อธิบาย 5 ขั้นตอนของการจัดการโครงการ

ผู้จัดการโครงการมักประสบปัญหา เช่น ความล่าช้าของโครงการ การสื่อสารที่ผิดพลาด การวิเคราะห์ขอบเขตของโครงการที่ไม่ถูกต้อง ฯลฯ คุณไม่สามารถได้รับอัตราความสำเร็จเต็มจำนวน แต่ด้วยความล้มเหลวแต่ละครั้ง คุณจะได้เรียนรู้และลดความเสี่ยง

นอกจากนี้ หากคุณทราบดีถึงสถานการณ์ที่กำลังดำเนินอยู่ของโครงการ และวิธีการทำงานของแต่ละขั้นตอนของโครงการ ก็เป็นไปได้ที่จะเพิ่มอัตราส่วนความสำเร็จของคุณ

การจัดการโครงการมีทั้งหมด 5 ขั้นตอน และในฐานะผู้จัดการโครงการ งานของคุณคือควบคุมทั้งหมดตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงการดำเนินการขั้นสุดท้าย

ในบทความนี้ เราจะแจกแจงขั้นตอนการจัดการโครงการเหล่านี้ให้คุณทราบ

อะไรคือ 5 ขั้นตอนของการบริหารโครงการ

ทุกโครงการมีวงจรชีวิต ประกอบด้วยสี่หรือห้าขั้นตอนที่คุณมักจะตั้งชื่อเป็นระยะของการจัดการโครงการได้ ขั้นตอนการจัดการโครงการ เป็นไปตามรูปแบบที่คล้ายคลึงกันโดยไม่คำนึงถึงขนาดหรือประเภทของโครงการ นี่คือพวกเขา -

1. การเริ่มต้นโครงการ
2. การวางแผนโครงการ
3. การดำเนินการโครงการ
4. การติดตามและควบคุมโครงการ
5. ปิดโครงการ

1. การเริ่มต้นโครงการหรือแนวคิด

สิ่งแรกของโครงการคือการกำหนดแนวคิดและการเริ่มต้น ในฐานะผู้จัดการโครงการ คุณต้องสร้างภาพหลักสำหรับโครงการเฉพาะเกี่ยวกับวิธีเริ่มต้นและวิธีดำเนินการต่อไปยังขั้นตอนถัดไปทีละขั้นตอน

ในขั้นตอนเริ่มต้น คุณต้องรวบรวมความคิดของคุณและเปลี่ยนเป็นแผนธุรกิจ กำหนดเป้าหมาย กำหนดขอบเขต และกฎบัตรโครงการ และกำหนดบุคคลที่รับผิดชอบต่อความสำเร็จหรือความล้มเหลวของโครงการ หรือที่เรียกว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ขั้นตอนการเริ่มต้นโครงการต้องบรรลุภารกิจต่อไปนี้ -

การกำหนดวัตถุประสงค์ของโครงการ

คำถามแรกที่คุณควรถามตัวเองและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคือ - 'คุณต้องการบรรลุผลอะไรกับโครงการนี้'

ตัวอย่างเช่น คุณกำลังทำงานให้กับบริษัทผู้พัฒนาปลั๊กอิน WordPress ในฐานะผู้จัดการโครงการ คุณต้องการเริ่มต้นโครงการสำหรับหน้าการกำหนดราคาใหม่ ในกรณีนี้ คุณต้องค้นหาสาเหตุที่หน้าการกำหนดราคาปัจจุบันของคุณไม่ทำงาน และคุณคาดหวังผลตอบแทนประเภทใดจากหน้าการกำหนดราคาที่ออกแบบใหม่

กำหนดขอบเขตของคุณ

การเห็นขอบเขตโครงการของคุณมานานก่อนที่คุณจะเริ่มดำเนินการ นั่นคือทั้งหมดที่เกี่ยวกับการกำหนดขอบเขตของคุณ ในขั้นตอนนี้ คุณจะสร้างชื่อย่อของเป้าหมายโครงการ สิ่งที่ส่งมอบ วันครบกำหนด ฯลฯ เพื่อทำความเข้าใจว่าคุณต้องการและสามารถไปได้ไกลแค่ไหน

นอกจากนี้ ขั้นตอนนี้รวมถึงด้านเงินทุนและงบประมาณ และเวลาโดยรวมของโครงการ

สรุปผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและกำหนดบทบาทของพวกเขา

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคือบุคคลที่จะเชื่อมโยงอย่างใกล้ชิดและรับผิดชอบต่อความคืบหน้าและผลลัพธ์ของโครงการ ผู้มีส่วนได้เสียในโครงการทั่วไปบางส่วน ได้แก่ - ผู้สนับสนุน ผู้จัดการโครงการ สมาชิกในทีมโครงการ ลูกค้า ผู้ใช้ปลายทาง ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายใน เป็นต้น

ในฐานะผู้จัดการโครงการ คุณจะต้องกำหนดบทบาทและความรับผิดชอบของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละราย

อุปสรรคที่เป็นไปได้

ในขั้นตอนการเริ่มต้นโครงการ คุณสามารถคาดเดาและระบุอุปสรรค/ความเสี่ยงทั้งหมดที่คุณอาจเผชิญในอีกไม่กี่วันข้างหน้าและสร้างการสำรองข้อมูลและแผน B

การบริหารความเสี่ยงเป็นงานใหญ่ที่เกี่ยวข้องกับการตั้งสมมติฐานความเสี่ยง การระดมสมอง การรวบรวมทรัพยากรเพื่อจัดการกับความเสี่ยง การประเมิน การจัดลำดับความสำคัญ ฯลฯ

อ่านเพิ่มเติม: วิธีจัดการความเสี่ยงในการจัดการโครงการ: เคล็ดลับที่มีประสิทธิภาพเพื่อความสำเร็จของโครงการ

2. การวางแผนโครงการ

การวางแผนโครงการเป็นขั้นตอนทันทีหลังจากขั้นตอนการเริ่มต้นโครงการ ซึ่งรวมถึงคำจำกัดความที่กว้างขึ้นของเป้าหมายโครงการ ตั้งแต่ 'วิธีการควบคุมและติดตามโครงการ' ไปจนถึงความสำเร็จของโครงการ

แนวทางการวางแผนโครงการที่ได้รับความนิยมสูงสุดสองแนวทางในหมู่ผู้จัดการโครงการ –

ก. วิธี SMART หมายความว่าการวางแผนของคุณควรมีความเฉพาะเจาะจง วัดผลได้ เป็นไปได้จริง และทันเวลา

ข. วิธีการที่ชัดเจน มันแสดงให้เห็นกระบวนการทำงานร่วมกัน จำกัด อารมณ์ เห็นคุณค่า และปรับแต่งได้

ในขณะที่ดำเนินการคุณควรผสมผสานทั้งสองแนวทางเข้าด้วยกันเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้น

ในขั้นตอนการวางแผน คุณสามารถจดและกำหนดแผนการทำงานทั้งหมดของโครงการของคุณได้ นี่คือวิธีการ -

• การสร้างแผนการจัดการโครงการ
• การพัฒนาโครงสร้างการแบ่งงาน (WBS)
• การประมาณการทรัพยากรและระยะเวลาของโครงการ
• การสร้างกลยุทธ์การจัดการความเสี่ยง

ความสำเร็จหลักของขั้นตอนนี้คือการตรึงขั้นตอนทั้งหมดของระยะเริ่มต้นและทำอย่างละเอียด ดังนั้น งานของคุณคือการพัฒนาแผนเชิงลึกสำหรับการดำเนินโครงการ การตรวจสอบ และการควบคุมที่เหมาะสม

ในขั้นตอนนี้ คุณต้องรวบรวมสมาชิกในทีมทั้งหมดและมอบหมายงานเฉพาะให้พวกเขา ตัวอย่างเช่น สำหรับแต่ละงาน คุณสามารถสมาชิกในทีมหนึ่งคนหรือหลายคนและกำหนดเส้นตายเพื่อทำงานให้เสร็จ

นอกจากนี้ คุณสามารถสร้างช่องทางการสื่อสารที่เหมาะสมระหว่างสมาชิกในทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เครื่องมือส่งข้อความเช่น Slack จะเป็นตัวเลือกที่ชาญฉลาดในกรณีเช่นนี้

3. การดำเนินโครงการ

ตอนนี้คุณมีแผนของคุณพร้อมแล้ว ได้เวลาไปทำงานแล้ว ดังนั้น ขั้นตอนนี้รวมถึงการเปิดตัวโครงการของคุณและดำเนินการทีละเล็กทีละน้อย สร้างโครงการที่ส่งมอบได้จนกว่าจะบรรลุผลสำเร็จขั้นสุดท้าย กล่าวอีกนัยหนึ่ง ขั้นตอนนี้เกี่ยวกับการเปลี่ยนแผนของคุณไปสู่การปฏิบัติ

ดังนั้น ในฐานะผู้จัดการโครงการ คุณจะต้องสร้างเวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพซึ่งจะช่วยให้สมาชิกในทีมของคุณทำงานได้อย่างไร้ที่ติ สื่อสารด้วยความแม่นยำ และใช้ความพยายามเพื่อบรรลุเป้าหมายของโครงการ ซึ่งรวมถึงสิ่งต่อไปนี้ -

• ดูขั้นตอนการทำงานของทีมอย่างใกล้ชิด
• จัดการงบประมาณของคุณอย่างเหมาะสม
• การสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ

ในขณะที่สมาชิกในทีมของคุณกำลังทำงาน เป็นหนึ่งในงานหลักของคุณในฐานะผู้จัดการโครงการที่จะต้องติดตามผลกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการของคุณ เพื่อให้พวกเขาสามารถรับรู้ถึงความคืบหน้าและความคืบหน้าของสิ่งต่างๆ

ตัวอย่างเช่น การใช้เครื่องมือการทำงานร่วมกันในโครงการอย่าง Project Manager Pro จะเป็นประโยชน์อย่างมาก เครื่องมือ WordPress นี้สามารถช่วยให้คุณสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและสมาชิกในทีมได้ดีขึ้นผ่านข้อความ ความคิดเห็น และการแชทในตัว

นอกจากนี้คุณยังสามารถติดตามความคืบหน้าและความไม่สงบของทีม และทำการแก้ไขที่เป็นไปได้โดยเร็วที่สุด

4. การติดตามและควบคุมโครงการ

คาดหวังสิ่งที่ดีที่สุด วางแผนสำหรับสิ่งที่แย่ที่สุด และเตรียมพบกับความประหลาดใจ

เดนิส เวทลีย์

ในระยะที่ 3 โปรเจ็กต์ของคุณควรเริ่มทำงานแล้ว ดังนั้นงานของเฟส 4 จึงเป็นเรื่องง่าย คุณต้องดูว่างานและสมาชิกในทีมของคุณเป็นอย่างไร

ทุกอย่างเกี่ยวกับการตรวจสอบเวิร์กโฟลว์ ค้นหาจุดแข็งที่สำคัญ และปรับปรุงให้ดีขึ้น หากคุณพบปัญหาใด ๆ ให้แก้ไขด้วยมาตรการที่เหมาะสม

ดังนั้น งานหลักของคุณคือการแยกแยะปัญหาที่กำลังดำเนินอยู่เกี่ยวกับโครงการ การตัดสินใจที่ถูกต้อง และการแก้ไข คุณอาจเรียกมันว่าการตรวจสอบประสิทธิภาพโครงการ

ลองดูสิ่งต่อไปนี้ที่คุณต้องดูแลสำหรับการตรวจสอบประสิทธิภาพของโครงการ –

ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI)

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ตั้งค่า KPI อย่างถูกต้องและตรวจสอบว่างานและงานย่อยของคุณเสร็จสิ้นทันเวลาและตรงตาม KPI หรือไม่

การเก็บรวบรวมข้อมูล

การรวบรวมข้อมูลเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ในการจัดการโครงการ ตลอดทั้งโครงการ คุณต้องรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องและสร้างฐานข้อมูลที่มีกำหนดการโครงการ สถานะการเสร็จสิ้นของงาน รายงานทางการเงิน QA คำติชมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ฯลฯ วิธีที่ดีที่สุดในการสร้างฐานข้อมูลที่มีประสิทธิภาพคือการใช้เครื่องมือการจัดการโครงการ .

การวิเคราะห์ข้อมูล

ข้อมูลที่รวบรวมจะเป็นประโยชน์อย่างมากสำหรับการวิเคราะห์ข้อมูลที่เหมาะสม คุณสามารถเปรียบเทียบความคืบหน้าของโครงการกับค่าใช้จ่าย งบประมาณโดยรวม และผลลัพธ์กับแผนงานงบประมาณที่คุณสร้างขึ้นในขั้นตอนการวางแผน

การรายงานประสิทธิภาพ

ตลอดระยะต่างๆ ของโครงการ คุณสามารถสร้างรายงานประสิทธิภาพตามการวิเคราะห์ข้อมูลของคุณ และแบ่งปันกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อความโปร่งใสที่ดีขึ้น นอกจากนี้ รายงานจะช่วยให้คุณเข้าใจว่าความพยายามทั้งหมดของคุณมุ่งไปที่ใด รายงานผลการปฏิบัติงานพื้นฐานประกอบด้วยการสรุปความคืบหน้า เมตริกสำคัญ และรายละเอียดของปัญหาหรือความท้าทาย ฯลฯ

การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

การตรวจสอบเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าคุณทำได้ดี นอกจากนี้ คุณสามารถสร้างภาพต่อเนื่องของความคืบหน้าของโครงการได้ด้วย

เมื่อคุณมีรายงานประสิทธิภาพและการวิเคราะห์ข้อมูลที่ดี คุณจะเข้าใจสถานะปัจจุบันของโครงการได้ง่ายขึ้น และทำตามขั้นตอนที่จำเป็นเพื่อเพิ่มโอกาสในการประสบความสำเร็จ

5. การปิดโครงการ

นี่คือขั้นตอนสุดท้ายของวงจรการจัดการโครงการ ในขั้นตอนนี้ คุณจะต้องดำเนินการโครงการให้เสร็จสิ้นและทำการปิดอย่างเป็นทางการ

ในฐานะผู้จัดการโครงการ คุณจะต้องดำเนินการต่อไปนี้ในขั้นตอนการปิดโครงการ -

• ส่งมอบผลงานโครงการให้กับผู้สนับสนุนโครงการ
• ได้รับการอนุมัติจากผู้สนับสนุนโครงการ
• ปิดโครงการอย่างเป็นทางการและยุบทีมของคุณ
• จัดประชุมหลังโครงการเพื่อประเมินความสำเร็จและความล้มเหลว

การประชุมหลังจบโครงการหรือหลังชันสูตรเป็นสถานที่ที่คุณให้สมาชิกในทีมทุกคนรู้ว่าพวกเขาทำงานอย่างไร พวกเขาขาดศักยภาพในจุดใด และจุดแข็งของพวกเขาอยู่ที่จุดใด มันจะเป็นแนวทางให้พวกเขาทำได้ดียิ่งขึ้นในอนาคต

ในระหว่างการประชุม รายงานขั้นสุดท้ายจะถูกนำเสนอต่อผู้สนับสนุนโครงการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อให้สามารถอภิปรายเกี่ยวกับโครงการได้อย่างเกิดผล

งานสุดท้ายของคุณสำหรับขั้นตอนการปิดโครงการคือการตรวจทานรายงานโครงการขั้นสุดท้าย วิเคราะห์ข้อมูลที่มีอยู่ และจัดเก็บไว้ในที่ปลอดภัยซึ่งสามารถเข้าถึงได้ทุกเมื่อที่คุณต้องการ มันจะทำงานเป็นฐานความรู้สำหรับโครงการต่อไปของคุณ

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ 5 ขั้นตอนของการจัดการโครงการ

ความคิดสุดท้ายเกี่ยวกับวงจรการจัดการโครงการ

วงจรการจัดการโครงการประกอบด้วยห้าขั้นตอน ผู้เชี่ยวชาญบางคนชอบที่จะทำให้ห้าขั้นตอนเหล่านี้เป็นหก เจ็ดหรือแปดขั้นตอน อย่างไรก็ตาม ขั้นตอนทั้งหมดเหล่านี้รวมอยู่ใน 5 ขั้นตอนข้างต้นของการจัดการโครงการ

ในฐานะผู้จัดการโครงการที่ชาญฉลาด คุณสามารถรับความช่วยเหลือจากซอฟต์แวร์การจัดการโครงการและ AI เพื่อปรับปรุงขอบเขตและความเป็นไปได้ของคุณในปัจจุบัน สิ่งที่คุณต้องทำคือเข้าใจว่าเครื่องมือประเภทใดมีประโยชน์ต่องบประมาณและความเข้ากันได้ของคุณ