วิธีเขียนคู่มือผู้ใช้ซอฟต์แวร์: คู่มือขั้นสูง (รวมถึงเทมเพลต)

ไม่แน่ใจว่าจะเขียนคู่มือผู้ใช้ซอฟต์แวร์สำหรับผลิตภัณฑ์ของคุณอย่างไร?

หากคุณต้องการช่วยให้ผู้ใช้ได้รับคุณค่าสูงสุดจากผลิตภัณฑ์ของคุณด้วยวิธีที่มีประสิทธิภาพมากที่สุด การสร้างคู่มือผู้ใช้ซอฟต์แวร์ที่มีคุณภาพเป็นจุดเริ่มต้นที่ดี

ด้วยการให้เนื้อหาแก่ผู้ใช้ที่พวกเขาจำเป็นต้องเรียนรู้และแก้ไขปัญหาผลิตภัณฑ์ของคุณด้วยตนเอง คุณสามารถช่วยให้พวกเขาประสบความสำเร็จโดยที่พวกเขาไม่จำเป็นต้องติดต่อกับช่องทางการสนับสนุนของมนุษย์

การดำเนินการนี้ไม่เพียงแค่ทำให้ผู้ใช้ของคุณง่ายขึ้นเท่านั้น แต่ยังช่วยลดการร้องขอการสนับสนุนที่ธุรกิจของคุณ ซึ่งช่วยให้คุณประหยัดเวลาและเงิน

คุณจะสร้างคู่มือผู้ใช้ซอฟต์แวร์ที่สมบูรณ์แบบสำหรับผู้ใช้ของคุณได้อย่างไร นั่นคือจุดประสงค์ของคู่มือนี้

เพื่อช่วยให้คุณเริ่มต้นใช้งานได้ นี่คือทุกสิ่งที่เราจะกล่าวถึงในโพสต์นี้:

• คู่มือผู้ใช้ซอฟต์แวร์คืออะไร
• วิธีเขียนคู่มือผู้ใช้ซอฟต์แวร์ในสี่ขั้นตอน รวมถึงเทมเพลตคู่มือผู้ใช้ซอฟต์แวร์
• แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการสร้างเนื้อหาคุณภาพสูงสำหรับคู่มือผู้ใช้ของคุณ

มาขุดกันเถอะ!

คู่มือผู้ใช้ซอฟต์แวร์คืออะไร?

คู่มือผู้ใช้ซอฟต์แวร์คือเอกสารที่ให้ข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการใช้และจัดการแอปซอฟต์แวร์หรือผลิตภัณฑ์ของคุณ

คู่มือผู้ใช้ซอฟต์แวร์ของคุณสามารถประกอบด้วยคู่มือเริ่มต้นใช้งาน คำแนะนำ อภิธานศัพท์ เคล็ดลับการแก้ปัญหา และเนื้อหาประเภทอื่นที่คล้ายคลึงกัน

โดยพื้นฐานแล้ว จะประกอบด้วยข้อมูลทั้งหมดที่ผู้ใช้ของคุณต้องการเพื่อให้ได้รับประโยชน์จากซอฟต์แวร์ของคุณ

โดยปกติแล้ว จะเริ่มต้นด้วยขั้นตอนการติดตั้ง จากนั้นครอบคลุมภาพรวมทั่วไปของอินเทอร์เฟซและวิธีใช้คุณสมบัติต่างๆ จากนั้นเจาะลึกไปที่การแก้ปัญหาและคำถามที่พบบ่อยหากจำเป็น อีกครั้ง เราจะแชร์เทมเพลตคู่มือผู้ใช้ซอฟต์แวร์ที่มีรายละเอียดเพิ่มเติมด้านล่าง

หากต้องการดูตัวอย่างคู่มือผู้ใช้ซอฟต์แวร์ คุณสามารถดูคู่มือผู้ใช้ Forklift 3 ซึ่งจะข้ามไปที่คำอธิบายอินเทอร์เฟซ

อีกตัวอย่างหนึ่ง คุณสามารถดูเนื้อหาเริ่มต้นใช้งานของ Slack ซึ่งจะอธิบายถึงอินเทอร์เฟซของ Slack โดยตรง

เหตุใดการจัดทำคู่มือผู้ใช้ซอฟต์แวร์จึงมีความสำคัญ

มีเหตุผลสำคัญสองประการในการสร้างคู่มือผู้ใช้ซอฟต์แวร์สำหรับผลิตภัณฑ์ของคุณ:

1. ปรับปรุงประสบการณ์ผู้ใช้ – ด้วยการทำให้ผู้ใช้เรียนรู้วิธีใช้ซอฟต์แวร์ของคุณได้ง่ายขึ้น และเพิ่มมูลค่าสูงสุดที่พวกเขาได้รับจากซอฟต์แวร์ของคุณ ผู้ใช้ของคุณจะได้รับประสบการณ์ที่ดีขึ้น
2. ภาระการสนับสนุนที่ลดลง – ด้วยการให้ผู้ใช้สามารถแก้ปัญหาของตนเองได้ คุณจะสามารถลดภาระของช่องทางการสนับสนุนโดยมนุษย์ได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณรวมคู่มือผู้ใช้ของคุณเข้ากับเนื้อหาสนับสนุนประเภทอื่นๆ เช่น ฐานความรู้ และ/หรือคำถามที่พบบ่อย (FAQ)

วิธีเขียนคู่มือผู้ใช้ซอฟต์แวร์ในสี่ขั้นตอน

ตอนนี้ มาดูคำแนะนำทีละขั้นตอนทั่วไปสำหรับวิธีการเขียนคู่มือผู้ใช้ซอฟต์แวร์ ในหัวข้อถัดไป เราจะพูดถึงแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับเนื้อหาจริงในคู่มือผู้ใช้ของคุณ

หากคุณสนใจดูหัวข้อเหล่านี้แบบกว้างๆ เรายังมีคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีสร้างคู่มือผู้ใช้ทุกประเภท

1. วางแผนโครงสร้างคู่มือผู้ใช้ซอฟต์แวร์ของคุณ

ก่อนที่คุณจะเริ่มสร้างเนื้อหาใดๆ สำหรับคู่มือของคุณ ก่อนอื่นคุณต้องกำหนดโครงสร้างของคู่มือของคุณให้ถูกต้อง

เพื่อให้คู่มือของคุณมีความครอบคลุมมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ คุณอาจต้องการรวบรวมผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักหลายๆ คนมาช่วยคุณทำสิ่งนี้

ตัวอย่างเช่น อาจรวมถึงความสำเร็จของลูกค้า ยอดขาย และอื่นๆ ใครก็ตามที่มีความรู้เรื่องวิธีช่วยให้ผู้ใช้ได้รับคุณค่าจากผลิตภัณฑ์มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ในบางกรณี คุณอาจต้องจ้างเจ้าหน้าที่ด้านเทคนิคเพิ่มเติมเพื่อช่วยเหลือในรายละเอียดขั้นสูง

แน่นอน หากคุณกำลังทำโปรเจกต์เดี่ยว คุณจะต้องสวมหมวกเหล่านี้ทั้งหมดด้วยตัวคุณเอง นั่นคือความสุขของการเป็นผู้ก่อตั้งคนเดียว

เมื่อคุณมีผู้ถือความรู้ที่เกี่ยวข้องแล้ว คุณสามารถสร้างโครงร่างของคู่มือผู้ใช้ของคุณได้

สำหรับเทมเพลตคู่มือผู้ใช้ซอฟต์แวร์คร่าวๆ คุณสามารถทำตามสิ่งนี้ได้...

1. สารบัญ – ระบุส่วนต่างๆ ในคู่มือผู้ใช้ของคุณ เพื่อให้ผู้ใช้ทราบว่าจะต้องเจออะไรบ้าง
2. บทนำ – อธิบายวัตถุประสงค์ของคู่มือผู้ใช้ซอฟต์แวร์ของคุณ
3. ข้อกำหนดของระบบ – ให้รายละเอียดเกี่ยวกับข้อกำหนดเฉพาะใดๆ ที่ผู้คนจำเป็นต้องใช้ซอฟต์แวร์ของคุณ เช่น ข้อกำหนดฮาร์ดแวร์ ระบบปฏิบัติการ ฯลฯ
4. คำแนะนำในการติดตั้ง – ครอบคลุมวิธีการติดตั้งซอฟต์แวร์ของผู้ใช้
5. ภาพรวมส่วนต่อประสานกับผู้ใช้ – ให้ภาพรวมระดับสูงของส่วนต่อประสาน
6. วิธีใช้ฟีเจอร์เฉพาะ – สร้างส่วนสำหรับฟีเจอร์หลักแต่ละรายการที่แสดงให้ผู้ใช้เห็นว่ามันทำงานอย่างไร
7. คำถามที่พบบ่อย – ครอบคลุมคำถามทั่วไปที่ผู้ใช้อาจมี
8. การแก้ไขปัญหา - แบ่งปันคำแนะนำในการแก้ปัญหา
9. อภิธานศัพท์ – หากซอฟต์แวร์ของคุณมีคำศัพท์เฉพาะ คุณอาจต้องการเพิ่มอภิธานศัพท์ใกล้กับส่วนท้ายของคู่มือผู้ใช้ซอฟต์แวร์ของคุณ
10. รายละเอียดการติดต่อฝ่ายสนับสนุน – อธิบายว่าผู้ใช้สามารถติดต่อฝ่ายสนับสนุนได้อย่างไร หากต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติม คุณต้องการเก็บสิ่งนี้ไว้ในตอนท้ายเพื่อให้ผู้ใช้พยายามช่วยเหลือตัวเองก่อนที่จะติดต่อฝ่ายสนับสนุน

คุณไม่จำเป็นต้องทำตามแม่แบบคู่มือผู้ใช้ซอฟต์แวร์นี้ทุกประการ – เป็นเพียงจุดเริ่มต้นเพื่อให้คุณได้ทราบว่าคุณอาจต้องการรวมสิ่งใดไว้บ้าง

2. สร้างเนื้อหาคู่มือผู้ใช้ซอฟต์แวร์ของคุณ

เมื่อคุณมีโครงร่างแล้ว คุณก็พร้อมที่จะเริ่มสร้างเนื้อหาคู่มือผู้ใช้ซอฟต์แวร์ของคุณ

เนื้อหาส่วนใหญ่ของคุณจะเป็นข้อความ แต่อย่าลืมใส่รูปภาพ GIF และวิดีโอที่เกี่ยวข้องด้วย

แม้ว่าขั้นตอนนี้อาจใช้เวลามากที่สุด แต่เราจะคงเนื้อหาส่วนนี้ไว้โดยย่อ ในตอนนี้ เนื่องจากในส่วนถัดไป เราจะแบ่งปันแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับคู่มือผู้ใช้ซอฟต์แวร์เพื่อช่วยให้ทีมของคุณสร้างเนื้อหาคู่มือผู้ใช้ที่มีประสิทธิภาพ

ใครเป็นผู้เขียนเนื้อหาของคุณจะขึ้นอยู่กับขนาดขององค์กรและความซับซ้อนของผลิตภัณฑ์ของคุณ หากคุณไม่มีผู้เขียนด้านเทคนิคโดยเฉพาะ คุณอาจต้องมอบหมายเนื้อหาให้กับทีมความสำเร็จของลูกค้าหรือทีมเทคนิค ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของซอฟต์แวร์ของคุณ

หรือหากคุณเป็นผู้ก่อตั้งคนเดียว คุณอาจเป็นคนที่ดีที่สุดในการเขียนเนื้อหาด้วยตนเอง เนื่องจากคุณมีความเข้าใจอย่างลึกซึ้งในเนื้อหาของคุณ คุณสามารถจ้างบรรณาธิการเพื่อช่วยปรับปรุงฉบับร่างฉบับแรกได้เสมอ

3. เผยแพร่คู่มือผู้ใช้ซอฟต์แวร์ของคุณ

เมื่อคุณมีเนื้อหาสำหรับคู่มือผู้ใช้ซอฟต์แวร์ของคุณแล้ว คุณต้องเผยแพร่คู่มือของคุณในลักษณะที่ทำให้ผู้ใช้สามารถใช้งานได้อย่างง่ายดาย

ซอฟต์แวร์ฐานความรู้หรือเอกสารประกอบส่วนใหญ่ควรทำงานได้ดีสำหรับคู่มือผู้ใช้ซอฟต์แวร์ แม้ว่าคุณจะเขียนโค้ดโซลูชันของคุณเองได้เสมอหากรู้สึกว่ามีข้อจำกัดมากเกินไป ธุรกิจบางแห่งยังเผยแพร่คู่มือผู้ใช้เวอร์ชัน PDF นอกเหนือจากเวอร์ชันเว็บ

หากต้องการดูตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมสำหรับการเผยแพร่คู่มือผู้ใช้ซอฟต์แวร์เวอร์ชันเว็บ คุณสามารถดูรายการซอฟต์แวร์ฐานความรู้ที่ดีที่สุดและเครื่องมือเอกสารที่ดีที่สุดของเรา

หากคุณกำลังมองหาซอฟต์แวร์คู่มือผู้ใช้ที่ให้รายการคุณลักษณะที่มั่นคง การเป็นเจ้าของเนื้อหาของคุณโดยสมบูรณ์ และความยืดหยุ่นในการปรับแต่งสิ่งต่างๆ ตามความต้องการของคุณ คุณสามารถใช้ปลั๊กอิน WordPress ฐานความรู้ Heroic ของเราได้

Heroic Knowledge Base เป็นซอฟต์แวร์โอเพ่นซอร์สที่ขยายระบบจัดการเนื้อหา WordPress (CMS) โอเพ่นซอร์สที่คล้ายกัน พร้อมด้วยฟังก์ชันการทำงานทั้งหมดที่คุณต้องการเพื่อเผยแพร่คู่มือผู้ใช้ซอฟต์แวร์ของคุณ

คุณจะมีสิทธิ์เป็นเจ้าของแพลตฟอร์มของคุณโดยสมบูรณ์ พร้อมความยืดหยุ่นในการปรับเปลี่ยนทุกองค์ประกอบตามต้องการ แต่ในขณะเดียวกัน Heroic Knowledge Base ยังคงมีฟังก์ชันในตัวสำหรับคุณสมบัติที่สำคัญทั้งหมดที่คู่มือผู้ใช้ซอฟต์แวร์ของคุณต้องการ:

• การจัดระเบียบบทความ – คุณสามารถจัดระเบียบบทความในคู่มือซอฟต์แวร์ของคุณโดยใช้หมวดหมู่ ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีหมวดหมู่ต่างๆ สำหรับ "การติดตั้ง" "อินเทอร์เฟซ" "การใช้คุณลักษณะ" "การแก้ไขปัญหา" และอื่นๆ
• คุณสมบัติการค้นพบเนื้อหา – เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ค้นหาเนื้อหาที่เกี่ยวข้องได้เร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ Heroic Knowledge Base มีคุณลักษณะการค้นพบเนื้อหาที่เป็นประโยชน์ เช่น คำแนะนำการค้นหาตามเวลาจริง สารบัญอัตโนมัติ และอื่นๆ
• ระบบคำติชมของผู้ใช้ – ผู้ใช้สามารถแบ่งปันความคิดเห็นเกี่ยวกับประโยชน์ของแต่ละบทความ ซึ่งช่วยให้คุณทราบว่าคุณทำได้ดีเพียงใด (และจุดใดที่คุณต้องปรับปรุง)
• การวิเคราะห์โดยละเอียด – คุณสามารถติดตามว่าบทความใดได้รับการดูมากที่สุด บทความใดที่นำไปสู่การร้องขอการสนับสนุนจากมนุษย์มากที่สุด คำที่ผู้ใช้ค้นหา คำค้นหาใดที่ไม่แสดงผลลัพธ์ใดๆ และอื่นๆ

4. อัปเดตคู่มือผู้ใช้ซอฟต์แวร์ของคุณตามคำติชมและการเปลี่ยนแปลง

การสร้างคู่มือผู้ใช้ซอฟต์แวร์ที่มีคุณภาพไม่ใช่เรื่อง “ครั้งเดียวจบ” เมื่อคุณเผยแพร่คู่มือของคุณแล้ว สิ่งสำคัญคือต้องมอบหมายให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักอัปเดตและแก้ไขคู่มือของคุณตามความจำเป็น

ในบางกรณี การอัปเดตเหล่านี้อาจจำเป็นสำหรับการเปลี่ยนแปลงในซอฟต์แวร์ของคุณ ตัวอย่างเช่น หากคุณเพิ่มคุณลักษณะใหม่หรือเปลี่ยนอินเทอร์เฟซของซอฟต์แวร์ คุณจะต้องอัปเดตคู่มือผู้ใช้เพื่อให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้น

ในกรณีอื่นๆ การอัปเดตเหล่านี้อาจเกิดขึ้นจากความคิดเห็นของผู้ใช้ ตัวอย่างเช่น หากคุณเห็นว่าผู้ใช้สับสนกับบทความบางบทความ คุณอาจอัปเดตบทความนั้นเพื่อให้มีประโยชน์มากขึ้น

หรือหากคุณเห็นว่าผู้ใช้กำลังค้นหาหัวข้อที่ไม่มีอยู่ในคู่มือผู้ใช้ซอฟต์แวร์ของคุณ คุณอาจต้องสร้างบทความใหม่เพื่อให้ครอบคลุมหัวข้อนั้น

การเผยแพร่คู่มือผู้ใช้ของคุณด้วยเครื่องมือเช่น Heroic Knowledge Base จะช่วยให้คุณติดตามการวิเคราะห์ประเภทนี้ได้อย่างง่ายดาย เพื่อให้คุณสามารถตรวจสอบและปรับปรุงเนื้อหาคู่มือผู้ใช้ของคุณได้

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการเขียนคู่มือผู้ใช้ซอฟต์แวร์ของคุณ

ตอนนี้คุณเข้าใจกระบวนการพื้นฐานของการเขียนคู่มือผู้ใช้ซอฟต์แวร์แล้ว เรามาดูแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการสร้างเนื้อหาคู่มือผู้ใช้ที่มีประสิทธิภาพกัน

ทำความเข้าใจว่าผู้ชมของคุณคือใคร

หากคุณต้องการสร้างเนื้อหาคู่มือผู้ใช้ที่เป็นประโยชน์ สิ่งสำคัญคือต้องรู้ว่าคุณกำลังเขียนถึงใคร:

• ผู้ใช้ของคุณมาจากไหน
• สิ่งที่พวกเขาพยายามทำให้สำเร็จด้วยซอฟต์แวร์ของคุณ
• ความเจ็บปวดที่พวกเขากำลังประสบอยู่
• ระดับความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับอุตสาหกรรมของคุณและ/หรือด้านเทคนิคที่เกี่ยวข้อง
• พวกเขาทำงานให้กับบริษัทใด (หรือหากพวกเขาเป็นผู้ใช้คนเดียว)
• เป็นต้น

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าซอฟต์แวร์ของคุณเกี่ยวข้องกับ Salesforce หากผู้ใช้เป้าหมายของคุณเป็นผู้ดูแลระบบ Salesforce ที่มีประสบการณ์ เนื้อหาของคุณจะดูแตกต่างไปจากที่ผู้ใช้เป้าหมายของคุณเป็นพนักงานขายเอง

คุณคงมีความเข้าใจเกี่ยวกับผู้ใช้เป้าหมายของคุณเป็นอย่างดีแล้วจากงานที่คุณมีอยู่ อย่างไรก็ตาม หากคุณไม่แน่ใจ คุณสามารถใช้บุคลิกของลูกค้า แบบสำรวจ และการสัมภาษณ์เพื่อทำความเข้าใจอย่างลึกซึ้งยิ่งขึ้น

ใช้โครงสร้างเชิงตรรกะและองค์กร

เราได้กล่าวถึงเรื่องนี้ในขั้นตอนแรกของหัวข้อที่แล้ว แต่สิ่งสำคัญคือต้องจัดระเบียบคู่มือผู้ใช้ของคุณด้วยวิธีที่เหมาะสมที่สุด เพื่อให้ผู้ใช้สามารถรับประโยชน์จากเนื้อหาของคุณได้ง่าย

มีวิธีต่างๆ ที่คุณสามารถจัดระเบียบคู่มือผู้ใช้ และคุณอาจใช้หลายๆ วิธีในส่วนต่างๆ ดังนี้

• ประสบการณ์เชิงเส้น – คุณสามารถจัดระเบียบคู่มือของคุณในลักษณะที่ผู้ใช้จะได้รับประสบการณ์ต่างๆ ตัวอย่างเช่น คุณอาจเริ่มด้วย "การติดตั้ง" เป็นส่วนแรก จากนั้นไปที่การดำเนินการแรกหลังการติดตั้งในส่วนถัดไป
• คุณลักษณะ – คุณสามารถจัดระเบียบเนื้อหาด้วยตนเองตามคุณลักษณะต่างๆ ในซอฟต์แวร์ของคุณ
• การแก้ไขปัญหา – คุณสามารถรวบรวมขั้นตอนการแก้ไขปัญหาทั่วไปได้ในจุดเดียว

ขอย้ำอีกครั้งว่าการใช้หลายๆ วิธีในคู่มือของคุณเป็นเรื่องปกติโดยสิ้นเชิง ตัวอย่างเช่น คุณอาจเริ่มต้นด้วยการจัดระเบียบสิ่งต่าง ๆ ในลักษณะเชิงเส้นสำหรับกระบวนการติดตั้ง

แต่เมื่อคุณครอบคลุมการติดตั้งและผู้ใช้สามารถเริ่มใช้ซอฟต์แวร์ของคุณในรูปแบบต่างๆ ได้ คุณอาจเปลี่ยนไปใช้วิธีการจัดการตามคุณลักษณะ

ทำให้การเขียนของคุณง่ายและสอดคล้องกัน

เพื่อให้คู่มือผู้ใช้ซอฟต์แวร์ของคุณเข้าถึงได้มากที่สุด สิ่งสำคัญคือต้องเขียนให้เรียบง่ายที่สุด

ต่อไปนี้คือสิ่งที่ควรคำนึงถึงเพื่อให้เกิดขึ้น:

• อย่าใช้ศัพท์เฉพาะหรือคำที่ทำให้เกิดความสับสน – ไม่ใช่ผู้ใช้ทั้งหมดของคุณที่จะมีความรู้เหมือนกันเมื่อพูดถึงอุตสาหกรรมของคุณและ/หรือภาษาของผลิตภัณฑ์ของคุณ ดังนั้น สิ่งสำคัญคือต้องหลีกเลี่ยงศัพท์แสงทางเทคนิคที่ไม่จำเป็นและคำศัพท์ที่ทำให้เกิดความสับสน คุณสามารถทดสอบเนื้อหาของคุณด้วยเครื่องมือต่างๆ เช่น การทดสอบความง่ายในการอ่านของ Flesch เพื่อค้นหาปัญหาต่างๆ
• หลีกเลี่ยง passive voice – การใช้ passive voice อาจทำให้สับสนโดยเฉพาะอย่างยิ่งในคู่มือผู้ใช้ ตัวอย่างเช่น แทนที่จะใช้เสียงแบบพาสซีฟ เช่น "การบันทึกสำเนาแบบร่างของคุณสามารถทำได้โดยการกดปุ่ม บันทึกแบบ ร่าง" ควรใช้เสียงแบบแอ็คทีฟ เช่น "กดปุ่ม บันทึกฉบับร่าง เพื่อบันทึกสำเนาของคุณ ร่าง."
• ใช้ประโยคสั้น ๆ การแบ่งเนื้อหาของคุณออกเป็นประโยคสั้น ๆ ทำให้ผู้ใช้สามารถบริโภคและสแกนเนื้อหาคู่มือผู้ใช้ของคุณได้ง่ายขึ้น เมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้ ให้หลีกเลี่ยงการย่อหน้ายาวๆ (หรือที่เรียกว่า “walls of text”)
• คงเส้นคงวา – การใช้ถ้อยคำและการจัดรูปแบบที่สอดคล้องกันจะทำให้ผู้ใช้เข้าใจคู่มือของคุณได้ง่ายขึ้น ตัวอย่างเช่น หากคุณมักจะใช้รายการลำดับเพื่อแสดงแต่ละขั้นตอนในงานบางอย่าง ให้พยายามรักษารูปแบบนั้นไว้ในคู่มือผู้ใช้ทั้งหมดของคุณ
• หลีกเลี่ยงปัญหาเกี่ยวกับไวยากรณ์ ตรวจสอบ ให้แน่ใจว่าคุณไม่มีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ที่อาจทำให้ผู้ใช้เข้าใจคู่มือของคุณได้ยากขึ้น คุณสามารถตรวจสอบได้โดยใช้เครื่องมือเช่น Grammarly และ Hemingway

รวมรูปภาพและวิดีโอที่เป็นประโยชน์

แม้ว่าเนื้อหาที่เป็นข้อความจะเป็นรากฐานของคู่มือผู้ใช้ของคุณ สิ่งสำคัญคือต้องรวมรูปภาพและวิดีโอที่เหมาะสมไว้ด้วย

คำพูดที่ว่า “ภาพหนึ่งภาพมีค่าแทนคำพูดนับพันคำ” อาจเป็นคำที่ฟังดูโบราณ แต่อาจเป็นความจริงอย่างแน่นอน เมื่อคุณพยายามอธิบายว่าผู้ใช้สามารถรับคุณค่าจากผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ของคุณได้อย่างไร

เพื่อช่วยอธิบายแนวคิดจากข้อความของคุณ คุณสามารถเพิ่มรูปภาพที่มีคำอธิบายประกอบหรือ GIF ที่แสดงให้เห็นว่าคุณกำลังพูดถึงอะไร

ตัวอย่างเช่น Slack ทำหน้าที่อธิบายภาพแนะนำส่วนต่อประสานได้อย่างยอดเยี่ยม

เนื้อหาวิดีโอยังมีประโยชน์สำหรับผู้ใช้บางราย อย่างไรก็ตาม คุณควรระวังเกี่ยวกับการพึ่งพาเนื้อหาวิดีโอ เพียงอย่างเดียว เนื่องจากไม่ใช่วิธีที่ดีที่สุดสำหรับผู้ใช้ในการบริโภคเนื้อหาคู่มือซอฟต์แวร์เสมอไป

ตัวอย่างเช่น หากผู้ใช้แค่พยายามแก้ไขปัญหาในรายละเอียดที่เฉพาะเจาะจง ผู้ใช้มักจะค้นหารายละเอียดนั้นในเนื้อหาข้อความได้ง่ายกว่าในวิดีโอ

สร้างคู่มือผู้ใช้ซอฟต์แวร์ของคุณวันนี้

สรุปคำแนะนำของเราเกี่ยวกับวิธีเขียนคู่มือผู้ใช้ซอฟต์แวร์ที่ยอดเยี่ยมซึ่งจะทำให้ผู้ใช้ของคุณพร้อมสำหรับความสำเร็จ

หากคุณต้องการวิธีที่ง่ายที่สุดในการเผยแพร่คู่มือผู้ใช้ซอฟต์แวร์ของคุณ คุณสามารถใช้ปลั๊กอิน Heroic Knowledge Base สำหรับ WordPress

Heroic Knowledge Base เป็นปลั๊กอินโอเพ่นซอร์สที่ให้คุณใช้ประโยชน์จาก WordPress CMS เพื่อสร้างคู่มือผู้ใช้ซอฟต์แวร์ที่โฮสต์เองซึ่งอยู่ภายใต้การควบคุมของคุณอย่างสมบูรณ์

ในเวลาเดียวกัน คุณไม่จำเป็นต้องเสียสละฟังก์ชันการทำงาน เนื่องจาก Heroic Knowledge Base นำเสนอคุณลักษณะทั้งหมดที่คุณต้องการเพื่อสร้างคู่มือผู้ใช้ซอฟต์แวร์ที่ยอดเยี่ยม คุณสมบัติเหล่านั้นรวมถึงคำแนะนำการค้นหาแบบสด การจัดหมวดหมู่ การรวบรวมความคิดเห็นของผู้ใช้ การวิเคราะห์ และอื่นๆ

หากคุณพร้อมที่จะเริ่มต้น ซื้อ Heroic Knowledge Base วันนี้ แล้วคุณจะมีคู่มือผู้ใช้ที่ดูดีในเวลาไม่นาน