สามเหลี่ยมการจัดการโครงการ: การดีบักข้อ จำกัด ของโครงการสามประการ

เผยแพร่แล้ว: 2022-06-30

Project Management Triangle หรือที่เรียกว่า Triple Project Constraints เป็นหนึ่งในองค์ประกอบที่สำคัญมากในแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการจัดการโครงการในปัจจุบัน ผู้จัดการโครงการทุกคนในบริษัทต้องการความสมดุลที่สมบูรณ์แบบของคุณภาพในขณะที่จัดการทรัพยากร นี่คือเวลาที่การจัดการที่เหมาะสมของข้อจำกัดสามโครงการสามารถช่วยผู้จัดการทีมจัดการโครงการได้อย่างเชี่ยวชาญมากกว่าที่เคย

ข้อจำกัดสามประการส่งผลกระทบต่อผู้จัดการโครงการในปัจจุบันในรูปแบบต่างๆ เพื่อให้ผู้จัดการโครงการมีการจัดการโครงการที่เชี่ยวชาญมากขึ้น พวกเขาต้องเรียนรู้วิธีจัดการข้อจำกัดทั้งสาม แต่ก่อนที่คุณจะรู้ว่าข้อ จำกัด ทั้งสามของ Project Triangle คืออะไรและจะทำให้เป็นกลางหรือนำไปใช้กับการจัดการโครงการได้อย่างไร เราต้องเข้าใจและมีแนวคิดที่ชัดเจนของ Project Management Triangle

ดังนั้น หากคุณเป็นคนที่พยายามเข้าใจความหมายที่แท้จริงของ Project Management Triangle หรือ Triple Constraints of Project และวิธีนำไปใช้กับธุรกิจสมัยใหม่ นี่คือโพสต์สำหรับคุณ

การทำความเข้าใจแนวคิดของสามเหลี่ยมการบริหารโครงการ

Project Management Triangle เป็นแบบจำลองที่อธิบายองค์ประกอบหลักสามประการของโครงการ ได้แก่ ขอบเขต เวลา และต้นทุน สามเหลี่ยมของโครงการเป็นวิธีที่มีประโยชน์สำหรับผู้จัดการโครงการ เนื่องจากจะช่วยให้เห็นภาพความสัมพันธ์ระหว่างองค์ประกอบทั้งสามนี้ ตัวอย่างเช่น หากขอบเขตของโครงการเพิ่มขึ้น เวลาและต้นทุนก็จะเพิ่มขึ้นด้วย เนื่องจากมีงานต้องทำมากขึ้นและต้องใช้ทรัพยากรมากขึ้น

ในทำนองเดียวกัน หากกรอบเวลาสำหรับโครงการลดลง ขอบเขตและต้นทุนก็จะลดลงด้วย เนื่องจากมีเวลาทำงานน้อยลงและใช้ทรัพยากรน้อยลง

นอกจากนี้ วิธีการนี้สำหรับผู้จัดการโครงการยังช่วยให้เข้าใจความสัมพันธ์ระหว่างองค์ประกอบหลักสามประการของโครงการ ด้วยการทำความเข้าใจความสัมพันธ์เหล่านี้ ผู้จัดการโครงการสามารถวางแผนและดำเนินโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

องค์ประกอบหลักของข้อ จำกัด ด้านการจัดการโครงการสามเหลี่ยม

ดังที่ได้กล่าวไว้ข้างต้น ยังมีองค์ประกอบหรือส่วนประกอบหลักสามประการสำหรับรูปสามเหลี่ยมการจัดการโครงการ:

เวลา
ค่าใช้จ่าย
ขอบเขต

แต่ละองค์ประกอบมีความสำคัญเท่าเทียมกันในความสำเร็จของโครงการ ในเรื่องนี้ องค์ประกอบทั้งสามหมายถึงแง่มุมที่สำคัญที่แตกต่างกันสามประการของการจัดการที่ประสบความสำเร็จของโครงการ เช่น:-

❖ เวลาหมายถึงระยะเวลาที่จัดสรรให้กับโครงการ ซึ่งรวมถึงเวลาที่จำเป็นสำหรับการวางแผน การดำเนินการ และการทำให้เสร็จสมบูรณ์

❖ ต้นทุน หมายถึง งบประมาณที่จัดสรรให้กับโครงการ ซึ่งรวมถึงค่าวัสดุ ค่าแรง และทรัพยากรอื่นๆ

❖ ขอบเขตหมายถึงวัตถุประสงค์และเป้าหมายของโครงการ ซึ่งรวมถึงผลงาน เหตุการณ์สำคัญ และข้อกำหนดอื่นๆ

โดยรวมด้วยการรวมกันของข้อจำกัดทั้งสามนี้ สามเหลี่ยมการจัดการโครงการช่วยให้ผู้จัดการสามารถจัดการโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นเพื่อให้มั่นใจว่าโครงการจะประสบความสำเร็จในทุกวิถีทาง ด้วยการทำความเข้าใจและจัดการองค์ประกอบหลักสามประการของเวลา ต้นทุน และขอบเขต ผู้จัดการโครงการสามารถเพิ่มโอกาสของผลลัพธ์ที่ประสบความสำเร็จได้

ข้อจำกัดสามประการผสมผสานกับธุรกิจเพื่อความสำเร็จในการบริหารโครงการอย่างไร

ข้อจำกัดสามประการมักจะแสดงในรูปของสามเหลี่ยมที่มีเวลาด้านหนึ่ง ต้นทุนอีกด้านหนึ่ง และขอบเขตด้านที่สาม เป็นกระบวนการสำคัญที่ผู้จัดการโครงการใช้เพื่อให้แน่ใจว่าการส่งมอบโครงการประสบความสำเร็จ เป็นที่รู้จักกันว่าสามเหลี่ยมเหล็ก โดยพื้นฐานแล้ว มันมีความสำคัญเนื่องจากช่วยให้ผู้จัดการโครงการสร้างสมดุลระหว่างความต้องการที่แข่งขันกันของข้อจำกัดสามประการ ขอบเขต เวลา และต้นทุน นอกจากนี้ยังเป็นวิธีที่มีคุณค่าของช่องทางในการสื่อสารวัตถุประสงค์และข้อกำหนดของโครงการกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ต่อไปนี้เป็นวิธีเฉพาะบางประการที่ข้อจำกัดสามประการสามารถผสมผสานกับธุรกิจเพื่อความสำเร็จของโครงการ

การจัดการโครงการใดๆ ก็ตามเกี่ยวกับการจัดการตัวแปร และสามเหลี่ยมของการจัดการโครงการก็ไม่มีข้อยกเว้น สามเหลี่ยมนี้ช่วยสร้างแบบจำลองทางจิตเพื่อให้เข้าใจว่ามีทั้งปัจจัยภายนอกและปัจจัยภายใน การจัดการตัวแปรเหล่านี้จำเป็นต้องมีการระบุ การวัดผล และการวิเคราะห์ที่สำคัญของตัวแปรภายนอกก่อนเพื่อทำการปรับเปลี่ยนภายในธุรกิจ

สามเหลี่ยม PM เป็นวิธีง่ายๆ ในการสร้างและทำให้แน่ใจว่าทั้งสามด้านของโครงการอยู่ในสมดุลที่สมบูรณ์แบบเมื่อโครงการนั้นกำลังดำเนินการอยู่ จากการดูโครงการจากหลายๆ ด้านโดยไม่สูญเสียการติดตามว่าอะไรขึ้นอยู่กับอะไรและสิ่งใดที่ส่งผลต่ออะไร ผู้จัดการโครงการสามารถวางใจได้ว่าไม่มีสิ่งใดหลุดลอดผ่านช่องโหว่ หมายความว่าทำตามกำหนดเวลา อยู่ในงบประมาณ และอยู่ในขอบเขตได้ง่ายขึ้น!

สามเหลี่ยมการจัดการโครงการช่วยให้ผู้จัดการโครงการเข้าใจความเป็นจริงของสถานการณ์และทำการปรับเปลี่ยนเพื่อให้งานไม่ได้รับผลกระทบโดยรวม การมีโมเดลนี้ช่วยให้ผู้จัดการทราบว่าเมื่อเป็นเรื่องของงบประมาณ มีบางสิ่งที่สำคัญมากกว่าอย่างอื่น และถ้าคุณต้องการเงินมากขึ้น นั่นคือสิ่งที่คุณต้องจัดลำดับความสำคัญ แน่นอน การเปลี่ยนแปลงเช่นนี้ไม่เคยเป็นสิ่งที่สมบูรณ์แบบ แต่การมีโมเดลนี้ไว้ใช้งานจะช่วยให้คุณกำหนดได้ว่าควรดำเนินการที่ไหนและเมื่อใดเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่เป็นบวก!

เป็นเรื่องปกติที่โครงการจะล้มเหลวเนื่องจากการสื่อสารที่ผิดพลาด สามเหลี่ยมการจัดการโครงการช่วยให้คุณเข้าใจทั้งสามส่วนของโครงการที่ประสบความสำเร็จได้ดีขึ้น และมอบเครื่องมือเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่นตั้งแต่ต้นจนจบ

วิธีจัดการโครงการของคุณด้วยข้อจำกัดสามประการของ Triangle อย่างมีประสิทธิภาพ

การจัดการโครงการที่ประสบความสำเร็จมากที่สุด ได้แก่ การจัดการการประนีประนอมระหว่าง:

ความสำคัญของการทรงตัวของพวงมาลัยด้วยความเร็วและราคา
จำนวนของข้อจำกัดที่เพิ่มลงในโปรเจ็กต์และจำนวนข้อจำกัดที่ลบออกจากโปรเจ็กต์
ใครจะเป็นผู้รับผิดชอบในการตัดสินใจเมื่อคำว่า “ดีพอ” หมายถึงดีพอ

สำหรับการจัดการอย่างมีประสิทธิภาพด้วยรูปสามเหลี่ยมของโครงการ นี่คือสิ่งที่คุณต้องทำ:

เลือกลำดับความสำคัญและแนวทางของงานของคุณอย่างชาญฉลาด

จุดสำคัญที่ต้องจำเกี่ยวกับรูปสามเหลี่ยมของโครงการคือ อย่างน้อยหนึ่งในสามจุด (เวลา งบประมาณ หรือขอบเขต) ต้องมีความยืดหยุ่นเพื่อให้บรรลุเป้าหมายในอุดมคติ ตัวอย่างเช่น ปัญหาที่เกิดขึ้นเมื่อคุณอยู่ในไทม์ไลน์ที่คับแคบอาจแก้ไขได้ด้วยการผลักดันกำหนดเวลาของคุณกลับคืนมาแทนที่จะจ้างพนักงานเพิ่มเพื่อเร่งการผลิตให้เร็วขึ้น

เราจะแก้ไขปัญหานี้ได้อย่างไร? ในทำนองเดียวกัน อาจมีบางครั้งที่เราไม่สามารถทำได้ทุกอย่างที่วางแผนไว้ภายในงบประมาณที่เราตั้งไว้ครั้งแรก เนื่องจากมีสิ่งกีดขวางที่ไม่คาดฝันเกิดขึ้นในขณะที่คุณพยายามบรรลุเป้าหมายของโครงการ เมื่อสิ่งนี้เกิดขึ้นและทรัพยากรเหลือน้อย คุณควรได้รับเงินทุนเพิ่มเติมที่ได้รับการอนุมัติล่วงหน้าก่อนที่จะหมดไป เพื่อที่การแก้ไขจะได้ไม่ต้องทำให้การผลิตล่าช้าจากการรวมตัวกันอย่างเรียบร้อยตามที่เราต้องการ

แจ้งให้ทุกคนทราบเป็นอย่างดี

คำนึงถึงงบประมาณ ทำตามกำหนดเวลา และรักษาขอบเขตให้เป็นไปตามแผนเมื่อคุณตกลงหรือจัดทำแผนแล้ว ในงานต่างๆ มีโอกาสเกิดความล่าช้าที่ผันผวนตามการดำเนินธุรกิจอยู่เสมอ

หากคุณมีผู้จัดหาทรัพยากรบอกคุณว่าพวกเขาไม่มีทรัพยากรเหลือแล้ว และโครงการของคุณขึ้นอยู่กับการมีทรัพยากรเหล่านี้ ให้ข้อมูลอัปเดตแก่ลูกค้าหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณหรือประมาณการสำหรับความล่าช้าที่อาจเกิดขึ้นเพื่อแจ้งให้ทราบเมื่อจำเป็น .

ตั้งเป้าหมายและความคาดหวังที่ชัดเจน

เมื่อคุณทราบขีดจำกัดและลำดับความสำคัญของโครงการแล้ว ให้ลูกค้าหรือผู้จัดการของคุณรับทราบข้อมูลเพื่อไม่ให้มีการสื่อสารผิดพลาด มักมีสิ่งที่คาดไม่ถึงได้เสมอระหว่างการทำโปรเจ็กต์ และไม่มีใครอยากให้อะไรเกิดขึ้นอย่างน่าตกใจหลังจากงานทั้งหมดถูกใส่ลงไปในนั้น องค์ประกอบที่คาดเดาไม่ได้เหล่านี้ซึ่งอาจทำให้เกิดความล่าช้า ได้แก่:

ตั้งค่างบประมาณฉุกเฉินล่วงหน้าโดยไม่พิจารณาถึงเหตุร้ายที่อาจเกิดขึ้น
ไม่คำนึงถึงปัจจัยสำคัญที่ทำให้โครงการล่าช้า เช่น สภาพอากาศ ภัยธรรมชาติ เหตุการณ์ในท้องถิ่น เป็นต้น
ไม่คำนึงถึงแผนฉุกเฉินพร้อมค่าใช้จ่ายโดยประมาณและกรอบเวลาสำหรับความล่าช้าในแต่ละครั้ง

หากลูกค้าแนะนำคุณเกี่ยวกับบางสิ่งบางอย่าง พยายามค้นหาสิ่งที่พวกเขาคาดหวังหากแผนของพวกเขาขัดแย้งกับคุณ แน่นอนว่าสิ่งนี้ไม่สมบูรณ์แบบ แต่คุณต้องคำนึงถึงมันด้วย เพื่อที่เมื่อโปรเจ็กต์เริ่มกลิ้ง ทุกอย่างจะเคลื่อนไหวไปด้วยกันอย่างราบรื่น และคุณจะไม่โดนสิ่งกีดขวางบนถนนสายหลักอีกต่อไป

ในอุตสาหกรรมต่างๆ เช่น การก่อสร้าง หรืออะไรก็ได้ที่ต้องใช้แผนที่ซับซ้อน สัญญามีความสำคัญมากกว่าปกติ เพราะพวกเขาให้ความคาดหวังของทุกคนอยู่ในระดับแนวหน้า และช่วยป้องกันความสับสนว่าจะเกิดอะไรขึ้นเมื่อบางอย่างไม่เป็นไปตามแผน

ปรับแต่งสามเหลี่ยมข้อ จำกัด สามข้อตามความต้องการของผู้บริหาร

ในยุคสมัยใหม่ของการจัดการโครงการนี้ การปรับเปลี่ยนข้อจำกัดของรูปสามเหลี่ยมสามตัวในปัจจุบันให้เป็นประโยชน์เป็นสิ่งจำเป็นอย่างแท้จริง ในช่วงเริ่มต้นของการจัดการโครงการ มีเพียงสองตัวแปรที่ต้องพิจารณาเมื่อพัฒนารูปสามเหลี่ยมของโครงการ นั่นคือ ขอบเขตและเวลา อย่างไรก็ตาม เนื่องจากเทคโนโลยีมีความก้าวหน้า ตัวแปรใหม่จึงมีความสำคัญมากขึ้น เช่น คุณภาพและต้นทุน

ปัจจุบัน มีสี่แนวทางหลักในการจัดการโครงการซึ่งรวมถึง: a) วิธีขอบเขตเวลา b) วิธีขอบเขตคุณภาพ c) วิธีขอบเขตต้นทุน d) วิธีขอบเขตความเสี่ยง ขอบเขตเวลามักจะเป็นไทม์ไลน์ของโครงการเริ่มต้นที่ใช้ในการวางแผนและดำเนินการตามหลักสูตรที่เฉพาะเจาะจง ขอบเขตเวลาสามารถแก้ไขได้ ยืดหยุ่น หรือหมุนได้ คงที่แนะนำว่าโครงการจะไม่เปลี่ยนแปลงเมื่อเริ่มต้น (เช่นจ้างหน่วยงานจัดหาพนักงานสำหรับคนทำงานชั่วคราว)

Project Triangle With Agile: สองโมเดลเปรียบเทียบกันอย่างไร

ไม่ต้องสงสัยเลยว่า Project Triangle และ Agile methodology เป็นวิธีที่ได้รับความนิยมในการจัดการโครงการ อย่างไรก็ตาม พวกเขามีความแตกต่างที่สำคัญบางประการ Project Triangle เป็นแนวทางดั้งเดิมที่เน้นขอบเขต เวลา และต้นทุนเป็นปัจจัยหลักที่ต้องพิจารณา ในทางกลับกัน Agile ให้ความสำคัญกับผู้คนและการทำงานร่วมกันเป็นอันดับแรก และมีความยืดหยุ่นในแนวทางมากกว่า เป็นการวนซ้ำและเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ ซึ่งหมายความว่าโปรเจ็กต์จะถูกแบ่งออกเป็นชิ้นเล็กๆ ที่จัดการได้ และจัดส่งเป็นรอบสั้นหรือแบบวิ่งระยะสั้น

ต้นทุนและเวลาจะแปรผันเมื่อทำงานกับแนวทางการจัดการโครงการแบบเดิม แต่ขอบเขตถูกกำหนดไว้เป็นหิน ทำให้ยากต่อการปรับเวลาและค่าใช้จ่าย ซึ่งอาจนำไปสู่ความขัดแย้ง

เป็นผลมาจากองค์ประกอบทั้งสามนี้ ข้อจำกัดจะมีการเปลี่ยนแปลง และมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมและการส่งมอบล่าช้าเกิดขึ้น แม้ว่าโครงการจะได้รับการส่งมอบแล้ว แต่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียรู้สึกไม่พึงพอใจเนื่องจากต้นทุนที่สูงขึ้นและการส่งมอบล่าช้า แต่ข้อดีอย่างหนึ่งของวิธีการแบบ Agile คือคุณสามารถแก้ไขทั้งต้นทุนและเวลาได้

ขอบเขตสามารถปรับได้ตามความต้องการของคุณ ซึ่งเป็นเหตุผลที่สร้างเป็นสามเหลี่ยมคว่ำ ยิ่งไปกว่านั้น ยังช่วยให้ทำงานได้อย่างต่อเนื่อง โดยมีขอบเขตที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลาเพื่อให้ตรงตามกำหนดเวลาและอยู่ในงบประมาณ ไม่ต้องพูดถึงว่าในขณะที่โครงการดำเนินไป จะช่วยให้จัดลำดับความสำคัญใหม่ได้อย่างง่ายดาย

ใช้สามเหลี่ยมการจัดการโครงการให้เกิดประโยชน์สูงสุดเพื่อความสำเร็จของโครงการ

แน่นอนว่าเป้าหมายของโครงการของคุณมีแนวโน้มที่จะเปลี่ยนแปลงไปตามกาลเวลา เป็นสิ่งสำคัญที่จะไม่ละทิ้งเป้าหมายเดิมของคุณเพื่อสนับสนุนภูมิทัศน์ที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว แต่ควรปรับให้เข้ากับมัน

โครงการที่ประสบความสำเร็จสามารถทำได้ด้วยการผสมผสานระหว่างสามด้านของสมการโครงการโดยเฉพาะ ประเด็นคือทั้งสามด้านต้องมีความสมดุลและการปรับ หากคุณต้องการให้แต่ละด้านบรรลุผลสำเร็จในการวัดที่เท่าเทียมกัน

มันเหมือนกับการอบเค้ก หรือมากกว่าการอบเค้กหลายๆ ไม่ว่าในกรณีใดคุณจะได้รับประเด็น นอกจากความสมดุลที่เหมาะสมของข้อจำกัดของโครงการแล้ว จำเป็นต้องวางแผน จัดการ ดำเนินการ และตรวจสอบต้นทุน กำหนดการ และงบประมาณของโครงการ ดังนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีฝ่ายใดได้รับผลกระทบหรือส่งผลกระทบต่อความคืบหน้าของโครงการ

หากข้อจำกัดสามประการไม่ได้รับการพิจารณาอย่างรอบคอบ คุณอาจจะละเลยด้านใดด้านหนึ่ง ซึ่งท้ายที่สุดอาจส่งผลให้เกิดความเสียหายต่อชื่อเสียงของคุณในฐานะผู้จัดการผลิตภัณฑ์ หรือแม้แต่ธุรกิจโดยทั่วไป!

เพื่อช่วยหรือให้แน่ใจว่าข้อจำกัดของโครงการทั้งสามของคุณตรงประเด็นและความคืบหน้าของโครงการเป็นไปตามแผน บริษัทส่วนใหญ่จะใช้เครื่องมือการจัดการโครงการที่สมบูรณ์ ในเรื่องนี้ เครื่องมืออย่าง WP Project Manager สามารถเป็นคู่หูที่สมบูรณ์แบบเพื่อช่วยให้คุณแน่ใจว่าโครงการของคุณอยู่ในเส้นทางและไม่มีอะไรหลุดลอดผ่านช่องโหว่นี้

สำรวจคุณสมบัติที่น่าตื่นเต้นทั้งหมดของ WP Project Manager ➜

แจ้งให้เราทราบว่าวิธีการหรือเครื่องมือใดที่คุณติดตาม/ใช้เพื่อให้โครงการประสบความสำเร็จในความคิดเห็นด้านล่าง ในกรณีที่คุณชอบอ่านบล็อกที่น่าสนใจและให้ข้อมูลเชิงลึก อย่าลืมสมัครรับจดหมายข่าวของเราเพื่อรับเนื้อหาพิเศษที่ส่งตรงถึงกล่องจดหมายของคุณ