ชีวิตและการทำงานในช่วงไวรัสโคโรน่าระบาด – ตอนที่ 2

ในตอนที่ 2 ของซีรีส์ 'ชีวิตและการทำงานระหว่างการระบาดของไวรัสโคโรน่า' เราจะมาดูกันว่าทีมที่อยู่ห่างไกลสามารถแชร์ไฟล์และทำงานร่วมกันในโครงการได้ดียิ่งขึ้นได้อย่างไร เราจะดูเครื่องมือที่สามารถช่วยทำให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้น ชัดเจนขึ้น และเครียดน้อยลง!

บริการแชร์ไฟล์

ในช่วงระยะเวลาหนึ่ง ธุรกิจจำนวนมากอาศัยเซิร์ฟเวอร์ภายในองค์กรเพื่อแชร์ไฟล์ระหว่างสมาชิกในทีม ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา เครื่องมือจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์และการทำงานร่วมกันได้ก้าวกระโดดไปข้างหน้าทำให้เซิร์ฟเวอร์ภายในกลายเป็นอดีต

วันนี้ บริการต่างๆ เช่น Dropbox, Box และ Google Drive ช่วยให้สามารถแบ่งปันเนื้อหาได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย ตั้งแต่เอกสาร Word ไปจนถึง PDF รูปภาพ และอื่นๆ บริการเหล่านี้ทำงานเหมือนกับเซิร์ฟเวอร์ไฟล์ภายในองค์กร แต่มาพร้อมกับสิทธิประโยชน์เพิ่มเติมมากมาย ด้วยคุณสมบัติ 'ต้องมี' อันดับหนึ่งในการอนุญาตให้พนักงานเข้าถึงไฟล์จากอุปกรณ์แทบทุกชนิดจากทุกที่ในโลก

นี่เป็นการปรับปรุงครั้งใหญ่ของระบบการจัดเก็บไฟล์และการแชร์ไฟล์ที่ล้าสมัย ไม่เพียงแต่ทำให้การเข้าถึงไฟล์เป็นเรื่องง่าย แต่ระบบบนคลาวด์เหล่านี้ยังมีชั้นการรักษาความปลอดภัยเพิ่มเติมสำหรับไฟล์ธุรกิจของคุณในรูปแบบของการสำรองข้อมูลนอกสถานที่

การใช้งานง่ายเป็นอีกเหตุผลสำคัญที่ทำให้ธุรกิจจำนวนมากหันมาใช้บริการแชร์ไฟล์ของบุคคลที่สาม เช่น Dropbox เส้นโค้งการเรียนรู้ต่ำในขณะที่การควบคุมและระดับของคุณสมบัติที่มีอยู่ในระดับสูง ตัวอย่างเช่น การเปลี่ยนสิทธิ์การเข้าถึงสำหรับทั้งโฟลเดอร์ทำได้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้งเพื่ออนุญาต (หรือปฏิเสธ) การเข้าถึงให้กับพนักงานที่กำหนด

การแก้ไขไฟล์เป็นคุณสมบัติที่ยอดเยี่ยมอีกประการหนึ่งที่คุณจะสงสัยว่าคุณอยู่ได้อย่างไรโดยปราศจาก... เมื่อคุณมีทีมที่ทำงานร่วมกันในไฟล์ที่แชร์ บางครั้งคุณอาจจบลงด้วยสถานการณ์ที่โชคร้ายซึ่งการเปลี่ยนแปลงที่คุณตัดสินใจในภายหลังว่าไม่ต้องการหรืออาจไม่ถูกต้อง ตามเนื้อผ้า คงจะเป็นการยากที่จะเปลี่ยนกลับเป็นสำเนาก่อนหน้าของเอกสาร เช่นเดียวกับ Dropbox หรือ Box คุณสามารถดูจำนวนเวอร์ชันของไฟล์ที่สร้างขึ้นตลอดอายุของเอกสารและเปลี่ยนกลับเป็นเวอร์ชันใดเวอร์ชันหนึ่งได้เพียงคลิกปุ่ม ช่วยชีวิตบางครั้ง!

มาดูผู้เล่นหลัก 3 คนในภาคนี้กัน:

Dropbox

Dropbox ได้รับการปรับปรุงใหม่ในช่วงสองสามปีที่ผ่านมา ไม่นานมานี้ถูกมองว่าเป็นแอปจัดเก็บไฟล์และแชร์ 'บ้าน' เป็นหลัก เวลามีการเปลี่ยนแปลงอย่างไร ปัจจุบันเป็นผู้เล่นที่จริงจังในภาค Enterprise และได้รับความไว้วางใจจากคนในครอบครัว เช่น Lonely Planet และ Expedia

Dropbox ทำงานได้ดีที่สุดเมื่อคุณดาวน์โหลดแอปเดสก์ท็อป สิ่งนี้จะสร้างโฟลเดอร์ Dropbox เฉพาะบนคอมพิวเตอร์ของคุณ ซึ่งคุณสามารถลากไฟล์ทั้งหมดที่คุณต้องการจัดเก็บไว้ใน Dropbox และขึ้นอยู่กับแผน หมายเลขนี้สามารถไม่จำกัดจำนวนโดยไม่มีข้อจำกัดด้านพื้นที่เก็บข้อมูลเลย ไฟล์เหล่านี้สามารถใช้งานได้บนเดสก์ท็อปของคุณ ซึ่งช่วยให้คุณเข้าถึงได้ง่ายหากคุณไม่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต แต่ยังคัดลอกไปยังคลาวด์ Dropbox ในพื้นหลังได้อย่างราบรื่น ซึ่งจะทำให้คุณสามารถให้สิทธิ์การเข้าถึงไฟล์หรือโฟลเดอร์เหล่านี้แก่สมาชิกในทีมคนอื่นๆ การแก้ไขไฟล์จะถูกเก็บไว้และสามารถกู้คืนได้ด้วยการคลิกปุ่ม ในขณะที่ข้อเท็จจริงที่ว่าไฟล์เหล่านี้ถูกจัดเก็บอย่างปลอดภัยโดย Dropbox ช่วยให้คุณสบายใจได้หากคอมพิวเตอร์หรือแล็ปท็อปของคุณล้มเหลวหรือถูกขโมย ในบันทึกย่อนั้น Dropbox ยังให้ความสามารถในการล้างข้อมูลคอมพิวเตอร์ของคุณจากระยะไกลในกรณีที่ถูกขโมย

Dropbox นั้นคุ้มค่าที่จะลอง กระบวนการซิงค์และกู้คืนไฟล์นั้นรวดเร็วและเชื่อถือได้อย่างมาก และระบบโดยรวมได้รับการออกแบบมาอย่างดี รับชมได้ที่ dropbox.com

ประเด็นสำคัญสำหรับมืออาชีพ : การซิงค์ไฟล์ระหว่างเดสก์ท็อปกับ Dropbox cloud ทำได้ง่ายดาย แทบโดยไม่คำนึงถึงจำนวนไฟล์ที่คุณต้องการจัดเก็บ

Microsoft One Drive

One Drive นำเสนอตัวเองในฐานะคู่แข่งของ Dropbox และเป็นระบบการแชร์ไฟล์และการจัดเก็บหลักสำหรับลูกค้า Microsoft 365 หากคุณมีการสมัครใช้งาน Office 365 ที่มีอีเมลและการเข้าถึงสิ่งต่าง ๆ เช่น Word และ Excel คุณจะสามารถเข้าถึงที่เก็บข้อมูลประมาณ 1TB บน One Drive ได้อย่างแน่นอน

แนวคิดเบื้องหลังระบบนี้คล้ายกับ Dropbox มาก... ช่วยให้สามารถจัดเก็บไฟล์ใน Microsoft Cloud ได้ ทำให้คุณสามารถแบ่งปันและทำงานร่วมกับทีมของคุณได้ บวกกับประโยชน์เพิ่มเติมของการสำรองข้อมูลไฟล์ของคุณไปยังตำแหน่งระยะไกล

เนื่องจากเป็นส่วนสำคัญของผลิตภัณฑ์ Office 365 จึงถูกรวมเข้ากับผลิตภัณฑ์ Microsoft ทั้งหมด (เช่น Word) ได้เป็นอย่างดี และช่วยให้คุณสามารถบันทึกไปยังระบบคลาวด์จากภายในแอปเหล่านี้ได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย

Microsoft ยังมีแอพเดสก์ท็อปที่เปลี่ยนโฟลเดอร์ให้เป็นการเชื่อมต่อ 'สด' กับ One Drive cloud ไฟล์ที่ใส่ลงไปจะซิงค์กับ One Drive และไฟล์ที่บันทึกไว้แล้วจะดาวน์โหลดไปยังคอมพิวเตอร์ของคุณเพื่อให้เข้าถึงแบบออฟไลน์ได้ง่าย

แม้ว่าจะคุ้มค่าสมกับราคาที่รวมอยู่ในการสมัครใช้งาน Office 365 แต่ก็มีรายงานปัญหาต่างๆ เมื่อพยายามซิงค์ไฟล์จำนวนมาก ที่กล่าวว่าสำหรับทีมขนาดเล็กที่ไม่มีเอกสารนับหมื่น เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการแบ่งปันและทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงาน ลองดูที่ office.com

จุดสำคัญของมืออาชีพ : รวมอยู่ในการสมัครใช้งาน Office 365 ฟรี ซึ่งหมายความว่าคุณมีบิลที่ต้องจ่ายน้อยกว่าหนึ่งใบ

กล่อง

Box เป็นคู่แข่งสำคัญของ Dropbox (ไม่ใช่เพียงเพราะพวกเขามีชื่อคล้ายกัน!) Box เป็นบริการแชร์ไฟล์ดั้งเดิมของ Enterprise และยังคงดำเนินต่อไปจนถึงทุกวันนี้โดยมุ่งเน้นที่ความพยายามในการมอบเครื่องมือแชร์ไฟล์ที่ยอดเยี่ยมสำหรับบริษัทต่างๆ ทั่วโลก

หากการรักษาความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนดมีความสำคัญในธุรกิจของคุณ Box ควรช่วยคุณได้ พวกเขามีเครื่องมือรักษาความปลอดภัยมากมายและนับธนาคารและผู้ให้บริการทางการเงินอื่น ๆ ที่ต้องการการปฏิบัติตามมาตรฐานอุตสาหกรรมเช่น FINRA และ GDPR ในหมู่ลูกค้าของพวกเขา

เช่นเดียวกับ Dropbox และ One Drive Box ให้คุณเข้าถึงไฟล์ผ่านเว็บเบราว์เซอร์และซิงค์ไฟล์ผ่านแอพ Box กับเดสก์ท็อปของคุณ บริการแชร์ไฟล์ที่กล่าวถึงในบทความนี้อาจไม่น่าแปลกใจเลยที่บริการต่างๆ สำหรับ iOS และ Android นั้นมาพร้อมกับแอป iOS และ Android ที่ดี ซึ่งหมายความว่าคุณไม่จำเป็นต้องติดอยู่กับแล็ปท็อปของคุณตลอดทั้งวัน ข้อมูลเพิ่มเติมที่ box.com

ข้อดีหลัก : คุณสมบัติการรักษาความปลอดภัยที่ยอดเยี่ยมและการปฏิบัติตามกฎระเบียบเพื่อให้มั่นใจว่ามีความเหมาะสมสำหรับธุรกิจที่การรักษาความปลอดภัยมีความสำคัญสูงสุด

การทำงานร่วมกันของไฟล์

ดังนั้นเราจึงกล่าวถึงชื่อใหญ่สามชื่อในการแชร์ไฟล์และการจัดเก็บ ไม่ว่าคุณจะเลือกอะไร ฉันคิดว่าคุณจะต้องแปลกใจที่มันดีแค่ไหนที่สามารถเข้าถึงไฟล์จากระยะไกลได้อย่างง่ายดาย... หมดเวลาที่คุณต้องจำต้องส่งอีเมลเอกสารที่คุณต้องการทำงานที่บ้านให้ตัวเอง! ด้านการสำรองข้อมูลและการแก้ไขไฟล์เป็นโบนัสเพิ่มเติมที่ดีมากสำหรับการใช้บริการเช่นนี้

แล้วมีประโยชน์อื่น ๆ อีกหรือไม่? มีแน่นอนและสิ่งที่ยิ่งใหญ่คือการทำงานร่วมกันอย่างง่ายดาย

เราได้กล่าวถึงด้านการแก้ไขไฟล์ที่ให้บริการโดยบริการเหล่านี้แล้ว ทั้งสามระบบอนุญาตให้คุณเปลี่ยนกลับเป็นสำเนาก่อนหน้าของเอกสารได้ตามต้องการ แต่ถ้ามีพวกคุณบางคนที่ทำงานในเอกสารเดียวกันล่ะ?

โชคดีที่ Dropbox, One Drive และ Box มีคุณสมบัติมากมายที่ช่วยให้สิ่งนี้เป็นเรื่องง่าย ตั้งแต่การแจ้งเตือนว่ามีคนกำลังแก้ไขเอกสารจนถึงความสามารถในการ 'ล็อก' ไฟล์เพื่อป้องกันไม่ให้ใครทำการเปลี่ยนแปลง คุณจะพบว่าการทำงานร่วมกันกลายเป็นเรื่องสนุก ระบบทั้งหมดเหล่านี้ช่วยให้แสดงความคิดเห็นสดในเอกสารได้ง่าย และคุณลักษณะการติดตามต่างๆ หมายความว่าคุณสามารถดูว่างานมีวิวัฒนาการอย่างไรเมื่อเวลาผ่านไป ฟีเจอร์เหล่านี้ช่วยให้การทำงานร่วมกันเป็นเรื่องง่ายในกรณีที่ไม่มีคนนั่งอยู่รอบโต๊ะ

เครื่องมือจับภาพและแชร์

ชุดเครื่องมือสุดท้ายที่เราจะดูในวันนี้คือเครื่องมือที่ให้คุณจับภาพหน้าจอได้ ไม่ว่าจะเป็นภาพหน้าจอหรือวิดีโอ คุณรู้หรือไม่ว่าการสื่อสารด้วยคำพูดนั้นเร็วกว่าการเขียนถึง 6 เท่าเมื่อเทียบกับการเขียน (ตาม Loom หนึ่งในแอพเด่นของเราอยู่แล้ว!)

เมื่อคุณทำงานจากทางไกล การพยายามอธิบายรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ ผ่านอีเมลอาจเป็นเรื่องที่น่าหงุดหงิด (หรือ Slack ถ้าคุณอ่านบทความล่าสุดของเรา!) ทุกๆ สองนาที ในทำนองเดียวกัน บางครั้งคุณแค่ต้องการวิธีชี้ให้เห็นบางสิ่งบนหน้าจออย่างรวดเร็ว โดยปกติ การดำเนินการนี้อาจเกี่ยวข้องกับอีเมลหรือโทรศัพท์ที่น่าเบื่อ แต่ตอนนี้ ต้องขอบคุณแอปทั้งสามนี้ ทำให้คุณเข้าใจประเด็นได้รวดเร็วกว่าที่เคย

CloudApp

CloudApp 'นำการบันทึกหน้าจอ ภาพหน้าจอ และการสร้าง GIF มาสู่ระบบคลาวด์ ในแอประดับองค์กรที่ใช้งานง่าย' อาจเป็นหนึ่งในบริการบันทึกหน้าจอ/แชร์ไฟล์ 'ดั้งเดิม' CloudApp มอบประสบการณ์การแชร์ที่ลื่นไหล ซึ่งช่วยให้คุณสื่อสารผ่านภาพหน้าจอหรือวิดีโอที่บันทึกหน้าจอได้อย่างรวดเร็ว

ในการเริ่มต้น ให้ดาวน์โหลดแอปเดสก์ท็อปและติดตั้ง เมื่อคุณพร้อมใช้งานแล้ว เพียงกด CTRL / ALT และ 6 บนแป้นพิมพ์ของคุณ จะเป็นการเปิดหน้าต่างการบันทึกขึ้นมาทันที กด 'เริ่ม' แล้วดำเนินการสาธิตหรือแสดงสิ่งที่คุณต้องการ CloudApp จะบันทึกหน้าจอและเสียงของคุณในพื้นหลัง ทันทีที่คุณทำเสร็จแล้ว ให้ออกจากเครื่องบันทึก จากนั้นครู่หนึ่งวิดีโอของคุณจะถูกอัปโหลดโดยอัตโนมัติไปยังเซิร์ฟเวอร์ CloudApp ระบบจะสร้าง URL ที่ไม่ซ้ำกันซึ่งคุณสามารถวางลงในอีเมล slack หรือเครื่องมืออื่นๆ เพื่อส่งให้เพื่อนร่วมงานของคุณได้อย่างรวดเร็ว

ไม่จำเป็นต้องมีวิดีโอ? CloudApp ช่วยให้คุณสามารถจับภาพหน้าจออย่างรวดเร็ว แล้วใส่คำอธิบายประกอบที่ลูกศร ข้อความ กล่อง และอื่นๆ เช่นเดียวกับวิดีโอ คุณจะได้รับ URL ที่แชร์ได้ จากนั้นจะส่งไปยังเพื่อนร่วมงานของคุณ

ใช้เวลาเล็กน้อยในการทำความคุ้นเคยกับการใช้ระบบเช่นนี้ แต่เมื่อรวมเข้ากับเวิร์กโฟลว์ของคุณ คุณจะสงสัยว่าคุณจะจัดการได้อย่างไรหากไม่มีระบบนี้! ดูรายละเอียดได้ที่ getcloudapp.com

Droplr & Loom

และถ้าคุณชอบแนวคิดในการใช้เครื่องมือแบบนี้ ก็มีตัวเลือกอื่นๆ ที่คุณอาจต้องการลองดู เช่น Droplr ซึ่งเป็นคู่แข่งของ CloudApp แม้ว่าระบบของพวกเขาจะทำงานบน Windows แต่เดิมนั้นใช้ที่บ้านบน Mac… ดังนั้น หากคุณเป็นผู้ใช้ Mac ระบบนี้อาจเป็นระบบสำหรับคุณ

ในที่สุด Loom ก็คือ 'เด็กใหม่ในบล็อก' มีแผนให้บริการฟรีในช่วงการระบาดของ COVID การทำงานกับการบันทึกวิดีโอนั้นคล้ายกับ CloudApp และ Droplr แต่ถ้าคุณต้องการจับภาพหน้าจอ Loom ไม่ใช่แอพสำหรับคุณเพราะมันเน้นไปที่วิดีโอทั้งหมด

พรุ่งนี้เราจะดูสภาพแวดล้อมการทำงานของคุณ การทำงานจากที่บ้านทำให้เกิดความท้าทายที่ไม่เหมือนใคร และการตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้รับการตั้งค่าอย่างเหมาะสมที่สุด สามารถสร้างความแตกต่างในด้านประสิทธิภาพการทำงานและสุขภาพของคุณได้

จากพวกเราทุกคนที่ Pressidium รักษาตัวให้ดี!