คู่มือที่จำเป็นสำหรับมารยาทการประชุมออนไลน์

สิ่งสำคัญคือต้องรู้ว่าต้องทำอย่างไรเมื่อคุณเข้าร่วมการประชุมออนไลน์หนึ่งครั้งต่อเดือนหรือหลายสิบครั้งในแต่ละสัปดาห์ นอกจากนี้ การประชุมออนไลน์ก็เหมือนกับการประชุมแบบตัวต่อตัว นี่คือเหตุผลที่ความแตกต่างบางอย่างต้องการให้คุณพลิกเกมมารยาทการประชุมออนไลน์ของคุณ เพื่อรักษาความรู้สึกเป็นมืออาชีพในอนาคต สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจมัน แม้ว่าคุณจะไม่รู้ว่าจะเริ่มต้นจากตรงไหน บทความนี้จะแนะนำคุณเกี่ยวกับ "อย่างไรและทำไม" ของมารยาทการประชุมออนไลน์

ความสำคัญของมารยาทการประชุมออนไลน์

การประชุมออนไลน์กำลังกลายเป็นวิธีหลักที่ผู้จัดการ C-suite พนักงาน และแม้กระทั่งนักเรียนและครูสื่อสารกัน โอกาสที่คุณได้รับเชิญให้เข้าร่วมการประชุมเสมือนจริงมากกว่าสองสามครั้งเมื่อเร็วๆ นี้ บางทีการประชุมครั้งหนึ่งอาจไม่ได้ผลเท่าที่ควร อย่างไรก็ตาม การประชุมเป็นส่วนที่จำเป็นของวันทำงาน ไม่ว่าจะมาด้วยตนเองหรือทางออนไลน์ ในทางกลับกัน การประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพทำให้ธุรกิจสูญเสียเวลาในการผลิตของพนักงานอันมีค่าไป

มีผลสะสมเมื่อจำนวนการประชุมและผู้เข้าร่วมประชุมเพิ่มขึ้น เนื่องจากลักษณะเชิงสาเหตุและความสะดวกในการจัดกำหนดการการประชุมออนไลน์จึงมีความอ่อนไหวมากขึ้น การรู้และปฏิบัติตามกฎมารยาทการประชุมออนไลน์ขั้นพื้นฐานเป็นวิธีเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลของการประชุมออนไลน์ ช่วยขจัดข้อผิดพลาดทั่วไปในการประชุมและรักษาน้ำเสียงแบบมืออาชีพในการประชุมออนไลน์ นอกจากนี้ยังช่วยให้การประชุมเหล่านั้นมีประสิทธิภาพ ประสิทธิผล และสนุกสนานสำหรับทุกคนมากขึ้น

อ่านเพิ่มเติม: แอพจัดการการประชุม 5 อันดับแรกเพื่อเพิ่มการสื่อสารในทีม

กฎมารยาทการประชุมออนไลน์

โดยปกติแล้ว หลักเกณฑ์มารยาทในการประชุมแบบดั้งเดิมบางข้อจะนำไปใช้ในระดับสากล กฎมารยาททั่วไปหลายประการเหล่านี้ล้มเหลวโดยไม่ได้ตั้งใจในบรรยากาศที่เป็นกันเองของการทำงานจากที่บ้าน เมื่อสถานที่จัดประชุมออนไลน์ มารยาทก็จะเกิดขึ้น เราจะแนะนำคุณตลอดทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เพื่อนำตัวตนที่ดีที่สุดของคุณมาสู่การประชุมออนไลน์ของคุณ

สิ่งที่ต้องทำก่อนประชุม?

โดยปกติ การประชุมที่ดีจะเริ่มขึ้นก่อนเวลาเริ่มต้นตามกำหนดการ เวลาในการเตรียมการที่ทุ่มเทก่อนที่คุณจะคลิกปุ่มเริ่มต้นจะช่วยให้การประชุมออนไลน์ประสบความสำเร็จอย่างมาก

1. คุณต้องจัดทำวาระ

คุณต้องใช้เวลาในการรวบรวมวาระที่อธิบายทุกอย่างที่จะกล่าวถึงในระหว่างการประชุม แล้วแจกแจงล่วงหน้าอย่างดีเพื่อแจ้งให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบถึงสิ่งที่จะหารือ ในทางกลับกัน หากคุณเป็นผู้เข้าร่วมประชุมที่ได้รับระเบียบวาระการประชุมและทบทวนล่วงหน้า วิธีนี้จะช่วยให้คุณเตรียมตัวอย่างเพียงพอเพื่อเพิ่มคุณค่าให้กับการอภิปรายในการประชุม นอกจากนี้ เมื่อคุณได้รับเชิญให้เข้าร่วมการประชุมแต่ยังไม่ได้รับวาระ ให้ขอจากผู้จัดการประชุม

2. ตกลงที่จะปฏิบัติตามกฎพื้นฐาน

ซึ่งจะช่วยให้การประชุมเป็นไปอย่างราบรื่น นอกจากนี้ สิ่งสำคัญคือต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนเข้าใจตรงกัน และเข้าใจความคาดหวังก่อนเริ่มการประชุม การยอมรับกฎพื้นฐานในการประชุมจะช่วยให้การประชุมของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่นและลดการหยุดชะงักหรือพฤติกรรมที่ไม่พึงประสงค์ให้เหลือน้อยที่สุด

3. อยู่ในเฮดสเปซที่ถูกต้อง

คุณต้องอยู่ในพื้นที่ว่างที่ถูกต้องก่อนที่จะคลิก "เข้าร่วม" ในเวลาเริ่มต้นการประชุม ก่อนเริ่มการประชุมออนไลน์ พยายามยืดเส้นยืดสายหรือเดินห่างจากคอมพิวเตอร์สักครู่ คุณจะพบว่าสมองของคุณโล่งและพร้อมสำหรับการมีส่วนร่วมเมื่อคุณกลับมา

4. ทดสอบอุปกรณ์ของคุณก่อนเริ่ม

โดยปกติ ไม่สำคัญว่าคุณกำลังใช้อุปกรณ์ใหม่หรือคอมพิวเตอร์เครื่องเดิม คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจก่อนที่จะเริ่มการประชุม อาจเป็นเรื่องน่าอายที่ต้องเดินงุ่มง่ามไปรอบ ๆ ในตอนเริ่มการประชุมโดยพยายามให้ชุดหูฟังของคุณทำงานในขณะที่เพื่อนร่วมงานมองและรอ

อ่านเพิ่มเติม: วิดีโอ เสียง และเนื้อหา- สามกองกำลังหลักในการคำนวณการเข้าชมเว็บไซต์

สิ่งที่คุณต้องทำในระหว่างการประชุม?

หลังจากที่คุณได้เตรียมและทดสอบอุปกรณ์และเริ่มการประชุมแล้ว ถึงเวลาต้องรู้ว่าคุณปฏิบัติตนอย่างไรในระหว่างการประชุม

1. จำกัดการทำลายล้างของคุณ

คุณต้องปิดเสียงการแจ้งเตือนทั้งหมด รวมถึงอีเมล แอปแชท และอื่นๆ เนื่องจากอาจเป็นตัวแบ่งความสนใจระหว่างการประชุม เนื่องจากคุณจะแชร์หน้าจอของคุณระหว่างการโทร ลูกสุนัขที่ไม่คาดคิดอาจเบี่ยงเบนความสนใจ ปิดแท็บเบราว์เซอร์ที่ไม่จำเป็นทั้งหมด และเก็บโทรศัพท์ของคุณไว้ห่าง หากคุณฟุ้งซ่านได้ง่าย

2. ให้การประชุมออนไลน์สั้นและไพเราะ

ติดตามวาระการประชุมของคุณอย่างใกล้ชิดเมื่อคุณเป็นผู้นำการประชุมและสร้างเวลาสำหรับการถาม & ตอบเมื่อสิ้นสุดการประชุม ดังนั้นการประชุมของคุณจะคงอยู่ได้นานเท่าที่จำเป็น แม้ว่าจะสิ้นสุดเร็วกว่าที่วางแผนไว้

3. จบการประชุมออนไลน์ตรงเวลา

ด้วยระเบียบวาระการประชุมที่ชัดเจนและการประชุมที่ดี การจัดการจึงเป็นวิธีที่ดีที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าการประชุมของคุณจะสิ้นสุดตามเวลาที่วางแผนไว้ ดังนั้นเมื่อคุณต้องการเกินเวลาที่กำหนด อย่าลืมถามผู้เข้าร่วมประชุมว่าพวกเขาสามารถอยู่ได้หรือไม่ แม้ว่าพวกเขาจะต้องไป แต่ให้มั่นใจว่าพวกเขาไม่เป็นไรและสัญญาว่าจะเร่งดำเนินการในภายหลัง

สิ่งที่คุณต้องทำหลังการประชุม?

เมื่อการประชุมสิ้นสุดลง มารยาทในการประชุมออนไลน์ที่ดีจะไม่สิ้นสุด โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณเป็นผู้จัดการประชุม

1. สรุปและแบ่งปันบันทึกการประชุม

หลังจากที่ได้หารือและตกลงกันในที่ประชุมแล้ว ก็ควรส่งผลให้มีการระบุบันทึกย่อ คุณต้องแน่ใจว่าได้ส่งข้อมูลนี้ไปยังผู้เข้าร่วมทั้งหมด

2. มอบหมายงาน - มารยาทในการประชุมออนไลน์

ในระหว่างการประชุม หากมีการมอบหมายงาน ให้ระบุว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบ นอกจากนี้ คุณสามารถสรุปสิ่งนี้ได้ในบันทึกย่อการประชุม ป้อนลงในระบบการจัดการโครงการของคุณด้วย

3. หากจำเป็นให้กำหนดเวลาการประชุมติดตามผล

หากคุณต้องการติดตามผลกับผู้เข้าร่วมประชุม อย่าลืมใส่การประชุมเหล่านั้นไว้ในปฏิทิน และส่งคำเชิญใหม่เพื่อให้ทุกคนวางแผนได้ทันที

อ่านเพิ่มเติม: UX ของธุรกิจของคุณเป็นปัจจุบันหรือไม่

ความคิดสุดท้ายของมารยาทการประชุมออนไลน์

ความจำเป็นในการประชุมออนไลน์นั้นมาพร้อมกับพนักงานที่กระจายตัว ตามมารยาทการประชุมออนไลน์ที่ดี สิ่งสำคัญคือต้องเชี่ยวชาญเทคโนโลยีที่สะดวกสบายนี้และใช้ประโยชน์สูงสุดจากการประชุมตามกำหนดการทุกครั้ง เมื่อคุณพร้อมก่อนการประชุมออนไลน์ การใช้เวลาประชุมเสมือนของคุณให้เกิดประโยชน์สูงสุด นอกจากนี้ยังส่งผลให้เพื่อนร่วมงานพึงพอใจมากขึ้นและทัศนคติเชิงบวกต่อการประชุมออนไลน์มากขึ้น

อ่านที่น่าสนใจ:

8 กลยุทธ์อันชาญฉลาดในการส่งเสริม SEO ของเว็บไซต์ WordPress

ปลั๊กอินกิจกรรม WordPress ที่ดีที่สุด

วิธีที่ดีที่สุดในการรับลิงก์ย้อนกลับของเว็บไซต์ที่มีคุณภาพ