วิธีกำหนดเวลาการนัดหมายอย่างมีประสิทธิภาพ: เคล็ดลับและคำแนะนำ

การดำเนินธุรกิจที่ประสบความสำเร็จมีความหมายมากกว่าแค่การควบคุมเวลาอย่างเชี่ยวชาญ คุณต้องเชี่ยวชาญศิลปะในการกำหนดเวลาการนัดหมายด้วย การเรียนรู้วิธีกำหนดเวลาการนัดหมายอย่างมีประสิทธิภาพจะช่วยให้คุณดึงดูดลูกค้าได้มากขึ้น เพิ่มชื่อเสียงของคุณ และเพิ่มผลกำไรของคุณในที่สุด

ในภูมิประเทศที่ทุกนาทีมีค่า การรู้วิธีใช้เครื่องมือในการจัดกำหนดการไม่ใช่แค่ทักษะเท่านั้น แต่ยังเป็นพลังพิเศษอีกด้วย บทความนี้เป็นบัตรผ่านสำหรับการเข้าถึงทั้งหมดของคุณเพื่อเปลี่ยนแปลงแนวทางของคุณเกี่ยวกับปฏิทิน ลำดับความสำคัญ และแม้กระทั่งข้อขัดแย้งในกำหนดการที่ดูเหมือนจะหลีกเลี่ยงไม่ได้

ดังนั้น หากคุณพร้อมที่จะเห็นฐานลูกค้าของคุณเติบโต ชื่อเสียงของคุณก็เพิ่มสูงขึ้น และผลกำไรของคุณก็ก้าวไปสู่ระดับใหม่ ให้คาดเข็มขัดนิรภัย การเดินทางสู่การเรียนรู้การจัดกำหนดการนัดหมายเริ่มต้นขึ้นแล้ว

เคล็ดลับ 10 ข้อในการกำหนดเวลานัดหมายอย่างมีประสิทธิภาพ

• เคล็ดลับ #1 : มีน้ำใจกับการเลือกเวลา
• เคล็ดลับ #2 : ปิดท้ายด้วยเวลาสิ้นสุด
• เคล็ดลับ #3 : ยกระดับเกมการจัดตารางเวลาของคุณด้วยระบบการจอง
• เคล็ดลับ #4 : บอกลูกค้าของคุณว่าการจองกับคุณเป็นเรื่องง่ายเพียงใด
• เคล็ดลับ #5 : ยอมรับพลังของ Block Scheduling
• เคล็ดลับ #6 : ล็อคไว้ตั้งแต่เนิ่นๆ
• เคล็ดลับ #7 : เก็บความลับของพวกเขาไว้เป็นความลับ
• เคล็ดลับ #8 : ให้คุณค่ากับเวลาของพวกเขา
• เคล็ดลับที่ 9 : ถ่ายภาพให้ละเอียดยิ่งขึ้น
• เคล็ดลับ #10 : เล่นปาหี่อย่างมืออาชีพ

เคล็ดลับ #1: มีน้ำใจกับการเลือกเวลา

เอาล่ะ ขั้นตอนแรกในการเรียนรู้หากคุณต้องการเรียนรู้วิธีกำหนดเวลาการนัดหมายอย่างมืออาชีพคือการทำให้ลูกค้ามีตัวเลือกมากมาย

คิดซะว่ามันเหมือนกับบุฟเฟ่ต์ ยิ่งคุณเสิร์ฟมากเท่าไรก็ยิ่งมีความสุขมากขึ้นเท่านั้น ผสมผสานกับสล็อตนกตื่นเช้าและนกฮูกกลางคืน และวันที่? โยนมาเป็นคู่.. มันคือการได้เป็นเจ้าบ้านที่มีมากที่สุดใช่ไหมล่ะ?

ความยืดหยุ่นเป็นสีทอง สิ่งต่างๆ เกิดขึ้น แผนมีการเปลี่ยนแปลง เป็นเพื่อนที่เข้าใจ

ลองนึกภาพบอกลูกค้าของคุณว่า ชีวิตเรามันบ้าไปแล้วและตารางงานก็ยุ่งวุ่นวายไปหมด ต่อไปนี้คือตัวเลือกบางส่วนที่เราคิดว่าอาจใช้ได้ผล:

• วันอังคาร: สล็อตตอนเช้า? 09.00 – 10.00 น
• วันพุธ : ช่วงบ่ายๆ เป็นยังไงบ้าง? 14.00 – 15.00 น
• วันพฤหัสบดี: บรรยากาศยามเย็น? 17.00 – 18.00 น

เคล็ดลับ #2: ปิดท้ายด้วยเวลาสิ้นสุด

เคยโทรไปคิดว่า “เมื่อไหร่เรื่องจะจบลง?” เดียวกัน. เรามาพูดคุยเกี่ยวกับฮีโร่ผู้ไม่มีใครพูดถึงเกี่ยวกับ วิธีกำหนดเวลาเรื่องราวการนัดหมายอย่างมีประสิทธิภาพกันดีกว่า

ใช่แล้ว เรากำลังพูดถึงเวลาสิ้นสุด เวลาเริ่มต้นได้รับชื่อเสียง แต่รู้ว่าเมื่อไรจะจบลง? ผู้เปลี่ยนเกม

ทำไม

ก่อนอื่น ไม่มีการประชุมที่ไม่มีวันสิ้นสุดอีกต่อไป : ไม่มีใครมีเวลาสำหรับการสนทนาที่คงอยู่ตลอดไป กำหนดจุดสิ้นสุดและยึดให้แน่น ยิ่งไปกว่านั้น ยังช่วยให้คุณ จัดการเวลาในระดับหัวหน้า ได้ : หากคุณรู้ว่าเมื่อใดสิ่งหนึ่งที่จะจบลง คุณสามารถควบคุมเวลาที่เหลือของวันของคุณได้

เคล็ดลับสำหรับมือโปร : ปัดเศษขึ้น คิดว่าคุณจะต้องการ 15 นาที? ดินสอใน 30 รู้สึกเหมือนการแสดงครึ่งชั่วโมงเหรอ? สล็อตทั้งหมด 60 ช่อง มอบเบาะรองนั่งให้ตัวเอง

เคล็ดลับ #3: ยกระดับเกมการตั้งเวลาของคุณด้วยระบบการจอง

หากคุณต้องการกำหนดเวลาการนัดหมายอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด คุณต้องนำเทคโนโลยีมาใช้ การจองทางออนไลน์กำลังเข้ามาแทนที่ตัวเลือกการกำหนดเวลาแบบเดิมๆ เช่น การโทรศัพท์และสมุดนัดหมาย และด้วยเหตุผลที่ดี ไม่มีใครมีเวลาสำหรับปฏิทินยุ่งๆ และคนที่น่ารำคาญ “เอ่อ คุณว่างเมื่อไหร่” กลับไปกลับมา

สิ่งที่คุณต้องการคือระบบการจองที่เชื่อถือได้ซึ่งจะช่วยสนับสนุนคุณ และเรากำลังพูดถึง เวทย์มนตร์การจัดกำหนดการอัตโนมัติ ที่ช่วยลดความเครียดทั้งหมดของคุณ

เวลาว่างมากขึ้น? จองเพิ่ม? ได้โปรด

ตอนนี้ สำหรับผู้ที่ไม่ต้องการเสียเวลามากมายในการถอดรหัสซอฟต์แวร์ที่ซับซ้อนเกินไป เรามีวิธีแก้ปัญหาที่เหมาะสมมาให้ เครื่องมือจัดตารางเวลาที่ดี? มันเหมือนกับแอพที่คุณชื่นชอบ ใช้งานง่าย ทันสมัย ​​และไม่ทำให้คุณอยากดึงผมออก

เข้ามา: อเมเลีย

เคล็ดลับ #4: บอกลูกค้าของคุณว่าการจองกับคุณนั้นง่ายเพียงใด

คุณจึงทำให้ผู้อื่นสามารถจองกับคุณได้อย่างง่ายดาย นั่นเยี่ยมมาก แต่เดาอะไรล่ะ? ถ้าไม่มีใครรู้แล้วจะมีประโยชน์อะไร?

ตะโกนออกมา:

• ในร้านของคุณ (ถ้าคุณมี)
• บนเว็บไซต์ของคุณ
• เลื่อนเข้าไปในฟีดโซเชียลมีเดียเหล่านั้น

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนรู้ว่าการเข้าสู่ปฏิทินของคุณ นั้นง่าย เพียงใด มีแอปจองที่ใช้งานง่ายสุด ๆ ไหม? แสดงมันออกมา มีรีวิวระดับห้าดาวเกี่ยวกับขั้นตอนการจองที่ราบรื่นของคุณหรือไม่? ทำให้พวกเขาเห็น. แจ้งให้ผู้อื่นทราบว่าการจองกับคุณถือเป็นประสบการณ์สุดพิเศษ

เคล็ดลับ #5: ยอมรับพลังแห่งการตั้งเวลาบล็อก

เรามาพูดถึงเคล็ดลับเล็กๆ น้อยๆ ที่เรียกว่า Block Scheduling (หรือ Back-to-Back Booking ) แทนที่จะให้การนัดหมายของคุณกระจัดกระจายเหมือนโรยบนโดนัท ทำไมไม่ลองซ้อนมันดูล่ะ?

มีการประชุม 1 ชั่วโมงสามครั้งหรือไม่? แจมพวกเขาด้วยกัน การจัดกำหนดการแบบบล็อกทำให้คุณสามารถจัดกลุ่มกิจกรรมที่คล้ายกันไว้ด้วยกัน ทำให้คุณมีสมาธิได้ นอกจากนี้ การรวมกลุ่มกิจกรรมจะทำให้คุณมีช่องว่างมากขึ้นในแต่ละวัน ผลลัพธ์? เพิ่มผลผลิตสูงสุดโดยได้รับประโยชน์จาก "เวลาของคุณ" ที่มีคุณภาพ

การจัดกลุ่มการนัดหมายของคุณหมายความว่าคุณไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนเกียร์เสมอไป แต่คุณกำลังขับไปในเลนเดิมเพื่อใช้ประโยชน์จากโมเมนตัมนั้นให้ได้มากที่สุด

เคล็ดลับ #6: ล็อคไว้ก่อน

เราทุกคนเกลียดสิ่งที่น่าอึดอัดใจ “เราตัดสินใจเรื่องเวลาหรือยัง?” ข้อความ. ต่อไปนี้คือวิธีแก้ไข – ล็อกไว้ล่วงหน้าเสมอ เมื่อพูดถึงวิธีกำหนดเวลาการนัดหมายอย่างมีประสิทธิภาพ ขั้นตอนนี้มีความสำคัญ มันช่วยให้คุณ:

• มีความอุ่นใจ : ระวังตัวทั้งคุณและอีกฝ่าย เช็คอินและตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณทั้งคู่ยังสบายดีในช่วงเวลาที่คุณเลือก
• Stay in Sync : สิ่งต่างๆ เปลี่ยนไปใช่ไหม? อาจมีบางอย่างเกิดขึ้นหรือพวกเขาลืม การเช็คอินอย่างรวดเร็วจะทำให้คุณทั้งคู่ร้องเพลงเดียวกัน
• เป็นเจ้าของวันของคุณ : หากสิ่งต่างๆ เปลี่ยนไป คุณมีเวลาจัดเรียงเพลย์ลิสต์ใหม่ (หรือที่คุณรู้คือวันของคุณ)

เคล็ดลับ #7: เก็บความลับของพวกเขาไว้เป็นความลับ

เอาล่ะ PSA ด่วนสำหรับทุกท่านที่ทำการจองออนไลน์ เราต้องพูดคุยเกี่ยวกับความเป็นส่วนตัว

ก่อนอื่น เมื่อมีคนจองเวลา คุณควรแสดงว่าหมดเวลาแล้ว แต่ เก็บรายละเอียดไว้กับตัวเอง กรุณาไม่มีชื่อในรายชื่อแขก นอกจากนี้ หากลูกค้าของคุณต้องทิ้งข้อมูลส่วนบุคคลบางส่วนไว้ ให้ล็อคข้อมูลไว้และอย่าแชร์ข้อมูลดังกล่าวกับบุคคลอื่น สุดท้ายนี้ อย่าลืมแจ้งให้ลูกค้าทราบว่าคุณจริงจังกับการปกป้องความเป็นส่วนตัวของพวกเขา โดยส่งข้อความสั้นๆ ว่า “เฮ้ เราปกป้องข้อมูลของคุณ”

จำไว้ว่าเมื่อพวกเขาเชื่อใจคุณ พวกเขาจะอยากอยู่กับคุณมากขึ้น

เคล็ดลับ #8: ให้คุณค่ากับเวลาของพวกเขา

เวลาของทุกคนก็เหมือนทอง ดังนั้นเมื่อมีคนมอบของขวัญชิ้นหนึ่งให้กับคุณ จงปฏิบัติต่อมันเหมือนเป็นสมบัติล้ำค่า

เมื่อคุณตั้งค่าการพบปะนั้น ให้รับข้อมูลทั้งหมด พวกเขาจะว่างเมื่อไหร่? มีเขตห้ามเข้าในกำหนดการหรือไม่? แจ้ง 411 ให้พวกเขาทราบเมื่อใดและที่ไหน ทำให้มันราบรื่นที่สุด

และอย่าลืม: ชีวิตเป็นเรื่องที่น่าตื่นเต้น แผนเปลี่ยนไป สิ่งต่างๆ เกิดขึ้น แสดงให้พวกเขาเห็นว่าคุณได้รับมัน หากจำเป็นต้องจัดกำหนดการใหม่ก็ไม่ต้องเครียด ทำให้มันง่าย

เคล็ดลับ #9: ถ่ายภาพให้ละเอียดยิ่งขึ้น

เคยไหม “โอ้โห เมื่อไหร่เราจะได้เจอกัน” ช่วงเวลา? ใช่ฉันด้วย. ต้องการเรียนรู้วิธีกำหนดเวลาการนัดหมายอย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่? เริ่มต้นด้วยการส่งรายละเอียดการนัดหมายเหล่านั้นโดยเร็วที่สุด

สร้างข้อความและอีเมลยืนยันการนัดหมาย รวมถึงข้อความเตือนการประชุมและอีเมลเป็นส่วนสำคัญของกระบวนการกำหนดเวลาการนัดหมายของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีสามองค์ประกอบคลาสสิกเสมอ ได้แก่ วันที่ เวลา และสถานที่ นอกจากนี้ หากมีทีละขั้นตอนหรือสิ่งที่พวกเขาควรรู้ ก็โยนมันลงไป

และถ้าคุณมีแบบฟอร์มหรือเอกสารอื่นๆ ที่ลูกค้าของคุณควรตรวจสอบ ก็เลื่อนมันไปได้เลย ไปให้ไกลกว่านี้ คุณจะเห็นว่ามันคุ้มค่า

เคล็ดลับ #10: เล่นปาหี่อย่างมืออาชีพ

เราทุกคนอยู่ที่นี่พยายามจะเล่นปาหี่ใช่ไหม? งาน ชีวิต ความเร่งรีบด้านข้าง... มันเป็นละครสัตว์ เลย ทำให้มีที่ว่างสำหรับทุกสิ่ง ? ทักษะที่สำคัญหากคุณถามเรา

การเคลื่อนไหวระดับมืออาชีพบางประการ:

• To-Do or Not To-Do : รายการคลาสสิก จดมันลงไป เคาะมันออกไป เรียบง่ายแต่น่าพอใจมาก
• Deadline Drama : ทำให้เป็นจริงด้วย Deadline แน่นเกินไปและคุณก็พังทลาย หลวมเกินไปแล้วไฟอยู่ที่ไหน?
• Pass the Baton : มีบางอย่างที่ไม่ใช่ของคุณหรือเปล่า? บางทีอาจมีคนอื่นได้สัมผัสเวทย์มนตร์
• Book It Out : หยิบปฏิทินเวลามาบ้าง บล็อคมัน เป็นเจ้าของมัน นั่นคือโซนของคุณ
• เต้นรำกลางสายฝน : แผนเปลี่ยนไป มันเป็นเรื่องดีทั้งหมด. เพียงแค่ไปกับมัน

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับวิธีการกำหนดเวลาการนัดหมายอย่างมีประสิทธิภาพ

ฉันจะหลีกเลี่ยงการจองซ้ำซ้อนได้อย่างไร?

การจองซ้ำซ้อนเป็นเหมือนบาปสำคัญของการตั้งเวลา! เพื่อหลีกเลี่ยงความชัดเจน ให้ใช้ปฏิทินดิจิทัล – Google Calendar, Outlook หรืออะไรก็ได้ที่เหมาะกับคุณ ซิงค์อุปกรณ์ทั้งหมดและตั้งค่าการแจ้งเตือน

เคล็ดลับมือโปร? ทบทวนการนัดหมายในแต่ละวันของคุณในช่วงเช้าอย่างรวดเร็ว ด้วยวิธีนี้จะไม่เกิดเรื่องน่าประหลาดใจอันไม่พึงประสงค์

จะดีกว่าไหมที่จะกำหนดเวลาการนัดหมายติดต่อกันหรืออนุญาตให้หยุดพักระหว่างนั้น?

การอภิปรายอายุ การติดต่อกันอาจฟังดูมีประสิทธิภาพ แต่ทุกคนต้องการพักหายใจใช่ไหม? ให้เวลาตัวเองระหว่างการประชุม 10-15 นาที คุณจะขอบคุณเราในภายหลังเมื่อคุณมีเวลาสักครู่ในการจิบกาแฟหรือหายใจเข้าลึกๆ

ฉันควรจัดลำดับความสำคัญของลูกค้าคนสำคัญหรือไม่?

ทุกคนชอบที่จะรู้สึกเหมือนเป็น VIP แต่ใช่ ลูกค้าบางรายมีน้ำหนักมากกว่า มันไม่ได้เล่นรายการโปรด มันเป็นธุรกิจ จัดลำดับความสำคัญ แต่ อย่า ทำให้ใครรู้สึกว่าเป็นอันดับสอง มันคือทั้งหมดที่เกี่ยวกับความสมดุล

ฉันจะจัดการกับคำขอเลื่อนกำหนดการได้อย่างไร?

ชีวิตเกิดขึ้น! หากใครต้องการกำหนดเวลาใหม่ จงยืดหยุ่นแต่กำหนดขอบเขต ใช้วลีเช่น “ฉันเข้าใจสิ่งที่เกิดขึ้น เรามาหาช่องอื่นที่เหมาะกับเราทั้งคู่กันเถอะ”

ฉันควรจองการนัดหมายล่วงหน้านานเท่าใด?

นี่ไม่ใช่คำตอบเดียวที่เหมาะกับทุกคน แต่โดยทั่วไปแล้ว ควรตั้งเป้าหมายล่วงหน้าอย่างน้อยหนึ่งสัปดาห์ มีเวลามากขึ้นหากมันเป็นเรื่องใหญ่ เวลาน้อยลงหากเป็นเพียงการติดตามอย่างรวดเร็ว

จะต้องทำอย่างไรหากจำเป็นต้องยกเลิกการนัดหมาย?

เอาล่ะ ความซื่อสัตย์เป็นนโยบายที่ดีที่สุด เมื่อทราบแล้วจึงแจ้งให้อีกฝ่ายทราบ ขอโทษ ระบุเหตุผลสั้นๆ และเสนอวันที่อื่น

ฉันต้องรอลูกค้าล่าช้านานแค่ไหน?

คำถามที่ดี. ให้เวลาพวกเขาประมาณ 15 นาที แต่หลังจากนั้น เวลาของคุณก็มีค่าเช่นกัน หากพวกเขามาสาย อาจส่งเพื่อน "วิ่งตามกำหนดเวลา" ไปด้วย ข้อความ.

ฉันสามารถจองเกินจำนวนเพื่อชดเชยการไม่เข้าเช็คอินได้หรือไม่?

นั่นเป็นความเสี่ยง คุณอาจคิดว่ามันเหมือนกับการป้องกันความเสี่ยงการเดิมพันของคุณ แต่มันสามารถส่งผลย้อนกลับได้ วิธีที่ดีกว่ามากในการลดการไม่มาแสดงตัวคือส่งการแจ้งเตือนไปยังลูกค้าหนึ่งหรือสองวันก่อนการนัดหมาย การสะกิดที่อ่อนโยนไม่เคยทำร้ายใคร

เคล็ดลับสำหรับมือโปร : แจ้งเตือน Amelia โดยอัตโนมัติ และให้แน่ใจว่าจะไม่มีการลืมการประชุมใดๆ

ฉันจะกำหนดขอบเขตสำหรับการนัดหมายในนาทีสุดท้ายได้อย่างไร?

มันคือทั้งหมดที่เกี่ยวกับการสื่อสารที่ชัดเจน เมื่อมีคนพยายามแอบเข้าไปในปฏิทินของคุณในนาทีสุดท้าย จงชัดเจน: “ฉันให้ความสำคัญกับเวลาของเรา ดังนั้นเรามากำหนดเวลาที่เราทั้งคู่สามารถนำเสนอได้ 100% กัน” พวกเขาจะได้รับมัน

ฉันควรทบทวนและปรับแนวทางการจัดกำหนดการบ่อยแค่ไหน?

โลกเปลี่ยนแปลง และกำหนดการของคุณก็ควรเปลี่ยนเช่นกัน บางทีทุกๆ ไตรมาส นั่งดื่มกาแฟ (หรือไวน์ ไม่ต้องตัดสิน) และใคร่ครวญ ปรับแต่งตามความจำเป็น โปรดจำไว้ว่าความสามารถในการปรับตัวเป็นสิ่งสำคัญ

ความคิดสุดท้ายเกี่ยวกับวิธีการกำหนดเวลาการนัดหมายอย่างมีประสิทธิภาพ

ในการสรุปการเดินทางของเราในการกำหนดเวลาการนัดหมายที่มีประสิทธิภาพ โปรดจำไว้ว่าคุณไม่เพียงแต่จัดการช่วงเวลาเท่านั้น แต่คุณกำลังสร้างรากฐานสำหรับความสำเร็จอีกด้วย การนัดหมายแต่ละครั้งที่คุณจัดเป็นโอกาสในการแสดงให้เห็นว่าคุณให้ความสำคัญกับลูกค้าและเวลาของพวกเขามากเพียงใด

ในโลกที่เรื่องรวดเร็วและง่ายดาย ความสามารถในการทำให้การจองเป็นเรื่องง่ายสามารถทำให้คุณโดดเด่นได้ เครื่องมืออย่าง Amelia สามารถช่วยคุณทำสิ่งนี้ได้โดยประหยัดเวลาและดึงดูดลูกค้าได้มากขึ้น

ไม่ว่าคุณจะดำเนินงานแบบคนเดียว ธุรกิจขนาดเล็ก หรือเป็นส่วนหนึ่งของทีมที่ใหญ่กว่า โปรดจำไว้ว่าการจัดกำหนดการที่ดีขึ้นหมายถึงลูกค้ามีความสุขมากขึ้นและมีเงินมากขึ้น ไม่ใช่แค่การกรอกปฏิทินของคุณเท่านั้น แต่เป็นการสร้างความไว้วางใจและคว้าทุกโอกาส