เคล็ดลับการวางแผนงานเพื่อช่วยคุณจัดงานที่ดีที่สุด

นักวางแผนกิจกรรมต้องได้รับการจัดระเบียบอย่างดีเพื่อประสานงานทุกขั้นตอนในกระบวนการวางแผน หากไม่มีกลยุทธ์ที่มีประสิทธิภาพ ตารางงานที่ยุ่งอาจเปลี่ยนความโกลาหลได้อย่างง่ายดาย และในไม่ช้าคุณก็สูญเสียการควบคุมแผนซึ่งตั้งใจจะทำให้งานของคุณเริ่มต้นขึ้น เนื่องจากคุณต้องจัดการผู้ขายหลายรายพร้อมกัน ประสานงานกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและชำระเงินตรงเวลา สิ่งสำคัญคือต้องปรับปรุงแผนปฏิบัติการของคุณและจัดระเบียบ

วิธีที่ดีในการทำเช่นนี้คือการนำคำแนะนำและเทคนิคที่นำไปใช้ได้จริงมาใช้เพื่อเพิ่มทักษะการจัดระเบียบและทำให้งานของคุณประสบความสำเร็จ

แม้ว่าแต่ละกิจกรรมจะแตกต่างกันออกไป แต่โพสต์นี้ได้รับการออกแบบมาเพื่อแบ่งปันข้อมูลวงในทั่วไปที่คุณสามารถใช้ในการจัดงานครั้งต่อไปของคุณ ไม่ว่าวัตถุประสงค์ของกิจกรรมจะเป็นอย่างไร

ต่อไปนี้คือชุดเคล็ดลับการวางแผนงานสำคัญบางส่วนที่คุณสามารถนำไปใช้เมื่อจัดงานที่น่าจดจำครั้งต่อไปของคุณ

เริ่มต้นให้เร็วที่สุด

ขั้นตอนแรกในกระบวนการวางแผนงานคือการกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน ไม่ว่าจะเป็นการรวมตัวทางสังคม การล่าถอยขององค์กร หรืองานระดมทุน มันจะง่ายกว่าที่จะมุ่งเน้นไปที่ประเด็นสำคัญของงาน เช่น สถานที่ ประเภทของสถานที่ และการดึงดูดผู้สนับสนุน หากคุณได้กำหนดเจตนารมณ์ที่ชัดเจนและแน่ชัดของงาน

อย่ารอช้าในการเริ่มต้นวางแผนงานของคุณ งานขนาดใหญ่ต้องใช้เวลาอย่างน้อยสี่ถึงหกเดือนในการจัดงานในขณะที่งานขนาดเล็กต้องใช้เวลาอย่างน้อยหนึ่งเดือน เคล็ดลับสำคัญที่ต้องจำไว้คือการทำให้แน่ใจว่าสัญญาของผู้ขายจะเสร็จสิ้นภายในสัปดาห์ก่อนงานกิจกรรม เพื่อให้สิ่งต่างๆ ดำเนินไปอย่างต่อเนื่องจนถึงวันสำคัญ

กำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนและวัดได้

เมื่อคุณต้องการกำหนดเป้าหมายและเป้าหมายที่เป็นจริง ให้เริ่มต้นด้วยคำถามสองสามข้อ:

• เหตุใดจึง มีการวางแผนกิจกรรมนี้
• ผู้จัดงานคาดหวังอะไรให้สำเร็จด้วยเหตุการณ์นี้โดยเฉพาะ?

ปรับปรุงอัตราความสำเร็จของแต่ละงานในรายการตรวจสอบการวางแผนงานของคุณด้วยความเข้าใจอย่างถ่องแท้เกี่ยวกับวัตถุประสงค์หลักของบริษัทของคุณ ก่อนที่ คุณจะเริ่มวางแผน คุณต้องการระดมเงินบริจาคสำหรับโครงการใหญ่ครั้งต่อไปหรือไม่? คุณกำลังมองหาที่จะนำแขก 50 หรือ 500 คน? บางทีคุณกำลังพยายามดึงความสนใจไปที่สาเหตุที่เฉพาะเจาะจง

อย่าลืมตั้งเป้าหมายด้วยเกณฑ์ที่ช่วยให้คุณวัดความก้าวหน้าได้ วิธีนี้จะช่วยให้ทีมของคุณไม่เพียงแค่เห็นภาพเป้าหมายเท่านั้น แต่ยังช่วยให้บรรลุเป้าหมายด้วย ผู้วางแผนกิจกรรมที่มีความสามารถจะคำนึงถึงผลลัพธ์เมื่อบรรลุเป้าหมาย พลาด และแม้แต่เกินเป้าหมาย พวกเขาจะพิจารณาต่อไปว่าเมื่อใดควรสรุปสิ่งต่างๆ ให้เรียบร้อยที่สุด และเวลาที่เหมาะสมที่จะลองทำสิ่งที่น่าดึงดูดใจมากขึ้นในกิจกรรมครั้งต่อไป เมื่อคุณรู้ว่าต้องการจะไปที่ไหน คุณก็รู้วิธีไปถึงที่นั่นอย่างมีประสิทธิภาพ

วางแผนอย่างโปร่งใส

ให้ข้อมูลผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักและทีมการตลาดของคุณอยู่ในการวางแผนงานของคุณ แจ้งกำหนดการที่คุณได้กำหนดไว้และสิ่งที่คุณจะส่งมอบ เช่น เป้าหมายและวัตถุประสงค์ของงาน ด้วยการรักษาผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้องในกระบวนการ คุณสามารถสร้างแบรนด์และรวมประสบการณ์สำหรับผู้เข้าร่วมกิจกรรมทั้งหมด

ในกรณีของกิจกรรมที่โดดเด่น ให้ผู้เข้าร่วมได้รับข้อมูลล่าสุดอยู่เสมอ เพื่อให้แน่ใจว่ารายละเอียดทั้งหมดในไทม์ไลน์ของกิจกรรมนั้นดำเนินไปอย่างราบรื่นตั้งแต่แนวคิดไปจนถึงการประชาสัมพันธ์สื่อ

ส่งเสริมความสัมพันธ์ทางวิชาชีพของการเคารพซึ่งกันและกัน

สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าความเป็นมืออาชีพของคุณเชื่อมโยงกับการจัดงานที่ประสบความ สำเร็จ เคล็ดลับการวางแผนงานสำคัญข้อหนึ่งที่ต้องจำไว้คือการมุ่งเน้นที่การมีส่วนร่วมกับลูกค้า พยายามระบุลูกค้าที่เคารพในสิ่งที่คุณและบริษัทของคุณทำ และสร้างพันธมิตรที่ยั่งยืนกับพวกเขา

มุ่งมั่นที่จะวางรากฐานความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่ดีโดยให้คุณค่าและรักษาความเคารพซึ่งกันและกัน ใช้จุดแข็งของคุณและคุณจะสร้างประสบการณ์ที่ดีที่สุดสำหรับแขกของคุณ

เป็นเพื่อนที่ดีที่สุดกับ Data

พัฒนาวิธีการวัดและเรียนรู้จากผลลัพธ์ของทักษะการวางแผนงาน และรวบรวมข้อมูลเพื่อกำหนดผลกระทบของการตัดสินใจของคุณในระหว่างกระบวนการวางแผน

คุณจะมั่นใจได้อย่างไรว่ากระบวนการของคุณมีผลกระทบที่ถูกต้องตามกฎหมาย? คุณสามารถดำเนินการสำรวจตามวัตถุประสงค์และวัด NPS ได้ เป็นต้น

การมีข้อมูลที่มีคุณภาพไม่เพียงแต่ช่วยให้คุณปรับปรุงการวางแผนงานในอนาคต แต่ยังสนับสนุนกรณีของคุณเมื่อลูกค้าผลักดันแนวคิดที่อาจไม่ประสบความสำเร็จ

ระบุกลุ่มเป้าหมายของคุณ

ส่วนสำคัญของการวางแผนคือการกำหนดกลุ่มเป้าหมายของคุณ:

• ชาวบ้าน?
• พันธมิตรทางธุรกิจหรือผู้บริหาร?
• การจัดการ?
• ลูกค้าปัจจุบันหรือลูกค้าเป้าหมาย?
• การรวมกันของกลุ่มเหล่านี้?

กุญแจสู่ความสำเร็จคือการเข้าถึงกลุ่มเป้าหมาย เมื่อคุณรู้จัก ใคร แล้ว คุณ สามารถปรับแต่งงานให้ตรงกับความต้องการและความสนใจของพวกเขาได้

รวบรวมข้อมูลที่เพียงพอเกี่ยวกับผู้ชม ข้อมูลประชากร ทัศนคติ ความสนใจ หรือสิ่งที่ไม่ชอบ และอื่นๆ พึ่งพาคุณลักษณะของพวกเขาเพื่อช่วยให้คุณเข้าใจและกำหนดผู้ชมเฉพาะของคุณ

จ้างพนักงานที่น่าทึ่ง

เคล็ดลับการวางแผนงานเน้นคุณค่าของการจ้างพนักงานที่ดีในการสร้างงานที่ประสบความสำเร็จ พวกเขาจะแสดงทัศนคติที่น่าเคารพและเป็นมืออาชีพและจะมีความรู้อย่างลึกซึ้งเกี่ยวกับงานเพื่อตอบคำถามจากแขก

สิ่งสำคัญคือต้องยืนยันประสบการณ์ที่เจ้าหน้าที่กิจกรรมนำมาใช้ในงาน ดังนั้นให้พวกเขากรอกใบสมัครและให้ข้อมูลอ้างอิงที่คุณสามารถตรวจสอบได้ และต้องแน่ใจว่ามีคนมาคอยตรวจสอบรายละเอียดของกิจกรรมและปิดท้ายแบบหลวมๆ ก่อนที่งานจะเริ่มต้นขึ้น เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องมีเซอร์ไพรส์ที่ไม่ต้องการในระหว่างงาน

เลือกพื้นที่จัดงานของคุณอย่างระมัดระวัง

คุณได้กำหนดวันที่แล้ว ตอนนี้คุณต้องจองสถานที่ที่สมบูรณ์แบบ รายละเอียดที่สำคัญ เช่น สถานที่และวันที่จะต้องได้รับการสรุปโดยเร็วที่สุด เพื่อให้การจัดการกิจกรรมสามารถเริ่มต้นแคมเปญการตลาดได้เร็ว

คำนึงถึงสิ่งต่อไปนี้เมื่อพิจารณาสถานที่:

• ลิฟต์และทางเข้าสามารถเข้าถึงได้ง่ายสำหรับทุกคนหรือไม่? มีห้องสุขาทุกเพศหรือไม่? มีพื้นที่เพียงพอหรือไม่หากจำเป็นต้องใช้ล่ามหรือหน้าจอคำบรรยายสด
• ข้อกำหนดด้านพื้นที่สำหรับแขก 50 คนแตกต่างกันเมื่อเปรียบเทียบกับ 500 คน
• มีที่จอดรถขนาดใหญ่หรือไม่ และทางเข้าออกง่ายจากถนนสาธารณะหรือไม่?
• คุณจำเป็นต้องซื้อประกันเฉพาะหรือไม่? ข้อบังคับเกี่ยวกับความรับผิดมีอะไรบ้าง?
• ตรวจสอบว่ามีที่ว่างสำหรับอุปกรณ์ AV รวมถึงปลั๊ก สายไฟต่อ และอื่นๆ หากจำเป็นต้องใช้ลำโพง ไมโครโฟน และกล้องสำหรับงานนี้

มีแผนกิจกรรมที่ครอบคลุม

แผนงานอย่างละเอียดควรร่างรายการสิ่งที่ต้องทำซึ่งครอบคลุมประเด็นสำคัญทั้งหมดตั้งแต่วัตถุประสงค์จนถึงการขนส่ง แผนนี้จะช่วยคุณในการจัดระเบียบ ประหยัดเวลา และทำให้แน่ใจว่าการวางแผนงานของคุณเป็นไปตามหลักสูตร นอกจากนี้ยังสามารถเป็นแหล่งข้อมูลที่ยอดเยี่ยมสำหรับผู้เข้าร่วมประชุม สมาชิกในทีม และบุคคลอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องในองค์กรที่จัดกิจกรรม

สิ่งสำคัญที่ควรมีการวางแผนครอบคลุมคือ

• สถานที่
• โลจิสติกส์
• การจัดการจัดเลี้ยง
• วิทยากร/ผู้มีความสามารถ
• พิธีกร/พิธีกร
• กำหนดการ/ไทม์ไลน์
• ความบันเทิง
• แพ็คเกจโปรโมชั่น
• การจัดการการลงทะเบียน
• แผนการสนับสนุนและการจัดการ
• หน้าที่อาสาสมัคร

สร้างแบรนด์กิจกรรมของคุณ

ธีมปัจจุบันที่ดึงดูดใจและดึงดูดใจสามารถช่วยให้งานของคุณโดดเด่นกว่าคู่แข่ง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้ชุดรูปแบบนี้ตลอดคุณลักษณะต่างๆ ของงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งในชื่อ แสดงคุณลักษณะที่โดดเด่นและโปรโมตในสื่อออนไลน์เพื่อดึงดูดผู้คนให้เข้าร่วมกิจกรรมของคุณ

เมื่อพิจารณาชื่องานต่างๆ ให้ถามตัวเองว่า งานนี้แตกต่างจากงานอื่นๆ ที่จัดในอุตสาหกรรมของคุณอย่างไร ข้อความหรืออุดมคติใดที่คุณหวังจะแสดงผ่านงานนี้ อะไรคือคุณสมบัติหลักของงานของคุณ?

สร้างสโลแกน: หลังจากที่คุณสร้างชื่อแล้ว ให้สร้างสโลแกน อย่าลืมทำให้มันตรงประเด็นและทำให้มันติดหู หลังจากทั้งหมดนี้เล่นเป็นแบรนด์ของงานของคุณ

จัดทำโลโก้: หากคุณกำลังจัดงานขนาดใหญ่หรืองานกิจกรรมต่างๆ คุณจะต้องสร้างโลโก้

สร้างอัตลักษณ์ทางภาพ: สร้างอัตลักษณ์ทางภาพที่รวบรวมคุณลักษณะทั้งหมดของงาน

สร้างแผนการตลาดแบบหลายช่องทาง

ในการวางแผนงาน ให้ใช้โซเชียลมีเดีย เว็บไซต์อย่างเป็นทางการ และอีเมลจดหมายข่าวเพื่อโปรโมตงานและขายตั๋ว สิ่งสำคัญคือเนื้อหาทางการตลาดต่อไปนี้มีรายละเอียดเกี่ยวกับกิจกรรม วิธีที่ผู้เข้าร่วมสามารถลงทะเบียน และสิ่งที่พวกเขาคาดหวังได้:

• อีเมลที่ส่งถึงสมาชิกและแขกของกิจกรรมที่ผ่านมา
• โพสต์บนแพลตฟอร์มโซเชียลมีเดียต่างๆ ของแบรนด์
• ข้อมูลที่ปรากฏบนเว็บไซต์อย่างเป็นทางการของบริษัท
• ข้อมูลในจดหมายข่าวประจำ
• ให้วิทยากรและแขกผู้มีเกียรติโปรโมตรายละเอียดกิจกรรมผ่านแพลตฟอร์มโซเชียลมีเดีย
• รับและรับประกันการสนับสนุนที่หลากหลาย (รวบรวมรายชื่อผู้มีโอกาสเป็นสปอนเซอร์ที่คุณต้องการรับรองงานของคุณ)

สร้างงบประมาณและยึดติดกับมัน

สิ่งสำคัญคือต้องกำหนดงบประมาณที่คุณมีตั้งแต่เริ่มต้น เนื่องจากสิ่งนี้จะส่งผลต่อประเภทของงานที่คุณสามารถรวบรวมได้ เคล็ดลับการวางแผนงานจาก Worley แนะนำให้คุณคำนวณจำนวนเงินที่คุณยินดีจ่าย จากนั้นให้งบประมาณเพื่อใช้จ่ายเพิ่มขึ้น 10% ของประมาณการเบื้องต้น

อาการสะอึกขององค์กรอาจเกิดขึ้นได้ทุก เมื่อ วางแผนที่จะครอบคลุมค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมหรือที่คาดไม่ถึง

หลังจากที่คุณได้กำหนดงบประมาณแล้ว อย่าลืมระบุแหล่งข้อมูลที่จะใช้ที่ใด ตัวอย่างเช่น การใช้งบประมาณสิ้นเปลืองไปกับองค์ประกอบตกแต่งแทนที่จะลงทุนในทีมงาน AV มืออาชีพและมีประสบการณ์อาจทำให้งานของคุณเสียหาย

สร้างไทม์ไลน์และรายการตรวจสอบ

กำหนดเวลาที่แน่นอนช่วยให้มั่นใจได้ว่าการวางแผนงานดำเนินไปโดยไม่ชักช้า มีประสิทธิภาพมากกว่ารายการสิ่งที่ต้องทำทั่วไป เนื่องจากคุณสามารถกำหนดได้เมื่อต้องตัดสินใจบางอย่างและงานจะเสร็จสิ้น

รายการตรวจสอบที่รัดกุมจะช่วยให้คุณทราบถึงงานที่คุณต้องดำเนินการ กำหนดเส้นตายที่จะไปถึง และตัดสินใจเกี่ยวกับการสนับสนุนเพิ่มเติมที่จำเป็น คุณยังสามารถสร้างประมาณการทางการเงินและเวลาในระหว่างกระบวนการเตรียมการ การทำรายการตรวจสอบยังช่วยให้คุณประเมินความคืบหน้าในแต่ละงานได้อีกด้วย

อัปเดตไทม์ไลน์และรายการตรวจสอบของคุณเมื่อใกล้ถึงวันงานโดยถามตัวเองดังต่อไปนี้:

• ผู้ขายจะมาถึงเมื่อไหร่?
• ใครเป็นจุดติดต่อ?
• อาหารจะเสิร์ฟเมื่อไหร่?
• เมื่อไหร่ดีเจจะรับช่วงต่อจากวงดนตรีสด?

แสดงผู้สนับสนุนของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ

ไม่ว่าคุณจะจัดงานแบบตัวต่อตัวหรืองานเสมือน คุณไม่จำเป็นต้องจัดหาเงินทุนสำหรับกิจการทั้งหมดโดยลำพัง ติดต่อกับผู้สนับสนุนที่มีศักยภาพเพื่อหาโอกาสในการจัดหาเงินทุนสำหรับกิจกรรมเพื่อแลกกับการเปิดเผยแบรนด์กับผู้เข้าร่วมประชุม

จัดทำแผนสำหรับวิธีที่คุณต้องการแสดงสปอนเซอร์ของคุณ รวมสิ่งต่อไปนี้ในการวางแผนของคุณ:

• แอพกิจกรรมสำหรับผู้เข้าร่วม แหล่งข้อมูลนี้จะช่วยให้แขกรู้จักผู้สนับสนุนต่างๆ ส่งการแจ้งเตือนแบบพุช และเชื่อมต่อกับแผนการเดินทางที่ใช้งานง่าย
• ตลาดสปอนเซอร์ คุณยังคงปฏิบัติตามข้อกำหนดของผู้สนับสนุนได้แม้จะเป็นกิจกรรมออนไลน์ก็ตาม
• สื่อการตลาด สนับสนุนคุณภาพของประสบการณ์สำหรับผู้สนับสนุนของคุณด้วยบทสรุปว่าพวกเขาจะได้รับอะไรจากการมีส่วนร่วมในเครื่องมือทางการตลาดของงาน ใช้การกล่าวสุนทรพจน์ระหว่างงานเพื่อสร้างการรับรู้ถึงแบรนด์สำหรับผู้สนับสนุนกับผู้ชม

เคล็ดลับการวางแผนงานส่วนใหญ่จะเตือนคุณให้ให้ความสำคัญกับผู้สนับสนุนของคุณตั้งแต่นาทีที่พวกเขาเซ็นสัญญา จำไว้ว่าพวกเขาจ่ายเงินเพื่อรับชมและรับฟังในงานของคุณ

ถ่ายรูปทุกอย่าง

TechCrunch มีบัญชี Flickr พร้อมรูปภาพจากกิจกรรมของพวกเขา

อย่าลืมถ่ายภาพที่น่าตื่นเต้นและน่าสนใจที่เน้นย้ำถึงความสำเร็จของงานของคุณ สิ่งเหล่านี้สามารถแชร์บนแพลตฟอร์มการตลาดโซเชียลมีเดียต่างๆ เพื่อสร้างกระแส

ช่างภาพมืออาชีพจะมีความคิดที่ดีเกี่ยวกับประเภทของภาพถ่ายที่โปรโมตงานเฉพาะของคุณและจะถามรายละเอียดเฉพาะจากคุณ บอกให้พวกเขารู้ว่าคุณต้องการภาพถ่ายต่างๆ ที่สื่อถึงความหลากหลายของงาน เช่น การสร้างแบรนด์งาน พื้นที่ที่มีชีวิตชีวา และแขกที่มีช่วงเวลาที่ดี

ในระหว่างขั้นตอนการออกแบบ อย่าลืมพิจารณาด้านภาพทั้งหมดของงานของคุณ สิ่งที่จะสร้างพื้นหลังแบบไดนามิก? คุณสมบัติหลักใดที่จะถ่ายภาพได้ดีและส่งเสริมแบรนด์หรือผู้สนับสนุน

วางแผนการขนส่งประจำวัน

รับประกันความสำเร็จของงานของคุณโดยระบุ ทบทวน และจ้างผู้เชี่ยวชาญด้านงานอีเวนต์ที่จำเป็นทั้งหมด (ช่างเทคนิค AV ช่างตกแต่ง ช่างภาพ เจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัย และอื่นๆ) ควรจองผู้บรรยายสดและผู้นำเสนอ ซึ่งอาจรวมถึงผู้เชี่ยวชาญที่มีอิทธิพลและผู้มีอิทธิพลในอุตสาหกรรม เนื่องจากมีคุณสมบัติที่จะแบ่งปันแนวคิดที่คุณต้องการนำเสนอในงานของคุณ

เป็นสิ่งสำคัญที่คุณจะต้องสร้างสมดุลในตารางงานของแขกของคุณ คุณต้องการให้พวกเขามีส่วนร่วมกับโปรแกรมให้มากที่สุด สร้างความหลากหลายภายในงานเพื่อดึงดูดความสนใจ

แต่คุณยังต้องการสร้างเวลาและพื้นที่ในโปรแกรมให้เพียงพอเพื่อให้ผู้เข้าร่วมได้พบปะสังสรรค์และประมวลผลข้อมูลทั้งหมดที่พวกเขารับเข้ามา กำหนดการควรจัดเตรียมส่วนเผื่อไว้สำหรับเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิด

มีแผนสำรองเผื่อมีบางอย่างผิดพลาด

คุณ ต้องรวบรวมแผนสำรอง ในกรณีที่เกิดปัญหาหรือข้อขัดข้องที่ไม่คาดคิด แผนสำรองข้อมูลที่ครอบคลุมจะรับประกันว่ากิจกรรมของคุณจะดำเนินไปอย่างราบรื่นและประสบความสำเร็จกับทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง ดังนั้นอย่าลืมแชร์แผนกับพนักงาน ผู้ขาย และผู้รับผิดชอบสถานที่ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาอยู่ในแผนและตระหนักถึงโปรโตคอลที่ต้องปฏิบัติตามในกรณีที่มีปัญหาใด ๆ

ปัญหาเหล่านี้บางส่วนอาจรวมถึงการมีอุปกรณ์สำรอง (ไมโครโฟน ลำโพง ฯลฯ) รายการสถานการณ์ที่เป็นไปได้ที่อาจเกิดขึ้น วิทยากรที่ไม่ปรากฏตัว หรือเหตุการณ์ที่ย้ายทางออนไลน์

อย่ากลัวกระบวนการเจรจา

ต่อไปนี้คือเคล็ดลับการวางแผนงานที่ดีที่ควรคำนึงถึงเมื่อต้องติดต่อกับผู้ขาย: ทุกอย่างสามารถต่อรองได้ อย่าสะดุ้งเมื่อต่อรองราคา ค่าใช้จ่ายที่ซ่อนอยู่สามารถปรากฏขึ้นได้ตลอดเวลาในระหว่างขั้นตอนการวางแผนงาน ดังนั้นให้คำนวณงบประมาณของคุณก่อนที่จะติดต่อกับผู้ขาย กำหนดการเจรจา 5-10% ต่ำกว่าข้อเสนอแรก r .

เรียนรู้โลจิสติกส์ของอุตสาหกรรมอื่นๆ

การทำความคุ้นเคยกับรายละเอียดที่ซับซ้อนของการทำงานของอุตสาหกรรมอื่นๆ นั้นไม่จำเป็น แต่การมีแนวคิดเกี่ยวกับโลจิสติกส์ทั่วไปจะช่วยคุณในฐานะผู้วางแผนงานได้อย่างแน่นอน เฉพาะเจาะจงที่สุดเท่าที่จะทำได้เมื่อสื่อสารกับองค์กรและผู้ขายอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง

ตัวอย่างเช่น ความสามารถในการกำหนดขนาดพื้นที่เป็นตารางฟุตที่จำเป็นเพื่อรองรับเก้าอี้ โต๊ะ และเต็นท์ การตรวจสอบกำลังไฟของเครื่องกำเนิดไฟฟ้า บีทียูของเครื่องปรับอากาศ และรายละเอียดอื่นๆ จะช่วยให้คุณจัดงานของคุณได้อย่างราบรื่น

รวบรวมคำติชมของพนักงานและผู้เข้าร่วม

เมื่อกิจกรรมสิ้นสุดลง รับคำติชมเกี่ยวกับผลลัพธ์ การได้รับข้อเสนอแนะที่สำคัญจากทั้งเจ้าหน้าที่และผู้เข้าร่วมประชุมจะช่วยให้คุณวัดว่าอะไรที่ทำให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องได้รับผลกระทบหรือล้มเหลว

เมื่อเข้าใจองค์ประกอบสำคัญที่ทำให้กิจกรรมก่อนหน้านี้ประสบความสำเร็จ คุณสามารถตั้งเป้าที่จะทำงานเหล่านั้นซ้ำเมื่อวางแผนกิจกรรมครั้งต่อไปของคุณ คุณจะทราบด้วยว่าคุณมีจุดใดบ้างในการปรับปรุงเพื่อยกระดับมาตรฐานสำหรับกิจกรรมที่จะเกิดขึ้น หากมีสิ่งกีดขวางหรือปัญหาที่เกิดขึ้นระหว่างกระบวนการวางแผนงานหรือตัวงานเอง ให้จดบันทึกและจัดการปัญหาเหล่านั้น

ในการทำเช่นนั้น คุณจะได้รับความเข้าใจที่ดีขึ้นเกี่ยวกับสิ่งที่ทำให้หรือหยุดกิจกรรม และสิ่งที่คุณสามารถทำต่อไปได้ หรือทำงานเพื่อเปลี่ยนแปลงเมื่อวางแผนงานอื่น

ประสบความสำเร็จด้วยเคล็ดลับการวางแผนงาน

การวางแผนงานกิจกรรมอาจเป็นงานที่ยากและมีความต้องการสูง แต่เคล็ดลับการวางแผนกิจกรรม 10 ข้อที่กล่าวถึงในบทความนี้จะช่วยให้คุณรวบรวมกลยุทธ์การวางแผนงานที่แข็งแกร่งและมีประสิทธิภาพได้

ความเข้าใจอย่างลึกซึ้งและละเอียดเกี่ยวกับกลุ่มเป้าหมายของคุณ พวกเขาเป็นใครและต้องการอะไร เป็นสิ่งสำคัญในการรับประกันความสำเร็จของงานของคุณ ยิ่งคุณคุ้นเคยกับวิธีการมอบประสบการณ์อันมีค่าแก่ผู้เข้าร่วมมากเท่าไร คุณก็จะยิ่งสร้างโอกาสมากขึ้นในการรวบรวมงานใน อุดมคติ (และประสบความสำเร็จ) ไว้ด้วยกัน และนั่นคือเป้าหมายของผู้วางแผนงานอีเวนต์ที่มีการจัดการอย่างดีทุกคน

หากคุณชอบอ่านบทความนี้เกี่ยวกับเคล็ดลับการวางแผนงาน คุณควรอ่านบทความเหล่านี้ด้วย:

• แหล่งข้อมูลการวางแผนกิจกรรมที่ดีที่สุดที่มืออาชีพทุกคนควรใช้
• เคล็ดลับการเป็นที่ปรึกษาธุรกิจส่วนตัว
• วิธีสร้างรายได้จากการจัดกิจกรรม: คู่มือที่คุณต้องการอย่างยิ่ง