11 วิธีที่ดีที่สุดในการเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการโครงการของคุณด้วยตัวจัดการงานอัตโนมัติ (เคล็ดลับและเครื่องมือจากผู้เชี่ยวชาญ)

ในฐานะผู้จัดการโครงการ ทักษะและประสิทธิภาพของคุณจะไปไกลกว่านั้น ไม่มีขีดจำกัดใดๆ ดังนั้นจึงเป็นขั้นตอนที่ชาญฉลาดในการปรับใช้ชุดของกระบวนการที่สามารถปรับปรุงประสิทธิภาพการจัดการโครงการของคุณอย่างต่อเนื่อง หากคุณทำตามคำแนะนำเหล่านี้ ฝึกฝนอย่างสม่ำเสมอ และพัฒนาไปเรื่อย ๆ แน่นอนว่าคุณสามารถพัฒนาได้อย่างมากเมื่อเวลาผ่านไป

ในธุรกิจสมัยใหม่ ผู้จัดการโครงการจะฉลาดขึ้นและเพิ่มขีดความสามารถด้วยระบบอัตโนมัติ ดังนั้นจึงเป็นส่วนสำคัญของกระบวนการที่เรากำลังพูดถึง การประหยัดเงิน เวลา และความพยายามคือสิ่งที่ทำให้คุณมีช่องทางมากขึ้นสำหรับนวัตกรรม และระบบอัตโนมัติจะช่วยให้คุณทำเช่นนั้นได้อย่างง่ายดาย

ในบล็อกต่อไปนี้ เราจะพูดถึงเรื่องทั้งหมดและจะแสดงวิธีเพิ่มประสิทธิภาพของคุณในฐานะผู้จัดการโครงการด้วยการจัดการงานที่ชาญฉลาดและกระบวนการเชิงกลยุทธ์ อ่านต่อ

ทำไมคุณต้องมีประสิทธิภาพมากขึ้นในการจัดการโครงการของคุณ

ประสิทธิภาพในการจัดการโครงการคือคุณภาพที่คุณสามารถบรรลุได้ทีละน้อย สิ่งที่ทำให้คุณเป็นผู้จัดการโครงการแบบไดนามิกที่สามารถใช้ทรัพยากรและเวลาที่มีอยู่ด้วยการประมาณค่าที่แน่นอน แก้ปัญหา และทำให้โครงการประสบความสำเร็จ ประสิทธิภาพยังทำให้คุณมีความสามารถในการปรับตัว การเปิดกว้าง และความนิยมในหมู่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ

แนวคิดเรื่องประสิทธิภาพและประสิทธิผลมักใช้ในการประเมินกระบวนการต่างๆ องค์กรตามโครงการมักจะประสบปัญหากับความสมดุลระหว่างเวลา ต้นทุน และคุณภาพ พวกเขาสนใจที่จะทำสิ่งนี้ให้มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากที่สุด

Erik Sundqvist, Science Direct

ตั้งแต่การวางแผน การกำหนดงบประมาณ และการดำเนินการ ผู้จัดการโครงการจำเป็นต้องผ่านกระบวนการที่ยาวนานและน่าเบื่อ และความเสี่ยงเกือบจะแน่นอน การจัดการคนของคุณ การกระจายงาน และการบรรลุเป้าหมายนั้นต้องใช้ความพยายามอย่างหนักทั้งกายและใจ แล้วอะไรคือพระคุณแห่งความรอดของคุณ?

แท้จริงแล้วมันคือประสิทธิภาพของคุณ หากคุณสามารถใช้ทรัพยากรที่มีอยู่ทั้งหมดด้วยศักยภาพที่เหมาะสม คุณก็ประสบความสำเร็จได้ ดังนั้นจะทำอย่างไร? นี่คือที่ที่งานของคุณต้องผ่านไม่กี่ขั้นตอน

11 ขั้นตอนที่พิสูจน์แล้วเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการจัดการโครงการของคุณ

รายการมาตรการด้านประสิทธิภาพไม่มีที่สิ้นสุด คุณสามารถคิดค้นวิธีการใหม่ๆ ได้ อาจจะทุกสัปดาห์ แต่สิ่งสำคัญคือวิธีใดดีที่สุดและผู้เชี่ยวชาญรู้สึกว่าได้ผลจริง

ด้านล่างนี้ เราได้จัดเรียงแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่ได้รับการพิสูจน์แล้วบางส่วนเพื่อเพิ่มทักษะการจัดการโครงการของคุณ ตรวจสอบพวกเขาออก -

1. มุ่งเน้นไปที่การวางแผน
2. สร้างฐานความรู้
3. สร้างกระบวนการสื่อสารพร้อมกัน
4. การจัดการและงบประมาณโครงการเวลา
5. กลยุทธ์การบริหารความเสี่ยง
6. ทำให้สามารถเข้าถึงข้อมูลโครงการทั้งหมดได้
7. ติดตามกระบวนการ
8. ให้รางวัลแก่สมาชิกในทีมที่มีผลงาน
9. จัดตำแหน่งเครื่องมือที่เหมาะสม
10. เปิดรับคำติชมและข้อเสนอแนะ
11. ไม่เคยชำระ & ทำการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

มาสำรวจรายละเอียดและดูว่าวิธีเหล่านี้จะช่วยให้ผู้จัดการโครงการเพิ่ม ประสิทธิภาพการจัดการโครงการ ได้อย่างไร –

1. มุ่งเน้นไปที่การวางแผน

การวางแผนเป็นเสาหลักของกิจกรรมการจัดการโครงการทั้งหมดของคุณ หากคุณมีแผนเรียบร้อยและแผนสำรอง คุณจะปลอดภัยในการเล่นเกม นอกจากนี้ยังเป็นขั้นตอนแรกเพื่อให้แน่ใจว่าคุณกำลังทำธุรกิจอย่างจริงจัง

พูดง่ายๆ คุณต้องทำสิ่งนี้เพื่อวางแผนการดำเนินการ -

• การกำหนดขอบเขตของโครงการของคุณ
• จัดทำโครงสร้างการแบ่งงาน
• กำหนดและลำดับกิจกรรมโครงการ
• ประเมินงบประมาณ ระยะเวลา และทรัพยากรอื่นๆ อย่างชาญฉลาด
• เตรียมแผนฉุกเฉินให้พร้อม

งานทั้งหมดข้างต้นจะทำให้โครงการของคุณคล่องตัวขึ้นเท่านั้น เมื่อโครงกระดูกของคุณแข็งแรง ร่างกายก็ต้องมีรูปร่างที่ดี

2. สร้างฐานความรู้

การสร้างฐานความรู้เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับโครงการของคุณ เมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการข้อมูล ฐานความรู้สามารถช่วยคุณได้ ดังนั้น สถานการณ์ทั่วไปจะเป็นเช่นนี้ สมมติว่ามีคนต้องการทราบยอดขายของไตรมาสที่แล้ว คุณทำให้เขารู้ แล้วมีคนมาถามข้อมูลเดียวกัน ไม่คิดจะตอบอีกเหรอ?

ฐานความรู้เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการแบ่งปันระหว่างกันและสำหรับการเรียกใช้การไหลของข้อมูลพร้อมกันทั่วทั้งองค์กร สิ่งนี้จะช่วยไม่เพียงแค่คนในโครงการของคุณเท่านั้น แต่ยังรวมถึงบุคคลภายนอกและลูกค้าด้วย

3. สร้างกระบวนการสื่อสารพร้อมกัน

หากคุณไม่มีการสื่อสารที่มั่นคงระหว่างผู้มีส่วนได้เสีย โครงการของคุณก็ตกอยู่ในความเสี่ยง ทุกคนที่เกี่ยวข้องกับโครงการของคุณต้องแน่ใจว่าพวกเขาอยู่ในหน้าเดียวกัน และทำงานเพื่อเป้าหมายเดียวกัน อย่างไรก็ตาม หลายโครงการล้มเหลวเนื่องจากขาดมัน เห็นได้ชัดว่า “การสื่อสารขัดข้อง” ทำให้ 57% ของโครงการล้มเหลว

จะสร้างกระบวนการสื่อสารที่เกาะติดได้อย่างไร? สิ่งแรกคือการเลือกรูปแบบหรือกระดานที่ควรเก็บและอัปเดตข้อมูลทั้งหมดอย่างสม่ำเสมอ

ขั้นตอนต่อไปคือการกำหนดเป้าหมายการสื่อสาร นั่นหมายถึงการวางแผนใหม่สำหรับสิ่งที่คุณต้องการบรรลุผ่านกระบวนการสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการ หลังจากที่คุณมีรูปแบบและเป้าหมายในการสื่อสารแล้ว ก็ถึงเวลาระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและเลือกวิธีการที่คุณต้องการปฏิบัติตาม

4. การจัดการและงบประมาณโครงการเวลา

นอกจากเวลาและเงินที่คุณใช้ไป ความล่าช้าของโครงการอาจทำให้คุณสูญเสียสิ่งที่มีค่าที่สุด ซึ่งก็คือลูกค้าของคุณ ดังนั้น การบริหารงบประมาณและเวลาที่เหมาะสมจึงเป็นเรื่องใหญ่ที่คุณต้องแก้ไข ดังนั้น เมื่อคุณเริ่มจัดการโครงการ คุณต้องทำเครื่องหมายในรายการตรวจสอบต่อไปนี้ –

• การประเมินทรัพยากรที่ดีที่คุณกำลังลงทุน
• คนที่คุณเลือกเป็นผู้สมรู้ร่วมคิด
• แบ่งโครงการนั้นออกเป็นเศษส่วนเล็ก ๆ มอบหมายคนที่เหมาะสมให้ถูกที่
• ตั้งเวลาโดยประมาณเพื่อให้งานแต่ละอย่างเสร็จ

การจัดทำงบประมาณเป็นภาระหนัก ดังนั้นสิ่งที่ทำให้คุณมีประสิทธิภาพคือการเลือกวิธีที่เหมาะสมที่สุดให้เหมาะกับธุรกิจของคุณ

5. กลยุทธ์การบริหารความเสี่ยง

ในฐานะผู้จัดการโครงการ ความเสี่ยงเป็นสิ่งที่เห็นได้ชัด ในที่สุดคุณควรเป็นผู้จัดการความเสี่ยงที่ดีเพื่อทำให้โครงการของคุณประสบความสำเร็จ กลยุทธ์การจัดการความเสี่ยงเป็นคลังแสงที่ชาญฉลาดในการต่อสู้กับสถานการณ์ที่กำลังจะเกิดขึ้น นักการตลาดสมัยใหม่มักพิจารณากลยุทธ์การจัดการความเสี่ยงทั้งด้านบวกและด้านลบในขณะที่พวกเขากำลังเผชิญกับปัญหา

มีผู้เชี่ยวชาญด้านกลยุทธ์อยู่สามประเภทที่พบว่าสามารถแก้ไขปัญหาการบริหารความเสี่ยงได้ พวกเขาคือ - การตอบสนองเชิงบวกเชิงลบและความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น

ตัวอย่างเช่น หากคุณคิดในแง่บวก การบริหารความเสี่ยงมีสี่ขั้นตอน ใช้ประโยชน์ แบ่งปัน ปรับปรุง และยอมรับ การเอารัดเอาเปรียบหมายถึงความเสี่ยงโดยเจตนาเพื่อเริ่มต้นความเป็นไปได้ ในบางครั้ง ผู้จัดการโครงการที่ชาญฉลาดจะแสวงหาพันธมิตรและแบ่งปันความเสี่ยงเพื่อทำให้มีความเป็นไปได้

การตอบสนองที่อาจเกิดขึ้นสำหรับโอกาสพิเศษ บางครั้งการประมาณค่าของคุณอาจไม่ได้ผลลัพธ์ที่แน่นอนและทำให้คุณล้มเหลว จากนั้นการตอบสนองในการจัดการความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นจะช่วยให้คุณหลุดพ้นจากความยากลำบาก

6. ทำให้สามารถเข้าถึงข้อมูลโครงการทั้งหมดได้

เราได้กล่าวถึงความสำคัญของฐานความรู้ไปแล้ว อย่างไรก็ตาม โครงการที่ดำเนินไปอย่างประสบความสำเร็จต้องการการเข้าถึงระดับสูงสุดในหมู่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการ

โครงการที่กำลังทำงานอยู่สร้างชุดข้อมูลและเอกสารจำนวนมาก เมื่อใดก็ตามที่มีคนต้องการอะไร เขา/เธอต้องมีวิธีการที่จะหยิบมันขึ้นมาโดยไม่ต้องยุ่งยากและง่ายดาย นอกจากนี้ยังเป็นส่วนสำคัญของกระบวนการสื่อสารในภาพรวม นอกจากนั้นสิ่งที่คุณกำลังทำควรได้รับการบันทึกไว้ ในฐานข้อมูลที่สามารถเข้าถึงได้ ข้อมูลโครงการทั้งหมดของคุณจำเป็นต้องได้รับการบันทึกและติดตามได้

7. การติดตามกระบวนการ

การติดตามช่วยให้คุณเห็นภาพรวมของโครงการ สิ่งที่สำคัญที่สุดคือ -

• คุณทำงานมากน้อยเพียงใด
• มีอะไรปรับปรุง
• คุณต้องไปกี่ลีก
• มาตรการใดที่สามารถปรับปรุงกระบวนการของคุณได้มากขึ้น

ในฐานะผู้จัดการโครงการที่ชาญฉลาด งานของคุณคือการหาวิธีที่ดีที่สุดในการติดตามงานการจัดการโครงการของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ ในกรณีนี้ ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการหรือตัวจัดการงานอัตโนมัติมาพร้อมกับข้อได้เปรียบที่ยอดเยี่ยม

8. ให้รางวัลแก่สมาชิกในทีมที่มีผลงาน

ไม่ใช่ว่าสมาชิกในทีมของคุณทุกคนจะเหมือนกัน พวกเขามีบทบาท ขอบเขต ความรับผิดชอบ และความสามารถที่แตกต่างกัน นอกเหนือจากคุณสมบัติที่กำหนดไว้ล่วงหน้าแล้ว ผู้คนยังมีปฏิกิริยาตอบสนองที่ต่างออกไปในขณะที่ทำงานในโครงการ คุณไม่สามารถคาดหวังให้พวกเขาทั้งหมดแสดงในแบบเดียวกันตลอดได้ ดังนั้นคุณต้องรวบรวมพวกมันเพื่อเพิ่มอัตราความสำเร็จของคุณ ในกรณีเช่นนี้ อะไรจะเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการเพิ่มพลังภายในของพวกเขาให้ทำงานอย่างใกล้ชิดและมีประสิทธิภาพมากขึ้น?

การรับรู้ของพนักงานมีความสำคัญต่อพนักงาน 37% ทีมที่ทำคะแนนการมีส่วนร่วมได้สูงสุด 20% จะได้รับผลตอบแทนน้อยกว่า 59% ประมาณ 34% ของคนงานในสหรัฐฯ รู้สึกมีส่วนร่วม

หนึ่งในเคล็ดลับที่พิสูจน์แล้วคือ – ให้รางวัลแก่ผู้ที่ทำงานได้ดีขึ้น เป็นประเพณีที่มีมาช้านานในการสร้างแรงบันดาลใจให้ผู้อื่นแสดงในจังหวะเดียวกันหรือช่วยให้พวกเขาพยายามทำอย่างเป็นธรรมชาติ ไม่ใช่โดยการบังคับ

9. จัดตำแหน่งเครื่องมือที่เหมาะสม

นี่เป็นส่วนที่ยุ่งยาก ระบบอัตโนมัติเป็นสิ่งที่ผู้จัดการโครงการสมัยใหม่ส่วนใหญ่ต้องการเชื่อมั่น แต่มีกี่คนที่ทำเช่นนั้นจริง ๆ Mckinsey รายงานว่า 31% ของธุรกิจมีฟังก์ชันอัตโนมัติเต็มรูปแบบอย่างน้อยหนึ่งฟังก์ชัน

ดังนั้น จากข้อมูลของ Farc Research “มืออาชีพใช้เวลาโดยเฉลี่ย 18 นาทีในการค้นหาเอกสารด้วยตนเอง ––20% ถึง 40% ของเวลาของพวกเขา––และใช้เวลา 50% ของเวลาค้นหาข้อมูล”

ซึ่งหมายความว่า การนำระบบอัตโนมัติมาใช้จะช่วยประหยัดความพยายามและเวลาของคุณ และช่วยให้คุณมีเวลามากขึ้นในการมุ่งเน้นเรื่องอื่นๆ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการโครงการของคุณ

ด้วยเหตุนี้ ความต้องการเครื่องมืออัตโนมัติจึงเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ในการทำให้กระบวนการธุรกิจของคุณเติบโต แต่จะเลือกใช้ตัวไหนดี และเครื่องมือที่เหมาะสมจะช่วยพัฒนาเกมของคุณได้อย่างไร เราจะแสดงให้คุณเห็น

10. เปิดรับคำติชมและข้อเสนอแนะ

ผู้จัดการโครงการที่ดีจะเปิดรับความคิดเห็นจากลูกศิษย์เสมอ อย่างน้อย การรับฟังคนที่มีใจเดียวกัน แบ่งปันความคิด และข้อเสนอแนะก็ไม่ใช่เรื่องเลวร้าย จริงไหม?

เรื่องแย่ๆ ของผู้จัดการโครงการที่ไม่เปิดรับไอเดียใหม่ๆ และบอกคนของเขาว่า “ฉันรู้มากกว่าคุณ นั่นเป็นเหตุผลที่ฉันเป็นผู้จัดการของคุณ”

สมมติว่าเขาชื่อคุณบรูคส์ เขาไม่เคยคิดว่าสมาชิกในทีมจะเพิ่มมูลค่าให้กับโครงการหรือปัญหาที่กำลังจะเกิดขึ้น ดังนั้นเมื่อใดก็ตามที่เกิดปัญหาขึ้น พวกเขาไม่มีอะไรมากพอที่จะแก้ปัญหาได้ และในขณะที่แผนของเขาล้มเหลว ชายคนนั้นก็ดื้อรั้นที่จะยอมรับคำแนะนำใหม่ๆ แต่จะตำหนิสมาชิกในทีม

โครงการไม่ไปไหน และสิ่งต่าง ๆ ก็เริ่มแตกสลาย แม้จะเป็นคนที่มีความสามารถและมีความรู้ด้านต่างๆ เป็นอย่างดี แต่มิสเตอร์บรู๊คกลับไม่สามารถบรรลุเป้าหมายได้

บทเรียนหนึ่งชัดเจนที่นี่: ในฐานะผู้จัดการโครงการ คุณต้องให้ความสำคัญกับสมาชิกในทีมแต่ละคน เปิดใจรับความคิดใหม่ๆ และการอภิปราย เพราะทุกคนมีบางอย่างที่ต้องทำในโครงการในขณะที่พวกเขากำลังทำมันอยู่

คุณอาจต้องการอ่าน: คู่มือฉบับสมบูรณ์เกี่ยวกับวิธีการของ Waterfall ในการจัดการโครงการ!

11. อย่าหยุดและทำการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

ชีวิตในฐานะผู้จัดการโครงการคือการเดินทางที่ส่งเสริมนวัตกรรมในแต่ละวัน ดังนั้น หากคุณประสบความสำเร็จโดยปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดและกฎต่างๆ อย่าคิดว่าครั้งต่อไปหรือโครงการถัดไปจะเป็นไปตามนั้น เป็นโลกที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่อง คุณก็เช่นกัน เกมของคุณสามารถปรับเปลี่ยนได้และไดนามิกสามารถพาคุณไปสู่ตำแหน่งผู้นำได้

ใช้ตัวจัดการงานอัตโนมัติเพื่อเพิ่มทักษะการจัดการโครงการของคุณ

ระบบอัตโนมัตินำนวัตกรรมและความเร็วมาสู่พนักงานของคุณ ดังนั้น การวัดประสิทธิภาพทั้งหมดที่เราพูดถึงในบล็อกสามารถทำได้ง่ายหากคุณมีตัวจัดการงานอัตโนมัติอยู่ในกระเป๋าของคุณ

ตั้งแต่การวางแผนไปจนถึงการติดตามกระบวนการของคุณ การกระจายงาน ไปจนถึงการกำหนดงบประมาณเวลาหรือการติดตามผล คุณจะได้รับทุกอย่างจากเครื่องมือดังกล่าว ตัวอย่างเช่น หากคุณมีผู้จัดการงานอัตโนมัติ เช่น WP Project Manager คุณสามารถปรับปรุงงานโครงการทั้งหมดของคุณ และเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการโครงการ

คุณสมบัติหลักบางอย่างที่คุณวางใจได้คือ -

• ความช่วยเหลือด้านทรัพยากรและการวางแผน
• การติดตามอย่างชาญฉลาดของหลายโครงการของคุณ
• คุณสามารถกำหนดเส้นตายและระบบเตือนความจำ/การแจ้งเตือนเพื่อให้เป็นไปตามที่กำหนด
• ตัวเลือกการติดตามเวลาที่มีประสิทธิภาพ
• การทำงานร่วมกันเป็นทีมผ่าน Kanban รายการงาน แผนภูมิ Gantt และตัวเลือกการจัดเก็บไฟล์ที่สามารถเข้าถึงได้
• รายงานและการวิเคราะห์

WP Project Manager เป็นเครื่องมือการจัดการแบบโอเพ่นซอร์สเต็มรูปแบบที่สามารถทำให้ทีมและโครงการของคุณทำงานอัตโนมัติได้อย่างเต็มที่

คำพูดสุดท้ายเกี่ยวกับประสิทธิภาพการจัดการโครงการ

การจัดการโครงการเป็นงานเชิงกลยุทธ์ ไม่จำเป็นต้องเร่งรีบ แต่ต้องการมาตรการทีละขั้นตอนเพื่อบรรลุเป้าหมาย หากคุณต้องการเป็นคนฉลาด อาวุธหลักของคุณควรเป็นประสิทธิภาพในฐานะผู้จัดการคนและความสามารถในการปรับตัวให้เข้ากับเทคโนโลยี

นอกจากนี้ ขั้นตอนข้างต้นที่เรากล่าวถึง คุณสามารถเพิ่มการเปลี่ยนแปลงและสร้างนวัตกรรมการวัดประสิทธิภาพใหม่ล่าสุดได้เสมอ ส่วนใดของการจัดการโครงการปัจจุบันของคุณที่ต้องปรับปรุงใหม่ บอกเราในส่วนความคิดเห็น