วิธีทำให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นอัตโนมัติเพื่อประสิทธิภาพสูงสุด

ตลาดสมัยใหม่มีความหนาแน่นสูง และการก้าวนำหน้าคู่แข่งมักหมายถึงความคล่องตัวในการดำเนินธุรกิจ งานที่ต้องทำเองและทำซ้ำๆ มักจะลดประสิทธิภาพการผลิตและเพิ่มต้นทุน นั่นเป็นสาเหตุที่โซลูชันระบบอัตโนมัติขององค์กรเป็นสวรรค์สำหรับหลายบริษัท

แต่ด้วยโซลูชั่นที่มีอยู่มากมายในตลาด คุณจะเริ่มต้นจากตรงไหน และคุณจะได้รับประโยชน์สูงสุดจากการลงทุนด้านการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลได้อย่างไร บทความนี้กล่าวถึงพื้นฐานของระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจ และให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับวิธีการใช้ประโยชน์จากเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพนี้

การระบุโอกาสของระบบอัตโนมัติ

ก่อนที่จะเริ่มต้นใช้เทคโนโลยีระบบอัตโนมัติทางธุรกิจ จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องย้อนกลับไปและประเมินกระบวนการปัจจุบันของคุณ แม้ว่ากระบวนการที่ต้องดำเนินการด้วยตนเองเกือบทั้งหมดสามารถเป็นไปโดยอัตโนมัติได้ แต่ไม่ใช่ทุกงานที่จะพร้อมสำหรับมัน การพยายามฝืนในจุดที่ไม่พอดีอาจทำให้เกิดอาการปวดหัวมากกว่าวิธีแก้ปัญหา

• วิเคราะห์กระบวนการทางธุรกิจของคุณ: ดำเนินการวิเคราะห์กระบวนการทางธุรกิจและศึกษาการดำเนินงานในแต่ละวันของคุณ งานใดที่ซ้ำซากและใช้เวลานาน? คุณพบปัญหาคอขวดหรือข้อผิดพลาดบ่อยครั้งที่ใด ตัวอย่างเช่น การป้อนข้อมูล การประมวลผลใบแจ้งหนี้ การจัดการสินค้าคงคลัง และการสอบถามเกี่ยวกับการสนับสนุนลูกค้า เป็นเรื่องทั่วไปที่ระบบอัตโนมัติสามารถสร้างผลกระทบที่สำคัญได้
• ให้สมาชิกในทีมของคุณมีส่วนร่วม: พนักงานของคุณอยู่ในแนวหน้าและมีข้อมูลเชิงลึกอันมีค่าว่างานที่ต้องทำเองแบบใดที่กินเวลาและพลังงานไป พวกเขาสามารถช่วยคุณระบุโอกาสที่ดีที่สุดและรับการยอมรับจากผู้ที่จะใช้ระบบใหม่

โปรดทราบว่าเป้าหมายไม่ใช่แค่การลดข้อผิดพลาดของมนุษย์และประหยัดเวลาเท่านั้น นอกจากนี้ยังเป็นการเพิ่มเวลาและพลังงานของทีมของคุณสำหรับงานสร้างสรรค์ที่มีคุณค่ามากขึ้นซึ่งต้องอาศัยความร่วมมือจากมนุษย์

การเลือกเครื่องมือและเทคโนโลยีที่เหมาะสม

หลังจากระบุความต้องการระบบอัตโนมัติของงานแล้ว ก็ถึงเวลาสำรวจเครื่องมือและเทคโนโลยีที่มีอยู่เพื่อทำให้สิ่งนี้เกิดขึ้น ข่าวดีก็คือมีตัวเลือกมากมายให้เลือก ความท้าทายอยู่ที่การค้นหาสิ่งที่เหมาะสมกับความต้องการและงบประมาณเฉพาะของคุณ

• ซอฟต์แวร์การจัดการกระบวนการทางธุรกิจหรือ BPM เป็นแพลตฟอร์มกระบวนการอัตโนมัติแบบครบวงจรที่ช่วยให้องค์กรต่างๆ สามารถสร้างแบบจำลอง นำไปใช้ ดำเนินการ ตรวจสอบ และปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจของตนทั่วทั้งองค์กรได้อย่างต่อเนื่อง ช่วยอำนวยความสะดวกในการประสานงาน ประสิทธิภาพ และความสามารถในการปรับตัวในการดำเนินงานได้ดียิ่งขึ้น
• วิวัฒนาการของ BPM ที่เรียกว่าซอฟต์แวร์กระบวนการอัตโนมัติแบบดิจิทัล (DPA) มักรวมเอาปัญญาประดิษฐ์ (AI) การเรียนรู้ของเครื่อง (ML) และการวิเคราะห์ขั้นสูงเพื่อปรับปรุงการตัดสินใจและประสบการณ์ของลูกค้า
• เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติมุ่งเน้นไปที่การจัดลำดับงานเฉพาะเพื่อปรับปรุงและเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินธุรกิจ
• ซอฟต์แวร์ BPA จัดการกับกระบวนการทางธุรกิจแบบครบวงจร ตัวอย่างกระบวนการอัตโนมัติของธุรกิจประกอบด้วยงานที่ต้องทำซ้ำๆ ด้วยตนเอง เช่น การตลาดผ่านโซเชียลมีเดียและอีเมล การสร้างลูกค้าเป้าหมาย การเตรียมความพร้อมสมาชิกในทีมใหม่ การบริการลูกค้า และอื่นๆ
• กระบวนการอัตโนมัติของหุ่นยนต์หรือซอฟต์แวร์ RPA ใช้หุ่นยนต์ซอฟต์แวร์เพื่อเลียนแบบการกระทำของมนุษย์สำหรับงานที่ซ้ำซากและอิงกฎ

การสำรวจล่าสุดของ Statista เผยให้เห็นว่าธุรกิจอุตสาหกรรมส่วนใหญ่ใช้ประโยชน์จากความสามารถอัตโนมัติของ AI และ ML, การวิเคราะห์เชิงคาดการณ์, RPA, การทดสอบอัตโนมัติ และการประมวลผลภาษาธรรมชาติ (NLP) เพื่อปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจของตน

โซลูชันเชิงพาณิชย์กับโซลูชันแบบกำหนดเอง

โซลูชันซอฟต์แวร์ที่มีจำหน่ายทั่วไปอาจเป็นจุดเริ่มต้นที่ดีสำหรับธุรกิจขนาดเล็กถึงขนาดกลางจำนวนมาก สิ่งเหล่านี้มักมาพร้อมกับระบบอัตโนมัติที่สร้างไว้ล่วงหน้าสำหรับกระบวนการทางธุรกิจทั่วไป และง่ายต่อการนำไปใช้ มองหาตัวเลือกที่มีความสามารถด้านระบบอัตโนมัติที่ผสานรวมเข้ากับระบบที่มีอยู่ของคุณได้ดีเพื่อลดการหยุดชะงักและเพิ่มประสิทธิภาพสูงสุด

พิจารณาโซลูชันที่สร้างขึ้นเองหากคุณมีความต้องการที่ซับซ้อนหรือเฉพาะตัวมากขึ้น แม้ว่าค่าใช้จ่ายล่วงหน้าเหล่านี้อาจมีราคาแพงกว่า แต่ก็ให้ความยืดหยุ่นในการปรับแต่งระบบอัตโนมัติให้เข้ากับกระบวนการทางธุรกิจของคุณได้อย่างแม่นยำ

เมื่อคุณประเมินเครื่องมือและเทคโนโลยีต่างๆ อย่าลืมพิจารณาปัจจัยต่างๆ เช่น ความสามารถในการปรับขนาด ความง่ายในการใช้งาน การประหยัดต้นทุนในอนาคต และการสนับสนุนอย่างต่อเนื่อง สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการคือการลงทุนในระบบที่ทีมของคุณประสบปัญหาในการใช้งาน หรือที่ไม่สามารถเติบโตไปพร้อมกับธุรกิจของคุณได้

การนำระบบอัตโนมัติไปใช้อย่างมีกลยุทธ์

เมื่อระบุเป้าหมายและเลือกเครื่องมืออัตโนมัติแล้ว ก็ถึงเวลาเปิดตัวกระบวนการใหม่ของคุณ ใช้แนวทางเชิงกลยุทธ์เพื่อให้แน่ใจว่าการเปลี่ยนแปลงจะราบรื่นและมีการนำไปใช้อย่างสูงสุด

• เริ่มจากเล็กๆ แล้วขยายใหญ่ขึ้น เลือกกระบวนการหรือแผนกเดียวเพื่อใช้เป็นโครงการนำร่องของคุณ เช่น การทำให้กระบวนการทางการตลาดเป็นแบบอัตโนมัติ วิธีนี้ช่วยให้คุณขจัดข้อบกพร่องและแสดงให้เห็นถึงประโยชน์ของระบบอัตโนมัติก่อนที่จะเปิดตัวทั่วทั้งบริษัท นอกจากนี้ยังช่วยให้ทีมของคุณมีเวลาปรับตัวเข้ากับวิธีการทำงานแบบใหม่โดยไม่รู้สึกหนักใจ

• การฝึกอบรมเป็นสิ่งสำคัญ นอกจากจะต้องทำให้พนักงานของคุณรู้วิธีใช้ระบบใหม่แล้ว ให้อธิบายว่าทำไมพวกเขาถึงถูกนำไปใช้ด้วย เมื่อผู้คนเห็นว่าระบบอัตโนมัติสามารถทำให้งานของพวกเขาง่ายขึ้นและคุ้มค่ามากขึ้นได้อย่างไร พวกเขาก็มีแนวโน้มที่จะยอมรับการเปลี่ยนแปลงมากขึ้น

• อย่าลืมสร้างตัวชี้วัดความสำเร็จที่ชัดเจน คุณจะวัดผลกระทบของความพยายามด้านระบบอัตโนมัติของคุณอย่างไร ซึ่งอาจรวมถึงการติดตามเวลาที่บันทึกไว้ ลดอัตราข้อผิดพลาด หรือปรับปรุงความพึงพอใจของลูกค้า การมีข้อมูลที่เป็นรูปธรรมจะช่วยให้คุณปรับปรุงแนวทางและปรับการลงทุนเพิ่มเติมในระบบอัตโนมัติได้

ที่สำคัญกว่านั้นคือต้องเตรียมพร้อมรับมือกับการกระแทกบนท้องถนน ไม่มีการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญเกิดขึ้นหากไม่มีอาการสะอึกเล็กน้อย คงความยืดหยุ่นและพร้อมที่จะปรับแนวทางของคุณตามคำติชมและข้อมูลเชิงลึกที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล

การปรับปรุงและการเพิ่มประสิทธิภาพอย่างต่อเนื่อง

งานเพิ่มประสิทธิภาพไม่เคยเสร็จสิ้นอย่างแท้จริง และยังมีช่องว่างสำหรับการปรับปรุงอยู่เสมอ ต่อไปนี้คือวิธีใช้ระบบอัตโนมัติให้เกิดประโยชน์สูงสุด:

• ทบทวนกระบวนการของคุณอย่างสม่ำเสมอ พวกเขาให้ผลประโยชน์ที่คาดหวังหรือไม่? พวกเขาช่วยให้บรรลุเป้าหมายทางธุรกิจของคุณหรือไม่? เกิดปัญหาคอขวดใหม่ๆ เกิดขึ้นหรือไม่? เทคโนโลยีมีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง ดังนั้นสิ่งที่ล้ำสมัยในปีที่แล้วจึงอาจจำเป็นต้องได้รับการอัปเดต รับข่าวสารเกี่ยวกับเครื่องมืออัตโนมัติและเทคนิคใหม่ๆ เพื่อยกระดับความพยายามของคุณไปอีกระดับ

• ส่งเสริมการตอบรับอย่างต่อเนื่องจากทีมของคุณ ลูกเรือของคุณมักจะเป็นคนแรกที่มองเห็นโอกาสในการปรับปรุง สร้างช่องทางให้พวกเขาสามารถแบ่งปันข้อสังเกตและข้อเสนอแนะได้อย่างง่ายดาย

• อย่ากลัวที่จะทดลอง จัดสรรทรัพยากรไว้สำหรับการทดสอบแนวคิดระบบอัตโนมัติใหม่ๆ หรือปรับปรุงกระบวนการที่มีอยู่ บางครั้งการปรับแต่งเล็กๆ น้อยๆ อาจนำไปสู่การเพิ่มประสิทธิภาพได้อย่างมาก

ท้ายที่สุดแล้ว เป้าหมายของระบบอัตโนมัติไม่ใช่แค่การทำสิ่งต่างๆ ให้เร็วขึ้นเท่านั้น แต่ยังทำให้ดีขึ้นอีกด้วย มองหาวิธีใช้ข้อมูลที่สร้างโดยระบบอัตโนมัติของคุณเพื่อรับข้อมูลเชิงลึกใหม่ๆ เกี่ยวกับธุรกิจของคุณ ข้อมูลนี้สามารถขับเคลื่อนการตัดสินใจและช่วยให้คุณก้าวนำหน้าอยู่เสมอ

ลงทุนในกระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัติ

เมื่อทำอย่างถูกต้อง การทำให้กระบวนการทางธุรกิจของคุณเป็นแบบอัตโนมัติสามารถให้ประโยชน์ที่สำคัญซึ่งเครื่องมือแบบเดิมไม่สามารถเทียบเคียงได้ อย่างไรก็ตาม การนำไปปฏิบัติจำเป็นต้องมีการวางแผนอย่างรอบคอบ การนำไปปฏิบัติเชิงกลยุทธ์ และการปรับแต่งอย่างต่อเนื่อง ใส่ใจกับข้อมูลเชิงลึกเหล่านี้และปลดล็อกประสิทธิภาพและประสิทธิผลทางธุรกิจในระดับที่สูงขึ้น