วัน co-working ทางไกล: ความลับสู่การทำงานร่วมกันทางไกลอย่างมีประสิทธิภาพ

เผยแพร่แล้ว: 2020-03-25

มีหลายสิ่งหลายอย่างเกิดขึ้นในขณะนี้ และนี่เป็นส่วนหนึ่งของการช่วยเหลือของเรา เนื่องจากเป็นธุรกิจที่ห่างไกลตั้งแต่เริ่มแรก เรามีข้อมูลเชิงลึกที่ดีเกี่ยวกับวิธีการทำงานจากระยะไกลอย่างมีประสิทธิภาพ เมื่อมีคนทำงานทางไกลมากขึ้น ดูเหมือนเวลาที่เหมาะสมที่จะมีส่วนร่วม ฉันหวังว่านี่จะเป็นประโยชน์และสนุก! — อเล็กซ์

มีเนื้อหา "วิธีการทำงานจากที่บ้าน" มากมายในช่วงเร็วๆ นี้ และคำแนะนำดีๆ สำหรับผู้ที่ต้องรับมือกับการทำงานระยะไกลในสัปดาห์แรกหรือสองสัปดาห์ Ellipsis อยู่ห่างไกลกันโดยสมบูรณ์ตั้งแต่เราเริ่มต้น และในขณะที่ทีมของเราส่วนใหญ่ "ถูกล็อก" เราก็สามารถดำเนินการได้ตามปกติ

การทำงานระยะไกลเป็นเรื่องยาก และในช่วงหลายปีที่ผ่านมาเราได้สร้างระบบจำนวนหนึ่งเพื่อช่วยให้เราทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ฉันคิดว่าการทำงานระยะไกลจะดีกว่า เมื่อทำได้ดี แต่นั่นเป็นข้อแม้ที่สำคัญ คุณต้องปรับตัวจากการทำงานในสำนักงาน และถ้าคุณไม่วางระบบที่จะช่วยให้คุณทำเช่นนั้น คุณอาจมีประสบการณ์ที่ไม่ดีในอีกสองสามสัปดาห์ข้างหน้าแล้วเลิกทำ

น่าเสียดายเพราะการทำงานจากระยะไกลมีข้อดีมากมาย: ความยืดหยุ่นที่มากขึ้น สมาชิกในทีมที่มีความสุขมากขึ้น และความสามารถในการจ้างและรักษาคนที่ดีที่สุดไว้เป็นตัวอย่างที่ดี

โพสต์นี้เกี่ยวกับแนวคิดเดียว ซึ่งคุณสามารถคัดลอกได้อย่างง่ายดาย: วัน co-working ระยะไกล เราจะเริ่มด้วยการดูปัญหาที่เรากำลังแก้ไข และจากนั้นเราจะดำเนินการอย่างไร ทั้งหมดนี้ใช้งานได้จริงมาก และฉันได้เขียนไว้เพื่อให้คุณสามารถคัดลอกและนำไปใช้เองได้อย่างง่ายดาย

ปัญหา: การทำงานร่วมกันยากขึ้นด้วยการทำงานระยะไกล

ข้อดีอย่างหนึ่งของการอยู่ต่อหน้าและจากระยะไกลคือการทำงานร่วมกันนั้นง่ายกว่ามาก สำนักงานต่างๆ เช่น Apple Park มูลค่าหลายพันล้านดอลลาร์ของ Apple ได้รับการออกแบบมาเพื่อเพิ่มโอกาสในการพบปะกับเพื่อนร่วมงานแบบสุ่ม ด้วยความหวังว่าการเผชิญหน้าแบบสุ่มจะนำไปสู่การทำงานร่วมกัน

เลย์เอาต์ของ Apple Park ออกแบบมาเพื่อเพิ่มการทำงานร่วมกันสูงสุด ภาพถ่ายโดย Arne Museler ภายใต้ Creative Commons

มีการวิจัยบางอย่างเพื่อสำรองข้อมูลนี้ การศึกษาของ MIT พบว่า:

"ความใกล้ชิดทางกายภาพช่วยเพิ่มกิจกรรมการทำงานร่วมกันระหว่างนักวิชาการด้านวิชาการ ... การศึกษาพบว่าการทำงานร่วมกันข้ามสายงานและระหว่างแผนกได้รับการขับเคลื่อนโดยการปฏิสัมพันธ์แบบตัวต่อตัวขั้นพื้นฐานภายในพื้นที่ที่ใช้ร่วมกัน"

เป็นเรื่องที่สมเหตุสมผล และสิ่งนี้ทำให้การทำงานร่วมกันเป็นพื้นที่ที่งานทางไกลอ่อนแอกว่า วิธีแก้ไขคือการทำซ้ำประโยชน์เหล่านี้ในการตั้งค่าการทำงานระยะไกล

ข้อแม้คือสำนักงานแบบเปิดโล่งบางแห่งเช่น Apple อาจเป็น อันตรายต่อ ผลผลิตโดยรวมตามที่ Cal Newport ครอบคลุม:

นักพัฒนา Facebook อ้างว่าสำนักงาน [แผนเปิด] นั้นแทบจะไม่มีมากกว่าหนึ่งในสามเต็ม เนื่องจากผู้คนเรียนรู้ที่จะอยู่บ้านหากต้องการสร้างอะไรลึกๆ... การเสนอสำนักงานส่วนตัวและเวลาว่างอย่างต่อเนื่องอาจเป็นข้อดีที่คุ้มค่าที่สุดที่คุณสามารถให้ได้ นักพัฒนาในยุคที่เชื่อมต่อของเรา

ประเด็นโดยรวมยังคงอยู่ และ Cal ยังคงโต้แย้งว่าสำนักงานที่มีประตูดีกว่า แทนที่จะทำงานจากระยะไกลเพียงอย่างเดียว การอยู่ในที่เดียวกันทำให้การทำงานร่วมกันง่ายขึ้น และเมื่อทำงานจากระยะไกล คุณต้องออกไปสร้างพื้นที่สำหรับการทำงานร่วมกันนั้น

นั่นจึงเป็นที่มาของวัน co-working ทางไกล

วัน co-working ทางไกลทำงานอย่างไร?

หลักการนั้นเรียบง่าย: คุณกำหนดเวลาวันสำหรับการทำงานร่วมกับทีมของคุณโดยเฉพาะ คุณได้รับมันในปฏิทินของทุกคนและพวกเขาปิดกั้นเวลา เราพบว่าเดือนละครั้งเป็นจังหวะที่ดี แต่คุณสามารถทำแบบรายปักษ์หรือรุ่นที่สั้นกว่าทุกสัปดาห์

จากนั้นคุณร่วมงาน! เราแบ่งวันออกเป็นสองส่วน:

การอัปเดตทีมทั่วไป และเซสชันการตอบคำถามที่ฉันนำเสนอ นี้เตะเราออก
การทำงานร่วมกันทั้งทีม โดยทั่วไปแล้ว เราจะมีบางสิ่งที่ทั้งทีมต้องดำเนินการ แม้ว่าคุณจะไม่ ต้องการ ทุกคนที่นั่น แต่นั่นเป็นเพียงครึ่งเดียว: คุณแนะนำโอกาสในการทำงานร่วมกันและแนวคิดแบบสุ่มที่คุณได้รับในสำนักงาน
การทำงานร่วมกันกลุ่มเล็ก บางครั้งการแบ่งออกเป็นกลุ่มย่อยหรือตัวต่อตัวก็สมเหตุสมผล วัน co-working เป็นโอกาสพิเศษที่กำหนดไว้ในการทำเช่นนั้น
บุ๊คคลับ ! เราจบวันด้วยชมรมหนังสือรายเดือนของเรา! เราผลัดกันเลือกหนังสือ (ตามความเป็นจริงหนึ่งหรือสองบท) พอดคาสต์ หรือบทความ อ่าน/ฟังทั้งหมดล่วงหน้า แล้วจึงอภิปรายแนวคิดเป็นเวลาหนึ่งชั่วโมงหรือมากกว่านั้น

โครงสร้างนั้นใช้งานได้ดีทีเดียว เรากำหนดเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุด แต่ไม่ใช่ว่าแต่ละรายการควรใช้เวลานานเท่าใด บางครั้งก็มีเรื่องให้พูดคุยกันอีก และคุณกำลังพยายามส่งเสริมให้มีการพูดคุย! เรายังต้องแน่ใจว่าได้หยุดพักมาก เนื่องจากเราอยู่คนละเขตเวลา มีคนต้องการอาหารกลางวันในขณะที่คนอื่นต้องการของว่าง

คุณจะต้องปรับโครงสร้างตามสิ่งที่คุณทำและปัญหาที่คุณต้องแก้ไข เราเป็นหน่วยงานด้านการตลาดและรูปแบบนั้นอาจใช้ได้กับการตั้งค่าที่คล้ายกัน แต่ทีมผลิตภัณฑ์หรือนักพัฒนาจะต้องการใช้รูปแบบของตนเอง เราใช้เวลาสักครู่ในการสร้างโครงสร้างที่ใช้งานได้จริง ดังนั้นให้ทดลอง

การประชุมภายในส่วนใหญ่ของเราเป็นแบบเสียงเท่านั้น แต่นี่เป็นการประชุมที่เรามักใช้วิดีโอคอล ฉันมักพบว่าแฮงเอาท์วิดีโอเป็นประสบการณ์ที่ไม่ดีและให้ประโยชน์ต่ำเมื่อคุณได้พูดคุยกับใครบางคนด้วยวิดีโอแล้วครั้งหนึ่ง แต่กับกลุ่มก็ใช้ได้ผล เราได้ลองใช้ทุกแพลตฟอร์มวิดีโอแล้ว เช่น Zoom, Skype และอื่นๆ แต่ใช้ Hangouts Meet การเชื่อมต่อมีความเสถียรเสมอ ไม่มีอะไรต้องติดตั้ง และใช้งานได้จริง

มีนวัตกรรมเจ๋งๆ ในพื้นที่นี้ รวมถึง RemoteHQ ที่บันทึกการประชุมของคุณแบบสดๆ และให้คุณเพิ่มเบราว์เซอร์และบันทึกย่อที่ใช้ร่วมกันได้ แต่น่าเสียดายที่ระบบยังไม่ค่อยน่าเชื่อถือพอ ค้นหาเครื่องมือที่คุณต้องการใช้ แล้วใช้งานทุกครั้ง ไม่มีอะไรจะแย่ไปกว่าการเริ่มการประชุมทุกครั้งที่พยายามหาลิงก์ หรือ "คุณได้ยินฉันไหม" ห้านาที

แนวคิดการทำงานระยะไกลอื่น ๆ ที่ต้องลอง

วัน co-working ทางไกลเป็นวิธีหนึ่งในการเลียนแบบข้อดีของการอยู่ต่อหน้า ต่อไปนี้เป็นแนวคิดเร่งด่วนอีกสามข้อที่เราลองทำ:

เราเสริมการทำงานร่วมกันทางไกลด้วยการทำงาน เป็นทีมแบบตัวต่อตัวปีละสามครั้ง นี่เป็นโอกาสอันยิ่งใหญ่สำหรับการทำงานร่วมกัน และเราได้ทำสิ่งต่างๆ มากมาย ในการพักผ่อนของเรา คุณไม่สามารถทำทุกอย่างทางออนไลน์ได้ และจำเป็นต้องเผชิญหน้ากันเป็นครั้งคราว
"ครึ่งชั่วโมงแห่งความสุข" ทุกเดือน นี่เป็นความคิดที่ดีที่ฉันได้รับจากโพสต์นี้ คุณได้รับโอกาสน้อยลงสำหรับการแชททั่วไปเมื่ออยู่ห่างไกล เราแก้ไขด้วยเวลาครึ่งชั่วโมงสำหรับการแชททั่วไป เดือนละครั้ง! เราได้ลองรายสัปดาห์และรายปักษ์ แต่เนื่องจากเราทุกคนอยู่ในเขตเวลาที่แตกต่างกัน สิ่งเหล่านี้ไม่ได้ผลสำหรับเรา
“เกิดอะไรขึ้นนอกเวลางาน” การเช็คอินรายสัปดาห์ของเราจะแชร์กับทั้งทีมเมื่อต้นสัปดาห์ และคำถามหนึ่งข้อที่คุณได้รับพร้อมท์ให้ตอบคือ "เกิดอะไรขึ้นนอกที่ทำงาน" เรามักจะโพสต์ประโยคหนึ่งหรือสองประโยค แต่เป็นวิธีที่ดีในการดูว่าผู้คนกำลังทำอะไร

วัน co-working ทางไกลนั้นง่ายที่จะลอง

วัน Co-working ระยะไกลเป็นเรื่องง่ายมากที่จะลอง และฉันพบว่ามันช่วยได้มาก ช่วยให้ทุกคนไม่พลาดการติดต่อ ให้วันที่เริ่มต้นสำหรับการทำงานร่วมกันที่ซับซ้อนซึ่งอาจจะพลาดไป และช่วยให้เราทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ทำได้ง่ายอย่างเหลือเชื่อ และฉันขอแนะนำให้คุณลองใช้มันในอีกสองสามสัปดาห์ข้างหน้า ไม่เคยมีเวลาที่สำคัญมากขึ้นในการทำงานร่วมกันและสร้างสรรค์สิ่งใหม่ ๆ ต่อไป! และใช้งานได้ไม่ว่าคุณจะ อยู่ ห่างไกลเช่นเราหรือทำงานจากระยะไกลชั่วคราว

ขอให้โชคดี! โปรดแบ่งปันความคิดหรือคำถามของคุณในความคิดเห็นด้านล่าง