คำแนะนำสั้น ๆ สำหรับการแก้ปัญหาในการจัดการโครงการ (คำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญ)

หนึ่งในทักษะที่สำคัญที่สุดที่ทำให้คุณเป็นผู้จัดการโครงการที่ยอดเยี่ยมคือการแก้ปัญหา เมื่อคุณจัดการโครงการ ปัญหาต่างๆ เป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ เนื่องจากเราทุกคนต้องเผชิญกับสถานการณ์แบบเดียวกันแม้ในชีวิตประจำวันของเรา สิ่งที่สร้างความแตกต่างคือความรู้และประสิทธิภาพที่คุณใช้ความรู้นั้นเพื่อแก้ปัญหาปัจจุบันหรือปัญหาที่กำลังจะเกิดขึ้น

การแก้ปัญหาคือกระบวนการสังเกตสิ่งที่เกิดขึ้นในสภาพแวดล้อมของคุณ ระบุสิ่งที่สามารถเปลี่ยนแปลงหรือปรับปรุงได้

เคปเนอร์-ทรีโก

การแก้ปัญหาในการจัดการโครงการเป็นกระบวนการเชิงกลยุทธ์ ดังนั้น คุณไม่สามารถบรรลุทักษะนั้นในชั่วข้ามคืน จำเป็นต้องมีการเรียนรู้ทีละขั้นตอน การนำกรอบการทำงานมาใช้ และแน่นอนว่าต้องคำนึงถึงข้อพิจารณาที่สำคัญบางประการ

ในคำแนะนำสั้นๆ นี้ เราจะแสดงวิธีการแก้ปัญหาที่พิสูจน์แล้วบางส่วนให้คุณทำตามในการจัดการโครงการ หลังจากอ่านจบ คุณจะสามารถเข้าใจว่าอะไรคือสิ่งสำคัญที่สุดที่คุณต้องทำ และเริ่มต้นแผนงานเพื่อเป็นนักแก้ปัญหาที่มีประสิทธิภาพ

ความสำคัญของการแก้ปัญหาในการจัดการโครงการ

มีหลายเหตุผลที่คุณต้องเรียนรู้ทักษะการแก้ปัญหาในการจัดการโครงการ ก่อนที่คุณจะเริ่มด้วยเทคนิคยอดนิยมหรือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด เรามาพูดถึงประเด็นสำคัญบางประการที่ทำให้การแก้ปัญหาในการจัดการโครงการเป็นเรื่องจริงจัง

แก้ไขสิ่งที่เสียหายในกระบวนการ

การแก้ปัญหาต้องใช้ความคิดที่ไม่เหมือนใคร เมื่อคุณทราบแล้ว คุณสามารถดูแลโครงการของคุณได้อย่างเข้มข้นมากขึ้น การทำธุรกิจและการจัดการโครงการเป็นสิ่งที่พร้อมกัน โครงสร้างการแก้ปัญหาที่พัฒนามาเป็นอย่างดีช่วยให้คุณชี้ให้เห็นถึงสิ่งที่เสียหาย ต้องการการปรับปรุง หรือการปรับปรุง

แยกแยะความเสี่ยง

การระบุความเสี่ยงมีความสำคัญต่อโครงการของคุณ กรอบการแก้ปัญหาช่วยให้คุณเข้าใจสถานะปัจจุบันของธุรกิจของคุณ ด้วยข้อมูลที่เพียงพอ คุณสามารถแยกแยะความเสี่ยงที่สามารถจัดการได้ด้วยทรัพยากรที่เหมาะสม

การปรับปรุงประสิทธิภาพ

โครงการและพนักงานของคุณเป็นส่วนสำคัญ พวกเขาเสริมซึ่งกันและกันเพื่อบรรลุเป้าหมายเดียว นั่นคือความสำเร็จและการพัฒนา ดังนั้น เมื่อคุณพร้อมที่จะมองหาวิธีแก้ไขปัญหาที่เชื่อถือได้ มันก็ส่งผลดีต่อพนักงานของคุณด้วย ในที่สุดสิ่งนี้นำไปสู่การปรับปรุงประสิทธิภาพโดยรวมของคุณ

มองหาโอกาส

ยิ่งคุณแก้ปัญหาไปเรื่อย ๆ คุณก็จะเห็นแคร็กล่าสุด สิ่งที่เสียหาย และสิ่งต่าง ๆ ที่ต้องได้รับการอัปเดต ด้วยกระบวนการเดียวกันนี้ คุณสามารถเรียนรู้ที่จะมองเห็นภาพรวม เข้าใจธรรมชาติของภาพรวม และสามารถถ่ายทอดออกมาในฐานะผู้จัดการโครงการได้ คุณจึงสามารถแยกแยะความเสี่ยงและโอกาสได้ในเวลาเดียวกัน

หากคุณต้องการจัดการกิจกรรมโครงการทั้งหมดของคุณโดยตรงจากแดชบอร์ด WordPress ของคุณ โปรดดูบทความนี้ในคู่มือสำหรับผู้เริ่มต้นสู่การจัดการโครงการ WordPress

5 ขั้นตอนในการแก้ปัญหาในการจัดการโครงการที่คุณควรปฏิบัติตาม

อย่างที่คุณทราบแล้วว่าทักษะการแก้ปัญหาต้องการกรอบ ในฐานะผู้จัดการโครงการ คุณต้องปรับปรุงวิธีการที่เหมาะสมที่สุดตามความเชี่ยวชาญและทรัพยากรของคุณ ด้านล่างนี้ เราได้รวบรวมเทคนิคที่ได้รับการพิสูจน์แล้วบางส่วนที่สามารถทำให้คุณเป็นมืออาชีพที่ชาญฉลาดสำหรับการแก้ปัญหาในการจัดการโครงการ ลองดูที่พวกเขาทีละคน -

1. การกำหนดปัญหาเป็นสิ่งสำคัญอันดับแรกของคุณ

วิธีที่คุณมองปัญหา พนักงานของคุณจะไม่ เพราะเมื่อพวกเขาเห็นปัญหา พวกเขาต้องการให้คุณแก้ปัญหาให้ เนื่องจากคุณเป็นผู้จัดการโครงการ ดังนั้น สิ่งสำคัญคือคุณต้องกำหนดปัญหาตั้งแต่แรก ตัวอย่างเช่น ทีมของคุณขาดกำหนดเส้นตายอย่างต่อเนื่อง ดังนั้นมันจึงเป็นปัญหาจากจุดจบของพวกเขา คุณต้องเข้าใจว่าเหตุใดทีมของคุณจึงทำผิดพลาดเช่นเดียวกัน

การทำความเข้าใจธรรมชาติของปัญหาเป็นไปได้เมื่อคุณรู้ว่าเหตุใดจึงมีบางอย่างเกิดขึ้นกับโครงการของคุณ ทำไมสิ่งต่างๆ จึงเกิดปัญหาอยู่เสมอ หากต้องการทราบ คุณสามารถปฏิบัติตามแนวทาง 5W1H

หมายถึงการถามคำถามหกข้อนี้เพื่อกำหนดปัญหาในการจัดการโครงการ -

• WHO   ปัญหามีผลกระทบหรือไม่?
• อาการของปัญหาคืออะไร?
• โครงการเกิดขึ้นที่ไหน/ที่ไหน
• มันจะเกิดขึ้นเมื่อไหร่?
• ทำไม   ปัญหาเกิดขึ้นหรือไม่?
• มันเกิดขึ้นได้อย่างไร?

ดังนั้น การถามคำถามนี้จะช่วยให้คุณสามารถกำหนดปัญหาของคุณได้อย่างแน่นอน เมื่อคุณต้องการแก้ปัญหาด้วยวิธีที่ชาญฉลาดและไร้ที่ติ

อ่านเพิ่มเติม: วิธีปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของทีมโดยใช้ WP Project Manager

2. ค้นหาสาเหตุที่อยู่เบื้องหลังปัญหา

หลังจากที่คุณเข้าใจธรรมชาติของปัญหาแล้ว ขั้นตอนต่อไปที่จำเป็นคือการค้นหาสาเหตุที่อยู่เบื้องหลังและวิเคราะห์ถึงแก่นแท้ของปัญหา คล้ายกับการหาช่องว่างในเวิร์กโฟลว์ของคุณและเติมช่องว่างนั้นเข้าไปทีละจุดเพื่อให้ได้โซลูชันที่เหมาะสม ดังนั้น การค้นหาเหตุผลจะไม่ใช่เรื่องยากหากคุณปฏิบัติตามแนวทางเชิงกลยุทธ์

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้แผนภาพก้างปลา เป็นกระบวนการที่มีชื่อเสียงและมีประโยชน์ในการค้นหาสาเหตุของปัญหา แผนภาพก้างปลาคืออะไร? นักทฤษฎีองค์กรชาวญี่ปุ่น คาโอรุ อิชิกาวะ สร้างขึ้นเพื่อใช้จัดหมวดหมู่สาเหตุหลักของปัญหาในรูปแบบภาพ

ดูด้านบนภาพ สมมติว่าปัญหาคือเว็บไซต์ของคุณหยุดทำงาน แผนภาพก้างปลาจะช่วยให้คุณจดสาเหตุที่เป็นไปได้ที่อาจทำให้เว็บไซต์ของคุณล่ม การรักษาการสาธิตด้วยภาพเช่นนี้จะช่วยให้คุณแก้ไขปัญหาในการจัดการโครงการได้ดีขึ้นและมีประสิทธิภาพ

ต่อไปนี้คือบางสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ - เหตุผลที่คุณจดบันทึกไว้ สิ่งเหล่านี้ควรเป็นเรื่องจริง จากสาเหตุที่เป็นไปได้มากมาย งานของคุณคือเข้าใจสาเหตุที่แท้จริง เป็นไปได้ถ้าคุณไปวิเคราะห์อย่างลึกซึ้ง ดังนั้น ในการทำเช่นนี้ Root Cause Analysis (RCA) จะเป็นประโยชน์

3. การสร้างแนวคิดสำหรับการแก้ปัญหา

ตอนนี้คุณรู้แล้วว่าปัญหาใดที่คุณต้องแก้ไข และอะไรคือสาเหตุ คุณสามารถเริ่มสร้างแนวคิดสำหรับวิธีแก้ปัญหาที่เหมาะสม เป็นการแก้ปัญหาทีละขั้นตอนอย่างค่อยเป็นค่อยไปในการจัดการโครงการ ดังนั้น ในขั้นตอนนี้ คุณมีอิสระมากขึ้นในการสร้างสรรค์ เป้าหมายของขั้นตอนนี้คือการค้นหาชุดของโซลูชัน คุณต้องการวิธีแก้ปัญหาสำรองหรือทางเลือกอื่นอย่างเห็นได้ชัด พวกเขาช่วยลดความเสี่ยงของคุณ หากวิธีหนึ่งล้มเหลว คุณอาจเลือกวิธีอื่น

ดังนั้น คุณต้องใช้ความคิดอย่างมาก ค้นคว้าและรวบรวมวิธีการแก้ไขที่เป็นไปได้ วิธีที่ดีที่สุดสองวิธีในการสร้างความคิดคือ – การระดมสมองและการทำแผนที่ความคิด

Mindtools อธิบายว่าการแก้ปัญหาอย่างสร้างสรรค์นั้นมีสี่ขั้นตอน พวกเขาคือ - ชี้แจง, คิด, พัฒนา, นำไปใช้

ขั้นชี้แจงทำให้คุณสำรวจวิสัยทัศน์ของโครงการและลักษณะของปัญหาอีกครั้ง จากนั้นจะเป็นแนวทางในการรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นและกำหนดคำถาม ขั้นตอนต่อไปนี้เกี่ยวกับการขยายกรอบงานด้วยความเข้าใจ ข้อมูล ทรัพยากร และเป้าหมายทั้งหมดของคุณ เพื่อสำรวจแนวคิด กำหนดแนวทางแก้ไข และสร้างแผนสำหรับการดำเนินการ

4. เลือกวิธีแก้ปัญหาที่เหมาะสมที่สุด

การเลือกสีที่เหมาะสมไม่ใช่เรื่องง่ายเมื่อตู้เสื้อผ้าของคุณเต็มไปด้วยเสื้อผ้าที่คล้ายกัน แต่เมื่อคุณตั้งใจ รู้มารยาทและการแต่งกายของโปรแกรมนั้นๆ แล้ว เซนส์ด้านแฟชั่นของคุณจะช่วยให้คุณเลือกสีที่เหมาะสมที่สุดได้ สิ่งเดียวกันนี้มักเกิดขึ้นเสมอในขณะที่คุณกำลังจัดการโครงการใดๆ และกำลังแก้ปัญหาบางอย่าง

หลังจากที่คุณสร้างไอเดียมากมายและกำหนดวิธีแก้ปัญหาต่างๆ มากมาย ความลังเลใจก็เป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ ในฐานะผู้จัดการโครงการ ทักษะการแก้ปัญหาของคุณต้องการให้คุณเลือกวิธีที่มีประโยชน์และง่ายที่สุดในการแก้ปัญหาของคุณ

วิธีที่ดีที่สุดในการทำเช่นนั้นคือการวัดโซลูชันทั้งหมด เปรียบเทียบกัน และพิจารณาข้อเท็จจริงต่อไปนี้ –

• ความคาดหวังและลำดับความสำคัญของคุณ
• ประเมินวิธีแก้ปัญหาทั้งหมดและวัดผล
• พิจารณาทรัพยากรของคุณ
• ไปหาสิ่งที่ง่ายที่สุดก่อน

อย่างไรก็ตาม คุณไม่ควรหยุดถามคำถาม ถามตัวเอง สร้างแรงบันดาลใจให้นักเรียนของคุณทำงานในโครงการเพื่อถามคำถาม ยิ่งมีคำถามมากเท่าไหร่ การแก้ปัญหาก็จะมีประสิทธิภาพและไร้ที่ติมากขึ้นเท่านั้น

5. การดำเนินการเพื่อแก้ปัญหาของคุณ

เมื่อคุณรู้ว่าอะไรคือปัญหาของคุณ และวิธีแก้ไขใดที่คุณต้องนำไปใช้ ให้เริ่มต้นใหม่ทันที ได้เวลาดำเนินการแล้ว ดำเนินการแก้ไขเป็นขั้นตอนสุดท้าย แต่คุณต้องผ่านขั้นตอนก่อนหน้าทั้งหมดเพื่อไปถึงระดับนั้น เป็นกรอบการทำงานที่จัดตั้งขึ้นเพื่อเพิ่มทักษะของคุณในฐานะนักแก้ปัญหา

อ่านเพิ่มเติม: 6 แนวคิดการจัดการโครงการที่น่าสนใจในปี 2565

เครื่องมือการจัดการโครงการสามารถช่วยคุณในการแก้ปัญหาได้อย่างไร

ในยุคของการทำงานอัตโนมัติ การจัดการโครงการจะง่ายขึ้นเนื่องจากเครื่องมือที่ช่วยให้คุณสร้างฐานข้อมูลออนไลน์ของพนักงาน ลูกค้า บัญชี และโครงการโดยรวม ฯลฯ ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติ A PM ช่วยให้คุณติดตามทุกกระบวนการที่กำลังดำเนินอยู่ และทำให้ง่ายขึ้น ความพยายามในการตัดสินใจที่ดีขึ้น

ตัวอย่างเช่น หากคุณมีเครื่องมือ PM automation เช่น WP Project Manager การแก้ปัญหาในการจัดการโครงการจะเป็นไปได้และง่ายกว่า นี่คือวิธีการ -

• ช่วยให้มั่นใจได้ว่าจะใช้ทรัพยากรและการวางแผนของคุณได้ดีที่สุด
• จัดระเบียบและติดตามโครงการและงานของคุณอย่างจริงจัง
• เครื่องมือการจัดการขั้นสูงเพื่อให้การติดตามของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น
• เครื่องมือนี้จะช่วยเพิ่มความพยายามในการทำงานร่วมกันของคุณ
• สร้างรายงานเพื่อให้คุณเห็นว่าโครงการของคุณดำเนินไปอย่างไรและคุณขาดอะไร

โดยรวมแล้ว WP Project Manager มีคุณสมบัติทั้งหมดที่สามารถทำให้เวิร์กโฟลว์ของคุณคล่องตัว เมื่อคุณเห็นการอัปเดตสดและกิจกรรมของแดชบอร์ดโครงการของคุณ (รวมถึงบอร์ด Kanban, แผนภูมิแกนต์, รายการงาน, ปฏิทิน ฯลฯ) คุณสามารถทำตามขั้นตอนการแก้ปัญหาทั้งหมดได้อย่างง่ายดายและมีประสิทธิภาพมากขึ้น งานจะง่ายขึ้นอย่างไรก็ตาม

การปิดเพื่อแก้ปัญหาใน Project Managementmet

ปัญหาส่วนใหญ่มักเป็นเรื่องเล็กน้อยในตอนเริ่มต้น ในฐานะผู้จัดการโครงการที่ชาญฉลาด งานของคุณคือแก้ไขปัญหาโดยเร็วที่สุด ยิ่งช้า ปัญหายิ่งบานปลาย เรือมักมีปัญหาเครื่องยนต์ขัดข้องเล็กน้อยหรือมีรอยร้าวเมื่อเดินทางไกล กัปตันที่ชาญฉลาดมักจะอยู่ในวงเพื่อแก้ไขปัญหาเหล่านั้นไปพร้อม ๆ กัน ในฐานะผู้จัดการโครงการ งานของคุณไม่น้อยไปกว่านั้น

กรอบแนวทางการแก้ปัญหาเชิงกลยุทธ์จะช่วยให้คุณรับมือกับวงจรนั้น และเครื่องมือจัดการโครงการอัตโนมัติที่สมบูรณ์แบบช่วยให้คุณแก้ปัญหาได้เร็วขึ้น (อย่าลืมเพิ่มความยืดหยุ่น ความสามารถในการจ่าย การจัดการเวลา และความชาญฉลาด)

ต่อไปนี้เป็นคำพูดสุดท้ายของเรา – คิดค้นวิธีใหม่ล่าสุดในการแก้ปัญหาในโครงการของคุณต่อไป และอย่าปล่อยให้ปัญหาของคุณลุกลามใหญ่โตกว่าตัวคุณ