วิธีการร่างข่าวประชาสัมพันธ์อย่างมืออาชีพ

ข่าวประชาสัมพันธ์ยังคงเป็นเรื่องหรือไม่? ถามผู้เชี่ยวชาญด้าน PR แล้วพวกเขาจะบอกคุณว่า "ใช่" แม้ว่าบริษัทต่างๆ จะไม่พึ่งพาสื่อข่าวแบบเดิมๆ ในการเผยแพร่ข้อมูลมากนัก แต่การผสมผสานระหว่างการปล่อยข่าวประชาสัมพันธ์และการโพสต์บนแพลตฟอร์มโซเชียลมีเดีย เช่น Facebook, Instagram และ Twitter นำเสนอข่าวที่คุณต้องการแชร์อย่างไร้ขอบเขต

เส้นแบ่งระหว่างการประชาสัมพันธ์และการตลาดไม่ชัดเจน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีความกังวลเกี่ยวกับโซเชียลมีเดีย การประชาสัมพันธ์สนับสนุนและแสดงถึงวิสัยทัศน์ เป้าหมาย และโครงสร้างโดยรวมของแบรนด์ ในทางกลับกัน การตลาดบนโซเชียลมีเดียประกอบด้วยการใช้ช่องทางโซเชียลมีเดียเพื่อส่งข้อความประชาสัมพันธ์ไปยังผู้ชมของคุณโดยตรง การตลาดบนโซเชียลมีเดียช่วยให้คุณเชื่อมต่อโดยตรงกับผู้ชมของคุณด้วยการส่งข้อความประเภทอื่นๆ เช่นกัน เช่น ที่เกี่ยวข้องกับการขายหรือการส่งเสริมการขาย วิธีการหรือการผสมผสานของแนวทางที่คุณเลือกขึ้นอยู่กับเนื้อหาข้อความและเป้าหมายของคุณ (ข้อมูลและการส่งเสริมการขาย) ในการเผยแพร่

แล้วเมื่อไหร่ที่คุณต้องส่งข่าวประชาสัมพันธ์จริง ๆ ? เปิดตัวสินค้าใหม่. การย้ายสำนักงานใหญ่ของคุณ วิทยากรชื่อดังในอุตสาหกรรมมาเยี่ยมเยียน สิ่งต่างๆ เกิดขึ้นภายในบริษัทของคุณ และบางครั้งคุณจำเป็นต้องเปิดเผยข้อมูลดังกล่าวต่อสาธารณะ นั่นคือเมื่อคุณจำเป็นต้องรู้วิธีการร่างข่าวประชาสัมพันธ์

บริษัทเคยส่งข่าวประชาสัมพันธ์ (aka ข่าวประชาสัมพันธ์) ไปยังสื่อแบบเดิมเพื่อประกาศ แนวคิดคือการประกาศข่าวพร้อมๆ กัน สร้างความสนใจและการรายงานข่าวจากสื่อ การโทรหาแหล่งข่าวในแต่ละช่องข่าวและพูดซ้ำข้อมูลเดิมนั้นไม่ใช่การใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพ

ข่าวประชาสัมพันธ์เป็นส่วนสำคัญของกลยุทธ์การประชาสัมพันธ์ของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในฐานะเจ้าของร้านค้าอีคอมเมิร์ซ

เมื่อใดควรใช้ข่าวประชาสัมพันธ์

คุณไม่เพียงแค่ตัดสินใจส่งข่าวประชาสัมพันธ์เพราะเป็นวันอังคารหรือเพราะคุณไม่ได้ส่งข่าวมาสักพักแล้ว ข่าวประชาสัมพันธ์เป็นส่วนสำคัญของเนื้อหาทางการตลาด และคุณควรปฏิบัติต่อเนื้อหาดังกล่าว จะเป็นการดีที่สุดหากคุณมีเหตุผลที่ชัดเจนในการส่งข่าวประชาสัมพันธ์ เหตุผลนั้นมักจะเกี่ยวกับคุณค่าของข่าว นี่คือตัวอย่างบางส่วน:

• ความ เกี่ยวข้อง — คิดถึงผู้ชมของคุณและนำข้อมูลไปใช้กับพวกเขาอย่างไร พวกเขาต้องการหรือต้องการทราบข้อมูลหรือไม่? เป็นประโยชน์กับพวกเขาในชีวิตประจำวันหรือไม่? ถ้าเป็นเช่นนั้น ก็มีความเกี่ยวข้องและควรค่าแก่การแถลงข่าว
• ความสนใจ — ข้อมูลจะต้องน่าสนใจสำหรับผู้ชม มิฉะนั้นพวกเขาจะเพิกเฉย อะไรส่งผลกระทบต่อชีวิตของพวกเขา? หากเป็นการเปลี่ยนแปลงในกระบวนการภายใน พวกเขาคงไม่สนใจ หากเป็นการเปลี่ยนแปลงในกระบวนการภายในที่จะเปลี่ยนวิธีการทำธุรกิจกับพวกเขา พวกเขาก็ใส่ใจ
• Impact — มีกี่คนที่ได้รับผลกระทบ และจริงจังแค่ไหน? ยิ่งส่งผลกระทบมากเท่าใด ข้อมูลก็จะยิ่งได้รับความสนใจในวงกว้างมากขึ้นเท่านั้น
• ความขัดแย้ง - มีปัญหาหรือไม่? เมื่อมีอะไรเกิดขึ้น ให้สื่อสารก่อนด้วยความโปร่งใสและควบคุมข้อความ
• ความ โดดเด่น — ผู้คนใส่ใจชีวิตของคนที่โดดเด่น หากคุณมีวิทยากรชื่อดังมาเยี่ยมเยียน ผู้ชมของคุณอาจต้องการทราบและแจ้งให้ทราบจะช่วยให้บริษัทของคุณมีอิทธิพล จากนั้นพวกเขาจะอยากรู้ด้วยว่าแขกผู้มีชื่อเสียงคนนั้นพูดอะไรขณะอยู่ที่นั่น นั่นเป็นโอกาสในการแถลงข่าวสองครั้ง!

จำไว้ว่าการแถลงข่าวควรเกี่ยวกับเหตุการณ์เดียวหรือเกิดขึ้น คุณควรเขียนข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณให้ชัดเจนเพื่อให้คนทั่วไป (ไม่ใช่คนวงใน) สามารถเข้าใจได้ และควรมีค่าข่าวสารอยู่เสมอ

วิธีการร่างข่าวประชาสัมพันธ์

เช่นเดียวกับเนื้อหาประเภทอื่นๆ ข่าวประชาสัมพันธ์เริ่มต้นด้วยข้อมูลที่สำคัญที่สุดและดำเนินการตามข้อมูลที่สำคัญที่สุด

มีห้าส่วนที่จะแถลงข่าว:

• สรุปข่าว สำคัญ — หัวข้อหลักของการเปิดตัว หากผู้ฟังไม่อ่านเกินประโยคเหล่านี้ พวกเขาควรเข้าใจหัวข้อข่าวประชาสัมพันธ์
• คำชี้แจงผลประโยชน์ — บอกผู้อ่านว่าเหตุใดลูกค้าเป้าหมายจึงมีความเกี่ยวข้องหรือมีความสำคัญต่อพวกเขา คำชี้แจงเกี่ยวกับผลประโยชน์เป็นผู้นำในบริบท พวกเขาร่วมกันตอบคำถามว่าใคร อะไร เมื่อไหร่ ที่ไหน และทำไม
• เนื้อหา — ข้อมูลที่มีความสำคัญ แต่ไม่คู่ควรกับสองย่อหน้าแรก เนื้อหาในการเผยแพร่ประกอบด้วยข้อเท็จจริง/รายละเอียดที่น่าสนใจที่เกี่ยวข้องกับการประกาศและคำพูดจากผู้นำบริษัท
• Action Statement — บอกผู้อ่านว่าต้องทำอะไรต่อไป มันคือคำกระตุ้นการตัดสินใจ คิดว่าจะโทรหาใครเพื่อขอข้อมูลเพิ่มเติมหรือเยี่ยมชมเว็บไซต์เพื่อลงชื่อสมัครใช้บางอย่าง
• Boilerplate — ย่อหน้าสุดท้ายที่ให้ภาพรวมสั้นๆ เกี่ยวกับพันธกิจและประวัติของบริษัทของคุณ คุณจะเขียนสิ่งนี้เพียงครั้งเดียวและแชร์เมื่อสิ้นสุดการเผยแพร่ทั้งหมด

6 ขั้นตอน: วิธีร่างข่าวประชาสัมพันธ์

ทุกส่วนของข่าวประชาสัมพันธ์มารวมกันในหกขั้นตอนง่ายๆ

• กำหนด News Peg หัวข้อข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณมีค่าเท่าใด การระบุข้อมูลนี้จะช่วยให้คุณมุ่งเน้นการเปิดตัวของคุณ
• เขียนพาดหัว. พาดหัวเป็นประโยคเดียวที่สรุปข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณและจุดประสงค์ พาดหัวข่าวเป็นสิ่งแรกที่ผู้อ่านเห็น และควรทำให้พวกเขาต้องการอ่านรุ่นของคุณ พาดหัวควรตรงไปตรงมา เรียบง่าย และมีกริยาการกระทำ เขียนในรูปแบบ subject-verb-object สำหรับการสร้างพาดหัวที่ใช้งานง่ายที่สุด
• เขียนคำชี้แจงโอกาสในการขายและผลประโยชน์ การเผยแพร่สองส่วนนี้ร่วมกันไม่ควรเกินสองย่อหน้า ดึงผู้อ่านเข้ามาด้วยผู้นำ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทั้งสองส่วนของการเปิดตัวกล่าวถึงใคร อะไร เมื่อไร ที่ไหน และทำไมในประกาศของคุณ
• เขียนร่างกาย นี่คือที่ที่คุณใส่ข้อมูลที่เหลือที่คุณต้องการเพื่อบอกผู้ฟัง รวมถึงคำพูดจากผู้นำบริษัท ทำงานจากที่สำคัญที่สุดไปมีความสำคัญน้อยที่สุดและเก็บข้อมูลโดยย่อ ข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณควรน้อยกว่าสองหน้าที่พิมพ์และเว้นวรรคสองครั้ง หน้าเดียวดีที่สุดจริงๆ
• เพิ่มคำกระตุ้นการตัดสินใจ ไม่สิ้นสุดการแถลงข่าวโดยไม่มีการเรียกร้องให้ดำเนินการ คุณต้องการให้ผู้อ่านทำอะไรเมื่อเผยแพร่เสร็จแล้ว พร้อมชื่อและเบอร์ติดต่อสำหรับคำถาม นอกจากนี้ เว็บไซต์สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมก็มีประโยชน์เช่นกัน
• ติดบน Boilerplate จบข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณว่าใครเป็นบริษัทของคุณและยืนหยัดเพื่ออะไร จำไว้ว่าคุณสามารถเขียนข้อมูลนี้เพียงครั้งเดียวและคัดลอกและวางลงในการเผยแพร่ทั้งหมดของคุณ

ข่าวประชาสัมพันธ์หรือการส่งเสริมสื่อสังคม?

คุณควรส่งเสริมบริษัทของคุณทุกครั้งที่เป็นไปได้ หากคุณมีเหตุผลที่ดีจากมุมมองด้านการประชาสัมพันธ์ในการส่งข่าวประชาสัมพันธ์ ให้ทำ ใช้ช่องทางโซเชียลมีเดียแทนเมื่อเหมาะสมสำหรับการโปรโมต

เหตุการณ์ที่สมควรได้รับข่าวประชาสัมพันธ์

• การเปิดตัวผลิตภัณฑ์หรือการเปลี่ยนแปลง คุณต้องการให้แน่ใจว่าผู้ชมของคุณทราบเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ใหม่และเหตุใดพวกเขาจึงควรพิจารณา ระบุข้อมูลจำเพาะของผลิตภัณฑ์ ราคา ความพร้อมจำหน่ายสินค้า และเหตุผลที่เสนอผลิตภัณฑ์ ผู้ชมของคุณต้องการทราบเช่นกันว่าผลิตภัณฑ์โปรดของพวกเขาเปลี่ยนไปเมื่อใด รวมถึงสิ่งที่เปลี่ยนแปลง เหตุใดจึงเกิดขึ้น เกิดขึ้นเมื่อใด และจะเป็นประโยชน์ต่อพวกเขาอย่างไร
• การควบรวมกิจการและการเข้าซื้อกิจการ การเปลี่ยนแปลงในองค์กรครั้งใหญ่ควรค่าแก่การแถลงข่าว เนื่องจากเป็นการแจ้งให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทราบถึงข้อมูลที่สำคัญต่อพวกเขา รวมข้อมูลเกี่ยวกับองค์กรที่เกี่ยวข้อง เหตุใดการควบรวมกิจการจึงเกิดขึ้น โครงร่างของการเปลี่ยนแปลงที่ทราบที่เป็นผล และคำพูดจากทีมผู้นำขององค์กรที่เกี่ยวข้อง
• รางวัลและเกียรติประวัติ. ถ้าคุณไม่คุยโม้เกี่ยวกับบริษัทของคุณ แล้วใครล่ะจะ? ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบริษัทและพนักงานของคุณได้รับเครดิตจากการได้รับรางวัลและเกียรติยศ รวมข้อมูลเกี่ยวกับบริษัท รางวัลที่ได้รับ และเวลาที่จะให้เกียรติหรือจะได้รับ
• ข่าว เชื่อมโยงกับข่าวอื่น ๆ ประจำวันที่เกี่ยวข้องกับบริษัทของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข่าวที่เกิดขึ้นนั้นเกี่ยวข้องกับบริษัทหรืออุตสาหกรรมของคุณจริงๆ นอกจากนี้ วิธีนี้ควรทำได้ดีที่สุดเมื่อข่าวเป็นบวกหรือเมื่อผลิตภัณฑ์/บริการของคุณแก้ปัญหาได้
• เลื่อนตำแหน่ง/จ้าง. ผู้ชมของคุณต้องการทราบว่าคุณทำการเปลี่ยนแปลงตำแหน่งสำคัญของบริษัทหรือไม่ รวมข้อมูลเกี่ยวกับผู้ที่ดำรงตำแหน่ง พวกเขาไปที่ไหน บุคคลใหม่เป็นใคร และพวกเขามาจากไหน Headshot ของผู้ที่เกี่ยวข้องยังมีประโยชน์เพื่อให้ผู้อ่านสามารถเชื่อมโยงใบหน้ากับชื่อได้
• ห้างหุ้นส่วนใหม่ ผู้ชมของคุณต้องการทราบเกี่ยวกับความสัมพันธ์ทางธุรกิจใหม่ๆ ที่ส่งผลต่อวิธีที่บริษัทของคุณทำงานให้พวกเขา รวมข้อมูลเกี่ยวกับแต่ละบริษัท เหตุผลที่คุณเป็นพันธมิตร และการเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่ผู้อ่านสามารถคาดหวังได้
• บอกด้านข้างของคุณ บางครั้ง คุณจำเป็นต้องบอกฝ่ายที่คุณโต้เถียงหรือทำให้ผู้ชมของคุณตระหนักถึงสิ่งที่เกิดขึ้นภายในบริษัทของคุณ เป็นเชิงรุกและโปร่งใสในการแบ่งปันข้อมูลนี้ อย่าลืมบอกพวกเขาว่าเกิดอะไรขึ้น เกิดขึ้นได้อย่างไร ใครได้รับผลกระทบ และแผนการของคุณสำหรับอนาคตอันใกล้นี้ ขอโทษหากจำเป็น

การส่งเสริมการขายและการส่งข้อความเหมาะสำหรับการส่งเสริมโซเชียลมีเดีย:

,

• จัดงานอีเวนท์. ประกาศกิจกรรมหากคุณต้องการการรายงานข่าวและ/หรือหากผู้ชมของคุณได้รับเชิญให้เข้าร่วม ประกาศเหตุการณ์ก่อนหน้านี้ โดยบอกว่าใครควรเข้าร่วม เมื่อใดและที่ไหนจะเป็นเจ้าภาพ ค่าใช้จ่ายในการเข้าร่วม และวิธีการลงทะเบียน หากจำเป็น หลังจบกิจกรรม ให้โพสต์อีกครั้งเพื่อบอกผู้ฟังถึงผลการจัดงาน คิดว่ามีผู้เข้าร่วมกี่คน ระดมเงินได้เท่าไหร่ ฯลฯ อย่าพลาดโอกาสสำคัญในการส่งเสริมความสำเร็จขององค์กรของคุณ
• การเข้าร่วมกิจกรรมหรือการมีส่วนร่วม ใช้โซเชียลเพื่อโปรโมตงานใหญ่ที่พนักงานเป็นเจ้าภาพหรือเข้าร่วม รวมข้อมูลเกี่ยวกับงาน ผู้ที่จะเข้าร่วม วิธีเลือกพวกเขา และสิ่งที่พวกเขาจะสอนหรือเรียนรู้ บางทีที่สำคัญกว่านั้น ลูกค้าของคุณจะได้อะไรจากโอกาสนี้สำหรับพนักงานของคุณ?
• แกรนด์ โอเพนนิ่ง. ประกาศสำนักงานใหญ่แห่งใหม่หรือสาขาใหม่ รวมเวลา วันที่ และสถานที่ของงานฉลองเปิดอย่างยิ่งใหญ่ ผู้ที่ได้รับเชิญ จะเกิดอะไรขึ้นที่นั่น และเหตุผลของตำแหน่งใหม่
• วันครบรอบ ฉลองครบรอบเหตุการณ์สำคัญสำหรับองค์กรของคุณ รวมประวัติโดยย่อขององค์กรของคุณตั้งแต่ต้นจนถึงปัจจุบัน หากมีการเฉลิมฉลองวันครบรอบ ให้ระบุเวลา วันที่และสถานที่ ผู้ที่ได้รับเชิญ และสิ่งที่จะเกิดขึ้นที่นั่น

ประเด็นสำคัญ: วิธีการร่างข่าวประชาสัมพันธ์

ข่าวประชาสัมพันธ์เป็นโอกาสที่ดีในการโปรโมตองค์กรของคุณและพัฒนาความสัมพันธ์ที่ดีกับผู้ชมของคุณผ่านการตลาดเนื้อหา

สิ่งสำคัญที่สุดที่ต้องจำไว้คือต้องมีเหตุผลที่ชัดเจนในการส่งข่าวประชาสัมพันธ์ (ตามมูลค่าข่าว) เสมอ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าการเผยแพร่แต่ละรายการมีข้อมูลทั้งหมดที่ผู้อ่านจำเป็นต้องดำเนินการ ตอนนี้ก็ถึงเวลาที่จะกระโดดในและเขียน วางใจเรา คุณจะเก่งขึ้นในทุกๆ รุ่น