วิธีตั้งค่าระบบโทรศัพท์ต่อสายตรงอัตโนมัติสำหรับเว็บไซต์ของคุณ

คุณต้องการตั้งค่าระบบโทรศัพท์อัตโนมัติสำหรับธุรกิจออนไลน์ของคุณหรือไม่?

ระบบโทรศัพท์ต่อสายอัตโนมัติช่วยให้แน่ใจว่าลูกค้าจะได้รับสายทันที ไม่เพียงแต่ทำให้ธุรกิจขนาดเล็กของคุณดูเป็นมืออาชีพ แต่ยังช่วยลดค่าใช้จ่ายได้อีกด้วย

ในบทช่วยสอนทีละขั้นตอนนี้ เราจะแสดงวิธีตั้งค่าระบบโทรศัพท์ต่อสายอัตโนมัติใน WordPress

รับเครื่องมือที่เหมาะสมสำหรับระบบโทรศัพท์อัตโนมัติ

เว็บไซต์ธุรกิจขนาดเล็กหลายแห่งเพียงแค่เพิ่มหมายเลขโทรศัพท์หรือปุ่มโทรไปยังเว็บไซต์ของตนและปล่อยไว้อย่างนั้น ลูกค้าสามารถติดต่อได้หากต้องการ แต่ปัญหาคือคุณสามารถรับสายได้ทุกชั่วโมงและหากคุณใช้สายอื่น ลูกค้าอาจถูกปล่อยให้รอเป็นเวลานาน

สิ่งนี้จะทำให้คุณและพวกเขาผิดหวัง ในทางกลับกัน ระบบต่อสายตรงอัตโนมัติจะช่วยให้คุณใช้ประโยชน์จากคุณสมบัติต่างๆ มากมาย ซึ่งรวมถึงการรับสายอัตโนมัติ การรอสาย เวลาทำการ และอื่นๆ อีกมากมาย

ด้วยบริการโทรศัพท์มาตรฐาน การตั้งค่าคุณสมบัติเหล่านี้อาจมีราคาแพงมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณต้องรับมือกับปริมาณการโทรในธุรกิจ

ด้วยการใช้ระบบโทรศัพท์ต่อสายอัตโนมัติ คุณจะได้รับคุณสมบัติทั้งหมดที่จำเป็นในการมอบประสบการณ์ลูกค้าระดับสูงบนไซต์ของคุณภายในงบประมาณของคุณ

ขอแนะนำให้ใช้ Nextiva เป็นบริการโทรศัพท์สำหรับธุรกิจที่ดีที่สุดที่ให้คุณจัดการการโทรเพื่อธุรกิจได้อย่างง่ายดายด้วยคุณสมบัติพนักงานต้อนรับอัตโนมัติ

Nextiva เป็นผู้ให้บริการโทรศัพท์ VoIP (เสียงผ่านอินเทอร์เน็ตโปรโตคอล) ซึ่งหมายความว่าจะใช้อินเทอร์เน็ตเพื่อโทรออกและรับสาย ดังนั้นจึงถูกกว่ามาก

คุณไม่จำเป็นต้องมีศูนย์บริการทางโทรศัพท์ราคาแพงพร้อมเจ้าหน้าที่ช่วยเหลือ คุณจะได้รับทุกสิ่งที่คุณต้องการเพื่อให้ดูเป็นมืออาชีพ แม้ว่าจะมีสมาชิกในทีมเพียง 1 หรือ 2 คนคอยให้การสนับสนุนก็ตาม

หากคุณมีทีมที่ใหญ่กว่า คุณสามารถกำหนดเส้นทางผู้โทรไปยังแผนกที่ต้องการได้โดยใช้ระบบเมนู ซึ่งจะช่วยลดคิวการโทรและทำให้การจัดการการโทรง่ายขึ้นมาก

นี่เป็นเพียงบางส่วนของผลประโยชน์ที่ยอดเยี่ยมที่รวมอยู่ใน Nextiva:

• หมายเลขโทรฟรี
• ผู้ดูแลอัตโนมัติ
• การโอนสาย
• เสียงรอสาย
• ข้อความเสียง
• การประชุมทางโทรศัพท์และวิดีโอ
• บันทึกการโทร
• แอพมือถือ
• และอื่น ๆ อีกมากมาย

หากคุณมีหมายเลขโทรศัพท์ของธุรกิจอยู่แล้ว คุณสามารถย้ายหมายเลขไปยัง Nextiva และใช้หมายเลขเดิมต่อไปได้ พวกเขายังให้หมายเลขชั่วคราวพร้อมหมายเลขผู้โทรเมื่อคุณเปลี่ยน

คุณจะสามารถจัดการการสื่อสารทางธุรกิจได้จากทุกอุปกรณ์ รวมถึงแล็ปท็อป โทรศัพท์ตั้งโต๊ะ และโทรศัพท์มือถือ

สิ่งนี้จะช่วยปรับปรุงความพึงพอใจของลูกค้าอย่างมาก Nextiva ยังมีระบบโทรศัพท์บนคลาวด์ที่สร้างขึ้นสำหรับทีมระยะไกล คุณสามารถย้าย PBX ปัจจุบันของคุณไปยังคลาวด์หรือรับระบบ VoIP ที่โฮสต์ด้วยพลังพิเศษ

ต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Nextiva? คุณสามารถอ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับบริการนี้ได้ที่นี่ Nextiva Review: เป็นบริการโทรศัพท์สำหรับธุรกิจที่ดีที่สุดหรือไม่

หากคุณต้องการสำรวจตัวเลือกเพิ่มเติม โปรดดูรายการของเรา: 7 ระบบโทรศัพท์อัตโนมัติที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก ได้แก่ RingCentral, Ooma และ Grasshopper

ที่กล่าวว่า เราจะแสดงวิธีการตั้งค่าระบบโทรศัพท์ต่อสายตรงอัตโนมัติบนเว็บไซต์ของคุณโดยใช้ Nextiva

วิธีการตั้งค่าระบบโทรศัพท์ต่อสายตรงอัตโนมัติ

ในการเริ่มต้น ลงทะเบียนสำหรับบัญชี Nextiva คุณสามารถเลือกแผนได้ตามคุณลักษณะและฟังก์ชันที่คุณต้องการและระดับราคา แผน Essential พื้นฐานนั้นมากเกินพอสำหรับการเริ่มต้นใช้งานระบบโทรศัพท์อัตโนมัติสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก และคุณสามารถขยายขนาดได้เมื่อคุณเติบโต

คุณจะได้รับคุณสมบัติเช่น:

• โทรด้วยเสียงไม่จำกัด
• หมายเลขโทรฟรี Internet Fax ไม่จำกัด
• การประชุมทางวิดีโอสูงสุด 45 นาทีและผู้เข้าร่วม 250 คน
• สร้างบันทึกเกี่ยวกับผู้ติดต่อและการโทร
• ข้อความแชทการทำงานร่วมกันในทีม
• ปฏิทินและกำหนดการประชุม
• การผสานรวมผู้ติดต่อและปฏิทิน Google และ Outlook
• การจัดการผู้ติดต่อ มากถึง 500 รายชื่อที่แบ่งปัน

คุณยังสามารถขอตัวอย่างก่อนที่จะสมัครเพื่อให้คุณแน่ใจว่าบริการนี้เหมาะสำหรับคุณ

เมื่อคุณลงทะเบียน คุณจะได้รับตัวเลือกให้เลือกหมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจใหม่หรือเชื่อมต่อหมายเลขที่มีอยู่กับบัญชี Nextiva ของคุณ

เมื่อคุณตั้งค่าเสร็จแล้ว คุณจะสามารถใช้หมายเลขนี้เพื่อโทรออกและรับสายผ่านอุปกรณ์ต่างๆ ได้

ตอนนี้เพื่อตั้งค่าระบบโทรศัพท์ต่อสายอัตโนมัติบนเว็บไซต์ของคุณ ตรงไปที่บัญชี Nextiva ของคุณ ในแถบงานด้านซ้าย เลือกแท็บ การสื่อสาร » ระบบโทรศัพท์

ซึ่งจะเป็นการเปิดหน้าใหม่ที่คุณจะเห็นตัวเลือกเพิ่มเติมสำหรับระบบโทรศัพท์ของคุณ เลือกแท็บ Call Flow ที่นี่ ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถตั้งค่าระบบตอบรับโทรศัพท์อัตโนมัติสำหรับธุรกิจขนาดเล็กได้

ถัดไป คุณสามารถเลือกปุ่ม สร้างโฟลว์ใหม่ เพื่อเริ่มตั้งค่าคุณลักษณะการต่อสายตรงอัตโนมัติ

เมื่อคุณเพิ่งเริ่มต้น คุณสามารถ เริ่มต้นจาก ศูนย์ เมื่อคุณสร้างกระแสการโทรและบันทึกเป็นเทมเพลตแล้ว คุณจะเห็นสิ่งเหล่านี้ที่นี่

Nextiva ให้คุณเพิ่มชื่อสำหรับโฟลว์การโทรนี้ เพื่อให้คุณจำได้ง่ายว่าจะเลือกชื่อใดในภายหลัง ทางด้านขวามือ คุณจะเห็นไอคอนโทรศัพท์

เมื่อคุณคลิกที่ไอคอนนี้ คุณจะได้รับตัวเลือกในการป้อนหมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจของคุณ คุณยังสามารถเพิ่มหมายเลขต่อและหมายเลขเพิ่มเติมที่นี่ หากคุณต้องการให้ผู้โทรติดต่อโดยตรงกับแผนกหรือทีมต่างๆ

คุณลักษณะการกำหนดเส้นทางการโทรนี้ช่วยให้ทีมของคุณทราบได้ง่ายขึ้นว่าลูกค้ากำลังโทรหาเรื่องอะไรก่อนที่จะรับสาย

ตอนนี้คุณสามารถคลิกปุ่ม 'บันทึกและดำเนินการต่อ' หลังจากนี้ คุณสามารถตั้งค่าการดำเนินการที่จะเกิดขึ้นเมื่อมีการเปิดใช้งานโฟลว์การโทรของคุณ

เลือกปุ่ม 'เพิ่มการกระทำ' แล้วคุณจะเห็นเมนูใหม่ปรากฏขึ้น

ที่นี่ เลือก 'เมนูโทรศัพท์' เพื่อบันทึกข้อความทักทายสำหรับผู้โทรของคุณ คุณยังสามารถเพิ่มตัวเลือกสำหรับพวกเขาเพื่อเลือกปัญหาเฉพาะที่พวกเขากำลังเผชิญ เพื่อให้พวกเขาถูกส่งไปยังแผนกหรือสมาชิกในทีมที่ถูกต้อง

ตอนนี้ตามค่าเริ่มต้นแล้ว มีคำทักทายที่บันทึกไว้ล่วงหน้าที่คุณสามารถใช้ได้ หากคุณต้องการปรับแต่งข้อความของคุณสำหรับการต่อสายตรงอัตโนมัติ คุณสามารถบันทึกหรืออัปโหลดคำทักทายที่กำหนดเองได้ที่นี่

ข้อความนี้จะกลายเป็นพนักงานต้อนรับเสมือนของคุณในการเรียก IVR (การตอบกลับด้วยเสียงแบบโต้ตอบ)

จากนั้น คุณสามารถปรับแต่งเมนูโทรศัพท์ของคุณให้เหมาะกับธุรกิจหรือเว็บไซต์ของคุณ ใต้ เมนูโทรศัพท์ คุณจะเห็นปุ่มกด คุณสามารถเลือกหมายเลขที่ต้องการเปิดใช้งานได้ที่นี่

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถขอให้ผู้โทรกด 1 เพื่อขอความช่วยเหลือ กด 2 เพื่อสอบถามเกี่ยวกับการขาย และกด 9 เพื่อเชื่อมต่อกับตัวแทน

สิ่งที่คุณต้องทำคือคลิกหมายเลข จากนั้นเพิ่มรายละเอียดแผนกหรือทีมใน ส่วนตัวเลือกเมนู ทางด้านขวา

ตอนนี้คุณตั้งค่าระบบโทรศัพท์ในธุรกิจของคุณเกือบเสร็จแล้ว หากคุณต้องการกำหนดค่า ตัวเลือกขั้นสูง คุณสามารถตั้งค่าระยะเวลาการหมดเวลาและหมายเลขที่จะโทรออก

หากคุณต้องการให้ผู้โทรสามารถต่อหมายเลขต่อได้ คุณจะต้องทำเครื่องหมายที่ช่องนี้

หากต้องการไปยังขั้นตอนถัดไป คุณต้องคลิกปุ่ม 'บันทึกและดำเนินการต่อ'

ตอนนี้คุณจะกลับมาที่หน้าจอกระแสการโทรหลัก ที่นี่ คุณสามารถกำหนดสมาชิกในทีมและหมายเลขโทรศัพท์/นามสกุลให้กับตัวเลือกเมนูที่คุณเพิ่งเพิ่มเข้าไปได้ วิธีนี้จะปรับปรุงการจัดการสายของคุณและอนุญาตให้เจ้าหน้าที่ใช้สคริปต์ผู้ดูแลสำหรับแต่ละสาย

หากคุณคลิกที่ปุ่ม 'เพิ่มการกระทำ' ที่นี่จากเมนูย่อย คุณสามารถเลือกแท็บ 'ผู้ใช้และทีม'

คุณสามารถกำหนดสมาชิกในทีมเพื่อดำเนินการได้ที่นี่ คุณจะเห็นตัวเลือกในการเพิ่มชื่อทีม ไม่ว่าคุณจะต้องการโทรหาสมาชิกที่เชื่อมต่อทั้งหมดด้วยกันหรือทีละคน

คุณสามารถสำรวจตัวเลือกเหล่านี้และกำหนดการตั้งค่าให้เหมาะกับความต้องการของคุณ

คลิกที่ บันทึกและดำเนินการต่อ และคุณจะกลับไปที่หน้าจอขั้นตอนการโทรหลัก ทำตามขั้นตอนเดียวกันเพื่อเพิ่มการกระทำให้กับทุกตัวเลือกเมนู

ด้วยวิธีนี้ คุณได้ตั้งค่าระบบตอบรับโทรศัพท์อัตโนมัติสำหรับธุรกิจ

ขณะนี้อาจมีบางครั้งที่คุณหรือสมาชิกในทีมของคุณอาจไม่สามารถรับสายได้ นอกเวลาทำการและวันหยุดก็ตั้งกล่องวอยซ์เมลได้ ซึ่งช่วยให้ผู้โทรสามารถฝากข้อความไว้ได้หากไม่มีใครรับสาย

คุณลักษณะนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับธุรกิจที่ไม่ต้องการพลาดการสื่อสารที่สำคัญจากลูกค้า ตัวอย่างเช่น หากคุณเป็นนักวางแผนงานแต่งงาน นักวางแผนงานอีเวนต์ หรือฟรีแลนซ์ ผู้โทรสามารถฝากข้อความรายละเอียดสิ่งที่พวกเขากำลังมองหาและขอใบเสนอราคาได้

หากต้องการเพิ่มข้อความเสียงในการโทร ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้เลือกปุ่ม 'เพิ่มการดำเนินการ' ใต้ส่วนขยายที่คุณเพิ่งตั้งค่า

ตอนนี้คุณสามารถเลือก 'ข้อความเสียง' แทน 'ผู้ใช้และทีม'

ในหน้าถัดไป คุณสามารถตั้งค่ากล่องข้อความเสียงและข้อความของคุณได้ เลือกทีมหรือบุคคลจากเมนูแบบเลื่อนลง 'ปลายทางข้อความเสียง' และแผนกที่ถูกต้องจากเมนูแบบเลื่อนลง 'ทีม'

คลิกที่ปุ่ม บันทึกและดำเนิน การต่ออีกครั้ง ทำตามขั้นตอนเดียวกันสำหรับทุกส่วนขยายที่คุณเพิ่ม หลังจากดำเนินการเสร็จแล้ว คุณจะเห็นว่ากระแสการโทรไปยังส่วนขยายต่างๆ จากนั้นจึงฝากข้อความเสียง และการโทรจะสิ้นสุดลง

ตอนนี้ขั้นตอนการโทรการต่อสายตรงอัตโนมัติแบบหลายระดับของคุณพร้อมแล้ว เมื่อคุณคลิกปุ่ม 'ถ่ายทอดสด' ที่ด้านล่างของหน้าจอ โฟลว์การโทรจะเปิดใช้งาน

เราขอแนะนำให้ทดสอบระบบโทรศัพท์ต่อสายตรงอัตโนมัติของคุณโดยการโทรเข้าแบบจำลองหลายสายเพื่อทดสอบตัวเลือกข้อความทักทาย ส่วนขยาย และข้อความเสียง

ด้วยเหตุนี้ คุณจึงตั้งค่าระบบโทรศัพท์อัตโนมัติสำหรับเว็บไซต์ของคุณด้วยการต่อสายตรงอัตโนมัติและโฟลว์การโทรได้สำเร็จ

ตอนนี้ คุณสามารถทำให้ลูกค้าโทรหาคุณได้ง่ายขึ้นด้วยการเพิ่มไอคอนโทรศัพท์ลงในเว็บไซต์ของคุณ แทนที่จะแสดงหมายเลขที่พวกเขาต้องโทรออก เมื่อผู้ใช้คลิกที่ไอคอน หมายเลขดังกล่าวจะโทรออกอัตโนมัติ

วิธีเพิ่มปุ่ม 'โทรเลย' ในเว็บไซต์ WordPress ของคุณ

มีปลั๊กอิน WordPress ง่ายๆ ที่คุณสามารถใช้เพื่อเพิ่มปุ่ม โทรเลย ในเว็บไซต์ของคุณ ทำให้ผู้โทรสามารถโทรไปยังหมายเลขของคุณได้ง่ายขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพวกเขาใช้โทรศัพท์มือถือ

หากคุณกำลังมองหาระบบโทรศัพท์ต่อสายอัตโนมัติฟรี ปลั๊กอินนี้อาจเป็นทางเลือกที่ดี ช่วยให้ลูกค้าติดต่อกับคุณได้ง่ายเพียงแค่คลิกที่ปุ่มโทร

คุณยังสามารถใช้แบบฟอร์มขอโทรกลับใน WordPress คุณสามารถตั้งค่าได้ฟรีและให้ผู้ใช้ที่สนใจกรอกแบบฟอร์มพร้อมวันที่และเวลาที่พวกเขาสะดวกสำหรับคุณในการโทรหาพวกเขา

กลับมาที่บทช่วยสอน มาตั้งค่าปุ่มโทรบนไซต์ของคุณกันดีกว่า

ใน WordPress ไปที่ ปลั๊กอิน»เพิ่มหน้าใหม่ ตอนนี้ค้นหาปลั๊กอิน ปุ่มโทร WP และติดตั้งและเปิดใช้งาน สำหรับขั้นตอนเพิ่มเติม ให้ใช้คู่มือนี้: วิธีติดตั้งปลั๊กอิน WordPress – 3 วิธี (ทีละขั้นตอน)

เมื่อเปิดใช้งานแล้ว ให้ไปที่ การตั้งค่า » ปุ่มโทร WP ในเมนู WordPress

ที่นี่ คุณสามารถเปิดใช้งานปุ่มโทรและเพิ่มหมายเลขโทรศัพท์ VoIP ที่คุณตั้งค่าไว้กับ Nextiva

คุณจะเห็นตัวเลือกในการปรับแต่งรูปลักษณ์ของปุ่มของคุณ และเพิ่มปุ่มโทรติดหนึบที่ลอยอยู่บนหน้าจอทั่วทั้งเว็บไซต์ของคุณ

ปุ่มโทร WP ให้คุณควบคุมปุ่มของคุณ คุณสามารถเลือกตำแหน่งที่คุณต้องการแสดง/ซ่อนปุ่มบนเพจและโพสต์

หากคุณต้องการแสดงในสถานที่เฉพาะ คุณสามารถใช้ตัวเลือก ปุ่มโทรแบบคง ที่ได้ สิ่งนี้จะให้รหัสย่อที่คุณสามารถฝังในเว็บไซต์ WordPress ของคุณได้

หลังจากตั้งค่าปลั๊กอิน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้กดปุ่ม 'บันทึกการเปลี่ยนแปลง'

คุณยังสามารถเพิ่มปุ่มติดหนึบไปยังเพจ โพสต์ และพื้นที่วิดเจ็ตของคุณได้โดยตรงโดยใช้บล็อกที่ให้มา

ในการตั้งค่าบล็อก คุณจะได้รับตัวเลือกในการปรับแต่งสี ขนาดของข้อความ การจัดตำแหน่ง และแสดงหรือซ่อนไอคอนโทรศัพท์

เมื่อเสร็จแล้ว อย่าลืมคลิก 'อัปเดต' หรือ 'เผยแพร่' เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ

แค่นั้นแหละ! คุณเพิ่งปรับปรุงการสนับสนุนลูกค้าและประหยัดเงินด้วย! เราหวังว่าคุณจะพบว่าคู่มือนี้เกี่ยวกับการตั้งค่าระบบอัตโนมัติของโทรศัพท์เสมือนที่เพิ่มเข้ามาจะเป็นประโยชน์

ถัดไป คุณอาจต้องการใช้ CRM เพื่อปรับปรุงระบบอัตโนมัติของคุณ: เปรียบเทียบซอฟต์แวร์ CRM ที่ดีที่สุด 10 อันดับสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

และคุณจะต้องการดูคำแนะนำของเรา:

• WordPress Live Chat: วิธีตั้งค่าฟรี (ทีละขั้นตอน)
• วิธีสร้างแบบฟอร์มขอโทรกลับใน WordPress
• 6 เครื่องมือสื่อสารกับลูกค้าที่ดีที่สุดเพื่อสร้างความสัมพันธ์

โพสต์เหล่านี้มีไว้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพประสบการณ์ของลูกค้าด้วยวิธีที่ง่ายและเป็นมิตรกับงบประมาณ