ส่วนหัวของอีเมลคืออะไร? วิธีอ่านและทำไมคุณควร
เผยแพร่แล้ว: 2022-05-06อีเมลเป็นเครื่องมือสื่อสารและการตลาดที่สำคัญอย่างยิ่งสำหรับบุคคลและองค์กรทุกขนาด คุณรู้หรือไม่ว่า 70% ของมืออาชีพใช้อีเมลเพื่อโปรโมตเนื้อหาขององค์กร
แต่อีเมลเป็นมากกว่าแค่การส่งและรับข้อความ
ในปี 2564 อีเมลมากกว่า 46% เป็นสแปม ตามข้อมูลของ Kaspersky Lab นี่อาจเป็นปัญหาสำหรับกลยุทธ์การตลาดทางอีเมลของคุณ และอาจส่งผลเสียต่อแบรนด์ของคุณหากคุณไม่ใส่ใจกับการสื่อสารที่เข้ามา ความสามารถในการส่งมอบเป็นหนึ่งในปัญหาที่ยากที่สุดในการจัดการแคมเปญอีเมล
นี่คือที่มาของการวิเคราะห์ส่วนหัวของอีเมล
ในคู่มือนี้ เราจะช่วยให้คุณเข้าใจว่าส่วนหัวของอีเมลคืออะไรกันแน่ และเหตุใดจึงมีความสำคัญ นอกจากนี้เรายังจะแสดงวิธีดูส่วนหัวของอีเมลในไคลเอ็นต์เว็บเมลต่างๆ เช่น Gmail, Microsoft Outlook, Yahoo Mail และ Apple Mail
มาเริ่มกันเลย!
ส่วนหัวของอีเมลคืออะไร?
อีเมลประกอบด้วยสามองค์ประกอบหลัก:
- ส่วนหัว: ส่วนหัวของอีเมลเป็นข้อมูลเฉพาะที่มีข้อมูลสำคัญสำหรับการส่งอีเมล
- เนื้อหา: เนื้อหา ของอีเมลประกอบด้วยเนื้อหาและไฟล์แนบในข้อความของคุณ โดยเริ่มจาก "เรียน แซลลี่" ไปจนถึง "ด้วยความปรารถนาดี แฮร์รี่"
- ซองจดหมาย: มองไม่เห็นทั้งผู้ส่งและผู้รับ ซองจดหมายคือสิ่งที่ผู้ให้บริการอีเมลและเซิร์ฟเวอร์ขาออกใช้ในการสื่อสารและส่งข้อความไปยังบัญชีอีเมลที่ต้องการ
คุณลักษณะบางอย่าง (ข้อมูลเมตา) ของส่วนหัวของอีเมลสามารถเข้าถึงได้จากด้านบนของอีเมล ในขณะที่คุณจำเป็นต้องเข้าถึงส่วนหัวที่กำหนดเองของคุณอย่างอิสระ
ผ่านส่วนหัวของอีเมล คุณจะสามารถตรวจสอบว่าเซิร์ฟเวอร์ ISP และบริการอีเมลใดที่ข้อความถูกส่งผ่าน คุณสามารถวิเคราะห์ได้ทันทีว่าการส่งอีเมลได้รับการปกป้องหรือไม่ และถึงปลายทางที่ต้องการโดยไม่มีข้อผิดพลาดหรือการเปลี่ยนแปลงใดๆ
ลักษณะของส่วนหัวของอีเมล
ข้อมูลเมตาเป็นข้อมูลอ้างอิงที่มีโครงสร้างประเภทหนึ่งที่ช่วยจัดเรียงและระบุคุณสมบัติของข้อมูล ข้อมูลเมตาของอีเมลหมายถึงข้อมูลเกี่ยวกับข้อความของคุณที่สามารถพบได้ในส่วนหัวของอีเมล
ส่วนหัวของอีเมลมีโค้ดทั้งหมดจนถึงแท็ก <body> นี่คือรายละเอียดของสิ่งที่คุณจะพบได้ในส่วนหัวของอีเมล
- จาก: ประกอบด้วยข้อมูลของผู้ส่ง สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าฟิชเชอร์และนักส่งสแปมมักจะปลอมแปลงที่อยู่อีเมลในช่องนี้
- ถึง: แสดงที่อยู่อีเมลและชื่อของผู้รับ รวมถึงที่อยู่อีเมลในช่องสำเนา ( CC ) และสำเนาลับ ( BCC )
- วันที่: แสดงเวลาที่ส่งอีเมล โปรแกรมรับส่งเมลมักจะแสดงการประทับเวลานี้ในรูปแบบ: day, dd month, yyyy hh:mm:ss เช่น วันศุกร์ที่ 25 ธันวาคม 2565 เวลา 08:05 น. 27 น.
- Return-Path: นี่เป็นองค์ประกอบสำคัญที่ให้ที่อยู่อีเมลที่ระบบจะส่งข้อความ หากไม่มีการระบุที่อยู่ตอบกลับ ระบบจะใช้เป็นที่อยู่สำหรับผู้รับในการตอบกลับ
- ซองจดหมายถึง: นี่แสดงว่าอีเมลถูกส่งไปยังที่อยู่ที่ระบุในบรรทัดนี้
- เรื่อง: ซึ่งรวมถึงชื่อเรื่องหรือหัวข้อที่ผู้ส่งอธิบายไว้ในบรรทัดเรื่อง
- รหัสข้อความ: เมื่อคุณเขียนข้อความ คุณจะสร้างสตริงของตัวอักษรและตัวเลขเฉพาะ ระวังว่าแฮ็กเกอร์สามารถเปลี่ยนแปลงฟิลด์นี้ได้เล็กน้อย แม้ว่าแต่ละข้อความจะมี ID ที่ไม่ซ้ำกันก็ตาม
- MIME-version: ย่อมาจาก Multi-Purpose Internet Mail Extensions ตามชื่อที่แนะนำ มันเป็นส่วนขยายของโปรโตคอลอีเมลทางอินเทอร์เน็ตที่ช่วยให้คุณส่งและรับไฟล์ข้อมูลประเภทต่างๆ เช่น รูปภาพ เสียง และวิดีโอออนไลน์
- ประเภทเนื้อหา: พื้นที่นี้ระบุว่าอีเมลนั้นเขียนในรูปแบบข้อความหรือ HTML นอกจากนี้ยังจะปรากฏขึ้นหากคุณมีรูปภาพหรือวิดีโอ
- DomainKeys และลายเซ็น DKIM: โดยการเชื่อมโยงชื่อโดเมนกับอีเมล ลายเซ็น DomainKeys และ DomainKeys Identified Mail (DKIM) จะช่วยบริการอีเมลในการจดจำและรับรองความถูกต้องของข้อความ
- X-Spam-Status: สิ่งนี้จะแจ้งให้คุณทราบว่าอีเมลนั้นเป็นสแปมหรือไม่ นอกจากนี้ยังแสดงคะแนนตัวเลขที่แท้จริง ถ้าไม่ใช่สแปมก็จะบอกว่า "ไม่"
- X-Spam-Level: นี่แสดงถึงคะแนน SpamAssassin โดยรวมที่กำหนดให้กับอีเมลที่คุณกำลังส่งซึ่งแสดงด้วยเครื่องหมายดอกจัน (*) การได้รับดาวน้อยลงถือเป็นเรื่องดี: ดาวแต่ละดวงแสดงจุดหนึ่งไปในทิศทางที่ดี
- เนื้อหาข้อความ: ฟิลด์นี้แสดงเนื้อหาหลักของอีเมล
เหตุใดส่วนหัวของอีเมลจึงมีความสำคัญ
คุณอาจสงสัยว่าทำไมคุณจึงต้องตรวจสอบส่วนหัวอีเมลของข้อความที่คุณได้รับ
การตรวจสอบส่วนหัวของอีเมลมีความสำคัญด้วยเหตุผลหลายประการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณกำลังใช้อีเมลสำหรับธุรกิจ เปิดตัวแคมเปญการตลาด หรือส่งจดหมายข่าวให้กับลูกค้าของคุณ
การป้องกันจากสแปมและฟิชชิ่ง
ฟิชชิงและสแปมเป็นทั้งความรำคาญที่ไม่พึงประสงค์ในกล่องจดหมายของเรา อาชญากรไซเบอร์มักคิดค้นเทคนิคการปลอมแปลงใหม่ๆ เพื่อเอาชนะมาตรการรักษาความปลอดภัย และสร้างความเสียหายให้กับผู้ใช้และธุรกิจมากขึ้น
ส่วนหัวของอีเมลสามารถช่วยคุณหลีกเลี่ยงการโจมตีจากสแปมและฟิชชิ่งได้ พวกเขาช่วยผู้ให้บริการอีเมล (ESP) ในการแยกความแตกต่างระหว่างสแปมและข้อความที่ถูกต้อง เนื่องจากส่วนหัวของอีเมลมีข้อมูลที่จำเป็น ESP สามารถประเมินข้อมูลนั้นเพื่อระบุว่าข้อความนั้นถูกต้องหรือไม่และควรกำหนดเส้นทางไปยังผู้รับที่ต้องการ
การระบุข้อมูลผู้ส่งและผู้รับ
ส่วนหัวของอีเมลมีตัวระบุข้อความที่สำคัญ เช่น From , To , Subject และ Date ตามที่อธิบายข้างต้น คุณจะไม่สามารถระบุได้ว่าข้อความนั้นมาจากใคร ส่งถึงใคร วันและเวลาที่ส่งหรือรับข้อความ หรือข้อความนั้นมีเนื้อหาที่ปลอดภัยและเป็นของแท้โดยไม่มีข้อมูลที่ส่วนหัวให้มาหรือไม่
นอกจากนี้ ส่วนหัวของอีเมลยังให้คำอธิบายโดยละเอียดเกี่ยวกับที่อยู่ IP ของผู้ส่ง ซึ่งช่วยให้คุณติดตามที่มาของข้อความได้ วิธีนี้จะช่วยให้คุณตรวจพบผู้หลอกลวงหรือกิจกรรมที่เป็นอันตรายได้ง่ายขึ้น
การปรับปรุงความสามารถในการส่งอีเมล
สำหรับทุกๆ ดอลลาร์ที่คุณใช้ไปกับแคมเปญการตลาดผ่านอีเมล คุณจะได้รับ ROI มูลค่า 44 ดอลลาร์ ซึ่งหมายความว่าผลตอบแทนจากการลงทุนสำหรับการตลาดผ่านอีเมลสามารถสูงถึง 4,400%
เมื่อพิจารณาจากตัวเลขเหล่านี้แล้ว สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการในขณะที่เปิดตัวแคมเปญอีเมลคือการที่ข้อความของคุณจะติดอยู่ในตัวกรองสแปมของลูกค้า ตัวกรองสแปมและผู้ให้บริการอีเมลจะสแกนส่วนหัวของอีเมลและวิเคราะห์ส่วน SPF, DKIM, X-Spam-Status และ X-Spam-Level ทั้งนี้เพื่อให้แน่ใจว่าที่อยู่ IP ของผู้ส่งได้รับอนุญาตให้ส่งข้อความไปยังโดเมน และไม่มีใครเล่นซอกับอีเมล
ก็ควรที่จะลงทุนในซอฟต์แวร์ติดตามอีเมลเพื่อติดตามสถานะการส่งอีเมลของคุณ ด้วยระบบติดตามอย่าง Mailchimp คุณจะพบปัญหาในการระบุเวลาได้ง่ายขึ้น (หรือก่อนหน้านี้) ที่มันเกิดขึ้น
แม้ว่าคุณจะใช้เครื่องมืออย่างเช่น Mailhog เพื่อทดสอบอีเมล แต่การส่งข้อความตัวอย่างถึงตัวคุณเองมักจะง่ายกว่า ซึ่งเปิดโอกาสให้คุณตรวจสอบข้อมูลส่วนหัวของคุณเองเพื่อให้แน่ใจว่าถูกต้องและกรองสแปมได้ง่าย เพื่อให้แน่ใจว่าคุณสามารถเพิ่มอัตราการส่งอีเมลได้สูงสุด
สุดท้าย ให้พิจารณาว่าจะเกิดอะไรขึ้นหากเว็บไซต์ของคุณหยุดทำงาน นี่หมายความว่าอีเมลของคุณจะหยุดด้วยหรือไม่ หากอีเมลของคุณโฮสต์อยู่บนเซิร์ฟเวอร์เดียวกันกับเว็บไซต์ของคุณ ก็ค่อนข้างจะแน่นอนอยู่แล้ว
เพื่อลดโอกาสที่อีเมลของคุณจะส่งไปพร้อมกับไซต์ของคุณ เราขอแนะนำให้คุณแยกอีเมลและโฮสติ้งออกจากกัน Kinsta ไม่ได้ให้บริการอีเมลด้วยเหตุผลนี้เอง: สิ่งที่เราให้ความสำคัญคือการทำให้ ทุก ส่วนของไซต์ของคุณทำงานได้อย่างราบรื่น และด้วยเหตุนี้ คุณต้องมีการแยกเซิร์ฟเวอร์และความซ้ำซ้อน
วิธีอ่านส่วนหัวของอีเมล
เลย์เอาต์และขั้นตอนในการอ่านส่วนหัวของอีเมลจะแตกต่างกันไปตามผู้ให้บริการอีเมล (ESP) หากต้องการตรวจสอบ ให้ไปที่ส่วนหัวของอีเมลและค้นหาบรรทัดที่เกี่ยวข้องกับคุณ
ต่อไปนี้คือวิธีที่คุณสามารถทำได้บน ESP ยอดนิยมอย่างง่ายดาย
ส่วนหัวของอีเมลใน Gmail
ด้วยผู้ใช้งานมากกว่า 1.5 พันล้านรายทั่วโลก Gmail เป็นหนึ่งในบริการอีเมลออนไลน์ที่โดดเด่นที่สุด ไม่น่าแปลกใจเลยที่ Google จะบรรจุ Gmail ไว้ด้วยคุณลักษณะและความสามารถที่มีประโยชน์มากมาย
คุณสามารถดูส่วนหัวของอีเมลใน Gmail ได้อย่างง่ายดายโดยทำตามขั้นตอนด้านล่างบนคอมพิวเตอร์เดสก์ท็อปหรือแล็ปท็อป (ตัวเลือกนี้ไม่มีให้ในอุปกรณ์เคลื่อนที่):
- เปิดไคลเอนต์ Gmail ของคุณและเลือกอีเมลที่มีส่วนหัวของข้อความที่คุณต้องการดู
กล่องจดหมาย Gmail - เข้าถึงเมนูเคบับโดยคลิกที่จุดสามจุดข้างปุ่ม " ตอบกลับ " เมื่อคุณเห็นเนื้อหาข้อความ
เมนูเคบับ จากนั้นเลือก " แสดงต้นฉบับ " ในเมนูแบบเลื่อนลง
ตัวเลือก “แสดงต้นฉบับ” ของ Gmail - หน้าต่างใหม่จะปรากฏขึ้น โดยแสดงส่วนหัวที่ยาวขึ้นในรูปแบบ HTML ดั้งเดิม คุณจะดูรายละเอียดส่วนหัวได้ เช่น สถานะการตรวจสอบสิทธิ์ ที่อยู่ IP เวอร์ชัน MIME และลายเซ็น DKIM
ส่วนหัวของอีเมล Gmail - คลิก " ดาวน์โหลดต้นฉบับ " หากคุณต้องการติดตั้งและตรวจสอบข้อมูลส่วนหัวทีละรายการ หรือหากต้องการส่งอีเมลถึงทีมเทคนิคของคุณ
ตัวเลือก “ดาวน์โหลดต้นฉบับ” สำหรับส่วนหัวของอีเมล Gmail
ส่วนหัวของอีเมลใน Yahoo
Yahoo Mail ไม่ได้แย่ เพราะมีตัวเลือกมากมายเช่นเดียวกับ Gmail ยังคงไม่สามารถจับคู่กับปริมาณผลประโยชน์ที่ Gmail มอบให้ได้
หากคุณมีบัญชี Yahoo Mail ให้ใช้คำแนะนำต่อไปนี้เพื่อแสดงรายละเอียดส่วนหัวของอีเมลที่คุณต้องการอย่างรวดเร็ว
- เปิดไคลเอนต์เว็บเมล Yahoo ของคุณในแท็บแยกต่างหาก และคลิกบนข้อความที่มีส่วนหัวที่คุณต้องการดู
- เข้าถึงเมนูลูกชิ้นโดยคลิกที่จุดแนวนอนสามจุดข้างปุ่ม " สแปม "
- จากนั้นเลือกตัวเลือก " ดูข้อความดิบ " ในเมนูแบบเลื่อนลง
- ตอนนี้ หน้าต่างใหม่จะเปิดขึ้น ซึ่งล้อมรอบข้อมูลส่วนหัวของอีเมลทั้งหมด
ส่วนหัวของอีเมลใน Outlook
หลายบริษัทต้องการใช้ Microsoft Outlook เพื่อปรับปรุงกลยุทธ์การส่งจดหมาย ต้องขอบคุณระบบโฟลเดอร์ที่จัดระเบียบของแอปนี้ ผู้ใช้สามารถลดความยุ่งเหยิงของอีเมลด้วยการจัดหมวดหมู่งานและข้อความได้หลากหลายวิธี
ในส่วนนี้ เราจะใช้ Microsoft Outlook เวอร์ชัน 2202 (64 บิต) วิธีเข้าถึงรายละเอียดส่วนหัวของอีเมลมีดังนี้
- เปิดอีเมลจากโฟลเดอร์ที่คุณต้องการดูส่วนหัว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ดับเบิลคลิกเพื่อเปิดในหน้าต่างแยกต่างหาก
ดับเบิลคลิกที่อีเมล Outlook - คลิก "การ ดำเนิน การ" จากเมนูที่ด้านบนของหน้าต่าง จากนั้นเลือก "การ ดำเนินการเพิ่มเติม " จากนั้นเลือก " ดูแหล่งที่มา "
ตัวเลือก “ดูแหล่งที่มา” ของ Outlook - รายละเอียดส่วนหัวจะเปิดขึ้นโดยอัตโนมัติในไฟล์ Notepad
ส่วนหัวของอีเมลใน Notepad
ส่วนหัวของอีเมลใน Apple Mail
Apple Mail (Mac) เติบโตขึ้นมาเป็นไคลเอนต์อีเมลที่มีประโยชน์เป็นพิเศษตั้งแต่เริ่มก่อตั้ง ติดตั้งและใช้งานง่าย ระบบปฏิบัติการที่ออกล่าสุดตอนนี้มีการตั้งค่าการจัดรูปแบบใหม่ ความสามารถในการเพิ่มไฟล์แนบ และเมนู "ตอบกลับ" ที่ตกแต่งอย่างสวยงาม
การรับส่วนหัวของอีเมลจาก Apple Mail ไม่ใช่เรื่องง่าย เพียงทำตามคำแนะนำด้านล่าง:
- ขั้นแรก เปิดไคลเอ็นต์ Apple Mail ของคุณ จากนั้นคลิกเพื่อเปิดอีเมลที่มีส่วนหัวที่คุณต้องการดู
- จากเมนู ให้วางเมาส์เหนือ " ดู " จากนั้นคลิกเพื่อขยายเมนูแบบเลื่อนลง
- เลือก " ข้อความ " จากนั้นเลือก " แหล่งที่มาดิบ " ตอนนี้ คุณจะสามารถดูเนื้อหาทั้งหมดของส่วนหัวของอีเมลและคัดลอกได้หากต้องการ
คุณต้องการส่วนหัวของอีเมลหรือไม่?
แม้จะมีการเติบโตอย่างรวดเร็วของช่องทางการสื่อสารที่หลากหลาย แต่อีเมลยังคงเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์อย่างมากสำหรับธุรกิจใดๆ ได้รับการพิสูจน์แล้วว่าเป็นหนึ่งในกลยุทธ์ที่คุ้มค่าที่สุดในการส่งเสริมการลงทุนที่แตกต่างกัน สร้างโอกาสในการขายใหม่ และปรับปรุงการรักษาลูกค้า
ดังนั้น อีเมลจึงกลายเป็นเป้าหมายยอดนิยมสำหรับแฮกเกอร์ ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องมีการรักษาความปลอดภัยที่เพียงพอเพื่อปกป้ององค์กรของคุณจากการโจมตีอีเมลที่เป็นอันตรายและหลีกเลี่ยงโฟลเดอร์สแปม
เนื่องจากความสามารถในการแก้ไขปัญหาการจัดส่งได้อย่างรวดเร็ว ส่วนหัวของอีเมลจึงเป็นสินทรัพย์ที่สำคัญสำหรับผู้ใช้ทุกคน โดยเฉพาะอย่างยิ่งนักการตลาดที่มุ่งเน้นข้อกำหนดทางเทคนิคในการส่งอีเมลและรับรองการส่งมอบ
คุณพบว่าการดูส่วนหัวของอีเมลเป็นเรื่องง่ายหรือไม่? แบ่งปันความคิดเห็นของคุณในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง!