วิธีสร้างเอกสารทางเทคนิค: ตัวอย่าง คำจำกัดความ และประเภท

ทุกผลิตภัณฑ์วิศวกรรมซอฟต์แวร์ต้องการเอกสารที่เกี่ยวข้อง อันที่จริง เอกสารทางเทคนิคประเภทต่างๆ ได้รับการพัฒนาในวงจรการพัฒนาซอฟต์แวร์ (SDLC) ทั้งหมด

ทำไม เนื่องจากเอกสารเหล่านี้มีจุดประสงค์หลายประการ ตัวอย่างเช่น พวกเขาอธิบายคุณสมบัติของซอฟต์แวร์ รวมศูนย์ข้อมูลผลิตภัณฑ์ และเปิดใช้งานการสนทนาระหว่างวิศวกรและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่น ๆ

นั่นไม่ใช่ทั้งหมด เอกสารทางเทคนิคก็สำคัญสำหรับลูกค้าเช่นกัน 91% ของผู้ซื้อจะใช้เอกสารดิจิทัลหากสามารถเข้าถึงได้และปรับแต่งตามความต้องการของพวกเขา

ดังนั้นในบทความนี้ เราจะพูดถึงคำจำกัดความ ชนิด และตัวอย่างของเอกสารทางเทคนิค

เอกสารทางเทคนิคคืออะไร?

ในการพัฒนาซอฟต์แวร์ เอกสารทางเทคนิคเป็นคำระดับสูงที่อ้างถึงคู่มือทั้งหมดและเนื้อหาอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการพัฒนาและคุณลักษณะของผลิตภัณฑ์บางอย่าง เรียกอีกอย่างว่าเนื้อหาฐานความรู้ หรือเรียกง่ายๆ ว่า เอกสาร

ในการทำให้โพสต์ฐานความรู้เหล่านี้เข้าถึงได้ง่ายสำหรับผู้ที่ต้องการ แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดทั่วไปคือการทำให้โพสต์นั้นพร้อมใช้งานบนอินเทอร์เน็ต

ตัวอย่างเช่น Spren เป็นบริษัทที่ให้บริการ API สำหรับการเชื่อมต่อกับแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ที่เกี่ยวข้องกับสุขภาพ เพื่อให้ข้อมูลไบโอเมตริกซ์ที่ปรับแต่งให้เหมาะสมและแม่นยำ

แต่นี่เป็นกระบวนการที่ยุ่งยาก และต้องใช้บทความทางเทคนิคที่เข้าใจง่ายและผลิตโดยผู้เชี่ยวชาญ ดังนั้นบริษัทแอปจึงสามารถผสานรวมโซลูชันเข้ากับวงจรโครงการของตนได้อย่างราบรื่น

นั่นเป็นเหตุผลที่ฐานความรู้ของ Spren เป็นตัวอย่างที่ดีของเอกสารทางเทคนิคที่ถูกต้อง มีภาพและภาพประกอบจำนวนมากเพื่อดึงดูดลูกค้า ทำให้เข้าใจเอกสารได้ง่ายขึ้น

เหตุใดการสร้างเอกสารทางเทคนิคจึงมีความสำคัญ

เอกสารทางเทคนิคเป็นสินทรัพย์ที่ให้บริการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่หลากหลายโดยช่วยให้พวกเขาเข้าใจและอยู่ในหน้าเดียวกันเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์และการพัฒนา

เอกสารทางเทคนิคได้กลายเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการให้การสนับสนุนลูกค้าชั้นยอด ถึงกระนั้น องค์กรเพียง 33.33% เท่านั้นที่มีสิ่งอำนวยความสะดวกในการช่วยเหลือตนเอง เช่น เอกสารและการสนับสนุนชุมชน

การขาดฐานความรู้หรือความไม่ถูกต้องในนั้นสามารถสร้างความแตกต่างในการที่ผู้พัฒนาผลิตภัณฑ์และบุคคลอื่นที่เกี่ยวข้องเข้าใจโครงการทั้งหมด ดังนั้นผลลัพธ์สุดท้ายอาจไม่ใช่สิ่งที่แต่ละฝ่ายจินตนาการไว้

นั่นเป็นเหตุผลที่ผู้นำระดับสูงต้องการบทความทางเทคนิคคุณภาพสูงและจัดหมวดหมู่อย่างเหมาะสม

ตัวอย่างเช่น ฐานความรู้ของ Spryker ต้องรองรับกลุ่มผู้ใช้ต่างๆ รวมถึงโปรแกรมเมอร์และช่างเทคนิคที่รับผิดชอบในการติดตั้งและบำรุงรักษาซอฟต์แวร์ และลูกค้าเป้าหมายที่จะใช้ Spryker เพื่อบริหารร้านค้าออนไลน์

นี่หมายความว่าเอกสารของพวกเขาควรมีเนื้อหาที่ตอบสนองความต้องการที่หลากหลาย นอกจากนี้ พวกเขาควรพัฒนาตามความสามารถทางเทคโนโลยีของผู้ใช้ปลายทางที่เป็นเป้าหมาย

และนั่นคือสิ่งที่พวกเขาทำ โดยได้จัดทำเอกสารตามกลุ่มผู้ใช้

อย่างที่เห็น อันดับแรกทุกคนที่ใช้ฐานความรู้จะต้องกำหนดหมวดหมู่ของตนจากผู้ชมสามประเภท (ผู้ใช้ทางธุรกิจ นักพัฒนาซอฟต์แวร์ วิศวกรระบบคลาวด์) จากนั้นจึงเลือกชุดคำแนะนำ

เมื่อผู้ใช้เข้าสู่พื้นที่ที่เหมาะสมแล้ว เขาจะเห็นคำแนะนำที่ออกแบบมาสำหรับบทบาทและระดับความสามารถทางเทคโนโลยีของเขา

ดังที่คุณเห็นในตัวอย่างเอกสารทางเทคนิคข้างต้น วัตถุประสงค์หลักของเอกสารทางเทคนิคที่มีประสิทธิภาพคือเพื่อให้แน่ใจว่าโปรแกรมเมอร์และบุคคลอื่นที่เกี่ยวข้องอยู่ในหน้าเดียวกันเกี่ยวกับเป้าหมายของโปรแกรม

ประเภทและตัวอย่างของเอกสารทางเทคนิคมีอะไรบ้าง?

เอกสารทางเทคนิคมีสองประเภท: เอกสารผลิตภัณฑ์และเอกสารกระบวนการ

• เอกสารประกอบผลิตภัณฑ์ประกอบด้วยเอกสารผู้ใช้และระบบ
• เอกสารประกอบกระบวนการรวมถึงเกณฑ์มาตรฐานกระบวนการและการดำเนินงานภายใน

มาเจาะลึกเกี่ยวกับพวกเขาพร้อมกับตัวอย่างเอกสารทางเทคนิคที่มั่นคง

เอกสารกำกับสินค้า

เอกสารประกอบผลิตภัณฑ์ประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ที่อยู่ระหว่างการปรับปรุงและให้คำแนะนำเกี่ยวกับกรณีการใช้งาน

ข้อมูลนี้ประกอบด้วยข้อกำหนดของผลิตภัณฑ์ ตรรกะทางธุรกิจ ข้อกำหนดทางเทคนิค และคู่มือผู้ใช้ เอกสารประกอบผลิตภัณฑ์มีสองประเภทหลัก:

เอกสารประกอบระบบ

เอกสารประกอบของระบบนำเสนอภาพรวมของกรอบการสร้างผลิตภัณฑ์และช่วยให้นักพัฒนาผลิตภัณฑ์และบุคคลอื่นที่เกี่ยวข้องเข้าใจเทคโนโลยีที่อยู่เบื้องหลัง

โดยทั่วไปจะประกอบด้วยข้อมูลจำเพาะข้อกำหนด ซอร์สโค้ด การออกแบบสถาปัตยกรรม รายงานการตรวจสอบความถูกต้อง รายละเอียดการตรวจสอบและการทดสอบ คำแนะนำในการบำรุงรักษา คำถามที่พบบ่อย และคู่มือช่วยเหลือ

ตัวอย่างเช่น แผนที่เรื่องราวของผู้ใช้เป็นตัวอย่างเอกสารทางเทคนิคที่สร้างขึ้นด้วยความช่วยเหลือของงานในมือของผลิตภัณฑ์ เนื้อหาประเภทนี้ช่วยคุณในการจัดระเบียบเรื่องราวของผู้ใช้ให้เป็นคุณลักษณะหรือส่วนต่างๆ ของผลิตภัณฑ์ที่กำลังจะมีขึ้น

แผนที่เรื่องราวของผู้ใช้สามารถอยู่ในรูปแบบของแผนหรือเป้าหมายเฉพาะในรูปแบบตารางที่จัดหมวดหมู่ตามลำดับเฉพาะเพื่อแสดงถึงคุณลักษณะที่จำเป็นสำหรับช่วงเวลาที่กำหนด

เอกสารผู้ใช้

ตามที่ระบุในหัวเรื่อง เอกสารผู้ใช้จัดทำขึ้นสำหรับผู้ที่ใช้ผลิตภัณฑ์ แต่ประเภทของผู้ใช้อาจแตกต่างกันไป นั่นเป็นเหตุผลที่คุณต้องสร้างเอกสารเหล่านี้ตามหมวดหมู่การใช้งานและระดับความสามารถที่หลากหลาย

โดยปกติแล้ว เอกสารผู้ใช้มีเป้าหมายที่ 2 ส่วนหลัก ได้แก่ ผู้ดูแลระบบและผู้ใช้ปลายทาง

เอกสารประเภทนี้ประกอบด้วยคู่มือวิธีใช้ คู่มือผู้ใช้ คู่มือการติดตั้ง เอกสารการแก้ไขปัญหา และคู่มือคำแนะนำ

ตัวอย่างเช่น Metric Insights เป็นระบบข่าวกรองแบบพุชที่ใช้ข้อมูลการโต้ตอบของผู้เข้าชมและรายละเอียดอื่น ๆ เพื่อให้คุณมีความคิดที่เป็นประโยชน์ในการปรับปรุงไซต์ของคุณ

ตัวอย่างเอกสารทางเทคนิคนี้มีส่วนที่แสดงเนื้อหาประเภทต่างๆ สำหรับผู้จัดการและผู้ใช้ทั่วไป

เอกสารกระบวนการ

เอกสารประกอบกระบวนการประกอบด้วยเนื้อหาทุกชิ้นที่สร้างขึ้นโดยคำนึงถึงการสร้างและการจัดการกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับวิศวกรรมผลิตภัณฑ์

ความแตกต่างที่สำคัญระหว่างเอกสารเกี่ยวกับกระบวนการและผลิตภัณฑ์คือเอกสารฉบับแรกระบุถึงขั้นตอนทางวิศวกรรม ในขณะที่เอกสารฉบับหลังจะอธิบายเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์

เหตุผลในการเก็บรักษาเอกสารกระบวนการคือเพื่อปรับปรุงองค์กรและการวางแผนของขั้นตอนทางวิศวกรรม

เอกสารประเภทนี้ต้องมีการเตรียมการและกลยุทธ์ก่อนที่จะเริ่มกระบวนการและในขณะที่กำลังสร้างผลิตภัณฑ์

เอกสารกระบวนการทั่วไปประกอบด้วยขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน เอกสารโครงการ พิมพ์เขียวกระบวนการ วันที่ทดสอบ เอกสารรายงานการประชุม และการสื่อสารในองค์กร

ตัวอย่างเช่น ด้านล่างนี้คือพิมพ์เขียวผลิตภัณฑ์ของระบบการจัดการการเรียนรู้ (LMS) ที่พนักงานและลูกค้าสามารถใช้ได้

ตัวอย่างเอกสารทางเทคนิคนี้จะอธิบายถึงฟังก์ชันการทำงานในอนาคต และนำพนักงานและผู้ซื้อของคุณผ่านขั้นตอนทางวิศวกรรมและสิ่งที่คาดหวัง

วิธีสร้างเอกสารทางเทคนิค: แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

เมื่อสร้างเอกสารทางเทคนิค ให้วางแผนว่าต้องใช้เอกสารมากน้อยเพียงใด จ้างนักเขียนด้านเทคนิคที่มีความสามารถ ปรับปรุงการสร้างและจัดการเนื้อหา ให้นำทางได้ง่าย ใช้ตัวช่วยด้านภาพ และสำรองข้อมูลบ่อยครั้ง

เมื่อวางเอกสารทางเทคนิคบนเว็บ ธุรกิจต่างๆ จำเป็นต้องดูแลองค์ประกอบสำคัญบางอย่างเพื่อให้แน่ใจว่าองค์ประกอบเหล่านี้มีส่วนทำให้แบรนด์ประสบความสำเร็จ เรามาคุยกันว่าพวกเขาคืออะไร

คำนึงถึงผู้ชมของคุณ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารทางเทคนิคของคุณเข้าใจและนำทางได้ง่าย ขึ้นอยู่กับความสามารถด้านเทคนิคของผู้อ่านของคุณ

อย่าลืมผู้อ่านที่คุณกำลังพัฒนาบทความทางเทคนิค ตัวอย่างเช่น เมื่อเขียนถึงผู้ใช้ปลายทาง ให้ใช้คำง่ายๆ ที่พวกเขาสามารถเข้าใจได้ง่าย คุณควรหลีกเลี่ยงคำเฉพาะโดเมน คำศัพท์ทางเทคนิค หรือตัวย่อที่ซับซ้อน เนื่องจากผู้อ่านของคุณอาจไม่รู้จักคำเหล่านี้

อย่างไรก็ตาม หากคุณกำลังเขียนจดหมายถึงวิศวกรและนักพัฒนา คุณจะต้องแน่ใจว่าคุณได้ให้ข้อมูลที่แม่นยำและเชิงลึกแก่พวกเขา ซึ่งพวกเขาต้องการเพื่อติดตามแผนงานและพัฒนาเค้าโครงและฟังก์ชันที่จำเป็น

พยายามย่อหน้าให้สั้นที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ และอย่าลืมใส่รูปภาพและวิดีโอลงไปด้วย เนื่องจากผู้อ่านหลายคนพบว่าการเข้าใจรายละเอียดด้วยภาพเป็นเรื่องง่าย

ลองใช้พอร์ทัลความรู้ของ Whatfix เป็นตัวอย่างของเอกสารทางเทคนิค Whatfix จัดเตรียมเอกสารทางเทคนิคที่ยอดเยี่ยมเพื่อช่วยเหลือลูกค้าในการรับแอปพลิเคชันของพวกเขา พวกเขายังได้พัฒนาวิดีโอเพื่อช่วยให้ผู้ใช้เข้าใจวิธีการใช้แพลตฟอร์มของตน

นอกจากนี้ จัดเรียงเอกสารของคุณให้สอดคล้องกันและใส่ดัชนีหัวข้อต่างๆ ผู้ใช้สามารถค้นหาสิ่งที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว

วางแผนว่าต้องใช้เอกสารมากน้อยเพียงใด

ใช้ทางสายกลางระหว่างการไม่มีเอกสารช่วยเหลือเลยกับการมีบทความด้านเทคนิคที่จำเป็น

การมีเอกสารทางเทคนิคไม่เพียงพออาจส่งผลให้เกิดความไม่ถูกต้องหลายอย่างและผลผลิตลดลงในทุกขั้นตอนของวงจรการพัฒนาซอฟต์แวร์ (SDLC)

ในทางกลับกัน คุณไม่ควรเผยแพร่บทความทางเทคนิคจำนวนมากและรวมเนื้อหาเดียวกันไว้ในหลายๆ บทความเพียงเพื่อประโยชน์ของบทความนั้น

ต่อไปนี้คือตัวอย่างที่แสดงให้เห็นกระบวนการสร้างกลยุทธ์เนื้อหาสำหรับเอกสารทางเทคนิค

รวมเฉพาะรายละเอียดที่จำเป็นอย่างยิ่งและเกี่ยวข้องในบทความด้านเทคนิค การสร้างส่วนผสมที่ลงตัวยังหมายถึงการประเมินรายละเอียดของโครงการก่อนที่นักพัฒนาจะเริ่มทำงาน

ส่งเสริมการทำงานร่วมกัน

รวมนักพัฒนา วิศวกร และสมาชิกในทีมในกระบวนการจัดทำเอกสารผ่านการสัมภาษณ์และการประชุมทีมเพื่อความเข้าใจที่ดีขึ้นเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์

การสร้างบทความทางเทคนิคเกี่ยวข้องกับการมีส่วนร่วมของสมาชิกในกลุ่มทั้งหมด เพื่อให้มั่นใจถึงการเพิ่มประสิทธิภาพ คุณควรให้นักพัฒนาและวิศวกรมีส่วนร่วมเพื่อทำความเข้าใจโซลูชันให้ดียิ่งขึ้น

เมื่อคุณได้เตรียมชิ้นส่วนทางเทคนิคบางส่วนแล้ว ให้แสดงให้เพื่อนของคุณเห็นและรับฟังความคิดเห็นของพวกเขา

นอกจากนั้น คุณสามารถตรวจสอบกระดาน Kanban ได้แบบวันต่อวัน หรือเป็นส่วนหนึ่งของเซสชันของทีมเพื่อติดตามข่าวสารล่าสุด

หากต้องการรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติม พยายามแบ่งปันมุมมองของคุณ ติดต่อสอบถาม และชักชวนสมาชิกคนอื่นๆ ให้แสดงความคิดเห็นและข้อเสนอแนะ

จ้างนักเขียนด้านเทคนิคที่มีความสามารถ

จ้างนักเขียนเทคโนโลยีที่มีประสบการณ์ที่เหมาะสมและวางไว้ในสำนักงานเดียวกันกับทีมวิศวกรรมของคุณเพื่อการทำงานร่วมกันที่มีประสิทธิภาพ

หากเป็นไปได้ ขอแนะนำให้จ้างบุคคลที่รับผิดชอบโพสต์ฐานความรู้ของคุณ นักเขียนด้านเทคนิคเป็นคำที่ใช้อธิบายถึงบุคคลที่ทำหน้าที่นี้โดยทั่วไป

นักเขียนด้านเทคนิคที่มีประสบการณ์ในการพัฒนาซอฟต์แวร์สามารถรวบรวมข้อมูลจากโปรแกรมเมอร์โดยไม่จำเป็นต้องให้พวกเขาลงลึกเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้น

นอกจากนี้ยังเป็นประโยชน์ที่จะรวมนักเขียนด้านเทคนิคไว้ในทีมและวางตำแหน่งพวกเขาในที่ทำงานเดียวกันเพื่อส่งเสริมการทำงานร่วมกันที่แน่นแฟ้น

นอกจากนี้ ให้แสดงตัวอย่างเอกสารทางเทคนิคก่อนหน้าบางส่วนเพื่อเป็นแรงบันดาลใจ ด้วยวิธีนี้ พวกเขาสามารถมีส่วนร่วมในการประชุมและการสนทนาแบบวันต่อวัน

ปรับปรุงการสร้างและจัดการเนื้อหา

สร้างเนื้อหาที่ง่ายและรวดเร็วโดยขจัดอุปสรรคที่ไม่จำเป็นสำหรับผู้เขียนด้านเทคนิค และกำหนดบทบาทผู้ใช้และการอนุญาต

ช่วยให้ผู้สร้างเอกสารสามารถเข้าถึงและแก้ไขเอกสารได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย ขจัดอุปสรรคต่างๆ เช่น กระบวนการตรวจสอบและการตรวจสอบที่ไม่จำเป็น

ตัวอย่างเช่น Heroic KB นำเสนออินเทอร์เฟซสำหรับสร้างเนื้อหาและการดูแลระบบที่ใช้งานง่าย ซึ่งอำนวยความสะดวกในการจัดระเบียบ ค้นหา และตรวจสอบข้อมูลเมื่อจำเป็น

ให้สิทธิ์การเข้าถึง 'การเขียน' แก่ผู้สร้างที่คาดหวัง เพื่อให้พวกเขาสามารถทำการเปลี่ยนแปลงข้อมูลได้ และให้สิทธิ์การเข้าถึงแบบ 'ดู' แก่ผู้อื่นที่ได้รับอนุญาตแบบจำกัดเท่านั้น

ตรวจสอบการนำทางและการค้นหาที่ง่ายดายบนอุปกรณ์ทั้งหมด

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารทางเทคนิคของคุณสามารถเข้าถึงได้บนอุปกรณ์ทุกขนาดและรูปร่าง พร้อมด้วยการนำทางที่เหมาะสมเพื่อค้นหาข้อมูลอย่างง่ายดาย

ยุคปัจจุบันเป็นเทคโนโลยีและขับเคลื่อนด้วยความคล่องตัว เอกสารทางเทคนิคของคุณ ซึ่งคล้ายกับไซต์ของคุณควรเป็นมิตรกับมือถือ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าง่ายต่อการค้นหาและระบุเอกสารที่เกี่ยวข้อง

ตัวอย่างเช่น ใช้การเชื่อมโยงภายในระหว่างเรกคอร์ด รวมถึงบทช่วยสอนและหน้าผลิตภัณฑ์ การจัดหมวดหมู่และสถาปัตยกรรมข้อมูลที่แม่นยำมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการนำเสนอข้อมูลที่ถูกต้องเกี่ยวกับหัวข้อหนึ่งๆ แก่ผู้ใช้

ลองพิจารณาตัวอย่างเอกสารทางเทคนิคของ BMC พวกเราทุกคนต้องการคำตอบที่รวดเร็วสำหรับคำถามของเรา ดังนั้น เพื่อตอบสนองความต้องการนี้ BMC ได้รวมมาโครที่ขยายได้และบทสรุปที่ตรงไปตรงมาของเนื้อหา

ใช้อุปกรณ์ช่วยการมองเห็น

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณรักษามาตรฐานการมองเห็นที่เฉพาะเจาะจง รวมรูปภาพ กราฟ และองค์ประกอบแบรนด์ธุรกิจของคุณเพื่อทำให้เอกสารน่าสนใจและเป็นที่รู้จักมากขึ้น

การโต้ตอบทั้งหมดที่ลูกค้ามีกับธุรกิจและไซต์ของคุณเป็นไปตามมาตรฐานด้านภาพและตราสินค้าที่เฉพาะเจาะจง ถ้าอย่างนั้นทำไมไม่ปฏิบัติตามกฎเดียวกันสำหรับพอร์ทัลความรู้ทางเทคนิคของคุณล่ะ

สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าเอกสารสามารถระบุตัวตนได้และช่วยปรับปรุงภาพลักษณ์ของธุรกิจของคุณ

ขณะจัดทำเอกสารทางเทคนิค ให้พิจารณารวมรูปภาพ กราฟ และสินทรัพย์แบรนด์ของคุณ

ตัวอย่างของเอกสารทางเทคนิคที่ทำได้ดีคือซอฟต์แวร์ K15t มันมีตารางและภาพที่เหมาะสมเพื่อให้ผู้อ่านสามารถซึมซับเนื้อหาได้อย่างง่ายดาย

นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณระบุได้ทันทีว่าส่วนใดล้าสมัยโดยไม่ต้องอ่านเอกสารทั้งหมด

ดูแลและปรับปรุงเอกสารอย่างสม่ำเสมอ

แจ้งให้ผู้ใช้ทราบถึงการเปลี่ยนแปลงโดยการแก้ไขคู่มือผู้ใช้ คุณยังสามารถรับความช่วยเหลือจากแอปควบคุมเวอร์ชันและคำติชมของผู้ใช้เพื่ออัปเดตและบำรุงรักษาเอกสารของคุณ

การจัดการเนื้อหาเป็นประจำเป็นสิ่งจำเป็น ฐานความรู้ทางเทคนิคที่ไม่ถูกต้องหรือทำให้เข้าใจผิดไม่มีประโยชน์สำหรับผู้อ่าน

ในกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงความต้องการและข้อกำหนดเฉพาะของโครงการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีระบบที่เหมาะสมในการแก้ไขฐานความรู้ทางเทคนิคเพื่อให้สอดคล้องกับการอัปเดต

นอกจากนี้ หากมีการเปลี่ยนแปลงใด ๆ หลังจากเปิดตัวซอฟต์แวร์สำหรับลูกค้า สิ่งสำคัญคือต้องแจ้งให้ผู้ใช้ทราบถึงการเปลี่ยนแปลงและแก้ไขเอกสารคู่มือผู้ใช้ คุณยังสามารถรับความช่วยเหลือจากแอปควบคุมเวอร์ชันเพื่อจัดการการแก้ไขเหล่านี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

นอกจากนั้น คุณสามารถรับความช่วยเหลือจากผู้อ่านในการอัพเกรดฐานความรู้ทางเทคนิคของคุณ ลองดูตัวอย่างเอกสารทางเทคนิคของ Broadcom บริษัทให้ลูกค้าป้อนข้อมูลผ่านส่วนคำติชมและความคิดเห็น

คุณลักษณะแบบโต้ตอบนี้ช่วยให้ลูกค้าสามารถถามคำถามหรือแสดงความคิดเห็นและแสดงความคิดเห็นได้ ดังนั้นพวกเขาจึงสามารถช่วยผู้เขียนด้านเทคนิคในการอัปเดตฐานความรู้ได้

ทำการสำรองข้อมูลบ่อยๆ

จัดเก็บสำเนาเอกสารและเก็บถาวรการสื่อสารทางอีเมลเกี่ยวกับโครงการเพื่อป้องกันสถานการณ์ที่ไม่คาดคิด

คุณไม่ควรอยู่ในตำแหน่งที่เอกสารทางเทคนิคของคุณไม่พร้อมใช้งาน และคุณไม่มีทางเลือกอื่น

เพื่อป้องกันไม่ให้สิ่งนี้เกิดขึ้น ให้จัดเก็บสำเนาเอกสารที่ผ่านมาในพอร์ทัลความรู้และบันทึกการสื่อสารทางอีเมลเกี่ยวกับกระบวนการ

เครื่องมือที่ดีที่สุดสำหรับเอกสารทางเทคนิคคืออะไร

เครื่องมือเอกสารทางเทคนิคที่ดีที่สุดคือเครื่องมืออเนกประสงค์ เช่น Heroic KB และ Confluence เครื่องมือเขียนทางเทคนิค เช่น WordPress และ RoboHelp เครื่องมือสำหรับเอกสารประกอบ API เช่น Swagger เครื่องมือแผนงานผลิตภัณฑ์ เช่น Aha! และเครื่องมือแก้ไขภาษามาร์กอัป

จากที่กล่าวมา เรามาดูเครื่องมือเอกสารทางเทคนิคที่ดีที่สุดในรายละเอียดเพิ่มเติมตามการใช้งาน

เครื่องมืออเนกประสงค์

มีซอฟต์แวร์เอกสารทางเทคนิคทั่วไปมากมายสำหรับวิศวกรซอฟต์แวร์ ช่วยให้คุณสามารถระบุความต้องการ แบ่งปันความรู้ และจัดทำเอกสารเกี่ยวกับฟังก์ชันผลิตภัณฑ์และการดำเนินการโครงการ เหล่านี้รวมถึง:

WordPress + Heroic KB: Heroic KB เป็นระบบเอกสารทางเทคนิคที่ได้รับความนิยม ประหยัด และทำงานร่วมกันได้ เหมาะสำหรับอุตสาหกรรมและผลิตภัณฑ์ที่หลากหลาย คุณยังสามารถใช้เพื่อพัฒนาแพลตฟอร์ม wiki ที่เชื่อถือได้

Bit.ai: Bit.ai ใช้สำหรับการผลิตเอกสาร การจัดเก็บ การแลกเปลี่ยนข้อมูล และการใช้แพลตฟอร์ม wiki หลังจากที่คุณสร้างเอกสารทางเทคนิคของคุณเสร็จแล้ว คุณสามารถจัดเก็บเป็นไฟล์ PDF หรือไฟล์มาร์กดาวน์และแบ่งปันบนระบบที่คุณเลือก

การบรรจบกันของ Atlassian: ซอฟต์แวร์นี้เป็นอีกหนึ่งซอฟต์แวร์เอกสารผลิตภัณฑ์ที่ทำงานเป็นทีมซึ่งมีโครงสร้างพื้นฐานทั้งหมดสำหรับการจัดการความต้องการของผลิตภัณฑ์และการสร้างเนื้อหา

Github: โอกาสที่คุณรู้เรื่องนี้แล้ว คุณยังสามารถใช้สำหรับเอกสารทางเทคนิค มันมาพร้อมกับแพลตฟอร์ม wiki ดั้งเดิม

เครื่องมือเขียนทางเทคนิค

ผู้เขียนด้านเทคนิคมักใช้เครื่องมือเฉพาะเพื่อสร้างเอกสารทางเทคนิคที่ยอดเยี่ยม ระบบเหล่านี้เรียกว่าระบบจัดการเนื้อหา (CMS) และช่วยให้คุณสร้าง จัดโครงสร้าง และจัดการบทความทางเทคนิคประเภทต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย

CMS สามารถจัดการเอกสารประเภทต่างๆ ดึงและบันทึกบทความ และอนุญาตให้สมาชิกในทีมจำนวนมากทำงานร่วมกันเพื่อสร้างเอกสาร เครื่องมือที่รู้จักกันดี ได้แก่ :

WordPress + Heroic KB: ซอฟต์แวร์ที่มีประสิทธิภาพและโฮสต์ด้วยตนเองพร้อมการพัฒนาเอกสารและฟังก์ชั่นการจัดทำดัชนีที่หลากหลาย ควบคู่กับไฟล์แนบมัลติมีเดียมากมาย การทำงานเป็นทีม และการตั้งค่าการอนุญาต

MadCap Flare: แพลตฟอร์มดิจิทัลที่มีประสิทธิภาพพร้อมความสามารถในการเผยแพร่เนื้อหาผ่านช่องทางต่างๆ ความช่วยเหลือในภาษาต่างๆ และสื่อการเรียนการสอนมากมาย

Adobe RoboHelp: ระบบจัดการเนื้อหารอบด้านที่ช่วยให้คุณสร้างเอกสารที่มีคุณสมบัติครบถ้วน จัดการเนื้อหาแบบสั้นได้อย่างง่ายดาย และใช้การควบคุมเวอร์ชัน

ClickHelp: ระบบที่ได้รับรางวัลที่ให้การเปลี่ยนจากระบบอื่นอย่างง่ายดาย บทบาทของผู้ใช้ที่กำหนดเอง และคุณสมบัติการวิเคราะห์ข้อมูลที่หลากหลาย

เครื่องมือสำหรับเอกสาร API

ขั้นตอนในการพัฒนาเอกสาร API ส่วนใหญ่จะเป็นไปโดยอัตโนมัติ นักพัฒนาหรือผู้เขียนด้านเทคนิคสามารถสร้างเนื้อหาด้วยตนเองหรือใช้ผู้สร้างเอกสาร API สองสามรายการ ได้แก่ :

RAML 2 HTML: ผู้สร้างเอกสารที่ไม่ซับซ้อนซึ่งใช้พารามิเตอร์ RAML

Swagger: แพลตฟอร์มการจัดทำเอกสารด้วยตนเองฟรีที่สร้างขึ้นเพื่อสร้างและบำรุงรักษาบริการเว็บและ API ของ RESTful

เครื่องมือแผนงานผลิตภัณฑ์

เครื่องมือเหล่านี้ช่วยให้คุณสื่อสารรายละเอียดได้อย่างรวดเร็ว เปลี่ยนกรอบเวลาหรือการออกแบบ รวมข้อมูลใหม่ และปรับแต่งกรอบทั้งหมด

แอปพลิเคชันการวางแผนเหล่านี้จำนวนมากมีเทมเพลตที่สร้างไว้ล่วงหน้าสำหรับพิมพ์เขียวต่างๆ ช่วยให้คุณสามารถเริ่มสร้างเอกสารประกอบผลิตภัณฑ์ได้ทันที เครื่องมือแผนงานผลิตภัณฑ์บางส่วนได้แก่:

Roadmunk: วางตำแหน่งธุรกิจทั้งหมดของคุณตามกลยุทธ์ที่ยึดผู้ซื้อเป็นศูนย์กลางด้วยซอฟต์แวร์ Roadmapping ที่สมบูรณ์นี้ Roadmunk ช่วยให้คุณรวบรวมความคิดเห็นของผู้ซื้อ ตัดสินใจเกี่ยวกับการพัฒนาในอนาคต และใช้เทมเพลตที่พร้อมใช้งานเพื่อระบุแผนของคุณอย่างชัดเจน

ProductPlan: ซอฟต์แวร์การวางแผนนี้ช่วยให้คุณสามารถรวบรวมและจัดการข้อมูลเชิงลึก ทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงาน สร้างและโพสต์พิมพ์เขียวผลิตภัณฑ์ และเดินหน้าตามแผนของคุณ

อ๊ะ!: อ๊ะ! เป็นแพลตฟอร์มวิศวกรรมผลิตภัณฑ์ ช่วยให้คุณสร้างแผน รวบรวมข้อมูลเชิงลึกจากผู้อื่น ส่งเสริมนวัตกรรม จัดหมวดหมู่ฟังก์ชัน แจกจ่ายพิมพ์เขียวผลิตภัณฑ์ จัดการการเปิดตัว และจัดระเบียบกระบวนการทางวิศวกรรม

โปรแกรมแก้ไขภาษามาร์กอัป

เพื่อให้แน่ใจว่าบทความซอฟต์แวร์ด้านเทคนิคเป็นมิตรกับอินเทอร์เน็ต บทความเหล่านั้นควรจัดทำขึ้นในโครงสร้างที่เหมาะสม ด้วยเหตุนี้จึงใช้ภาษามาร์กอัป

มาร์กอัปเป็นที่รู้จักมากที่สุดในบรรดาภาษามาร์กอัปทั้งหมด มันง่ายที่จะแปลงเป็น HTML และคุณไม่จำเป็นต้องมีทักษะพิเศษใดๆ เพื่อใช้งาน ตัวแก้ไขมาร์กดาวน์ต่อไปนี้สามารถช่วยคุณในการผลิตเอกสารประกอบผลิตภัณฑ์

Quiver: Quiver เป็นโน้ตบุ๊กที่ออกแบบมาสำหรับนักพัฒนาซอฟต์แวร์โดยเฉพาะ ช่วยให้คุณรวมโค้ด ข้อความ LaTeX และ Markdown ไว้ในโน้ตเดียว คุณสามารถใช้ตัวแก้ไขโค้ดเพื่อแก้ไข ดู LaTeX และ Markdown แบบเรียลไทม์ได้อย่างง่ายดาย และค้นหาโน้ตใดๆ ได้อย่างรวดเร็ว

Visual Studio Code: ตัวแก้ไขซอร์สโค้ดนี้ช่วยบริษัทต่างๆ ในการพัฒนาและแก้ไขข้อผิดพลาดในแอปพลิเคชันที่ทำงานบน macOS, Windows และ Linux ซึ่งรวมถึงความสามารถต่างๆ เช่น การปรับโครงสร้างโค้ดและการนำทาง การเน้นไวยากรณ์ ตัวย่อ Emmet ตัวอย่างข้อมูล การตัดข้อความ และอินเทอร์เฟซบรรทัดคำสั่ง (CLI)

Typora: เป็นโปรแกรมแก้ไขมาร์กอัปที่ให้อินเทอร์เฟซการอ่านและการเขียนที่ราบรื่นแก่คุณ มันกำจัดตัวสลับโหมด สัญลักษณ์ทางไวยากรณ์ของซอร์สโค้ดลดราคา พื้นที่แสดงตัวอย่าง และองค์ประกอบอื่น ๆ ที่ทำให้เสียสมาธิ แต่จะให้คุณเข้าถึงความสามารถในการดูตัวอย่างตามเวลาจริง ดังนั้นคุณจึงสามารถมุ่งเน้นไปที่เอกสารประกอบเพียงอย่างเดียว

iA Writer: iA Writer เป็นโปรแกรมแก้ไขข้อความสำหรับ Android, iOS และ Mac ประกอบด้วยการซิงโครไนซ์ iCloud และ Dropbox, การแก้ไข, การเขียนโฟกัส, การควบคุมไวยากรณ์, การส่งออกและนำเข้า Microsoft Word และคุณสมบัติอื่น ๆ อีกมากมาย

ซอฟต์แวร์เอกสาร UI

ซอฟต์แวร์ยอดนิยมสำหรับการออกแบบ UX คือซอฟต์แวร์สร้างต้นแบบที่ช่วยให้คุณสร้างต้นแบบ โครงลวด ภาพสเก็ตช์ และม็อคอัพที่น่าสนใจ

InVision: เป็นหนึ่งในซอฟต์แวร์ที่ใช้กันอย่างแพร่หลายสำหรับการสร้างต้นแบบ InVision มีชื่อเสียงในด้านการทำงานหลายแพลตฟอร์มและความสามารถในการทำงานเป็นทีม ซึ่งทำให้มันเป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมสำหรับการพัฒนาส่วนติดต่อผู้ใช้ (UI)

Sketch: เป็นแพลตฟอร์มการออกแบบที่ใช้เวกเตอร์ที่ตรงไปตรงมาและมีประสิทธิภาพ มีให้บริการในรูปแบบแอป Mac และเว็บแอป เป็นเครื่องมือยอดนิยมและมีคุณสมบัติเพียงพอสำหรับการแสดงส่วนติดต่อผู้ใช้ (UI)

Adobe XD: ใน Adobe XD XD หมายถึงการออกแบบประสบการณ์ เป็นเครื่องมือออกแบบที่สร้างขึ้นสำหรับผู้เชี่ยวชาญด้านประสบการณ์ผู้ใช้ (UX) ช่วยให้นักพัฒนาสร้างแบบจำลองที่ยอดเยี่ยมและอนุญาตให้ผู้อื่นแสดงผ่านแอปพลิเคชัน

UXPin: เป็นซอฟต์แวร์ออกแบบสำหรับ Windows และ Mac ที่ช่วยให้นักออกแบบสามารถสร้างเลย์เอาต์ประเภทใดก็ได้ นอกจากนี้ UXPin ยังมีความสามารถในการนำเข้าโครงร่างหรือภาพสเก็ตช์ของคุณจากโปรแกรมซอฟต์แวร์อื่นๆ และสร้างต้นแบบที่น่าสนใจ

คำถามทั่วไปเกี่ยวกับเอกสารทางเทคนิค

ต่อไปนี้คือคำถามที่พบบ่อยของเราเกี่ยวกับเอกสารทางเทคนิค พร้อมด้วยคำตอบ

เอกสารทางเทคนิคมีไว้เพื่ออะไร?

วัตถุประสงค์ของเอกสารทางเทคนิคคือเพื่อให้ข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ ระบบ หรือบริการที่ใช้โดยผู้ชมด้านเทคนิคหรือไม่ใช่ด้านเทคนิค เอกสารนี้ช่วยให้ผู้ใช้เข้าใจวิธีการทำงานของผลิตภัณฑ์ วิธีติดตั้ง ใช้งาน และแก้ไขปัญหา ตลอดจนวิธีซ่อมแซมหรือเปลี่ยนชิ้นส่วนหากจำเป็น

เอกสารทางเทคนิคยังเป็นข้อมูลอ้างอิงสำหรับวิศวกร นักพัฒนา และผู้เชี่ยวชาญอื่นๆ ที่ทำงานเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ ช่วยให้มั่นใจได้ถึงความสอดคล้องและได้มาตรฐาน ตลอดจนจัดทำบันทึกทางประวัติศาสตร์เกี่ยวกับการพัฒนาและวิวัฒนาการของผลิตภัณฑ์

จะจัดระเบียบและจัดโครงสร้างเอกสารทางเทคนิคได้อย่างไร?

เอกสารทางเทคนิคควรมีโครงสร้างที่ชัดเจนและเป็นระเบียบเพื่อให้ง่ายต่อการเข้าใจและนำทาง ต่อไปนี้เป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดระเบียบและจัดโครงสร้างเอกสารทางเทคนิค:

• เริ่มต้นด้วยสารบัญหรือดัชนีเพื่อให้ภาพรวมของหัวข้อที่ครอบคลุม
• แบ่งเอกสารออกเป็นส่วนๆ ที่ชัดเจน และใช้หัวเรื่องและหัวข้อย่อยเพื่อเป็นแนวทางแก่ผู้อ่าน
• ใช้ภาษาที่ชัดเจน กระชับ และหลีกเลี่ยงศัพท์แสงทางเทคนิค เว้นแต่จะหลีกเลี่ยงไม่ได้และมีการอธิบายอย่างละเอียด
• รวมตัวอย่างและตัวช่วยด้านภาพ เช่น ไดอะแกรมและภาพหน้าจอ เพื่อช่วยอธิบายแนวคิดที่ซับซ้อน
• ใช้รูปแบบและลักษณะที่สอดคล้องกันตลอดทั้งเอกสาร รวมถึงขนาดและลักษณะแบบอักษร หัวเรื่อง และระยะห่างย่อหน้า
• จัดให้มีฟังก์ชันการค้นหาหรือดัชนีเพื่อการนำทางที่ง่ายดาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับชุดเอกสารที่ยาวขึ้น

อะไรคือความแตกต่างระหว่างเอกสารทางเทคนิคและเอกสารสำหรับผู้ใช้?

เอกสารทางเทคนิคและเอกสารผู้ใช้เป็นทั้งรูปแบบเอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรที่ให้ข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือบริการ อย่างไรก็ตาม พวกเขามีวัตถุประสงค์และกลุ่มเป้าหมายที่แตกต่างกัน

เอกสารทางเทคนิคมีไว้สำหรับผู้ใช้ด้านเทคนิค เช่น วิศวกร นักพัฒนา และผู้เชี่ยวชาญด้านไอที โดยจะให้ข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับการออกแบบ สถาปัตยกรรม และข้อมูลจำเพาะทางเทคนิคของผลิตภัณฑ์ และใช้สำหรับการแก้ไขปัญหาและการบำรุงรักษา

ในทางกลับกัน เอกสารสำหรับผู้ใช้มีไว้สำหรับผู้ใช้ปลายทาง เช่น ลูกค้าและพนักงานที่ใช้ผลิตภัณฑ์หรือบริการ ให้ข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการใช้ผลิตภัณฑ์ รวมถึงคำแนะนำทีละขั้นตอนและสื่อการสอนแบบภาพ

สรุป: ภาพรวมและตัวอย่างเอกสารทางเทคนิค

ความรู้ด้านเทคนิคเป็นสินทรัพย์ที่จำเป็นสำหรับผู้อ่าน คุณต้องพัฒนาและเผยแพร่บทความทางเทคนิคที่เป็นประโยชน์สำหรับทุกคน รวมถึงเอกสารสำหรับนักพัฒนาซอฟต์แวร์และทีมทดสอบ พร้อมด้วยเอกสารสำหรับผู้ใช้

แต่เนื่องจากวงจรการพัฒนาผลิตภัณฑ์ที่รวดเร็ว การทำให้ฐานความรู้ทางเทคนิคของคุณพร้อมใช้งานและน่าสนใจอาจเป็นเรื่องยาก

พอร์ทัลความรู้ด้านเทคนิคอย่างละเอียดแม่นยำ ตรงประเด็น และตรงประเด็น และนี่คือที่ซึ่งระบบการจัดการเอกสารทางเทคนิค เช่น Heroic KB สามารถช่วยได้

ด้วยความสามารถในการจัดการเนื้อหาและการทำงานเป็นทีมของ Heroic KB คุณสามารถปรับปรุงกระบวนการเขียนและคำแนะนำด้านเทคนิคได้อย่างง่ายดาย และเพิ่มผลผลิตขององค์กรและการมีส่วนร่วมของผู้ใช้