อัญมณีที่ซ่อนอยู่: ห้องประชุมและผลกระทบต่อผลการดำเนินงานทางธุรกิจ

ในโลกปัจจุบัน การสื่อสารออนไลน์ การจัดการข้อมูลดิจิทัล และการประชุมแบบไร้กระดาษกลายเป็นตัวเลือกยอดนิยมสำหรับสมาชิกคณะกรรมการและทีมธุรกิจทั่วโลก นั่นเป็นเพราะว่าการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลมอบความสะดวกสบาย คุ้มทุน และจัดการงานได้ง่ายจากทุกที่อย่างปฏิเสธไม่ได้

ยิ่งไปกว่านั้น การเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลไม่ได้เป็นเพียงทางเลือกที่บังคับใช้เท่านั้น กรรมการบริษัททั่วโลกทุกๆ สี่ในห้าคนเชื่อว่าคณะกรรมการขององค์กรควรเป็นผู้นำการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล

นอกจากนี้ ด้วยความต้องการโซลูชันการจัดการบอร์ดออนไลน์ที่เพิ่มขึ้น ผู้ให้บริการจำนวนมากจึงกำลังก้าวขึ้นมา อย่างไรก็ตาม มีโซลูชั่นการจัดการการประชุมเพียงไม่กี่โซลูชั่นที่ครอบคลุมทุกด้านของการจัดการคณะกรรมการ หนึ่งในโซลูชันดังกล่าวคือซอฟต์แวร์พอร์ทัลบอร์ดที่มีคุณสมบัติมาตรฐานและขั้นสูงทั้งหมดสำหรับการจัดการการประชุมคณะกรรมการ เอกสาร และการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ

นี่คือวิธีที่ห้องประชุมเสมือนสามารถมีผลกระทบอย่างมากต่อการกำกับดูแลกิจการ เริ่มต้นด้วยการแนะนำเทคโนโลยีพอร์ทัลของบอร์ด

ซอฟต์แวร์ห้องประชุมเสมือนคืออะไร?

ซอฟต์แวร์พอร์ทัลบอร์ดหรือซอฟต์แวร์บอร์ดเสมือนเป็นซอฟต์แวร์การจัดการการประชุมคณะกรรมการออนไลน์ที่ปลอดภัยและเป็นโซลูชันระดับองค์กรที่สมบูรณ์โดยเฉพาะสำหรับผู้อำนวยการ ซีอีโอ ผู้บริหาร เลขานุการคณะกรรมการ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย นักลงทุน ผู้นำสหภาพแรงงาน คณะกรรมการ และผู้มีอำนาจตัดสินใจอื่นๆ

ซอฟต์แวร์บอร์ดแตกต่างจากเครื่องมือการจัดการการประชุมอื่นๆ ตรงที่ขึ้นชื่อเรื่องฟังก์ชันการทำงานแบบครบวงจร ดังที่กล่าวไปแล้ว ด้วยพอร์ทัลบอร์ดที่ปลอดภัย คุณสามารถ:

• กำหนดเวลา จัดเตรียม จัดการ บันทึก หรือติดตามการประชุมคณะกรรมการ
• ปกป้อง แบ่งปัน จัดเก็บ แก้ไข ดู ใส่คำอธิบาย แลกเปลี่ยน และแจกจ่ายเอกสารของบอร์ด
• สื่อสารกับสมาชิกคณะกรรมการ ที่ปรึกษา นักลงทุน หรือบุคคลที่สาม
• ปรับปรุงธุรกรรมทางธุรกิจภายนอกหรืออำนวยความสะดวกด้านข้อตกลงทางการเงิน
• เตรียมเอกสารที่ใช้เวลานานและใช้เวลานานได้อย่างง่ายดายด้วยเทมเพลตในตัวในห้องประชุม

ส่วนที่ดีที่สุดคือห้องประชุมเสมือนมีประสิทธิภาพเท่าเทียมกันสำหรับสถาบันเชิงพาณิชย์ องค์กรที่ไม่แสวงหากำไร และสถาบันของรัฐหรือสาธารณะ

ต่อไปนี้คือคุณประโยชน์ที่คุ้มค่าที่สุดบางประการของการใช้ซอฟต์แวร์พอร์ทัลบอร์ด

1. จัดทำง่ายและเข้าถึงเอกสารที่เกี่ยวข้องกับคณะกรรมการได้สะดวก

“ ห้องประชุมเสมือนจริงนั้นน่าทึ่งมาก คุณสามารถทำอะไรกับพวกเขาได้อย่างแท้จริง คุณสามารถจัดการประชุมที่ยาวนานได้จากที่บ้านของคุณ เข้าถึงทุกสิ่งได้ทุกเมื่อที่จำเป็น เตรียมบอร์ดบุ๊ค รายงาน และกฎบัตรคณะกรรมการด้วยเทมเพลตในตัว เก็บข้อมูลของคุณให้ปลอดภัย หรือติดตามผู้ใต้บังคับบัญชาของคุณ ” Jesus Rivas นักยุทธศาสตร์การตลาดกล่าว ที่ board-room.org คุณยังสามารถเรียนรู้วิธีการเขียนกฎบัตรสำหรับคณะกรรมการได้ด้วย

ดังที่ Rivas กล่าว ห้องประชุมสามารถช่วยคุณทำทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับหน้าที่ของคณะกรรมการได้โดยใช้เวลาน้อยที่สุด ซึ่งอาจรวมถึงการเตรียมบอร์ดแพ็คหรือรายงานอื่นๆ โดยใช้ความพยายามเพียงเล็กน้อย

ซอฟต์แวร์บอร์ดเสมือนช่วยให้กรรมการและสมาชิกคณะกรรมการสามารถเข้าถึงเอกสารของคณะกรรมการได้อย่างง่ายดายจากทุกที่และทุกเวลา สิ่งที่คุณต้องมีคืออุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ที่ได้รับการยอมรับ เช่น สมาร์ทโฟนและการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต

ผู้ให้บริการห้องประชุมเสมือนสมัยใหม่ยังอนุญาตให้เข้าถึงผ่านแอปพลิเคชันบนมือถือ ทำให้จัดทำเอกสารของบอร์ดได้ในคลิกเดียว ยิ่งไปกว่านั้น ผู้จำหน่ายบางรายอนุญาตให้เข้าถึงเอกสารที่จัดเก็บแบบออฟไลน์ได้

2. การตัดสินใจที่ดีขึ้น

การตัดสินใจอย่างมีข้อมูลจะขึ้นอยู่กับการมีข้อมูลที่ทันสมัยที่สุด คุณสมบัติการจัดการข้อมูลของซอฟต์แวร์บอร์ดช่วยให้สามารถอัพเดตเอกสารได้แบบเรียลไทม์ และระบบแจ้งเตือนทันทีจะแจ้งเตือนผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องทันที

ยิ่งไปกว่านั้น รายงานการประชุม วาระการประชุมที่ผ่านมา งบการเงิน คู่มือนโยบาย และรายงานต่างๆ ก็มีอยู่ในซอฟต์แวร์ห้องประชุมแล้ว ข้อมูลคณะกรรมการที่พร้อมใช้งานทันทีช่วยให้สมาชิกในห้องประชุมตัดสินใจได้อย่างมีข้อมูลและทันเวลามากขึ้น

3. การปกป้องข้อมูลที่แข็งแกร่งและได้รับการรับรอง

ซอฟต์แวร์พอร์ทัลบอร์ดนำเสนอการรักษาความปลอดภัยระดับสูง ปกป้องข้อมูลที่เป็นความลับด้วยความช่วยเหลือของชั้นการป้องกันหลายชั้น ผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์บอร์ดที่ผ่านการรับรองจะปฏิบัติตามมาตรฐานการจัดการข้อมูลและความปลอดภัยที่กำหนดโดยองค์กรที่ได้รับการยอมรับ เช่น HIPAA, ISO, FISMA, FINRA, SOC, GDPR เป็นต้น

คุณสมบัติต่างๆ เช่น การยืนยันแบบสองขั้นตอน มุมมองแบบรั้ว เอกสารแบบทำลายตัวเอง การล้างอุปกรณ์ระยะไกล ลายน้ำดิจิทัล การควบคุมการเข้าถึงเอกสาร การเข้ารหัสข้อมูล และการจำกัดที่อยู่ IP มอบการผสมผสานการป้องกันทางไซเบอร์ที่เหนือชั้น

4. การบริหารจัดการคณะกรรมการที่มีประสิทธิภาพ

การจัดการงานบอร์ดด้วยพอร์ทัลบอร์ดทำได้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากกว่าวิธีการแบบเดิม การเตรียมการประชุมตามแผนหรือไม่ได้วางแผนไว้สามารถทำได้ภายในไม่กี่นาที การเข้าถึง แบ่งปัน หรือเผยแพร่ข้อมูลอย่างปลอดภัยและรวดเร็วช่วยประหยัดเวลา

นอกจากนี้ สมาชิกคณะกรรมการยังสามารถเตรียมวาระการประชุมได้อย่างมีประสิทธิภาพ แจกจ่ายได้ทันที เข้าถึงเอกสารของคณะกรรมการ เข้าร่วมการประชุมทางวิดีโอ/เสียง แจ้งข้อกังวล ลงคะแนนเสียง จัดทำแบบสำรวจ ลงนามในเอกสาร และดำเนินงานด้านธุรการอื่นๆ ได้อย่างง่ายดาย โดยสรุป ห้องประชุมช่วยให้ทำงานได้มากขึ้นโดยใช้เวลาน้อยลง

5. ความโปร่งใสและการควบคุมกิจกรรมของผู้ใช้

พอร์ทัลของคณะกรรมการใช้เครื่องมือตรวจสอบเพื่อติดตามทุกกิจกรรมภายในห้องประชุม ส่งเสริมความโปร่งใส และส่งเสริมการมีส่วนร่วมสูงสุดจากสมาชิกคณะกรรมการ ในขณะเดียวกันก็สร้างความไว้วางใจระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ผู้ดูแลระบบสามารถดำเนินการได้ทันท่วงทีหากมีความคลุมเครือหรือมีกิจกรรมที่ไม่ได้รับอนุญาต และจับผู้กระทำผิดได้ทันที

6. การลดต้นทุน

ซอฟต์แวร์พอร์ทัลบอร์ดเพิ่มมูลค่าทางการเงินอย่างมากให้กับบริษัทโดยการปกป้องข้อมูลจากการรั่วไหลหรือการละเมิด และปกป้องบริษัทจากการถูกฟ้องร้องและบทลงโทษที่อาจเกิดขึ้นในท้ายที่สุด

นอกจากนี้ยังช่วยลดค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับกระดาษ การพิมพ์ การรวบรวม และการแจกจ่ายเอกสารของคณะกรรมการ ดังนั้นจึงลดความจำเป็นในการประชุมคณะกรรมการนอกสถานที่

ห่อมันขึ้นมา

ห้องประชุมเสมือนเป็นซอฟต์แวร์การจัดการบอร์ดแบบมัลติฟังก์ชั่นที่นำเสนอโซลูชั่นที่ครอบคลุมสำหรับการจัดการเอกสารของบอร์ด การสื่อสารเสมือน การจัดการโครงการ การจัดการการประชุม และการจัดการข้อตกลง

ซอฟต์แวร์นี้มีความปลอดภัยสูง คุ้มต้นทุน และช่วยให้เข้าถึงจากระยะไกลได้ตลอดเวลา พอร์ทัลบอร์ดที่น่าสนใจและมีความปลอดภัยสูงบางแห่ง ได้แก่ Azues Convene, iDeals Boards, Nasdaq Boardvantage, Govenda Boards และ BoardPro ตรวจสอบซอฟต์แวร์ห้องประชุมสำหรับการรวมบอร์ดออนไลน์ครั้งถัดไปของคุณ!

This content has been Digiproved © 2023 Tribulant Software