6 แนวคิดการบริหารโครงการที่น่าสนใจในปี 2566

เทคโนโลยีดิจิทัลที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลามีผลกระทบอย่างมากต่อการบริหารโครงการ มันเปลี่ยนสิ่งทั้งหมดด้วยโครงสร้างใหม่ ปัจจุบันผู้คนสามารถจัดการกับโครงการขนาดใหญ่และซับซ้อน ซึ่งรับประกันการทำงานร่วมกันที่ดีขึ้นระหว่างสมาชิกในทีมที่ขยายออกไป แต่พวกเขาจะจัดการทุกอย่างให้ราบรื่นได้อย่างไร?

ในช่วงหลายปีที่ผ่านมา มีวิธีการขั้นสูงมากมายที่ผู้นำใช้เพื่อส่งมอบโครงการที่ใหญ่กว่า เทคนิคและเครื่องมือการวางแผนเหล่านี้ช่วยให้บรรลุเป้าหมายโครงการทั้งหมดด้วยวิธีที่เหมาะสมที่สุด

แม้จะมีผู้เชี่ยวชาญและเครื่องมือที่มีประโยชน์มากมาย แต่ธุรกิจยังคงเผชิญกับความท้าทายและปัญหาในการจัดการโครงการในแต่ละวัน ตามรายงาน 80% ของธุรกิจเสียเวลาอย่างน้อยครึ่งหนึ่งของเวลาในการทำงานซ้ำของโครงการ ส่วนใหญ่เกิดขึ้นเนื่องจากความรู้เท่าไม่ถึงการณ์หรือเกี่ยวข้องกับเทรนด์ล่าสุดน้อยลง

เข้าประเด็น วันนี้เราจะพูดถึงแนวคิดการจัดการโครงการล่าสุดและแนวโน้มที่จะเกิดขึ้นเพื่อให้คุณเป็นผู้นำในอนาคต ในระหว่างนี้ คุณสามารถตรวจสอบการเลือกจากกองบรรณาธิการผู้เชี่ยวชาญของเราสำหรับหนังสือการบริหารโครงการที่ดีที่สุดเพื่อรับแรงบันดาลใจจาก

เริ่มจาก 6 วิธียอดนิยมในการจัดกิจกรรมโครงการของคุณด้วยความเชี่ยวชาญที่ยอดเยี่ยม:

แนวคิดการจัดการโครงการ 6 อันดับแรกเพื่อให้บรรลุเป้าหมายของคุณ

มีเทคนิคการจัดการโครงการ เครื่องมือ และทรัพยากรอื่นๆ มากมายที่ลอยอยู่บนอินเทอร์เน็ต แต่แต่ละอันไม่เหมาะกับโครงสร้างของโปรเจกต์ของคุณ การค้นหาสิ่งที่เหมาะสมเป็นสิ่งที่ท้าทาย บางครั้งเทคนิคหนึ่งที่ใช้ได้ผลดีที่สุดสำหรับคนอื่นอาจไม่ได้ให้ผลตอบแทนแม้แต่น้อย ยิ่งไปกว่านั้น โครงการสมัยใหม่ประกอบด้วยชิ้นส่วนที่เคลื่อนไหวหลายชิ้น ระดับความสำคัญ แผนกต่างๆ พารามิเตอร์การทำงาน และอื่นๆ

ผู้จัดการโครงการมีหน้าที่จัดสิ่งเหล่านี้ทั้งหมดและส่งมอบผลงานขั้นสุดท้ายภายในระยะเวลาและงบประมาณที่จำกัด

ด้านล่างนี้คือจุดที่ให้รายละเอียดเกี่ยวกับแนวคิดและเทคนิคการจัดการโครงการล่าสุดที่คุณสามารถนำไปใช้เพื่อการเติบโตทางธุรกิจของคุณ-

01. ใช้ WBS เพื่อแบ่งโครงการของคุณเป็นงานที่จัดการได้ขนาดเล็กลง

โครงสร้างการแบ่งงาน (WBS) เป็นโครงสร้างแบบลำดับชั้นและเน้นการส่งมอบของโครงการ ช่วยให้ผู้จัดการโครงการแบ่งงานที่ซับซ้อนออกเป็นงานย่อยเล็กๆ จนกว่าคุณจะถึงจุดที่คุณไม่สามารถแบ่งงานย่อยได้อีกต่อไป

รูปแบบการจัดการโครงการนี้เป็นที่นิยมในปัจจุบันเพื่อลดความซับซ้อนของกระบวนการทำงานที่ซับซ้อนและกำหนดบุคคลที่เกี่ยวข้องเพื่อให้งานสำเร็จ แทนที่จะไปโน่นไปนี่ ทุกคนมีแผนอยู่ในมือและรู้ว่าต้องทำอะไร เมื่อไร และอย่างไร ยิ่งไปกว่านั้น การตั้งค่าระดับความสำคัญยังช่วยให้งานทั้งหมดคล่องตัวและดูแลเวิร์กโฟลว์ได้ง่ายขึ้น WBS มีสองประเภท:

A. โครงสร้างการแบ่งงานตามผลงานที่ส่งมอบได้: แสดงให้เห็นอย่างชัดเจนถึงความสัมพันธ์ระหว่างผลงานที่ส่งมอบในโครงการ เช่น ผลิตภัณฑ์ บริการ หรือผลลัพธ์ และตัวเลือกที่มีอยู่ เช่น งานที่ต้องดำเนินการ

B. โครงสร้างการแบ่งงานตามเฟส: ในโครงสร้างนี้ คุณต้องกำหนดกิจกรรมโครงการอย่างชัดเจนเพื่อลดข้อผิดพลาดในแต่ละเฟส เนื่องจากข้อผิดพลาดในเฟสแรกอาจรบกวนความคืบหน้าของเฟสถัดไป

มีโครงสร้าง WBS อีกประเภทหนึ่งที่เรียกว่าโครงสร้างตามความรับผิดชอบ ซึ่งเกี่ยวข้องกับการกระจายกิจกรรมโครงการระหว่างแผนกต่างๆ ตามความรับผิดชอบ อย่างไรก็ตาม แนวทางที่ได้รับความนิยมและเป็นที่ต้องการมากที่สุดคือแนวทางที่ส่งมอบได้

เหตุใดคุณจึงควรใช้โครงสร้างการแบ่งงานในการจัดการโครงการ

WBS คือการแจกแจงที่สำคัญทั้งหมดที่จำเป็นต่อการทำให้โครงการประสบความสำเร็จ ในทางกลับกัน ผู้จัดการโครงการจะได้รับมุมมองแบบกราฟิกขององค์ประกอบทั้งหมดที่โครงการจำเป็นต้องทำให้สำเร็จ โดยจัดแบ่งเป็นหลายระดับ

รับแนวคิดที่สมบูรณ์เกี่ยวกับ วิธีใช้โครงสร้างการแบ่งงาน (WBS) ในการบริหารโครงการ

02. ใช้แผนภูมิแกนต์เพื่อแสดงภาพขั้นตอนการทำงานและความคืบหน้าของโครงการ

ภายในโครงการขนาดใหญ่ ผู้จัดการจำเป็นต้องควบคุมกิจกรรมจำนวนมากและตรวจสอบให้แน่ใจว่างานทั้งหมดเป็นไปตามกำหนดเวลา เป็นเรื่องยากมากที่จะจับตาดูพวกเขาทั้งหมดและบรรลุเป้าหมายทั้งหมด หากมีช่องว่างใด ๆ อาจส่งผลกระทบต่อโครงการทั้งหมดของคุณ คุณสามารถเอาชนะความยากลำบากนี้ได้อย่างง่ายดายโดยการแสดงเวิร์กโฟลว์แบบเห็นภาพซึ่งจะบอกคุณว่าแต่ละกิจกรรมต้องทำให้เสร็จเมื่อใด แผนภูมิแกนต์ช่วยผู้จัดการในการวางแผนและจัดกำหนดการโครงการ

แผนภูมิแกนต์เป็นแผนภูมิแท่งประเภทหนึ่งที่แสดงงานโครงการตามกำหนดเวลา แสดงสถานะโครงการโดยรวมรวมถึงระยะเวลาที่จัดสรรและความคืบหน้าของกำหนดการโครงการในแผนภูมิแท่งแบบเรียงซ้อนง่ายๆ ซึ่งหมายความว่าคุณและสมาชิกในทีมของคุณสามารถระบุการพึ่งพางาน กำหนดกรอบเวลา และมอบหมายคนที่เหมาะสมให้กับแต่ละงานได้อย่างง่ายดาย ที่สำคัญที่สุด คุณสามารถดูรายละเอียดของโครงการและรายงานความคืบหน้าได้ทุกเมื่อที่คุณต้องการ และส่งต่อไปยังผู้มีอำนาจระดับสูงหรือนักลงทุนของคุณ

สำหรับแผนภูมิแกนต์ แกนตั้งจะแสดงงานที่ต้องทำให้เสร็จ และแกนนอนจะบอกไทม์ไลน์ของโครงการ คุณสามารถรวมงาน วันที่เริ่มต้น-สิ้นสุด สมาชิกในทีมที่เกี่ยวข้อง และเส้นทางสำคัญของโครงการได้ที่นี่ หากคุณกำลังใช้เครื่องมือการจัดการโครงการที่รวมกับแผนภูมิ Gantt สิ่งที่คุณต้องทำคือเพิ่มงานที่จะอัปเดตแผนภูมิ Gantt โดยอัตโนมัติ

เหตุใดคุณจึงควรใช้แผนภูมิแกนต์ในการจัดการโครงการ

แผนภูมิแกนต์แสดงงานทั้งหมดของโครงการและลำดับงาน โดยแสดงเทียบกับช่วงเวลา ดังนั้นคุณจะได้เห็นภาพรวมอย่างรวดเร็วของทั้งโครงการ งานที่เกี่ยวข้อง และกำหนดส่งได้ตลอดเวลา การปรับความแตกต่างในเวลาที่เหมาะสมสามารถรับประกันการส่งมอบโครงการได้ตรงเวลา

เพื่อความเข้าใจที่ดีขึ้น ตรวจสอบโพสต์พิเศษนี้เกี่ยวกับ ประโยชน์ของแผนภูมิแกนต์ในการจัดการโครงการ

03. ประเมินระเบียบวิธีของ PERT เพื่อการประมาณเวลาที่สมจริงยิ่งขึ้น

เทคนิคการทบทวนการประเมินโปรแกรมเป็นเครื่องมือในการวางแผนการจัดการโครงการ คุณสามารถใช้เพื่อระบุเวลาที่ใช้ในการทำงานหรือกิจกรรมเฉพาะให้เสร็จ เป็นการแสดงกราฟิกของเส้นเวลาของโครงการของคุณ ด้วยเฟรมเวิร์กนี้ คุณสามารถประมาณเวลาที่จะใช้ในการทำงานแต่ละอย่างให้สำเร็จในโครงการ

โครงการที่ซับซ้อนมักประกอบด้วยหลายส่วนและหลายเป้าหมายที่ต้องทำให้สำเร็จและไปให้ถึงปลายทางสุดท้าย เครื่องมือการวางแผนของ PERT ช่วยให้ผู้จัดการโครงการคำนวณระยะเวลาและค่าใช้จ่ายโดยประมาณในขณะที่วางแผนสำหรับโครงการประเภทใดประเภทหนึ่งโดยเฉพาะ แผนภูมิ PERT มีวงกลมและสี่เหลี่ยมที่เรียกว่าโหนด โหนดเหล่านี้แสดงถึงเหตุการณ์หรือเหตุการณ์สำคัญในโครงการ มีการเชื่อมโยงกันด้วยเวกเตอร์หรือเส้นที่แสดงถึงเหตุการณ์ต่างๆ ภายในโครงการ

สำนักงานโครงการพิเศษของกองทัพเรือสหรัฐเปิดตัวแผนภูมิ PERT เป็นครั้งแรกในปี พ.ศ. 2500 เพื่อสรุปโครงการเรือดำน้ำนิวเคลียร์โพลาริส ปัจจุบันผู้จัดการโครงการใช้เทคนิคนี้กันอย่างแพร่หลายในการพัฒนางบประมาณโครงการและจัดสรรทรัพยากรที่จำเป็นเพื่อให้โครงการสำเร็จลุล่วง ช่วยให้คุณพิจารณาข้อเท็จจริงทั้งหมดตามเกณฑ์การยอมรับโครงการภายในพารามิเตอร์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า

การวิเคราะห์ PERT เป็นการรวมข้อมูลและสารสนเทศจากแผนกต่างๆ ปรับปรุงการทำงานร่วมกันของทีมโดยการกระจายความรับผิดชอบที่เกี่ยวข้องทั่วทั้งองค์กร สุดท้ายนี้ ช่วยให้ผู้จัดการโครงการพิจารณาลำดับงานและเหตุการณ์สำคัญเพื่อเลือกเส้นทางโครงการที่มีประสิทธิภาพและมีประโยชน์มากที่สุด

ทำไมคุณจึงควรใช้ PERT ในการจัดการโครงการ

แผนภูมิ PERT ช่วยให้ผู้จัดการโครงการประเมินเวลาและทรัพยากรที่จำเป็นในการจัดการโครงการ ช่วยให้พวกเขาสามารถวิเคราะห์เส้นทางและกลยุทธ์ที่เป็นไปได้ทั้งหมด ดังนั้นพวกเขาจึงสามารถเลือกสิ่งที่ถูกต้องเพื่อทำโปรเจกต์ให้สำเร็จอย่างคุ้มค่าโดยมีข้อผิดพลาดน้อยที่สุด

04. กำหนดการพึ่งพางานโดยใช้วิธี Critical Path (CPM)

Critical Path Method เป็นวิธีการสร้างแบบจำลองโครงการสำหรับการจัดตารางเวลาชุดของกิจกรรมโครงการ ผู้จัดการโครงการใช้เพื่อระบุงานที่จำเป็นสำหรับการดำเนินโครงการให้เสร็จสิ้น เครื่องมือการจัดการโครงการนี้มีลำดับกิจกรรมที่ยาวที่สุดที่คุณต้องทำให้เสร็จตรงเวลาเพื่อส่งมอบโครงการทั้งหมดตามกรอบเวลาที่ตกลงกัน ความล่าช้าในงานสำคัญใด ๆ จะทำให้โครงการอื่น ๆ ล่าช้า

ในการพัฒนาแบบจำลอง CMP สำหรับโครงการของคุณ คุณต้องสร้างรายการงานทั้งหมด ระบุการขึ้นต่อกันของงาน และประเมินระยะเวลาสำหรับงานแต่ละงานให้เสร็จสิ้น เมื่อคุณได้แนวคิดแล้ว คุณสามารถกำหนดเส้นทางวิกฤตด้วยกิจกรรมที่ต้องพึ่งพากันที่ยาวที่สุดโดยพิจารณาจากทรัพยากรที่เกี่ยวข้อง

อัลกอริทึมนี้มีประสิทธิภาพในขั้นตอนต่างๆ ของการจัดการโครงการ ตั้งแต่การวางแผนเริ่มต้นหรือการวิเคราะห์โปรแกรมทางเลือก ไปจนถึงการจัดตารางเวลาและการตรวจสอบงานที่ประกอบด้วยโครงการ

โมเดล CMP มักใช้สำหรับโครงการที่ซับซ้อนแต่คาดการณ์ได้จริง เปิดตัวครั้งแรกในปลายปี 1950 เพื่อแก้ปัญหาค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมที่เกิดจากการตั้งเวลาที่ไม่มีประสิทธิภาพ ตั้งแต่นั้นเป็นต้นมา ผู้จัดการโครงการจะใช้มันเพื่อวางแผนโครงการและจัดลำดับความสำคัญของงาน การใช้เทคนิคนี้ทำให้คุณสามารถแบ่งโครงการที่ซับซ้อนออกเป็นแต่ละงานและวัดความยืดหยุ่นของโครงการเพื่อการตัดสินใจที่ดีขึ้น

ทำไมคุณจึงควรใช้ CMP ในการจัดการโครงการของคุณ

Critical Path Method หมายถึงเส้นทางวิกฤตของกำหนดการ CMP ให้ข้อมูลที่ใช้การได้เกี่ยวกับวิธีการวางแผนโครงการ จัดสรรทรัพยากร และจัดกำหนดการงาน ช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถเลือกกำหนดเวลาที่เหมาะสมโดยพิจารณาจากต้นทุนโครงการสำหรับวันที่เสร็จสิ้นต่างๆ

05. ตรวจสอบการพัฒนาซ้ำด้วย Agile Project Management (APM)

การจัดการโครงการแบบ Agile เป็นวิธีที่ยืดหยุ่นในการสร้างโครงสร้างโครงการโดยแบ่งออกเป็นหลายขั้นตอนหรือหลายช่วง ธุรกิจจำนวนมากนำ Agile มาใช้ และ 98% ประสบความสำเร็จในการดำเนินโครงการให้เสร็จทันเวลา นี่คือเหตุผลที่ 71% ของบริษัทต่างๆ เริ่มใช้วิธี Agile ต่างๆ ภายในโครงการของตน

ในการดำเนินโครงการ โดยเฉพาะโครงการที่ซับซ้อน คุณต้องแบ่งงานออกเป็นงานที่สามารถจัดการได้มากขึ้น วิธีการที่ว่องไวประกอบด้วยวงกลมหรือสปรินต์ขนาดเล็กหลายวง ตลอดการเดินทางนั้นเกี่ยวข้องกับการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องในการพัฒนาผลิตภัณฑ์หรือบริการ ช่วยให้คุณสร้างวงจรการพัฒนาที่สั้นลงและรับประกันว่าจะออกผลิตภัณฑ์บ่อยขึ้น นี่เป็นขั้นสูงกว่าการจัดการโครงการน้ำตกแบบดั้งเดิมมาก นอกจากนี้ สมาชิกในทีมยังมีเวลานำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นตามคำติชมของลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

กรอบ Agile ที่ได้รับความนิยมและใช้มากที่สุดสองรายการคือ – Scrum และ Kanban แต่วิธีการแบบ Agile แต่ละวิธีมีขั้นตอนการดำเนินการที่เหมือนกัน ซึ่งรวมถึง: การวางแผนการวิ่ง การพัฒนาผลิตภัณฑ์ การทดสอบ การส่งมอบซ้ำ การรวมข้อเสนอแนะ เป็นต้น

คนส่วนใหญ่ใช้ประโยชน์จากแนวทางซ้ำๆ นี้ในการจัดการโครงการพัฒนาซอฟต์แวร์ โครงการประเภทนี้ต้องการการเผยแพร่อย่างต่อเนื่องและจำเป็นต้องรวมความคิดเห็นของลูกค้าเข้ากับการทำซ้ำทุกครั้ง ด้วยการใช้ APM ทีมซอฟต์แวร์จำนวนมากสังเกตเห็นการเพิ่มความเร็วการพัฒนาและการทำงานร่วมกันอย่างน่าทึ่ง นอกจากนี้ยังเพิ่มความสามารถในการตอบสนองต่อแนวโน้มของตลาดอย่างรวดเร็ว

ทีมอื่น ๆ ที่ทำงานอย่างใกล้ชิดกับลูกค้าและบุคคลภายนอกอื่น ๆ ตลอดทั้งโครงการสามารถใช้ประโยชน์จากกรอบ Agile ที่แตกต่างกันเพื่อพัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่ในสภาพแวดล้อมที่ไม่แน่นอน เช่น นักการตลาด มหาวิทยาลัย ทหาร อุตสาหกรรมยานยนต์ และอื่นๆ

เหตุใดคุณจึงควรใช้ APM ในการจัดการโครงการของคุณ

วิธีการแบบ Agile มีจุดมุ่งหมายเพื่อนำการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วและความยืดหยุ่นมาสู่ธุรกิจ ทีมไอทีใช้วิธีการแบบ Agile ในการจัดการโครงการเพื่อส่งมอบผลิตภัณฑ์ที่ปราศจากข้อผิดพลาด ผู้คนจากอุตสาหกรรมอื่น ๆ สามารถได้รับประโยชน์จากการจัดการโครงการแบบ Agile เพื่อทำกำไรผ่านการทำซ้ำอย่างต่อเนื่อง

06. จัดการงานการจัดการโครงการที่ซับซ้อนด้วยเครื่องมือการจัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพ

เทคโนโลยีได้เข้ามารับผิดชอบหลายอย่างของมนุษย์แล้ว ทำให้งานการจัดการโครงการง่ายขึ้นด้วย มีซอฟต์แวร์ที่มีประโยชน์มากมายที่มุ่งเน้นไปที่เทคนิคการจัดการโครงการต่างๆ

เครื่องมือการจัดการโครงการช่วยให้คุณจัดการและตรวจสอบกิจกรรมโครงการจากฮับส่วนกลางโดยใช้งาน งานย่อย รายงานความคืบหน้า กำหนดการ เวิร์กโฟลว์ ฯลฯ นอกจากนี้ยังช่วยให้แน่ใจว่าการทำงานร่วมกันในทีมดีขึ้นด้วยฟังก์ชันที่เป็นประโยชน์ เช่น การมอบหมายงาน การเพิ่มความคิดเห็น การแจ้งเตือนทางอีเมล และ คนอื่น.

นอกเหนือจากนี้ คุณจะได้รับข้อมูลเชิงลึกในทันทีว่าเกิดอะไรขึ้นภายในโครงการ หากคุณมีการอัปเดตทั้งหมดต่อหน้าต่อตาคุณ คุณสามารถดำเนินการอย่างรวดเร็วได้ตามต้องการ

แม้ในรูปแบบการทำงานที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว จากสำนักงานจริงไปจนถึงการทำงานระยะไกล เครื่องมือการจัดการโครงการก็ให้การสนับสนุนอย่างมากแก่สมาชิกในทีม เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการเชื่อมต่อพนักงานทางไกลทั้งหมดของคุณบนแพลตฟอร์มทั่วไป และที่สำคัญที่สุดคือให้พวกเขาสื่อสารแบบเรียลไทม์

อย่างไรก็ตาม วิธีการทุกเทคนิคไม่ได้สมบูรณ์แบบสำหรับธุรกิจของคุณ เครื่องมือทุกอย่างไม่สามารถตอบสนองวัตถุประสงค์ของคุณได้ คุณต้องมีความสามารถในการเข้าใจความต้องการของโครงการและเลือกเครื่องมือที่เหมาะสม

ทำไมคุณควรใช้เครื่องมือขั้นสูงในการจัดการโครงการของคุณ

เครื่องมือการจัดการโครงการช่วยให้สมาชิกในทีมจัดเก็บและแบ่งปันข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับโครงการทั้งหมดได้ในที่เดียว ดังนั้น พวกเขาจึงเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็น ติดตามความคืบหน้า และทำงานร่วมกันได้ตามต้องการ ในทางกลับกัน ผู้จัดการโครงการมีความมุ่งมั่นอย่างมากในกิจกรรมทั้งหมดเพื่อนำไปสู่โครงการที่ประสบความสำเร็จ

อ่านเพิ่มเติม : 8 ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการการตลาดที่ดีที่สุด

แนวโน้มการบริหารโครงการที่จะนำไปสู่อนาคตอันใกล้

ต่อไปนี้คือแนวโน้มการจัดการโครงการที่สำคัญที่สุดในปี 2564 และปีต่อๆ ไป-

รูปแบบการทำงานแบบผสมผสานน่าจะเป็นบรรทัดฐานใหม่

โรคระบาดทั่วโลกทำให้ขั้นตอนการทำงานเปลี่ยนไปทั่วโลก ก่อนเกิดโรคระบาด ชาวอเมริกันใช้เวลา 5% ของเวลาทำงานที่บ้าน แต่ตอนนี้ตัวเลขนี้อยู่ที่ประมาณ 60% นอกจากนี้ บริษัทต่างๆ ยังพบการเพิ่มประสิทธิภาพอย่างมีนัยสำคัญโดยการนำรูปแบบการทำงานแบบผสมผสานมาใช้ สถานการณ์นี้จะเพิ่มความรับผิดชอบของผู้จัดการโครงการ ตอนนี้พวกเขาต้องจัดการและแจกจ่ายงานระหว่างสมาชิกในทีมและเพื่อนร่วมงานระยะไกล การรักษาความร่วมมือระหว่างทีมกลายเป็นเรื่องท้าทายมากขึ้นสำหรับผู้นำ

เพื่อให้งานของคุณง่ายขึ้น ให้ใช้แพลตฟอร์มร่วมกันเพื่อเชื่อมต่อสมาชิกในทีมของคุณทั้งหมดโดยใช้เทคนิคการจัดการโครงการสมัยใหม่

อ่านเพิ่มเติม: วิธีจัดการทีมระยะไกลของคุณอย่างชาญฉลาดด้วย WP Project Manager Pro & Zoom เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด

องค์กรต่างๆ กำลังเปลี่ยนไปสู่แนวทางแบบอไจล์

รายงานจากปี 2018 แสดงให้เห็นว่าโครงการที่ใช้ระเบียบวิธีแบบ Agile นั้นประสบความสำเร็จมากกว่า 28% และบริษัทเกือบ 71% ใช้ Agile ในความถี่ที่แตกต่างกัน แนวโน้มนี้ยังคงเกิดขึ้น นอกจากอุตสาหกรรมซอฟต์แวร์แล้ว ภาคส่วนอื่นๆ ก็หันไปใช้แนวทางปฏิบัติแบบอไจล์เช่นกัน เครื่องมือ Agile ยังแนะนำอินเทอร์เฟซที่เป็นมิตรต่อผู้ใช้มากขึ้นเพื่อขจัดความซับซ้อนของฟังก์ชันหลัก เช่นแดชบอร์ดคัมบัง งานค้าง และตัวติดตามปัญหา

Scaled Agile Framework (SAFe) และ Scrum เป็นกรอบ Agile ที่ได้รับความนิยมสูงสุด เห็นได้ชัดว่าสิ่งเหล่านี้ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีมในระดับต่างๆ ขององค์กร การผนวกรวมปัญญาประดิษฐ์ (AI) และการเรียนรู้ของเครื่อง (ML) ในระเบียบวิธีแบบ Agile ทำให้คุณสามารถตัดสินใจได้อย่างมั่นใจและทันท่วงที

พิธีการที่สำคัญใน Agile Scrum คือ "การประชุมวางแผน Sprint" ดูคู่มือนี้เพื่อเรียนรู้:- วิธีดำเนินการประชุมวางแผน Sprint เพื่อให้แน่ใจว่าธุรกิจของคุณประสบความสำเร็จ

ความต้องการที่เพิ่มขึ้นสำหรับเครื่องมือการจัดการโครงการและผู้เชี่ยวชาญ

ตามรายงานใหม่ของ PMI ผู้จัดการโครงการจำนวน 2.3 ล้านคนจำเป็นต้องทำหน้าที่เฉพาะภายในองค์กร ผู้ที่มีทักษะด้านการจัดการโครงการเป็นที่ต้องการสูง

บทบาทของผู้จัดการโครงการเต็มไปด้วยความท้าทาย เขา/เธอต้องควบคุมงานโครงการทั้งหมด ทำงานร่วมกับสมาชิกในทีม ตรวจสอบทุกครั้ง และเติมเต็มช่องว่างเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการไปถึงปลายทางภายในเวลาและงบประมาณที่ตกลงกัน นอกจากนี้ผู้จัดการโครงการควรมีทักษะความเป็นผู้นำที่แข็งแกร่ง คุณลักษณะนี้ทำให้พวกเขาสร้างพื้นที่ทำงานที่ยืดหยุ่นซึ่งทีมสามารถแบ่งปันแนวคิดได้อย่างมีประสิทธิภาพ คิดแผนใหม่ และดำเนินโครงการให้สำเร็จ ในทางกลับกัน การใช้เครื่องมือการจัดการโครงการก็เฟื่องฟูด้วยความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีเช่นกัน

หากคุณดำเนินธุรกิจขนาดเล็ก คุณสามารถตรวจสอบรายชื่อซอฟต์แวร์การจัดการโครงการฟรีที่ดีที่สุด

เน้นทักษะที่นุ่มนวลมากขึ้น

ทักษะด้านอารมณ์มีความสำคัญต่อโดเมนการจัดการโครงการเสมอมา แต่ตอนนี้มันสำคัญกว่าสิ่งอื่นใด โดยทั่วไป คุณค่าของผู้จัดการโครงการขึ้นอยู่กับผลสัมฤทธิ์ทางการเรียนและทักษะในการใช้เทคนิคการจัดการโครงการต่างๆ แต่เทคโนโลยีล่าสุดและโปรแกรมที่ขับเคลื่อนด้วย AI ทำให้งานที่ซับซ้อนจำนวนมากที่เกี่ยวข้องกับการจัดการโครงการและสมาชิกในทีมเป็นปกติ ตอนนี้ผู้จัดการโครงการมีเวลาที่จะมุ่งเน้นไปที่ความรับผิดชอบอื่น ๆ ของพวกเขา และนี่คือสิ่งที่ทักษะด้านอารมณ์ (Soft Skills) กลายเป็นสิ่งจำเป็น

จากข้อมูลของ PMI ต่อไปนี้คือทักษะด้านอารมณ์ที่สำคัญที่สุด 7 ประการสำหรับผู้จัดการโครงการ:

• การสื่อสาร
• การจัดการความขัดแย้ง
• การตัดสินใจ
• ความเป็นผู้นำ
• แรงจูงใจ
• องค์กร
• สร้างความไว้วางใจ

ผู้จัดการโครงการควรเน้นการพัฒนาทักษะที่อ่อนนุ่มของพวกเขา เพื่อให้พวกเขาสามารถเพิ่มคุณค่าให้กับองค์กรของพวกเขา

ผลกระทบของปัญญาประดิษฐ์และระบบอัตโนมัติ

ในยุคสมัยใหม่นี้ ทุกอย่างถูกควบคุมโดยเทคโนโลยี AI เนื่องจากช่วยให้ผู้นำเข้าใจผู้ใช้ได้ดีขึ้นและตัดสินใจได้อย่างสมจริงมากขึ้น ผู้จัดการโครงการได้เริ่มใช้ AI เพื่อจัดการโครงการและจัดระเบียบงานประจำวันแล้ว มันลดความพยายามของมนุษย์ผ่านระบบอัตโนมัติและให้ข้อมูลเชิงลึกที่ดีขึ้นในการวิเคราะห์ข้อมูล นอกจากนี้ ผู้จัดการโครงการยังได้รับความช่วยเหลือจากระบบอัตโนมัติ AI เพื่อทำงานที่ซับซ้อน เช่น การจัดสรรงานและการแสดงข้อมูลเป็นภาพ

การใช้ AI ในการจัดการโครงการจะเพิ่มโอกาสในการประสบความสำเร็จของโครงการ ผู้จัดการยอมรับเทคโนโลยีนี้เพื่อทำการคาดการณ์ที่สมจริง เพิ่มประสิทธิภาพการจัดตารางทรัพยากร เปิดใช้งานการแสดงข้อมูลและทำการวิเคราะห์ความเสี่ยง นอกจากนี้ยังเป็นประโยชน์สำหรับการประเมินระยะเวลา ต้นทุน และความคืบหน้าของโครงการอย่างถูกต้อง

ความต้องการที่เพิ่มขึ้นสำหรับเทคโนโลยีบนคลาวด์

โซลูชันบนคลาวด์เป็นที่ต้องการสูงสุดในขณะนี้ องค์กรจำนวนมากขึ้นใช้ซอฟต์แวร์การจัดการบนคลาวด์เพื่อจัดเก็บและจัดการข้อมูลของตน ตามรายงาน ธุรกิจมากกว่า 60% ใช้เทคโนโลยีคลาวด์ทั่วโลก ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการบนคลาวด์ช่วยให้ผู้จัดการโครงการและทีมสามารถจัดเก็บข้อมูลโครงการ เอกสาร และโปรแกรมทั้งหมดในฮับส่วนกลาง ฮับนี้ปลอดภัยและซิงค์กับอุปกรณ์ต่างๆ เสมอ

คุณและสมาชิกในทีมของคุณจะสามารถเข้าถึงข้อมูลโครงการและดูสถานะการทำงานแบบเรียลไทม์ได้อย่างง่ายดาย ไม่ว่าสมาชิกในทีมจะอยู่คนละส่วนของโลกก็ตาม

โครงสร้างการทำงานแบบผสมผสานจะควบคุมอนาคตของโลกธุรกิจหรือไม่?

การทำงานแบบไฮบริดมีมานานแล้ว แต่เมื่อเกิดวิกฤตโควิด-19 บริษัทต่างๆ จากทั่วโลกก็เริ่มปรับตัวให้เข้ากับแนวทางใหม่นี้ นายจ้างในภายหลังตระหนักว่าพนักงานสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิผลและมีสมาธิมากขึ้นเมื่อไม่ได้อยู่ในสำนักงาน นอกจากนี้ยังช่วยลดการพึ่งพาสถานที่และประหยัดเงินสำหรับทั้งพนักงานและนายจ้าง เมื่อพิจารณาจากข้อเท็จจริงเหล่านี้ ผู้เชี่ยวชาญได้คาดการณ์ว่ารถรุ่นไฮบริดคืออนาคตของโลกหลังยุคโควิด

รูปแบบการทำงานแบบผสมผสานแสดงถึงโครงสร้างองค์กรที่รวมการทำงานจากระยะไกลเข้ากับการทำงานในสำนักงาน ซึ่งหมายความว่าบริษัทต่างๆ อนุญาตให้พนักงานบางคนทำงานจากระยะไกล ในขณะที่คนอื่นๆ ทำงานในองค์กร

ผลสำรวจล่าสุดพบว่า 55% ของคนงานในสหรัฐฯ ชอบการทำงานทั้งที่บ้านและที่ทำงาน ในสหราชอาณาจักร นายจ้างคาดว่าสัดส่วนของผู้ทำงานที่บ้านเป็นประจำจะเพิ่มขึ้นเป็นสองเท่า จาก 18% ก่อนเกิดโรคระบาดเป็น 37% หลังเกิดโรคระบาด Alicia Tung ผู้เชี่ยวชาญด้านการจ้างงานของจีนกล่าวว่า ในเวลา 10 ปี จะมีการแบ่งงานนอกสถานที่/งานระยะไกลออกเป็น 60/40

ในโครงสร้างการทำงานแบบผสมผสาน ผู้คนมีความยืดหยุ่นในการเลือกว่าชอบสภาพแวดล้อมในสำนักงานหรือทำงานจากระยะไกลจากทุกที่ มีรูปแบบไฮบริดอีกประเภทหนึ่งที่พนักงานทางไกลต้องทำงานจากสถานที่ทำงานในบางวันของทุกสัปดาห์ ส่วนใหญ่เกิดขึ้นในบริษัทที่จัดการโครงการที่ซับซ้อนมากและต้องการการทำงานร่วมกันเป็นทีมมากขึ้น ในกรณีนั้น พนักงานทั้งหมดของคุณจะต้องตั้งอยู่ในท้องถิ่น

อย่างไรก็ตาม สถานที่ทำงานแบบผสมผสานที่มีประสิทธิภาพไม่ควรคาดหวังว่าทุกคนจะทำงานพร้อมกันในชั่วโมงเดียวกันและในความเร็วที่เท่ากัน แต่คุณสามารถใช้เครื่องมือการจัดการโครงการและการจัดกำหนดการเพื่อช่วยให้พนักงานที่อยู่ห่างไกลกันตามภูมิศาสตร์สามารถติดตามงานได้ ในฐานะผู้จัดการโครงการ คุณต้องเข้าใจระบบทั้งหมด จึงจะสามารถสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่เหมาะสมที่สุดเพื่อให้โครงการสำเร็จลุล่วง

วิธีใหม่ในการก้าวไปข้างหน้าด้วยแนวคิดการจัดการโครงการชั้นนำ

ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา วิวัฒนาการทางเทคโนโลยี สังคม และตลาดได้เปลี่ยนแปลงภูมิทัศน์การจัดการโครงการไปอย่างมาก บางทีการพัฒนาแผนงานโครงการช่วยให้คุณเห็นภาพสิ่งที่ต้องทำเพื่อบรรลุเป้าหมายสุดท้ายของคุณ

สิ่งที่ควรพิจารณาเมื่อใช้แนวคิดการจัดการโครงการใหม่ ได้แก่:

• ลงทุนในแนวคิดการจัดการโครงการที่เหมาะสม
• ชั่งน้ำหนักค่าใช้จ่าย
• รวบรวมข้อเสนอแนะจากสมาชิกในทีม
• ส่งเสริมการสื่อสารแบบเปิด
• แนะนำแหล่งข้อมูลและนโยบายที่เป็นประโยชน์

คุณควรทำงานร่วมกับเทคโนโลยีใหม่เพื่อดึงเอาสิ่งที่ดีที่สุดจากพนักงานที่มีอยู่ของคุณโดยการก้าวไปข้างหน้าในตำแหน่งปัจจุบัน แนวคิดการจัดการโครงการข้างต้นช่วยให้คุณพัฒนาสภาพแวดล้อมการทำงานที่สมาชิกทุกคนรู้สึกเชื่อมโยงกันและลงทุนในรูปแบบการทำงานที่เหมาะสม

อย่างไรก็ตาม คุณสามารถใช้กระบวนการและเทมเพลตร่วมกันจากวิธีการต่างๆ ได้ หรือใช้เครื่องมือการจัดการโครงการที่มั่นคง เช่น WP Project Manager ที่รวมเข้ากับกระบวนการโครงการโดยรวมของทีมของคุณ และในกรณีที่คุณมีแผนกธุรกิจหลักที่มีอยู่ เช่น HR, CR และบัญชีที่ต้องจัดการ คุณก็สามารถผสานรวมเข้ากับ WP ERP- โซลูชันการจัดการธุรกิจที่สมบูรณ์เพื่อให้งานประจำวันของคุณคล่องตัวกว่าที่เคย

คุณมีคำถามหรือข้อเสนอแนะเพิ่มเติมเกี่ยวกับเทคนิคหรือเครื่องมือการจัดการโครงการใหม่หรือไม่? แบ่งปันมุมมองของคุณในความคิดเห็นด้านล่าง