Wiki ของ บริษัท คืออะไรและจะตั้งค่าได้อย่างไร

เผยแพร่แล้ว: 2022-09-10

โดยไม่คำนึงถึงขนาดของธุรกิจของคุณ มีข้อมูลมากมายที่จำเป็นเพื่อให้สิ่งต่างๆ ดำเนินไปได้ เมื่อองค์กรของคุณเติบโตขึ้น ข้อมูลนี้มักจะกองพะเนินเทินทึกและกระจัดกระจายไปตามแผนก สำนักงาน หรือแม้แต่พื้นที่จัดเก็บ ทำให้การเข้าถึงอย่างรวดเร็วและการแบ่งปันระหว่างแผนกทำได้ยาก ทำให้เสียเวลาพนักงาน และขัดขวางประสิทธิภาพการทำงาน

อันที่จริง พนักงานใช้เวลาโดยเฉลี่ย 9.3 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ในการค้นหาข้อมูล คิดเป็น 20% ของเวลาทั้งหมดของสมาชิกในทีม ผลผลิตที่ติดตามจะแสดงแนวโน้มที่ลดลงเมื่อความซับซ้อนของข้อมูลเพิ่มขึ้น

จะเกิดอะไรขึ้นถ้าคุณมีข้อมูลทั้งหมดนี้ในที่ที่รวมศูนย์ ซึ่งสมาชิกในทีมที่ได้รับอนุญาตทุกคนสามารถเข้าถึงได้ด้วยการคลิกปุ่มบนคอมพิวเตอร์หรือโทรศัพท์ของพวกเขา นี่คือสิ่งที่วิกิของบริษัทเป็น

โดยสรุป วิกิของบริษัท หรือที่เรียกว่าวิกิธุรกิจ วิกิองค์กร หรือวิกิองค์กร เป็นที่เก็บส่วนกลางของข้อมูลสำคัญของบริษัทที่เกี่ยวข้องกับสมาชิกในทีม เป็นเครื่องมือจัดการความรู้ที่ให้ข้อมูลเกี่ยวกับกระบวนการทางธุรกิจ วัฒนธรรมองค์กร และข้อมูลที่เกี่ยวข้องอื่นๆ สำหรับพนักงาน ผู้จัดการ ผู้ร่วมงาน และผู้นำองค์กร Wiki ของบริษัทเป็นที่สำหรับเก็บข้อมูล จัดระเบียบ เรียนรู้ ทำงานร่วมกัน หรืออัปเดตตามความจำเป็น

อ่านเพื่อทำความเข้าใจรายละเอียดว่าทำไมวิกิจึงมีความสำคัญสำหรับธุรกิจของคุณ และที่สำคัญที่สุดคือต้องตั้งค่าอย่างไร

ทำไมบริษัท Wiki จึงมีความสำคัญ?

Wiki ของบริษัทช่วยให้พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องเกี่ยวกับบริษัทได้อย่างรวดเร็ว เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการแจ้งสมาชิกใหม่ในทีมเกี่ยวกับนโยบาย ขั้นตอน และวัฒนธรรมของบริษัท สำหรับพนักงานที่จัดตั้งขึ้น จะเป็นที่เก็บส่วนกลาง คำถามที่พบบ่อย และแม้แต่ฐานข้อมูลการแก้ไขปัญหาสำหรับทุกสิ่งที่เอื้อต่อความสำเร็จในการปฏิบัติงาน

วิกิสะดวกเพราะคุณสามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงและอัปเดตได้อย่างรวดเร็ว เนื่องจากคุณมั่นใจว่าทุกอย่างเป็นปัจจุบัน หากคุณมีข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับทั้งทีมของคุณ แต่ไม่จำเป็นต้องเป็นลูกค้า Wiki ก็เป็นสถานที่ที่ดีเยี่ยมในการเผยแพร่เพื่อให้ทุกคนสามารถเข้าถึงได้

สำหรับบริษัทขนาดใหญ่ โอกาสคือไม่มีทีมใดรู้ว่าอีกทีมหนึ่งทำงานอย่างไรหรือทำไมพวกเขาถึงทำงานบางอย่าง วิกิช่วยให้สมาชิกและแผนกทั้งหมดสามารถอธิบายบทบาทและกระบวนการของตนด้วยคำพูดของตนเอง เพื่อให้ทุกคนในบริษัทสามารถเห็นและเข้าใจได้ นอกจากนี้ เมื่อถึงเวลาที่ต้องทำงานร่วมกัน Wiki ขององค์กรยังช่วยให้ทีมทำงานร่วมกันได้ง่ายขึ้น ซึ่งจะเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของสมาชิก

เมื่อข้อมูลบริษัทถูกรวมศูนย์ในวิกิขององค์กรและทำให้กลุ่มที่เกี่ยวข้องสามารถเข้าถึงได้ จะทำให้การทำงานง่ายขึ้นสำหรับพนักงาน ผู้จัดการ ทีมกฎหมาย และผู้นำองค์กร

สิ่งที่จะรวมไว้ใน Wiki ขององค์กร

Wiki ของบริษัทคือสารานุกรมภายในของบริษัท ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถรวมเกือบทุกอย่างที่คุณพบว่าเกี่ยวข้องกับทีมของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งข้อมูลที่เป็นประโยชน์ที่ทำให้พวกเขาเข้าใจแบรนด์ธุรกิจ กระบวนการ และวัฒนธรรม คุณสามารถรวมสิ่งต่อไปนี้ใน wiki ของบริษัท:

ประวัติบริษัท
ผลประโยชน์ทับซ้อน
ข้อมูลติดต่อ
วัฒนธรรมองค์กร
คู่มือสมาชิกทีม/คู่มือ
กิจกรรมองค์กร
รายงานทางการเงิน
ข้อมูลทางกฎหมาย
รายงานกลยุทธ์การตลาด
การพัฒนาผลิตภัณฑ์ ประวัติ การทดสอบ การใช้งาน การออกแบบ และคุณสมบัติ
การบริหารความเสี่ยง
ขั้นตอนการดำเนินงาน
กลยุทธ์
ภารกิจและวิสัยทัศน์

จำไว้ว่าคุณควรใส่เฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวข้องและเป็นประโยชน์สำหรับทีมของคุณเท่านั้น นั่นเป็นเหตุผลที่จำเป็นต้องให้พนักงานมีส่วนร่วมในการสร้างวิกิ คุณยังสามารถรวมภาพถ่าย วิดีโอ และไฮเปอร์ลิงก์จากเว็บไซต์อื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับเนื้อหาของคุณได้

ใครสามารถสร้าง บริษัท Wiki ได้บ้าง

หากคุณตัดสินใจสร้างวิกิของบริษัท การจ้างผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีจากบริษัทพัฒนาซอฟต์แวร์ที่มีชื่อเสียงเป็นวิธีที่ดีที่สุด ผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีมีทักษะในการสร้างระบบที่มีพื้นที่เก็บข้อมูลเพียงพอ เข้าถึงได้ง่าย และการนำทาง

อย่างไรก็ตาม เมื่อพูดถึงเนื้อหาสำหรับวิกิ ทุกคนในบริษัทมีบทบาทสำคัญในการเติมหน้าวิกิเพื่อให้เป็นทรัพยากรที่ครอบคลุมและมีประโยชน์

วิธีการจัดตั้งบริษัท Wiki

การสร้างวิกิของบริษัทนั้นง่ายมากเมื่อคุณรู้ว่าคุณต้องการอะไร ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้เมื่อสร้าง Wiki ของบริษัทของคุณ

ระบุเป้าหมายของ Wiki

บทบาทสำคัญของวิกิคือการแก้ไขปัญหาบ่อยครั้งภายในกระบวนการขององค์กร สมาชิกในทีมสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ลดความซับซ้อนของงานหรือปรับปรุงความสามารถในการดำเนินการ

ด้วยเหตุผลนี้ คุณต้องตั้งเป้าหมายในการสร้าง Wiki ของบริษัทของคุณ เพื่อให้ทุกคนที่มีสิทธิ์เข้าถึงสามารถบรรลุเป้าหมายที่คุณตั้งใจไว้ได้ เป้าหมายของคุณอาจเป็น:

การรับสมัครและการเริ่มต้นทีมใหม่
มีแหล่งข้อมูลส่วนกลาง
การเตรียมการสื่อสารของลูกค้า เช่น วิดีโอและเสียง
เก็บบันทึกโครงการที่เสร็จสมบูรณ์เพื่อใช้อ้างอิงในอนาคต
แจ้งอัพเดทกระบวนการกับทีมงาน

ก่อนตัดสินใจเลือกซอฟต์แวร์ที่ดีที่สุด ให้รวมเป้าหมายส่วนตัวอื่นๆ ที่คุณต้องการให้ Wiki บรรลุ

เลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม

เมื่อเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม คุณต้องเห็นด้วยกับทีมภายในของคุณเกี่ยวกับคุณลักษณะที่คุณต้องการในวิกิภายใน พิจารณาสิ่งต่อไปนี้:

สิทธิ์การเข้าถึงเพื่อตัดสินใจว่าใครสามารถดูเนื้อหาได้
เชื่อมโยงหน้าวิกิตามความเกี่ยวข้องเพื่อปรับปรุงการนำทาง
ผสานกับเครื่องมือทรงคุณค่าอื่นๆ ในระบบของบริษัท
แก้ไขได้แม้โดยผู้ใช้ที่ไม่ใช่ด้านเทคนิคในแบบเรียลไทม์
ฟังก์ชันการค้นหาที่ง่าย เชื่อถือได้ และทันที

ใช้เทมเพลต Wiki

ซอฟต์แวร์ Wiki ส่วนใหญ่มาพร้อมกับเทมเพลตหน้า อย่างไรก็ตาม คุณสามารถปรับแต่งเทมเพลตของคุณให้สอดคล้องกับแบรนด์ของบริษัทของคุณได้ เมื่อวิกิของคุณพร้อมสำหรับการจัดรูปแบบแล้ว ให้ปรับแต่งเทมเพลตโดยลบเนื้อหาที่เติมไปแล้วเพื่อเพิ่มเนื้อหาที่คุณกำหนดเอง คุณสามารถเปลี่ยนสี พื้นหลัง และแบบอักษรให้เหมาะสมกับข้อกำหนดและเป้าหมายของคุณได้

ระบุผู้ร่วมให้ข้อมูลหลัก

ใช้ตัวแก้ไขออนไลน์เพื่อเพิ่มข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมด คุณยังสามารถนำเข้าข้อมูลที่มีอยู่จากไฟล์ภายในของคุณได้ วิกิภายในที่ดีรองรับสื่อทุกรูปแบบ ตั้งแต่วิดีโอ เสียง รูปภาพ และสคริปต์ คุณอาจจ้างนักเขียนและบรรณาธิการมืออาชีพเพื่อเพิ่มข้อมูลเพิ่มเติมในวิกิของคุณ โปรดจำไว้ว่า รูปแบบต้องปรับให้เข้ากับกระบวนการทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงไป เนื่องจากจะต้องแก้ไขในขั้นตอนต่างๆ เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้

เชิญทีมของคุณและกำหนดค่าสิทธิ์การเข้าถึง

การทำงานร่วมกันเป็นหนึ่งในข้อดีหลักของวิกิ ดังนั้นอย่าทำทุกอย่างด้วยตัวเอง ให้กำหนดเวลาการประชุมกับทีมของคุณเพื่อมีส่วนร่วมและให้ข้อเสนอแนะ มีบางสิ่งที่คุณปรับแต่งได้เสมอเพื่อให้ดีขึ้น

ข้อมูลจะต้องปลอดภัย ดังนั้น การตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึงสำหรับสมาชิกบางคนสำหรับหน้าเฉพาะบนวิกิจึงเป็นวิธีที่จะไป ก่อนตัดสินใจเลือกสมาชิกที่จะให้สิทธิ์เข้าถึงหน้าใด ให้พิจารณาสิ่งต่อไปนี้:

ใครบ้างที่ต้องแก้ไขเนื้อหาบนวิกิ
ใครเป็นผู้ตั้งค่าบัญชีและเรียกเก็บเงิน
คุณต้องการแบ่งปันข้อมูลกับทุกคนหรือไม่?

นอกจากนี้ การพบปะกับทีมของคุณเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการเปิดใช้วิกิเป็นซอฟต์แวร์ใหม่ในบริษัท การประชุมมีความสำคัญเนื่องจากคุณสามารถ:

อธิบายโครงสร้างและตรรกะที่อยู่เบื้องหลัง wiki . ของคุณ
แสดงให้สมาชิกในทีมเห็นว่าวิกิทำงานอย่างไร
ให้คำชี้แจงใด ๆ เกี่ยวกับเนื้อหาของวิกิ
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนมีความพร้อมทางด้านจิตใจด้วยซอฟต์แวร์ใหม่

บทสรุป

Wiki ของบริษัทเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับบริษัทหรือธุรกิจใดๆ คุณสามารถลดความซับซ้อนของกระบวนการสัมภาษณ์และการเริ่มต้นใช้งาน และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของสมาชิกในทีม ความรู้ และความพยายามในการทำงานร่วมกัน ทั้งหมดนี้ช่วยประหยัดเวลาและทรัพยากร