วิธีจัดการความเสี่ยงในการจัดการโครงการ: เคล็ดลับที่มีประสิทธิภาพสำหรับความสำเร็จของโครงการ

เรากำลังอยู่ในโลกที่ความเสี่ยงเป็นส่วนหนึ่งของทุกโครงการที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ ยิ่งมีความเสี่ยงมากเท่าไหร่ก็ยิ่งมีโอกาสประสบความสำเร็จมากขึ้นเท่านั้น อย่างไรก็ตาม หากไม่ได้รับการจัดการอย่างถูกต้อง ความเสี่ยงก็อาจนำไปสู่ความล้มเหลวของโครงการได้เช่นกัน ผู้จัดการโครงการหลายคนตระหนักถึงความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับโครงการของตน แต่อาจไม่ได้ใช้ทรัพยากรที่มีอยู่ทั้งหมดเพื่อลดหรือจัดการความเสี่ยงในการจัดการโครงการ

การจัดการโครงการเป็นกระบวนการที่ซับซ้อนซึ่งต้องมีการวางแผนและการดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อให้แน่ใจว่าการดำเนินการจะสำเร็จลุล่วง แต่เพื่อให้จัดการโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ จำเป็นต้องลดความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องด้วยเช่นกัน ในบทความนี้ เราจะพูดถึงการบริหารความเสี่ยงและความสำคัญของมันคืออะไร ตลอดจนขั้นตอนการบริหารความเสี่ยงในการบริหารโครงการและวิธีการลดความเสี่ยงของโครงการให้สำเร็จ

เรามาเริ่มกันที่พื้นฐานมากๆ...

กระบวนการบริหารความเสี่ยงในการจัดการโครงการคืออะไร

ในโลกแห่งความเป็นจริง การจัดการความเสี่ยงเป็นกระบวนการที่ช่วยให้คุณระบุและจัดการความเสี่ยงที่อาจส่งผลกระทบต่อความสำเร็จของโครงการ กล่าวอีกนัยหนึ่งคือกระบวนการสำคัญในการระบุและจัดการความเสี่ยงที่อาจส่งผลต่อความสำเร็จของโครงการทั้งหมดในพอร์ตโฟลิโอของคุณ

นอกจากนี้ยังเป็นสิ่งที่คุณต้องทำเป็นประจำทุกวัน ในฐานะผู้จัดการโครงการ คุณต้องรับผิดชอบต่อทุกสิ่งที่เกิดขึ้นในโครงการ ซึ่งหมายความว่าคุณมีหน้าที่รับผิดชอบในการบริหารความเสี่ยงใดๆ ที่ระบุ

เมื่อคุณรวบรวมแผนโครงการ คุณต้องดูทุกอย่างที่อาจผิดพลาดได้ จากนั้นคุณต้องพิจารณาสิ่งที่คุณจะทำเพื่อจัดการกับแต่ละประเด็นเหล่านั้น รวมการกระทำที่คุณเสนอไว้ในแผนโครงการ ดังนั้นทุกคนสามารถเห็นได้ว่าคุณกำลังทำอะไรเพื่อจัดการความเสี่ยง คุณควรสรุปผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นของแต่ละปัญหาและโอกาสที่จะเกิดขึ้น

ความเสี่ยงที่อาจส่งผลกระทบต่อโครงการของคุณ

มีความเสี่ยงมากมายที่อาจส่งผลกระทบต่อโครงการของคุณ บางอย่างอาจร้ายแรงกว่าอย่างอื่น ต่อไปนี้คือเจ็ดสิ่งที่ควรคำนึงถึงโดยทั่วไป:

1. ความล่าช้าของเวลา: หากคุณประเมินต่ำไปว่าจะใช้เวลานานเท่าใดในการทำโปรเจกต์ให้เสร็จ คุณอาจพบกับข้อจำกัดด้านเวลาที่อาจทำให้กำหนดการของคุณหยุดชะงักและนำไปสู่ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม

2. ความล้มเหลวในการปฏิบัติตามความคาดหวัง: หากผู้ที่คาดว่าจะช่วยคุณในโครงการของคุณไม่ปรากฏตัวหรือทำงานอย่างถูกต้อง คุณอาจได้ผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ไม่เป็นไปตามมาตรฐาน

3. การสื่อสารผิดพลาด: สถานที่ทำงานอาจเป็นสภาพแวดล้อมที่ยากลำบาก ด้วยผู้คนมากมายที่ทำงานร่วมกัน จึงหลีกเลี่ยงไม่ได้ที่จะมีการสื่อสารที่ผิดพลาด แต่เมื่อเกิดการสื่อสารผิดพลาดในที่ทำงาน ก็อาจส่งผลร้ายแรงได้

4. ค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิด: หากคุณไม่ได้วางแผนและจัดงบประมาณอย่างเหมาะสมสำหรับค่าใช้จ่ายที่คาดไม่ถึง คุณอาจจบลงด้วยโครงการที่เกินงบประมาณและล่าช้ากว่ากำหนด

5. การสื่อสารที่ไม่ดี: เมื่อคุณไม่สื่อสารกับสมาชิกในทีมของคุณ อาจนำไปสู่ความเข้าใจผิดและความไม่ลงรอยกัน ซึ่งอาจส่งผลให้เกิดความล่าช้าหรือแม้แต่ปัญหาทางการเงิน

6. ความเข้าใจผิด: หากคุณไม่มีความคาดหวังที่ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องการจากผู้ใต้บังคับบัญชาหรือสมาชิกในทีมของคุณ อาจนำไปสู่ความเข้าใจผิดที่นำไปสู่ความเสี่ยงที่จะทำให้โครงการไม่สำเร็จ

7. ข้อกำหนดที่ไม่ถูกต้อง: หากข้อกำหนดเฉพาะสำหรับงานไม่ถูกต้อง คุณอาจลงเอยด้วยผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ไม่ทำงานตามที่คาดหวังซึ่งนำไปสู่ความเสี่ยงของโครงการ

อ่านเพิ่มเติม: 11 วิธีในการเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการโครงการของคุณ

6 ขั้นตอนที่มีประสิทธิภาพในการจัดการความเสี่ยงในการบริหารโครงการ

เราทุกคนทราบดีอยู่แล้วว่าการจัดการความเสี่ยงเป็นกระบวนการเชิงรุกที่ต้องมีการระบุ ประเมิน และจัดลำดับความสำคัญของความเสี่ยงของโครงการ เพื่อจัดการความเสี่ยงในโครงการใด ๆ อย่างมีประสิทธิภาพ มีขั้นตอนสำคัญสองสามข้อที่ต้องปฏิบัติตาม

ประการแรก ต้องสร้างขอบเขตโครงการที่ชัดเจนและรัดกุม สิ่งนี้จะช่วยระบุความเสี่ยงและอันตรายที่อาจเกิดขึ้นทั้งหมดซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อโครงการ ตลอดจนผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นแต่ละรายการ ประการที่สอง ควรมีมาตรการบรรเทาผลกระทบที่เหมาะสมเพื่อลดโอกาสที่จะเกิดภัยพิบัติที่อาจเกิดขึ้น เมื่อปฏิบัติตามขั้นตอนเหล่านี้แล้ว คุณจะสามารถจัดการความเสี่ยงในการจัดการโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ

นี่คือรายละเอียดโดยละเอียดของขั้นตอนสำคัญในการจัดการความเสี่ยงในการจัดการโครงการ:

ขั้นตอนที่ 1: ระบุความเสี่ยง

มีความเสี่ยงมากมายที่อาจส่งผลกระทบต่อโครงการของคุณ มีความเสี่ยงด้านเทคนิค มีความเสี่ยงด้านโครงการ มีความเสี่ยงด้านบุคลากร และมีความเสี่ยงที่คุณคิดไม่ถึง การระบุความเสี่ยงเหล่านั้นตั้งแต่เนิ่นๆ เป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้สามารถดำเนินการตามแผนการจัดการความเสี่ยงได้ในภายหลัง

ขั้นตอนที่ 2: กำหนดความเป็นเจ้าของความเสี่ยงที่ระบุ

มอบหมายความเป็นเจ้าของความเสี่ยงที่ระบุแต่ละรายการให้กับสมาชิกในทีมซึ่งจะรับผิดชอบในการประเมินและลดความเสี่ยงเฉพาะนั้นหรือใช้ประโยชน์จากโอกาสนั้น ในบางกรณี ผู้จัดการโครงการอาจต้องการกำหนดตัวระบุเมื่อความเสี่ยงได้รับการวิเคราะห์และจัดลำดับความสำคัญแล้ว แต่ในกรณีอื่น ๆ การทำขั้นตอนนี้ตั้งแต่เนิ่นๆ สามารถช่วยให้บุคคลเตรียมตนเองได้ดีขึ้นเพื่อลดความเสี่ยงหรือคว้าโอกาสอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ขั้นตอนที่ 3: วิเคราะห์ผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นและปัจจัยเสี่ยง

ขั้นตอนต่อไปคือการพิจารณาแต่ละความเสี่ยงเพื่อกำหนดสาเหตุ ขอบเขต และผลกระทบที่อาจเกิดขึ้น ค้นหาความเสี่ยงที่เป็นไปได้ที่เกี่ยวข้องกับแต่ละขั้นตอนของโครงการของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้จัดลำดับความสำคัญของอันตรายตามความแข็งแกร่งและขอบเขต เพื่อให้เข้าใจการแบ่งย่อยของความเสี่ยงแต่ละอย่างอย่างถ่องแท้

ขั้นตอนที่ 4: จัดลำดับความสำคัญของความเสี่ยงที่คุณต้องจัดการ

กำหนดความเสี่ยงที่สำคัญของโครงการตามความเร่งด่วนที่อาจเกิดขึ้นและผลกระทบต่อโครงการอย่างไร

ขั้นตอนที่ 5: ตอบสนองต่อความเสี่ยงตามนั้น

ปฏิบัติตามกลยุทธ์การตอบสนองที่ระบุในกระบวนการจัดการความเสี่ยงของคุณตามความเสี่ยง โดยพยายามกำจัดเหตุการณ์ความเสี่ยงหรือลดผลกระทบหากเกิดขึ้น วิธีนี้ควรรวมถึงการสร้างการตอบสนองและดำเนินการตามขั้นตอน

ขั้นตอนที่ 6: สังเกตและทำการเปลี่ยนแปลงตามต้องการ:

ติดตามและทบทวนกลยุทธ์การบริหารความเสี่ยงของคุณ และทำการเปลี่ยนแปลงตามความจำเป็น กล่าวอีกนัยหนึ่ง ให้อยู่เหนือกลยุทธ์การจัดการความเสี่ยงของคุณเพื่อทำการแก้ไขที่จำเป็น

อ่านเพิ่มเติม: การจัดการกระบวนการทางธุรกิจสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

เคล็ดลับการบริหารความเสี่ยงและการลดความเสี่ยงเพื่อให้โครงการประสบความสำเร็จ

กระบวนการจัดการความเสี่ยงจัดทำแผนงานเพื่อจัดการกับความเสี่ยงก่อนที่จะเกิดขึ้น บริษัทต่างๆ มีความเสี่ยงสูง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพวกเขาไม่มีแผนสำรองใดๆ มีสี่วิธีทั่วไปในการลดความเสี่ยง เช่น- หลีกเลี่ยง ยอมรับ ลด และโอน แต่มีเพียงคุณเท่านั้นที่สามารถตัดสินใจได้ว่าสิ่งใดดีที่สุดสำหรับสถานการณ์ของคุณ เพื่อช่วยคุณในการตัดสินใจและลดโอกาสของความเสี่ยงของโครงการ ต่อไปนี้คือความเสี่ยง 5 ประการที่ควรพิจารณาเพื่อความสำเร็จของโครงการ

จัดทำแผนการจัดการความเสี่ยงที่ชัดเจน

ความสำคัญของแผนโครงการที่แข็งแกร่งไม่สามารถพูดเกินจริงในโลกของการจัดการโครงการ แผนเหล่านี้กำหนดวิธีการหลักที่ดำเนินการโดยผู้ที่เกี่ยวข้องในโครงการที่กำหนดตั้งแต่ต้นจนจบ รวมถึงแผนการจัดการความเสี่ยงของคุณ

ข้อเท็จจริงที่น่าสนใจประการหนึ่งเกี่ยวกับบทบาทของการบริหารความเสี่ยงในการอำนวยความสะดวกในโครงการคือ แม้แต่ความเสี่ยงที่ได้รับการนิยามว่าเป็นไปไม่ได้ก็สามารถปรากฏขึ้นได้ตลอดเวลา วิธีที่ดีที่สุดในการป้องกันไม่ให้ทีมของคุณไม่เตรียมพร้อมสำหรับการรับมือกับความเสี่ยงคือ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีโครงสร้างพื้นฐานหรือแผนที่เหมาะสมในองค์กรของคุณ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณสามารถแก้ไขปัญหาที่อาจเกิดขึ้นและแก้ไขปัญหาเหล่านั้นได้ อย่างเหมาะสมก่อนที่จะกลายเป็นประเด็นใหญ่โตสำหรับทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง

บางครั้งต้องใช้เวลาและความพยายามอย่างมากในการจัดทำแผนที่ครอบคลุม แต่โดยทั่วไปแล้วการลงทุนจะจ่ายออกโดยทำหน้าที่เป็นแผนงาน ซึ่งจะแนะนำทีมของคุณตลอดช่วงต่างๆ ของโครงการ

ลงทะเบียนความเสี่ยงและอัปเดตอยู่เสมอ

ในชีวิต สิ่งที่เกิดขึ้น และบ่อยกว่านั้นคุณไม่สามารถคาดเดาได้! ด้วยการรวบรวมทะเบียนความเสี่ยงเพื่อเสริมแผนการจัดการความเสี่ยงของคุณ คุณจะมีเครื่องมือที่ทรงคุณค่าสำหรับการอยู่เหนือความเสี่ยงเมื่อเกิดขึ้น คุณควรปรับปรุงเอกสารให้ทันสมัยอยู่เสมอ เพื่อให้คุณสามารถตรวจสอบ-

• เกิดอะไรขึ้นและเมื่อไหร่
• ทีมของคุณตอบสนองอย่างไร และ
• ความเสี่ยงใหม่ ๆ ที่เกิดขึ้นซึ่งตรวจไม่พบก่อนหน้านี้

ใช้ทะเบียนความเสี่ยงของคุณเพื่อติดตามความเสี่ยงที่เกิดขึ้นและการตอบสนองของสิ่งต่างๆ ที่อาจคล้ายกับรายงานเหตุการณ์ พร้อมกับประเด็นใหม่ๆ ที่เกิดขึ้นใหม่! ยิ่งกว่านั้น ให้อัปเดตเอกสารนี้อยู่เสมอ จับตาดูการเปลี่ยนแปลงและตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณซิงค์กับการส่งมอบการวางแผนอื่น ๆ ซึ่งจะช่วยให้คุณและสมาชิกในทีมติดตามสถานะของโครงการได้ง่าย

ทำความเข้าใจและเข้าถึงจุดต่ำสุดของเหตุการณ์ความเสี่ยง

ข้อผิดพลาดทั่วไปในการจัดการความเสี่ยงคือการระบุผลกระทบเพียงอย่างเดียวของความเสี่ยงต่อความเสี่ยงที่เกิดขึ้นจริง ตัวอย่างเช่น บางคนอาจพิจารณาว่า "การพลาดกำหนดเวลา" เป็นความเสี่ยงหลักที่เกี่ยวข้องกับโครงการของตน นี่เป็นเรื่องจริงในทางเทคนิค อย่างไรก็ตาม การพลาดกำหนดเวลาเป็นเพียงผลของการไม่จัดการและบรรเทาความเสี่ยงเฉพาะนี้

เพื่อหลีกเลี่ยงหลุมพรางนี้ เราขอแนะนำให้คิดถึงความเสี่ยงที่ระบุแต่ละรายการในแง่ของสิ่งที่อาจทำให้เกิด (ผลกระทบ) โดยเหตุการณ์ที่อาจเกิดขึ้นที่เกี่ยวข้องซึ่งอาจนำไปสู่ผลดังกล่าว

ดังนั้น การทำความเข้าใจเหตุการณ์ความเสี่ยงที่คุณระบุให้ลึกที่สุดจะช่วยให้คุณแยกแยะได้ว่าอะไรเกี่ยวข้องกับคุณมากที่สุดภายในความเสี่ยงดังกล่าว และควรจัดการอย่างไรให้ดีที่สุด ดังนั้นการทำงานเพื่อป้องกันภัยพิบัติที่อาจเกิดขึ้นก่อนที่จะเริ่ม!

ยกระดับทักษะของคุณในการบริหารโครงการ

เมื่อพูดถึงการจัดการอย่างมีประสิทธิภาพและการเอาชนะความเสี่ยงที่อาจเกี่ยวข้องกับโครงการใด ๆ ก็ไม่ปฏิเสธว่าการมีพื้นฐานที่แข็งแกร่งของทักษะการจัดการโครงการเป็นสิ่งสำคัญ การดำเนินการฝึกอบรมอย่างเป็นทางการเกี่ยวกับการจัดการโครงการจะช่วยให้คุณสามารถลดความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นได้และยังช่วยให้คุณวางแผนได้ดีขึ้นสำหรับปัญหาในโครงการที่อาจถูกมองข้ามหากคุณไม่ได้รับการศึกษาอย่างถูกต้องเกี่ยวกับความต้องการที่จำเป็นสำหรับประเภทเฉพาะของคุณ งาน.

มีหลายวิธีที่คุณสามารถพัฒนาทักษะเหล่านี้เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจัดการกับโครงการได้ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ วิธีหนึ่งที่ฉันชอบคือการฝึกฝนบ่อยๆ และทำให้แน่ใจว่าคุณได้รับทราบเกี่ยวกับเทรนด์ล่าสุดในด้านนี้อยู่เสมอ และหากคุณยังไม่ได้เข้าร่วม ฉันขอแนะนำให้เข้าร่วมการประชุมหรือเวิร์กช็อปกับผู้เชี่ยวชาญคนอื่นๆ เพื่อยกระดับอาชีพของคุณ

มีปฏิกิริยาน้อยลงและมีความกระตือรือร้นมากขึ้น

ผู้จัดการโครงการหลายคนชอบที่จะจัดการกับวิกฤตที่เกิดขึ้น แทนที่จะวางแผนและออกแบบเพื่อรับมือกับเหตุการณ์ประเภทนี้ อย่างไรก็ตาม เมื่อต้องป้องกันไม่ให้ปัญหาดังกล่าวกลายเป็นปัญหาร้ายแรง สิ่งสำคัญคือคุณต้องพยายามหาทางหลีกเลี่ยงวิกฤตโดยสิ้นเชิง มันเรียกร้องให้พวกเขาดำเนินการเชิงรุกแทนที่จะโต้ตอบมากเกินไปในการจัดการปัญหา

แทนที่จะรอให้สิ่งเลวร้ายเกิดขึ้นแล้วค่อยหาทางแก้ไข ใช้เวลาเพิ่มเติมในขั้นการวางแผนโครงการ ระบุความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับโครงการของคุณ และลดโอกาสที่จะเผชิญความเสี่ยงทั้งหมดโดยใช้มาตรการป้องกัน

อ่านเพิ่มเติม: เคล็ดลับการเพิ่มผลผลิตที่ดีที่สุดในการทำงานเพื่อให้มีความกระตือรือร้นมากขึ้น

ประเมินความเสี่ยงของโครงการของคุณเพื่อให้สามารถหลีกเลี่ยงได้ดีขึ้น

การจัดการโครงการเป็นอาชีพที่ยากและเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา ด้วยความรับผิดชอบที่เพิ่มขึ้น ทำให้มีโครงการจำนวนมากขึ้นที่มีความเสี่ยงมากขึ้น เราต้องเข้าใจว่า ความเสี่ยงเป็นส่วนหนึ่งของโครงการใดๆ แต่อาจเป็นเรื่องที่ท้าทายเป็นพิเศษในโครงการที่มีความเสี่ยงสูง ผู้จัดการจำเป็นต้องประเมินและทำความเข้าใจความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับโครงการของพวกเขาและวิธีลดความเสี่ยงเหล่านั้น พวกเขายังต้องสร้างแผนสำหรับจัดการกับปัญหาที่อาจเกิดขึ้น

ในการดำเนินการดังกล่าว ประการแรก พวกเขาควรเข้าใจความเสี่ยงประเภทต่างๆ และผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นกับโครงการของพวกเขาอย่างไร จากนั้นควรระบุและประเมินความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นที่เกี่ยวข้องกับโครงการ สุดท้าย พวกเขาควรใช้กระบวนการจัดการความเสี่ยงเพื่อลดผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นจากความเสี่ยง เมื่อทำตามขั้นตอนเหล่านี้ ผู้จัดการโครงการทุกคนสามารถประเมินความเสี่ยงได้อย่างง่ายดาย และตรวจสอบให้แน่ใจว่าโครงการของพวกเขาประสบความสำเร็จและสามารถหลีกเลี่ยงความเสี่ยงที่ไม่จำเป็นได้

อีกวิธีที่มีประสิทธิภาพในการหลีกเลี่ยงหรือลดความเสี่ยงคือการใช้เครื่องมือการจัดการโครงการที่ครอบคลุม เช่น WP Project Manager เพื่อจัดการ วิเคราะห์รายงาน และจัดระเบียบโครงการได้ดียิ่งขึ้น ซึ่งช่วยให้ผู้จัดการโครงการและสมาชิกในทีมสามารถหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไปในการจัดการโครงการได้ ช่วยลดความเสี่ยงของโครงการและลดโอกาสที่การจัดการโครงการจะล้มเหลว