วิธีประหยัดเวลาและจัดการบัญชีและสินค้าคงคลังของ WooCommerce อย่างถูกต้อง

จากผลการศึกษาของธนาคารสหรัฐในปี 2018 พบว่าการจัดการกระแสเงินสดที่ไม่ดีและความเข้าใจที่ต่ำเกี่ยวกับการบัญชีและการเงินเป็นอุปสรรคสำคัญต่อความสำเร็จของธุรกิจ

รู้สึกว่าคุณอาจเป็นส่วนหนึ่งของสถิตินี้หรือไม่? บทความนี้มีจุดมุ่งหมายเพื่อเพิ่มพูนความรู้ของคุณโดยนำเสนอโซลูชันที่สามารถนำไปปฏิบัติได้จริงเพื่อทำความเข้าใจ ติดตาม และจัดการการบัญชีธุรกิจของคุณ โดยไม่ต้องใช้เวลาทั้งวันของคุณมากขึ้น

WooCommerce ให้เจ้าของธุรกิจมีแพลตฟอร์มที่ยอดเยี่ยมในการขายผลิตภัณฑ์ของพวกเขา และความสามารถในการปรับแต่งนั้นช่วยให้คุณสนับสนุนและทำให้กระบวนการทางธุรกิจของคุณเป็นแบบอัตโนมัติไม่เหมือนใคร กระบวนการที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งคือการบัญชี

ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหนหรือขายอะไร การจัดการบัญชีเป็นส่วนสำคัญของการเริ่มต้นหรือเว็บไซต์อีคอมเมิร์ซที่กำลังเติบโต แพลตฟอร์มการบัญชีไม่ได้มีไว้สำหรับวัตถุประสงค์ด้านภาษีเงินได้รายปีเท่านั้น ช่วยติดตามการขาย บันทึกลูกค้า ค่าใช้จ่าย และผู้ขาย นอกจากนี้ยังตรวจสอบส่วนต่างของสินค้าที่คุณขาย ขายให้ใคร และคุณซื้อจากใคร

แพลตฟอร์มการบัญชีจะคอยตรวจสอบเงินเข้าและออก และสามารถช่วยให้คุณตัดสินใจได้อย่างมีข้อมูลมากขึ้น เช่น ผลิตภัณฑ์ใดที่ทำกำไรได้มากที่สุด ไม่ใช่แค่จำนวนที่คุณขายได้เท่านั้น

ทุกวันนี้ การติดตามการจัดเก็บภาษีขายและการยื่นภาษีสำหรับร้านค้าของคุณก็มีความสำคัญเช่นเดียวกัน เนื่องจากการเชื่อมโยงด้านภาษีขายเป็นที่แพร่หลายมากขึ้น สิ่งสำคัญคือต้องรู้ว่าคุณเก็บภาษีการขายได้เท่าไร และยื่นและชำระจำนวนเงินเหล่านี้อย่างถูกต้องในแต่ละเดือน

นอกจากนี้ แพลตฟอร์มการบัญชีสามารถช่วยตรวจสอบสินค้าคงคลังได้ เพื่อให้คุณทราบว่ามีสินค้าอะไรบ้างและเมื่อใดจึงจะถึงเวลาที่ต้องจัดลำดับใหม่ ทั้งหมดนี้ช่วยให้คุณดำเนินธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพและให้ผลกำไรมากขึ้นด้วยการ รู้ตัวเลขของคุณ

เบื่อกับการจัดการแผ่นงาน Excel และข้อมูลที่กระจัดกระจายหรือไม่? พร้อมที่จะควบคุมการบัญชีธุรกิจของคุณแล้วหรือยัง? ถ้าเป็นเช่นนั้นอ่านต่อ

การใช้แพลตฟอร์มบัญชีสำหรับร้านค้า WooCommerce ของคุณ

หนึ่งในประโยชน์ที่ใหญ่ที่สุดของแพลตฟอร์มการบัญชี? การใช้ประโยชน์จากข้อมูลทางธุรกิจเพื่อมอบความสามารถในการจัดการและการรายงานที่ช่วยให้คุณ:

• ภาพที่ชัดเจนยิ่งขึ้นเกี่ยวกับสุขภาพของธุรกิจของคุณ
  
• ความสามารถในการตัดสินใจอย่างมีข้อมูลมากขึ้น
  
• เครื่องมือในการปรับขนาดธุรกิจของคุณโดยไม่ต้องใช้ความพยายามเพิ่มเติม
  

แต่ละรายการมีค่าเท่ากัน – คุณจะเห็นด้านล่างว่าปัจจัยทั้งหมดเกี่ยวข้องกับส่วนที่ต้องพึ่งพาการบัญชีในธุรกิจของคุณอย่างไร

ต้นทุนขาย

ตัวชี้วัดที่สำคัญสำหรับร้านค้าอีคอมเมิร์ซคือ ต้นทุน ขาย (COGS) หากธุรกิจของคุณขึ้นอยู่กับผลิตภัณฑ์ สินค้าคงคลังน่าจะเป็นค่าใช้จ่ายที่ใหญ่ที่สุดของคุณ

อย่างไรก็ตาม หากไม่มี COGS ที่แม่นยำ เช่น รู้ว่าคุณขายวิดเจ็ต 10 ชิ้น ในราคา 500 ดอลลาร์ คุณจะไม่สามารถตัดสินใจในการดำเนินการได้ หากคุณรู้ว่า COGS ของคุณมีมูลค่า 20 ดอลลาร์สำหรับวิดเจ็ตทั้ง 10 รายการ คุณสามารถวางแผนว่าจะเรียงลำดับใหม่กี่ชุด กำไรสุทธิของคุณจะเป็นเท่าใด และนั่นมีส่วนสนับสนุนส่วนต่างโดยรวมของคุณอย่างไร

การรู้ค่าใช้จ่ายของคุณมีความสำคัญต่อการวางแผนธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพ: ช่วยให้คุณเข้าใจต้นทุนและคาดการณ์ วางแผน และงบประมาณตามนั้น อัตรากำไรขั้นต้นของคุณกำหนดความสามารถในการทำกำไรของคุณ และไม่มีทางรู้อัตรากำไรเหล่านี้เว้นแต่คุณจะรู้ต้นทุนของคุณ

แพลตฟอร์มการบัญชีทำสิ่งนี้โดยไม่ต้องใช้แรงงานคนอย่างต่อเนื่อง เมื่อคุณบันทึกว่ามีการซื้อผลิตภัณฑ์กี่รายการและราคาเท่าใด แพลตฟอร์มการบัญชีจะแสดงจำนวนสินค้าในสต็อกอย่างแม่นยำ เมื่อคุณขายผลิตภัณฑ์เหล่านี้ คุณจะเห็นสิ่งนี้สะท้อนให้เห็นในสินค้าคงคลังที่มีอยู่ และสามารถกำหนดกำไรที่แท้จริงที่เกิดขึ้นหลังจากต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับผลิตภัณฑ์

นอกจากประโยชน์ด้านการวางแผนธุรกิจและการวิเคราะห์กำไรจากการรู้จัก COGS แล้ว ยังมีสิทธิประโยชน์ทางภาษีอีกด้วย ภาษีคำนวณจากกำไรขั้นต้น ซึ่งเป็นรายได้ลบด้วยต้นทุน การตรวจสอบค่าใช้จ่ายทั้งหมดช่วยให้มั่นใจได้ว่ารายได้ที่ต้องเสียภาษีสุดท้ายถูกต้อง!

การรายงานกำไร/ขาดทุนที่แม่นยำ

กำไรและขาดทุนเป็นตัวบ่งชี้สำคัญสองประการของความสมบูรณ์ของธุรกิจ มีหลายวิธีในการจัดเก็บบันทึกโดยรวมของรายได้และค่าใช้จ่ายทั่วไปของคุณ เมื่อติดตามในแพลตฟอร์มการบัญชี ข้อมูลนี้สามารถใช้ในการตัดสินใจ และดูรูปแบบและประวัติที่ไม่สามารถเข้าถึงได้ในสเปรดชีตด้วยตนเอง

ตัวอย่างเช่น ในช่วง 6 เดือนที่ผ่านมาของการตลาดของคุณสอดคล้องกับยอดขายผลิตภัณฑ์ที่มีอัตรากำไรสูงสุดและต่ำสุดของคุณอย่างไร คุณกำลังทุ่มเททรัพยากรและแรงงานให้กับผลิตภัณฑ์ที่สร้างรายได้สูงแต่ได้กำไรต่ำใช่หรือไม่? COGS เพิ่มขึ้นเมื่อเวลาผ่านไปหรือไม่ และสามารถลดลงได้ด้วยการซื้อจำนวนที่แตกต่างกันในช่วงเวลาต่างๆ หรือไม่?

การติดตามรายได้และค่าใช้จ่ายผ่านแพลตฟอร์มบัญชีของคุณทำให้คุณสามารถวาดรายงานได้อย่างแม่นยำ การบันทึกยอดขายและค่าใช้จ่ายอย่างแม่นยำนั้นต้องการการป้อนข้อมูลที่แม่นยำและครบถ้วน – แพลตฟอร์มการบัญชีจำนวนมากจะดึงข้อมูลนี้โดยอัตโนมัติและยังสามารถเชื่อมต่อกับบัตรเครดิตหรือบัญชีธนาคารของคุณเพื่อนำเข้าข้อมูลนี้

อ่านต่อไปเพื่อเรียนรู้วิธีทำให้การบันทึกข้อมูลประเภทนี้เป็นแบบอัตโนมัติ

การติดตามสินค้าคงคลังและมาร์จิ้น

WooCommerce ช่วยให้คุณสามารถติดตามสินค้าคงคลังเพื่อวัตถุประสงค์ในการขายได้ ช่วยให้คุณสามารถเสนอผลิตภัณฑ์จำนวนหนึ่งให้กับลูกค้าโดยไม่ต้องขายเกินหรือขายต่ำ

แพลตฟอร์มการบัญชีมีข้อดีในการติดตามสินค้าคงคลังที่แตกต่างกัน สังเกต ได้ ง่ายและมีประสิทธิภาพ มาก ขึ้นในการป้อน ปรับ และอัปเดตปริมาณสต็อกของคุณ การทำเช่นนี้ยังอัปเดตพื้นที่การบัญชีที่เกี่ยวข้อง เช่น บัญชีสินทรัพย์สินค้าคงคลังและ COGS

ตัวอย่างเช่น: คุณสามารถเปิดแพลตฟอร์มการบัญชี (เช่น QuickBooks) ป้อนใบเรียกเก็บเงินสำหรับวิดเจ็ต 50 รายการจากผู้ขายของคุณ และกดบันทึก จากนั้น คุณจะมีบันทึกการชำระเงินให้กับผู้จัดจำหน่าย และค่าใช้จ่ายสำหรับสินค้าจะถูกบันทึกไว้ QuickBooks จะเพิ่มสินค้าคงคลังของคุณอย่างถูกต้อง 50 บัญชี พร้อมด้วยสินทรัพย์สินค้าคงคลังและบัญชี COGS ที่ เกี่ยวข้อง ทั้งหมดนี้ทำได้โดยการป้อนใบเรียกเก็บเงินเดียว

การกระทบยอดและใบแจ้งยอดธนาคาร

เหตุผลที่ดีที่สุดประการหนึ่งในการใช้แพลตฟอร์มการบัญชีคือการที่แพลตฟอร์มนี้รวมรายได้และค่าใช้จ่ายทั้งหมดของคุณเข้าด้วยกัน ช่วยในขั้นตอนสุดท้ายที่สำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลที่คุณป้อนตรงกับธุรกรรมในโลกแห่งความเป็นจริงและใบแจ้งยอดธนาคารและบัตรเครดิต นี้เรียกว่า “การประนีประนอม”

นอกจากการจับรายได้หรือค่าใช้จ่ายที่ไม่ได้บันทึกไว้แล้ว การกระทบยอดยังช่วยเปิดเผยธุรกรรมที่ไม่คาดคิด โดยเฉพาะอย่างยิ่งในด้านของการโจรกรรมและค่าใช้จ่ายหรือใบเรียกเก็บเงินที่ไม่ได้รับอนุญาต

การกระทบยอดมักจะทำเป็นรายเดือนหรือรายไตรมาส

การใช้ QuickBooks เป็นแพลตฟอร์มการบัญชีสำหรับร้านค้า WooCommerce ของคุณ

QuickBooks พร้อมใช้งานทางออนไลน์ (บนคลาวด์) หรือบนเดสก์ท็อป เป็นตัวเลือกยอดนิยมในหมู่ผู้ใช้ WooCommerce

ด้วย QuickBooks คุณสามารถติดตามยอดขาย ค่าใช้จ่าย ลูกค้าและผู้ขายของ WooCommerce กำไรขาดทุน ต้นทุนสินค้าที่ขาย สินค้าคงคลัง และอื่น ๆ โดยไม่ต้องเป็นนักบัญชี

ด้วยการรวมเข้ากับเวิร์กโฟลว์รายวันหรือรายสัปดาห์ของคุณและไม่ป้อนข้อมูลทั้งหมดในช่วงสิ้นปี คุณจะติดตามและจัดการสถานะทางการเงินของธุรกิจของคุณอย่างต่อเนื่อง

การใช้แพลตฟอร์มการบัญชีเช่น QuickBooks เป็นประจำไม่จำเป็นต้องลงทุนเวลามหาศาล การผสานการทำงาน เช่น QuickBooks Sync สำหรับ WooCommerce โดย MyWorks สามารถซิงค์ข้อมูลร้านค้าทั้งหมดของคุณ ดังนั้นจึงตั้งค่าได้ง่าย นอกจากนี้ คุณไม่จำเป็นต้องป้อนข้อมูลใหม่ด้วยตนเอง

เมื่อคุณมีบัญชี QuickBooks ที่ใช้งานอยู่แล้ว มีขั้นตอนเริ่มต้นสองสามขั้นตอน เช่น การป้อนวันที่เริ่มต้นของบริษัทและการเชื่อมต่อบัญชีธนาคารของคุณ เมื่อเสร็จแล้ว คุณก็พร้อมที่จะติดตามข้อมูลบัญชีของคุณ! ซึ่งสามารถทำได้ด้วยตนเองหรือโดยอัตโนมัติ

ตั้งค่าด้วยตนเอง

คุณจะต้องสร้างผลิตภัณฑ์ใน QuickBooks ก่อน ป้อนข้อมูล COGS และสินค้าคงคลังสำหรับแต่ละผลิตภัณฑ์ จากนั้นจึงกำหนดบัญชีรายได้และค่าใช้จ่าย

ถัดไป ป้อนคำสั่งซื้อร้านค้า WooCommerce ของคุณ สิ่งเหล่านี้อาจรวมถึงการขายที่ผ่านมาทั้งหมดหรือเริ่มในวันที่ที่คุณเลือก คุณควรเลือกจุดเริ่มต้นและมียอดขายทั้งหมดสำหรับปีบัญชีร่วมกัน คุณสามารถป้อนคำสั่งซื้อเป็นใบแจ้งหนี้ได้ ซึ่งดีที่สุดถ้าลูกค้าไม่ชำระเงินทันที หรือใบเสร็จรับเงิน ซึ่งถือว่าสมบูรณ์แบบหากคุณดำเนินการชำระเงิน ณ เวลาที่ซื้อ

หลังจากป้อนคำสั่งซื้อ WooCommerce คุณจะสามารถดึงรายงานทางบัญชีเพื่อประเมินสถานะทางการเงินของร้านค้าของคุณ ใช้ QuickBooks เพื่อติดตามผู้ขายและค่าใช้จ่ายต่อเนื่องต่อไป

คุณมีผลิตภัณฑ์และคำสั่งซื้อใน WooCommerce มากเกินไปเพื่อป้อนข้อมูลนี้ด้วยตนเองหรือไม่? หรือไม่มีเวลา?

ข่าวดี: คุณสามารถรวม WooCommerce และ QuickBooks เพื่อซิงค์ข้อมูลในอดีตและข้อมูลต่อเนื่องทั้งหมดของคุณโดยอัตโนมัติในแบบเรียลไทม์

ตั้งค่าอัตโนมัติ

ขึ้นอยู่กับความต้องการทางธุรกิจ งบประมาณ และลำดับความสำคัญส่วนบุคคล คุณอาจเลือกใช้การรวมเพื่อช่วยให้กระบวนการนี้เป็นไปโดยอัตโนมัติและประหยัดเวลา

แม้ว่าการจัดการข้อมูลด้วยตนเองอาจดูเหมือนเป็นโซลูชันที่มีต้นทุนต่ำ แต่การลงทุนเวลาที่จำเป็นอาจทำให้ค่าเสียโอกาสสูงขึ้น เช่นเดียวกับระบบธุรกิจใหม่ คุณจะต้องประเมินโซลูชันที่มีอยู่และตัดสินใจว่าระบบใดตรงตามความต้องการเฉพาะของคุณมากที่สุด

มีกระบวนการในชีวิตประจำวันมากมายอยู่แล้วในฐานะเจ้าของร้านค้า WooCommerce การเพิ่มหน้าที่การบัญชีที่ต้องทำด้วยตนเอง เช่น การป้อนลูกค้าและการขายด้วยมือ การเพิ่มและจัดการรายการผลิตภัณฑ์ การบันทึกและการจัดเก็บภาษีการขายอย่างถูกต้อง การเพิ่มเงินฝากธนาคาร การกระทบยอดบัญชี และการรักษาระดับสินค้าคงคลังให้เป็นปัจจุบันนั้นใช้เวลานาน

โชคดีที่การบัญชีไม่จำเป็นต้องเป็นงานที่สิ้นเปลืองอีกต่อไป การผสานรวมจะทำให้ข้อมูลการบัญชีและสินค้าคงคลังของคุณเป็นปัจจุบันโดยอัตโนมัติ QuickBooks Sync สำหรับ WooCommerce โดย MyWorks เป็นหนึ่งในการผสานรวมดังกล่าว — และคุณยังสามารถเริ่มต้นได้ฟรีอีกด้วย