ทักษะการจัดการงานอีเวนต์ที่คุณต้องมีในฐานะนักวางแผน

การจัดการกิจกรรมเป็นธุรกิจที่ท้าทาย ในการรับบทบาทเช่นนี้ คุณต้องมีมากกว่าทักษะในองค์กร คุณจะต้องใส่ใจในรายละเอียดและพร้อมที่จะตอบคำขอของผู้คน อาจเป็นไปได้ว่าคุณจะต้องดับไฟหนึ่งหรือสอง

อย่างไรก็ตาม หากคุณชอบทำงานกับผู้คน การวางแผนงานกิจกรรมก็คุ้มค่า และมีเคล็ดลับและคำแนะนำที่จะช่วยให้คุณปรับปรุงอยู่เสมอ

บทความนี้จะอธิบาย 20 ทักษะการจัดการเหตุการณ์ที่นักวางแผนจำเป็นต้องจัดกิจกรรมที่ประสบความสำเร็จ ผู้ที่ต้องการประกอบอาชีพในสาขานี้สามารถเรียนรู้สิ่งที่จะทำให้ดีที่สุดได้ รู้สึกอิสระที่จะค้นพบความสามารถโดยกำเนิดของคุณและวิธีพัฒนาความสามารถใหม่

ทักษะการจัดการงานอีเวนต์ที่คุณต้องมีเพื่อเป็นนักวางแผนงาน

ทักษะคน

มีสิ่งหนึ่งที่เหตุการณ์ทั้งหมดมีเหมือนกัน นั่นคือ เกี่ยวข้องกับผู้คน ไม่ว่าคุณจะจัดกิจกรรมประเภทใด (แบบต่อหน้า สตรีมแบบสด หรือกิจกรรมแบบผสม) ผู้คนจะอยู่ที่นั่นเสมอ นี่คือเหตุผลที่ทักษะด้านบุคลากรของคุณมีบทบาทสำคัญ

คุณจะต้องพิจารณาตัวละครทุกประเภทและต้องทำอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งรวมถึงซัพพลายเออร์ หัวหน้างาน ผู้สนับสนุน เพื่อนร่วมงาน ผู้ขาย พนักงาน ข้าราชการ และผู้บริหาร ส่วนใหญ่ของความสำเร็จในอาชีพของคุณเกี่ยวข้องกับความรู้สึกสบายใจเมื่อเชื่อมต่อกับสิ่งเหล่านี้ทั้งหมด กล่าวอีกนัยหนึ่ง ทักษะการสื่อสารคือหัวใจสำคัญของธุรกิจนี้

ทักษะองค์กร

เมื่อพูดถึงทักษะการจัดองค์กร ผู้วางแผนงานจะต้องสามารถเตรียมทุกอย่างได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ทุกงานของคุณจะมีชิ้นส่วนนับพันที่คุณต้องรวบรวมอย่างชำนาญ นอกจากนี้ ผู้จัดการเหตุการณ์ที่ประสบความสำเร็จมักจะทำงานหลายโครงการพร้อมกัน

คุณจะต้อง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคำสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้ การประชุม การส่งมอบ และงานอื่นๆ ได้รับการดำเนินการอย่างเหมาะสม และทันเวลา ดังนั้น หนึ่งในทักษะการจัดการกิจกรรมที่สำคัญที่สุดคือความสามารถในการจัดระเบียบของคุณ การทำเช่นนี้อย่างถูกวิธีจะทำให้คุณมั่นใจได้ว่างานจะประสบความสำเร็จ

ความสามารถในการสื่อสาร

จนถึงตอนนี้ เป็นที่ชัดเจนว่าคุณต้องมีการติดต่อกับลูกค้าไม่เพียงแต่กับบุคคลสำคัญอื่นๆ ในกระบวนการวางแผนงาน แต่ทักษะการสื่อสารมีมากกว่านั้น คุณต้องถ่ายทอดข้อความให้ชัดเจนด้วย

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคำสั่งของคุณชัดเจนและตรงไปตรงมา โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อต้องติดต่อกับทีมวางแผนของคุณ นอกจากนี้ อย่าลืมทำสิ่งนี้ให้น่าสนใจ

ในขณะที่คุณยอมรับความรับผิดชอบในฐานะผู้วางแผนงาน คุณตกลง ตอนนี้ คุณคือผู้นำของงานนี้และต้องรับผิดชอบต่อความสำเร็จ รูปแบบความเป็นผู้นำของคุณสามารถสร้างความแตกต่างได้หากคุณมั่นใจว่ามีการสื่อสารที่ดี ตระหนักถึงสิ่งที่ทีมของคุณกำลังทำและให้คำแนะนำในลักษณะส่วนตัว นอกจากนี้ คุณต้องเปิดใจรับฟังสิ่งที่เพื่อนร่วมงานจะพูดและพร้อมที่จะสนับสนุนพวกเขาหากพวกเขามีปัญหา

ทักษะการบริหารเวลา

เมื่อคุณก้าวหน้าในสายอาชีพ คุณจะมีงานที่ต้องใช้เวลามากขึ้น ดังนั้นต้องมีกลยุทธ์การจัดการเวลาในมือ นั่นเป็นเหตุผลที่การทำงานหลายอย่างจะเป็นเพื่อนที่ดีที่สุดของคุณ แต่ก็สามารถเป็นศัตรูตัวร้ายของคุณได้

มีหลายสถานการณ์ที่คุณกำลังระดมสมองกับเพื่อนร่วมงานและได้รับโทรศัพท์เกี่ยวกับการออกแบบเวทีในทันใด ยิ่งไปกว่านั้น คุณต้องทำตามกำหนดเวลามากมาย วันที่จัดงานถูกกำหนดและคุณมีหน้าที่รับผิดชอบทุกอย่างให้พร้อมตรงเวลา

สถานการณ์ดังกล่าวอาจเป็นหนทางเดียวสู่ความวิตกกังวลและความเครียด หรืออาจเป็นสถานการณ์ของเหตุการณ์ที่ประสบความสำเร็จ ทั้งหมดขึ้นอยู่กับทักษะการบริหารเวลาของคุณ

ความชำนาญด้านเครือข่าย

นักวางแผนงานที่ดีที่สุดคือผู้ที่สามารถสร้างเครือข่ายได้ อย่าลืมติดต่อกับผู้เชี่ยวชาญที่แตกต่างกันในธุรกิจการวางแผนงาน

เมื่อคุณมีเครือข่ายที่เชื่อถือได้ โครงการของคุณจะดำเนินไปอย่างราบรื่นยิ่งขึ้น อย่าลืมว่า พวกเขายังสามารถแนะนำคุณให้กับลูกค้าใหม่ได้

ความเข้าใจในเหตุการณ์

ผู้วางแผนงานต้องรู้ว่าอุตสาหกรรมงานอีเวนต์ทำงานอย่างไร

ทักษะการวางแผนงานของคุณจะไม่สมบูรณ์จนกว่าคุณจะบรรลุความรู้นี้ นอกจากนี้ยังช่วยถ้าคุณรู้วิธีตั้งค่าคำขอข้อเสนอ (RFP) หรือแปลนอาคาร การตรวจสอบสัญญาและการวิเคราะห์ข้อมูลก็เป็นทักษะที่สำคัญในการจัดการเหตุการณ์เช่นกัน

มากกว่านักธุรกิจ มืออาชีพด้านงานกิจกรรมคือศิลปิน พวกเขาจำเป็นต้องค้นหาวิธีแก้ปัญหาที่สร้างสรรค์ นอกจากนี้ยังช่วยให้เข้าใจว่าสิ่งใดที่เป็นจริงและสิ่งที่ไม่จริง

ในที่สุด บางคนอาจมีความสามารถโดยธรรมชาติในเรื่องนี้ อย่างไรก็ตาม ทักษะเหล่านี้สามารถพัฒนาได้ตลอดเวลาเช่นกัน

ความสามารถในการวิจัย

นักวางแผนงานทุกคนต้องทำวิจัยเพื่อติดตามข่าวสารล่าสุดในอุตสาหกรรม ทรัพยากร เครื่องมือ และแง่มุมที่เกี่ยวข้องกับงานเป็นสิ่งที่ควรค่าแก่การพิจารณา

ทุกวันนี้ ข้อมูลนี้เข้าถึงได้ง่ายทางออนไลน์ผ่านเครื่องมือค้นหา กระนั้น กุญแจสำคัญคือการหาข้อมูลที่ถูกต้อง ท่ามกลาง มหาสมุทรของข้อมูลที่มีอยู่ ขึ้นอยู่กับทักษะการวิจัยของผู้จัดงานเท่านั้น

นักวิจัยที่ดีจะสามารถหาข้อมูลที่ถูกต้องได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งรวมถึงข้อจำกัดในนาทีสุดท้าย เช่น ขีดจำกัดความจุหรือเงื่อนไขการเข้า ที่รัฐบาลอาจบังคับใช้

บริการที่มุ่งเน้นลูกค้า

กฎข้อที่หนึ่งสำหรับผู้จัดการกิจกรรมทุกคนคือ "ลูกค้ามาก่อน" พึงระลึกไว้เสมอว่าคุณกำลังจัดงานของลูกค้า ดังนั้น คุณต้องจัดลำดับความสำคัญของวิสัยทัศน์ของพวกเขา แม้ว่าคุณจะไม่เห็นด้วยกับการตัดสินใจครั้งหนึ่ง คุณต้องคำนึงถึงความต้องการของพวกเขาก่อนการตัดสินใจของคุณ นอกจากนี้ คุณต้องพิจารณาปัจจัยต่างๆ เช่น งบประมาณ

จำไว้ว่าความเป็นมิตรนั้นเป็นข้อดีอย่างมาก ใช้สำนวนเช่น "มันเป็นความสุขของฉัน" "ให้ฉันดูสิ่งที่เราสามารถทำได้" หรือ "แน่นอน" ด้วยวิธีนี้ คุณจะสร้างความมั่นใจให้กับลูกค้าและลดความวิตกกังวลของพวกเขาได้

ทักษะการแก้ปัญหา

หากคุณสงสัยว่าสิ่งที่เป็นประโยชน์ในอุตสาหกรรมนี้ คำตอบคือทักษะการแก้ปัญหา

เป็นไปไม่ได้ที่จะจินตนาการถึงเหตุการณ์โดยไม่มีปัญหา และคุณต้องแก้ปัญหาด้วยความคิดที่เฉียบแหลม การเป็นผู้จัดการกิจกรรมเป็นมากกว่าการใส่กระดาษโน้ตและให้คำแนะนำเล็กน้อย ส่วนใหญ่แล้ว ผู้จัดงานจะต้องตัดสินใจเรื่องยากๆ

จะมีสถานการณ์ที่ไม่คาดฝันที่คุณต้องแก้ไขอย่างใจเย็นและมีประสิทธิภาพ ตั้งแต่การรักษาความบันเทิงให้ผู้ฟังในขณะที่วิทยากรยังติดอยู่กับการจราจร ไปจนถึงการหาผู้ให้บริการใหม่ในนาทีสุดท้าย คุณต้องพร้อมสำหรับทุกสิ่ง

โดยสรุปแล้ว ทักษะในการตัดสินใจและความสามารถในการแก้ปัญหาจะเป็นพันธมิตรที่ดีที่สุดของคุณ

เรียนรู้ที่จะมอบหมาย

เราทุกคนต่างต้องการเป็นผู้ควบคุม อย่างไรก็ตาม การดูแลตัวเองทุกอย่างไม่ใช่กลยุทธ์ที่ดีที่สุด

มีขีดจำกัดในสิ่งที่บุคคลสามารถทำได้ ดังนั้นคุณต้องเรียนรู้ที่จะมอบหมาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อวางแผนงานใหญ่ ผู้จัดการจำเป็นต้องไว้วางใจทีมของตน

แม้ว่านี่ไม่ใช่สิ่งที่คุณสร้างในชั่วข้ามคืน แต่ก็คุ้มค่าที่จะพิจารณา การมีพนักงานที่แข็งแกร่งที่คุณวางใจได้ถือเป็นข้อดีอย่างมาก

ความสามารถในการสนทนาที่ยากลำบาก

บางทีคุณอาจจะต้องเผชิญกับสถานการณ์ที่ยากลำบากในบางจุด การให้ข้อเสนอแนะเชิงสร้างสรรค์หรือเลิกจ้างใครสักคนไม่ใช่เรื่องง่ายที่จะทำ เมื่อคุณพบว่าตัวเองอยู่ในสถานการณ์นี้ คุณต้องจัดการกับมันให้ดี

หากคุณต้องการจัดกิจกรรมที่ประสบความสำเร็จ คุณจะต้องทำการตัดสินใจที่ยากลำบาก เช่น การลบสมาชิกในทีมหรือมอบหมายงานใหม่

ทักษะความเป็นผู้นำของคุณขึ้นอยู่กับว่าคุณเข้าถึงสถานการณ์ดังกล่าวอย่างไร

มีความยืดหยุ่นและยืดหยุ่น

การจัดการเหตุการณ์ไม่ได้เกี่ยวกับชุดงานที่ชัดเจน สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าความรับผิดชอบเปลี่ยนไป และคุณจำเป็นต้องปรับให้เข้ากับแต่ละสถานการณ์ งานส่วนใหญ่ของคุณอาจเกี่ยวข้องกับอะไรก็ได้ตั้งแต่การดับไฟไปจนถึงการโทรออกอย่างเด็ดขาด และคุณจำเป็นต้องทำสิ่งนี้ให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด

การแสดงของคุณในกรณีเหล่านั้นจะต้องไม่มีที่ติ และคุณต้องใจเย็น ด้วยวิธีนี้คุณสามารถกลับไปแสดงได้ในเวลาไม่นาน

การมีรายการตรวจสอบเป็นสิ่งสำคัญ แต่คุณต้องสามารถหลีกเลี่ยงได้ หากสิ่งต่าง ๆ เบี่ยงเบนไปจากกระบวนการวางแผนของคุณ คุณต้องตอบ สนอง มิฉะนั้นเหตุการณ์จะประสบ

สุดท้าย พึงระลึกไว้เสมอว่าวิธีจัดการกับสิ่งนี้จะกำหนดชื่อเสียงของคุณในฐานะผู้จัดการกิจกรรม

ทักษะการเจรจาต่อรองและการจัดการงบประมาณ

การเจรจาต่อรองเป็นส่วนสำคัญของงาน โดยส่วนใหญ่ คุณจะต้องใช้งบประมาณ และทักษะการเจรจาต่อรองของคุณอาจช่วยประหยัดเวลาได้ เมื่อจองสถานที่หรือเจรจาสัญญา คุณต้องการได้ราคาที่ดีที่สุดเพื่อยืดงบประมาณ

แต่คุณจะทำอย่างไร? ในขณะที่บางคนเป็นนักเจรจาโดยกำเนิด คนอื่นอาจต้องฝึกฝน ทั้งหมดนี้ เป็นส่วนผสมของไหวพริบ ความมั่นใจ และการ เตรียมตัว การพยากรณ์และการควบคุมค่าใช้จ่ายเป็นปัจจัยสำคัญ ประสบการณ์ด้านการออกใบแจ้งหนี้ก็มีประโยชน์เช่นกัน

ทักษะการตัดสินใจ

นี่เป็นความเข้าใจที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้นในประเด็นก่อนหน้าข้อใดข้อหนึ่ง หากคุณตัดสินใจเป็นผู้วางแผนงาน คุณต้องวิเคราะห์สถานการณ์อย่างรอบคอบและพิจารณาผลลัพธ์ที่เป็นไปได้ทั้งหมด เนื่องจากนี่จะเป็นส่วนสำคัญของกิจวัตรประจำวันของคุณ คุณจึงต้องพิจารณาให้มาก

ยิ่งไปกว่านั้น ไม่ใช่แค่การตัดสินใจอย่างรวดเร็วเท่านั้น โซลูชั่นของคุณต้องใช้งานได้จริง ฝึกฝนทักษะการตัดสินใจของคุณ แล้วคุณจะสามารถหาแนวทางแก้ไขที่ดีขึ้นได้ในแต่ละครั้ง

พัฒนาความคิดสร้างสรรค์ของคุณ

นักวางแผนที่สร้างสรรค์มีความสำคัญต่อกิจกรรมที่ประสบความสำเร็จ นอกจากนี้ ความสามารถในการดึงดูดลูกค้าและผู้เข้าร่วมประชุมเป็นสิ่งสำคัญ การจองสถานที่ การจ้างผู้ให้บริการจัดเลี้ยง และการค้นหาตัวเลือกความบันเทิงที่เหมาะสมนั้นไม่เพียงพอ นี่คือจุดที่ความคิดสร้างสรรค์กลายเป็นสิ่งสำคัญ

หากคุณต้องการให้ผู้คนจดจำกิจกรรมของคุณ อย่าลืมเปลี่ยนความคิดของคุณให้เป็นประสบการณ์ที่ยากจะลืมเลือน

แม้ว่าทักษะนี้จะไม่ใช่ทักษะที่ยาก แต่ก็เป็นความสามารถที่คุณจะได้รับจากการฝึกฝนและการอุทิศตน

เป็นผู้นำที่ดี

ผู้นำที่แท้จริงนำพาผู้คนมารวมกัน แทนที่จะออกคำสั่ง พยายามดึงดูดพนักงานและสร้างแรงบันดาลใจให้พวกเขาทำดีที่สุด

ผู้ขาย อาสาสมัคร และสมาชิกในทีมต้องทำงานร่วมกันเพื่อเป้าหมายร่วมกัน นอกจากนี้ พวกเขายังต้องรู้สึกว่าสิ่งที่พวกเขาทำมีความสำคัญ

ด้วยสไตล์ของคุณ พยายามทำให้ผู้คนรู้สึกสำคัญและนำพวกเขาไปสู่ความสำเร็จ แม้ว่าบางครั้งคุณจะต้องลำบาก แต่ต้องแน่ใจว่านี่ไม่ใช่วิธีปกติของคุณในการสื่อสารกับผู้อื่นในสภาพแวดล้อมการทำงาน

รักในสิ่งที่คุณทำ

แม้ว่ามันอาจจะฟังดูซ้ำซากจำเจ แต่ความหลงใหลยังคงเป็นส่วนสำคัญของสมการ ผู้จัดการงานต้องใส่ความหลงใหลในทุกสิ่งที่พวกเขาทำและทำงานอย่างกระตือรือร้น แรงจูงใจในตนเองเป็นกุญแจสำคัญ ณ จุดนี้

นอกจากนี้ ความรู้สึกภาคภูมิใจหลังจากสร้างงานที่ประสบความสำเร็จสามารถเป็นสิ่งที่ทำให้เครื่องยนต์ของคุณสตาร์ทได้

ไม่มีใครสงสัยเลยว่าการจัดการงานอีเวนต์เป็นงานที่เครียดที่สุดงานหนึ่ง และนี่คือสาเหตุว่าทำไมคุณถึงต้องการจุดประกายพิเศษนั้น แรงจูงใจจะช่วยให้คุณเอาชนะความท้าทายและสงบสติอารมณ์เมื่อสิ่งต่างๆ ยากขึ้น ทำงานด้วยความจริงใจ แล้วคุณจะเห็นผลลัพธ์

แนวทางนี้จะนำไปสู่ความคิดสร้างสรรค์ที่สูงขึ้นและทำให้คุณรู้สึกเติมเต็ม

ความชำนาญด้านเทคโนโลยี

ในสมัยของเรา ความเชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีไม่ใช่ทางเลือก โปรดทราบว่าเทคโนโลยีเป็นเพื่อนที่ดีที่สุดของผู้จัดการ

ซอฟต์แวร์และแอปสามารถลดความซับซ้อนของกระบวนการและปรับปรุงประสิทธิภาพของคุณได้ ดังนั้นอย่ากลัวที่จะใช้มัน แม้ว่าคุณจะไม่ทราบวิธีแก้ปัญหาจากภายในสู่ภายนอก แต่ให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจข้อดีของโซลูชันนี้

ด้วยเหตุนี้ การตามทันเทรนด์ล่าสุดก็มีประโยชน์มากเช่นกัน

ทักษะการบริหารความเสี่ยง

ความปลอดภัยต้องเป็นหนึ่งในความสำคัญสูงสุดของคุณ เป็นไปได้ว่าผู้เข้าร่วมงาน วิทยากร หรือผู้สนับสนุนจะไม่เห็นความพยายามของคุณในด้านนี้ อย่างไรก็ตาม คุณไม่ควรลดความปลอดภัยลง

ความปลอดภัยเป็นสิ่งสำคัญสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการวางแผนและสำหรับผู้เข้าร่วมด้วยเช่นกัน ไม่ว่าจะเป็นมาตรการด้านความปลอดภัยในสถานที่หรือการปกป้องข้อมูลลูกค้า ตรวจสอบให้แน่ใจว่ากิจกรรมของคุณปลอดภัย

นอกจากนี้ รับทราบข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับกฎระเบียบด้านสุขภาพและมาตรการด้านความปลอดภัยของรัฐบาล

ใจเย็น

แม้แต่การวางแผนที่ดีที่สุดก็มีจุดอ่อน กล่าวอีกนัยหนึ่ง คุณไม่สามารถคาดเดาปัญหาที่อาจเกิดขึ้นทั้งหมดที่อาจเกิดขึ้นได้

หากเกิดเหตุการณ์ที่เป็นอันตรายต่อกิจกรรมของคุณ ให้อยู่ในความสงบ เพียงเท่านี้คุณก็จะสามารถหาทางออกที่ดีที่สุดได้แล้ว

ความคิดสุดท้ายเกี่ยวกับทักษะการจัดการกิจกรรม

รายการนี้มี 20 ทักษะการจัดการเหตุการณ์ที่นักวางแผนที่ดีทุกคนควรมี บางคนจะมาหาคุณโดยธรรมชาติ แต่บางคนต้องการการบำรุงเลี้ยงและการพัฒนา

คำนึงถึงประเด็นเหล่านี้เมื่อวางแผนกิจกรรม แล้วคุณจะเห็นผลลัพธ์ที่ดี ทุกสิ่งเป็นไปได้ด้วยความเต็มใจและทุ่มเท

หากคุณสนุกกับการอ่านบทความนี้เกี่ยวกับทักษะการจัดการกิจกรรม คุณควรอ่านสิ่งเหล่านี้ด้วย:

• แหล่งข้อมูลการวางแผนกิจกรรมที่ดีที่สุดที่มืออาชีพทุกคนควรใช้
• ให้คำปรึกษาแนวคิดธุรกิจเพื่อลองธุรกิจที่ปรึกษาในอนาคตของคุณ
• วิธีสร้างรายได้จากการจัดกิจกรรม: คู่มือที่คุณต้องการอย่างยิ่ง