Security Role สำหรับ Virtual Data Room

ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนอาจเป็นเหยื่อของแฮกเกอร์และความเสี่ยงต่อองค์กร การละเมิดข้อมูลมีค่าใช้จ่ายสูงในการปกปิดและทำให้เกิดความสูญเสียมหาศาล แนวคิดเรื่องการละเมิดข้อมูลและการโจมตีทางไซเบอร์ได้นำเสนอนวัตกรรมห้องข้อมูลเสมือน (VDR) เพื่อช่วยในการปรับปรุงความปลอดภัยของข้อมูล

VDR เป็นที่เก็บเสมือนอเนกประสงค์ที่สร้างขึ้นเพื่อช่วยในข้อตกลงทางธุรกิจต่างๆ เช่น การจัดการเอกสาร การแจกจ่าย และการจัดเก็บ แม้ว่าซอฟต์แวร์ห้องจัดเก็บข้อมูลออนไลน์จะถือว่าปลอดภัย แต่บริษัทต่างๆ จำเป็นต้องตรวจสอบและให้แน่ใจว่าไม่มีการรั่วไหลของข้อมูลและการโจมตีทางไซเบอร์

ดังนั้นก่อนที่จะชำระเงินสำหรับผู้ให้บริการห้องจัดเก็บข้อมูลเสมือนจริง ความปลอดภัยของห้องข้อมูลควรแสดงให้เห็นในปัจจัยต่างๆ มาสำรวจกันต่อ

ปัจจัยที่ทำให้ห้องข้อมูลเสมือนมีความปลอดภัย

บริษัทส่วนใหญ่ให้ความสำคัญกับความปลอดภัยของ VDR ตามประเภทของใบรับรอง หลายคนมองว่าการรับรอง 'ISO' สำคัญที่สุด ดังนั้นจึงลงทุนในผู้ให้บริการห้องข้อมูลเสมือนจริงที่มีมาตรฐาน ISO อย่างไรก็ตาม ยังมีเกณฑ์ด้านความปลอดภัยอื่นๆ อีกหลายข้อที่ต้องพิจารณา

รายละเอียดความปลอดภัยทางกายภาพ

• การปกป้องข้อมูลทางกายภาพ ซอฟต์แวร์ห้องข้อมูลออนไลน์ประกอบด้วยที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ หมายความว่าไม่จำเป็นต้องมีการป้องกันทางกายภาพ อย่างไรก็ตาม ห้องข้อมูลเสมือนยังต้องสอดคล้องกับหลักเกณฑ์ทางกายภาพเพื่อความปลอดภัยที่ดีขึ้น องค์กรจำเป็นต้องรักษาความปลอดภัยศูนย์ข้อมูลเพื่อให้แน่ใจว่าอุปกรณ์ทั้งหมดปลอดภัยและใช้งานได้
• โครงสร้างพื้นฐานที่ดี องค์กรจำเป็นต้องรวมระบบงานและฮาร์ดแวร์ที่มีคุณภาพเพื่อการประมวลผลข้อมูลที่ดีขึ้น
• การสำรองข้อมูล ผู้ใช้ห้องข้อมูลเสมือนควรลงทุนในระบบสำรองข้อมูลที่มีคุณภาพ ระบบสำรองข้อมูลควรจะสามารถสร้างสำเนาพิเศษของเอกสารใด ๆ ในระบบเพื่อใช้อ้างอิงในกรณีที่ข้อมูลสูญหาย
• การเข้ารหัสข้อมูล ผู้ใช้จำเป็นต้องพึ่งพาการเข้ารหัสระดับไฮเอนด์ระหว่างการถ่ายโอนไฟล์และการจัดเก็บเพื่อให้มั่นใจในความปลอดภัยของข้อมูล
• ที่ตั้งเซิร์ฟเวอร์หลายแห่ง องค์กรไม่ควรพึ่งพาเซิร์ฟเวอร์เดียวในการประมวลผลและบันทึกข้อมูล ควรมีเซิร์ฟเวอร์หลายเครื่องเพื่อช่วยในการกู้คืนข้อมูลและการจัดการภัยพิบัติ

การเข้าถึงมาตรการรักษาความปลอดภัย

ฟังก์ชันหลักของบริการข้อมูลเสมือนคือการส่งข้อมูลที่สำคัญและให้การรักษาความปลอดภัยชั้นยอดเพื่อหลีกเลี่ยงการรั่วไหลของข้อมูลหรือการละเมิด

ซึ่งหมายความว่าซอฟต์แวร์ห้องข้อมูลควรมีการเข้าถึงที่จำกัดเพื่อป้องกันการแฮ็กและการละเมิด การเข้าถึงที่จำกัดยังประกอบด้วยภัยคุกคามความปลอดภัยทางไซเบอร์จากวงในทำให้ข้อมูลที่มีช่องโหว่ปลอดภัย

• การตั้งค่าการอนุญาตที่ระบุ ผู้ดูแลระบบห้องข้อมูลสามารถตั้งค่าการอนุญาตเฉพาะหรือการตั้งค่าการเข้าสู่ระบบเพื่อให้ผู้ใช้แต่ละรายสามารถเข้าถึงและดูเอกสารเฉพาะได้ กระบวนการนี้ให้การเข้าถึงเพียงไม่กี่พื้นที่ที่ผู้ใช้ต้องการ ซึ่งช่วยลดการหยุดชะงักของข้อมูลและการรั่วไหล
• การเข้าถึงเอกสารที่กำหนดเอง เพื่อให้ระบบมีความปลอดภัย ผู้ดูแลระบบห้องข้อมูลสามารถป้อนผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตและฟังก์ชันต่างๆ ที่พวกเขาสามารถใช้งานได้ สมมติว่าใครก็ตามที่พยายามจะไปยังไซต์ที่ได้รับอนุญาต ระบบจะแจ้งเตือนผู้ดูแลระบบ
• กระบวนการลงชื่อเข้าใช้ครั้งเดียว ผู้จัดการห้องข้อมูลหรือผู้ดูแลระบบควรให้รายละเอียดการเข้าสู่ระบบเพียงครั้งเดียวแก่ผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตทั้งหมดเพื่อหลีกเลี่ยงข้อมูลรับรองการเข้าสู่ระบบหลายรายการ ซึ่งจะแสดงรายละเอียดว่าใครกำลังทำงานในไซต์และกิจกรรมอยู่
• การเข้าถึงแบบจำกัดเวลาและข้อจำกัดที่อยู่ IP ผู้ใช้ VDR ไม่ควรเข้าสู่ระบบโดยใช้ที่อยู่ IP ใดๆ บริษัทสามารถจำกัดการเข้าถึงระบบเฉพาะสำหรับมาตรการด้านความปลอดภัย ขอแนะนำให้ตั้งค่าขีดจำกัดการเข้าถึงเวลาเพื่อเพิ่มความปลอดภัยด้วย

ความปลอดภัยของเอกสารในห้องข้อมูล

• สิทธิ์การเข้าถึงเอกสาร ผู้ใช้ทุกคนควรกำหนดบทบาทในเอกสารโดยเฉพาะเพื่อให้แน่ใจว่ามีเพียงผู้มีอำนาจเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงเอกสารสำคัญได้
• การติดตามเอกสาร ระบบห้องจัดเก็บข้อมูลเสมือนที่ดีจำเป็นต้องเข้ารหัสการตรวจสอบข้อมูลใดๆ เกี่ยวกับที่อยู่ IP ของผู้ใช้ เวลาเข้าถึง และรายละเอียดการแชร์ข้อมูล ระบบควรห้ามการกระทำที่ไม่ได้รับอนุญาตและแจ้งเตือนฝ่ายบริหารผ่านการแจ้งเตือน
• คุณสมบัติการล้างข้อมูลจากระยะไกล ฝ่ายบริหารต้องการแผนสำรอง เช่น การล้างข้อมูลจากระยะไกลในกรณีที่ถูกขโมย การดำเนินการนี้จะลบหรือหยุดโปรแกรมทั้งหมดโดยอัตโนมัติโดยปล่อยให้ระบบของเครื่องว่างเปล่าเพื่อปกป้องบริษัท
• ทำลายระยะไกล สมมติว่าผู้ใช้ดาวน์โหลดเอกสารใดเอกสารหนึ่ง ผู้ดูแลระบบหรือองค์กรยังคงควบคุมเอกสารนั้นได้ ป้องกันการใช้เอกสารที่ไม่ถูกต้องหรือข้อมูลรั่วไหล เนื่องจากผู้ใช้สามารถใช้เอกสารภายใต้การดูแลเท่านั้น

วิธีการเลือกผู้จำหน่ายห้องข้อมูลเสมือนที่ปลอดภัย

ก่อนตัดสินใจเลือกผู้ให้บริการห้องจัดเก็บข้อมูลเสมือนจริง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขามีคุณสมบัติครบถ้วนตามปัจจัยและฟังก์ชันต่างๆ

• ความปลอดภัยของข้อมูลและข้อกำหนดของรัฐบาล VDR มีฟังก์ชันต่างๆ ตามความต้องการของผู้ใช้ ซอฟต์แวร์ควรเป็นไปตามมาตรการการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลและระเบียบข้อบังคับของรัฐบาล ตัวอย่างเช่น VDR ที่คุณต้องการควรสอดคล้องกับข้อกำหนด HIPAA และกฎของ FDA ตามเขตข้อมูลหรือองค์กร
• มาตรฐานและการรับรองความปลอดภัยระดับโลก ตามบริษัทของคุณ VDR จำเป็นต้องบรรลุการรับรองต่างๆ เลือกผู้ให้บริการ VDR ที่มีใบรับรองที่ดี หมายเหตุ การรับรองมีวันหมดอายุ ตรวจสอบวันที่เพื่อหลีกเลี่ยงความไม่สะดวก
• การตรวจสอบและประวัติการละเมิดข้อมูล การค้นหาการละเมิดข้อมูลไม่ใช่เรื่องยาก เนื่องจากรัฐบาลส่วนใหญ่ประกาศการละเมิดข้อมูลในองค์กรหรือสาขาเฉพาะ ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สามารถตรวจสอบประวัติผู้ให้บริการเสมือนได้ นอกจากนี้ยังช่วยให้ทราบว่าผู้ใช้รายอื่นลงทุนกับผู้จำหน่าย VDR รายใดรายหนึ่ง

การใช้ห้องข้อมูลเสมือน

มีการใช้ VDR ในกรณีต่างๆ เพื่อช่วยรักษาความปลอดภัยของข้อมูลเกินจริง และถ่ายโอนข้อมูลสำคัญผ่านช่องทางที่ปลอดภัย

• การเสนอขายหุ้นต่อประชาชนครั้งแรก (IPO) VDR สำหรับการเสนอขายต่อประชาชนทั่วไปในเบื้องต้นนั้นค่อนข้างสำคัญ เนื่องจากข้อมูลของบริษัทอาจถูกเปิดเผย ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจำเป็นต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมดมีความปลอดภัยและถูกปกปิดด้วยระบบที่เหมาะสม เพื่อหลีกเลี่ยงการรั่วไหลของข้อมูล
• M&A (ธุรกรรมการควบรวมกิจการ) ผู้ซื้อและผู้ขายส่วนใหญ่ใช้ VDR ในระหว่างกระบวนการตรวจสอบสถานะ ทั้งสองฝ่ายจำเป็นต้องเปิดเผยข้อมูลทางการเงิน ทรัพย์สิน และรายละเอียดที่สำคัญอื่นๆ อย่างไรก็ตาม ข้อมูลจะต้องอยู่ในวงปิดเพื่อความปลอดภัย
• กระบวนการตรวจสอบและสอบสวน บริษัทสมัยใหม่กำลังใช้ห้องข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์เพื่อดำเนินการตรวจสอบและสอบสวน กระบวนการนี้รวดเร็วและปลอดภัยเนื่องจากมีการแจกจ่ายข้อมูลให้กับผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตบนแพลตฟอร์มที่ปลอดภัย บริการห้องข้อมูลทำให้การตรวจสอบง่ายขึ้น เนื่องจากไม่จำเป็นต้องใช้เอกสารจริงในการเริ่มกระบวนการ

บทสรุป

ห้องข้อมูลเสมือนมีความสำคัญต่อการเติบโตทางธุรกิจ เนื่องจากผู้ใช้สามารถดำเนินการผ่านระบบที่ปลอดภัยได้ ซอฟต์แวร์ป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลทำให้บริษัทมีเวลาทำงานและทำธุรกรรมได้ง่ายโดยไม่ต้องกลัวว่าจะมีการโจมตีทางไซเบอร์