วิธีสร้างใบแจ้งหนี้ด้วยใบแจ้งหนี้ PDF ของ WooCommerce

เมื่อคุณพูดว่า "ใบแจ้งหนี้ PDF" คุณกำลังหมายถึงไฟล์ PDF ที่มีการยืนยันคำสั่งซื้อของลูกค้าของคุณเมื่อพวกเขาทำการซื้อจากร้านค้า WooCommerce ของคุณ พวกเขาสนับสนุนเจ้าของธุรกิจในการจัดการประสิทธิภาพระดับร้านค้าในขณะที่ติดตามสินค้า

ด้วยเหตุนี้ การสร้างและพิมพ์ใบแจ้งหนี้อย่างมีประสิทธิภาพจึงเป็นสิ่งสำคัญ

ไม่สามารถสร้างและพิมพ์ใบแจ้งหนี้และใบบรรจุภัณฑ์ด้วย WooCommerce ตามค่าเริ่มต้น นอกจากนี้ การส่งใบแจ้งหนี้ในรูปแบบ PDF ให้กับลูกค้าด้วยตนเองจะทำให้คุณหงุดหงิดและเสียเวลาอันมีค่าของคุณไป

ดังนั้นจึงจำเป็นต้องมีใบบรรจุภัณฑ์ PDF และปลั๊กอินใบแจ้งหนี้ที่เชื่อถือได้และมีประสิทธิภาพเพื่อช่วยคุณในการทำให้ขั้นตอนเป็นแบบอัตโนมัติ ใบแจ้งหนี้ WooCoomerce PDF และใบบรรจุภัณฑ์ของ Webtoffee เป็นหนึ่งในปลั๊กอินดังกล่าว

ด้วยการติดตั้งที่ใช้งานอยู่มากกว่า 30,000 ครั้ง ในขณะที่เขียนบทความนี้ ทำให้ร้านค้าหลายแห่งสามารถให้ลูกค้าสามารถสั่งซื้อออนไลน์ได้อย่างปลอดภัย ปลั๊กอินใบแจ้งหนี้ของ WooCommerce จะเพิ่มใบแจ้งหนี้ PDF ลงในอีเมลยืนยันคำสั่งซื้อโดยอัตโนมัติ ปลั๊กอินนี้เหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่กำลังมองหาวิธีส่งใบแจ้งหนี้ในรูปแบบ PDF

ตามที่ระบุไว้ในหน้าปลั๊กอิน นี่คือคุณสมบัติหลัก:

• คุณสามารถดาวน์โหลดรายการบรรจุภัณฑ์และใบแจ้งหนี้ PDF ได้อย่างรวดเร็วจากหน้าผู้ดูแลระบบคำสั่งซื้อของคุณ
• ปรับแต่งใบแจ้งหนี้โดยรวมชื่อบริษัท ภาษีมูลค่าเพิ่ม และโลโก้
• พิมพ์ฉลากทั้งหมดเป็นกลุ่มจากหน้าการสั่งซื้อ
• เปิดใช้งานร้านค้าเพื่อส่งใบแจ้งหนี้ PDF ทางอีเมล
• จากหน้าบัญชีของฉัน ให้ลูกค้าสามารถพิมพ์ใบแจ้งหนี้ได้

เจ้าของธุรกิจไม่สามารถควบคุมกระบวนการส่งใบแจ้งหนี้ได้อย่างเต็มที่โดยไม่ต้องใช้ปลั๊กอิน ด้วยความช่วยเหลือของปลั๊กอิน คุณสามารถสร้างใบแจ้งหนี้สำหรับคำสั่งซื้อ ส่งเป็นไฟล์ PDF ที่แนบมากับอีเมลของลูกค้า และพิมพ์ใบแจ้งหนี้สำหรับคำสั่งซื้อเฉพาะ

จากแดชบอร์ด WordPress ของคุณ ไปที่ Plugins จากนั้น Add New และค้นหาปลั๊กอิน 'WooCommerce PDF Invoices' โดย WebToffee ติดตั้งและเปิดใช้งานปลั๊กอิน

แท็บใหม่จะปรากฏในแดชบอร์ดหลักของ WordPress หลังจากติดตั้งและเปิดใช้งานปลั๊กอิน จากแดชบอร์ด WordPress ใบแจ้งหนี้/การบรรจุ > การตั้งค่าทั่วไป

จากนั้นคุณจะสามารถนำทางไปยังส่วนการตั้งค่าของปลั๊กอินได้

เอกสาร

คุณสามารถเปิดหรือปิดใช้งานแต่ละเอกสารได้ด้วยตนเองในพื้นที่เอกสารโดยใช้ปุ่มสลับที่เกี่ยวข้อง ใช้ฟังก์ชันนี้เพื่อปล่อยให้เอกสารที่ให้มาทั้งหมดในร้านค้าของคุณอยู่ในโหมดไม่ใช้งาน หากคุณไม่ต้องการสร้างเอกสารทั้งหมด

หากต้องการปรับแต่งการตั้งค่าสำหรับแต่ละเอกสาร ให้คลิกไอคอน การตั้งค่า ด้านล่าง

ทั่วไป

คุณสามารถให้ข้อมูลเกี่ยวกับบริษัท ที่อยู่สำหรับจัดส่ง ฯลฯ ในพื้นที่ทั่วไป เอกสารทุกประเภทจะแสดงข้อมูลที่อยู่ที่ให้ไว้ที่นี่

ข้อมูลบริษัท

• ชื่อบริษัท : พิมพ์ชื่อบริษัทของคุณลงในช่องนี้
• โลโก้ : สำหรับเอกสาร ให้อัปโหลดโลโก้หรือรูปภาพของบริษัทที่ไม่ซ้ำใคร หรือป้อน URL ของรูปภาพ โลโก้จะแสดงขึ้นตามค่าเริ่มต้นที่มุมซ้ายบนของเอกสารเสมอ
• หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี ของบริษัท : ป้อนหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของบริษัทของคุณที่นี่ คุณอาจป้อนข้อมูลบางอย่าง เช่น VAT: GB123456789, GSTIN:0948745 หรือ ABN: 51 824 753 556
• ส่วน ท้าย : ป้อนส่วนท้ายแบบกำหนดเองของคุณเองเพื่อใช้กับเอกสารทั้งหมด

ที่อยู่ (รายละเอียดผู้ส่ง)

• แผนก/ธุรกิจ/ผู้ส่ง – พิมพ์ชื่อเจ้าของร้าน WooCommerce ที่นี่
• ที่อยู่บรรทัดที่ 1 – พิมพ์บรรทัดแรกของที่อยู่ ซึ่งประกอบด้วยชื่อถนนและหมายเลขเป็นหลัก
• ที่อยู่บรรทัดที่ 2: พิมพ์บรรทัดที่สองของที่อยู่ซึ่งอาจเป็นหมายเลขอพาร์ตเมนต์
• เมือง – พิมพ์ชื่อเมืองของผู้ส่งที่นี่
• รัฐหรือประเทศ: ระบุประเทศของผู้ส่ง
• รหัสไปรษณีย์: ป้อนรหัสไปรษณีย์ของสถานที่ที่คุณจะจัดส่งสินค้า
• เบอร์ติดต่อ: ระบุหมายเลขโทรศัพท์ของผู้จัดการร้านในข้อมูลติดต่อ

อีกวิธีหนึ่ง คุณสามารถคลิกปุ่ม โหลดจาก WooCommerce เพื่อแทรกข้อมูลที่อยู่ร้านค้า WooCommerce ที่เติมไว้ล่วงหน้าลงในฟิลด์ที่เหมาะสม

การตั้งค่าอื่นๆ

ถัดไป ตัดสินใจว่าจะ แสดง ชื่อรัฐ ในที่อยู่สำหรับเรียกเก็บเงินและสำหรับจัดส่งหรือไม่ แทนที่จะแสดงรหัสรัฐ

คุณสามารถตั้งค่าปลั๊กอินเพื่อให้ทุกครั้งที่ผู้ใช้เริ่มพิมพ์ พวกเขาสามารถดูตัวอย่างเอกสารได้

ใช้ส่วนขยาย mPDF ของเราเพื่อรองรับภาษา RTL เช่น อาหรับ ฮิบรู และภาษาอื่นๆ

ตั้งค่าตัวเลือกภาษีเพื่อรวมหรือไม่รวมภาษีในราคาที่แสดงในตารางผลิตภัณฑ์ หากคุณยังไม่ได้ดำเนินการ คลิกการ ตั้งค่าภาษี WooCommerce

หากต้องการบันทึกตัวเลือกทั้งหมด ให้คลิกปุ่ม อัปเดตการตั้งค่า ในตอนท้าย

จากแดชบอร์ด WordPress ใบแจ้งหนี้/การบรรจุ > ใบแจ้งหนี้

คุณสามารถกำหนดการตั้งค่าพื้นฐานของใบแจ้งหนี้ได้ตามที่คุณต้องการ

ต่อไป มาพูดถึงการตั้งค่าใบแจ้งหนี้กัน

สร้างและส่งอีเมลใบแจ้งหนี้

• เปิดใช้งานใบแจ้งหนี้ – เมื่อเปิดใช้งาน คุณจะให้สิทธิ์ผู้ดูแลระบบและลูกค้าในการพิมพ์ ดาวน์โหลด และแนบใบแจ้งหนี้ทางไปรษณีย์ และอื่นๆ ได้จากทุกที่ที่เหมาะสม
• สร้างใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ – สร้างใบแจ้งหนี้สำหรับสถานะคำสั่งซื้อที่เลือก
• แนบใบแจ้งหนี้ PDF ในอีเมลคำสั่งซื้อ – เปิดใช้งานเพื่อแนบเวอร์ชัน PDF ของเทมเพลตใบแจ้งหนี้ที่ใช้งานอยู่ในปัจจุบันในอีเมลคำสั่งซื้อ
• แสดงปุ่มพิมพ์ใบแจ้งหนี้สำหรับลูกค้า – มี 3 ตัวเลือกในการแสดงปุ่มพิมพ์ใบแจ้งหนี้สำหรับลูกค้า ซึ่งสามารถเปิดใช้งานได้ตามความต้องการ

รายละเอียดใบแจ้งหนี้

วันที่ใน ใบแจ้งหนี้ – คุณสามารถเลือกได้ระหว่างวันที่สั่งซื้อหรือวันที่สร้างใบแจ้งหนี้

ฟิลด์เมตาของคำสั่งซื้อ – เลือกเพื่อแสดงข้อมูลคำสั่งซื้อเพิ่มเติมในใบแจ้งหนี้

ทางเลือกมีดังนี้:

• หมายเลขโทรศัพท์
• อีเมล
• SSN
• ภาษีมูลค่าเพิ่ม
• หมายเหตุลูกค้า

หากต้องการเพิ่มเมตาของคำสั่งซื้อที่กำหนดเองในใบแจ้งหนี้ ให้คลิกปุ่ม เพิ่ม/แก้ไขฟิลด์เมตาของคำสั่งซื้อ

โลโก้ที่กำหนดเองสำหรับใบแจ้งหนี้ — ที่นี่ นอกเหนือจากโลโก้เริ่มต้นที่อัปโหลดจากการตั้งค่าทั่วไปแล้ว คุณยังสามารถส่งโลโก้พิเศษสำหรับใบแจ้งหนี้ได้ โดยค่าเริ่มต้น โลโก้จะถูกตั้งค่าในการตั้งค่าทั่วไป หากเว้นฟิลด์ว่างไว้

ตัวเลือกขั้นสูง

จากการ ตั้งค่าขั้นสูง คุณสามารถเลือกรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้สำหรับการสั่งซื้อฟรี รูปแบบชื่อ PDF ฯลฯ

• สร้างใบแจ้งหนี้สำหรับคำสั่งซื้อเก่า: อนุญาตให้สร้างใบแจ้งหนี้สำหรับคำสั่งซื้อก่อนการติดตั้งปลั๊กอิน
• สร้างใบแจ้งหนี้สำหรับคำสั่งซื้อที่ไม่เสียค่าใช้จ่าย: เปิดใช้งานการสร้างใบแจ้งหนี้สำหรับคำสั่งซื้อที่ไม่เสียค่าใช้จ่าย
• แสดงรายการที่ไม่มีรายการในใบแจ้งหนี้: เปิดใช้งานตัวเลือกเพื่อแสดงรายการในรายการที่ไม่เสียค่าใช้จ่ายในใบแจ้งหนี้
• รูปแบบชื่อ PDF: เลือกรูปแบบชื่อสำหรับใบแจ้งหนี้ PDF ที่มีหมายเลขคำสั่งซื้อ/ใบแจ้งหนี้
• คำนำหน้าชื่อ PDF ที่กำหนดเอง: ป้อนคำนำหน้าพิเศษสำหรับ “รูปแบบชื่อ PDF” เพื่อให้ต่อท้ายชื่อ โดยค่าเริ่มต้น มันจะกลายเป็น 'Invoice_'

หากต้องการบันทึกการตั้งค่า ให้กดปุ่ม อัปเดตการตั้งค่า ในตอนท้าย

คุณสามารถปรับแต่งลักษณะโดยรวมของใบแจ้งหนี้ด้วยเครื่องมือปรับแต่ง เริ่มต้นด้วยการเลือกเทมเพลตที่กำหนดไว้ล่วงหน้า

การใช้ปุ่มสลับที่ด้านขวาของหน้า คุณสามารถเพิ่มหรือลบองค์ประกอบออกจากใบแจ้งหนี้ได้ องค์ประกอบเหล่านี้บางส่วนมีเฉพาะในปลั๊กอินเวอร์ชันพรีเมียมเท่านั้น

ในขณะที่คุณแก้ไขเทมเพลตใบแจ้งหนี้ คุณสามารถดูได้ทางด้านซ้าย

เมื่อคุณปรับแต่งทุกอย่างเสร็จแล้ว ให้คลิกปุ่ม บันทึก เพื่อจัดเก็บเทมเพลตใบแจ้งหนี้ที่ตั้งใหม่ (พร้อมกับชื่อ)

ปลั๊กอินรุ่น Pro นี้สามารถสร้างใบแจ้งหนี้ PDF ที่จำเป็นทั้งหมด บันทึกการจัดส่ง บันทึกการจัดส่ง ป้ายกำกับการจัดส่ง/ที่อยู่ และเอกสารอื่นๆ สำหรับ WooCommerce ได้โดยอัตโนมัติ

หากคุณเป็นผู้ใช้ระดับพรีเมียม เมื่อเทียบกับเวอร์ชันพื้นฐาน เวอร์ชันพรีเมียมจะมีคุณลักษณะที่คล้ายคลึงกันพร้อมกับคุณลักษณะเพิ่มเติมบางอย่างที่จะเพิ่มในใบแจ้งหนี้

ขั้นแรก คุณต้องซื้อ ติดตั้ง และเปิดใช้งานปลั๊กอิน WooCommerce PDF invoice/packing slips จากหน้า Add New plugin

จากแดชบอร์ด WordPress ให้ไปที่ Invoice/Packing > General Settings

ทั่วไป

นอกเหนือจากเวอร์ชันพื้นฐานแล้ว เวอร์ชันพรีเมียมของการตั้งค่าทั่วไปของปลั๊กอินยังมีตัวเลือกนโยบายการคืนสินค้าในใบแจ้งหนี้ของคุณ ป้อนนโยบายการคืนสินค้าของบริษัทและคลิกปุ่ม อัปเดตการตั้งค่า

ขั้นสูง

ด้วยการใช้แท็บ ขั้นสูง คุณสามารถกำหนดค่าข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับข้อมูลที่กำหนดเอง การสนับสนุน RTL รูปแบบแพ็คเกจ ฯลฯ

เพิ่มฟิลด์เพิ่มเติมในหน้าชำระเงิน: เลือกรายการที่จำเป็นจากเมนูแบบเลื่อนลงเพื่อเพิ่มข้อมูลเพิ่มเติม การใช้ปุ่ม เพิ่มฟิลด์ที่กำหนดเอง คุณสามารถสร้างฟิลด์เมตาแบบกำหนดเองได้โดยการระบุชื่อฟิลด์และคีย์เมตา คุณสามารถเพิ่มพื้นที่ที่สำรองไว้ได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับว่าฟิลด์บังคับหรือไม่

คุณสามารถดู ลบ หรือแก้ไขฟิลด์เมตาที่มีอยู่ได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณ

ดูตัวอย่างก่อนพิมพ์: อนุญาตให้ดูตัวอย่างเอกสารก่อนพิมพ์

เมตาหมายเลขติดตาม: เพิ่มข้อมูลหมายเลขติดตามลงในฟิลด์เมตา จับภาพ 'เมตาหมายเลขติดตาม' จากปลั๊กอินที่เกี่ยวข้องที่ใช้สำหรับการติดตาม

เงื่อนไขการขนส่ง / การขาย: เพิ่มเงื่อนไข การจัดส่งหรือการซื้อเพิ่มเติมในใบแจ้งหนี้ Proforma

ประเภทบรรจุภัณฑ์: ยกเว้นใบแจ้งหนี้ เอกสารทั้งหมดจะขึ้นอยู่กับประเภทบรรจุภัณฑ์ มีสามตัวเลือกต่อไปนี้สำหรับการเลือกประเภทแพ็คเกจ:

แพ็คสินค้าทีละรายการ – ตัวอย่างเช่น ถ้าใบสั่งมีปริมาณของผลิตภัณฑ์ A สองปริมาณ และปริมาณของผลิตภัณฑ์ B หนึ่งปริมาณ บรรจุภัณฑ์สามชุดจะมีสินค้าละหนึ่งรายการ

แพ็คเกจเดียว (ต่อคำสั่งซื้อ) – หนึ่งแพ็คเกจประกอบด้วยรายการสั่งซื้อทั้งหมด จะมีแพ็คเกจที่เหมาะสมสำหรับทุกการสั่งซื้อ

การบรรจุกล่อง (ต่อคำสั่งซื้อ) – มีการกำหนดกล่องให้กับแต่ละรายการเพื่อให้สอดคล้องกับการกำหนดค่าของคำสั่งซื้อ ทุกคำสั่งซื้ออาจมีหนึ่งกล่องขึ้นไป ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการกำหนดค่า

ไฟล์ชั่วคราว

เส้นทางของไฟล์: ระบุตำแหน่งที่จัดเก็บของไฟล์ชั่วคราว

ไฟล์ทั้งหมด: แสดงจำนวนไฟล์ชั่วคราวโดยรวม

การ ล้างข้อมูลอัตโนมัติ: เลือกว่าจะล้างไฟล์ชั่วคราวโดยอัตโนมัติหรือไม่

สุดท้าย ให้คลิกที่ปุ่ม Update Settings เพื่อบันทึกการตั้งค่า

คุณสามารถกำหนดการตั้งค่าทั่วไปแบบพรีเมียมของปลั๊กอินได้ คุณลักษณะบางอย่างจะคล้ายกับเวอร์ชันพื้นฐาน

• จัดเรียงสินค้าตาม: จัดเรียงสินค้าโดยใช้ชื่อและ SKU
• เปิดใช้งานปุ่มพิมพ์ใบแจ้งหนี้สำหรับสถานะคำสั่งซื้อที่เลือก: เป็นไปได้สำหรับคุณที่จะแสดงปุ่มสำหรับลูกค้าของคุณเพื่อพิมพ์ใบแจ้งหนี้สำหรับสถานะคำสั่งซื้อที่เลือก
• แสดงข้อมูลรูปแบบต่างๆ ด้านล่างผลิตภัณฑ์แต่ละรายการ: เปิดใช้งานตัวเลือกนี้เพื่อรวมข้อมูลรูปแบบผลิตภัณฑ์ในใบแจ้งหนี้

• ตัวเลือกการแสดงคอลัมน์ภาษีรวม: รูปแบบใดๆ ที่เลือกจะใช้เพื่อแสดงคอลัมน์ภาษีรวม จำนวนเงิน อัตรา (%) และอัตรา (%) พร้อมจำนวนเงินคือรูปแบบที่นำเสนอ

• ตัวอย่างเช่น หากค่าใช้จ่ายทั้งหมดคือ $500 และอัตราภาษีคือ 20% นี่คือลักษณะที่ภาษีทั้งหมดจะปรากฏบนใบแจ้งหนี้:

• จำนวน-$100
• อัตรา (%) -20%
• อัตรา (20%) โดยมี $100 เป็นจำนวนเงิน

• แสดงคอลัมน์แยกสำหรับแต่ละภาษี: อนุญาตให้แยกคอลัมน์ภาษีในใบแจ้งหนี้ หากร้านค้าของคุณมีการตั้งค่าภาษีหลายรายการ รายการภาษีแต่ละรายการจะแสดงแยกกันในคอลัมน์ของตัวเอง จำนวนเงิน อัตรา (%) อัตรา (%) กับจำนวนเงิน และคอลัมน์แยกสำหรับอัตรา (%) และจำนวนเงินอยู่ในรูปแบบการนำเสนอภาษีที่แตกต่างกัน

สุดท้าย หลังจากการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นแล้ว ให้คลิกที่ปุ่ม Update Settings เพื่อบันทึกการตั้งค่า

การทำงานกับเครื่องมือปรับแต่งนั้นเรียบง่าย ไดนามิก และปรับเปลี่ยนได้ ภาพต่อไปนี้แสดงส่วนประกอบ:

หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับเครื่องมือปรับแต่งแบบไดนามิกและวิธีปรับแต่งใบแจ้งหนี้ โปรดดูบทความโดยละเอียดนี้

สำหรับเจ้าของธุรกิจทั้งหมด การสร้างและส่งใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าเป็นสิ่งสำคัญ แม้ว่ากระบวนการจะง่าย แต่คุณไม่สามารถควบคุมได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ด้วยเหตุนี้ ปลั๊กอินจึงช่วยให้คุณใช้งานได้ง่ายขึ้น ด้วยปลั๊กอินใบกำกับสินค้า/ใบกำกับสินค้าของ Woocommerce คุณสามารถทำให้กระบวนการทั้งหมดเป็นระบบมากขึ้น และปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า

ธุรกิจของคุณจะได้รับประโยชน์จากการประหยัดเวลา เงิน และแม้กระทั่งสิ่งแวดล้อม โปรดแชร์สิ่งนี้กับเพื่อนของคุณและกลับมาดูข้อมูลเพิ่มเติม

ขอให้โชคดีกับร้านค้า WooCommerce ของคุณและขอบคุณที่อ่าน!