แบ่งขั้นตอนในกระบวนการบริหารโครงการ

ผู้จัดการโครงการทุกคนต้องคุ้นเคยกับห้าขั้นตอนของกระบวนการจัดการโครงการ ซึ่งจะช่วยให้บริหารจัดการโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทุกโครงการประกอบด้วยขั้นตอนที่แตกต่างกัน และขั้นตอนเหล่านี้มีโครงสร้างอย่างเป็นระบบ เพื่อให้ผู้จัดการโครงการจัดการโครงการได้ง่ายขึ้น

การเริ่มต้นโครงการ

เมื่อดำเนินโครงการ หนึ่งในขั้นตอนแรกคือการกำหนด โปรเจ็กต์คือกิจกรรมที่ต้องทำให้เสร็จเพื่อสร้างผลลัพธ์เฉพาะโดยมีข้อจำกัดและเป้าหมายเฉพาะ วัตถุประสงค์ของการกำหนดโครงการของคุณคือการทำความเข้าใจสิ่งที่คุณกำลังทำงานอยู่ ซึ่งจะช่วยในการกำหนดลำดับความสำคัญ การสร้างไทม์ไลน์ และช่วยให้คุณกำหนดได้ว่าสิ่งใดควรค่าแก่การทำหรือไม่

ในการพิจารณาว่าการทำโครงการเป็นสิ่งที่คุ้มค่าหรือไม่ ให้ถามตัวเองด้วยคำถามเหล่านี้:

• มีประโยชน์อย่างไร?
• ความเสี่ยงคืออะไร?
• ฉันมีข้อสันนิษฐานทั้งหมดหรือไม่?

การวางแผนโครงการ

ขั้นตอนแรกในการจัดการโครงการคือการกำหนดปัญหา ซึ่งรวมถึงการหาเป้าหมายที่คุณต้องการบรรลุและวิธีที่คุณจะทำเช่นนั้น สิ่งที่สำคัญที่สุดเกี่ยวกับกระบวนการนี้คือ คุณไม่ต้องกังวลว่าเป้าหมายของคนอื่นคืออะไร หรือเป้าหมายนั้นเป็นจริงสำหรับสถานการณ์ของคุณหรือไม่

ให้เน้นที่ความทะเยอทะยานแต่เหมือนจริงไปพร้อม ๆ กัน ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการฟิตร่างกายในอีก 3 เดือนข้างหน้าแต่ไม่เคยเล่นกีฬามาก่อนในชีวิต ให้เริ่มด้วยสิ่งที่ทำได้ดีกว่า เช่น "ไปเดินป่าเดือนละครั้ง" แทน "วิ่งมาราธอน"

ไม่เพียงแต่การกำหนดเป้าหมายเท่านั้น แต่ยังต้องเข้าใจด้วยว่าเหตุใดเป้าหมายเหล่านั้นจึงมีความสำคัญมาก!

ตัวอย่างเช่น ทำไมฉันถึงอยากลดน้ำหนัก? การลดน้ำหนักหมายถึงอะไร? มันจะช่วยเพิ่มความมั่นใจและความนับถือตนเองของฉันหรือไม่? ฉันจะสามารถสวมใส่เสื้อผ้าได้ดีขึ้นหรือไม่? มีสุขภาพดีขึ้นโดยรวม?

การดำเนินโครงการ

ในขั้นตอนนี้ ผู้จัดการโครงการทำงานและกิจกรรมที่จำเป็นเพื่อให้โครงการเสร็จสมบูรณ์ นอกเหนือจากการติดตามและควบคุมประสิทธิภาพการทำงานแล้ว เขาหรือเธอต้องจัดระเบียบ พนักงาน และสั่งทรัพยากร ตลอดจนสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

รายการต่อไปนี้มีความรับผิดชอบหลักบางประการที่อาจเกี่ยวข้องในระยะนี้:

• จัดระเบียบ – วางแผนว่าโครงการจะเริ่มต้นและเสร็จสิ้นอย่างไรโดยกำหนดบทบาทและความรับผิดชอบสำหรับสมาชิกในทีม การสร้างไทม์ไลน์ การระบุความเสี่ยง การวางแผนกลยุทธ์การสื่อสาร การพัฒนาพื้นฐานงบประมาณ ประสานงานกับโครงการอื่นๆ (ถ้ามี)
• พนักงาน – ระบุบุคลากรที่มีความรู้ในอุตสาหกรรมเฉพาะของคุณหรือสาขาที่เชี่ยวชาญ (ถ้าจำเป็น) จากนั้นจ้างพวกเขาหากมีพนักงานหรือจ้างให้เป็นที่ปรึกษา
• สื่อสาร – สร้างรายงานที่แสดงความคืบหน้าเทียบกับเหตุการณ์สำคัญ/การส่งมอบ เพื่อให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถรับทราบข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นภายในโครงการขององค์กรของตน
• ตรวจสอบ - ติดตามความคืบหน้าสู่เป้าหมายโดยใช้เครื่องมือวิเคราะห์ เช่น Jira หรือ Trello ซึ่งช่วยให้คุณดูปัญหาที่เปิดอยู่ทั้งหมดในหลายทีมได้ในที่เดียว

การตรวจสอบและควบคุมโครงการ

การตรวจสอบและควบคุมโครงการเป็นส่วนสำคัญของกลุ่มกระบวนการ

การตรวจสอบช่วยให้มั่นใจได้ว่าโครงการอยู่ในการติดตามและดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพ ในขณะที่การควบคุมช่วยให้มั่นใจได้ว่าโครงการจะอยู่ในการติดตาม เครื่องมือที่ใช้สำหรับการตรวจสอบคือระบบการรายงานที่เป็นทางการ เช่น รายงานเริ่มต้นของ Microsoft Project หรือเครื่องมืออย่าง Redmine เพื่อดูโครงการทั้งหมดของคุณในที่เดียว สามารถใช้เพื่อสร้างรายงานสถานะสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหรือติดตามงานหลักตลอดวันที่เสร็จสิ้น (หรือหากพวกเขาทำงานช้ากว่ากำหนด)

ปิดโครงการ

กิจกรรมการปิดโครงการเป็นช่วงสุดท้ายของวงจรชีวิตโครงการ พวกเขารวมถึง:

• ทบทวนโครงการสุดท้าย
• รายงานโครงการสุดท้าย
• จัดทำเอกสารกิจกรรมการปิดบัญชี
• การนำเสนอโครงการสุดท้าย
• ลงชื่อออกและเก็บถาวรเอกสารโครงการและไฟล์ คุณสามารถจัดเก็บไฟล์และรายงานเหล่านี้ไว้ในที่เก็บข้อมูลเดียวหรือแจกจ่ายไปยังหลายระบบ รวมถึงเซิร์ฟเวอร์ไฟล์อิเล็กทรอนิกส์หรือไดรฟ์ที่แชร์บนเครือข่ายของคุณ เมื่อเก็บถาวรแล้ว แหล่งข้อมูลเหล่านี้จะพร้อมใช้งานในอนาคตโดยผู้อื่นที่อาจจำเป็นต้องเข้าถึงเพื่อวัตถุประสงค์ในการวิจัยหรือโครงการอื่นๆ (ผู้ฉาย)

ขั้นตอนแรกในวงจรชีวิตของโครงการคือการกำหนดโครงการ ซึ่งทำได้โดยการสร้างกฎบัตรโครงการ ซึ่งเป็นเอกสารที่สรุปว่าโครงการคืออะไร เหตุใดจึงมีการดำเนินการ และใครจะมีส่วนร่วม สำหรับขั้นตอนต่อไป คุณสามารถวางแผนวิธีการดำเนินโครงการของคุณ ซึ่งรวมถึงการระบุทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับโครงการ รวมถึงการกำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของโครงการ

ขั้นตอนที่สามในกระบวนการฝึกอบรม PRINCE2 ที่ดีที่สุดคือการดำเนินการตามแผน นี่หมายถึงการดำเนินการในทุกด้านของโครงการและปฏิบัติตามข้อผูกพันใด ๆ ที่ทำขึ้นระหว่างการวางแผน

หลังจากการดำเนินการจะมีการติดตามและควบคุมกิจกรรมในแต่ละวัน สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการวัดประสิทธิภาพเทียบกับเป้าหมาย การระบุความเสี่ยงและปัญหาที่อาจส่งผลต่อประสิทธิภาพ และการจัดการก่อนที่จะกลายเป็นปัญหา ขั้นตอนสุดท้ายของการฝึกอบรม PRINCE2 ที่ดีที่สุดคือการปิดโครงการเมื่อทำสำเร็จหรือละทิ้งหากไม่สามารถบรรลุวัตถุประสงค์ได้

ด้วยการรับรอง PMP ออนไลน์ คุณสามารถเรียนรู้เกี่ยวกับกระบวนการและเครื่องมือในการจัดการโครงการ

ในส่วนนี้ คุณจะได้เรียนรู้เกี่ยวกับกระบวนการและเครื่องมือในการจัดการโครงการ:

• กระบวนการบริหารโครงการ

หลักสูตรออนไลน์การรับรอง PMP ประกอบด้วยหัวข้อต่อไปนี้:

• ความสำคัญของกระบวนการบริหารโครงการในโครงการ
• ขั้นตอนของกระบวนการบริหารโครงการ
• วิธีใช้เครื่องมือการจัดการโครงการในแต่ละขั้นตอนของโครงการ

บทสรุป

การจัดการโครงการเป็นกระบวนการที่ซับซ้อน มันเกี่ยวข้องกับการประสานงานของกิจกรรมและผู้คนจำนวนมาก และคุณจำเป็นต้องมีเครื่องมือที่เหมาะสมในการจัดการโครงการของคุณให้ประสบความสำเร็จ

การรับรองการจัดการโครงการเป็นหนึ่งในเครื่องมือเหล่านั้น มันจะช่วยให้คุณพัฒนาทักษะ เพิ่มโอกาสทางอาชีพ และทำให้คุณสามารถทำการตลาดได้มากขึ้นในตลาดงานที่มีการแข่งขันสูงในปัจจุบัน

ข้อมูลประจำตัว Project Management Professional (PMP) เป็นใบรับรองการจัดการโครงการที่ได้รับการยอมรับมากที่สุดในโลก การรับรอง PMP จะตรวจสอบความรู้ของคุณในกระบวนการจัดการโครงการหลัก 5 ประการ ได้แก่ การเริ่มต้น การวางแผน การดำเนินการ การตรวจสอบและการควบคุม และการปิด นอกจากนี้ยังพิสูจน์ได้ว่าคุณมีทักษะและประสบการณ์ที่เหมาะสมที่จำเป็นต่อการประสบความสำเร็จในฐานะผู้จัดการโครงการหรือหัวหน้าทีม

สำหรับมืออาชีพที่ผ่านการรับรอง PRINCE2 โปรแกรมนี้เปิดโอกาสให้ทำความคุ้นเคยกับกระบวนการรับรอง PMP และรับเอกสารการเตรียมสอบเพื่อการรับรอง PMP โดยไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม!

บทความที่เกี่ยวข้องที่น่าสนใจ: 19 บล็อกการจัดการโครงการที่ดีที่สุดที่คุณต้องติดตาม