วิธีรับใบแจ้งหนี้ PDF ใน WooCommerce

เผยแพร่แล้ว: 2018-04-20

ความรับผิดชอบของผู้ขายไม่ได้จบลงที่การขนส่งและการส่งมอบสินค้าให้กับลูกค้า การจัดส่งเอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการซื้อมีความสำคัญเท่าเทียมกันเพื่อสร้างความน่าเชื่อถือให้กับลูกค้าที่มีต่อร้านค้า ซึ่งจะช่วยเพิ่มยอดขายให้กับร้านค้าของคุณโดยการรักษาลูกค้าไว้ เอกสารเหล่านี้ประกอบด้วย ใบแจ้งหนี้ ใบบรรจุภัณฑ์ ใบส่งสินค้า และฉลากการจัดส่ง เป็นต้น

จากบทความนี้ ให้ฉันนำคุณผ่านขั้นตอนการสร้างใบแจ้งหนี้ PDF สำหรับร้านค้า WooCommerce ปลั๊กอิน Woocommerce PDF ของ Woocommerce และปลั๊กอินสลิปบรรจุภัณฑ์ ของ WebToffee ทำให้ง่ายกว่าที่เคย หากคุณสนใจที่จะรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับปลั๊กอิน คุณสามารถเยี่ยมชมหน้าผลิตภัณฑ์

ขั้นตอนที่ 1: ติดตั้งและเปิดใช้งานปลั๊กอิน

เมื่อคุณติดตั้งและเปิดใช้งานปลั๊กอินนี้แล้ว จะมีส่วนใหม่ในเมนู WordPress ชื่อ Invoice/Packing คุณสามารถไปที่ส่วนนี้ได้โดยไปที่เมนู ใบแจ้งหนี้/การบรรจุ > ใบแจ้งหนี้   จากแดชบอร์ด WordPress ของคุณ เมื่อคุณคลิกที่เมนูย่อย ใบแจ้งหนี้ คุณจะเข้าสู่ การตั้งค่าใบแจ้งหนี้

การตั้งค่าทั่วไปทั้งหมดที่ต้องใช้ในเอกสารทั้งหมดสามารถกำหนดค่าได้จากหน้าต่างการตั้งค่าทั่วไป การตั้งค่าทั่วไปทำให้คุณสามารถกำหนดค่าโลโก้บริษัท รายละเอียดที่อยู่ การสนับสนุน RTL และอื่นๆ อีกมากมาย

ขั้นตอนที่ 2: การตั้งค่าพื้นฐานของใบแจ้งหนี้ PDF ของ WooCommerce

ในการตั้งค่าพื้นฐาน คุณสามารถกำหนดค่ารายการทั่วไปเฉพาะของใบแจ้งหนี้และหมายเลขใบแจ้งหนี้ได้

การตั้งค่าที่รวมอยู่ในแท็บทั่วไปมีดังนี้:

การตั้งค่าใบแจ้งหนี้- ทั่วไป
  1. เปิดใช้งานใบแจ้งหนี้: การปิดใช้งานจะลบการดูใบแจ้งหนี้/ข้อกำหนดการพิมพ์สำหรับคำสั่งซื้อ แต่ผู้ดูแลระบบยังสามารถปรับแต่งเทมเพลตและตั้งค่าหมายเลขใบแจ้งหนี้ได้
  2. จัดกลุ่มตามประเภท: เลือก 'ใช่' เพื่อจัดกลุ่มสินค้าที่อยู่ในประเภทเดียวกันในใบแจ้งหนี้
  3. ใช้วันที่สั่งซื้อเป็นวันที่ในใบแจ้งหนี้: หากคุณเลือก 'ไม่' วันที่ในใบแจ้งหนี้จะเหมือนกับวันที่ที่คุณพิมพ์ ดาวน์โหลด หรือแนบใบแจ้งหนี้ไปกับอีเมล
  4. จัดเรียงสินค้าตาม: ที่นี่คุณสามารถเลือกจัดเรียงสินค้าโดยเรียงลำดับจากน้อยไปมากหรือจากมากไปน้อยของชื่อผลิตภัณฑ์หรือ SKU ของผลิตภัณฑ์
  5. สร้างใบแจ้งหนี้สำหรับสถานะคำสั่งซื้อ : ตัวเลือกนี้แสดงรายการสถานะคำสั่งซื้อทั้งหมดที่สามารถสร้างใบแจ้งหนี้ได้ คุณสามารถเลือกได้หลายสถานะตามความต้องการของคุณ
  6. แนบใบแจ้งหนี้ PDF ในอีเมล: เมื่อเลือก 'ใช่' เวอร์ชัน PDF ของเทมเพลตใบแจ้งหนี้ที่ใช้งานอยู่ในปัจจุบันจะถูกแนบไปกับอีเมลคำสั่งซื้อ
  7. เปิดใช้งานตัวเลือกพิมพ์ใบแจ้งหนี้สำหรับลูกค้า : เมื่อเลือก 'ใช่' คุณจะสามารถแสดงปุ่มพิมพ์ใบแจ้งหนี้สำหรับลูกค้าในจดหมายสั่งซื้อ หน้ารายการคำสั่งซื้อ และสรุปคำสั่งซื้อ
  8. แสดงปุ่มพิมพ์สำหรับสถานะที่เลือกเท่านั้น : เลือกสถานะที่คุณต้องการสร้างใบแจ้งหนี้
  9. เปิดใช้งานข้อมูลรูปแบบ: หากต้องการรวมข้อมูลการเปลี่ยนแปลงของผลิตภัณฑ์ในใบแจ้งหนี้ ให้เลือก 'ใช่'
  10. การแสดงภาษีทั้งหมด: เลือกวิธีที่คุณต้องการแสดงภาษีทั้งหมดในใบแจ้งหนี้
แสดงคอลัมน์ภาษีทั้งหมด
แสดงคอลัมน์ภาษีทั้งหมด

11. คอลัมน์ภาษีบุคคลธรรมดาในตารางผลิตภัณฑ์: เลือก 'ใช่' เพื่อจัดหมวดหมู่ภาษีต่างๆ ในคอลัมน์แยกกันภายในใบแจ้งหนี้

สามารถบันทึกการตั้งค่าได้โดยคลิกที่ปุ่ม อัปเดตการตั้งค่า

ขั้นตอนที่ 3: การตั้งค่าหมายเลขใบแจ้งหนี้

ถัดไป คุณสามารถตั้งค่า หมายเลขใบแจ้งหนี้ แบบกำหนดเองด้วยชุดคำนำหน้า/ส่วนต่อท้าย/หมายเลข หรือแม้แต่จำลองหมายเลขคำสั่งซื้อเป็นหมายเลขใบแจ้งหนี้ตามลำดับ

การตั้งค่าสำหรับเลขที่ใบกำกับสินค้า
การตั้งค่าหมายเลขใบแจ้งหนี้
  • รูปแบบหมายเลขใบแจ้งหนี้: ระบุรูปแบบที่จะต้องสร้างใบแจ้งหนี้ ตัวอย่างเช่น: [prefix][number][suffix]

เลือกรูปแบบเลขที่ใบแจ้งหนี้
รูปแบบหมายเลขใบแจ้งหนี้
  • ใช้หมายเลขคำสั่งซื้อเป็นหมายเลขใบแจ้งหนี้: เลือก ใช่ เพื่อใช้หมายเลขคำสั่งซื้อเป็นหมายเลขใบแจ้งหนี้ หากคุณต้องการสร้างหมายเลขใบแจ้งหนี้ที่กำหนดเอง ให้เลือก No และป้อนรายละเอียดที่จำเป็นลงในฟิลด์ที่มีข้อมูล ฟิลด์จะถูกเติมตามรูปแบบตัวเลขที่เลือกไว้ก่อนหน้านี้
    • หมายเลขเริ่มต้นใบแจ้งหนี้ : ป้อนหมายเลขเริ่มต้นใบแจ้งหนี้

  • หมายเลขใบแจ้งหนี้ที่กำหนดเอง
    หมายเลขใบแจ้งหนี้ที่กำหนดเอง

    หากคุณกำลังเลือกรูปแบบหมายเลขใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้องกับคำนำหน้าหรือ/และส่วนต่อท้าย คุณจะต้องกำหนดการตั้งค่าต่อไปนี้ด้วย

  • คำนำหน้าหมายเลขใบแจ้งหนี้ : ป้อนคำนำหน้าซึ่งจะถูกเพิ่มก่อนหมายเลขใบแจ้งหนี้ คุณสามารถใช้รูปแบบวันที่หรือตัวอักษรและตัวเลขในช่องนี้ตามที่แสดงในป๊อปอัป

  • รูปแบบวันที่
    รูปแบบวันที่
  • ส่วนต่อท้ายหมายเลขใบแจ้งหนี้ : ป้อนส่วนต่อท้ายซึ่งจะถูกเพิ่มหลังหมายเลขใบแจ้งหนี้ คุณสามารถใช้รูปแบบวันที่หรืออักขระที่เป็นตัวอักษรและตัวเลขคละกันเป็นคำต่อท้ายดังที่แสดงในภาพด้านบน
  • ความยาวใบแจ้งหนี้ : ระบุความยาวรวมของหมายเลขใบแจ้งหนี้ หากความยาวของหมายเลขใบแจ้งหนี้ที่สร้างขึ้นน้อยกว่าที่ระบุ จะมีการเพิ่ม '0' เช่น หากคุณระบุ 7 เป็นความยาวใบแจ้งหนี้ และหมายเลขใบแจ้งหนี้ของคุณคือ 8009 จะแสดงเป็น 0008009 ในเอกสารที่เกี่ยวข้อง
  • อัปเดตและรีเซ็ตการตั้งค่ารูปแบบหมายเลขใบแจ้งหนี้โดยคลิกที่ปุ่ม อัปเดตและรีเซ็ต

    ขั้นตอนที่ 4: ปรับแต่งและดูตัวอย่าง ใบแจ้งหนี้

    ด้วยเครื่องมือปรับแต่ง คุณสามารถปรับแต่งรูปลักษณ์ของใบแจ้งหนี้ได้ คุณมีธีมในตัวให้เลือกและคุณสามารถสร้างธีมหรือเทมเพลตใหม่จากธีมที่มีอยู่ได้ นอกจากนี้ การควบคุมการสลับมีให้ที่ด้านขวามือของหน้าต่าง ซึ่งเมื่อเปิดใช้งานหรือปิดใช้งาน จะปรากฏในเทมเพลตใบแจ้งหนี้ตัวอย่าง

    การปรับแต่งเทมเพลตใบแจ้งหนี้
    การปรับแต่งใบแจ้งหนี้

    เพื่อสร้างเทมเพลตใบแจ้งหนี้ใหม่

    1. เลือกเทมเพลตจากตัวเลือก สร้างเทมเพลตใหม่
    2. จากเทมเพลตในตัวที่ปรากฏขึ้น ให้เลือกเลย์เอาต์
    เลือกเค้าโครงสำหรับใบแจ้งหนี้จากตัวเลือกที่กำหนด
    เลือกรูปแบบใบแจ้งหนี้
  • เลย์เอาต์ที่เลือกจะปรากฏในหน้าต่างปรับแต่ง องค์ประกอบที่ได้รับการกำหนดค่าจากการตั้งค่าทั่วไปแล้วจะถูกเติมโดยอัตโนมัติ ผู้ใช้สามารถเปลี่ยนแปลงเค้าโครงที่จำเป็นได้โดยใช้ตัวเลือกสลับ
  • ก่อนเปิดใช้งานเลย์เอาต์ คุณสามารถดูตัวอย่างใบแจ้งหนี้ของคำสั่งซื้อล่าสุดได้ในรูปแบบ PDF หากต้องการดูตัวอย่างคำสั่งซื้อเฉพาะ ให้ป้อนหมายเลขคำสั่งซื้อที่เกี่ยวข้องในช่องที่ให้ไว้

  • ดูตัวอย่างใบแจ้งหนี้ WooCommerce โดยป้อนหมายเลขคำสั่งซื้อที่เกี่ยวข้อง
    ป้อนหมายเลขคำสั่งซื้อเพื่อดูตัวอย่างใบแจ้งหนี้
  • คุณยังสามารถเปลี่ยนไปใช้โปรแกรมแก้ไขโค้ด เพื่อทำการปรับแต่งเพิ่มเติมนอกเหนือจากที่แสดงในโปรแกรมแก้ไขภาพ

  • การปรับแต่งใบแจ้งหนี้โดยใช้โปรแกรมแก้ไขโค้ด
    การปรับแต่งใบแจ้งหนี้ผ่านตัวแก้ไขโค้ด
  • ในขณะที่ทำการเปลี่ยนแปลงผ่านตัวแก้ไขโค้ด จะดีกว่าสำหรับคุณที่จะอ้างอิงถึงความ ช่วยเหลือ ที่มีข้อมูลสรุปเกี่ยวกับตัวยึดตำแหน่ง คลาสสำรองสำหรับการสนับสนุน RTL ฯลฯ ดังที่แสดงด้านล่าง:

  • ส่วนช่วยเหลือสำหรับการปรับแต่งใบแจ้งหนี้ตามโปรแกรมแก้ไขรหัส
    ส่วนช่วยเหลือสำหรับการปรับแต่งใบแจ้งหนี้ตามโปรแกรมแก้ไขรหัส
  • บันทึกและเปิดใช้งานเทมเพลตเพื่อใช้เพิ่มเติมสำหรับใบแจ้งหนี้ของคุณ
  • ขั้นตอนที่ 5: เพิ่มฟิลด์เพิ่มเติม/เมตา ลงในใบแจ้งหนี้

    ขั้นตอนนี้อาจไม่จำเป็นสำหรับทุกคน แต่จะช่วยปรับแต่งใบแจ้งหนี้ให้สอดคล้องกับความต้องการของร้านค้าและลูกค้า

    การตั้งค่าใบแจ้งหนี้ขั้นสูงสามารถใช้เพื่อเพิ่มข้อมูลเมตาของคำสั่งซื้อ/ผลิตภัณฑ์ในใบแจ้งหนี้ของ WooCommerce

    WooCommerce Invoice/Pack Slip-Invoice Advanced
    การตั้งค่าขั้นสูงของใบแจ้งหนี้ WooCommerce
    • ฟิลด์เมตาของคำสั่งซื้อ : ผนวกข้อมูลการสั่งซื้อเพิ่มเติมในใบแจ้งหนี้โดยเลือกรายการที่ต้องการจากดรอปดาวน์ คุณสามารถเลือกฟิลด์จากรายการฟิลด์เริ่มต้น หรือคลิกปุ่ม เพิ่มฟิลด์เมตาคำสั่งที่มีอยู่ เพื่อสร้างฟิลด์เมตาแบบกำหนดเองโดยระบุชื่อฟิลด์ที่กำหนดเองและคีย์เมตาที่เกี่ยวข้องสำหรับฟิลด์ คีย์เมตาของคำสั่งซื้อสามารถพบได้ในส่วนฟิลด์ที่กำหนดเองในหน้าคำสั่งซื้อของ WooCommerce ของผลิตภัณฑ์

    WooCommerce Invoice:Pack Slip-Invoice เมตาฟิลด์การสั่งซื้อขั้นสูง
    เพิ่มฟิลด์เมตาการสั่งซื้อขั้นสูง

    หากต้องการเพิ่มรายละเอียดเมตาของคำสั่งซื้ออื่นนอกเหนือจากที่แสดงในรายการแบบเลื่อนลง ให้คลิกที่ เพิ่มฟิลด์เมตาของคำสั่งซื้อที่มีอยู่

    WooCommerce Invoice:Pack Slip-Invoice ขั้นสูง-เพิ่มเมตาฟิลด์คำสั่ง
    ค้นหาฟิลด์เมตาเพื่อเพิ่มในใบแจ้งหนี้
  • ฟิลด์เมตาของผลิตภัณฑ์ : เลือก/เพิ่มข้อมูลผลิตภัณฑ์เพิ่มเติมในใบแจ้งหนี้ คลิก เพิ่มเมตาผลิตภัณฑ์ เพื่อเพิ่มฟิลด์เมตาผลิตภัณฑ์ใหม่โดยระบุชื่อฟิลด์ที่กำหนดเองและคีย์เมตาที่เกี่ยวข้องสำหรับฟิลด์ คีย์เมตาของผลิตภัณฑ์สามารถพบได้ในส่วนฟิลด์กำหนดเองของหน้าผลิตภัณฑ์

  • WooCommerce Invoice:Pack Slip-Invoice ฟิลด์เมตาผลิตภัณฑ์ขั้นสูง
    เพิ่มฟิลด์ meta ของผลิตภัณฑ์ไปยังใบแจ้งหนี้ WooCommerce
  • ส่วนท้ายแบบกำหนดเองสำหรับใบแจ้งหนี้ : ป้อนส่วนท้ายแบบกำหนดเองสำหรับใบแจ้งหนี้ในพื้นที่ข้อความ หากเว้นว่างไว้ ระบบจะโหลดส่วนท้ายเริ่มต้นจากการตั้งค่าทั่วไป
  • สามารถบันทึกการตั้งค่าได้โดยคลิกที่ปุ่ม อัปเดตการตั้งค่า

    ในการสั่งซื้อ เวอร์ชัน PDF ของเทมเพลตใบแจ้งหนี้ที่ใช้งานอยู่จะแนบมากับจดหมายสั่งซื้อพร้อมข้อกำหนดในการดาวน์โหลดและพิมพ์ดังที่แสดงด้านล่าง

    แนบใบแจ้งหนี้ WooCommerce ในอีเมล
    ใบแจ้งหนี้ WooCommerce แนบมากับอีเมล

    คุณยังสามารถพิมพ์/ดาวน์โหลดใบแจ้งหนี้ได้จากหน้าคำสั่งซื้อของ WooCommerce ดังที่แสดงด้านล่าง:

    WooCommerce Order Page-พิมพ์การจัดส่ง
    WooCommerce สั่งพิมพ์หน้าจัดส่ง

    ใบแจ้งหนี้ตัวอย่างจะเป็นดังแสดงด้านล่าง:

    ตัวอย่าง-ใบแจ้งหนี้-pdf
    ตัวอย่างใบแจ้งหนี้

    บทสรุป

    แทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะเปิดร้านค้าออนไลน์โดยไม่แสดงเอกสารใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าของคุณ คุณอาจพบว่าการสร้างใบแจ้งหนี้ไม่ใช่เรื่องง่าย หากคุณขายในต่างประเทศและต้องปฏิบัติตามมาตรฐานภาษีและใบแจ้งหนี้ที่แตกต่างกัน แต่ด้วยปลั๊กอินใบแจ้งหนี้ WooCommerce คุณสามารถลดความพยายามในการสร้างใบแจ้งหนี้ให้เหลือน้อยที่สุด