การสลับบริบทส่งผลกระทบต่อผลผลิต (และวิธีการลดลง)

สมมติว่าคุณกำลังทำงานกับงานที่เน้นอย่างลึกซึ้ง จากนั้น Ding - อีเมลใหม่จะปรากฏขึ้น คุณเปิดอีเมล ก่อนที่คุณจะรู้ว่าคุณกำลังกระโดดระหว่างกล่องจดหมายอีเมลข้อความแชทและงานด่วนที่ดูเหมือนจะต้องการความสนใจในทันที เมื่อถึงเวลาที่คุณกลับไปทำงานดั้งเดิมคุณจะกลับมาที่สแควร์หนึ่ง ฟังดูคุ้นเคย?

ยินดีต้อนรับสู่โลกแห่ง การสลับบริบท

การสลับบริบทไม่ได้เกี่ยวกับการเล่นกลระหว่างงาน มันเหมือนกับการขับรถกระแทกเบรกทุก ๆ สองสามวินาทีเพื่อตรวจสอบโทรศัพท์ของคุณแล้วพยายามกลับเข้าสู่กระแส มันทำให้คุณช้าลงและระบายโฟกัสของคุณทำให้คุณหงุดหงิดและไม่ก่อผล

แต่ถ้ามีวิธีที่จะหยุดความวุ่นวายนี้และควบคุมวันของคุณได้? ในคู่มือนี้เราจะสำรวจการสลับบริบทที่ส่งผลกระทบต่อผลผลิตทำไมมันถึงเกิดขึ้นและที่สำคัญที่สุดคือสิ่งที่คุณสามารถทำได้เกี่ยวกับเรื่องนี้

บริบทการเปลี่ยนผลผลิตคืออะไร?

ที่สำคัญของมันการสลับบริบทคือการกระทำของการตีกลับจากงานหนึ่งไปอีกงานหนึ่งโดยไม่ต้องเสร็จสิ้นการทำครั้งแรก ใช่คุณสามารถกลับมาทำงานก่อนหน้านี้ได้หลังจากเสร็จสิ้นงานสุดท้ายทันที แต่นี่คือปัญหา: เวลาที่ใช้ในการปรับโฟกัสและกลับไปทำงานที่ยังไม่เสร็จมักจะทำให้คุณรู้สึกกระจัดกระจายและไม่ซิงค์

การศึกษาโดยมหาวิทยาลัยแห่งแคลิฟอร์เนียเออร์ไวน์แสดงให้เห็นว่าใช้เวลาเฉลี่ย 23 นาทีและ 15 วินาที ในการกลับไปทำงานหลังจากหยุดชะงัก เกือบครึ่งชั่วโมงหายไปทุกครั้งที่คุณเปลี่ยนโฟกัส

การสลับกันระหว่างงานนี้จะปล้นความสามารถของคุณในการโฟกัสอย่างลึกซึ้งทำให้คุณอยู่ในวัฏจักรของการรบกวนตลอดเวลา แต่ทำไมสิ่งนี้ถึงเกิดขึ้น?

จิตวิทยาที่อยู่เบื้องหลังการสลับบริบท

แล้วทำไมเราถึงทำต่อไป? ไม่ใช่แค่การขาดความมุ่งมั่น มีจิตวิทยาจริงในการเล่น สมองของเรามองหาสิ่งใหม่ ๆ Ping ทุกครั้งจากแอพการแจ้งเตือนทางอีเมลทุกครั้งแตะลงในความปรารถนานี้เพื่อรับรางวัลทันที เราได้รับโดปามีน

เมื่อคุณสลับงานมันไม่ง่ายเหมือนเพียงแค่พลิกสวิตช์ สมองของคุณต้องรีเซ็ตเปลี่ยนเกียร์เพื่อประมวลผลข้อมูลใหม่ การเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่องนี้นำไปสู่ความเหนื่อยล้าทางจิตใจและระบายทรัพยากรทางปัญญาของคุณ ในความเป็นจริง 56% ของคนงาน บอกว่าพวกเขารู้สึกท่วมท้นจากการแจ้งเตือนอย่างต่อเนื่อง

การสลับบริบทกับการทำงานหลายอย่าง

คุณอาจกำลังคิดว่า: การใช้มัลติทาสกิ้งไม่ได้เป็นเพียงรูปแบบอื่นของการสลับบริบทหรือไม่? ใช่ใช่และไม่ใช่

การสลับบริบทหมายถึงการเปลี่ยนอย่างรวดเร็วระหว่างงานที่แตกต่างกันโดยไม่ต้องเสร็จสิ้น มันเหมือนกับการกระโดดระหว่าง 10 แท็บที่แตกต่างกันบนเบราว์เซอร์ของคุณแต่ละงานได้รับความสนใจเล็กน้อย แต่ไม่มีใครได้รับโฟกัสอย่างเต็มที่

ในทางกลับกันการทำงานหลายอย่างคือเมื่อคุณพยายามจัดการงานหลายอย่างพร้อมกัน บางทีคุณอาจพิมพ์อีเมลขณะเข้าร่วมการประชุม แน่นอนว่าฟังดูมีประสิทธิผล แต่การวิจัยแสดงให้เห็นว่าการทำงานหลายอย่างสามารถลดประสิทธิภาพของคุณได้มากถึง 40% มันเหมือนกับการพยายามที่จะมุ่งเน้นไปที่สองสิ่งในครั้งเดียว - คุณจบลงด้วยการทำไม่ดี

ค่าใช้จ่ายในการเปลี่ยนบริบทในที่ทำงาน

ตอนนี้มาคุยกันเถอะ อย่างที่คุณสามารถจินตนาการได้ว่าการเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่องระหว่างงานมาในราคาที่สูงชัน แต่ค่าใช้จ่ายจริงคืออะไร? ส่วนต่อไปนี้มีคำตอบของคุณ

ลดประสิทธิภาพและผลผลิต

เมื่อคุณกระโดดระหว่างงานสมองของคุณจะต้องรีเซ็ตทุกครั้งที่คุณเปลี่ยน เวลา“ รีเซ็ต” นั้นกินไปที่ผลผลิตของคุณ มันเหมือนกับการพยายามวิ่งมาราธอน แต่หยุดทุกสองสามนาทีเพื่อหายใจ

จากรายงานร่วมกันโดยห้องปฏิบัติการความคิดของกามาล็อกและมหาวิทยาลัยคอร์เนลล์ 45% ของคนงานรายงานรู้สึกมีประสิทธิภาพน้อยลงเนื่องจากการสลับบริบท

ยิ่งคุณเล่นปาหี่มากเท่าไหร่คุณก็ยิ่งทำได้น้อยลงเท่านั้น ลองนึกภาพสิ่งที่คุณสามารถทำได้หากคุณสามารถมุ่งเน้นไปที่สิ่งเดียวในแต่ละครั้ง

อ่านเพิ่มเติม: 10 เคล็ดลับการเพิ่มผลผลิตที่มีประโยชน์มากที่สุดในที่ทำงานเพื่อให้อยู่ในเชิงรุกมากขึ้น

ค่าใช้จ่ายทางอารมณ์และจิตวิทยา

การหยุดชะงักบ่อยครั้งเพิ่มความเครียดและความยุ่งยาก การศึกษาจากมหาวิทยาลัยแห่งแคลิฟอร์เนียเออร์ไวน์พบว่าหลังจากการหยุดชะงักอย่างต่อเนื่องเพียง 20 นาทีผู้คนรายงานว่ารู้สึกท่วมท้นวิตกกังวลและหมดสติ

ในความเป็นจริงคนงานที่เปลี่ยนงานบ่อยครั้งมีระดับความเหนื่อยหน่ายและความไม่พอใจในงานที่สูงขึ้น คุณไม่เพียงแค่สูญเสียเวลา - คุณยังสูญเสียพลังงานและความกระตือรือร้นในการทำงานของคุณ

ผลกระทบต่อคุณภาพการทำงาน

เมื่อคุณสลับระหว่างงานอย่างต่อเนื่องมันเป็นเรื่องยากที่จะให้ความสนใจอย่างเต็มที่กับพวกเขาคนใดคนหนึ่ง ผลลัพธ์? คุณภาพงานที่ลดลง ไม่ว่าจะเป็นการเขียนอีเมลการเตรียมรายงานหรือการออกแบบงานนำเสนอเมื่อความสนใจของคุณถูกแบ่งออกข้อผิดพลาดจะลื่นไหลผ่านรอยแตก ความเสี่ยงของความผิดพลาดเพิ่มขึ้นยิ่งคุณเปลี่ยนงาน

วิธีต่อสู้กับการสลับบริบทและปรับปรุงประสิทธิภาพการผลิต

การสลับบริบทไม่ใช่คำสาปที่ไม่สามารถแก้ไขได้ คุณมีพลังในการควบคุมโฟกัสกลับคืนมา ทุกอย่างเกี่ยวกับการสร้างนิสัยที่ชาญฉลาดและใช้เครื่องมือที่เหมาะสม เป้าหมาย? ทำงานอย่างชาญฉลาด - ไม่ยากขึ้น มาทำลายกลยุทธ์ที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดเพื่อลดผลกระทบของการสลับบริบท

1. จัดลำดับความสำคัญงานด้วยการจัดการงานที่มีประสิทธิภาพ

หากทุกอย่างมีความสำคัญก็ไม่มีอะไร นั่นเป็นเหตุผลที่การจัดการงานที่ชัดเจนคือการป้องกันที่ดีที่สุดของคุณในการเปลี่ยนบริบท

เริ่มต้นด้วยการระบุงานที่สำคัญที่สุดของคุณ ในแต่ละวันเลือกงานที่ไม่สามารถต่อรองได้สามงานที่คุณต้องทำให้เสร็จ วิธีนี้ช่วยให้คุณจดจ่อและป้องกันไม่ให้สมองของคุณกระดอนระหว่างกิจกรรมที่ไม่สำคัญ

ใช้กรอบการจัดการงาน:

• Eisenhower Matrix: แยกงานออกเป็นสี่ประเภท - เร่งด่วนและสำคัญสำคัญ แต่ไม่เร่งด่วนเร่งด่วน แต่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วนหรือไม่สำคัญ
• กินวิธีกบ: จัดการกับงานที่ยากที่สุดก่อนในขณะที่พลังงานของคุณอยู่ที่จุดสูงสุด

เครื่องมือที่เป็นประโยชน์: แอพหรือเครื่องมือเช่น WP Project Manager , Todoist , Trello หรือ Clickup ช่วยให้คุณจัดระเบียบและจัดลำดับความสำคัญของงานได้อย่างง่ายดาย เก็บทุกอย่างไว้ในที่เดียวเพื่อลดการล่อลวงให้เปลี่ยนบริบท

2. ลดการรบกวนโดยใช้เทคโนโลยีอย่างชาญฉลาด

มาซื่อสัตย์กันเถอะ อุปกรณ์ของคุณเป็นดาบสองคม พวกเขาทำให้การทำงานง่ายขึ้น แต่อาจทำให้ไขว้เขวมาก ทำให้เทคโนโลยีทำงานให้คุณไม่ใช่กับคุณ

เชื่องการแจ้งเตือนของคุณ:
ปิดการแจ้งเตือนที่ไม่จำเป็น ยังดีกว่ากำหนดเวลาทำงานบล็อก“ การแจ้งเตือน” การปรับแต่งแบบง่าย ๆ นี้สามารถตัดการหยุดชะงักของคุณได้ และเพิ่มผลผลิตของคุณ

สร้างโซนที่ปราศจากเทคโนโลยี:
กำหนดเวลาหรือช่องว่างเฉพาะที่เทคโนโลยีไม่ จำกัด ไม่มีการตรวจสอบอีเมลไม่มีโซเชียลมีเดียไม่มีการเลื่อนที่ไม่มีที่สิ้นสุด

เครื่องมือที่เป็นประโยชน์: ใช้แอพเช่น Freedom หรือ Cold Turkey เพื่อบล็อกไซต์ที่ทำให้เสียสมาธิในช่วงเวลาทำงาน คุณยังสามารถใช้ Fokast สำหรับอุปกรณ์ Mac

3. ใช้เวิร์กโฟลว์แบบอะซิงโครนัส

ไม่ใช่ทุกคำถามหรืองานที่ต้องการการตอบกลับทันที แทนที่จะตอบกลับข้อความแบบเรียลไทม์กำหนดเวลาเฉพาะเพื่อตรวจสอบอีเมลหรือแชทเป็นทีม ตัวอย่างเช่นจัดการข้อความทั้งหมดในช่วงเวลา 30 นาทีสองครั้งในตอนเช้าและอีกครั้งในตอนบ่าย

แจ้งให้ทีมของคุณทราบถึงความพร้อมของคุณ ใช้เครื่องมือเช่น สถานะ Slack หรือ Google ปฏิทิน เพื่อระบุชั่วโมงการโฟกัสของคุณ

4. ใช้เทคนิค Pomodoro และวิธีการจัดการเวลา

สมองของคุณไม่ได้ถูกสร้างขึ้นเพื่อการทำงานที่ไม่หยุดยั้ง เทคนิคการจัดการเวลาเช่น เทคนิค Pomodoro สามารถช่วยให้คุณรักษาโฟกัสได้โดยไม่ต้องเหนื่อยหน่าย มันทำงานอย่างไร:

• ตั้งค่าตัวจับเวลาเป็นเวลา 25 นาทีและทำงานในงานเดียว
• หยุดพัก 5 นาที
• ทำซ้ำรอบนี้สี่ครั้งจากนั้นเพลิดเพลินไปกับการพัก 15-30 นาที

วิธีนี้ใช้ประโยชน์จากจังหวะการโฟกัสที่เป็นธรรมชาติของสมองและช่วยให้คุณต่อต้านการกระตุ้นให้มัลติทาสก์

อ่านเพิ่มเติม: 15+ กลยุทธ์การจัดการเวลาและเทคนิคที่มีประสิทธิภาพ

5. ตัดการประชุมที่ไม่จำเป็น

มาเผชิญหน้ากัน - การประชุมส่วนใหญ่อาจเป็นอีเมล การประชุมที่ไม่จำเป็นคือนักฆ่าเพิ่มประสิทธิภาพ ตรวจสอบการประชุมที่เกิดซ้ำทั้งหมดของคุณ ถามตัวเองว่า“ การประชุมครั้งนี้ยังมีจุดประสงค์หรือไม่” ถ้าไม่ยกเลิก

แทนที่การประชุมสถานะด้วยการตรวจสอบแบบอะซิงโครนัสผ่าน Slack, Notion หรือบันทึกวิดีโอ LOOM ที่บันทึกไว้ ใช้ Fellow for Smart Meeting Agendas และ YAC สำหรับการอภิปรายแบบอะซิงโครนัสด้วยเสียง ทั้งสองลดความจำเป็นในการหยุดชะงักแบบเรียลไทม์

เลือกเครื่องมือและแอพเพื่อลดการสลับบริบท

เครื่องมือการจัดการงานที่เหมาะสมสามารถเป็นอาวุธลับของคุณกับการสลับบริบท พวกเขาทำให้เวิร์กโฟลว์ของคุณง่ายขึ้นรักษาสิ่งที่ทำให้ไขว้เขวที่อ่าวและช่วยให้คุณอยู่ที่เลเซอร์ที่เน้น แต่นี่คือการจับ: เครื่องมือมากเกินไปอาจทำให้เกิดอันตรายมากกว่าดี ดังนั้นยึดติดกับโซลูชันที่ปรับปรุงไม่ซับซ้อน

ใช้เครื่องมือการจัดการงานแบบ all-in-one

ทำไมต้องใช้หลายแอพเมื่อแพลตฟอร์มเดียวสามารถทำได้ทั้งหมด? เครื่องมือการจัดการการทำงานแบบครบวงจรนำงานการสื่อสารและโครงการของคุณภายใต้หลังคาเดียวกันและช่วยให้คุณประหยัดจากการสลับแอพอย่างต่อเนื่อง นี่คือรายการของโครงการโครงการหรือเครื่องมือจัดการงานที่ดีที่สุดที่คุณสามารถใช้ได้:

• WP Project Manager : มันทำให้การติดตามโครงการง่ายขึ้นการทำงานร่วมกันของทีมและการจัดการกำหนดเวลา -ทั้งหมดจาก Dashboard WordPress ของคุณ
• Clickup : โรงไฟฟ้าสำหรับการจัดการงานการติดตามเป้าหมายและการทำงานร่วมกันของทีม แดชบอร์ดที่ปรับแต่งได้หมายถึงทุกสิ่งที่คุณต้องการอยู่ที่ปลายนิ้วของคุณ
• ความคิด : สมบูรณ์แบบสำหรับการผสมผสานเอกสารการติดตามโครงการและการแบ่งปันความรู้ มันเหมือนกับสมองดิจิตอลของคุณ - จัดและค้นหาง่าย
• อาสนะ : เหมาะสำหรับการจัดการโครงการที่ซับซ้อน แบ่งงานออกเป็นส่วนกำหนดกำหนดเวลาและติดตามความคืบหน้าโดยไม่ต้องตีกลับระหว่างแพลตฟอร์ม

เคล็ดลับ PRO: เลือกเครื่องมือที่รวมเข้ากับอีเมลและปฏิทินของคุณ มันลดการอัปเดตด้วยตนเองและทำให้ทุกอย่างซิงค์

ภาพรวมของ WP Project Manager: ดีที่สุดสำหรับ WordPress

เมื่อพูดถึงการจัดการโครงการ WordPress ผู้จัดการโครงการ WP นั้นดีที่สุด นั่นหมายถึงการรวมเข้ากับเว็บไซต์ของคุณไม่จำเป็นต้องใช้ซอฟต์แวร์ภายนอกและเข้าถึงโครงการของคุณได้ง่ายโดยไม่ต้องออกจากแผงดูแลระบบของคุณ มันสมบูรณ์แบบสำหรับเอเจนซี่ทีมเนื้อหาและนักพัฒนาที่จัดการเว็บไซต์ WordPress หลายไซต์

คุณสมบัติที่สำคัญของ WP Project Manager

• การจัดการงานและโครงการ: จัดระเบียบงานลงในรายการกำหนดความรับผิดชอบและติดตามความคืบหน้าอย่างง่ายดาย
• การติดตามเวลา: ตรวจสอบระยะเวลาที่แต่ละงานใช้ในการปรับปรุงประสิทธิภาพและการวางแผนทรัพยากร
• การแชร์เอกสาร: อัปโหลดและแชร์ไฟล์โครงการโดยตรงภายใน WordPress เพื่อให้เข้าถึงได้ง่าย
• การทำงานร่วมกันของทีม: ใช้การส่งข้อความภายในและความคิดเห็นเพื่อให้การสนทนาในบริบท - ไม่มีอีเมลที่หายไปมากขึ้นหรือเธรดหย่อนที่ไม่มีที่สิ้นสุด
• Gantt Charts และ Kanban Board: แสดงภาพกำหนดเวลาโครงการและเวิร์กโฟลว์ของคุณเพื่อการจัดการงานที่ดีขึ้นและการติดตามกำหนดเวลา
• การควบคุมความเป็นส่วนตัว: จัดการผู้ที่เห็นว่ามีบทบาทผู้ใช้ขั้นสูงและสิทธิ์การเข้าถึงขั้นสูงเพื่อให้มั่นใจว่าการรักษาความลับที่จำเป็น

ควบคุมและเพิ่มผลผลิตของคุณวันนี้

ความจริงก็คือการสลับบริบทเป็นมากกว่าแค่อุปสรรคการผลิต - มันเป็นนักฆ่าที่เงียบสงบของประสิทธิภาพ ทุกครั้งที่คุณสลับงานคุณจะสูญเสียโฟกัสพลังงานเสียและชะลอความคืบหน้าของคุณ แต่วิธีแก้ปัญหาอยู่ในการควบคุมของคุณ ด้วยการใช้นิสัยที่ชาญฉลาดและการใช้เครื่องมือที่ทรงพลังเช่น WP Project Manager คุณสามารถเรียกคืนเวลาของคุณและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณอย่างมีนัยสำคัญ

ดำเนินการวันนี้ เลือกหนึ่งกลยุทธ์จากคู่มือนี้และเริ่มใช้งาน อนาคตของคุณตัวตนที่มีประสิทธิผลมากขึ้นจะขอบคุณ และหากคุณต้องการความช่วยเหลือในการเลือกเครื่องมือหรือเวิร์กโฟลว์ที่เหมาะสมเราอยู่ที่นี่เพื่อให้ชีวิตการทำงานของคุณง่ายขึ้นมุ่งเน้นมากขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น แจ้งให้เราทราบว่าเราจะช่วยได้อย่างไร!