ชีวิตและการทำงานในช่วงไวรัสโคโรน่าระบาด – ตอนที่ 1

ในตอนที่ 1 ของซีรีส์ 'ชีวิตและการทำงานระหว่างการระบาดของไวรัสโคโรน่า' เราจะมาดูกันว่าทีมที่อยู่ห่างไกลสามารถสื่อสารและทำงานร่วมกันได้อย่างไร โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เราจะพิจารณาเครื่องมือสองสามอย่างที่สามารถใช้ในการติดต่อกับทีมของคุณหรือแม้แต่ลูกค้าของคุณ

ไม่นานมานี้การสื่อสารระหว่างสมาชิกในทีมทำผ่านอีเมลเป็นจำนวนมาก แต่อีเมลหลุดมือไปอย่างรวดเร็ว! คุณมีกี่คนที่อ่านบทความ 'Inbox to Zero' และอยากให้กล่องข้อความอีเมลของคุณไม่ล้นจนหมด คุณไม่ได้อยู่คนเดียวอย่างแน่นอน!

อีเมลสามารถจัดการได้เมื่อคุณเพียงแค่สื่อสารกับบุคคลอื่น แต่เมื่อคุณต้องการ CC ใครบางคนและเธรดอีเมลนั้นเริ่มซับซ้อน แทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะรักษาการสนทนาที่สอดคล้องกัน ใส่เอกสารแนบแล้วทุกคนจะสูญเสียความตั้งใจที่จะรับมืออย่างรวดเร็ว!

ดังนั้น เนื่องด้วยพวกเราหลายคนทำงานจากที่บ้านในอนาคตอันใกล้ จึงเป็นโอกาสที่ดีที่จะปรับปรุงวิธีการสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานให้ทันสมัย ​​และวิธีติดตามงานของคุณทั้งหมด นี่หมายถึงการก้าวกระโดดจากอีเมลและสเปรดชีตสิ่งที่ต้องทำที่แชร์บนเซิร์ฟเวอร์ภายในและเปิดรับเทคโนโลยีการสื่อสารรูปแบบใหม่ ลองดูที่ตัวเลือกบางอย่าง

ทีมสื่อสาร

เรามีสามผลิตภัณฑ์ที่สามารถปฏิวัติวิธีการทำงานของคุณโดยสิ้นเชิง พบกับ Slack, Twist และ Zoom

หย่อน

Slack ได้รับการขนานนามว่า 'นักฆ่าอีเมล' เป็นบริการออนไลน์ที่ช่วยให้สมาชิกในทีมสามารถสื่อสารผ่านข้อความส่วนตัวและแชทกลุ่ม คิดว่าเกือบเป็น Whatsapp สำหรับธุรกิจ แทนที่จะเป็นชุดข้อความอีเมลที่ยุ่งเหยิงที่หายไปภายในสองสามวัน Slack มีพื้นที่สำหรับการสนทนาทางธุรกิจทั้งหมดของคุณ

ในการเริ่มต้น ลงทะเบียนบัญชีสำหรับธุรกิจของคุณ และลงทะเบียนทุกคนในทีมของคุณ คุณจะเห็นรายชื่อสมาชิกในทีมจากภายในบัญชีของคุณและมีสองทางเลือก สื่อสารโดยตรงผ่าน 'ข้อความโดยตรง' หรือตั้งค่า 'Slack Channel' ช่องต่างๆ ได้รับการออกแบบสำหรับสมาชิกในทีมเพื่อให้สามารถทำงานร่วมกันได้แบบเรียลไทม์และในลักษณะที่ช่วยให้ทุกคนไม่พลาดการติดต่อ

คุณสามารถตั้งค่าได้หลายช่องและเข้าร่วมช่องที่คุณต้องการ ดังนั้น คุณอาจมีทีมการตลาด ตั้งค่าช่องทางการตลาดและเพียงแค่กำหนดสมาชิกในทีมให้กับช่องทางนี้ ตอนนี้ แทนที่จะเป็นอีเมลจำนวนมากที่ส่งระหว่างทีมการตลาด ทุกคนสามารถเห็นข้อความของกันและกันได้อย่างรวดเร็ว ยิ่งไปกว่านั้น คุณสามารถอัปโหลดไฟล์ไปยัง Slack และการสนทนาทั้งหมดภายในทั้งสองแชนเนลและข้อความโดยตรงจะยังคงอยู่ ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถเลื่อนย้อนกลับเพื่อดูสิ่งที่กล่าวในวันและเวลาก่อนหน้าได้ เป็นคุณลักษณะที่ยอดเยี่ยม (ใครที่ยังไม่ได้ใช้เวลาหลายชั่วโมงในการค้นหาอีเมลที่เข้าใจยากซึ่งมีข้อมูลสำคัญอยู่บ้าง?!) ด้วย Slack วันเหล่านั้นจะหายไป

ต้องการการสนทนาส่วนตัวกับสมาชิกในทีมหรือไม่? จากนั้นข้อความตรงจะให้ตัวเลือกนั้นแก่คุณ

ในที่สุด Slack ก็อนุญาตให้ดำเนินการทั้งการโทรด้วยเสียงและวิดีโอจากภายในแพลตฟอร์ม สิ่งเหล่านี้สามารถเป็นแชทกลุ่มที่มีผู้เข้าร่วมสูงสุด 15 คน ดังนั้น เมื่อเขียนข้อความไม่สามารถทำได้ เพียงแค่เปิดสาย (เสียงหรือวิดีโอ) แล้วออกไป ไม่จำเป็นต้องสมัครสมาชิกหรือแอพเพิ่มเติม

ราคาหุ้นของ Slack พุ่งสูงขึ้นตั้งแต่มีการระบาดของ Coronavirus เนื่องจากความนิยม หากคุณต้องการทดลองใช้กับทีมของคุณ ให้ไปที่ slack.com เพื่อทดลองใช้

บิด

Twist ได้รับการออกแบบมาเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่คล้ายคลึงกันมากกับ Slack; คือให้ทีมสื่อสารกันโดยไม่ต้องใช้อีเมล และมันก็ทำได้ดีจริงๆ

อย่างไรก็ตาม Twist ขายตัวเองเป็นทางเลือกสำหรับผู้ที่พบว่า Slack เสียสมาธิเกินไป

ข้อร้องเรียนทั่วไปประการหนึ่งของ Slack คือ 'เปิดตลอดเวลา' เนื่องจากข้อความเป็นข้อความโต้ตอบแบบทันที และในบางบริษัท คุณอาจลงเอยด้วยช่องทางต่างๆ มากมาย บางครั้ง Slack อาจดูล้นหลาม

Twist ตั้งเป้าที่จะยกเลิกสิ่งนี้โดยให้ความสำคัญกับความฉับไวของการสื่อสารภายใน Slack น้อยลง ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สามารถ 'ใช้เวลา' ในการตรวจสอบข้อความ และคุณลักษณะ Inbox ที่มีประโยชน์ หมายความว่าคุณมั่นใจได้ว่าจะไม่พลาดสิ่งใด

มันเป็นผลิตภัณฑ์ที่ยอดเยี่ยม ออกแบบโดยคนกลุ่มเดียวกันกับที่พัฒนา Todoist (แอปรายการงาน) คุณจึงมั่นใจได้ว่าจะได้รับการดูแลอย่างดีและนำเสนอฟังก์ชันการทำงานที่แข็งแกร่งตามที่ธุรกิจของคุณต้องการ นอกจากนี้ยังสามารถทำงานร่วมกับ Todoist ได้เป็นอย่างดี เป็นโบนัสเพิ่มเติม ทำให้เป็นตัวเลือกที่สมบูรณ์แบบหากคุณกำลังใช้งานอยู่

อย่างไรก็ตาม Twist ไม่ได้ให้บริการการโทรภายในแอปหรือการประชุมทางวิดีโอ ซึ่งหมายความว่าคุณจะต้องใช้แอปของบุคคลที่สาม เช่น Zoom

แม้จะมีข้อจำกัดที่ชัดเจน แต่ Twist ก็เรียบง่ายด้วยการออกแบบ เป็นงานเดียว รักษาแนวการสื่อสารที่ชัดเจนระหว่างสมาชิกในทีมและทำได้ดีจริงๆ ลองดูที่ twist.com

ซูม

สุดท้ายในรายการเครื่องมือสื่อสารของเราคือแอป "ยอดนิยม" อีกแอปหนึ่งที่เรียกว่าซูม Zoom เช่นเดียวกับ Slack ได้รับความสนใจเพิ่มขึ้นอย่างมาก เนื่องจากต้องการให้ผู้คนสื่อสารจากระยะไกล เป็นเครื่องมือการประชุมทางวิดีโอที่ช่วยให้ผู้เข้าร่วมตั้งแต่สองถึงร้อยคนเข้าร่วมในแฮงเอาท์วิดีโอทางไกลผ่านหนึ่งในหลาย ๆ แอพของพวกเขา (เช่น เดสก์ท็อป แอพ iPhone เป็นต้น)

มีผลิตภัณฑ์มากมายที่นำเสนอการประชุมทางวิดีโอ (ดังที่กล่าวไว้ คุณสามารถตั้งค่าการประชุมทางวิดีโอสำหรับผู้เข้าร่วมได้สูงสุด 15 คนจากภายใน Slack) แต่สำหรับความลื่นไหลอย่างแท้จริง การซูมนั้นทำได้ยากมาก สามารถรองรับผู้เข้าร่วมได้หลายร้อยคน อีกทั้งยังเป็นตัวเลือกที่เหมาะสำหรับผู้ที่ต้องการจัดสัมมนาหรือเวิร์กช็อป

ดังนั้น หากคุณต้องการจัดแฮงเอาท์วิดีโอกับกลุ่มเพื่อนร่วมงาน Zoom ขอเสนอวิธีที่ง่ายและราคาไม่แพงในการดำเนินการดังกล่าว รับชมได้ที่ zoom.us

ภารกิจของทีม

การสื่อสารกับทีมของคุณเป็นสิ่งหนึ่ง การติดตามว่าใครกำลังทำอะไรอย่างอื่น! อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณสามารถเข้าไปที่สำนักงานของเพื่อนร่วมงานเพื่อพูดคุยหรือใช้เวลาของวันเพื่อรับประทานอาหารกลางวัน คุณจะสามารถติดตามสิ่งที่เกิดขึ้น สิ่งที่คุณต้องทำ และสิ่งที่ได้รับมอบหมายจากที่อื่นได้ง่ายขึ้น จากความโดดเดี่ยวอันยอดเยี่ยมของโฮมออฟฟิศ แม้ว่างานจะหลุดพ้นจากรอยแตกได้ง่ายกว่ามาก

เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ คุณต้องใช้ตัวจัดการงานของทีม ที่จริงแล้วเราได้เขียนบทความโดยละเอียดเกี่ยวกับสาม Asana, Trello และ Todoist ที่ดีที่สุด ดังนั้น แทนที่จะลงรายละเอียดมากเกินไปที่นี่ ให้ไปที่บทความนี้เพื่อดู

แม้ว่าการใช้ตัวจัดการงานอาจดูน่ากลัวเล็กน้อยในตอนแรก แต่เชื่อเราเถอะ มันสร้างความแตกต่างได้ทั้งหมด บวกกับ; น่าพอใจอย่างยิ่งที่เห็นงานถูกทำเครื่องหมายและยังช่วยให้คุณมีความชัดเจนทางจิตอย่างน่าประหลาดใจเมื่อคุณรู้ว่าคุณยังไม่ลืม (หรือไม่ลืม) ที่จะทำภารกิจที่สำคัญ เมื่อคุณมีนิสัยชอบเพิ่มงานลงในตัวจัดการงาน งานจะกลายเป็นส่วนปกติของผู้ดูแลระบบแบบวันต่อวันของคุณอย่างรวดเร็ว และเป็นส่วนหนึ่งที่จะทำให้คุณและทีมของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น

พรุ่งนี้เราจะมาดูวิธีการแบ่งปันข้อมูลทางไกลกัน รวมถึงวิธีสื่อสารความคิดบนหน้าจอเมื่อคุณไม่สามารถแสดงตัวต่อตัวได้

ในระหว่างนี้จากพวกเราทุกคนที่ Team Pressidium รักษาตัวให้ดี!