เอกสารภายใน: ทุกสิ่งที่คุณต้องรู้ (เคล็ดลับและบทช่วยสอน)

ธุรกิจของคุณต้องการเอกสารภายในหรือไม่? และเอกสารภายในในตอนแรกคืออะไร?

แม้ว่าคุณอาจคุ้นเคยกับแนวคิดในการสร้างเอกสารเพื่อช่วยให้ลูกค้าได้รับคุณค่าจากผลิตภัณฑ์หรือบริการมากขึ้น แต่เอกสารคุณภาพสูงยังช่วยให้ธุรกิจและพนักงานของคุณทำงานได้ดีขึ้นอีกด้วย

เอกสารประเภทนี้เรียกว่าเอกสารภายใน และคุณสามารถใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ รักษาและแบ่งปันความรู้ และอื่นๆ

ในคู่มือนี้ คุณจะได้เรียนรู้ทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับเอกสารภายใน รวมถึงสิ่งต่อไปนี้:

• เอกสารภายในคืออะไร
• ประโยชน์ของเอกสารภายใน
• แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับเอกสารภายใน
• วิธีสร้างฮับเอกสารภายในของคุณเอง

เอกสารภายในคืออะไร?

เอกสารภายในเป็นการรวบรวมขั้นตอนการปฏิบัติงาน ความรู้ แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของบริษัทของคุณ และอื่นๆ อย่างมีโครงสร้าง

ตลอดอายุของบริษัทของคุณ บริษัทของคุณจะสะสมความรู้และความเชี่ยวชาญมากมาย เอกสารภายในช่วยให้คุณรักษาความรู้ส่วนรวมนี้ไว้ในฮับที่เข้าถึงได้ง่ายเพียงแห่งเดียว

คุณสามารถใช้เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน ป้องกันการสูญเสียความรู้ เตรียมความพร้อมให้กับพนักงานใหม่ และอื่นๆ

มาแบ่งแนวคิดหลักบางส่วนกัน…

เอกสารภายในและภายนอก

เอกสารทั้งภายในและภายนอกมีเป้าหมายเดียวกันในกระบวนการจัดทำเอกสาร อธิบายวิธีการทำสิ่งต่างๆ การแบ่งปันความรู้ที่สำคัญ และอื่นๆ

ความแตกต่างที่สำคัญคือกลุ่มเป้าหมายเป็นใครสำหรับเอกสารดังกล่าว:

• เอกสารภายใน – กลุ่มเป้าหมายคือพนักงานของบริษัทคุณ
• เอกสารภายนอก – กลุ่มเป้าหมายคือผู้ใช้ ลูกค้า ลูกค้า และอื่นๆ

โดยทั่วไป – ลูกค้าหรือบุคคลภายนอกโดยทั่วไปไม่ควรเห็นเอกสารภายในของคุณ แต่พนักงานของคุณมักจะพึ่งพาเอกสารภายในเพื่อทำงานให้เสร็จ

เอกสารภายในประเภทต่างๆ

เราได้กล่าวถึงเรื่องนี้ไปแล้วเล็กน้อย แต่มีเอกสารภายในหลายประเภท ซึ่งแต่ละประเภทจะต้องปรับให้เข้ากับเป้าหมายเฉพาะ:

• เอกสารกระบวนการ – คุณจะต้องจัดทำเอกสารวิธีการทำงานบางอย่างอย่างถูกต้อง ซึ่งอาจรวมถึงรายการตรวจสอบ บทช่วยสอน และอื่นๆ ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีบทความเกี่ยวกับ "วิธีสร้างเอกสารภายในใหม่"
• เอกสารโครงการ – คุณจะต้องบันทึกรายละเอียดและความคืบหน้าของแต่ละโครงการ ซึ่งอาจรวมถึงข้อเสนอ กรณีธุรกิจ สรุปการประชุม ไทม์ไลน์ และอื่นๆ
• เอกสารนโยบาย/ทรัพยากรบุคคล – คุณจะต้องจัดทำเอกสารนโยบายที่สำคัญ เช่น การเตรียมความพร้อมของพนักงาน นโยบายการลาพักร้อน วันลาป่วย การออกจากงานของพนักงาน และอื่นๆ
• เอกสารประกอบของทีม – แต่ละทีมอาจสร้างเอกสารภายในของตนเองสำหรับความรู้และนโยบายเฉพาะทีม ตัวอย่างเช่น ทีมเนื้อหาของคุณอาจจัดทำคู่มือสไตล์บล็อกและนโยบายสำหรับการทำงานกับผู้โพสต์
• เอกสารทางเทคนิค – หากคุณมีทีมพัฒนา พวกเขาจะต้องการสร้างเอกสารภายในของตนเองที่อธิบายสิ่งที่เกิดขึ้นในโค้ด คู่มือสไตล์ นโยบายการทดสอบ QA และอื่นๆ

ประโยชน์ของเอกสารภายใน: เหตุใดจึงคุ้มค่ากับความพยายาม

การสร้างเอกสารภายในต้องใช้เวลาเพิ่มขึ้นอย่างไม่ต้องสงสัย เทียบกับ "แค่ใช้ปีก"

เอกสารภายในมีประโยชน์อย่างไร? นั่นคือเหตุใดจึงคุ้มค่าที่จะลงทุนเวลาและความพยายามในการสร้างเอกสารภายใน

ต่อไปนี้คือประโยชน์ของเอกสารภายในที่ใหญ่ที่สุดบางส่วน:

• ส่งเสริมการแบ่งปันความรู้ – คุณสามารถส่งเสริมให้พนักงานแบ่งปันความรู้ ยิ่งไปกว่านั้น พนักงานยังสามารถเข้าถึงความรู้ที่พนักงานคนอื่นได้แบ่งปันได้อย่างง่ายดายโดยไม่จำเป็นต้องโต้ตอบกับผู้แบ่งปันดั้งเดิมในแต่ละครั้งโดยตรง
• เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน – โดยการบันทึกกระบวนการและรายละเอียดที่สำคัญ คุณสามารถมั่นใจได้ว่าพนักงานจะไม่ติดขัดโดยไม่จำเป็น ซึ่งจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยรวมของคุณ
• เตรียม ความพร้อมให้กับพนักงานใหม่อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น – เมื่อมีพนักงานใหม่เข้าร่วมในบริษัทของคุณ พวกเขาจะสามารถพึ่งพาความรู้ภายในที่รวบรวมไว้ของคุณเพื่อดำเนินการอย่างรวดเร็ว
• รักษาความรู้ – ในบางจุด พนักงานคนสำคัญจะลาออก ไม่ว่าจะถาวรหรือเนื่องมาจากการลาพักร้อน/เจ็บป่วย การมีเอกสารภายในช่วยให้มั่นใจได้ว่าความรู้ของพนักงานเหล่านั้นจะยังคงได้รับการเก็บรักษาและเข้าถึงได้แม้ว่าจะไม่อยู่ก็ตาม

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการสร้างเอกสารภายในที่มีคุณภาพ

เมื่อคุณทราบแล้วว่าเอกสารภายในคืออะไรและเหตุใดจึงสำคัญ เรามาเริ่มเปลี่ยนเกียร์เป็นวิธีการสร้างศูนย์กลางเอกสารภายในของคุณเองกัน

เราจะเริ่มต้นด้วยแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเกี่ยวกับเอกสารภายในทั่วไป จากนั้นเราจะครอบคลุมกระบวนการทางเทคนิคในการสร้างฮับของคุณเอง

• เกี่ยวข้องกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญ – เอกสารภายในไม่ควรเพียงแค่ใช้วิธีการจากบนลงล่าง – สิ่งสำคัญคือต้องเกี่ยวข้องกับพนักงานหลักในแต่ละระดับ ท้ายที่สุด พนักงานเหล่านี้มักจะเป็นคนที่มีความรู้ "ในร่องลึก" ที่คุณต้องการรักษาไว้ คุณยังอาจต้องการแต่งตั้งพนักงานบางคนให้เป็นผู้ดูแลเนื้อหา เพื่อให้มีผู้มีอำนาจตัดสินใจที่ชัดเจน
• เปลี่ยนวัตถุประสงค์ของ เอกสารที่มีอยู่ – คุณไม่จำเป็นต้องสร้างเอกสารภายในทั้งหมดตั้งแต่เริ่มต้น เนื่องจากคุณอาจมีเนื้อหาที่มีอยู่แล้วซ่อนอยู่ในจุดต่างๆ พยายามปรับเปลี่ยนเนื้อหานั้นให้เป็นฮับกลางแห่งเดียวเพื่อให้เข้าถึงได้ง่ายขึ้น
• ทำให้เข้าถึงได้ง่าย – พูดถึงความง่ายในการเข้าถึง คุณต้องการให้แน่ใจว่าฮับของคุณเรียกดูและค้นหาได้ง่าย ใช้หมวดหมู่และคุณสมบัติ เช่น คำแนะนำการค้นหาทันทีเพื่อช่วยแนะนำพนักงานเกี่ยวกับเนื้อหาที่เกี่ยวข้อง
• สร้างคู่มือสไตล์เพื่อความสอดคล้อง – หากเอกสารทั้งหมดของคุณใช้การจัดรูปแบบที่แตกต่างกัน ก็จะเป็นการยากที่ผู้คนจะได้รับคุณค่า เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ ให้สร้างคู่มือสไตล์ไว้ล่วงหน้าและทำตามนั้นสำหรับเนื้อหาแต่ละส่วน
• รวมรูปภาพ วิดีโอ และ GIF ไม่ใช่แค่ข้อความเท่านั้น ซึ่งรวมถึงรูปภาพ วิดีโอ และสื่ออื่นๆ เช่น GIF จะทำให้เนื้อหาของคุณมีประโยชน์มากขึ้น ตัวอย่างเช่น เมื่อบันทึกกระบวนการบางอย่าง คุณสามารถใส่รูปภาพหรือวิดีโอที่บันทึกกระบวนการ
• หลีกเลี่ยงการใช้เอกสารมากเกินไป – แม้ว่าเอกสารภายในจะมีประโยชน์มากมาย แต่การใช้เอกสารมากเกินไปอาจทำให้พนักงานของคุณหงุดหงิดและรำคาญ สิ่งสำคัญคือต้องสร้างสมดุลระหว่างการจัดทำเอกสารรายละเอียดที่สำคัญและภาระพนักงานที่มีงานยุ่ง
• อัปเดตทุกอย่าง – กระบวนการและความรู้ในสถาบันของคุณจะเปลี่ยนแปลงไปตามกาลเวลา ดังนั้นการอัปเดตเอกสารภายในของคุณจึงเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้ทันกับการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้น ขอย้ำอีกครั้งว่าการแต่งตั้งพนักงานเป็นผู้มีส่วนได้เสียที่รับผิดชอบในการอัปเดตเอกสารภายในของคุณเมื่อเวลาผ่านไปอาจเป็นประโยชน์
• ขอความคิดเห็นจากพนักงาน – จำไว้ว่าเอกสารภายในของคุณมีไว้เพื่อช่วยให้ชีวิตของพนักงานง่ายขึ้น อย่ากลัวที่จะขอคำติชมจากพนักงาน เนื่องจากพนักงานอาจมีแนวคิดดีๆ เกี่ยวกับวิธีการปรับปรุงความรู้ภายในของคุณ

วิธีสร้างฮับเอกสารภายในของคุณ

สำหรับคำถามสุดท้าย คุณจะสร้างศูนย์กลางที่พนักงานทุกคนสามารถเข้าถึงทรัพยากรเอกสารภายในได้อย่างไร

คุณมีสามตัวเลือกหลักเมื่อพูดถึงซอฟต์แวร์ฐานความรู้:

• ใช้ซอฟต์แวร์โอเพ่นซอร์สเช่น WordPress และ HeroThemes
• ใช้เครื่องมือ SaaS
• รหัสโซลูชันของคุณเอง

แม้ว่าเราจะค่อนข้างลำเอียง แต่เราคิดว่าแนวทางโอเพนซอร์ซของ WordPress นั้นสมเหตุสมผลมากด้วยเหตุผลบางประการ:

• คุณมีความเป็นเจ้าของและควบคุมเอกสารของคุณ ได้อย่างเต็มที่ เอกสารของคุณอาจมีข้อมูลที่ละเอียดอ่อนซึ่งคุณไม่ต้องการนั่งอยู่บนเซิร์ฟเวอร์ของบุคคลอื่น (เช่นเดียวกับเครื่องมือ SaaS) ด้วย WordPress คุณสามารถเก็บข้อมูลและข้อมูลทั้งหมดของคุณบนเซิร์ฟเวอร์ของคุณเอง
• มันยังง่ายมาก หากคุณใช้ปลั๊กอิน WordPress เช่น Heroic Knowledge Base คุณสามารถใช้งานได้ในเวลาอันสั้น ซึ่งไม่น่าจะเป็นเช่นนั้นหากคุณพัฒนาโซลูชันของคุณเอง
• มันคุ้มค่า แนวทางของ WordPress โดยทั่วไปมีราคาถูกกว่าเครื่องมือ SaaS มาก โดยทั่วไปแล้วคุณจะจ่ายน้อยกว่า $15 ต่อเดือนสำหรับบทความไม่จำกัดและจำนวนผู้ใช้ที่ตัดจำหน่ายมากกว่าหนึ่งปี

ต่อไปนี้เป็นวิธีสร้างฮับเอกสารภายในโดยใช้ WordPress และปลั๊กอิน Heroic Knowledge Base

1. ตั้งค่าการติดตั้ง WordPress

ในการเริ่มต้น คุณจะต้องสร้างการติดตั้ง WordPress ใหม่เพื่อทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางความรู้ภายในของคุณ

คุณมีสองตัวเลือกสำหรับการติดตั้ง WordPress:

1. คุณสามารถสร้างไซต์อินทราเน็ตที่สามารถเข้าถึงได้จากเครือข่ายภายในของบริษัทของคุณเท่านั้น เรามีคำแนะนำในการตั้งค่าไซต์อินทราเน็ตของ WordPress
2. คุณสามารถสร้างไซต์ WordPress สาธารณะที่สามารถเข้าถึงได้จากทุกที่ แต่จำกัดการเข้าถึงโดยใช้รหัสผ่านและ/หรือบัญชีผู้ใช้สำหรับพนักงาน มีปลั๊กอินมากมายที่ให้คุณสร้างบัญชีผู้ใช้หรือจำกัดทั้งไซต์ด้วยรหัสผ่านเดียวที่คุณสามารถแบ่งปันกับพนักงานได้

เนื่องจากความนิยมของการทำงานระยะไกลในทุกวันนี้ คุณจึงอาจต้องการใช้วิธีที่สองเพื่อให้พนักงานสามารถเข้าถึงเอกสารภายในได้แม้ว่าจะไม่ได้อยู่ที่สำนักงานก็ตาม

2. ติดตั้งฐานความรู้ฮีโร่

เมื่อคุณติดตั้ง WordPress แล้ว คุณสามารถเพิ่มปลั๊กอิน Heroic Knowledge Base เพื่อเปลี่ยนเป็นฮับเอกสารภายในได้

Heroic Knowledge Base เป็นปลั๊กอิน WordPress ที่เพิ่มฟังก์ชันฐานความรู้เต็มรูปแบบให้กับ WordPress ประกอบด้วยคุณสมบัติมากมายที่จะทำให้ฮับเอกสารภายในของคุณประสบความสำเร็จ:

• คำแนะนำการค้นหาทันทีเพื่อแนะนำพนักงานเกี่ยวกับเนื้อหาที่เกี่ยวข้อง
• หมวดหมู่ไม่จำกัดเพื่อจัดระเบียบเนื้อหาตามหัวข้อ แผนก ฯลฯ
• เครื่องมือคำติชมในตัวเพื่อให้พนักงานสามารถให้คำติชมเกี่ยวกับบทความได้
• การจัดการเวอร์ชันและการแก้ไขที่ง่ายดายผ่านระบบการกำหนดเวอร์ชันในตัวของ WordPress นี่เป็นสิ่งที่ดีสำหรับการดูว่าบทความเปลี่ยนแปลงไปอย่างไรเมื่อเวลาผ่านไป (และย้อนกลับการเปลี่ยนแปลงหากจำเป็น)
• การวิเคราะห์ในตัวเพื่อดูว่าเนื้อหาใดที่พนักงานสนใจมากที่สุด คุณสามารถใช้ข้อมูลนี้เพื่อปรับแต่งและเพิ่มประสิทธิภาพเอกสารของคุณ
• วิดเจ็ต Help Assistant เป็นอีกวิธีง่ายๆ สำหรับพนักงานในการค้นหาเอกสารที่เกี่ยวข้อง

เมื่อคุณซื้อ Heroic Knowledge Base แล้ว คุณสามารถติดตั้งได้เหมือนกับปลั๊กอิน WordPress อื่นๆ จากนั้น คุณจะได้พื้นที่การตั้งค่าที่ใช้งานง่าย ซึ่งคุณสามารถกำหนดค่าทุกอย่างเกี่ยวกับฐานความรู้เอกสารภายในของคุณ:

อีกวิธีหนึ่ง คุณยังสามารถใช้ธีม KnowAll ซึ่งจัดการการออกแบบฮับเอกสารของคุณ ในขณะที่สร้างคุณลักษณะทั้งหมดจากปลั๊กอิน Heroic Knowledge Base

3. เพิ่มบทความเอกสารของคุณ

หลังจากติดตั้งปลั๊กอิน Heroic Knowledge Base คุณก็พร้อมที่จะเริ่มเพิ่มเนื้อหาภายในของคุณแล้ว

ด้วย Heroic Knowledge Base คุณสามารถทำได้โดยใช้ตัวแก้ไขบล็อก WordPress ที่ยืดหยุ่น

Heroic Knowledge Base ยังเพิ่มบล็อกเฉพาะบางส่วนเพื่อช่วยคุณปรับปรุงเอกสารของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเพิ่มข้อความเสริมหรือคำเตือนเพื่อเน้นข้อมูลสำคัญหรือปัญหาเพื่อหลีกเลี่ยง:

คุณยังสามารถเพิ่มหมวดหมู่ได้ไม่จำกัดเพื่อจัดระเบียบเนื้อหาของคุณ

หากต้องการเปลี่ยนลำดับของบทความและ/หรือหมวดหมู่ คุณจะได้รับอินเทอร์เฟซแบบลากและวางพิเศษ คุณสามารถเข้าถึงได้โดยไปที่ Heroic KB → Article Ordering หรือ Heroic KB → Category Ordering :

สร้างฐานความรู้ภายในของคุณวันนี้

ในขณะที่การสร้างเอกสารภายในนั้นต้องการความมุ่งมั่นในการใช้เวลาในการสร้างเนื้อหา การลงทุนนั้นจะคุ้มค่าเมื่อคุณสามารถรักษาและแบ่งปันความรู้ ปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน และเตรียมความพร้อมให้กับพนักงานใหม่ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

สำหรับวิธีที่ง่ายที่สุดในการตั้งค่าฮับเอกสารภายในของคุณ คุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์โอเพ่นซอร์ส WordPress และปลั๊กอิน Heroic Knowledge Base

ด้วยการใช้ WordPress และ Heroic Knowledge Base คุณจะได้รับประโยชน์ดังต่อไปนี้:

• เป็นเจ้าของและควบคุมข้อมูลของบริษัทโดยสมบูรณ์ เพราะทุกอย่างจะอยู่บนเซิร์ฟเวอร์ของคุณ
• ลดค่าใช้จ่ายลงเพราะคุณจ่ายต้นทุนคงที่ต่ำสำหรับการใช้งานไม่จำกัด
• ความเรียบง่ายเพราะ Heroic Knowledge Base นำเสนอคุณสมบัติทั้งหมดที่คุณต้องการ ซึ่งไม่จำเป็นต้องเขียนโค้ดโซลูชันแบบกำหนดเองตั้งแต่เริ่มต้น

ตั้งค่าศูนย์กลางเนื้อหาภายในของคุณวันนี้ แล้วคุณจะได้รับประโยชน์ในเวลาไม่นาน