เอกสารของธุรกิจของคุณและทำให้แน่ใจว่าไม่มีอะไรสูญหายไปในกระบวนการ

ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร (DMS) คืออะไร?

ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารช่วยขจัดความยุ่งยากในการจัดเก็บไฟล์จริง และย้ายไฟล์ทั้งหมดไปยังคลาวด์แทน อาจเป็นเรื่องน่าหงุดหงิดที่จะใช้เวลาหลายชั่วโมงในการค้นหาเอกสารเพียงเพื่อจะได้รู้ว่าเอกสารนั้นไม่มีอยู่จริงในภายหลัง ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารช่วยให้คุณจัดระเบียบเอกสารดิจิทัลและบันทึกกระดาษได้อย่างง่ายดายและสะดวก

หากคุณไม่มีซอฟต์แวร์ดังกล่าวที่ทำงานให้กับคุณ อาจต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงหรือเป็นวันในการดึงเอกสารสำคัญ ซึ่งอาจเป็นปัญหาใหญ่สำหรับทั้งทีมของคุณ

ซอฟต์แวร์ที่ดีที่สุดจะทำให้งานรวดเร็วและราบรื่น มีตัวเลือกมากมายในตลาด และหากคุณกำลังมองหาซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่ดีที่สุด คู่มือนี้จะช่วยให้คุณตัดสินใจได้ดีที่สุดตามความต้องการของคุณ

วิธีเลือกซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่ดีที่สุดสำหรับคุณ

การเลือกซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของคุณเป็นเรื่องยาก คอยดูคุณสมบัติต่อไปนี้เสมอเมื่อเลือกตัวเลือกของคุณ

ซอฟต์แวร์จัดการเอกสารที่ดีที่สุดในปี 2022

ตอนนี้คุณรู้แล้วว่าคุณสมบัติใดบ้างที่คาดหวังจากซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่ดีที่สุด มาดูตัวเลือกที่ดีที่สุดกัน

1. Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint อาจเป็นหนึ่งในโซลูชันดังกล่าวที่เป็นที่รู้จักมากที่สุด และยังเป็นหนึ่งในระบบการจัดการเอกสารระดับองค์กรที่ครอบคลุมมากที่สุดในปัจจุบัน มีเครื่องมือที่เหมาะกับความต้องการของทุกธุรกิจ นอกเหนือจากความสามารถในการจัดการเอกสาร คุณสามารถใช้ SharePoint เพื่อทำหน้าที่เป็นอินทราเน็ต "อัจฉริยะ" ของธุรกิจของคุณได้ มีแอพที่พร้อมใช้งานสำหรับอุปกรณ์ทั้งหมด และคุณสมบัติการแบ่งปันที่ดีที่ให้การทำงานร่วมกันอย่างราบรื่น เมื่อใช้ OneDrive คุณยังสามารถซิงค์ไฟล์ของคุณระหว่างระบบคลาวด์และฮาร์ดไดรฟ์ในเครื่องได้

️ คุณสมบัติ:

• ติดตามกิจกรรม
• การจัดการปฏิทิน
• เทมเพลตที่ปรับแต่งได้
• การจัดการเอกสาร
• การซิงโครไนซ์ข้อมูล
• การแชร์ไฟล์
• เทมเพลตเอกสาร

ราคา:

• แผน 1: $5/ผู้ใช้/เดือน พร้อมพื้นที่เก็บข้อมูล 1TB
• แผน 2: $10/ผู้ใช้/เดือน
• Office 365 E3: $20/ผู้ใช้/เดือน

2. Bitrix24

Bitrix24 เป็นซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่มีผู้ใช้นับล้านทั่วโลก พร้อมใช้งานในองค์กรและในระบบคลาวด์ ซอฟต์แวร์นี้อนุญาตให้ซิงค์ไฟล์ เข้าถึงผ่านมือถือ การแชร์ไฟล์ ไดรฟ์ส่วนตัวและของบริษัท การแก้ไขผู้ใช้หลายคน การแก้ไขแบบออฟไลน์ และอื่นๆ มีให้ทดลองใช้ฟรี 30 วัน

️ คุณสมบัติที่สำคัญ:

• การควบคุมการเข้าถึง
• แดชบอร์ดกิจกรรมและการติดตาม
• การแจ้งเตือน/การแจ้งเตือน
• การสร้างและจัดเก็บเอกสาร
• การจัดการเอกสาร

ราคา :

• Cloud Basic: $39/เดือน
• มาตรฐาน: $79/เดือน
• มืออาชีพ: $159/เดือน
• ทดลองใช้งานฟรี 30 วัน

3. Rubex

Rubex โดย eFile Cabinet เป็นซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่นำเสนอพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์และโซลูชันการแชร์ไฟล์ที่มีประสิทธิภาพ จะช่วยให้ธุรกิจของคุณทำงานแบบไร้กระดาษและจัดการไฟล์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ Rubex เหมาะอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง และจะช่วยให้คุณสามารถแชร์เอกสารภายในองค์กรและตั้งค่าการเก็บรักษาเอกสารได้ มีคุณลักษณะการค้นหาที่ดี การสร้างเทมเพลต เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ และการแชร์ไฟล์

️ คุณสมบัติที่สำคัญ:

• ระบบ eFile Cabinet DM
• การแชร์ไฟล์อย่างปลอดภัย
• การรับรองความถูกต้องด้วยสองปัจจัย (2FA)
• การตั้งค่าความปลอดภัยที่กำหนดเอง
• เครื่องมือการปฏิบัติตามกฎระเบียบ
• การรวม Microsoft Office
• การเข้าถึงผ่านมือถือ
• ร่องรอยการตรวจสอบ
• เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ

ราคา:

• เริ่มต้น: $15/ผู้ใช้/เดือน สำหรับพื้นที่จัดเก็บ 25 GB
• ข้อดี: $30/ผู้ใช้/เดือน พร้อมพื้นที่เก็บข้อมูล 1 TB แต่จำกัดผู้ใช้ไม่เกินสามคน
• ธุรกิจ: $55/ผู้ใช้/เดือน และพื้นที่เก็บข้อมูล 5 TB

4. M-Files

M-Files เหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและขนาดใหญ่ในอุตสาหกรรมต่างๆ ซอฟต์แวร์ภายในองค์กรบนระบบคลาวด์ประกอบด้วยคุณสมบัติหลัก เช่น ความสามารถด้านลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ การจัดการสิทธิ์ เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ และการเข้าถึงแบบออฟไลน์ นอกจากนี้ยังมีเสิร์ชเอ็นจิ้นที่จะให้คุณค้นหาเอกสารได้อย่างง่ายดาย คุณยังสามารถค้นหาข้อความในเอกสารโดยใช้เครื่องมือนี้

️ คุณสมบัติที่สำคัญ:

• การควบคุมการเข้าถึง/การอนุญาต
• การติดตามการปฏิบัติตามข้อกำหนด
• ร่องรอยการตรวจสอบ
• เครื่องมือในการทำงานร่วมกัน
• เทมเพลตที่ปรับแต่งได้
• การจัดการเนื้อหา
• การจัดประเภทเอกสาร
• การจัดการสินทรัพย์ดิจิทัล
• การสร้างเอกสาร

ราคา:

• คุณต้องติดต่อ M-Files เพื่อขอราคาและเสนอให้ทดลองใช้งานฟรี

5. ลงชื่อเลย

SignNow นำเสนอโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ให้คุณลงชื่อ ส่ง และจัดการเอกสารบนอุปกรณ์ของคุณได้ มีความปลอดภัยสูงและใช้งานง่าย ช่วยให้คุณสามารถจัดกลุ่มเอกสารหลายชุดเป็นแพ็คเกจเดียว และส่งเอกสารหนึ่งฉบับไปยังหลาย ๆ คนในแต่ละครั้ง SignNow ยังมีเส้นทางการตรวจสอบและทำงานบนคลาวด์

️ คุณสมบัติที่สำคัญ:

• ร่องรอยการตรวจสอบ
• การจับลายเซ็นมือถือ
• เทมเพลตที่ปรับแต่งได้
• เตือนความจำ
• การวิเคราะห์เอกสาร
• ลงนามหลายฝ่าย
• ติดตามความคืบหน้าของงาน

ราคา:

• ธุรกิจ: $8/ผู้ใช้/เดือน (ชำระเป็นรายปี)
• Business Premium: $15/ผู้ใช้/เดือน (ชำระเป็นรายปี)
• มืออาชีพ: $30/ผู้ใช้/เดือน (ชำระเป็นรายปี)

6. MasterControl

MasterControl คือระบบการจัดการคุณภาพที่มีซอฟต์แวร์ควบคุมเอกสารซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของโซลูชัน สิ่งนี้จะทำให้กระบวนการที่ใช้กระดาษของคุณสิ้นสุดลง MasterControl มอบความยืดหยุ่นสูงและให้คุณนำระบบการจัดการเอกสารที่เหมาะกับธุรกิจของคุณไปใช้ ประกอบด้วยชุดโมดูล

️ คุณสมบัติที่สำคัญ:

• การกำหนดเส้นทางอัตโนมัติ
• ลายเซนต์อิเล็กทรอนิกส์
• การจัดการการปฏิบัติตามกฎระเบียบ
• การควบคุมการเข้าถึง
• การควบคุมเวอร์ชัน
• การเก็บรักษาเอกสาร
• การแปลงเอกสาร
• ลายเซนต์อิเล็กทรอนิกส์
• การแปลงประเภทไฟล์
• ค้นหาข้อความแบบเต็ม
• การเก็บเอกสาร
• การควบคุมเวอร์ชัน
• การควบคุมการเข้าถึง/การอนุญาต
• เอกสารเช็คอิน/เช็คเอาต์
• ร่องรอยการตรวจสอบ

ราคา:

• ติดต่อ MasterControl เพื่อสอบถามราคา

7. DocuWare

DocuWare เป็นซอฟต์แวร์ที่ทรงพลังมากที่ช่วยกำหนดเส้นทางเอกสารของคุณและชี้ไปยังเวิร์กโฟลว์ที่ถูกต้อง คุณสามารถติดตามงานที่ค้างอยู่และดึงข้อมูลขึ้นมาได้ในทันที รองรับธุรกิจทุกขนาดและให้บริการใน 18 ภาษา DocuWare รองรับการใช้งานภายในองค์กรและระบบคลาวด์ โดยมีคุณสมบัติต่างๆ เช่น การควบคุมการเข้าถึง การค้นหาข้อความ การจัดการเอกสาร ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ การกู้คืนไฟล์ และอื่นๆ

️ คุณสมบัติที่สำคัญ:

• การควบคุมการเข้าถึง/การอนุญาต
• การเก็บถาวรและการเก็บรักษา
• เครื่องมือในการทำงานร่วมกัน
• เทมเพลตที่ปรับแต่งได้
• การจัดประเภทและการจัดการเอกสาร
• ลายเซนต์อิเล็กทรอนิกส์
• แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์
• ค้นหาข้อความแบบเต็ม
• การกู้คืนไฟล์

ราคา:

ติดต่อ DocuWare เพื่อสอบถามราคา; มีให้ทดลองใช้ฟรี

บทสรุปของซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่ดีที่สุด

โซลูชันบางอย่างในรายการนี้มีจุดสนใจสำหรับองค์กรมากกว่า (เช่น M-Files) ในขณะที่โซลูชันอื่นๆ เข้าถึงได้ง่ายมาก และสามารถเริ่มต้นได้อย่างรวดเร็วและราคาถูก (เช่น SignNow) จากนั้นมี Microsoft SharePoint ซึ่งเป็นมาตรฐานทองคำในตลาดมาระยะหนึ่งแล้ว

แจ้งให้เราทราบว่าคุณคิดอย่างไรกับเครื่องมือซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่ดีที่สุดเหล่านี้ และเครื่องมือใดที่คุณเลือกได้