สุขภาพทางการเงินสำหรับธุรกิจอีคอมเมิร์ซของคุณ

ดังนั้น คุณมีผลิตภัณฑ์ที่ยอดเยี่ยมและมีเว็บไซต์ที่ยอดเยี่ยมสำหรับขาย แต่ธุรกิจอีคอมเมิร์ซของคุณมีกระบวนการทางการเงินที่เหมาะสมหรือไม่ที่จะอยู่รอด

จากการสำรวจล่าสุดโดย Small Business Trends พบว่าประมาณ 90% ของธุรกิจอีคอมเมิร์ซล้มเหลวใน 4 เดือนแรก ปัญหาที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการ เช่น "เงินสดหมด" และ/หรือ "ปัญหาด้านราคาและต้นทุน" ถูกอ้างถึงโดยผู้ตอบแบบสอบถามอย่างน้อย 1 ใน 3 ซึ่งเป็นสถานการณ์ที่มักจะป้องกันได้ด้วยการพัฒนาและยึดติดกับขั้นตอนทางธุรกิจ

กระบวนการและขั้นตอนเหล่านี้มักเรียกรวมกันว่า "สุขอนามัยทางการเงิน" เช่นเดียวกับสุขอนามัยส่วนบุคคลที่ทำให้เรามีสุขภาพดี เราต้องรักษานิสัยทางการเงินที่ดีเพื่อรักษาสุขภาพทางการเงินของเรา

• จ้าง CPA เมื่อเปิดตัวธุรกิจของคุณ
• เปิดจดหมายของคุณ
• รักษาการควบคุมบัญชี
• กระทบยอดบัญชีการเงินทั้งหมด
• คาดการณ์ค่าใช้จ่าย
• จับตาดูหนี้

จ้าง CPA เมื่อเปิดตัวธุรกิจของคุณ

ผู้สอบบัญชีรับอนุญาต (CPA) สามารถช่วยคุณตั้งค่าธุรกิจของคุณได้อย่างถูกต้อง หากคุณได้เปิดตัวไปแล้ว เขาหรือเธอยังสามารถดำเนินการทำบัญชีของคุณไปในทิศทางที่ถูกต้อง ก่อนที่ปัญหาราคาแพงจะเกิดขึ้น

เป็นความจริงที่ซอฟต์แวร์อย่าง Sage และ Quickbooks ทำให้การทำบัญชีของคุณเองเป็นเรื่องง่าย อันที่จริง CPA ส่วนใหญ่ยินดีที่จะช่วยให้คุณเรียนรู้วิธีการทำงานกับซอฟต์แวร์การบัญชี แต่การไม่ตั้งค่าผังบัญชีอย่างถูกต้องอาจทำให้คุณมืดมน ด้วยการตั้งค่าที่ออกแบบมาไม่ดีสำหรับอุตสาหกรรมหรือสถานการณ์เฉพาะของคุณ

ตัวอย่างเช่น ครั้งหนึ่งฉันเคยทำงานในคณะกรรมการที่ซอฟต์แวร์บัญชีไม่ได้บอก อะไร เราเกี่ยวกับสถานะทางการเงินของเรา รายได้ทั้งหมดของเราอยู่ในบัญชีเดียวที่เรียกว่า "รายได้ทั่วไป" และค่าใช้จ่ายทั้งหมดของเรามาจากบัญชีเดียวที่เรียกว่า "ค่าใช้จ่ายทั่วไป" แน่นอนว่ารายงานของเราค่อนข้างไร้ความหมาย

การสร้างบัญชีสองสามบัญชีที่บันทึกว่าเงินของเราเข้ามาและออกไปอย่างไรทำให้การเงินของเรามีชีวิต

บรรทัดล่างเดียวกัน แต่ใช้เวลาเพียงไม่กี่นาทีในการดูก็สามารถบอกคุณได้:

• วิดเจ็ตสำหรับคนถนัดซ้ายทำกำไรได้น้อยกว่าวิดเจ็ตปกติมาก (เปรียบเทียบยอดขายและต้นทุนในการผลิต)
• แม้ว่าคุณจะใช้เงินมากกว่าที่คุณใช้ไป แต่คุณสูญเสียเงินจากการขายวิดเจ็ต การขายชิ้นส่วนอุปกรณ์ปิดบังการขาดแคลนอย่างร้ายแรง

การทำบัญชีที่เหมาะสมตลอดทั้งปีช่วยให้คุณและ CPA คาดการณ์ภาระภาษีและวางแผนล่วงหน้าได้ นอกจากนี้ยังทำให้กระบวนการสร้างการคืนภาษีของคุณค่อนข้างง่าย เนื่องจากค่าใช้จ่ายทางธุรกิจของคุณได้รับการจัดสรรอย่างเหมาะสมในหมวดหมู่ที่เหมาะสมแล้ว เช่น ค่ารถยนต์ ค่าเดินทาง ค่าอาหาร และอื่นๆ

หากไม่มีการทำบัญชีอย่างเหมาะสม ค่าใช้จ่ายของคุณจะต้องคิดออกหลังจากข้อเท็จจริง (ถ้ายังทำได้) การหักเงินจำนวนมากสูญหายไปเนื่องจากเจ้าของธุรกิจไม่ได้เก็บบันทึกและใบเสร็จรับเงินไว้เพียงพอเพื่อเป็นหลักฐาน

CPA หรือที่ปรึกษาทางธุรกิจที่ผ่านการรับรองควรช่วยคุณพัฒนางบประมาณและเป้าหมายที่เป็นจริงสำหรับธุรกิจของคุณ เพื่อให้คุณสามารถพัฒนาการคาดการณ์และรู้ว่าต้องใช้เงินทุนเท่าใดในการเริ่มต้นธุรกิจ

เปิดจดหมายของคุณ

คุณอาจแปลกใจที่มีเจ้าของธุรกิจจำนวนมากละเลยที่จะเปิดจดหมาย (ไม่ว่าจะทางอิเล็กทรอนิกส์หรือไปรษณีย์) และดูแลจดหมายนั้น แน่นอนว่าส่วนใหญ่จะเป็นขยะ แต่การดูแลใบแจ้งยอดจากธนาคาร ประกาศจากรัฐบาล และการติดต่อลูกค้าจะช่วยให้ธุรกิจของคุณดำเนินต่อไป และป้องกันปัญหาเล็กๆ น้อยๆ ไม่ให้กลายเป็นปัญหาใหญ่

ตัวอย่างเช่น ประกาศจากรัฐบาลว่าโดยทั่วไปการชำระภาษีการขายของคุณขาดหายไปจะมีค่าปรับและดอกเบี้ยเล็กน้อย หากคุณได้รับมันในครั้งแรก แต่ค่าใช้จ่ายเหล่านี้จะเพิ่มสูงขึ้นหากคุณละเลยการแจ้งครั้งแรก

จัดสรรเวลาอย่างน้อยสัปดาห์ละครั้ง (ควรให้บ่อยกว่านั้น) เพื่อดำเนินการทุกอย่างและประมวลผล:

• จ่ายบิล
• เช็คเงินฝาก
• ตอบสนองต่อข้อร้องเรียนหรือข้อกังวลของลูกค้า (แม้เรื่องยาก)
• ตอบสนองต่อการแจ้งเตือนของผู้ขาย ธนาคาร และรัฐบาล

คุณอาจคิดว่าคำแนะนำในการ "ฝากเช็ค" ข้างต้นนั้นไม่จำเป็น แต่ครั้งหนึ่งฉันเคยถูกขอให้ฉีกเอกสารเก่าจำนวนหนึ่งให้กับลูกค้า และพบว่าซองจดหมายที่ยังไม่ได้เปิดเกือบโหลที่มีเช็คอยู่ในนั้นรวมเป็นเงินกว่าพันดอลลาร์ เช็คที่ตอนนี้ล้าสมัยไปนานแล้ว

หากมีบางอย่างเกิดขึ้นโดยที่คุณไม่เข้าใจวิธีจัดการ ให้พูดคุยกับ CPA ของคุณหรือที่ปรึกษาที่เชื่อถือได้ อาจารย์วิทยาลัยคนหนึ่งของฉันให้คำแนะนำง่ายๆ ในชั้นเรียนที่ติดอยู่กับฉันเสมอ:

“ข่าวร้ายไม่ได้ดีขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป”

รักษาการควบคุมบัญชี

เมื่อธุรกิจของคุณเติบโตขึ้น รายการที่กล่าวมาข้างต้นมักเป็นสิ่งแรกที่เจ้าของธุรกิจต้องการมอบหมาย อย่างไรก็ตาม การรักษาการควบคุมบัญชีที่ดีนั้นกำหนดให้คุณ เจ้าของธุรกิจ ต้องทำงานบางอย่างเป็นการส่วนตัวทุกครั้งที่ทำได้

หากคุณมีคนอื่นเขียนเช็คของคุณ คุณยังควรเซ็นชื่อนั้น คุณอาจมีคนอื่นมากระทบยอดใบแจ้งยอดจากธนาคารของคุณ แต่คุณยังควรอ่าน งานธรรมดาในการตรวจสอบกล่อง PO ได้ช่วยเจ้าของธุรกิจมากกว่าหนึ่งรายจากการฉ้อโกงหรือการโจรกรรมอย่างต่อเนื่องภายในองค์กรของพวกเขา เพราะพวกเขาสังเกตเห็นใบแจ้งหนี้หรือเอกสารอื่นที่ไม่สมเหตุสมผลและติดตามมัน

กระทบยอดบัญชีการเงินทั้งหมด

การกระทบยอดใบแจ้งยอดธนาคารและบัตรเครดิตควรทำทุกเดือน การกระทบยอดหมายถึงการเปรียบเทียบกับบันทึกของคุณเพื่อให้แน่ใจว่ายอดรวมเท่ากัน ธนาคารออนไลน์และการดาวน์โหลดธุรกรรมรายวันไปยังซอฟต์แวร์บัญชีของคุณเป็นสิ่งที่ดี แต่การกระทบยอดช่วยให้บันทึกของคุณถูกต้องและให้ตรวจสอบว่าจำนวนเงินที่ระบุไปในที่ที่คุณเชื่อว่ากำลังจะไปหรือไม่

ตัวอย่างเช่น Quickbooks อาจถือว่าธุรกรรมที่ดาวน์โหลดมาในราคา $100 ตรงกับธุรกรรมที่คุณได้ป้อนไปแล้วในราคา $100 แต่จำนวนเงินเหล่านั้นอาจเกิดขึ้นเพียงตรงกัน และในความเป็นจริง ธุรกรรมที่คุณป้อนอาจยังค้างอยู่

การกระทบยอดบัญชีจะบังคับให้คุณติดตามธุรกรรมทั้งหมดเหล่านี้ และเป็นโอกาสครั้งที่สองที่จะสังเกตว่ามีการชำระเงินที่ไหน ตัวอย่างเช่น คุณอาจคิดว่า Google AdWords ถูกระงับ แต่พบว่ายังคงถูกเรียกเก็บเงินจากบัตรเครดิต

การเก็บสินค้าคงคลังของสินค้าสำเร็จรูป งานระหว่างทำ และวัตถุดิบเป็นระยะยังช่วยให้คุณเก็บบันทึกทางธุรกิจได้อย่างตรงประเด็น และช่วยให้คุณค้นพบได้หากมีสิ่งของขาดหายไป

คาดการณ์ค่าใช้จ่าย

ค่าใช้จ่ายบางอย่าง เช่น การสั่งซื้อสินค้าคงคลังและชำระค่าขนส่ง สามารถคาดการณ์ได้ ส่วนอื่นๆ เช่น เงินเดือน ภาษี และการชำระเงินกู้ เข้ามาในช่วงเวลาที่แตกต่างกัน (รายสัปดาห์ รายปักษ์ รายเดือน รายไตรมาส หรือรายปี)

อาจเป็นเรื่องยากที่จะติดตามว่าคุณจะเป็นหนี้เท่าไรในช่วงเวลาต่างๆ เพื่อให้ยุ่งยากยิ่งขึ้น ค่าใช้จ่ายเงินเดือนมักจะถูกหักออกจากบัญชีของคุณโดยอัตโนมัติ พร้อมหรือไม่!

ทางออกหนึ่งสำหรับเรื่องนี้คือการรักษาการคาดการณ์กระแสเงินสดที่บัญชีสำหรับค่าใช้จ่ายในอนาคตที่คาดการณ์ไว้ทั้งหมดในอีกไม่กี่เดือนข้างหน้า อีกแนวทางหนึ่งที่เจ้าของธุรกิจจำนวนมากใช้ โดยเฉพาะค่าใช้จ่ายด้านเงินเดือน คือ การรักษาบัญชีธนาคารแยกต่างหาก โดยการโอนยอด (กล่าวคือ ยอดรวม) ของค่าใช้จ่ายเงินเดือนไปในแต่ละงวดการจ่าย เจ้าของธุรกิจสามารถประหยัดภาษีเงินเดือนและรายไตรมาสได้อย่างมีประสิทธิภาพเมื่อถึงกำหนดชำระ

บัญชีตรวจสอบเฉพาะบางครั้งยังใช้สำหรับค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่สำคัญ เช่น สินค้าคงคลัง การฝากเงินส่วนหนึ่งจากการขายทั้งหมดลงในบัญชีตรวจสอบสินค้าคงคลังหมายความว่าคุณพร้อมทางการเงินเสมอที่จะสั่งซื้อสินค้าคงคลังเพิ่ม

สำหรับค่าใช้จ่ายที่คาดการณ์ได้ แต่จะรับรู้ในช่วงเวลาที่ค่อนข้างคาดเดาไม่ได้ (เช่น ตัวอย่างเงินเดือนและสินค้าคงคลัง) บัญชีธนาคารเพิ่มเติมเป็นที่ต้องการของเจ้าของธุรกิจหลายราย เนื่องจากให้ภาพที่ชัดเจนกว่าโดยไม่ต้องทำการคำนวณ ในขณะที่บิน.

ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการคอมพิวเตอร์เครื่องใหม่มูลค่า 2,000 ดอลลาร์โดยด่วน คุณมีเงิน 6,000 ดอลลาร์ในบัญชีธนาคารหลัก และคุณรู้ว่าบัญชีเงินเดือนครั้งต่อไปของคุณถูกโอนไปยังบัญชีเงินเดือนแล้ว คุณรู้ว่าคุณสามารถซื้อคอมพิวเตอร์ได้

คุณยังคงต้องทำการคาดการณ์กระแสเงินสด แต่การมีบัญชีตรวจสอบเฉพาะสำหรับฟังก์ชันสำคัญๆ ที่อธิบายไว้ข้างต้นจะช่วยให้คุณจัดระเบียบได้ และธุรกิจของคุณควรมีเงินสำหรับการจัดลำดับความสำคัญของคุณ

จับตาดูหนี้

หนี้จำนวนหนึ่งอาจหลีกเลี่ยงไม่ได้ในธุรกิจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อกำลังเริ่มต้นและ/หรือเติบโต เว้นแต่คุณจะตรวจสอบหนี้อย่างรอบคอบ การเข้าถึงเครดิตของคุณอาจปิดบังปัญหาร้ายแรงเกี่ยวกับกระแสเงินสดและผลกำไรในธุรกิจของคุณ คุณอาจตื่นขึ้นมาในวันหนึ่งและพบว่าบัตรเครดิตและ/หรือวงเงินสินเชื่อธุรกิจของคุณหมดไป

เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ คุณควรตรวจสอบหนี้ของคุณ – ตรวจสอบยอดคงเหลือของคุณอย่างน้อยเดือนละครั้งเพื่อให้แน่ใจว่ากำลังลดลง ไม่ใช่ขึ้น เก็บสเปรดชีตไว้เพื่อให้คุณเห็นว่ายอดคงเหลือเหล่านี้เปลี่ยนแปลงไปอย่างไรเมื่อเวลาผ่านไป หนี้ที่กำลังคืบคลานจะแก้ไขได้ง่ายกว่ามากก่อนที่หนี้จะหมดลงมากกว่าที่จะเกิดขึ้นในภายหลังเมื่อคุณหมดเครดิตและจ่ายดอกเบี้ยเป็นจำนวนมาก

สุขอนามัยทางการเงิน – ดีสำหรับคุณ!

คุณเข้าสู่ธุรกิจเพราะคุณมีความคิดที่ดี ไม่ใช่เพราะคุณรักการบัญชี งานทำบัญชี การอ่านอีเมล และงานธุรการอื่นๆ อาจรู้สึกเหมือนไม่มีอะไรนอกจากการเบี่ยงเบนความสนใจจากการบรรลุเป้าหมายของคุณ แต่การอยู่เหนือสิ่งเหล่านี้เป็นวิธีที่ดีที่สุดในการควบคุมความเสี่ยงที่คุณดำเนินธุรกิจ!

เริ่มร้านค้าออนไลน์ของคุณเองในพริบตาด้วย StoreBuilder by Nexcess รับประโยชน์ทั้งหมดจาก Managed WordPress และ WooCommerce ของเราโดยไม่ซับซ้อน

ไม่มีประสบการณ์การเข้ารหัส? ไม่มีปัญหา.

ไม่มีเหตุผลที่จะเริ่มต้นจากศูนย์หรือรู้สึกหนักใจกับหน้าจอว่างเปล่า เพียงตอบคำถามสองสามข้อ และในไม่กี่นาที คุณก็จะมีร้านค้าออนไลน์ของคุณเองด้วยหน้าแรกที่ใช้งานง่ายและนำทางได้ง่าย ซึ่งได้รับการปรับให้เหมาะสมเพื่อเปลี่ยนผู้เข้าชมให้เป็นลูกค้า ตรวจสอบออก!