วิธีจัดการความเสี่ยงในการบริหารโครงการ: เคล็ดลับที่มีประสิทธิภาพเพื่อความสำเร็จของโครงการ

เราอยู่ในโลกที่ความเสี่ยงเป็นส่วนที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ของทุกโครงการ ยิ่งรับความเสี่ยงมากเท่าไร โอกาสความสำเร็จก็จะยิ่งมากขึ้นเท่านั้น อย่างไรก็ตาม หากไม่ได้รับการจัดการอย่างถูกต้อง ความเสี่ยงก็อาจทำให้โครงการล้มเหลวได้เช่นกัน ผู้จัดการโครงการหลายคนตระหนักถึงความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับโครงการของตน แต่อาจไม่ได้ใช้ทรัพยากรที่มีอยู่ทั้งหมดเพื่อลดหรือจัดการความเสี่ยงในการจัดการโครงการ

การจัดการโครงการเป็นกระบวนการที่ซับซ้อนซึ่งต้องมีการวางแผนและการดำเนินการที่มีประสิทธิภาพเพื่อให้แน่ใจว่าจะสำเร็จลุล่วง แต่เพื่อการจัดการโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ จำเป็นต้องลดความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องด้วย ในบทความนี้ เราจะพูดถึงว่าการบริหารความเสี่ยงคืออะไรและมีความสำคัญอย่างไร ตลอดจนขั้นตอนการบริหารความเสี่ยงในการบริหารโครงการ และวิธีการลดความเสี่ยงโครงการให้ประสบผลสำเร็จ

มาเริ่มกันเลยดีกว่าและเริ่มต้นด้วยพื้นฐาน...

กระบวนการบริหารความเสี่ยงในการบริหารโครงการคืออะไร

ในโลกแห่งความเป็นจริง การบริหารความเสี่ยงเป็นกระบวนการที่ช่วยให้คุณระบุและจัดการความเสี่ยงที่อาจส่งผลต่อความสำเร็จของโครงการ กล่าวคือ กระบวนการสำคัญในการระบุและจัดการความเสี่ยงที่อาจส่งผลต่อความสำเร็จของโครงการทั้งหมดในพอร์ตโฟลิโอของคุณ

ยิ่งไปกว่านั้น มันเป็นสิ่งที่คุณต้องทำเป็นประจำทุกวัน ในฐานะผู้จัดการโครงการ คุณมีหน้าที่รับผิดชอบทุกอย่างที่เกิดขึ้นในโครงการ ซึ่งหมายความว่าคุณมีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดการความเสี่ยงใดๆ ที่ระบุ

เมื่อคุณจัดทำแผนโครงการ คุณต้องพิจารณาทุกอย่างที่อาจผิดพลาดได้ จากนั้นคุณต้องพิจารณาว่าคุณจะทำอะไรเพื่อจัดการกับปัญหาเหล่านั้น รวมการดำเนินการที่คุณเสนอไว้ในแผนโครงการ ดังนั้น ทุกคนสามารถเห็นสิ่งที่คุณทำเพื่อจัดการความเสี่ยง นอกจากนี้ คุณควรสรุปผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นของแต่ละปัญหาและความน่าจะเป็นที่จะเกิดขึ้น

ความเสี่ยงที่อาจส่งผลกระทบต่อโครงการของคุณ

มีความเสี่ยงมากมายที่อาจส่งผลกระทบต่อโครงการของคุณ ซึ่งมีความเสี่ยงมากกว่าความเสี่ยงอื่นๆ ต่อไปนี้คือ 7 สิ่งที่ควรคำนึงถึงมากที่สุด:

1. เวลาล่าช้า: หากคุณประมาทว่าจะใช้เวลานานแค่ไหนในการทำโครงการให้เสร็จ คุณอาจพบกับข้อจำกัดด้านเวลาที่อาจทำให้กำหนดการของคุณหยุดชะงักและนำไปสู่ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม

2. ล้มเหลวในการตอบสนองความคาดหวัง: ถ้าคนที่ถูกคาดหวังให้ช่วยคุณในโครงการของคุณไม่ปรากฏตัวหรือทำงานอย่างถูกต้อง คุณอาจจบลงด้วยผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ไม่เท่าเทียมกัน

3. การสื่อสารที่ผิดพลาด: สถานที่ทำงานอาจเป็นสภาพแวดล้อมที่ยากลำบาก ด้วยคนจำนวนมากที่ทำงานร่วมกัน จึงหลีกเลี่ยงไม่ได้ที่จะมีการสื่อสารที่ผิดพลาดบางอย่าง แต่เมื่อการสื่อสารผิดพลาดเกิดขึ้นในที่ทำงาน สิ่งเหล่านี้อาจมีผลกระทบร้ายแรง

4. ค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิด: หากคุณไม่ได้วางแผนและจัดทำงบประมาณอย่างเหมาะสมสำหรับค่าใช้จ่ายที่คาดไม่ถึง คุณอาจจบลงด้วยโครงการที่เกินงบประมาณและช้ากว่ากำหนด

5. การสื่อสารที่ไม่ดี: เมื่อคุณไม่สื่อสารกับสมาชิกในทีม อาจทำให้เกิดความเข้าใจผิดและความขัดแย้ง ซึ่งอาจส่งผลให้เกิดความล่าช้าหรือแม้แต่ปัญหาทางการเงิน

6. ความเข้าใจผิด: หากคุณไม่มีความคาดหวังที่ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องการจากผู้ใต้บังคับบัญชาหรือสมาชิกในทีม อาจนำไปสู่ความเข้าใจผิดที่นำไปสู่ความเสี่ยงที่จะไม่ดำเนินโครงการอย่างถูกต้อง

7. ข้อกำหนดไม่ถูกต้อง: หากข้อกำหนดสำหรับงานไม่ถูกต้อง คุณอาจจบลงด้วยผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ไม่ทำงานตามที่คาดไว้ซึ่งนำไปสู่ความเสี่ยงของโครงการ

อ่านเพิ่มเติม: 11 วิธีในการเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการโครงการของคุณ

6 ขั้นตอนที่มีประสิทธิภาพในการจัดการความเสี่ยงในการบริหารโครงการ

เราทุกคนทราบดีอยู่แล้วว่าการจัดการความเสี่ยงเป็นกระบวนการเชิงรุกที่ต้องมีการระบุ ประเมินผล และจัดลำดับความสำคัญของความเสี่ยงของโครงการ เพื่อให้สามารถจัดการความเสี่ยงในโครงการต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ มีขั้นตอนสำคัญบางประการที่ต้องปฏิบัติตาม

ประการแรก ต้องสร้างขอบเขตโครงการที่ชัดเจนและรัดกุม ซึ่งจะช่วยระบุความเสี่ยงและอันตรายที่อาจเกิดขึ้นทั้งหมดที่อาจส่งผลกระทบต่อโครงการ ตลอดจนผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นที่แต่ละรายการอาจมี ประการที่สอง ควรมีการกำหนดมาตรการบรรเทาผลกระทบที่เหมาะสมเพื่อลดโอกาสที่ภัยพิบัติที่อาจเกิดขึ้นจะเกิดขึ้น เมื่อทำตามขั้นตอนเหล่านี้แล้ว คุณสามารถจัดการความเสี่ยงในการจัดการโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ต่อไปนี้คือรายละเอียดโดยละเอียดของขั้นตอนสำคัญในการจัดการความเสี่ยงในการจัดการโครงการ:

ขั้นตอนที่ 1: ระบุความเสี่ยง

มีความเสี่ยงมากมายที่อาจส่งผลกระทบต่อโครงการของคุณ มีความเสี่ยงทางเทคนิค มีความเสี่ยงของโครงการ มีความเสี่ยงด้านบุคลากร และมีความเสี่ยงที่คุณคิดไม่ถึง การระบุความเสี่ยงเหล่านั้นตั้งแต่เนิ่นๆ เป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้สามารถดำเนินการตามแผนการจัดการความเสี่ยงได้ในภายหลัง

ขั้นตอนที่ 2: กำหนดความเป็นเจ้าของความเสี่ยงที่ระบุ

มอบหมายความเป็นเจ้าของความเสี่ยงที่ระบุแต่ละรายการให้กับสมาชิกในทีมซึ่งจะรับผิดชอบในการประเมินและบรรเทาความเสี่ยงนั้น ๆ หรือใช้ประโยชน์จากโอกาสนั้น ๆ ในบางกรณี ผู้จัดการโครงการอาจต้องการกำหนดตัวระบุเมื่อความเสี่ยงได้รับการวิเคราะห์และจัดลำดับความสำคัญแล้ว แต่ในบางกรณี การดำเนินการตามขั้นตอนนี้แต่เนิ่นๆ จะช่วยให้บุคคลเตรียมตัวดีขึ้นเพื่อลดความเสี่ยงหรือคว้าโอกาสได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ขั้นตอนที่ 3: วิเคราะห์ผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นและปัจจัยเสี่ยง

ขั้นตอนต่อไปคือการพิจารณาความเสี่ยงแต่ละอย่างเพื่อกำหนดสาเหตุ ขอบเขต และผลกระทบที่อาจเกิดขึ้น หาความเสี่ยงที่เป็นไปได้ที่เกี่ยวข้องกับแต่ละขั้นตอนของโครงการของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้จัดลำดับความสำคัญของอันตรายตามความแรงและขอบเขตเพื่อทำความเข้าใจการแตกสาขาของความเสี่ยงแต่ละอย่างอย่างถ่องแท้

ขั้นตอนที่ 4: จัดลำดับความสำคัญของความเสี่ยงที่คุณต้องจัดการ

กำหนดความเสี่ยงที่สำคัญของโครงการตามความเร่งด่วนที่อาจเกิดขึ้นและผลกระทบต่อโครงการ

ขั้นตอนที่ 5: ตอบสนองต่อความเสี่ยงตามลำดับ

ปฏิบัติตามกลยุทธ์การตอบสนองที่ระบุในกระบวนการจัดการความเสี่ยงของคุณตามความเสี่ยง ไม่ว่าจะโดยพยายามขจัดเหตุการณ์ความเสี่ยงหรือโดยการลดผลกระทบหากเกิดขึ้น วิธีนี้ควรรวมถึงการสร้างการตอบสนองและดำเนินการตามขั้นตอนเพื่อนำไปใช้

ขั้นตอนที่ 6: สังเกตและทำการเปลี่ยนแปลงตามต้องการ:

ตรวจสอบและทบทวนกลยุทธ์การบริหารความเสี่ยงของคุณ และทำการเปลี่ยนแปลงตามความจำเป็น กล่าวอีกนัยหนึ่งคือ ควบคุมกลยุทธ์การจัดการความเสี่ยงของคุณเพื่อทำการปรับเปลี่ยนที่จำเป็น

อ่านเพิ่มเติม: การจัดการกระบวนการทางธุรกิจสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

เคล็ดลับการบริหารความเสี่ยงและการย่อให้เล็กสุดเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการประสบความสำเร็จ

กระบวนการจัดการความเสี่ยงเป็นแผนงานสำหรับจัดการกับความเสี่ยงก่อนที่จะเกิดขึ้น บริษัทรับความเสี่ยงอย่างมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพวกเขาไม่มีแผนสำรองใดๆ มีสี่วิธีทั่วไปในการลดความเสี่ยง เช่น หลีกเลี่ยง ยอมรับ ลด และโอน แต่มีเพียงคุณเท่านั้นที่ตัดสินใจได้ว่าสิ่งใดดีที่สุดสำหรับสถานการณ์ของคุณ เพื่อช่วยคุณในการตัดสินใจและลดความเสี่ยงของโครงการ ต่อไปนี้คือความเสี่ยงห้าประการที่บรรเทาลงเพื่อไตร่ตรองถึงความสำเร็จของโครงการ

จัดทำแผนการจัดการความเสี่ยงที่ชัดเจน

ความสำคัญของแผนโครงการที่แข็งแกร่งไม่สามารถพูดเกินจริงได้ในโลกของการจัดการโครงการ แผนเหล่านี้กำหนดวิธีการหลักที่ดำเนินการโดยผู้ที่เกี่ยวข้องในโครงการที่กำหนดตั้งแต่ต้นจนจบ รวมถึงแผนการจัดการความเสี่ยงของคุณ

ข้อเท็จจริงที่น่าสนใจประการหนึ่งเกี่ยวกับบทบาทของการบริหารความเสี่ยงในการอำนวยความสะดวกโครงการคือ แม้แต่ความเสี่ยงที่ถูกกำหนดว่าเป็นไปไม่ได้ก็สามารถแสดงตัวได้ตลอดเวลา วิธีที่ดีที่สุดในการป้องกันไม่ให้ทีมของคุณไม่พร้อมรับมือกับความเสี่ยงคือ ให้แน่ใจว่าคุณมีโครงสร้างพื้นฐานหรือแผนงานที่เหมาะสมในองค์กรของคุณ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณสามารถแก้ไขปัญหาที่อาจเกิดขึ้นและจัดการได้ อย่างเหมาะสมก่อนที่จะกลายเป็นปัญหาใหญ่เกินไปสำหรับผู้เกี่ยวข้องทุกฝ่าย

บางครั้งต้องใช้เวลาและความพยายามอย่างมากในการพัฒนาแผนที่ครอบคลุมดังกล่าว แต่การลงทุนมักจะจ่ายออกไปโดยทำหน้าที่เป็นแผนงาน ซึ่งจะแนะนำทีมของคุณผ่านขั้นตอนต่างๆ ของโครงการ

ลงทะเบียนความเสี่ยงและอัปเดตอยู่เสมอ

ในชีวิตสิ่งต่าง ๆ เกิดขึ้น และบ่อยครั้ง คุณไม่สามารถคาดเดาได้! เมื่อรวบรวมทะเบียนความเสี่ยงเพื่อเสริมแผนการจัดการความเสี่ยงของคุณ คุณจะมีเครื่องมืออันล้ำค่าสำหรับการจัดการความเสี่ยงที่เกิดขึ้น คุณควรรักษาเอกสารให้ทันสมัยอยู่เสมอ เพื่อให้เดือนที่ผ่านไปคุณสามารถตรวจสอบได้อย่างง่ายดาย-

• เกิดอะไรขึ้นและเมื่อไหร่
• ว่าทีมของคุณตอบสนองอย่างไร และ
• ความเสี่ยงใหม่ๆ ที่เกิดขึ้นซึ่งไม่เคยตรวจพบมาก่อน

ใช้ทะเบียนความเสี่ยงของคุณเพื่อติดตามความเสี่ยงที่เกิดขึ้นและการตอบสนองของสิ่งต่าง ๆ ที่อาจคล้ายกับรายงานเหตุการณ์พร้อมกับปัญหาใหม่ ๆ ที่เกิดขึ้น! นอกจากนี้ โปรดติดตามเอกสารนี้อยู่เสมอ จับตาดูการเปลี่ยนแปลงและตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณสอดคล้องกับผลการวางแผนอื่นๆ วิธีนี้จะช่วยให้คุณและสมาชิกในทีมติดตามสถานะของโครงการได้ง่าย

ทำความเข้าใจและไปถึงก้นบึ้งของเหตุการณ์ความเสี่ยง

ข้อผิดพลาดในการบริหารความเสี่ยงทั่วไปคือการระบุผลกระทบของความเสี่ยงต่อความเสี่ยงที่เกิดขึ้นจริง ตัวอย่างเช่น เราอาจถือว่า "ไม่มีกำหนดเวลา" เป็นความเสี่ยงหลักที่เกี่ยวข้องกับโครงการของพวกเขา นี่เป็นเรื่องจริงในทางเทคนิค อย่างไรก็ตาม การไม่ทำตามกำหนดเวลาเป็นเพียงผลลัพธ์ของการไม่จัดการและลดความเสี่ยงนี้โดยเฉพาะ

เพื่อหลีกเลี่ยงหลุมพรางนี้ เราขอแนะนำให้คิดถึงความเสี่ยงที่ระบุแต่ละรายการในแง่ของสิ่งที่อาจทำให้เกิด (ผลกระทบ) โดยวิธีของเหตุการณ์ที่อาจเกิดขึ้นที่เกี่ยวข้องซึ่งอาจนำไปสู่ผลที่ตามมา มากกว่าเพียงแค่ผลกระทบด้านลบจากผลลัพธ์เฉพาะ

ดังนั้น การเข้าไปที่จุดต่ำสุดของเหตุการณ์ความเสี่ยงที่คุณระบุไว้จะช่วยให้คุณแยกแยะว่าอะไรคือสิ่งที่คุณกังวลมากที่สุดภายในความเสี่ยงดังกล่าว และควรจัดการอย่างไรให้เหมาะสมที่สุด จึงทำงานเพื่อป้องกันภัยพิบัติที่อาจเกิดขึ้นก่อนที่จะเริ่มต้น!

ยกระดับทักษะของคุณในการบริหารโครงการ

เมื่อพูดถึงการจัดการและเอาชนะความเสี่ยงที่อาจเกี่ยวข้องกับโครงการใดๆ อย่างมีประสิทธิภาพ ปฏิเสธไม่ได้ว่าการมีพื้นฐานที่แข็งแกร่งของทักษะการจัดการโครงการเป็นสิ่งสำคัญ การฝึกอบรมอย่างเป็นทางการเกี่ยวกับการจัดการโครงการจะช่วยให้คุณสามารถลดความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นได้ และยังช่วยให้คุณวางแผนได้ดีขึ้นสำหรับปัญหาของโครงการที่อาจถูกมองข้ามไป หากคุณไม่ได้รับการศึกษาอย่างเหมาะสมเกี่ยวกับความต้องการที่จำเป็นสำหรับประเภทเฉพาะของคุณ งาน.

มีหลายวิธีที่คุณสามารถดำเนินการพัฒนาทักษะเหล่านี้เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจัดการกับโครงการได้อย่างยอดเยี่ยมที่สุด วิธีหนึ่งที่ฉันชอบคือการฝึกฝนบ่อยๆ และทำให้แน่ใจว่าคุณจะได้รับแจ้งเกี่ยวกับแนวโน้มล่าสุดในพื้นที่นี้เสมอ และหากคุณยังไม่ได้เข้าร่วม เราขอแนะนำให้คุณเข้าร่วมการประชุมหรือเวิร์กช็อปกับผู้เชี่ยวชาญคนอื่นๆ เพื่อพัฒนาอาชีพของคุณให้ดียิ่งขึ้น

มีปฏิกิริยาน้อยลงและเป็นเชิงรุกมากขึ้น

ผู้จัดการโครงการหลายคนชอบที่จะจัดการกับวิกฤตที่เกิดขึ้น แทนที่จะวางแผนและออกแบบอย่างแข็งขันเพื่อต่อต้านเหตุการณ์ประเภทนี้ อย่างไรก็ตาม ในการป้องกันปัญหาดังกล่าวไม่ให้กลายเป็นปัญหาร้ายแรง จำเป็นอย่างยิ่งที่คุณจะต้องพยายามหาทางหลีกเลี่ยงวิกฤตทั้งหมด เรียกร้องให้พวกเขาดำเนินการเชิงรุกแทนที่จะมีปฏิกิริยาตอบสนองมากเกินไปในการจัดการปัญหา

แทนที่จะรอให้สิ่งเลวร้ายเกิดขึ้นและคิดหาทางแก้ไข ให้ใช้เวลาเพิ่มขึ้นในขั้นตอนการวางแผนโครงการ ระบุความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับโครงการของคุณและลดโอกาสในการเผชิญหน้าทั้งหมดโดยใช้มาตรการป้องกัน

อ่านเพิ่มเติม: เคล็ดลับการเพิ่มผลผลิตที่ดีที่สุดในที่ทำงานเพื่อให้มีความกระตือรือร้นมากขึ้น

ประเมินความเสี่ยงโครงการของคุณเพื่อให้สามารถหลีกเลี่ยงได้ดีขึ้น

การจัดการโครงการเป็นอาชีพที่ยากและเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา ด้วยความรับผิดชอบที่เพิ่มขึ้น โครงการต่างๆ จึงมีความเสี่ยงมากขึ้น เราต้องเข้าใจว่าความเสี่ยงเป็นส่วนหนึ่งของโครงการใดๆ แต่อาจเป็นเรื่องท้าทายอย่างยิ่งในโครงการที่มีความเสี่ยงสูง ผู้จัดการจำเป็นต้องประเมินและเข้าใจความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับโครงการและวิธีบรรเทา พวกเขายังต้องจัดทำแผนเพื่อจัดการกับปัญหาที่อาจเกิดขึ้น

ประการแรก พวกเขาควรเข้าใจความเสี่ยงประเภทต่างๆ และผลกระทบต่อโครงการของพวกเขาอย่างไร จากนั้นพวกเขาควรระบุและประเมินความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นจากโครงการ สุดท้าย พวกเขาควรใช้กระบวนการบริหารความเสี่ยงเพื่อบรรเทาผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นจากความเสี่ยง โดยทำตามขั้นตอนเหล่านี้ ผู้จัดการโครงการทุกคนสามารถประเมินความเสี่ยงได้อย่างง่ายดาย และให้แน่ใจว่าโครงการของพวกเขาประสบความสำเร็จและสามารถหลีกเลี่ยงความเสี่ยงที่ไม่จำเป็นได้

อีกวิธีหนึ่งที่มีประสิทธิภาพในการหลีกเลี่ยงหรือลดความเสี่ยงคือการใช้เครื่องมือการจัดการโครงการที่ครอบคลุม เช่น WP Project Manager เพื่อจัดการ วิเคราะห์รายงาน และจัดระเบียบโครงการได้ดียิ่งขึ้น ซึ่งช่วยให้ผู้จัดการโครงการและสมาชิกในทีมสามารถหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไปในการจัดการโครงการได้ ช่วยลดความเสี่ยงของโครงการและลดโอกาสที่การจัดการโครงการจะล้มเหลว