กฎทอง 7 อันดับแรกของการบริหารโครงการ

การจัดการโครงการเป็นหนึ่งในส่วนที่สำคัญที่สุดของธุรกิจที่ประสบความสำเร็จ มันเกี่ยวข้องกับกิจกรรมมากมายที่จำเป็นต่อความสำเร็จของโครงการ รวมถึงการวางแผน การจัดระเบียบ การติดตาม และการควบคุมทรัพยากร ความสำเร็จหรือความล้มเหลวของโครงการมักจะขึ้นอยู่กับการจัดการที่ดี โชคดีที่มีหลักการที่พิสูจน์แล้วว่าสามารถช่วยให้การจัดการโครงการง่ายขึ้น หลักการเหล่านี้เรียกว่ากฎทองของการจัดการโครงการ และสามารถนำไปใช้กับกิจการประเภทใดก็ได้ ในบล็อกโพสต์นี้ เราจะสำรวจกฎทอง 7 อันดับแรกสำหรับการจัดการโครงการที่ประสบความสำเร็จ เพื่อให้คุณมั่นใจได้ว่าโครงการของคุณจะเสร็จทันเวลาและตามงบประมาณ

กฎทองของการบริหารโครงการ #1: กำหนดวัตถุประสงค์ของคุณ

ในฐานะผู้จัดการโครงการ สำหรับ Best Ad Agency Workflow หนึ่งในงานที่สำคัญที่สุดของคุณคือการทำให้แน่ใจว่าโครงการของคุณมีวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน หากไม่มีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน การวัดความสำเร็จของโครงการและตัดสินว่าเป็นไปตามแผนอาจเป็นเรื่องยาก

ขั้นตอนแรกในการกำหนดวัตถุประสงค์ของคุณคือการนั่งลงกับทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และระดมความคิดว่าคุณหวังว่าจะบรรลุผลสำเร็จในโครงการของคุณ เมื่อคุณมีความเข้าใจที่ดีเกี่ยวกับเป้าหมายโดยรวมแล้ว คุณสามารถเริ่มแยกย่อยออกเป็นวัตถุประสงค์ที่เฉพาะเจาะจงมากขึ้นได้

สิ่งที่ควรคำนึงถึงเมื่อกำหนดวัตถุประสงค์ของคุณ:

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่า SMART: เฉพาะเจาะจง วัดผลได้ บรรลุผล เกี่ยวข้อง และจำกัดเวลา
• ทำให้เป็นจริง: สิ่งสำคัญคือต้องตั้งวัตถุประสงค์ที่เป็นจริงซึ่งสามารถทำได้จริงภายในขอบเขตของโครงการของคุณ
• ทำให้สามารถดำเนินการได้: วัตถุประสงค์ของคุณควรเป็นสิ่งที่คุณและทีมของคุณสามารถทำตามขั้นตอนที่เป็นรูปธรรมเพื่อบรรลุผล

หากคุณใช้เวลาในการกำหนดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนสำหรับโครงการของคุณตั้งแต่เริ่มแรก คุณจะประสบความสำเร็จได้อย่างดี

กฎทองของการบริหารโครงการ #2: กำหนดเป้าหมายและเป้าหมายที่เป็นจริง

การกำหนดเป้าหมายและเป้าหมายที่เป็นจริงสำหรับโครงการของคุณเป็นสิ่งสำคัญมาก หากคุณตั้งเป้าหมายที่ไม่สมจริง คุณจะไม่สามารถบรรลุเป้าหมายได้ และสิ่งนี้จะนำไปสู่ความผิดหวัง เป็นการดีกว่ามากที่จะตั้งเป้าหมายที่ทำได้ซึ่งคุณสามารถทำได้จริง ด้วยวิธีนี้คุณจะสามารถมีแรงจูงใจและติดตามได้

กฎทองของการบริหารโครงการ #3: วางแผนโครงการ

การสร้างแผนโครงการเป็นหนึ่งในส่วนที่สำคัญที่สุดของการจัดการโครงการที่ประสบความสำเร็จ การสละเวลาสร้างแผนอย่างละเอียดและผ่านการคิดมาอย่างดี คุณจะมั่นใจได้ว่าโครงการของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่นและอยู่ในงบประมาณ

มีองค์ประกอบสำคัญบางประการที่ควรรวมไว้ในทุกแผนโครงการ:

1. วัตถุประสงค์และเป้าหมาย - คุณหวังว่าจะบรรลุอะไรกับโครงการนี้ มีความเฉพาะเจาะจงและเป็นจริงในวัตถุประสงค์ของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าสามารถบรรลุได้
2. เส้นเวลา – คุณคาดว่าโครงการจะใช้เวลานานแค่ไหน? แบ่งไทม์ไลน์ออกเป็นเหตุการณ์สำคัญย่อยๆ เพื่อให้คุณสามารถติดตามความคืบหน้าและทำการปรับเปลี่ยนที่จำเป็นไปพร้อมกัน
3. งบประมาณ – คุณมีงบประมาณเท่าใดสำหรับโครงการนี้ ติดตามอย่างใกล้ชิดเกี่ยวกับการใช้จ่ายเพื่อหลีกเลี่ยงการใช้จ่ายเกินงบประมาณ
4. ทรัพยากร – ใครจะทำงานในโครงการนี้และต้องใช้ทรัพยากรอะไรบ้าง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีทุกสิ่งที่จำเป็นก่อนที่จะเริ่มต้น
5. ความเสี่ยง – มีความเสี่ยงอะไรบ้างที่เกี่ยวข้องกับโครงการนี้? วางแผนสำหรับวิธีจัดการกับปัญหาที่อาจเกิดขึ้นเพื่อไม่ให้โครงการทั้งหมดของคุณตกราง

กฎทองของการจัดการโครงการ #4: สื่อสารกับทีมของคุณ

อย่าลืมสื่อสารกับทีมของคุณและทำให้พวกเขาอยู่ในวง ด้วยวิธีนี้ ทุกคนเข้าใจตรงกันและรู้ว่าต้องทำอะไร หากมีการเปลี่ยนแปลงหรืออัปเดต โปรดแจ้งให้เราทราบด้วยเช่นกัน

กฎทองของการบริหารโครงการ #5: จัดการความเสี่ยง

การบริหารความเสี่ยงเป็นส่วนสำคัญของโครงการใดๆ หากไม่มีการจัดการความเสี่ยงที่เหมาะสม โครงการต่างๆ จะไม่สามารถจัดการได้อย่างรวดเร็วและนำไปสู่ความผิดพลาดที่มีค่าใช้จ่ายสูง

มีสิ่งสำคัญบางประการที่ต้องคำนึงถึงเมื่อจัดการความเสี่ยงในโครงการ:

ระบุความเสี่ยงตั้งแต่เนิ่นๆ: ยิ่งคุณระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นได้เร็วเท่าไหร่ก็ยิ่งดีเท่านั้น วิธีนี้จะทำให้คุณมีเวลามากขึ้นในการจัดทำแผนการลดผลกระทบและหลีกเลี่ยงปัญหาที่อาจเกิดขึ้น

ยิ่งคุณสามารถระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นได้เร็วเท่าไรก็ยิ่งดีเท่านั้น วิธีนี้จะทำให้คุณมีเวลามากขึ้นในการจัดทำแผนการลดผลกระทบและหลีกเลี่ยงปัญหาที่อาจเกิดขึ้น ประเมินความเสี่ยงอย่างแม่นยำ: การประเมินความเป็นไปได้และผลกระทบของแต่ละความเสี่ยงอย่างถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญของความเสี่ยงที่ต้องแก้ไขก่อน

การประเมินความเป็นไปได้และผลกระทบของความเสี่ยงแต่ละอย่างอย่างถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญของความเสี่ยงที่ต้องแก้ไขก่อน พัฒนาแผนการบรรเทาผลกระทบ: เมื่อคุณระบุและประเมินความเสี่ยงในโครงการของคุณแล้ว คุณต้องพัฒนาแผนเพื่อบรรเทาความเสี่ยงเหล่านั้น ซึ่งอาจเกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนวิธีดำเนินโครงการหรือเพิ่มทรัพยากรเพิ่มเติม

เมื่อคุณระบุและประเมินความเสี่ยงในโครงการของคุณแล้ว คุณต้องพัฒนาแผนการเพื่อลดความเสี่ยงเหล่านั้น ซึ่งอาจเกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนวิธีดำเนินโครงการหรือเพิ่มทรัพยากรเพิ่มเติม ติดตามความเสี่ยงอย่างใกล้ชิด: แม้ว่าจะมีแผนการบรรเทาผลกระทบแล้วก็ตาม สิ่งสำคัญคือต้องติดตามความเสี่ยงอย่างใกล้ชิดตลอดอายุการใช้งาน

กฎทองของการบริหารโครงการ #6: ติดตามความคืบหน้า

กฎทองประการที่หกของการบริหารโครงการคือการติดตามความคืบหน้า ซึ่งหมายถึงการติดตามว่าโครงการมีความคืบหน้าอย่างไรและตรวจสอบให้แน่ใจว่าเป็นไปตามแผน การทำเช่นนี้เป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้คุณสามารถระบุปัญหาใด ๆ ได้ตั้งแต่เนิ่น ๆ และดำเนินการแก้ไขหากจำเป็น

มีหลายวิธีในการติดตามความคืบหน้า แต่วิธีหนึ่งที่สำคัญที่สุดคือการตั้งค่าระบบสำหรับติดตามเหตุการณ์สำคัญและสิ่งที่ส่งมอบ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณเห็นได้อย่างรวดเร็วว่าโครงการกำลังดำเนินไปหรือไม่ คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณตรวจสอบโครงการเป็นประจำกับทีมของคุณเพื่อหารือเกี่ยวกับความคืบหน้าและระบุปัญหาต่างๆ

หากคุณปฏิบัติตามกฎทองของการบริหารโครงการ คุณจะประสบความสำเร็จในการส่งมอบโครงการได้ตรงเวลาและอยู่ในงบประมาณ

7

1. กำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของโครงการตั้งแต่เนิ่นๆ

2. รับซื้อจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดที่เกี่ยวข้อง

3. สร้างแผนโครงการโดยละเอียด

4. กำหนดบทบาทและความรับผิดชอบที่ชัดเจน

5. สื่อสารกับผู้มีส่วนได้เสียในโครงการอย่างสม่ำเสมอ

6. ติดตามและปรับแผนโครงการตามความจำเป็น

7. เฉลิมฉลองความสำเร็จและเรียนรู้จากความล้มเหลว