แอพจัดการการประชุม 5 อันดับแรกในปี 2022 เพื่อเพิ่มการสื่อสารในทีม

ในโลกธุรกิจทุกวันนี้ การประชุมเป็นสิ่งจำเป็นเนื่องจากทำให้สามารถสื่อสารได้อย่างต่อเนื่อง มีการประชุมประมาณ 60 ล้านครั้งในสหรัฐอเมริกาในแต่ละสัปดาห์ มากกว่าหนึ่งในสี่ของเวลาที่ใช้โดยพนักงานชาวอเมริกันทั่วไปที่ทำงานในบริษัทนั้นถูกใช้ไปในการประชุม ในส่วนต่อไปนี้ เราจะพูดถึง 5 แอปจัดการการประชุมที่ดีที่สุดที่คุณต้องการใช้ในปี 2022 และนั่นจะทำให้วันทำงานของคุณง่ายขึ้นเล็กน้อย

Meeting Management Software แตกต่างจากวิธีการทั่วไปอย่างไร?

โซลูชันการจัดการการประชุมช่วยในการกำหนดสถานการณ์สำหรับการวางแผนและจัดการประชุม จัดระเบียบการสื่อสารภายในทีม การจัดการข้อมูลที่เกี่ยวข้อง และการแบ่งปันข้อมูล

แอพจัดการการประชุม 5 อันดับแรก

การใช้ซอฟต์แวร์การจัดการการประชุม พนักงานสามารถแสดงความคิดเห็นอย่างเปิดเผย มีความเข้าใจซึ่งกันและกันอย่างชัดเจน และอภิปรายหัวข้อปัจจุบัน

1. บีโน้ต

Beenote เป็นโซลูชันการจัดการการประชุมสำหรับคณะกรรมการและคณะกรรมการของคุณ โหมด SaaS ระบุว่าแพลตฟอร์ม Beenote จัดการการประชุมของคุณ คุณชำระค่าบริการที่คุณต้องการด้วย SaaS Beenote เป็นทางเลือกที่ดีสำหรับการเตรียมการประชุมคณะกรรมการหรือคณะกรรมการ คุณสามารถจัดการการประชุมทั้งหมดของคุณได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพพร้อมทั้งประหยัดเวลาและเงิน

อะไรทำให้ Beenote เป็นเพื่อนร่วมประชุมในอุดมคติ? รวมฟังก์ชันหลักของแอปพลิเคชันต่างๆ ไว้ในโปรแกรมเดียวที่ใช้งานง่าย ช่วยให้คุณสามารถบันทึก จัดทำเอกสาร และแจกจ่ายรายงานการประชุมให้กับใครก็ได้ในองค์กรของคุณ คุณยังสามารถแบ่งปันข้อคิดเห็นเหล่านี้กับผู้อื่น รวมทั้งสมาชิกในทีมหรือธุรกิจอื่นๆ ข้อดีของ Beenote นั้นมีมากมาย ช่วยให้คุณสามารถจัดการประชุมที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีม และส่งเสริมการแลกเปลี่ยนความรู้

Beenote ทำให้การจัดการการประชุมเป็นเรื่องง่าย ฟีเจอร์ที่เรียบง่ายช่วยให้คุณกำหนดได้ว่าต้องการพูดถึงอะไรและใครบ้างที่ต้องเข้าร่วมการประชุม คุณสามารถเลือกธีม ผู้เข้าร่วม และวัตถุประสงค์ รวมถึงระยะเวลาที่คุณต้องการพูดคุยเกี่ยวกับพวกเขา มันโต้ตอบกับปฏิทินธุรกิจของคุณ ช่วยให้คุณบันทึกช่วงเวลาสำคัญจากการประชุม ซึ่งจะทำให้คุณสามารถแบ่งปันกำหนดการและรายงานการประชุมกับผู้อื่น ซึ่งสามารถช่วยให้คุณปิดธุรกรรมได้มากขึ้น และทำให้ลูกค้าพอใจมากขึ้น

อ่านเพิ่มเติม - 9 Scrum Tools สำหรับการจัดการโครงการในปี 2022

2. Google Meet

Google Meet เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการจัดการประชุมเสมือนจริง เมื่อคุณโทรหาใครซักคน พวกเขาจะเข้าร่วมการประชุมของคุณทันทีเมื่อพวกเขารับสาย เมื่อคุณโทรหาบุคคล พวกเขาจะเห็นชื่อและมาที่การประชุม คุณสามารถเปลี่ยนพารามิเตอร์หลายอย่างเพื่อให้มีประสิทธิผลมากขึ้น คุณยังอาจแสดงผู้พูดปัจจุบัน การนำเสนอ และผู้เข้าร่วมประชุม ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของการประชุม

Google Meet ยังให้คุณเห็นหน้าจอก่อนเริ่มการประชุม ซึ่งจะเป็นประโยชน์หากคุณต้องการปรับกล้องหรือไมโครโฟนก่อนการประชุม คุณสามารถตรวจสอบผู้เข้าร่วมและเปลี่ยนแปลงการจัดเตรียมโปรแกรมได้ คุณยังปิดเสียง ลบ หรือตรึงบุคคลเพื่อให้มีสมาธิกับการประชุมได้ และยังแชร์ลิงก์ของการบันทึกกับผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ เพื่อให้ดูได้ในภายหลัง ไม่เพียงแต่เหมาะสำหรับการประชุมเท่านั้น แต่ยังสะดวกสำหรับพนักงานที่อยู่ห่างไกลอีกด้วย

Google Meet เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับจัดการประชุมหากคุณทำธุรกิจ คุณสามารถจัดการประชุมได้ถึง 30 คน บริการสามารถเข้าถึงได้ผ่านทางคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์เคลื่อนที่ คุณต้องส่งลิงก์ให้ผู้เข้าร่วมประชุมของคุณเพื่อเข้าร่วมการประชุม หากคุณต้องการเก็บบทสนทนาไว้เป็นส่วนตัว คุณอาจใช้พื้นหลังสีเทาเพื่อปิดบังพื้นหลัง คุณจะลบการเชื่อมต่อได้เมื่อการประชุมสิ้นสุดลง

อ่านเพิ่มเติม: ซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอฟรี

3. HubSpot

ซอฟต์แวร์การจัดการการประชุม HubSpot เป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมหากคุณต้องการจัดการการประชุมทั้งหมดของคุณในที่เดียว เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับจัดกำหนดการประชุมและส่งอีเมลติดตามผล ใช้งานง่ายและมีฟังก์ชันมากมาย และสามารถช่วยให้คุณติดตามลีดได้นอกเหนือจากการจัดกำหนดการประชุม มีเครื่องมือมากมายที่จะช่วยคุณในการกำหนดค่าซอฟต์แวร์การจัดการการประชุม รวมถึงการเชื่อมต่อปฏิทิน

หากต้องการย้ายหน้าการจัดกำหนดการจากผู้ใช้รายหนึ่งไปยังอีกรายหนึ่ง คุณต้องเชื่อมโยงปฏิทินของแต่ละคน หากคุณมีผู้ใช้หลายคน ให้สร้างสำหรับผู้ใช้แต่ละคนที่เข้าร่วมการประชุม ตรวจสอบว่าบุคคลที่รับผิดชอบปฏิทินมีที่นั่งแบบชำระเงินในฮับการขายหรือฮับบริการ ในทำนองเดียวกัน การลบผู้ใช้จะส่งผลให้มีการนำหน้าการจัดกำหนดการออก ด้วยเหตุนี้ คุณควรโอนความเป็นเจ้าของก่อนที่จะลบผู้ใช้

เครื่องมือการประชุม HubSpot นั้นใช้งานง่าย คุณต้องมีการเชื่อมต่อปฏิทินเพื่อใช้เครื่องมือการประชุมนี้ จากนั้นตัดสินใจว่าคุณต้องการวางแผนการประชุมในแดชบอร์ดการจัดกำหนดการของ HubSpot หรือ Google ปฏิทินของคุณ จากนั้นคุณสามารถเลือกได้ว่าจะให้ผู้ใช้แต่ละคนสามารถจองการประชุมกับสมาชิกต่างๆ ได้หรือไม่ นอกจากนี้ยังสามารถสร้างหน้ากำหนดการประชุมแต่ละหน้าได้อีกด้วย คุณสามารถรับประกันได้ว่าผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าแต่ละคนจะสามารถเข้าถึงซอฟต์แวร์การจัดการการประชุมของคุณได้โดยการซิงโครไนซ์ปฏิทินของคุณ

4. Microsoft Teams

การใช้ซอฟต์แวร์การจัดการการประชุมของ Microsoft Teams เพื่อลดความซับซ้อนของการประชุมบริษัทเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการประหยัดเวลา โปรแกรมมีอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย และให้ผู้ใช้สร้างและแก้ไขรายการการประชุมได้ นอกจากนี้ยังสามารถรวมวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุด ข้อคิดเห็นในการอภิปราย และลิงก์ไปยังงานที่สำคัญได้อีกด้วย ผู้ใช้สามารถมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีมในขณะที่จัดกำหนดการประชุม ในเวลาเดียวกัน พวกเขาอาจมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีมคนอื่นๆ และติดตามความคืบหน้าของพวกเขา ทำให้การจัดการเวิร์กโฟลว์เป็นเรื่องง่ายสำหรับทีม

ผู้ใช้อาจมีการประชุมและการประชุมทางวิดีโอ/เสียงโดยใช้ Microsoft Teams และยังสามารถใช้โปรแกรมเพื่อโฮสต์การสัมมนาทางเว็บได้อีกด้วย โปรแกรมนี้ยังรวมถึงการจดบันทึก การแชร์หน้าจอ และการส่งต่อไฟล์แนบ โปรแกรมช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนมีส่วนร่วมในการตัดสินใจไม่ว่าจะอยู่ในการประชุมหรือออนไลน์ เป็นแผนพื้นฐานฟรี แต่คุณจะต้องอัปเกรดเป็นการสมัครใช้งาน Microsoft 365 หากคุณต้องการความสามารถที่ซับซ้อนกว่านี้

ด้วยความสามารถมากมาย Microsoft Teams Meeting Management Software อาจมีประโยชน์อย่างเหลือเชื่อสำหรับองค์กรของคุณ นอกเหนือจากการช่วยเหลือ คุณในการจัดประชุม โปรแกรมนี้ยังช่วยให้คุณสื่อสารกับทีมของคุณได้ คุณสามารถส่งอีเมล แชร์หน้าจอร่วมกัน และสร้างโพลโดยใช้อินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย นอกจากนี้ยังสามารถติดตามการเข้าร่วมโพลแบบรายบุคคล และสามารถรวมคุณลักษณะเฉพาะได้ หนึ่งในคุณสมบัติที่ดีที่สุดของเครื่องมือนี้คือ ง่ายต่อการรวมเข้ากับ Microsoft Outlook

อ่านเพิ่มเติม: ทางเลือกของทีม Microsoft 5 อันดับแรก

5. Zoom- แอพจัดการการประชุม

ปฏิทินการประชุมทำให้ง่ายต่อการจัดกำหนดการประชุมและเชิญผู้เข้าร่วมประชุม นอกจากนี้ยังมีคุณสมบัติเช่นการแชร์หน้าจอและพื้นที่แสดงความคิดเห็นแยกต่างหาก ฟีเจอร์ที่ครอบคลุมช่วยให้สมาชิกในทีมทำงานร่วมกันและสื่อสารกันได้ และเชื่อมต่อกับแอปของบุคคลที่สาม เช่น Google เอกสาร, Trello และ Slack นอกจากนี้ คุณสามารถเพิ่มคุณสมบัติเฉพาะในการประชุมของคุณ เช่น หัวเรื่องการประชุมหรือผู้เข้าร่วมประชุม นี้จะช่วยเร่งกระบวนการทั้งหมด

หากคุณมีทีมที่พบปะกันบ่อยๆ คุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์ Zoom Meeting Management เพื่อตอบสนองความต้องการของคุณได้ รวมเข้ากับปฏิทิน Google ของคุณและช่วยให้คุณสามารถวางแผนการประชุมได้จากทุกที่ในโลก จะรวบรวมการประชุมและสร้างการถอดเสียงที่ค้นหาได้สำหรับบันทึกของคุณ คุณยังสามารถใช้เครื่องมือนี้สำหรับการใส่คำอธิบายประกอบและการแชร์หน้าจอแบบเรียลไทม์ คุณยังสามารถสร้างกลุ่มส่วนตัวและสาธารณะ และสื่อสารกับทีมของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าจะมีการพูดคุยกันเฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวข้องเท่านั้น

แม้ว่าจะมีโซลูชันซอฟต์แวร์การจัดการการประชุมหลายแบบ แต่ Zoom ก็นำเสนอการผสานรวมที่ดีที่สุด ตัวอย่างเช่น: การเริ่มต้นการประชุมกับ Hive นั้นทำได้ง่ายเพียงพิมพ์ “/zoom” ในกล่องแชท นอกจากนี้ยังอาจรวมเข้ากับโปรแกรมอื่นๆ เช่น Coda เพื่อช่วยให้คุณเร่งการประชุมทางธุรกิจ นอกจากนั้น การผสมผสานระหว่าง Zoom และ Coda นั้นสะดวก และทำให้คุณสามารถดูหน้าจอเดียวกันกับผู้เล่นคนอื่นๆ

บทสรุป

รายการซอฟต์แวร์การจัดการการประชุมสิ้นสุดลงแล้ว ด้วยข้อมูลทั้งหมดนี้ เรามั่นใจว่าคุณสามารถตัดสินใจได้อย่างชาญฉลาดว่าตัวเลือกใดดีที่สุดสำหรับคุณ เครื่องมือการจัดการการประชุมที่ระบุไว้ข้างต้นล้วนเป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยม เรามั่นใจว่าคุณจะสามารถดำเนินการและจัดการการประชุมของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วยความช่วยเหลือจากเครื่องมือเหล่านี้

การอ่านที่น่าสนใจ:

UX ของธุรกิจของคุณเป็นปัจจุบันหรือไม่

ปลั๊กอินกิจกรรม WordPress ที่ดีที่สุด

วิธีสร้างอีเมลธุรกิจ