คู่มือการใช้งาน: ภาพรวม ประเภท และวิธีการเขียน

เมื่อประสบปัญหา สิ่งหนึ่งที่ผู้ซื้อส่วนใหญ่ทำก่อนที่จะติดต่อทีมสนับสนุนของคุณคือการอ่านคู่มือการใช้งานของคุณ

แต่น่าเสียดายที่ธุรกิจจำนวนมากชะลอการเขียนเอกสารเหล่านี้จนกว่าผลิตภัณฑ์จะได้รับการพัฒนาอย่างสมบูรณ์ และนั่นเป็นความผิดพลาดครั้งใหญ่

คุณควรเริ่มเตรียมคู่มือเหล่านี้ตั้งแต่ช่วงเริ่มต้นของการพัฒนาผลิตภัณฑ์ ด้วยวิธีนี้ คุณจะสามารถบันทึกรายละเอียดทั้งหมดและปัญหาเล็กๆ น้อยๆ ที่อาจสร้างปัญหาตามมาได้

ดังนั้น คู่มือนี้จะดูว่าคู่มือการใช้งานคืออะไร เหตุใดจึงมีความสำคัญ ประเภท และขั้นตอนในการสร้างคู่มือ มาขุดกันเถอะ!

คู่มือการใช้งานคืออะไร?

คู่มือการใช้งาน หรือที่เรียกว่า User Guide หรือ User Manual เป็นเอกสารชิ้นสำคัญที่ถ่ายทอดความรู้ทางเทคโนโลยี วิศวกรรม วิทยาศาสตร์ หรือเทคนิคอื่นๆ เพื่อช่วยให้ลูกค้าใช้ผลิตภัณฑ์ ชิ้นส่วนของอุปกรณ์ หรือโซลูชัน

ทุกครั้งที่คุณฟังคำว่า 'คู่มือการใช้งาน' จะแสดงรูปภาพของชุดคำแนะนำต่างๆ เกี่ยวกับวิธีการใช้งานอุปกรณ์ การจัดตกแต่ง การซ่อมแซมฮาร์ดแวร์ และการบำรุงรักษาเครื่องจักรตามปกติ

ตัวอย่างเช่น ดูคู่มือผู้ใช้ของ Microsoft เกี่ยวกับเครื่องมือสนิปของ Windows

ผลิตภัณฑ์เกือบทุกชิ้น ไม่ว่าจะเป็นของจริงหรือดิจิทัล มาพร้อมกับคู่มือผู้ใช้เพื่อให้ลูกค้าทำความคุ้นเคยได้อย่างรวดเร็ว คู่มือนี้มีรายละเอียดที่ครอบคลุมเกี่ยวกับกระบวนการ เกณฑ์มาตรฐาน กฎ ปัญหาทั่วไป และคุณลักษณะต่างๆ

นอกจากนี้ ผู้ใช้มักไม่ได้ตรวจทานคู่มือผู้ใช้ทุกหน้า ดังนั้นโดยปกติแล้วจะมีสารบัญหรือดัชนีเพื่อให้ผู้ซื้อนำทางไปยังข้อมูลที่แน่นอนที่เกี่ยวข้องกับปัญหาของพวกเขา

ข้อควรทราบอีกประการหนึ่งคือคู่มือผู้ใช้ในปัจจุบันมีทั้งในรูปแบบกระดาษและดิจิทัล แต่คู่มือการใช้งานออนไลน์เป็นที่นิยมมากกว่า ในความเป็นจริง การสำรวจความคิดเห็นของ Statista พบว่า 88% ของผู้ใช้ต้องการให้ธุรกิจเสนอประสบการณ์ช่วยเหลือตนเองทางออนไลน์

เหตุผลหลักคือความสะดวกสบาย ผู้ใช้สามารถอ่านเอกสารเหล่านี้บนเว็บด้วยโทรศัพท์หรือคอมพิวเตอร์ได้จากทุกที่ สิ่งนี้ทำให้ยากต่อการใส่ไกด์ผิดที่

ทำไมคู่มือการใช้งานจึงมีความสำคัญ?

คู่มือการใช้งานที่เขียนอย่างดีเป็นองค์ประกอบหลักของการพัฒนาผลิตภัณฑ์ และมีผลโดยตรงต่อความพึงพอใจของลูกค้า บางครั้ง ธุรกิจอาจจำเป็นต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมาย

ค่าของคู่มือผู้ใช้มักถูกประเมินต่ำเกินไป ถึงกระนั้น เมื่อใดก็ตามที่เรามีปัญหาในการประกอบเฟอร์นิเจอร์หรือพยายามกำหนดค่าแกดเจ็ตเฉพาะ ความสำคัญของคู่มือผู้ใช้ที่มีโครงสร้างจะชัดเจน

เพื่อให้แน่ใจว่าประสบการณ์ของลูกค้าจะไม่สะดุด คู่มือผู้ใช้ต้องเป็นองค์ประกอบหลักของวงจรชีวิตผลิตภัณฑ์ ในความเป็นจริง รายงานปี 2019 โดย Emerald Insight's Journal of Product and Brand Management พบว่าคำแนะนำที่ดีส่งผลดีต่อความพึงพอใจของลูกค้า

เอกสารเหล่านี้เป็นส่วนหนึ่งของการสื่อสารทางเทคนิคที่สำคัญและบ่อยที่สุด ทุกครั้งที่คุณซื้ออุปกรณ์หรือผลิตภัณฑ์ มักจะมีคู่มือผู้ใช้รวมอยู่ด้วย

ในบางกรณี กฎหมายกำหนดให้ธุรกิจต้องทำการตลาดผลิตภัณฑ์ของตนให้กับผู้บริโภคด้วยซ้ำ

คู่มือการใช้งานมีกี่ประเภท?

ประเภทของคู่มือการใช้งาน ได้แก่ คู่มือผลิตภัณฑ์ คู่มือการฝึกอบรม คู่มือการบริการ คู่มือการปฏิบัติงาน คู่มือนโยบายองค์กร และคู่มือการปฏิบัติงานมาตรฐาน

มีคู่มือผู้ใช้หลายประเภทที่คุณต้องคำนึงถึงเมื่อคิดจะเขียนเอกสารทางเทคนิค

สินค้า/คู่มือผู้ใช้

คู่มือผู้ใช้ประกอบด้วยขั้นตอนหลักที่แสดงให้ลูกค้าเห็นถึงวิธีการทำงานของผลิตภัณฑ์และวิธีการใช้ประโยชน์สูงสุดจากผลิตภัณฑ์

คู่มือการฝึกอบรม

คู่มือการฝึกอบรมคือชุดแนวทางที่อธิบายถึงวิธีดำเนินงาน ขั้นตอน หรือการมอบหมายงาน

คู่มือการใช้บริการ

คู่มือการบริการคือชุดคำแนะนำสำหรับลูกค้าเกี่ยวกับการบำรุงรักษาอุปกรณ์บางชิ้นในช่วงต่างๆ ตลอดอายุการใช้งาน

คู่มือการใช้งาน

คู่มือการปฏิบัติงานคือคู่มือที่มีความรู้เกี่ยวกับธุรกิจของคุณเกี่ยวกับตำแหน่งงาน หน้าที่ และการดำเนินงาน

คู่มือนโยบายองค์กร

คู่มือการใช้งานประเภทนี้จะบันทึกโปรโตคอล กระบวนการ และแนวทางปฏิบัติมาตรฐานขององค์กร

คู่มือขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน (SOPs)

ขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานให้แนวทางที่ตรงไปตรงมาแก่พนักงานของบริษัทเกี่ยวกับขั้นตอนของเวิร์กโฟลว์มาตรฐาน

จะสร้างคู่มือการใช้งานได้อย่างไร?

ในการสร้างคู่มือการใช้งาน คุณต้องกำหนดเป้าหมาย วางแผนและรวบรวมเนื้อหา ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญเฉพาะเรื่อง เลือกการออกแบบที่น่าสนใจ เขียนคู่มือของคุณ ตรวจสอบโครงสร้างที่สแกนได้ เพิ่มภาพ เผยแพร่คู่มือของคุณ และทำให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ .

คู่มือการใช้งานที่มีประสิทธิภาพช่วยให้ลูกค้าได้รับคำตอบที่รวดเร็วและเชิงลึกสำหรับคำถามที่ลูกค้าอาจมีเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ของคุณ ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนในการจัดทำคู่มือผู้ใช้ที่ผู้ซื้อของคุณจะพบว่ามีประโยชน์อย่างแน่นอน

กำหนดเป้าหมายของคู่มือของคุณ

ตั้งเป้าหมายที่ชัดเจนเพื่อกำหนดเนื้อหาและการออกแบบที่เหมาะสมสำหรับคู่มือการใช้งานของคุณ ค้นหาผลลัพธ์ที่ผู้ใช้จะบรรลุได้ด้วยคู่มือนี้

ในการเริ่มต้นเขียนแนวทางปฏิบัติ คุณต้องมีเป้าหมายที่เป็นรูปธรรม คู่มือผู้ใช้ทุกเล่มมีวัตถุประสงค์เพื่อให้แนวทางแก้ไขข้อกังวลของลูกค้า คุณต้องระบุปัญหานี้เพื่อสร้างคู่มือผู้ใช้ที่มีประโยชน์จริง ๆ และแก้ไขปัญหา

โดยทั่วไป เป้าหมายคือการนำเสนอผลิตภัณฑ์หรือแนะนำผู้คนผ่านกระบวนการที่จะช่วยให้พวกเขาทำงานให้เสร็จได้

นอกจากนี้ คู่มือผู้ใช้ทุกเล่มควรมีผลลัพธ์ที่แน่นอน หากคุณสามารถเข้าใจสิ่งนี้ได้ คุณจะสามารถเลือกวัสดุและเลย์เอาต์ได้อย่างชาญฉลาดยิ่งขึ้น

ตัวอย่างเช่น หม้ออัดแรงดันและหม้อทอดอากาศของ Sharkninja มีคู่มือผู้ใช้ที่ปฏิบัติได้จริงซึ่งมีเป้าหมายมากกว่าการช่วยเหลือลูกค้าในการติดตั้ง นอกจากนี้ยังมีคำแนะนำในการทำอาหารและข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับสูตรอาหารมากมายเพื่อช่วยให้ผู้ใช้ได้รับประโยชน์สูงสุดจากผลิตภัณฑ์

วางแผนและรวบรวมเนื้อหาของคู่มือของคุณ

รวบรวมข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมด ชี้แจงสิ่งที่คุณต้องการครอบคลุมในคู่มือการใช้งานเพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้ผู้อ่านได้รับข้อมูลมากเกินไปและเกิดความสับสน

ในการสร้างคู่มือการใช้งานที่มีประสิทธิภาพ สิ่งสำคัญคือต้องมีความเข้าใจอย่างชัดเจนว่าคุณต้องการใส่ข้อมูลประเภทใดลงในนั้น

คุณควรทราบหัวข้อที่คุณต้องการรวมไว้ในคู่มือผู้ใช้ของคุณ เพื่อป้องกันไม่ให้ผู้อ่านมีความรู้มากเกินไป

รวบรวมและรวบรวมวัสดุ รายการตรวจสอบ และขั้นตอนที่จำเป็นทั้งหมด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณครอบคลุมทุกแง่มุมอย่างละเอียดและมีทรัพยากรทั้งหมดที่คุณต้องการเพื่อจดคู่มือ

พิจารณาผู้ชมของคุณ

สร้างบุคลิกของผู้ใช้เพื่อเริ่มคิดจากมุมมองของพวกเขาและกำหนดสิ่งที่จะรวมไว้ในคู่มือ ทำการวิจัยเพื่อดูว่าพวกเขาโต้ตอบกับผลิตภัณฑ์ของคุณอย่างไร

ในขณะที่เขียนคู่มือผู้ใช้ คุณต้องเปลี่ยนจากมุมมองของคุณเป็นมุมมองของผู้ซื้อที่ใช้ผลิตภัณฑ์ของคุณโดยไม่มีประสบการณ์มาก่อน

คุณสามารถรวบรวมคู่มือผู้ใช้ที่ประสบความสำเร็จได้ก็ต่อเมื่อคุณมีความเข้าใจอย่างถ่องแท้ว่าผู้ซื้อของคุณคือใครและวิธีหลักที่พวกเขาใช้ผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณ

การระบุผู้อ่านของคุณยังช่วยในการตัดสินใจขอบเขตและการนำเสนอข้อมูลที่จะครอบคลุมในคู่มือการใช้งาน

ใช้คู่มือ Hydro Flask พื้นฐานนี้เป็นตัวอย่าง ภายในหน้าเดียว ครอบคลุมรายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมดที่ผู้ใช้ Hydro Flask ต้องการ

ดังนั้น ขั้นตอนสำคัญคือการกำหนดกลุ่มผู้ชมของคุณให้ถูกต้อง คุณสามารถเริ่มต้นด้วยการระบุลักษณะ ความต้องการ และจุดปวดของพวกเขา

นอกจากนี้ยังช่วยให้มีความเข้าใจในความรู้ของผู้อ่านในเรื่องนั้นๆ การเปิดกว้างโดยรวมในการเข้าใจความรู้ใหม่ และวิธีการรับข้อมูล

นอกจากนั้น ให้ตรวจสอบว่าลูกค้าโต้ตอบกับผลิตภัณฑ์ของคุณอย่างไร ค้นหาอย่างแม่นยำว่าปัญหาหรือวัตถุประสงค์ของลูกค้าคืออะไรในขณะที่โต้ตอบกับผลิตภัณฑ์ของคุณ คุณอาจต้องแบ่งลูกค้าออกเป็นประเภทต่างๆ เนื่องจากลูกค้าแต่ละกลุ่มมีแรงจูงใจในการใช้ผลิตภัณฑ์ที่แตกต่างกัน

เกี่ยวข้องกับผู้เชี่ยวชาญเฉพาะเรื่อง

ทำงานเป็นทีมและกำหนดบทบาทให้กับสมาชิกในทีมแต่ละคนตามความเชี่ยวชาญของพวกเขา เพื่อให้คุณไม่พลาดหรือให้ข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง

การจัดทำคู่มือการใช้งานเป็นงานที่ท้าทาย และคุณไม่สามารถทำได้ง่ายๆ ผู้ใช้ผลิตภัณฑ์ของคุณต้องการความช่วยเหลือจากคุณ เนื่องจากพวกเขาพึ่งพาความรู้ที่ให้ไว้ในคู่มือผู้ใช้

กลยุทธ์หนึ่งที่มีประสิทธิภาพเพื่อหลีกเลี่ยงการมองข้ามหรือถ่ายทอดรายละเอียดที่สำคัญอย่างไม่ถูกต้องคือการขอความช่วยเหลือจากผู้เชี่ยวชาญ เช่น ผู้จัดการผลิตภัณฑ์และวิศวกร

คุณสามารถรวบรวมเพื่อนร่วมงานของคุณและเริ่มทำงานเป็นทีมได้ในคู่มือนี้ ตัวอย่างเช่น บุคคลหนึ่งสามารถรับผิดชอบในการสร้างคู่มือผู้ใช้ ผู้อื่นสามารถประเมินได้ ช่วยในการจัดโครงสร้างรายละเอียด และพัฒนาทัศนูปกรณ์สำหรับเอกสาร

กำหนดองค์กรของคู่มือของคุณ

แบ่งคู่มือของคุณออกเป็นส่วนต่างๆ ตามสิ่งที่ผู้ใช้ค้นหา คุณยังสามารถใช้เทมเพลตมาตรฐานเพื่อทำให้เอกสารของคุณสอดคล้องกันมากขึ้น

ในส่วนนี้ คุณจะกำหนดโครงสร้างของคำแนะนำในรูปแบบของส่วนหรือส่วนต่างๆ ลองแบ่งออกเป็นหัวข้อย่อยตามสิ่งที่ลูกค้าของคุณอาจค้นหา

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคู่มือผู้ใช้ทำตามลำดับตรรกะและรวมถึงขั้นตอนโดยละเอียดทั้งหมดตั้งแต่ต้นจนจบ

ตัวอย่างเช่น นี่คือคู่มือ FrameMaker ของ Adobe เกี่ยวกับการสร้างเอกสารในสถานการณ์ต่างๆ

จัดเรียงเนื้อหาในลักษณะที่ไม่ทำให้ผู้ใช้สับสนและอยู่ในรูปแบบที่เข้าใจง่าย

วิธีที่ดีในการรักษาโครงสร้างที่คล้ายกันในคู่มือทั้งหมดของคุณคือการสร้างชุดแม่แบบ เทมเพลตของคุณจะต้องตรงไปตรงมา มีความลื่นไหล และมีองค์ประกอบที่จำเป็นสำหรับคู่มือทุกประเภท ตัวอย่างเช่น เทมเพลตสามารถประกอบด้วย:

• ห้องสำหรับย่อหน้าเปิด
• หัวเรื่องและหัวเรื่องย่อย
• ชุดของการกระทำตามลำดับที่ถูกต้อง
• ข้อควรระวังและการแจ้งเตือน
• ตัวยึดตำแหน่งสำหรับความคิดสุดท้าย

เขียนคู่มือการใช้งาน

พิมพ์คำแนะนำที่ชัดเจนและรัดกุมเพื่อช่วยให้ลูกค้าของคุณคุ้นเคยกับผลิตภัณฑ์ของคุณหรือแก้ไขปัญหาได้อย่างรวดเร็ว ใช้รายการลำดับเลขเมื่อระบุขั้นตอนที่ดำเนินการได้และให้ตรงประเด็น

ในขั้นตอนนี้ คุณต้องนั่งลงและเริ่มร่างคู่มือของคุณ โปรดจำไว้ว่าวัตถุประสงค์หลักของคู่มือการใช้งานคือการให้ผู้ใช้ของคุณทำงานให้เสร็จและแก้ไขปัญหาต่างๆ

ดังนั้น ให้ระบุคำแนะนำที่รวดเร็ว รัดกุม และชัดเจน เพื่อให้ผู้ซื้อของคุณคุ้นเคยกับผลิตภัณฑ์ของคุณ และหาทางออกให้กับปัญหาที่เกิดขึ้น

การใช้ขั้นตอนตามตัวเลขอย่างสม่ำเสมอและการทำให้เนื้อหาสั้นลงเป็นลักษณะสำคัญของการสร้างคู่มือผู้ใช้ที่มีคุณภาพ

เพื่อให้ขั้นตอนนี้ง่ายขึ้น ให้พิจารณาใช้เครื่องมือแก้ไขที่มีประสิทธิภาพ ยกตัวอย่างเช่น Heroic KB ตัวแก้ไขที่ทรงพลังและเรียบง่ายช่วยให้คุณร่างคู่มือผู้ใช้โดยไม่ถูกรบกวนด้วยไอคอนและหน้าต่างที่ไม่จำเป็น

ใช้ภาษาธรรมดา

ใช้คำง่ายๆ ชัดเจน หลีกเลี่ยงภาษาที่ซับซ้อน เขียนประโยคสั้นๆ และถ้าคุณใช้คำศัพท์ทางเทคนิค ให้นิยามหรือใส่ลิงก์ไปยังอภิธานศัพท์

หลีกเลี่ยงการใช้ภาษาฟุ่มเฟือยในขณะที่สร้างคู่มือการใช้งานของคุณ เนื้อหาของคุณต้องตรงไปตรงมา ธรรมดา และเข้าใจได้ง่าย

ตัวอย่างเช่น ลองดูที่คู่มือผู้ใช้นี้พร้อมคำแนะนำง่ายๆ ที่เขียนด้วยเสียงที่ใช้งาน

ใช้คำง่าย ๆ และประโยคสั้น ๆ เพื่อให้เนื้อหาของคุณอ่านง่าย เมื่ออ้างอิงศัพท์แสงทางเทคนิค ให้แน่ใจว่าคุณอธิบายหรือใส่ URL ไปที่คำจำกัดความ

ตรวจสอบโครงสร้างที่สแกนได้

พัฒนาโครงร่างที่ชัดเจนของเนื้อหาของคู่มือการใช้งานและแนะนำลูกค้าโดยใช้รูปแบบที่ง่ายต่อการติดตามและการไหลของข้อมูลเชิงตรรกะ

คู่มือผู้ใช้ไม่ใช่หนังสือนิทาน มีจุดประสงค์ที่เป็นรูปธรรมและไม่ได้มีไว้เพื่อความสนุกหรือการอ่านเพื่อความบันเทิง ผู้ใช้อ้างถึงพวกเขาสำหรับขั้นตอนการปฏิบัติเกี่ยวกับวิธีการใช้ผลิตภัณฑ์ของคุณหรือแก้ไขปัญหาเมื่อเกิดขึ้น

ไม่มีใครศึกษาคู่มือผู้ใช้ตั้งแต่ต้นจนจบ แต่ศึกษาเป็นบางส่วน ผู้ซื้อต้องการสแกนส่วนต่างๆ ทันทีเพื่อรับข้อมูลที่ต้องการ

ดังนั้นคู่มือการใช้งานของคุณควรช่วยให้ลูกค้าสามารถนำทางได้อย่างง่ายดายด้วยลำดับชั้นที่เป็นระเบียบ สร้างโครงสร้างพื้นฐานของเนื้อหาในคู่มือผู้ใช้ของคุณ พร้อมด้วยส่วนหลักและหัวข้อย่อย

ปรับปรุงด้วยภาพ

เพิ่มภาพ (เช่น รูปภาพและวิดีโอ) ลงในเนื้อหาของคุณ แทนที่จะเติมด้วยข้อความเท่านั้น วิธีนี้จะดึงดูดความสนใจของผู้ใช้และเพิ่มการมีส่วนร่วม

จากการศึกษาของ TechSmith คนส่วนใหญ่ (83%) ชอบดูวิดีโอมากกว่าอ่านคำแนะนำวิธีใช้หรือเนื้อหาที่เป็นฐานความรู้

คู่มือผู้ใช้ไม่ได้น่าสนใจเสมอไป พวกเขาอาจมีเนื้อหาที่เป็นลายลักษณ์อักษรจำนวนมากที่ไม่ดึงดูดความสนใจของผู้อ่าน

ในทางกลับกัน การใช้คลิปวิดีโอและภาพถ่ายมีประสิทธิภาพในการถ่ายทอดข้อมูลมากกว่าการใช้เนื้อหาที่เป็นลายลักษณ์อักษรเพียงอย่างเดียว

ตัวอย่างเช่น คู่มือผู้ใช้ของอิเกียนี้สาธิตขั้นตอนที่ถูกต้องในการประกอบเก้าอี้โดยไม่ต้องมีคำแนะนำเป็นลายลักษณ์อักษร ลูกค้าสามารถดำเนินการตามขั้นตอนโดยใช้ตัวชี้นำภาพเท่านั้น

หากคุณไม่มีกราฟิก คู่มือการใช้งานของคุณจะมีข้อความมากมายเต็มไปหมด โดยไม่มีองค์ประกอบใดที่จะแบ่งแยกหรือดึงดูดลูกค้า

การรวมวิดีโอและรูปภาพไว้ในคู่มือผู้ใช้แบบดิจิทัลอาจเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการเพิ่มปฏิสัมพันธ์ของผู้ใช้และช่วยเหลือผู้ใช้ให้ประสบความสำเร็จ

ทดสอบคู่มือการใช้งานของคุณ

ทดสอบคู่มือผู้ใช้ของคุณกับผู้ใช้ใหม่หรือพนักงาน และขอความคิดเห็นเกี่ยวกับคู่มือผู้ใช้เพื่อแก้ไขเพื่อให้ผู้ใช้ได้รับประสบการณ์ที่ดีที่สุด

หลังจากจัดทำคู่มือผู้ใช้แล้ว สิ่งสำคัญคือต้องทดลองใช้ว่าคู่มือนี้ใช้ได้ผลกับลูกค้าที่ไม่มีประสบการณ์เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ของคุณมาก่อนหรือไม่

ในการดำเนินการนี้ ให้ลองประเมินคู่มือผู้ใช้กับลูกค้ารายแรก และดูว่าพวกเขาใช้คู่มือสำหรับผลิตภัณฑ์อย่างไร

เขียนพื้นที่ในคู่มือการใช้งานของคุณที่ผู้อ่านพบปัญหาและทำการเปลี่ยนแปลงตามข้อเสนอแนะของพวกเขา คู่มือผู้ใช้ของคุณควรช่วยให้ผู้อ่านสามารถใช้งานได้โดยไม่ต้องขอความช่วยเหลือเพิ่มเติม

เผยแพร่คู่มือการใช้งานของคุณ

ใช้เครื่องมือฐานความรู้ เช่น Heroic KB เพื่อสร้าง จัดการ และติดตามประสิทธิภาพของคู่มือการใช้งานของคุณ ช่วยให้คุณทำงานร่วมกับผู้ใช้หลายคนและฝังตัวช่วยด้านภาพที่น่าสนใจเพื่อทำให้คู่มือของคุณมีส่วนร่วม

ไม่มีประโยชน์อะไรในการเขียนคู่มือการใช้งานที่ยอดเยี่ยมหากไม่มีแพลตฟอร์มสำหรับเผยแพร่และแบ่งปัน นั่นคือที่มาของ Heroic KB เป็นซอฟต์แวร์เอกสารขั้นสูงสุดสำหรับการจัดทำคู่มือผู้ใช้และเอกสารสำนักงานออนไลน์อื่นๆ

Heroic KB ช่วยให้คุณสร้าง จัดการ และตรวจสอบข้อมูล เช่น คู่มือผู้ใช้ คู่มือขั้นตอน และบทความทางเทคนิค

ไม่เพียงช่วยให้บุคคลจำนวนมากทำงานเป็นทีมในคู่มือผู้ใช้เท่านั้น แต่ยังช่วยให้พวกเขาเพิ่มทัศนูปกรณ์ประเภทใดก็ได้ที่น่าสนใจ เช่น คลิป YouTube หรือแนบสเปรดชีตหรือเอกสาร

ทำให้สามารถค้นหาได้และใช้งานง่าย

ใช้หัวเรื่องที่ให้ข้อมูล เพิ่มแถบค้นหา และรวมสารบัญเพื่อทำให้คู่มือของคุณง่ายต่อการนำทาง คุณสามารถใช้ Heroic KB เพื่อเพิ่มแถบค้นหาที่มีประสิทธิภาพและสารบัญอัตโนมัติ

จากการวิจัยล่าสุดของ Wyzowl ลูกค้า 80% ถอนการติดตั้งแอปพลิเคชันหรือโปรแกรมหากพวกเขาไม่เข้าใจวิธีใช้งาน นอกจากนี้ 55% ของผู้ซื้อจะคืนสินค้าหรือขอเงินคืนด้วยเหตุผลเดียวกัน

หากผู้ใช้ของคุณไม่พบข้อมูลที่ต้องการ พวกเขาจะรู้สึกรำคาญกับผลิตภัณฑ์ของคุณอย่างรวดเร็ว ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนบางส่วนที่คุณสามารถทำได้เพื่อทำให้คู่มือการสอนของคุณสามารถค้นหาได้และนำทางได้ง่าย:

ใช้หัวเรื่องที่สื่อความหมายแทนหัวเรื่องมาตรฐาน – หัวเรื่องแบบละเอียดให้แนวคิดหลักของส่วนแก่ผู้ใช้ ช่วยให้พวกเขาสามารถค้นพบข้อมูลที่ต้องการได้

ระบุช่องค้นหา – เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาเนื้อหาที่ผู้ใช้ต้องการ คุณควรแสดงช่องค้นหาที่เข้าถึงได้ง่าย นอกจากนี้ยังควรสามารถเดาบทความที่ถูกต้องตามคำที่ผู้เข้าชมป้อนและดูหัวข้อตลอดจนข้อความในคู่มือของคุณ

รวมสารบัญ – หากคู่มือผู้ใช้ของคุณมีความยาวหรือมีเนื้อหาจำนวนมาก ความสำคัญของการเพิ่มสารบัญจะเพิ่มขึ้นอย่างมาก ช่วยให้ผู้ใช้สามารถค้นหาและเข้าถึงส่วนที่ต้องการได้ทันที

มีวิธีแก้ไขปัญหามากมายในการดำเนินการตามขั้นตอนเหล่านี้ทั้งหมดโดยไม่ต้องยุ่งกับโค้ด ตัวอย่างเช่น Heroic KB สร้างสารบัญอัตโนมัติโดยใช้ส่วนหัวของคู่มือผู้ใช้ของคุณ

ไม่ใช่แค่นั้น ฟังก์ชันการค้นหาที่มีประสิทธิภาพทำให้คุณสามารถค้นหาวิธีแก้ไขปัญหาของคุณได้อย่างง่ายดาย และแถบค้นหาจะแสดงบทความที่ตรงกันอย่างรวดเร็วในขณะที่ผู้ใช้ป้อนข้อความค้นหา

รับประกันการออกแบบที่น่าดึงดูดใจ

ปรับปรุงรูปลักษณ์และความรู้สึกของคู่มือการใช้งานของคุณโดยปรับแต่งลักษณะต่างๆ เช่น โครงสร้าง รูปแบบตัวอักษร สี และองค์ประกอบตราสินค้า

นอกจากการวางภาพแล้ว คุณควรคำนึงถึงรูปลักษณ์ของเอกสารด้วย

ตัวอย่างเช่น ประเภทของโครงสร้าง ลำดับของวัสดุ ขนาดข้อความ ตระกูลแบบอักษร สี และส่วนหัวจะเป็นตัวกำหนดรูปลักษณ์โดยรวมของคู่มือของคุณ ส่วนประกอบเหล่านี้ควรทำให้ดึงดูดสายตาผู้อ่าน

ตัวอย่างเช่น ลองดูคู่มือผู้ใช้ Elvie นี้ซึ่งน่าสนใจเพราะมีรูปแบบตัวอักษรที่หรูหรา สีสันที่สบายตา และกราฟิกที่ทันสมัย

ตัวอย่างเช่น Heroic KB ให้คุณสร้างคู่มือคำแนะนำที่น่าทึ่งตั้งแต่เริ่มต้น ศูนย์กลางข้อมูลให้รูปลักษณ์ขั้นสูงที่ช่วยให้คู่มือของคุณดูสวยงาม

และถ้าคุณต้องการจัดคู่มือของคุณให้เข้ากับบุคลิกของแบรนด์บริษัทของคุณ มีการตั้งค่าหลายอย่างใน Heroic KB ที่ให้คุณทำเช่นนั้นได้

ตรวจสอบประสิทธิภาพ

ติดตามเมตริกการมีส่วนร่วม เช่น ระยะเวลาที่ผู้ดูใช้ในการดูคู่มือ ความถี่ที่พวกเขาเข้าชม และดูว่าพวกเขาอ่านทั้งหมดหรือไม่ และใช้ข้อมูลนี้เพื่อปรับปรุงคำแนะนำของคุณ

ลองคิดดูสิ: จะเป็นอย่างไรถ้าคุณสามารถตรวจสอบได้ว่าผู้ใช้อ่านคู่มือนานเท่าใด จำนวนครั้งที่พวกเขาอ่าน และดูว่าพวกเขาเห็นพวกเขาแม้แต่ครั้งเดียวหรือไม่

การดำเนินการนี้จะช่วยให้คุณสามารถระบุได้ว่าลูกค้าได้ดูเนื้อหาการสนับสนุนที่มีให้จริงหรือไม่

ตัวอย่างเช่น คุณสมบัติการวิเคราะห์ของ Heroic KB ช่วยให้คุณตรวจสอบการมีส่วนร่วมของไกด์และให้ข้อมูลที่น่าทึ่งซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อปรับปรุงคู่มือของคุณ

อัปเดตคู่มือของคุณ

เมื่อพิจารณาและดำเนินการตามคำแนะนำของผู้อ่าน คุณจะมั่นใจได้ว่าคู่มือของคุณช่วยให้พวกเขาบรรลุเป้าหมายและแก้ปัญหาได้จริง

นอกเหนือจากการรับข้อมูลเชิงลึกจากข้อมูลการมีส่วนร่วมของคู่มือการใช้งานของคุณแล้ว การได้รับคำติชมโดยตรงจากลูกค้าก็มีความสำคัญเช่นกัน

เมื่อคุณสร้างและเผยแพร่คู่มือด้วย WordPress และ Heroic KB เป็นต้น คุณจะสามารถรวบรวมคำติชมของผู้เข้าชมได้

ผู้ใช้สามารถโหวตขึ้นและลงโหวตคู่มือและระบุเหตุผลในการทำเช่นนั้น และสิ่งนี้ทำให้คุณสามารถปรับปรุงคู่มือผู้ใช้ของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับคู่มือการใช้งาน

ต่อไปนี้เป็นคำตอบสำหรับคำถามทั่วไปเกี่ยวกับคู่มือผู้ใช้

คู่มือการใช้งานมีไว้เพื่ออะไร?

คู่มือการใช้งานใช้เพื่อให้คำแนะนำโดยละเอียดเกี่ยวกับวิธีใช้งาน ใช้งาน หรือประกอบผลิตภัณฑ์หรือระบบ ผู้ผลิตมักจะจัดหาให้และเป็นเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับผู้ใช้ในการทำความเข้าใจวิธีการใช้ผลิตภัณฑ์อย่างมีประสิทธิภาพและปลอดภัย ผู้ใช้จึงได้รับประโยชน์สูงสุดจากการซื้อ

ข้อมูลใดที่ควรอยู่ในคู่มือการใช้งาน?

คู่มือการใช้งานโดยทั่วไปประกอบด้วยคำแนะนำทีละขั้นตอน ไดอะแกรม และภาพประกอบเพื่ออธิบายวิธีการประกอบ ใช้งาน หรือบำรุงรักษาผลิตภัณฑ์ นอกจากนี้ยังอาจรวมถึงข้อควรระวังเพื่อความปลอดภัย เคล็ดลับในการแก้ปัญหา และข้อมูลการรับประกัน

คู่มือการใช้งานมีรูปแบบใดบ้าง?

คู่มือการใช้งานมีหลายรูปแบบ ขึ้นอยู่กับประเภทของผลิตภัณฑ์และกลุ่มเป้าหมาย ต่อไปนี้เป็นรูปแบบทั่วไป:

• คู่มือฉบับพิมพ์: เป็นเอกสารจริงที่มาพร้อมกับผลิตภัณฑ์ โดยปกติจะอยู่ในรูปของหนังสือเล่มเล็ก
• คู่มือ PDF: เป็นคู่มือฉบับพิมพ์ดิจิทัลที่สามารถดาวน์โหลดได้จากเว็บไซต์ของผู้ผลิต
• คู่มือออนไลน์: เป็นคู่มือที่โฮสต์บนเว็บไซต์ของผู้ผลิตและสามารถเข้าถึงได้ผ่านเว็บเบราว์เซอร์
• แอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่: ผลิตภัณฑ์บางอย่างมาพร้อมกับแอปที่ใช้ร่วมกันซึ่งรวมถึงคู่มือการใช้งาน บทช่วยสอน และแหล่งข้อมูลที่เป็นประโยชน์อื่นๆ

สรุป: เริ่มต้นด้วยคู่มือการใช้งาน

อย่างที่คุณเห็น คู่มือการใช้งานเป็นส่วนสำคัญในการสนับสนุนลูกค้าของคุณ มีบทบาทสำคัญในการให้ผู้ใช้เข้าใจผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณ

แม้ว่าอาจต้องใช้เวลาและความพยายามในการจัดทำคู่มือการใช้งาน แต่ผลลัพธ์ที่ได้ก็คุ้มค่า และคุณควรปรับปรุงคู่มือเป็นประจำ

นั่นคือจุดที่การรวมกันของ WordPress และ Heroic KB สามารถช่วยให้คุณเร่งความเร็วได้อย่างแท้จริง ด้วย Heroic KB คุณไม่เพียงสร้างคู่มือผู้ใช้ที่สวยงามและเป็นมืออาชีพได้ทันที แต่ยังรวบรวมความคิดเห็นของผู้ใช้และข้อมูลการมีส่วนร่วมเพื่อปรับปรุงให้ดีขึ้น

โดยรวมแล้ว การส่งมอบคู่มือการใช้งานที่เกี่ยวข้องและมีประโยชน์จะนำไปสู่ลูกค้าที่พึงพอใจและจะยึดติดกับแบรนด์ของคุณในระยะยาว