กำหนดขอบเขตความเป็นมืออาชีพกับลูกค้า

งานไคลเอนต์ของคุณเริ่มเข้าสู่จุดศูนย์กลางในรายการลำดับความสำคัญของคุณอย่างช้าๆ หรือไม่? แม้ว่าการมุ่งสู่สายอาชีพจะเป็นความทะเยอทะยานที่ดี แต่การรู้สึกสมดุลอย่างเพียงพอระหว่างงานของลูกค้าและความต้องการอื่นๆ เช่น การพัฒนาวิชาชีพ การสร้างทีม การพักผ่อน และอื่นๆ ก็มีความสำคัญเช่นกัน!

บางทีคุณอาจเริ่มสังเกตเห็นแนวโน้มบ้างานบางอย่างในตัวเอง เช่น ทำงานจนมื้อเที่ยงหรือเป็นคนสุดท้ายที่ออกจากระบบเพื่อทำงานให้ลูกค้าเสร็จ คุณทำได้ดีในขั้นแรกในการยอมรับความจำเป็นในการเปลี่ยนแปลงเพื่อความสมดุลระหว่างการทำงานและชีวิตที่ดีขึ้น หากคุณได้ข้อสรุปว่าการกำหนดขอบเขตของลูกค้าเป็นไปตามลำดับ คุณมาถูกที่แล้ว!

เคล็ดลับ 5 ข้อในการกำหนดขอบเขตกับลูกค้ามีดังนี้

• ประเมินสิ่งที่ไม่ได้ผล
• ระวังการคืบคลานของขอบเขต
• กำหนดบล็อกกำหนดการ
• ตรวจสอบอีเมลของคุณเฉพาะในช่วงเวลาทำการเท่านั้น
• กำหนดเวลาสำหรับ OOO

ประเมินสิ่งที่ไม่ได้ผล

ก่อนที่คุณจะหา Pain point ของขอบเขตได้ ให้คิดถึงสิ่งที่ใช่และไม่ได้ผลสำหรับคุณ บางทีลูกค้าอาจจัดตารางการประชุมในช่วงเช้าตรู่หรือดึกมากในตอนเย็น บางที ลูกค้าคาดหวังให้คุณรับสายเสมอในการโทรครั้งแรก แม้ว่าคุณจะมีโครงการและการประชุมอื่นๆ สิ่งเหล่านี้เป็นสัญญาณว่าขอบเขตของมืออาชีพเบลอและถึงเวลารีเซ็ตขอบเขตแล้ว

ทำรายการข้อดีและข้อเสียที่คุณชอบและไม่ชอบเกี่ยวกับระบบปัจจุบันของคุณ และทำให้คุณรู้สึกอย่างไร คุณจะสามารถแก้ไขได้เฉพาะสิ่งที่คุณต้องรับทราบก่อนเท่านั้น!

คุณจะต้องสื่อสารความคิดเหล่านี้กับลูกค้าของคุณ ฉันขอแนะนำให้คุณใช้มาตราในสัญญาของคุณเพื่อช่วยจัดการการสนทนาที่ยากลำบากเหล่านี้ ดังนั้นทั้งคุณและลูกค้าจึงถูกบังคับให้รับทราบประเด็นปัญหาเหล่านี้

วิชาเช่นนี้ไม่ง่ายแต่ช่วยบ่มเพาะความเป็นมืออาชีพที่ดีที่สุดของคุณ เพื่อให้คุณมีพื้นที่และความสามารถในการสร้างสรรค์ผลงานที่ดีที่สุดสำหรับลูกค้า!

[twitter_link]เจ้านายคนก่อนเคยบอกฉันว่า: 'คุณคือผู้สนับสนุนที่ยิ่งใหญ่ที่สุดของคุณ อย่ากลัวที่จะพูดเมื่อคุณต้องการสิ่งที่แตกต่าง'[/twitter_link]

ระวังการคืบคลานของขอบเขต

การคืบคลานของขอบเขตเกิดขึ้นเมื่อการส่งมอบโครงการและผลลัพธ์เริ่มใช้เวลาและทรัพยากรมากกว่าที่วางแผนไว้เดิม ตั้งงบประมาณ และออกใบแจ้งหนี้ โดยปกติแล้วจะไม่ใช่เรื่องใหญ่ในตอนแรก แต่มักจะเป็นคำขอข้างเคียงที่นี่และที่นั่น คำขอหนึ่งหรือสองคำขอกลายเป็นหลายคำขออย่างรวดเร็ว จากนั้นคุณจะมีขอบเขตคืบคลาน การรองรับลูกค้าสำหรับแต่ละคำขอในนามของ "การบริการลูกค้าที่ยอดเยี่ยม" คุณจะเพิ่มความคาดหวังของพวกเขาในขณะที่ให้งานมากกว่าที่วางแผนไว้เดิม

ขั้นตอนแรกในการดูว่าขอบเขตของโครงการอยู่นอกขอบเขตหรือไม่ คือการอ่านสรุปโครงการและสัญญาของลูกค้า หากคุณทุ่มเทเวลาหรือทรัพยากรมากเกินไปให้กับโปรเจกต์หนึ่งและไม่ได้รับการชดเชยอย่างเหมาะสม นั่นถือเป็นสัญญาณอันตราย

Scope Creep มีอยู่จริง ดังนั้นคุณต้องระวังให้ดี ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้กำหนดรายละเอียดของโครงการให้กับลูกค้าของคุณอย่างชัดเจน และเซ็นสัญญาของคุณเพื่อให้ทั้งสองฝ่ายยอมรับขอบเขตของโครงการ เมื่อมีคำขอที่ไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของข้อตกลงเดิม คุณสามารถตัดสินใจได้ว่าคุณต้องการอนุญาตหรือไม่ หรือคุณจะต้องเรียกเก็บเงินเพิ่มเติมสำหรับคำขอดังกล่าว

อย่าลืมถามคำถามเหล่านี้กับลูกค้าของคุณก่อนที่จะเริ่มโครงการออกแบบเว็บครั้งต่อไปของคุณ!

ตั้งกำหนดการบล็อก

การกำหนดตารางเวลาเป็นกลยุทธ์การจัดการเวลาที่ยอดเยี่ยม!

ในการทำเช่นนี้ คุณจะต้องจัดตารางเวลาตลอดทั้งวันเพื่ออุทิศให้กับโครงการทีละโครงการอย่างเคร่งครัด วิธีนี้ช่วยให้แน่ใจว่าคุณมีเวลาเพียงพอสำหรับทุกรายการการดำเนินการที่คุณต้องการทำให้สำเร็จในหนึ่งวัน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าของคุณ เพื่อนร่วมทีมหรือผู้ทำงานร่วมกันจะสามารถเห็นเวลาที่คุณว่างในการแชทและเวลาที่คุณกำลังพยายามทำงาน

สิ่งนี้จะกำหนดขอบเขตสำหรับกำหนดการของคุณในกรณีที่ลูกค้าขอให้คุณทิ้งทุกอย่างเพื่อตอบสนองคำขอของพวกเขาอย่างสม่ำเสมอ! ข้อดีอีกประการของกลยุทธ์นี้คือ เมื่อคุณกำหนดเวลาที่ต้องตัดสินใจล่วงหน้า คุณจะมีความคิดที่ดีขึ้นเกี่ยวกับไทม์ไลน์โครงการที่เหมือนจริง ดังนั้นหากลูกค้าตามงานของคุณไม่ทัน คุณสามารถบอกพวกเขาได้ทันทีว่า “ได้ ฉันจะส่งงานให้ภายในวันที่ X”

ตรวจสอบอีเมลของคุณเฉพาะในเวลาทำการเท่านั้น

ฉันรู้สึกผิดกับเรื่องนี้มาก

ในยุคแห่งเทคโนโลยีสมัยใหม่นี้ คุณอาจได้รับการแจ้งเตือนบนสมาร์ทโฟนของคุณ (หรือนาฬิกา หรือตู้เย็น หรืออุปกรณ์ในบ้าน) อยู่เสมอ ไม่ว่าจะเป็นช่วงเวลาใดของวันก็ตาม บางทีคุณอาจรู้สึกฉวัดเฉวียนหรือเห็นหน้าจอของคุณสว่างขึ้นจากระยะไกล คุณอยู่ที่นั่นทันทีเพื่อตรวจสอบการแจ้งเตือนนี้ — อีเมลงานอีกฉบับ จากตรงนี้ คุณจึงเปลี่ยนอารมณ์ทำงานได้ง่ายมาก

ขั้นแรก ให้กำหนดขอบเขตวินัยในตนเองที่ชัดเจนกับตัวเองเพื่อเช็คอีเมลในช่วงเวลาทำงานเท่านั้น หากคุณรู้ว่าการดำเนินการนี้ยากเกินไป ให้ลองปิดการแจ้งเตือนทางอีเมลเมื่อคุณออกจากระบบในวันนั้น อาจรู้สึกหวาดหวั่นในตอนแรก แต่ความรู้สึกนั้นเป็นเหตุผลว่าทำไมคุณถึงต้องการขอบเขตระดับมืออาชีพนี้ คุณไม่ควรกังวลมากเกินไปก่อนที่จะลองเช็คเอาท์ในตอนเย็น

อีกแนวคิดหนึ่งคือการตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติเพื่อให้ผู้ส่งอีเมลทราบว่าคุณจะตอบกลับในวันถัดไป ขั้นตอนเหล่านี้เป็นขั้นตอนเล็กๆ ที่ทรงพลังอย่างเหลือเชื่อในการกำหนดความคาดหวังและขอบเขต

กำหนดเวลาสำหรับ OOO

คุณอาจจะคิดว่า “pfff ฉันทำสิ่งนี้แล้ว!”

OOO หรือลางานคือเวลาที่คุณตั้งค่าเพื่อแจ้งให้ผู้อื่นทราบว่าคุณจะไม่ว่างในช่วงเวลาหนึ่ง คุณอาจทำสิ่งนี้อยู่แล้วเมื่อคุณไปตรวจสุขภาพฟันหรือการเดินทางที่กำลังจะมาถึง แต่นี่คือสิ่งที่ต้องทำใหม่!

กำหนดเวลา OOO สำหรับช่วงเวลาสั้นๆ เพื่อผ่อนคลาย อาจเป็นการเดินเพื่อพักดื่มกาแฟหรือเล่นโยคะเพื่อเพิ่มพลังระหว่างมื้อกลางวัน ช่วงลางานไม่จำเป็นต้องเป็นวันทั้งวันเพื่อไปทำธุระหรือพักผ่อน การหยุดพักเหล่านี้เป็นสิ่งสำคัญสำหรับคุณในการเติมพลังเพื่อทำงานที่เหลือในวันทำงานหรือสัปดาห์

ฉันกำลังโทรหาคุณ ใช่แล้ว คุณ ไม่ได้จัดลำดับความสำคัญของโหมดพักผ่อนอย่างแท้จริงเพียงพอ แม้ว่าคุณจะแค่ตรวจสอบสถานะหรืออีเมล ก็ยังถือว่าคุณไม่ได้ออกจากโหมดการทำงานของคุณ แม้ว่าคุณจะรู้ว่าต้องทำเช่นนี้ (อาจไม่เพียงพอ) สำหรับวันหยุดและการนัดหมายของคุณ ลองใช้วิธีใหม่นี้ด้วย

บทสรุป

หากคุณเคยสงสัยเกี่ยวกับขอบเขตเหล่านี้ ให้ถอยกลับไปที่วลีสำคัญนี้ หากมีข้อสงสัย ให้ตรวจสอบสัญญา!

ลูกค้าทุกคนที่ควรค่าแก่การทำงานด้วยจะเข้าใจและชื่นชมขอบเขตความเป็นมืออาชีพที่คุณตั้งไว้ หากสายถูกผลักดันอย่างต่อเนื่อง ก็ถึงเวลาที่จะต้องเปิดอกคุยกันอย่างเปิดเผยและโปร่งใสกับทุกฝ่าย

กลยุทธ์การกำหนดขอบเขตเหล่านี้ช่วยปกป้องคุณจากการทำงานหนักเกินไปหรือวางจานของคุณไว้สูงเกินไป คุณสามารถรักในสิ่งที่คุณทำในการสร้างงานให้กับลูกค้า WordPress ของคุณในขณะที่รักษาความสมดุลระหว่างงานและชีวิต!