คำแนะนำในการสร้างอีเมลใบแจ้งหนี้ที่ไร้รอยต่อเพื่อการทำธุรกรรมที่ราบรื่นยิ่งขึ้น
เผยแพร่แล้ว: 2024-01-17ในโลกดิจิทัลนี้ การส่งใบแจ้งหนี้ทางอีเมลตอนนี้สมเหตุสมผลมากกว่าการส่งสำเนากระดาษทางไปรษณีย์ เป็นวิธีที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ช่วยลดความล่าช้าในการส่งไปรษณีย์และช่วยให้ลูกค้าของคุณดำเนินการชำระเงินได้เร็วขึ้น
นอกจากนี้ยังสะดวกกว่าสำหรับลูกค้าของคุณและช่วยให้คุณสร้างการสื่อสารแบบเรียลไทม์กับพวกเขาได้ คุณจะสร้างอีเมลใบแจ้งหนี้ได้อย่างไร? ในคู่มือนี้ เราจะพูดถึงเคล็ดลับง่ายๆ แต่ใช้ได้จริงในการสร้างอีเมลใบแจ้งหนี้ที่สมบูรณ์แบบ
จะสร้างอีเมลใบแจ้งหนี้ที่สมบูรณ์แบบได้อย่างไร
ตอนนี้คุณมีใบแจ้งหนี้อยู่กับคุณแล้ว คุณต้องส่งใบแจ้งหนี้ไปให้ลูกค้าของคุณ แต่โปรดจำไว้ว่า คุณไม่สามารถส่งอีเมลเปล่าพร้อมใบแจ้งหนี้เป็นไฟล์แนบได้ อาจสร้างความสับสนให้กับจุดประสงค์ของอีเมลได้
แต่การรวมข้อความที่จัดทำขึ้นอย่างดีจะทำให้คุณสามารถรับประกันการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพและแสดงความเป็นมืออาชีพได้ นอกจากนี้ยังเป็นการดีกว่าเพื่อความสะดวกและการเก็บบันทึกข้อมูล มาฝึกฝนศิลปะในการสร้างอีเมลใบแจ้งหนี้ที่สมบูรณ์แบบกันดีกว่า:
เอกสารแนบ
สิ่งแรกที่เราต้องชัดเจนก่อนเริ่มเขียนอีเมลใบแจ้งหนี้คือไฟล์แนบ เมื่อส่งอีเมลใบแจ้งหนี้ คุณสามารถรวมไฟล์แนบต่างๆ ตามความต้องการทางธุรกิจของคุณและรายละเอียดเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรม
ตัวอย่างเช่น ออกใบแจ้งหนี้ ข้อกำหนดและเงื่อนไข รายละเอียดผลิตภัณฑ์หรือบริการ ข้อตกลงหรือหน้าสัญญา แบบฟอร์มภาษี ฯลฯ แม้ว่าสิ่งอื่นๆ ทั้งหมดจะแตกต่างกันไปตามบริษัท มาพูดถึงใบแจ้งหนี้กันดีกว่า จะสร้างใบแจ้งหนี้ได้อย่างไร?
คำถามแรกที่เข้ามาในใจของเราคือจะสร้างใบแจ้งหนี้ได้อย่างไร มีหลายวิธีที่คุณสามารถสร้างใบแจ้งหนี้ได้ หากคุณมีซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ งานของคุณจะง่ายขึ้น 10 เท่า แต่ถ้าคุณเพิ่งเริ่มต้นธุรกิจ ไม่สามารถรับซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ได้
คุณต้องสร้างใบแจ้งหนี้ด้วยตนเอง คุณสามารถทำได้ตั้งแต่เริ่มต้นโดยใช้ Microsoft หรือ Google Suite หรือใช้เทมเพลตใบแจ้งหนี้ หากคุณต้องการสร้างใบแจ้งหนี้ด้วยตัวเอง คุณต้องรวมบางสิ่งต่อไปนี้:
- ข้อมูลบริษัทของคุณ
- ข้อมูลลูกค้าของคุณ
- รายละเอียดใบแจ้งหนี้
- รายการสินค้าและบริการแบบแยกรายการ
- ต้นทุนต่อผลิตภัณฑ์หรือบริการ
- ข้อมูลภาษี (ถ้ามี)
- ส่วนลด (ไม่จำเป็น)
- ค่าธรรมเนียมการชำระล่าช้า (ถ้ามีระบุ)
- จำนวนเงินทั้งหมด
- คำแนะนำการชำระเงิน
เมื่อไฟล์แนบของเราพร้อมแล้ว เรามาเริ่มเขียนอีเมลใบแจ้งหนี้กันดีกว่า
หัวเรื่อง
สิ่งแรกที่มาขณะเขียนอีเมลคือหัวเรื่อง สำหรับอีเมลประเภทอื่นๆ คุณอาจมีความคิดสร้างสรรค์เล็กน้อยและเขียนหัวเรื่องที่น่าสนใจ แต่สำหรับอีเมลใบแจ้งหนี้ คุณจะต้องระบุให้เจาะจง คุณสามารถค้นหาหัวเรื่องอีเมลที่เหมาะกับคุณได้ผ่านการทดสอบ A/B
เขียนหัวเรื่องที่ชัดเจนเพื่อให้ลูกค้าของคุณสามารถรู้ว่ามีอะไรอยู่ในอีเมล นี่เป็นตัวอย่างบางส่วน:
เรื่อง #1: ใบแจ้งหนี้ #(หมายเลขใบแจ้งหนี้) จาก (ชื่อบริษัทของคุณ)
หัวเรื่อง #2: ใบแจ้งหนี้ #(หมายเลขใบแจ้งหนี้) จาก (ชื่อบริษัทของคุณ) ครบกำหนดในวันที่ (วันที่)
การแนะนำ
ตอนนี้เรามาดูสำเนาอีเมลกัน เริ่มต้นด้วยการทักทายและแนะนำอีเมลอย่างสุภาพ คุณต้องระบุให้เจาะจงว่าเหตุใดคุณจึงเขียนอีเมลนี้ และสิ่งที่ผู้อ่านคาดหวังได้จากอีเมลนี้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถบอกพวกเขาได้ว่าในส่วนหลังของบทความ คุณจะพบใบแจ้งหนี้และรายละเอียดสำหรับการซื้อครั้งล่าสุดของพวกเขา
รายละเอียดใบแจ้งหนี้
จากนั้นเริ่มต้นด้วยการระบุรายละเอียดใบแจ้งหนี้ โดยทั่วไปจะมีข้อมูลเฉพาะที่ระบุและสรุปธุรกรรมที่เกี่ยวข้อง ต่อไปนี้คือรายละเอียดรายละเอียดของใบแจ้งหนี้ที่มี:
- เลขใบสั่งของ
- วันที่ออกใบแจ้งหนี้
- วันครบกำหนด
- เลขที่ใบสั่งซื้อ
- คำอธิบายของสินค้าและบริการ
- ปริมาณ
- ราคาต่อหน่วย
- ผลรวมย่อย
- ภาษี
- ส่วนลด (ถ้ามี)
- จำนวนเงินทั้งหมด
รายการที่แยกเป็นรายการ
หลังจากรายละเอียดแล้ว คุณจะต้องรวมรายการแยกรายการด้วย ไม่มีอะไรนอกจากการแยกรายละเอียดผลิตภัณฑ์ บริการ หรือค่าธรรมเนียมในการออกใบแจ้งหนี้ โดยอยู่ในรูปแบบรายการ ดังนั้นจึงช่วยให้ผู้ซื้อได้รับมุมมองที่ชัดเจนและโปร่งใสเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาถูกเรียกเก็บเงิน นี่คือตัวอย่างสำหรับรายการแยกรายการ:
| คำอธิบาย | ปริมาณ | ราคาต่อหน่วย | ทั้งหมด |
| รายการ ก | 2 | $10 | 20 ดอลลาร์ |
| รายการ ข | 2 | 20 ดอลลาร์ | $40 |
| รายการ ค | 1 | $50 | $50 |
| ผลรวมย่อย | $110 | ||
| ภาษี (10%) | $11 | ||
| ส่วนลด (20%) | $24.2 | ||
| จำนวนเงินทั้งหมด | $96.8 |
คำแนะนำการชำระเงิน
คำแนะนำในการชำระเงินในอีเมลใบแจ้งหนี้จะแนะนำลูกค้าเกี่ยวกับวิธีการชำระเงิน ควรมีคำแนะนำในการชำระเงินที่ชัดเจนและละเอียดเพื่อให้สามารถปฏิบัติตามภาระผูกพันทางการเงินได้อย่างถูกต้อง
และเพื่อความราบรื่น โปรดอย่าลืมระบุชื่อบัญชี หมายเลขบัญชี ชื่อธนาคาร และข้อมูลอ้างอิงการชำระเงิน จากนั้น หากคุณยอมรับการชำระเงินออนไลน์ คุณสามารถเสนอตัวเลือกการชำระเงินออนไลน์ เช่น บัตรเครดิต บัตรเดบิต การโอนเงินผ่านธนาคาร หรือ UPI
ตัวอย่าง:
เยี่ยมชมพอร์ทัลการชำระเงินที่ปลอดภัยของเรา และปฏิบัติตามคำแนะนำเพื่อทำธุรกรรมให้เสร็จสิ้น หากจำเป็น คุณยังสามารถรวมสกุลเงินที่ระบุในใบแจ้งหนี้ได้ เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาในการประมวลผล
หากมีกำหนดเวลาใด ๆ คุณสามารถพูดถึงได้ที่นี่ และหากมีค่าธรรมเนียมการชำระล่าช้า คุณต้องรวมไว้ที่นี่เพื่อให้โปร่งใส
การปิดอย่างมืออาชีพ
หลังจากที่คุณเขียนทุกสิ่งแล้ว สิ่งที่สำคัญมากคือต้องปิดอีเมลให้สมบูรณ์ เนื่องจากเป็นส่วนสรุปของอีเมล คุณต้องแสดงความขอบคุณ ย้ำความพร้อมในการตอบคำถาม และลงนามอย่างมืออาชีพ นี่คือตัวอย่างการปิดบัญชีแบบมืออาชีพ:
“ขอขอบคุณที่เลือก (ชื่อบริษัท) เราขอให้คุณดำเนินการเรื่องนี้โดยทันที เราให้ความสำคัญกับธุรกิจของคุณและหวังว่าจะได้ให้บริการคุณอีกครั้งในอนาคต
และหากคุณมีคำถาม ข้อกังวล หรือต้องการคำชี้แจงเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้สำหรับกระบวนการชำระเงิน โปรดติดต่อเราที่ทีมสนับสนุนลูกค้าเฉพาะที่ (รายละเอียดการติดต่อของคุณ)
ขอขอบคุณที่สละเวลาอ่านอีเมลนี้ รอคอยที่จะให้บริการคุณในอนาคต
ขอแสดงความนับถืออย่างสูง,
ชื่อของคุณ
ตำแหน่งของคุณ
บริษัท ของคุณ
รายละเอียดการติดต่อ"
สิ่งอื่น ๆ ที่ควรคำนึงถึงขณะเขียนอีเมลใบแจ้งหนี้
รักษาความเป็นมืออาชีพ
ขณะเขียนอีเมลใบแจ้งหนี้ คุณควรรักษาความเป็นมืออาชีพและความสม่ำเสมออยู่ตลอดเวลา เมื่อคุณเขียนในนามของบริษัท คุณต้องสุภาพและเป็นมืออาชีพกับลูกค้าจริงๆ แม้ว่าพวกเขาจะเพิกเฉยต่ออีเมลของคุณครั้งหรือสองครั้ง คุณก็ไม่สามารถแสดงความคับข้องใจได้ นอกจากนี้ อย่าใช้น้ำเสียงที่เป็นส่วนตัวหรือเป็นมิตรเมื่อร่างบทความ
ใช้ภาษาที่ชัดเจน
เมื่อเขียนอีเมล แสดงว่าคุณเป็นตัวแทนของบริษัทของคุณ คุณต้องใช้ภาษาที่สม่ำเสมอและชัดเจนซึ่งสอดคล้องกับเสียงของแบรนด์ ใช้คำและวลีที่บริษัทของคุณใช้และปฏิบัติตามรูปแบบ cosmitnet ในขณะที่เขียนใบแจ้งหนี้หลักและติดตามผล
ส่งใบแจ้งหนี้ก่อน
การส่งใบแจ้งหนี้ก่อนกำหนดถือเป็นการดำเนินการที่ชาญฉลาดเสมอ แทนที่จะส่งตามวันครบกำหนด ช่วยให้ลูกค้าของคุณมีเวลาเพียงพอในการจัดการการชำระเงินและดำเนินการให้ตรงเวลาหรือแม้กระทั่งก่อนเวลาที่กำหนด
แผนสำหรับเหตุฉุกเฉิน
น่าเสียดายที่มีหลายครั้งที่ลูกค้าของคุณอาจลืมใบแจ้งหนี้ใบแรกหรือใบที่สองของคุณ และไม่สามารถชำระเงินให้เสร็จตรงเวลาได้ และบางครั้ง แม้ว่าพวกเขาจะยินดีจ่ายเงิน แต่อีเมลของคุณก็อาจไปอยู่ในโฟลเดอร์สแปมได้
ดังนั้นจึงถือเป็นการดำเนินการที่ชาญฉลาดเสมอในการวางแผนรับมือเหตุฉุกเฉิน คุณสามารถส่งการแจ้งเตือนที่เป็นมิตรให้กับลูกค้าของคุณก่อนถึงวันครบกำหนด คุณยังสามารถเตรียมอีเมลติดตามผลใบแจ้งหนี้เพื่อส่งได้อีกด้วย
- อีเมลยืนยันการชำระเงิน: หลังจากที่ลูกค้าของคุณชำระเงินเสร็จสิ้นแล้ว คุณสามารถส่งอีเมลยืนยันการชำระเงินให้พวกเขาได้ ดังนั้นจึงทำหน้าที่เป็นการรับทราบในอดีตเพื่อยืนยันลูกค้าของคุณว่าการชำระเงินของพวกเขาสำเร็จและได้รับการประมวลผลอย่างถูกต้อง นอกจากนี้ยังบันทึกรายการบันทึกวันที่และวิธีการชำระเงิน
- อีเมลแจ้งเตือนที่เป็นมิตรสำหรับใบแจ้งหนี้: คุณสามารถส่งการแจ้งเตือนที่เป็นมิตรสำหรับใบแจ้งหนี้เพื่อเตือนลูกค้าของคุณเกี่ยวกับการชำระเงินที่รอดำเนินการ และกระตุ้นให้พวกเขาชำระเงินตรงเวลา ช่วยให้คุณรักษาความสัมพันธ์เชิงบวกกับลูกค้าของคุณ และลดโอกาสในการกำกับดูแลความเข้าใจผิดเกี่ยวกับกำหนดเวลาการชำระเงิน นอกจากนี้ หากมีค่าธรรมเนียมการชำระล่าช้า ก็สามารถช่วยลูกค้าของคุณหลีกเลี่ยงได้
- อีเมลใบแจ้งหนี้ที่เลยวันครบกำหนด: ตอนนี้ สมมติว่าหลังจากการแจ้งเตือนที่เป็นมิตรและอีเมลใบแจ้งหนี้ที่ลูกค้าของคุณต้องไม่ชำระเงินในวันที่ครบกำหนด ตอนนี้คุณจะทำอะไร? คุณสามารถส่งอีเมลใบแจ้งหนี้ที่พ้นกำหนดชำระไปให้พวกเขาได้ มันทำหน้าที่เป็นเครื่องเตือนใจที่อ่อนโยนแต่มีรูปแบบให้กับลูกค้าว่าการชำระเงินเกินกำหนด นอกจากนี้ยังสามารถแจ้งให้พวกเขาดำเนินการทันทีเพื่อชำระยอดคงค้างอีกด้วย
คำพูดสุดท้าย
โดยสรุป อีเมลใบแจ้งหนี้ทำหน้าที่เป็นช่องทางการสื่อสารที่ช่วยให้คุณสร้างความสัมพันธ์เชิงบวกกับลูกค้าได้เร็วยิ่งขึ้น และรับประกันธุรกรรมทางการเงินที่ราบรื่น ด้วยการใช้ภาษาที่ชัดเจนและรัดกุมในการให้ข้อมูลใบแจ้งหนี้โดยละเอียด โดยใช้น้ำเสียงที่เป็นมืออาชีพและเป็นมิตร ธุรกิจของคุณจึงสามารถสื่อสารกับลูกค้าได้อย่างง่ายดายและรับประกันการชำระเงินที่ตรงเวลา นอกจากนี้ การวางแผนสำหรับเหตุฉุกเฉินและการติดตามผลด้วยอีเมลใบแจ้งหนี้ของคุณจะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงความไม่แน่นอนหรือการชำระเงินล่าช้าได้